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Pubblicata l’agenda del mattino di BCD del 19 maggio 2021

La prossima conferenza BeConnected Day si sta avvicinando a grandi falcate, ed i preparativi dell’evento online gratuito del 19 maggio 2021 si stanno consolidando con la pubblicazione dell’agenda del mattino, nell’ambito della track BDM (Business Decision Makers).

Spicca, con piacere ed orgoglio, la presenza di Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft, autore della keynote di apertura.

Io e Paolo Pialorsi concluderemo la track del mattino, con una sessione dal titolo: Microsoft Teams is an Application Platform.

A breve saranno pubblicate anche le agende delle tre track tecniche del pomeriggio.

Direi, ancora una volta, un evento imperdibile.
Corri ad iscriverti!

In arrivo i Webinar su Microsoft Teams

I primi annunci risalgono al mese di marzo, ma oggi Microsoft ha annunciato agli amministratori dei tenant Microsoft 365 l’imminente rilascio della funzionalità Webinar per Microsoft Teams.

Secondo roadmap, il rollout avverrà tra fine aprile ed il mese di maggio (Roadmap ID 8009965952, 66459, and 66586).

Alle riunioni Teams e ai Live Events, già disponibili da tempo, si aggiunge quindi questa terza modalità di evento/riunione denominata Webinar.

L’esperienza dell’organizzatore

L’organizzatore potrà partire dal calendario di Teams e potrà creare un nuovo evento di tipo Webinar:

Tra le caratteristiche, evidenzio la possibilità di scegliere se impedire la registrazione, per i membri dell’organizzazione, per gli ospiti, o per tutti.

Dalla pagina delle impostazioni dell’evento, potrà essere configurata una pagina di iscrizione al Webinar, indicando i campi che dovranno essere compilati dal partecipante per richiedere la partecipazione all’evento; sarà anche possibile comporre un breve sondaggio o questionario (cosa particolarmente utile quando si organizzano eventi formativi e si desidera verificare la preparazione, l’interesse o le aspettative dei partecipanti).

L’esperienza dei partecipanti

I partecipanti, dopo aver compilato il form di iscrizione, riceveranno un invito per iscriversi al Webinar, attraverso il quale potranno trovare il link per l’accesso all’evento.

I relatori potranno sfruttare le nuove funzionalità, come la possibilità di sovrapporre la propria immagine al contenuto proiettato (slides e schermo).

I partecipanti, nel corso del Webinar, potranno utilizzare le reazioni, dimostrando l’apprezzamento per quanto presentato dal relatore.

I relatori e gli organizzatori potranno inoltre proporre ai partecipanti dei sondaggi in tempo reale, utili a verificare l’attenzione e la comprensione -se soprattutto parliamo di eventi formativi- o più semplicemente per misurare il gradimento della platea.

Al termine o durante il Webinar potrà essere lanciata anche una sessione di Q&A, sfruttando le funzionalità “ereditate” dai Live Events anche per questo genere di eventi.

I relatori avranno a disposizione un pannello di controllo, che consentirà di configurare diverse opzioni del meeting (es. controllo dei microfoni dei partecipanti, disponibilità della chat durante la sessione, gestione della lobby per la sala d’attesa prima dell’inizio del Webinar, …).

Al termine del Webinar gli organizzatori potranno valutare come è andato l’evento attraverso nuovi report dettagliati, utili stabilire chi ha partecipato e chi no, e riportanti anche l’indicazione del tempo di partecipazione (utile se utilizzeremo i Webinar per organizzare eventi formativi di cui necessitiamo tracciare la presenza e il tempo di fruizione).
Tra i report saranno disponibili anche le sintesi dei sondaggi utilizzati nel corso del Webinar.

Questi stessi dati sono poi anche integrabili con Dynamics 365, se il Webinar fosse parte di una campagna gestita attraverso di esso.

Da Dynamics 365 (che richiede una propria licenza) è infatti possibile gestire campagne e-mail (DEM) ed altre iniziative CRM.

Per chi fosse interessato a valutare questa integrazione, suggerisco di seguire questo articolo.

Conclusioni

I nuovi eventi Webinar si prospettano estremamente interessanti, anche per superare alcune “limitazioni” oggi ben note a chi utilizza le normali riunioni online di Teams per organizzare eventi formativi, trovandosi a volte un po’ in imbarazzo nella gestione del controllo degli interventi dei partecipanti, della libertà di registrazione e dell’assenza di forme controllate di interazione (sondaggi real-time, Q&A, valutazione di gradimento).

I Live Events ovviamente restano disponibili per gli eventi più estesi e con caratteristiche di interazione più limitata.
I Webinar si posizionano in un punto intermedio tra le normali riunioni online (pensate per gruppi più ristretti e con parità di ruolo ed intervento), ed i Live Events (dove i partecipanti assumono un ruolo più passivo di “spettatore”).
Attraverso i Webinar va sottolineato che i singoli partecipanti potranno utilizzare la propria webcam, rendendo più concreta la propria presenza e partecipazione.

La funzionalità di Webinar sarà resa disponibile a tutti gli utenti con sottoscrizioni Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium.

Novità rilasciate ed in arrivo per SharePoint Online e Yammer

Dopo gli annunci di Microsoft Viva è oggi sulla bocca di tutto il termine di DEX (Digital Employee Experience). Tuttavia chi come me si occupa di progetti SharePoint e dell’introduzione di soluzioni di Modern Workspace nelle aziende, ha ben presente le tematiche che Satya Nadella ha enfatizzato attraverso il lancio di Viva.

Microsoft sta proseguendo gli investimenti sulla piattaforma SharePoint Online, sempre più il cuore dei contenuti della DEX.

Sappiamo infatti che anche quando lavoriamo con i file condivisi su Teams, i documenti saranno archiviati su SharePoint, così come quando registreremo un online meeting attraverso Teams le registrazioni finiranno su SharePoint o OneDrive (e ormai non più su Stream), così come quando scambieremo file all’interno delle communities di Yammer i documenti saranno salvati su SharePoint e sappiamo anche che quando parliamo di OneDrive… in realtà parliamo di SharePoint :-).

Insomma, il marketing ci racconta un certo storytelling, spiegando agli utenti che è più facile e più bello collaborare attraverso Teams (ho fatto un Ctrl-F sull’agenda dell’ultimo Ignite 2021 e non ho trovato mai citato il termine “sharepoint”), ma dobbiamo ricordare -noi che seguiamo gli aspetti tecnici legati all’adozione- qual è il ruolo fondamentale dei siti SharePoint nell’architettura della DEX.

Le novità in arrivo per SharePoint e Yammer (o appena rilasciate)

Notifiche dalle community Yammer verso il feed di Teams

Per informare ed ingaggiare gli utenti, tenendo ben presente la condizione lavorativa remota che milioni di lavoratori stanno vivendo a causa della pandemia, è possibile destinare verso il Teams Activity Feed anche i messaggi di notifica provenienti dalle community di Yammer, consentendo all’utente di ricevere le notifiche (comprese quelle push attraverso Teams Mobile App) restando così aggiornato e ingaggiato sulle attività provenienti da Yammer.

Se ah esempio qualcuno ci citerà in una conversazione su Yammer (@mentions) potremo riceverne la notifica sul feed di Teams.

Rammento poi che nell’ultima parte dello scorso anno Microsoft ha rilasciato anche l’app Community per Teams, che permette l’utilizzo di Yammer all’interno dell’interfaccia di Teams.

Reazioni “inclusive”

Seguendo l’onda dell’attenzione all’inclusività delle organizzazioni, arrivano le nuove funzionalità di reaction, estendendo il vecchio concetto di “like” con nuove “emozioni”, e introducendo la possibilità di scegliere il tono del colore della propria pelle.

thumbnail image 3 captioned Use diverse, inclusive skin tones in Yammer reactions.

Estensione del limite di upload dei file

Immaginando SharePoint come il cuore dell’archiviazione dei propri documenti, Microsoft ha ancora una volta esteso il limite di dimensione massima per il caricamento dei file, raggiungendo la considerevole quota di 250 GB!

Rammento che il valore di limite precedente era di 100 GB.

Sarà quindi possibile caricare anche singoli file di enormi dimensioni, come video 4K/8K, modelli 3D, file di CAD, ecc.

thumbnail image 5 captioned Gain more flexibility with 250GB file size support in Microsoft 365.

App mobile per Microsoft Lists e rilascio delle Automate Rules

Microsoft Lists è il nuovo branding delle liste (o elenchi) di SharePoint, che molti di noi conoscono bene, arricchite di un’efficace esperienza “moderna”.

Per dispositivi Apple è stata rilasciata l’app mobile per interagire con Lists, integrando i reminder come notifiche sul dispositivo e consentendo le regole di automazione anche dal mondo mobile.

L’equivalente app per dispositivi Android è naturalmente in roadmap.

Le Automate Rules sono una sorta di “macro”, che permette all’utente di definire delle automazioni di compilazione dei contenuti delle liste ed in funzione delle modifiche sui contenuti delle stesse.

thumbnail image 7 captioned Click the Automate drop-down menu, and then select “Create a rule” to begin creating rules for your list.

Prossimi rilasci

Dando una sbirciata alla roadmap di SharePoint, ed osservando i rilasci imminenti, voglio segnalare:

  • Aggiornamenti per la Web Part Toolbox, ossia cambiamenti per le web part di utilizzo recente, per la logica di raggruppamento per categorie, ed altri piccoli cambiamenti per rendere più semplice ed intuitiva l’attività di un content editor interessato ad inserire web part nelle proprie pagine moderne di SharePoint Online.
  • Arrivo di Microsoft Search, ossia il nuovo motore di ricerca già da tempo presente sui modern sites, anche sui Classic Sites di SharePoint Online, introducendo anche per essi la ormai classica search box in alto al centro sulle pagine dei siti.

User Journey Map per adottare Microsoft 365

Già da almeno 5 anni, nell’ambito dei progetti di adozione di Office 365, in Green Team ci capita di utilizzare il concetto di user journey map per suggerire agli utenti delle aziende un approccio di avvicinamento, esplorazione, adozione ed ingaggio verso il nuovo digital workplace.

Lo abbiamo fatto fatto anche attraverso infografiche, condivise al personale aziendale tramite schede elettroniche, video, cartoons, animazioni sui video wall aziendali e supportando anche azioni formative e informative erogate attraverso training in aula, sessioni e-learning e online workshop.

Microsoft ha condiviso, attraverso il portale dedicato all’adozione di Microsoft 365, una serie di schede-infografiche di user journey:

Remote Worker guide

IT Project Manager guide

Human Resources guide

Compliance Officer guide

Congressional Leader guide

Construction guide

Federal Judge guide

Finance guide

Healthcare guide

Housing & Urban Development (HUD) Field Office Program Manager guide

Judge guide

Marketing guide

Nurse Supervisor guide

Program Management (PMO) Senior Program Manager guide

Retail guide

Retail Associate guide

Sales guide

Service Engineer guide

Volunteer Manager guide

Be Connected Day ritorna

L’evento Be Connected Day (BCD per gli amici) sta ritornando, ed il 19 maggio 2021 si terrà la nuova edizione, ripetendo la formula a tre tracks tecniche (COM + SEC + APP) che ha avuto grande successo lo scorso mese di novembre.

Le community tecniche torneranno quindi ad unire le proprie energie, combinando competenze ed esperienze in questo nuovo evento online gratuito organizzato da UCUG.it.

La novità di questa edizione sarà l’aggiunta di una BDM Track, che saprà soddisfare anche le esigenze dei decision makers, e non soltanto dell’audience tecnica abituale.

Segnatevi la data!

Il Call for speakers è aperto, e si andrà così a formare la squadra degli esperti che si alterneranno sul palco di BCD, offrendo contenuti interessanti e di qualità.
Fatevi sotto!

L’avvento di Microsoft Viva

Questa è stata la settimana di Microsoft Viva.
A partire dall’annuncio di Satya Nadella, il tam-tam dei blog e delle communities, amplificato da un ottimo lavoro di press room orchestrato da Redmond, per tutta la settimana non si è quasi parlato d’altro.

In certi momenti, partecipando a riunioni con colleghi e clienti, Microsoft Viva ha giocato il ruolo dell’ice breaker, agendo più efficacemente delle chiacchiere sul meteo (neve e gelo in arrivo) e del toto-ministri del nuovo governo Draghi.

Tra i commenti non sono anche mancate le opinioni più scettiche: come quelli che sono convinti che Viva sia un po’ una “minestra riscaldata”, riproponendo -come novità- alcune componenti e tecnologie che in realtà esistevano già.

Non sono personalmente del tutto d’accordo, e senza dubbio occorre riconoscere a Microsoft la capacità di comunicare un’idea, un concetto che copre un’esigenza, andando così a riempire uno spazio.

Lo spazio è quello dell’Employee Experience Platform (EXP), combinando una serie di “moduli”, alcuni dei quali inclusi nelle sottoscrizioni di Office 365, ed altri con la previsione di un extra costo legato ad add-on di sottoscrizione.

Ma vediamo di esplorare quali sono i componenti che compongono Microsoft Viva.

Viva Connections

Introduce, all’interno di Microsoft Teams, un singolo punto di accesso a supporto dell’employee engagement e della comunicazione interna.

Viva Connections fornisce all’utente un feed e una dashboard personalizzabili, facilitando l’accesso a risorse provenienti dalle diverse anime del Digital Workplace.

Per approfondire.

Viva Insights

Viva Insight abilita al lavoro smart, indicando al dipendente una serie di obiettivi da raggiungere per diventare più virtuosi nel proprio life balance.

Gli insights sono basati su dati aggregati e raccolti dai diversi strumenti della piattaforma Microsoft 365, offrendo una serie di indicatori volti a migliorare la produttività ed il benessere.

Per chi conosce il tool MyAnalytics sa già bene di cosa stiamo parlando.

Per approfondire.

Viva Learning

Viva Learning aiuta gli utenti ad imparare il lavoro di tutti i giorni e ad assorbire la cultura aziendale attraverso percorsi formali ed informali.

Fornisce risposte ai bisogni operativi, condensando in un unico punto di accesso i contenuti formati ed informativi, integrandosi con le principali piattaforme di e-learning e di skills management (es. Cornerstone, Saba, SAP SuccessFactors, Skillsoft, Coursera, edX).

Per approfondire.

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							Announcing Microsoft Viva Learning private preview

Viva Topics

Propone una serie di apps per Microsoft Teams, offrendo soluzioni per accedere ai contenuti ed alle funzionalità di tutti i giorni all’interno degli strumenti dell’organizzazione.

Viva Topics sfrutterà le capacità dell’intelligenza artificiale (AI) per offrire dati e risorse utili e pertinenti per l’utente, suggerendo documenti e strumenti che hanno a che fare con il lavoro del dipendente, con i suoi progetti processi, prodotti e clienti.

Per approfondire.

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Se il 2020 è stato l’anno di Yammer, il 2021 sarà quello di Teams

Ricordo che in occasione di Microsoft Ignite 2019 e dello scorso MVP Summit ad inizio 2020, diversi interlocutori di Microsoft dichiararono che il 2020 sarebbe stato l’anno di Yammer.

Nei piani strategici ovviamente sappiamo bene essere piombata la pandemia, che ha inesorabilmente accelerato il processo di crescita di Teams.

Jeff Teper ha già postato qualche volta il messaggio, più o meno tra le righe, che il 2021 sarà l’anno di Teams, che proseguirà la sua corsa a colpi di nuove funzionalità rilasciate e di una sempre maggiore ed apprezzata adozione. Ma ne parleremo meglio più avanti.

Ma torniamo al 2020 di Yammer. Quali sono le principali novità rilasciate nel corso dello scorso anno?

  • Partirei dal rilascio della nuova interfaccia, sicuramente più fresca e moderna, rilasciata in GA (Global Availability) in tutto il mondo.
  • Trasformazione dei Gruppi di Yammer in Communities.
  • Il rilascio (ancora in preview) della possibilità di far accedere ospiti alle community, utilizzando il Guest Access di Azure B2B.
  • Il passaggio al Native mode di Yammer, unificando e semplificando il precedente cahos nella gestione delle idientity.
  • Definizione delle community preferite dall’utente (il cuoricino).
  • Re-ingegnerizzazione dei metadata (Topics e Hashtag), con un occhio a quello che sta arrivando dal progetto Cortex.
  • Nuove funzionalità per gli Insights.
  • Possibilità di marcare come Best Answer le domande/risposte e opzioni di filtro sulle domande senza ancora una risposta.
  • Opzioni per trasformare una conversazione in una domanda, chiudere una conversazione e “pinnare” le conversazioni.
  • Funzionalità per applicare un branding, in particolare alla sezione All Company, al fine di offrire un’esperienza coerente agli utenti (anche dal punto di vista grafico).
  • Aggiunta di cover personalizzabili per caratterizzare ciascuna community.
  • Rilascio dell’app Communities per Microsoft Teams, garantendo un ulteriore punto di ingaggio dell’utente.
  • Caratterizzazione degli stili per i diversi tipi di post (Announcement, Poll, Praise, Question).
  • Semplificazione delle opzioni per pubblicare nuovi contenuti, sia per l’esperienza Web che Mobile.
  • Nuove opzioni di branding per l’app Mobile di Yammer.
  • Integrazione con i Vitual Events, comuni a Microsoft Teams ma con un’interfaccia più immersiva ed ingaggiante.
  • Esperienza integrata per Yammer sui siti SharePoint, grazie al rilascio delle nuove web parts.
  • Nuove forme e modalità di Reactions.
  • Rilascio delle Interactive email, per interagire con i contenuti Yammer direttamente da Outlook.

Per maggiori informazioni consulta questa presentazione.

Virtual Breakout Rooms su Microsoft Teams

Una delle novità introdotte nello scorso dicembre in Microsoft Teams è quella delle Virtual Breakout Rooms (nella versione italiana viene tradotto in Gruppi di lavoro).

La funzionalità nasce da esigenze stimolate soprattutto dal mondo della scuola, immaginando di rivivere l’esperienza della classe, dove l’insegnante compone dei sotto-gruppi di studio o di attività, per poi ricomporre il gruppo in plenaria per il debriefing o le conclusioni della lezione.

L’organizzatore del meeting può creare fino a 50 breakout rooms, assegnando i diversi partecipanti per ciascuna “stanza”.

L’organizzatore ha la possibilità di entrare in ciascuna breakout room, al fine di osservare il lavoro condotto dai partecipanti, così come può inviare messaggi alle diverse stanze (ad esempio per dettare i tempi o ribadire gli obiettivi).

All’interno di ciascuna breakout room i partecipanti possono interagire con tutte e normali funzionalità dei Teams meeting, attraverso le caratteristriche audio-video, ma anche attraverso l’utilizzo della chat, della lavagna (whiteboard) e dei file condivisi.

Per beneficiare della funzionalità è necessariop di sporre di una delle seguenti versioni minime di Microsoft Teams:

  • Versione minima dell’app desktop: 1.3.00.24755
  • Build iOS minima necessaria: 1.0.77.2020100603
  • Build minima Android: 1.0.0.2020091301

Per gli insegnanti che vogliono esplorare meglio questa novità, suggerisco la lettura di questo articolo.

Orientarsi tra SharePoint, Yammer e Teams

Già nel recente passato mi sono trovato a scrivere articoli sul rapporto tra SharePoint e Teams, è più in generale mi capita di affrontare il tema dell’orientamento tra i servizi di Microsoft 365 nell’ambito dei workshop di 365 adoption realizzati da Green Team.

Sono poi principalmente tre i componenti di Microsoft 365 su cui mi capita di lavorare più spesso, conducendo progetti di adozione o di trasformazione digitale.

Mi riferisco naturalmente a SharePoint, Teams e Yammer.

Sempre più spesso è necessario vedere il progetto in forma svincolata dal singolo strumento, analizzando con attenzione i requisiti ed i bisogni, mappandoli quindi sullo o sugli strumenti Microsoft 365 più adatti a soddisfare l’obiettivo.

Ci si accorgerà presto che la massima efficacia si raggiunge combinando i diversi workloads di Office 365, dosandoli con la giusta attenzione e valorizzandone i rispettivi punti di forza. Il tutto cercando di offrire all’utente finale un’esperienza coerente, senza disorientare troppo il “salto” tra i diversi strumenti.

Le tre dimensioni su cui spesso mi trovo a che fare sono:

  • Collaborazione, valorizzando le potenzialità di condivisione delle informazioni, di co-authoring e di Office integration offerte da SharePoint Online;
  • Comunicazione, facendo leva sulle caratteristiche di comunicazione sincrona ed asincrona offerte da Teams;
  • Community, sfruttando le caratteristiche di comunicazione e collaborazione tra pari (comunità professionali o di interesse), tipiche dei gruppi di Yammer.

Proprio seguendo lo sforzo di immaginare gli strumenti come “un’unica esperienza“, è importante vedere le aree di sovrapposizione, cercando se possibile di valorizzarle.

Se pensiamo alle funzionalità di comunicazione (es. una News), possiamo ottenere un buon risultato sia con SharePoint che con Yammer, che pure con Teams.

Dovremo saper sfruttare i seguenti aspetti:

  • Tipo di comunicazione: se top-down o bottom-up,
  • Tipo di ufficialità, più o meno istituzionale o sociale in virtù,
  • Tipo di interazione desiderata (likes, commenti, discussione).
  • Tipo di integrazione, immaginando di integrare i contenuti Yammer su pagine di siti SharePoint, grazie alle web parts offerte dal nuovo Yammer.

Seguendo sempre lo schema dell’illustrazione, anche la collaborazione trova punti di sovrapposizione tra i tre strumenti, e spesso i criteri guida possono essere riferiti alle “vocazioni” di ciascun strumento.

Se la collaborazione vede un ruolo centrale per la redazione di contenuti documentali, probabilmente la bilancia si sposterà a favore di SharePoint, mentre se è importante facilitare il contributo di idee e la partecipazione dei singoli potrebbe essere centrale il ruolo di Yammer, così come il peso della comunicazione tra i membri del gruppo di lavoro, allora forse Teams potrebbe essere lo strumento più adatto.

Anche la componente community, vista come luogo di discussione e di sviluppo di idee, dove persone orientate verso un obiettivo comune (tema di interesse, ruolo, …) possono trovare spazio sia nei gruppi (ora si chiamano communities) di Yammer, ma anche all’interno dei team di Teams.

Qui il peso nella scelta dello strumento potrebbe essere legato:

  • alla dimensione della community, dove vedo Teams più adatto a gestire gruppi più ridotti rispetto a Yammer,
  • alle forme di interazione, trovando (almeno per ora) più comode le survey su Yammer o la gestione stile forum dei Q&A di Yammer,
  • alle richieste di supporto comunicativo, offerte senz’altro meglio da Teams o di integrazione con gli strumenti di posta elettronica, dove ancora una volta trovo più adatto Teams.

Va infine ricordato che l’interfaccia per l’utente finale potrebbe sempre essere la stessa, ad esempio quella offerta da Microsoft Teams, in grado di presentare “da un unico punto di accesso” anche i contenuti e le funzionalità offerte da Yammer e da SharePoint.
SharePoint potrà a sua volta offrire punti di accesso verso Yammer, così come quest’ultimo potrà facilitare la gestione dei Teams Live Events e di altre spcifiche caratteristiche del mondo di Teams.

Mente aperta e fantasia!