Category Archives: Teams

User Journey Map per adottare Microsoft 365

Già da almeno 5 anni, nell’ambito dei progetti di adozione di Office 365, in Green Team ci capita di utilizzare il concetto di user journey map per suggerire agli utenti delle aziende un approccio di avvicinamento, esplorazione, adozione ed ingaggio verso il nuovo digital workplace.

Lo abbiamo fatto fatto anche attraverso infografiche, condivise al personale aziendale tramite schede elettroniche, video, cartoons, animazioni sui video wall aziendali e supportando anche azioni formative e informative erogate attraverso training in aula, sessioni e-learning e online workshop.

Microsoft ha condiviso, attraverso il portale dedicato all’adozione di Microsoft 365, una serie di schede-infografiche di user journey:

Remote Worker guide

IT Project Manager guide

Human Resources guide

Compliance Officer guide

Congressional Leader guide

Construction guide

Federal Judge guide

Finance guide

Healthcare guide

Housing & Urban Development (HUD) Field Office Program Manager guide

Judge guide

Marketing guide

Nurse Supervisor guide

Program Management (PMO) Senior Program Manager guide

Retail guide

Retail Associate guide

Sales guide

Service Engineer guide

Volunteer Manager guide

Be Connected Day ritorna

L’evento Be Connected Day (BCD per gli amici) sta ritornando, ed il 19 maggio 2021 si terrà la nuova edizione, ripetendo la formula a tre tracks tecniche (COM + SEC + APP) che ha avuto grande successo lo scorso mese di novembre.

Le community tecniche torneranno quindi ad unire le proprie energie, combinando competenze ed esperienze in questo nuovo evento online gratuito organizzato da UCUG.it.

La novità di questa edizione sarà l’aggiunta di una BDM Track, che saprà soddisfare anche le esigenze dei decision makers, e non soltanto dell’audience tecnica abituale.

Segnatevi la data!

Il Call for speakers è aperto, e si andrà così a formare la squadra degli esperti che si alterneranno sul palco di BCD, offrendo contenuti interessanti e di qualità.
Fatevi sotto!

L’avvento di Microsoft Viva

Questa è stata la settimana di Microsoft Viva.
A partire dall’annuncio di Satya Nadella, il tam-tam dei blog e delle communities, amplificato da un ottimo lavoro di press room orchestrato da Redmond, per tutta la settimana non si è quasi parlato d’altro.

In certi momenti, partecipando a riunioni con colleghi e clienti, Microsoft Viva ha giocato il ruolo dell’ice breaker, agendo più efficacemente delle chiacchiere sul meteo (neve e gelo in arrivo) e del toto-ministri del nuovo governo Draghi.

Tra i commenti non sono anche mancate le opinioni più scettiche: come quelli che sono convinti che Viva sia un po’ una “minestra riscaldata”, riproponendo -come novità- alcune componenti e tecnologie che in realtà esistevano già.

Non sono personalmente del tutto d’accordo, e senza dubbio occorre riconoscere a Microsoft la capacità di comunicare un’idea, un concetto che copre un’esigenza, andando così a riempire uno spazio.

Lo spazio è quello dell’Employee Experience Platform (EXP), combinando una serie di “moduli”, alcuni dei quali inclusi nelle sottoscrizioni di Office 365, ed altri con la previsione di un extra costo legato ad add-on di sottoscrizione.

Ma vediamo di esplorare quali sono i componenti che compongono Microsoft Viva.

Viva Connections

Introduce, all’interno di Microsoft Teams, un singolo punto di accesso a supporto dell’employee engagement e della comunicazione interna.

Viva Connections fornisce all’utente un feed e una dashboard personalizzabili, facilitando l’accesso a risorse provenienti dalle diverse anime del Digital Workplace.

Per approfondire.

Viva Insights

Viva Insight abilita al lavoro smart, indicando al dipendente una serie di obiettivi da raggiungere per diventare più virtuosi nel proprio life balance.

Gli insights sono basati su dati aggregati e raccolti dai diversi strumenti della piattaforma Microsoft 365, offrendo una serie di indicatori volti a migliorare la produttività ed il benessere.

Per chi conosce il tool MyAnalytics sa già bene di cosa stiamo parlando.

Per approfondire.

Viva Learning

Viva Learning aiuta gli utenti ad imparare il lavoro di tutti i giorni e ad assorbire la cultura aziendale attraverso percorsi formali ed informali.

Fornisce risposte ai bisogni operativi, condensando in un unico punto di accesso i contenuti formati ed informativi, integrandosi con le principali piattaforme di e-learning e di skills management (es. Cornerstone, Saba, SAP SuccessFactors, Skillsoft, Coursera, edX).

Per approfondire.

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							Announcing Microsoft Viva Learning private preview

Viva Topics

Propone una serie di apps per Microsoft Teams, offrendo soluzioni per accedere ai contenuti ed alle funzionalità di tutti i giorni all’interno degli strumenti dell’organizzazione.

Viva Topics sfrutterà le capacità dell’intelligenza artificiale (AI) per offrire dati e risorse utili e pertinenti per l’utente, suggerendo documenti e strumenti che hanno a che fare con il lavoro del dipendente, con i suoi progetti processi, prodotti e clienti.

Per approfondire.

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Se il 2020 è stato l’anno di Yammer, il 2021 sarà quello di Teams

Ricordo che in occasione di Microsoft Ignite 2019 e dello scorso MVP Summit ad inizio 2020, diversi interlocutori di Microsoft dichiararono che il 2020 sarebbe stato l’anno di Yammer.

Nei piani strategici ovviamente sappiamo bene essere piombata la pandemia, che ha inesorabilmente accelerato il processo di crescita di Teams.

Jeff Teper ha già postato qualche volta il messaggio, più o meno tra le righe, che il 2021 sarà l’anno di Teams, che proseguirà la sua corsa a colpi di nuove funzionalità rilasciate e di una sempre maggiore ed apprezzata adozione. Ma ne parleremo meglio più avanti.

Ma torniamo al 2020 di Yammer. Quali sono le principali novità rilasciate nel corso dello scorso anno?

  • Partirei dal rilascio della nuova interfaccia, sicuramente più fresca e moderna, rilasciata in GA (Global Availability) in tutto il mondo.
  • Trasformazione dei Gruppi di Yammer in Communities.
  • Il rilascio (ancora in preview) della possibilità di far accedere ospiti alle community, utilizzando il Guest Access di Azure B2B.
  • Il passaggio al Native mode di Yammer, unificando e semplificando il precedente cahos nella gestione delle idientity.
  • Definizione delle community preferite dall’utente (il cuoricino).
  • Re-ingegnerizzazione dei metadata (Topics e Hashtag), con un occhio a quello che sta arrivando dal progetto Cortex.
  • Nuove funzionalità per gli Insights.
  • Possibilità di marcare come Best Answer le domande/risposte e opzioni di filtro sulle domande senza ancora una risposta.
  • Opzioni per trasformare una conversazione in una domanda, chiudere una conversazione e “pinnare” le conversazioni.
  • Funzionalità per applicare un branding, in particolare alla sezione All Company, al fine di offrire un’esperienza coerente agli utenti (anche dal punto di vista grafico).
  • Aggiunta di cover personalizzabili per caratterizzare ciascuna community.
  • Rilascio dell’app Communities per Microsoft Teams, garantendo un ulteriore punto di ingaggio dell’utente.
  • Caratterizzazione degli stili per i diversi tipi di post (Announcement, Poll, Praise, Question).
  • Semplificazione delle opzioni per pubblicare nuovi contenuti, sia per l’esperienza Web che Mobile.
  • Nuove opzioni di branding per l’app Mobile di Yammer.
  • Integrazione con i Vitual Events, comuni a Microsoft Teams ma con un’interfaccia più immersiva ed ingaggiante.
  • Esperienza integrata per Yammer sui siti SharePoint, grazie al rilascio delle nuove web parts.
  • Nuove forme e modalità di Reactions.
  • Rilascio delle Interactive email, per interagire con i contenuti Yammer direttamente da Outlook.

Per maggiori informazioni consulta questa presentazione.

Virtual Breakout Rooms su Microsoft Teams

Una delle novità introdotte nello scorso dicembre in Microsoft Teams è quella delle Virtual Breakout Rooms (nella versione italiana viene tradotto in Gruppi di lavoro).

La funzionalità nasce da esigenze stimolate soprattutto dal mondo della scuola, immaginando di rivivere l’esperienza della classe, dove l’insegnante compone dei sotto-gruppi di studio o di attività, per poi ricomporre il gruppo in plenaria per il debriefing o le conclusioni della lezione.

L’organizzatore del meeting può creare fino a 50 breakout rooms, assegnando i diversi partecipanti per ciascuna “stanza”.

L’organizzatore ha la possibilità di entrare in ciascuna breakout room, al fine di osservare il lavoro condotto dai partecipanti, così come può inviare messaggi alle diverse stanze (ad esempio per dettare i tempi o ribadire gli obiettivi).

All’interno di ciascuna breakout room i partecipanti possono interagire con tutte e normali funzionalità dei Teams meeting, attraverso le caratteristriche audio-video, ma anche attraverso l’utilizzo della chat, della lavagna (whiteboard) e dei file condivisi.

Per beneficiare della funzionalità è necessariop di sporre di una delle seguenti versioni minime di Microsoft Teams:

  • Versione minima dell’app desktop: 1.3.00.24755
  • Build iOS minima necessaria: 1.0.77.2020100603
  • Build minima Android: 1.0.0.2020091301

Per gli insegnanti che vogliono esplorare meglio questa novità, suggerisco la lettura di questo articolo.

Orientarsi tra SharePoint, Yammer e Teams

Già nel recente passato mi sono trovato a scrivere articoli sul rapporto tra SharePoint e Teams, è più in generale mi capita di affrontare il tema dell’orientamento tra i servizi di Microsoft 365 nell’ambito dei workshop di 365 adoption realizzati da Green Team.

Sono poi principalmente tre i componenti di Microsoft 365 su cui mi capita di lavorare più spesso, conducendo progetti di adozione o di trasformazione digitale.

Mi riferisco naturalmente a SharePoint, Teams e Yammer.

Sempre più spesso è necessario vedere il progetto in forma svincolata dal singolo strumento, analizzando con attenzione i requisiti ed i bisogni, mappandoli quindi sullo o sugli strumenti Microsoft 365 più adatti a soddisfare l’obiettivo.

Ci si accorgerà presto che la massima efficacia si raggiunge combinando i diversi workloads di Office 365, dosandoli con la giusta attenzione e valorizzandone i rispettivi punti di forza. Il tutto cercando di offrire all’utente finale un’esperienza coerente, senza disorientare troppo il “salto” tra i diversi strumenti.

Le tre dimensioni su cui spesso mi trovo a che fare sono:

  • Collaborazione, valorizzando le potenzialità di condivisione delle informazioni, di co-authoring e di Office integration offerte da SharePoint Online;
  • Comunicazione, facendo leva sulle caratteristiche di comunicazione sincrona ed asincrona offerte da Teams;
  • Community, sfruttando le caratteristiche di comunicazione e collaborazione tra pari (comunità professionali o di interesse), tipiche dei gruppi di Yammer.

Proprio seguendo lo sforzo di immaginare gli strumenti come “un’unica esperienza“, è importante vedere le aree di sovrapposizione, cercando se possibile di valorizzarle.

Se pensiamo alle funzionalità di comunicazione (es. una News), possiamo ottenere un buon risultato sia con SharePoint che con Yammer, che pure con Teams.

Dovremo saper sfruttare i seguenti aspetti:

  • Tipo di comunicazione: se top-down o bottom-up,
  • Tipo di ufficialità, più o meno istituzionale o sociale in virtù,
  • Tipo di interazione desiderata (likes, commenti, discussione).
  • Tipo di integrazione, immaginando di integrare i contenuti Yammer su pagine di siti SharePoint, grazie alle web parts offerte dal nuovo Yammer.

Seguendo sempre lo schema dell’illustrazione, anche la collaborazione trova punti di sovrapposizione tra i tre strumenti, e spesso i criteri guida possono essere riferiti alle “vocazioni” di ciascun strumento.

Se la collaborazione vede un ruolo centrale per la redazione di contenuti documentali, probabilmente la bilancia si sposterà a favore di SharePoint, mentre se è importante facilitare il contributo di idee e la partecipazione dei singoli potrebbe essere centrale il ruolo di Yammer, così come il peso della comunicazione tra i membri del gruppo di lavoro, allora forse Teams potrebbe essere lo strumento più adatto.

Anche la componente community, vista come luogo di discussione e di sviluppo di idee, dove persone orientate verso un obiettivo comune (tema di interesse, ruolo, …) possono trovare spazio sia nei gruppi (ora si chiamano communities) di Yammer, ma anche all’interno dei team di Teams.

Qui il peso nella scelta dello strumento potrebbe essere legato:

  • alla dimensione della community, dove vedo Teams più adatto a gestire gruppi più ridotti rispetto a Yammer,
  • alle forme di interazione, trovando (almeno per ora) più comode le survey su Yammer o la gestione stile forum dei Q&A di Yammer,
  • alle richieste di supporto comunicativo, offerte senz’altro meglio da Teams o di integrazione con gli strumenti di posta elettronica, dove ancora una volta trovo più adatto Teams.

Va infine ricordato che l’interfaccia per l’utente finale potrebbe sempre essere la stessa, ad esempio quella offerta da Microsoft Teams, in grado di presentare “da un unico punto di accesso” anche i contenuti e le funzionalità offerte da Yammer e da SharePoint.
SharePoint potrà a sua volta offrire punti di accesso verso Yammer, così come quest’ultimo potrà facilitare la gestione dei Teams Live Events e di altre spcifiche caratteristiche del mondo di Teams.

Mente aperta e fantasia!

Il post più letto dell’anno

Oggi ho dato un’occhiata alle statistiche del mio blog, ed ho stilato una classifica dei post più letti nel corso del 2020.

Il post che ha dominato la classifica delle visualizzazioni è indubbiamente quello pubblicato il 16/04/2020 dal titolo: “Personalizzare l’immagine di sfondo durante le video call di Microsoft Teams“.

Nel corso dell’anno 2020 (in realtà da aprile a dicembre) ha registrato ben 21.707 visualizzazioni!

Si tratta probabilmente di un argomento “azzeccato”, con un grande interesse da parte del pubblico che si è trovato coinvolto in un periodo di “esplorazione” di Microsoft Teams, nel pieno periodo del lockdown Covid-19.

Il merito è senza dubbio anche dei motori di ricerca, a partire da Google, e da una buona indicizzazione SEO del mio blog.

Microsoft ha recentemente rilasciato nuovi sfondi per le video chiamate o le video riunioni con Microsoft Teams, offrendo anche una serie di background natalizi e consentendo anche agli utilizzatori finali la possibilità di condividere le proprie creazioni.

Teams Live Events con Live Caption anche in Italiano

Una delle funzionalità più interessanti (e per certi versi entusiasmanti) del Teams Live Events, è quello delle Live Captions.

Si tratta di una funzionalità in grado di aggiungere al video la sottotitolazione, nella lingua del relatore, oppure eseguendo una traduzione simultanea.

Di fatto gli Organizzatori del Live Event possono configurare (On/Off) le Live Captions

Una volta attivae le Live Captions, i Producer del Live Event possono utilizzare la funzionalità, sfruttando anche il meni Translate to.

Queste le lingue attualmente supportate:

  • Supported spoken languages for this feature: Chinese (simplified), Chinese (traditional), Dutch, English, French (Canada), French (France), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean, Portuguese (Brazil), Russian, Spanish (Mexico), Spanish (Spain), and Swedish.
  • Supported translation languages include: Arabic, Bosnian, Bulgarian, Catalan, Chinese (Simplified, PRC), Creole, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Filipino, Finnish, French, German, Greek, Hebrew, Hindi, Hmong, Hungarian, Indonesian, Italian, Japanese, Klingon, Korean, Latvian, Lithuanian, Malagasy, Malay, Maltese, Norwegian, Persian, Polish, Portuguese, Queretaro Otomi, Romanian, Russian, Samoan, Serbian (Latin), Serbian Cyrillic, Slovak, Slovenian, Spanish, Swahili, Swedish, Tahitian, Thai, Tongan, Turkish, Ukrainian, Urdu, Vietnamese, Welsh, and Yucatec Maya.

Voglio semplicemente far notare tra le lingue supportate: il Klingon!

La funzionalità è inoltre responsabile della generazione dei Transcript, per ottenere al termine dell’evento la trascrizione della riunione o della lezione (se si tratta di un seminario o di un evento formativo).

Naturalmente, come conseguenza, anche i Partecipanti al Live Event potranno scegliere se attivare o meno la presenza dei sottotitoli.

Le novità di Teams di novembre e dicembre

Prosegue anche nel mese di novembre un intenso rilascio di novità ed annunci per Microsoft Teams.

Provo a riassumere le principali novità rilasciate ed alcuni annunci del mese di novembre e le prime anticipazioni di rilascio di nuove funzionalità per il mese di dicembre.

Soppressione dei rumori ambientali

Come in parte già descritto in altri post, è stata rilasciata la funzionalità di soppressione dei rumori ambientali durante i Teams meetings.
Il sistema è basato su un servizio di Intelligenza Artificiale (AI) in grado di distinguere il suono della voce umana dai suoni ambientali ed altri rumori, filtrando questi ultimi e rendendo più pulita e comprensibile la conversazione.

La funzionalità è già stata rilasciata.

Meeting Polls prima, durante e dopo i Meetings

Come già anticipato, Microsoft Teams ha introdotto una efficace integrazione con Microsoft Forms, al fine di gestire sondaggi e questionari nelle fasi preparatorie della riunione, durante il meeting online e successivamente ad esso.

Nuovi scenari per la modalità “Together mode”

Già nei mesi passati è stata rilasciata la modalità di visualizzazione “Together mode” (nelle versioni italiane di Teams è chiamata “modalità collabora”), offrendo ai partecipanti del meeting un’esperienza immersiva che posiziona le immagini video dei presenti in un contesto auditorium.
La novità è rappresentata dall’introduzione di nuovi scenari che cercano di replicare l’esperienza di una riunione “attorno ad un tavolo” tipiche delle meeting room.

Nuova esperienza con la modalità Full screen

La modalità a schermo intero permette di mostrare sullo schermo solo gli elementi del Teams meeting, nascondendo gli elementi di cordice, come ad esempio la Taskbar di Windows nella parte inferiore dello schermo.
In questo modo vengono sfruttati tutti i pixel a disposizione per le informazioni condivise attraverso la riunione online.

Call merge

La funzionalità di Call merge permette di aggiungere una nuovo partecipante ad una chiamata in corso (sia chiamate 1:1 che di gruppo).
Il Call merge permetterà di “unire” diverse chiamate 1:1, definendo una nuova conversazione di gruppo.

Avvio degli Instant meeting da mobile device

La funzionalità permette la creazione di riunioni immediate partendo da Teams mobile (su smartphone e tablet), utilizzando l’intuitiva icona Meet now partendo da una conversazione chat.

Nuovo layout aggiornato per le riunioni su iOS

L’esperienza in Microsoft Teams, nelle versioni per dispositivi Apple iOS, si arrichisce della nuova modalità presentazione, della possibilità di visualizzare il contenuto condiviso e per mettere in evidenda il relatore principale.

Nuova esperienza arricchita per le chiamate

E’ in arrivo la nuova modalità di gestione delle chiamate all’interno di Teams, controllando i contatti, le voicemail in segreteria, la cronologia delle chiamate… tutto con un singolo clic.

Tra le principali novità in termini di gestione delle chiamte:

  • Salvataggio delle registrazioni delle chiamate su OneDrive e SharePoint
  • Supporto per CarPlay, al fine di estendere l’esperienza di Microsoft Teams anche in auto
  • Funzionalità Anti Spam, per filtrare le chiamate indesiderate
  • Trasferimento di chiamata tra applicazione desktop e mobile
  • Funzionalità di Call merge, già descritta poco sopra nel post
  • Modalità “Low-data” per risparmiare il consumo nel traffico dati
  • Reverse number lookup, per identificare il nome del chiamante partendo dal numero di chiamata

Nuova esperienza di ricerca

Anche l’interfaccia di ricerca all’interno di Microsoft Teams si rinnova, offrendo un contesto meglio integrato con le esperienze di ricerca di contenuti e contatti di Microsoft Search, comune anche agli altri workload di Microsoft 365, come ad esempio SharePoint Online.

Channel Info pane

Si tratta di un nuovo riquadro laterale per ottenere informazioni sul Canale del Team su Teams, mostrando i post “pinnati (peccato la traduzione infelice della versione italiana: “bloccati”) e delle conversazioni

Teams Templates

In rilascio nuovi modelli per creare nuovi team su Microsoft Teams, al fine di accelerare e standardizzare la creazione di nuovi team.
I template sono costruiti sulla base di alcuni scenari di business comuni, come l’organizzazione di eventi, la gestione degli eventi di crisi ed altri scenari specifici.

Gli amministratori di Teams possono anche definire propri modelli personalizzati e distribuirli affinché gli utenti autorizzati alla creazione dei nuovi team possano essere guidati e supportati.

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