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Le sessioni di Be Connected Day

Siamo ormai agli sgoccioli, ed il 25 novembre 2021 si terrà la nona edizione di Be Connected Day, la modern work conference.

Anche questa edizione sarà (purtroppo) online, ma non per questo meno interessante e ricca di contenuti.

Salirò sul palco due volte, entrambe in compagnia del compagno di mille avventure Paolo Pialorsi, con cui ho anche avuto il piacere di costruire l’agenda della track APP dell’evento.

Alle 14.00 apriremo le sessioni del pomeriggio, nella track APP, chiacchierando di esperienze di modern workplace con due graditissimi ospiti: Alessandra Cappello (responsabile Internal Communications e digital workplace per il Gruppo Unipol) ed Enrico Casiraghi (CFO di Lega Calcio Serie A).

Sarà l’occasione per farci raccontare il punto di vista di chi si trova ogni giorno a introdurre innovazione e trasformazione digitale all’interno della propria organizzazione.

A partire dalle 14.30 proseguiremo io e Paolo con la sessione dal titolo “Modern Work Extensibility Overview“, cogliendo l’occasione per cercare di fare un po’ di ordine tra le mille opzioni, e introducendo i principali approcci per lo sviluppo, la personalizzazione e l’integrazione di soluzioni con SharePoint Online, Teams e Microsoft Viva.

In questa edizione seguiremo il format delle sessioni di durata di 30 minuti, utili per introdurre gli argomenti tenendo conto del tempo sempre più prezioso dei partecipanti.

La track poi proseguirà con una serie di sessioni tecniche, dove vedremo alternarsi sul palco;

  • Alle ore 15.00 – Fabio Franzini, con la sessione “Power Platform Use Cases
  • Alle ore 15.40 sarà il turno di Marco Rocca e Cecilia Ravera, con la sessione “SharePoint Syntex – A perfect way to add AI in Microsoft Teams
  • Alle 16.10 Federico Porceddu parlerà di “Tecnologie di sviluppo per Microsoft Teams
  • Alle 16.40 sarà il turno di Paolo Pialorsi con Guido Zambarda, con la sessione “Creare Adaptive Card Extensions con SPFx
  • Alle 17.10 salirà sul palco Marco Castellani, con la sessione “Comprendere Microsoft Graph Toolkit

Quindi sarà il momento della “riffa”, dove gli sponsor della conferenza regaleranno ad alcuni partecipanti fortunati alcuni dispositivi per il modern work.

Ricordo infine che le iscrizioni sono ancora aperte e che sono gratuite, grazie al contributo volontario delle community e dei nostri sponsor!

L’agenda finale di BCD

Si avvicina a grandi passi il BCD, Be Connected Day, la Modern Work Conference del 25/11/2021.

Sarà un’occasione imperdibile per aggiornarsi ascoltando la competenza e l’esperienza raccontata dai migliori professionisti del settore.

Un’agenda decisamente succosa, con la mattinata dedicata alla track per i Business Decision Makers (ma che è in realtà interessante per tutti):

Nel pomeriggio partiranno le tre track “tecniche”, dedicate al mondo COM, SEC e APP.

Nella track APP, dedicata alle possibilità di estensione degli strumenti per il modern work come Microsoft Teams, SharePoint e Viva, avremo anche il piacere di ospitare alcune testimonianze che potranno rendere ancora più “esperienza vissuta” la conferenza.

Ricordo che le iscrizioni sono ancora aperte e che sono gratuite, non perdere tempo!

Trasformare una conversazione e-mail in una chat su Teams

Quante volte vi sarà capitato di prolungare, con una serie di ping-pong, le conservazioni all’interno di un thread di posta elettronica?

Questi scambi di e-mail sono poi spesso ancora più caotici se sono coinvolti più destinatari negli scambi di posta elettronica.

Personalmente, mi capita di rendermi conto -dopo alcuni rimpalli- che la comunicazione perda di efficacia… perdendo tempo nella conversazione asincrona, senza una reale “soluzione” del tema discusso nel thread.

Microsoft, attraverso i recenti aggiornamenti “minori”, ha rilasciato un’evoluzione di integrazione tra Microsoft Outlook e Teams.
Nella finestra di conversazione di una scambio e-mail, con magari più persone coinvolte, si è aggiunto un pulsante con l’icona di Teams, a fianco dei classici pulsanti per il Reply, Reply All e Forward.

Cliccando sul nuovo bottone scopriremo una serie di azioni di integrazione verso Teams:

Attraverso l’azione Chat with… sarà possibile trasformare il vecchio thread e-mail in un conversazione di gruppo su Teams (Group Chat).

Sarà così più rapida l’interazione real-time, evitando di appesantire le mailbox di tutti gli interlocutori coinvolti.

Chat with… potrà essere scelto sia per avviare la chat di gruppo, come descritto, che anche una Chat 1:1 con il mittente originario dell’e-mail.

L’azione Share to Teams farà comparire una finestra di dialogo, attraverso la quale sarà possibile scegliere un team o un canale di Teams, attraverso il quale condividere il thread e proseguire la conversazione.

Infine, l’azione Schedule meeting with… potrà essere utilizzata per organizzare una nuova riunione con tutti i partecipanti coinvolti nella conversazione. Questa soluzione potrà risultare efficace quando ci accorderemo che sia giunto il momento di “sentirsi a voce”, evitando dispersioni e fraintendimenti.

Se non dovessi trovare questa funzionalità disponibile sul tuo Microsoft Outlook, potrebbe essere una questione legata alla versione di Outlook e di licenza a tua disposizione. La funzionalità è infatti disponibile per le versioni di Microsoft Office distribuite attraverso Office 365.

L’arrivo di Viva Learning

Sul mio tenant Microsoft 365 nei giorni scorsi è stata rilasciata l’app di Viva Learning per Microsoft Teams.

Rammento che Viva Learning è uno dei quattro pilastri della soluzione per l’Employee Experience all’interno dell’ecosistema Microsoft 365, utilizzato attraverso Microsoft Teams, sempre più il perno delle attività di tutti noi.

Riassumendo i componenti del mondo di Viva:

  • Viva Connections
  • Viva Insights
  • Viva Topics
  • Viva Learning

L’app di Viva Learning, se già disponibile sul tenant, è possibile sceglierla e aggiungerla al proprio Teams (o distribuirla attraverso policy, se siamo amministratori), cliccando sull’icona App sulla barra della sinistra, e ricercare “viva” tra le applicazioni disponibili:

Una volta aggiunta l’app, come al solito, è possibile “pinnarla” e riposizionarla tra le altre app, al fine di collocarla nel punto desiderato della barra delle applicazioni.

Al primo accesso l’app si presenta piuttosto vuota, in quanto necessita che vengano suggeriti gli argomenti di interesse.

La versione “free” di Viva Learning offre una selezione di corsi online integrando il vecchio Microsoft Learning Pathways (una selezione di corsi utente sugli strumenti di Office 365) e attingendo dalla ricca libreria dei corsi e-learning disponibili su Linkedin Learning.

La selezione dei propri argomenti di interesse avviare attraverso la selezione di tags, sulla base dei quali Viva Learning proporrà i contenuti:

La fruizione dei corsi online avverrà all’interno dell’interfaccia di Viva Learning, conservando piena concentrazione e rimanendo nel contesto della piattaforma di modern collaboration.

Il box di ricerca, posizionato al centro dell’interfaccia, offre sempre una valida soluzione per ricercare in corso su un argomento di proprio interesse.

Naturalmente l’esperienza utente potrà avvenire sia all’interno dell’app desktop di Teams che attraverso l’esperienza web della web app di Teams all’interno del browser, che attraverso Teams mobile app:

Ricordo infine che sarà disponibile anche una versione a pagamento di Viva Learning (che richiederà un add-on anche rispetto i principali piani di sottoscrizione ad Office 365), che espanderà le capacità di integrazione con le principali piattaforme di e-learning (LCMS).

La lista dei vendor che hanno già predisposto l’integrazione è abbastanza ampia, ed è ovviamente in aumento:

Annunciata la prima speaker lineup di BCD del 25 novembre 2021

Si avvina a grandi passi la nona edizione del Be Connected Day, che si terrà gratuitamente online il 25/11/2021.

Il primo blocco di top speaker sarà coinvolti nella track del mattino, rivolta a target dei BDM.

Per chi non l’avesse ancora fatto, è possibile iscriversi gratuitamente all’evento, assicurandosi così un posto in prima fila e garantendosi di ricevere aggiornamenti sull’evoluzione della Modern Work Conference.

Rinnovato il sito web di BeConnectedDay

E’ stato pubblicato il nuovo sito web dell’evento BeConnectedDay, rinnovato nel look & feel e pronto a supportare la nona edizione della conferenza dedicata al Modern Work.

Anche questa edizione sarà online e gratuita grazie al contributo degli sponsor e delle community che sostengono l’iniziativa, e si svolgerà il 25 novembre 2021.

Ricordo che è ancora aperto il Call for Speaker, che porterà a comporre i contenuti dell’evento e la selezione degli speaker, ed è già possibile iscriversi (gratuitamente) per assicurarsi un posto.

In arrivo Cameo e Speaker Coach per supportare l’Hybrid Work

Come mi ha fatto notare la collega Betta Sasselli, nell’ultimo articolo di Jared Spataro si torna a parlare degli investimenti a sostegno del lavoro ibrido, verso il quale ormai moltissime organizzazioni si stanno orientando.

Alcune delle funzionalità che la tecnologia Microsoft sta per introdurre interessano PowerPoint, immaginando nel contesto dei Teams meetings.

La funzionalità Cameo permette si inserire sulle slide della presentazione che verrà condivisa attraverso il Teams meeting del proprio video, proveniente dalla webcam del relatore.
Il risultato è far sì che l’immagine video dello speaker interverrà solo su certe slide, quando l’efficacia comunicativa o didattica lo vorrà prevedere, senza distrarre la platea quando si proiettano slide di contenuto chiave.

Ecco nel video un esempio del Cameo in funzione:

Speaker Coach è una funzionalità che sfrutta l’Intelligenza Artificiale per fornire suggerimenti al relatore. Parlo di suggerimenti in real-time e attraverso un report conclusivo, proponendo allo speaker dei consigli su come migliorare i propri presentation skills.
La funzionalità, prima disponibile su PowerPoint, sarà successivamente (2022) rilasciata anche all’interno di Teams.

Su questo secondo video è possibile vedere lo Speaker Coach in funzione:

Ecco un particolare del report conclusivo generato da Speaker Coach, al termine di uno dei miei primi test:

Annunciata l’edizione di novembre 2021 di BCD

Be Connected Day ritorna ancora una volta, rinnovando l’ormai consolidato appuntamento per l’aggiornamento della formazione tecnica e strategica per il mondo del Modern Work.

La prossima edizione si terrà online il 25/11/2021, come sempre in forma gratuita grazie al sostegno dell’impegno volontario delle communities ed al contributo degli sponsor.

Si ripeterà anche l’ultima formula di successo, con quattro track tematiche (una al mattino e tre in parallelo nel pomeriggio):

  • BDM Track, per affrontare dal punto di vista strategico e business la sfida introdotta dai nuovi modi di lavorare
  • COM Track, per l’ecosistema dell’Intelligent Communication
  • SEC Track, per esplorare le tematiche del mondo della sicurezza per Teams e dintorni
  • APP Track, per l-integrazione e lo sviluppo applicativo del mondo Teams e dell’Employee Experience legata a Microsoft Viva.

Anche questa volta, sempre insieme a Paolo Pialorsi, curerò l’organizzazione ed i contenuti della track APP.

E’ anche il momento di farvi avanti se siete interessati a proporre dei contenuti interessanti e ad offrirvi come speaker, ed anche se le vostre aziende hanno qualcosa da proporre come sponsor dell’evento (in tal caso scrivete a info@ucug.it).

Per chi non conoscesse BCD, ecco il link alle edizioni passate della conferenza, dove troverete anche le registrazioni delle sessioni video.

Non mi resta che aggiungere: Save the date!

Modern Collaboration ancora più efficace con Fluid Framework

Chi mi conosce sa bene quanto ci tenga al tema della modern collaboration, e quando enfatizzi funzionalità in grado di contribuire efficacemente a cambiare il modo di lavorare delle persone, migliorandone l’efficienza.

Un esempio per tutti è quello del co-authoring, che permette a più utenti di modificare contemporaneamente un documento, osservando in tempo reale gli interventi dei colleghi. Chi lavora su SharePoint conosce bene di cosa parlo.

Nei mesi passati Microsoft ha annunciato l’arrivo di Fluid Framework, aprendo a numerosi scenari di evoluzione nell’esperienza all’interno degli applicativi tradizionali.

In agosto arriverà un primo, ma efficace, esempio di utilizzo di Fluid Framework all’interno di Microsoft Teams: all’interno di un messaggio chat sarà possibile inserire un Live Component, utilizzabile per creare un post su cui sarà possibile interagire in tempo reale con i colleghi coinvolti nella conversazione. Il componente consentirà la gestione di test e di to-do list.

Rimando ad un vecchio post del Product Group, ormai di qualche mese fa, per farsi un’idea di quello che sta per arrivare, oppure a questa sessione di introduzione.

Prepararsi per la gestione ibrida dei meetings

Dopo l’estate, pandemia permettendo, la maggior parte delle aziende concretizzerà il rientro dei collaboratori in ufficio.

Alcune aziende hanno già iniziato il graduale rientro, altre (pochissime) non hanno mai sospeso le attività in presenza.

La strategia predominante sembrerebbe essere quella del rientro “ibrido”, con parte del tempo lavorativo trascorso in ufficio e parte in remote working.

Del resto, dopo oltre un anno e mezzo di remote working, anche le aziende meno “pronte” si sono attrezzate di strumenti (es. laptop per i dipendenti) e di applicazioni di supporto al lavoro remoto (a partire da Microsoft Teams o concorrenti).

Abbiamo quindi condotto centinaia (migliaia) di ore di meeting online, surrogando sia quelle che un tempo erano riunioni fatte attorno ad un tavolo, che i confronti operativi con i colleghi d’ufficio, che le altre attività a rischio di “assembramento” come i corsi di formazione e le conferenze.

Immaginando una tendenza al lavoro “ibrido” potremo immaginarci sempre di più condizioni di meeting dove in parte avremo a che fare con colleghi presenti nella stessa sala riunioni e in parte ancora collegati in forma remota, dalla propria postazione di remote working.

Molti vendor stanno proponendo soluzioni tecniche per agevolare queste modalità di comunicazione, ma credo altrettanto importante attrezzarsi organizzativamente per gestire al meglio queste nuove modalità operative.

Ho letto recentemente un interessante articolo sull’Hybrid Meeting Experience, dove sono presentate alcune esperienze di progettazione di queste nuove forme di riunione, cercando di:

  • Ridurre la percezione di distanza tra i partecipanti, evitando l’effetto subito da tanti di noi durante gli online meetings dei mesi scorsi
  • Introdurre esperienze visive/multimediali immersive e volte a stimolare la partecipazione
  • Valorizzare strumenti di collaborazione condivisa in real-time, come lavagne e altri dispositivi di condivisione di oggetti e prodotti
  • Cercare di rivalutare l’importanza del body language e del contatto visivo

Credo non sia per nessuno un mistero affermare che durante molte riunioni (soprattutto quelle con un numero “esagerato” di partecipanti) si siano assunti atteggiamenti poco produttivi:

  • Distrazione, leggendo le e-mail o navigando su siti web o eseguendo altri task operativi estranei al contenuto del meeting
  • Tendenza all’utilizzo della webcam spenta, aumentando il proprio confort a discapito della comunicazione paraverbale
  • Utilizzo di “chat parallele” tra parte dei partecipanti al meeting, con la finalità di commentare quanto discusso e definire possibili “strategie” di risposta (si tratta di un’esperienza che sarebbe stata difficilmente percorribile in una vecchia riunione in presenza).

Non voglio esprimere certo giudizi, ma voglio condividere qualche riflessione, in vista di una strategia efficace per l’organizzazione dei nostri meetings.
Anche le chat parallele possono essere vissute sia come “un’arma in più”, che come fonte di distrazione e scorrettezza.

Proprio sull’utilizzo di chat parallele durante gli online meetings è stato condotto uno studio, che riporta:

  • le donne comprese tra 25 e 34 anni hanno molte più probabilità utilizzare la chat durante le riunioni è aumentata nel corso della pandemia
  • sempre secondo lo studio citato, le donne hanno anche il doppio delle probabilità degli uomini di utilizzare chat parallele per domande e risposte durante la riunione.

Non voglio e non posso fornire soluzioni con questo articolo, ma credo importante (per tutti quelli che non l’hanno già fatto) valutare seriamente la propria strategia per la gestione delle riunioni in condizioni ibride nella presenza del personale.

Credo che torneremo presto a parlarne.