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Strategie e affini

SharePoint Server Subscription Edition

Microsoft ha rilasciato, già scaricabile, la Preview della nuova release di SharePoint Server, la versione on-premises della piattaforma di collaboration di Microsoft.

Si tratta di una versione successiva a SharePoint Server 2019 (attualmente l’ultima sul mercato per il mondo on-premises), e -come si intuisce dal nome- non sarà più contrassegnata da un “numero” di versione (2001, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019).

La nuova edizione “Subscription” seguirà l’idea degli aggiornamenti continui, più o meno sulla falsariga di quello che ci ha abituato a esplorare SharePoint Online.

Addio anche al vecchio modello di licensing (come lascia intuire il nome), abbandonando la vecchia idea di licenza server + software assurance, e seguendo la tendenza ormai consolidata del prodotto soggetto a sottoscrizione (come del resto anticipato nello scorso ottobre 2020, quale politica per i servizi on-premises).

Un bel modo per festeggiare i 20 anni di SharePoint, consegnando al mercato una “versione senza tempo”, che seguirà le seguenti tre logiche:

  1. Sempre aggiornata
  2. Sicura e affidabile
  3. Progettata per te

SharePoint Server SE (la chiameremo così) potrà ricevere aggiornamenti continui, minimizzando gli impatti delle upgrade (Build2Build) e recependo con una frequenza maggiore le novità più significative rilasciate sul cloud.

Ci sarà un altro mito sfatato: sarà possibile fare un upgrade di versione sia da farm SharePoint Server 2016 che da SharePoint Server 2019, senza più vivere lo storico vincolo che ci ha costretto a doppi/tripli salti carpiati, trovandoci storicamente costretti ad aggiornare il prodotto solo dalla versione immediatamente precedente.

Il supporto a Windows Server 2022 consentirà di sfruttare i benefici delle ultime caratteristiche di sicurezza, come ad esempio TLS 1.3.

Verrà introdotto il supporto per l’autenticazione OpenID Connect (OIDC 1.0), diverse facilitazioni per la configurazione di service application federate tra farm diverse (anche 2016 e 2019) ed importanti miglioramenti in termini di performance.

Su questa pagina potrai trovare dettagliate tutte le novità della nuova release (avrò occasione di scriverne ancora in futuro), mentre da questa pagina potrai scaricare la versione preview (attenzione perché le preview non sono soggette a supporto, quindi è possibile utilizzarle solo per studio e test).

14th Microsoft MVP Award

E’ con grande orgoglio che da oggi posso festeggiare il mio 14° premio Microsoft MVP, ricevuto negli ultimi 14 anni consecutivi!

Come avvenuto negli ultimi anni, il premio riguarda la categoria “Office Apps & Services“, andando a riunire i diversi workload di Microsoft 365, a partire dall’amato SharePoint, con cui ho iniziato questa esperienza di riconoscimenti nel 2008.

Per chi non conoscesse il significato del premio Microsoft MVP, ecco citata la panoramica dal sito Microsoft:

I Microsoft Most Valuable Professionals, o MVP, sono esperti di tecnologie che condividono con passione le proprie conoscenze con la community. Sono sempre all”avanguardia e hanno un”inarrestabile urgenza di mettere le mani su tecnologie nuove e accattivanti. Hanno una conoscenza approfondita dei prodotti e dei servizi Microsoft, nonché la capacità di combinare piattaforme, prodotti e soluzioni eterogenei, per risolvere problemi del mondo reale. Gli MVP costituiscono una community globale di oltre 4.000 esperti tecnici e leader della community in 90 paesi/aree geografiche guidati da passione, spirito di community e ricerca della conoscenza. Soprattutto, oltre alle straordinarie competenze tecniche, gli MVP sono sempre disponibili ad aiutare gli altri e questo è ciò che li distingue.

Configurare l’External Sharing su SharePoint Online

Una delle funzionalità “croce e delizia” di SharePoint Online è la possibilità di condividere contenuti anche verso utenti esterni all’organizzazione (collaboratori, consulenti, clienti e fornitori).

Questo permette di ridurre drasticamente il caotico invio di e-mail con file allegati, così come evita l’utilizzo di sistemi di trasferimento file sul cloud (i vari sistemi WeTransfer, BigFile, DropBox, ecc), che saranno anche amati dagli utenti… ma mettono a rischio la perdita di contenuti riservato dell’azienda ed escono da qualsiasi logica di protezione e governance.

D’altro canto un utilizzo troppo “leggero” delle funzionalità di External Sharing potrebbe esporre ad analoghi rischi, se non accompagnato da politiche di governance e di istruzione degli utenti.

Le impostazioni di External Sharing possono essere definite da un utente con ruolo di Global Administrator o di SharePoint Administrator.

Va sottolineato il ruolo cruciale di SharePoint, che rappresenta lo storage non solo per quello che utilizziamo “direttamente” attraverso i siti SharePoint, ma anche riguardo ai file condivisi attraverso i team di Microsoft Teams, le community di Yammer, i video di Stream (pensando già al Modern Stream) ed ai documenti archiviati sui OneDrive degli utenti.

I livelli di configurazione seguono un po’ gli “strati a cipolla“, definendo più punti di gestione che offrono via via il maggior livello di granularità e controllo.

La chiave di lettura “della cipolla”, leggendola dal centro, è che se impostiamo delle restrizioni a livello globale, le stesse prevarranno in occasione delle configurazioni periferiche (per site collection o per condivisione del singolo elemento).

Definire le impostazioni Tenant-wide

Con autorizzazioni di Global Administrator fai accesso al Portale amministrativo di Microsoft 365, seleziona Settings e scegli Org Settings. Individua l’opzione SharePoint e cliccandola potrai scoprire quali sono le impostazioni globali per il tenant:

Qui è importante fare le prime scelte, consapevoli che impostando restizioni a questo livello… non sarà poi possibile disporre delle opzioni precluse nei livelli soprastanti della “cipolla”.
Se ad esempio sceglierai di non consentire l’opzione “Anyone“, quando di troverai a gestire l’external sharing sui singoli siti troverai questa opzione disabilitata.

Quindi, a questo livello di configurazione, dovrai definire l’impostazione “più permissiva” adatta alla tua organizzazione.

Il significato delle singole opzioni credo sia abbastabza intuitivo, evidenziando che l’opzione “Anyone” espone al rischio potenziale di una condivisione anonima del contenuto.

Definire le opzioni di condivisione e le impostazioni predefinite per SharePoint e OneDrive

Accedendo con privilegi di SharePoint Administrator sul portale amministrativo di SharePoint Online, scegli l’opzione Sharing dal menu Policies:

Qui potrai definire qual è il livello di permissività per la condivisione esterna attraverso i siti SharePoint ed agli spazi OneDrive.

I due aspetti sono collegati: devi ricordare che OneDrive usa lo storage di SharePoint, come ricordato poco sopra, e quindi decidendo di applicare delle restrizioni a livello SharePoint, le stesse si andranno a ripercuotere anche per la condivisione dei contenuti OneDrive.

Oltre alla definizione dei limiti per la condivisione esterna, è inoltre importante definire quale sia l’impostazione predefinita dell’operazione Condividi (Share) a disposizione dell’utente, consapevolli che scegliere “Anyone with the link” potrà esporre ad un maggiore rischio di “perdita di controllo”, mentre optare per la scelta “Only people in your organization” porterà ad un comportamento più circoscritto, dove l’utente distratto potrà sì condividere, ma di default lo farà soltanto verso i colleghi.

Altra opzione interessante è la possibilità di definire una scadenza per la durata dei link “anonimi”, riducendo così in parte il rischio legato a questa operazione.

Scegliere su quali Site Collection abilitare la condivisione all’esterno dell’organizzazione

Proseguendo verso l’esterno degli strati della “cipolla”, sempre attraverso il portale amministrativo di SharePoint Online e con ruolo di SharePoint Administrator, puoi gestire, sito per sito, le impostazioni per l’External sharing.

Attraverso gli Active Sites individua e seleziona il sito che desideri configurare, quindi fai clic sul pulsante Sharing dalla toolbar.

Qui potrai speficare il livello di permissività per ogni specifica Site Collection, così come potrai decidere se il sito dovrà seguire le impostazioni di default dell’organizzazione (che potranno cambiare nel tempo) o se disporre di propie impostazioni autonome. Lo stesso varrà anche per le autorizzazioni predefinite per la condivisione dei link.

E’ buona pratica definire queste impostazioni già nell’ambito della checklist di creazione delle nuove site collections.

Interessante, tra e varie opzioni, la possibilità di definire una “white list” di domini autorizzati, che potrebbe aiutare ad impostare un ulteriore criterio: se il sito in questione contiene contenuti da condividere con il cliente Contoso… potremmo limitare la condivisione esterna ai soli utenti del dominio contoso.com.

Condividere i singoli contenuti

L’ultimo strato della “cipolla” è quello in mano all’utente finale, che potrà agire attraverso il comendo Share e condividere o meno i contenuti verso l’esterno dell’organizzazione, in virtù delle scelte amministrative fatte attraverso gli strati più interni della “cipolla”.

L’azione di condivisione, come sappiamo bene, potrà avvenire a livello di intero Sito, oppure sulla singola library, piuttosto che sullo specifico contenuto (cartella o file).

Formare e informare gli utenti

Non trascurare mai l’aspetto dell’educazione verso gli utenti finali, che dovranno essere istruiti sia sull’operatività (come fare per…) che sugli apsetto legati ai rischi potenziali di perdita di proprietà intellettuale dell’azienda, di riservatezza delle informazioni e di possibili violazioni di privacy ed accordi di riservatezza.

Per farlo è possibile valutare materiale informativo, infografiche, tutorial e altri strumenti per l’auto-apprendimento e l’e-learning.

Monitorare l’External Sharing

Attività sempre più fondamentale, soprattutto per le organizzazioni dove si valuterà di fare scelte più permissive, è l’attività di auditing e monitoraggio.

Ci sono numerosi tool di terze parti che possono venire in aiuto per queste attività di reporting e monitoraggio, quali ad esempio ShareGate Desktop, Quest e tanti altri.

Anche la comunità fa -come sempre- la sua parte, ed è ad esempio il caso di Office 365 Reports, che ha realizzato e condiviso degli script Powershell per le seguenti attività:

Pronti per la prossima frontiera della Modern Collaboration?

L’ondata costante dei nuovi rilasci per Microsoft Teams, combinata all’avvento di nuovi strumenti -ovviamente integrati a Teams- come Microsoft Viva, Fluid e Teams Rooms, è pronta ad investire le organizzazioni, agevolando il rientro del personale negli uffici e facilitando scenari di lavoro ibrido, con cui ci troveremo ad avere a che fare nel futuro prossimo.

Il nuovo paradigma ci lascia immaginare di condurre attività, e non solo meeting, coinvolgendo colleghi che in parte saranno in ufficio o nelle sale riunioni, ed in parte lavoreranno ancora da casa.

Gli strumenti, anche grazie alle innovazioni annunciate, potranno essere di supporto a introdurre il nuovo modo di lavorare, combinando anche il contributo dei dispositivi hardware (Jabra, Logitech, Poly, Neat stanno sfornando un sacco di nuovi prodotti) integrati a Microsoft Teams Rooms.

Nella prossima frontiera della Modern Collaboration sentiremo sempre più parlare di “co-authoring”, che ci lavora su SharePoint già conosce bene, applicando il concetto a numerose altre componenti della collaborazione, quali potrebbero essere rappresentato dalla nuova Whiteboard e dalla nuova gestione delle presentazioni PowerPoint Live.

Attraverso Microsoft Fluid si aprono ulteriori nuovi scenari, pensati alla creazione di nuovi componenti, ovviamente integrati a Teams ed ai Teams meeting, studiati per favorire la collaborazione, garantendo un comportamento aggiornato in real-time tra i colleghi coinvolti nella collaborazione. Audio e video saranno quindi di supporto per rendere immediata la comunicazione, magari includendo i partecipanti in scenari familiari e in grado di aumentare la percezione “di presenza”.

In particolare gli sviluppatori potranno scatenarsi, così come tutti coloro dotati di buona fantasia e creatività, immaginando nuove applicazioni collaborative.

Visual showing example of a Media API used in an app which is transcribing voice.

Per scoprire di più di Microsoft Fluid suggerisco di dare un’occhiata al video qui sotto e di esplorare questo post.

Di Microsoft Viva poi ho già scritto diverse cose, ma posso confermarvi che gli strumenti di Viva stanno crescendo rapidamente, con novità imminenti sia per il complemento di Viva Connections (anche nell’esperienza mobile) che dei componenti annunciati come Viva Learning e dei primi rilasciati, come Viva Insights .

Parola d’ordine Inclusione

Tra pochi giorni si terrà la conferenza BeConnected Day, il 19 maggio 2021, in forma online e gratuita.

Una delle novità di questa edizione sarà la presenza della traduzione LIS (linguaggio dei segni), che permetterà l’inclusione anche di partecipanti non udenti.

Grazie al partner VEASYT tutte le sessioni della track del mattino forniranno questo tipo di supporto.

Per me sarà un’esperienza nuova, avendo nel tempo erogato sessioni con la presenza di traduzione simultanea (e ricordo anche un evento con traduzione consecutiva in polacco, che rammento con grande “fatica” per via del ritmo “sospeso” dell’evento).

Tra le mie esperienze a supporto dell’inclusione ricordo anche di aver iniziato 18 anni fa, quando ho concesso gratuitamente i diritti di uno dei miei primi libri (pubblicato nel 2003 da Mondadori) all’Associazione Italiana Ciechi, al fine di una riedizione in versione braille del libro dedicato a Microsoft Outlook 2003.

Continua la corsa di Microsoft Teams

Il 29 aprile scorso Microsoft ha annunciato di aver raggiunto la considerevole quota di 145 milioni di utenti nel processo di adozione di Microsoft Teams.

Traguardo ancor più significativo se si pensa al numero di utenti comunicato nell’ottobre 2020, dove gli utenti di Teams erano “appena” 115 milioni.

Un raddoppio del numero degli utilizzatori nel giro di un solo anno, sicuramente accelerato dalla pandemia, ma anche dalla crescita continua del prodotto, ogni giorno più ricco e completo.

Sul pallottoliere di casa Microsoft hanno poi recentemente contato il numero dei dispositivi Windows 10, dove è stata superata la quota di 1,3 miliardi di dispositivi attivi.

Fonte.

La Track BDM di BeConnected Day

Qualche giorno fa ho pubblicato l’annuncio della prima pubblicazione dell’agenda del mattino dell’evento online gratuito BeConnected Day del 19 maggio 2021.

Una delle novità di questa edizione della conferenza promossa da UCUG.it è l’agenda sicuramente più “articolata” e ricca del solito.

Le sessioni del mattino saranno “in plenaria”, e seguiranno un percorso BDM (Business Decision Makers), raccogliendo uno dei suggerimenti delle edizioni precedenti, ed offrendo contenuti non esclusivamente “per tecnici”, ma anche rivolti ai decisori che stanno cerando di districarsi tra le continua novità rilasciate per il mondo della Modern Collaboration.

Dopo oltre un anno di pandemia, non mancheranno anche le occasioni per riflettere sui cambiamenti (effettuati e futuri), ampliando il punto di vista per i manager (e non solo).

L’agenda seguirà un ritmo serrato, prevedendo sessioni brevi, concise ed in agilità (saranno quasi tutte sessioni da mezz’ora). Anche questo è stato un altro suggerimento raccolto dai feedback delle edizioni precedenti.

La sessione d’apertura sarà una sessione “col botto”, ospitando la keynote di Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft.

Jared Spataro

La mattina proseguirà con Alessandra Gangai, senior researcher di Osservatori.net, che affronterà il tema del cambiamento, accelerato dal Covid-19, con la sessione “Smart Working e new normal: il futuro del lavoro oltre l’emergenza“.

Alessandra Gangai

Alle 10:30 Angelo Larocca, Head of Behavioral Design di Digital Attitude, proseguirà la riflessione sul cambiamento con la sessione “The habits of disruption“.

Angelo Larocca

Sarà quindi il turno di Rossella De Santis, Technical Specialist, Intelligence, HR Analytics in Microsoft, che farà un primo affondo sull’Employee Experience attraverso Microsoft Viva nella sessione “Microsoft Employee Experience – Empower people and teams to be their best“.

Rossella De Santis

Dopo un meritato break, utile per un caffè e per sgranchirsi le gambe, la track BDM proseguirà con la sessione “Working in a Hybrid Workplace” condotta da Roberto Ferazzi, Microsoft MVP e Business & Technical Advisor in FAR Networks.

Roberto Ferazzi

Quindi alle 12:05 arriverà la sessione “Security as a Service” con Michele Sensalari, altro Microsoft MVP e CTO di Overnet Education.

Michele Sensalari

La mattinata si concluderà con la sessione “Microsoft Teams is an Application Platform“, e sarà quindi il mio turno insieme a Paolo Pialorsi, altro Microsoft MVP e Senior Consultant di Piasys.com.

Igor Macori
Paolo Pialorsi

Il pomeriggio proseguirà su tre track parallele, COM, SEC ed APP, aumentando il tasso tecnico dei contributi, senza tuttavia perdere il ritmo veloce delle sessioni da mezz’ora.
Ma ne riparlerò in altri post, dedicati alla descrizione delle sessioni pomeridiane.

Rammento che l’evento sarà online e gratuito, anche grazie ai numerosi sponsor (diversi dei quali regaleranno anche dispositivi nella riffa conclusiva della giornata). Se non l’hai già fatto corri ad assicurarti un posto in prima fila!

Pubblicata l’agenda del mattino di BCD del 19 maggio 2021

La prossima conferenza BeConnected Day si sta avvicinando a grandi falcate, ed i preparativi dell’evento online gratuito del 19 maggio 2021 si stanno consolidando con la pubblicazione dell’agenda del mattino, nell’ambito della track BDM (Business Decision Makers).

Spicca, con piacere ed orgoglio, la presenza di Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft, autore della keynote di apertura.

Io e Paolo Pialorsi concluderemo la track del mattino, con una sessione dal titolo: Microsoft Teams is an Application Platform.

A breve saranno pubblicate anche le agende delle tre track tecniche del pomeriggio.

Direi, ancora una volta, un evento imperdibile.
Corri ad iscriverti!

La festa dei 20 anni di SharePoint

Ieri ho partecipato al party dedicato al 20° compleanno di SharePoint organizzato dal team dell’European Collaboration Summit.

La festa, ovviamente virtuale, si è tenuta sulla piattaforma Altspace VR.

L’ambientazione della sala principale del party
Il mio avatar durante la festa

Personalmente, al di là dell’aspetto giocoso della piattaforma, non sono molto confidente che potrà trovare spazio per applicazioni reali, così come non lo sta trovando SharePoint Spaces.

Le ragioni?

Forse è troppo presto. Sia dal punto di vista dell’esperienza utente (ancora poco realistica) che dal punto di vista delle idee applicate al business e del mercato.

Non voglio dire che la realtà aumentata non abbia senso, ma che siamo in una fase dove siamo impreparati. Impreparati sia coloro che realizzano soluzioni che colore che ne usufruiscono.

Sul palco della festa si sono alternati diversi personaggi della community. E’ stata forse l’occasione per re-incontrare un bel po’ di gente, che spesso incontri durante gli eventi o alle conferenze.

Passato l’effetto “giocoso”, mi sono poi annoiato e sono tornato al relax del mio weekend.

Quanto tempo passiamo su Internet?

Domenica di letture, tra qualche approfondimento su Microsoft Viva e qualche lettura più rilassata.

Ve ne segnalo una, riferita al ricco Digital 2021 Global Report promosso da Hootsuite sulle abitudini degli utenti di Internet.

Sapete quanto tempo passiamo ogni giorno su Internet?

Pare che gli utenti (età compresa tra 16 e 64 anni) in Italia passino una media di 6:22 ore, al di sotto della media mondiale. Una volta tanto non mi sembra un record negativo.

Condivido anche qualche altra infografica interessante sulla popolazione digitale mondiale:

Sempre interessante anche la “classifica” della velocità di connessione, ancora poco felice per il Bel Paese (76,71 Mbps di download sono un miraggio a casa mia, e non vivo in cima ad una montagna):

Ecco il link al report completo.