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Novità rilasciate ed in arrivo per SharePoint Online e Yammer

Dopo gli annunci di Microsoft Viva è oggi sulla bocca di tutto il termine di DEX (Digital Employee Experience). Tuttavia chi come me si occupa di progetti SharePoint e dell’introduzione di soluzioni di Modern Workspace nelle aziende, ha ben presente le tematiche che Satya Nadella ha enfatizzato attraverso il lancio di Viva.

Microsoft sta proseguendo gli investimenti sulla piattaforma SharePoint Online, sempre più il cuore dei contenuti della DEX.

Sappiamo infatti che anche quando lavoriamo con i file condivisi su Teams, i documenti saranno archiviati su SharePoint, così come quando registreremo un online meeting attraverso Teams le registrazioni finiranno su SharePoint o OneDrive (e ormai non più su Stream), così come quando scambieremo file all’interno delle communities di Yammer i documenti saranno salvati su SharePoint e sappiamo anche che quando parliamo di OneDrive… in realtà parliamo di SharePoint :-).

Insomma, il marketing ci racconta un certo storytelling, spiegando agli utenti che è più facile e più bello collaborare attraverso Teams (ho fatto un Ctrl-F sull’agenda dell’ultimo Ignite 2021 e non ho trovato mai citato il termine “sharepoint”), ma dobbiamo ricordare -noi che seguiamo gli aspetti tecnici legati all’adozione- qual è il ruolo fondamentale dei siti SharePoint nell’architettura della DEX.

Le novità in arrivo per SharePoint e Yammer (o appena rilasciate)

Notifiche dalle community Yammer verso il feed di Teams

Per informare ed ingaggiare gli utenti, tenendo ben presente la condizione lavorativa remota che milioni di lavoratori stanno vivendo a causa della pandemia, è possibile destinare verso il Teams Activity Feed anche i messaggi di notifica provenienti dalle community di Yammer, consentendo all’utente di ricevere le notifiche (comprese quelle push attraverso Teams Mobile App) restando così aggiornato e ingaggiato sulle attività provenienti da Yammer.

Se ah esempio qualcuno ci citerà in una conversazione su Yammer (@mentions) potremo riceverne la notifica sul feed di Teams.

Rammento poi che nell’ultima parte dello scorso anno Microsoft ha rilasciato anche l’app Community per Teams, che permette l’utilizzo di Yammer all’interno dell’interfaccia di Teams.

Reazioni “inclusive”

Seguendo l’onda dell’attenzione all’inclusività delle organizzazioni, arrivano le nuove funzionalità di reaction, estendendo il vecchio concetto di “like” con nuove “emozioni”, e introducendo la possibilità di scegliere il tono del colore della propria pelle.

thumbnail image 3 captioned Use diverse, inclusive skin tones in Yammer reactions.

Estensione del limite di upload dei file

Immaginando SharePoint come il cuore dell’archiviazione dei propri documenti, Microsoft ha ancora una volta esteso il limite di dimensione massima per il caricamento dei file, raggiungendo la considerevole quota di 250 GB!

Rammento che il valore di limite precedente era di 100 GB.

Sarà quindi possibile caricare anche singoli file di enormi dimensioni, come video 4K/8K, modelli 3D, file di CAD, ecc.

thumbnail image 5 captioned Gain more flexibility with 250GB file size support in Microsoft 365.

App mobile per Microsoft Lists e rilascio delle Automate Rules

Microsoft Lists è il nuovo branding delle liste (o elenchi) di SharePoint, che molti di noi conoscono bene, arricchite di un’efficace esperienza “moderna”.

Per dispositivi Apple è stata rilasciata l’app mobile per interagire con Lists, integrando i reminder come notifiche sul dispositivo e consentendo le regole di automazione anche dal mondo mobile.

L’equivalente app per dispositivi Android è naturalmente in roadmap.

Le Automate Rules sono una sorta di “macro”, che permette all’utente di definire delle automazioni di compilazione dei contenuti delle liste ed in funzione delle modifiche sui contenuti delle stesse.

thumbnail image 7 captioned Click the Automate drop-down menu, and then select “Create a rule” to begin creating rules for your list.

Prossimi rilasci

Dando una sbirciata alla roadmap di SharePoint, ed osservando i rilasci imminenti, voglio segnalare:

  • Aggiornamenti per la Web Part Toolbox, ossia cambiamenti per le web part di utilizzo recente, per la logica di raggruppamento per categorie, ed altri piccoli cambiamenti per rendere più semplice ed intuitiva l’attività di un content editor interessato ad inserire web part nelle proprie pagine moderne di SharePoint Online.
  • Arrivo di Microsoft Search, ossia il nuovo motore di ricerca già da tempo presente sui modern sites, anche sui Classic Sites di SharePoint Online, introducendo anche per essi la ormai classica search box in alto al centro sulle pagine dei siti.

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Se il 2020 è stato l’anno di Yammer, il 2021 sarà quello di Teams

Ricordo che in occasione di Microsoft Ignite 2019 e dello scorso MVP Summit ad inizio 2020, diversi interlocutori di Microsoft dichiararono che il 2020 sarebbe stato l’anno di Yammer.

Nei piani strategici ovviamente sappiamo bene essere piombata la pandemia, che ha inesorabilmente accelerato il processo di crescita di Teams.

Jeff Teper ha già postato qualche volta il messaggio, più o meno tra le righe, che il 2021 sarà l’anno di Teams, che proseguirà la sua corsa a colpi di nuove funzionalità rilasciate e di una sempre maggiore ed apprezzata adozione. Ma ne parleremo meglio più avanti.

Ma torniamo al 2020 di Yammer. Quali sono le principali novità rilasciate nel corso dello scorso anno?

  • Partirei dal rilascio della nuova interfaccia, sicuramente più fresca e moderna, rilasciata in GA (Global Availability) in tutto il mondo.
  • Trasformazione dei Gruppi di Yammer in Communities.
  • Il rilascio (ancora in preview) della possibilità di far accedere ospiti alle community, utilizzando il Guest Access di Azure B2B.
  • Il passaggio al Native mode di Yammer, unificando e semplificando il precedente cahos nella gestione delle idientity.
  • Definizione delle community preferite dall’utente (il cuoricino).
  • Re-ingegnerizzazione dei metadata (Topics e Hashtag), con un occhio a quello che sta arrivando dal progetto Cortex.
  • Nuove funzionalità per gli Insights.
  • Possibilità di marcare come Best Answer le domande/risposte e opzioni di filtro sulle domande senza ancora una risposta.
  • Opzioni per trasformare una conversazione in una domanda, chiudere una conversazione e “pinnare” le conversazioni.
  • Funzionalità per applicare un branding, in particolare alla sezione All Company, al fine di offrire un’esperienza coerente agli utenti (anche dal punto di vista grafico).
  • Aggiunta di cover personalizzabili per caratterizzare ciascuna community.
  • Rilascio dell’app Communities per Microsoft Teams, garantendo un ulteriore punto di ingaggio dell’utente.
  • Caratterizzazione degli stili per i diversi tipi di post (Announcement, Poll, Praise, Question).
  • Semplificazione delle opzioni per pubblicare nuovi contenuti, sia per l’esperienza Web che Mobile.
  • Nuove opzioni di branding per l’app Mobile di Yammer.
  • Integrazione con i Vitual Events, comuni a Microsoft Teams ma con un’interfaccia più immersiva ed ingaggiante.
  • Esperienza integrata per Yammer sui siti SharePoint, grazie al rilascio delle nuove web parts.
  • Nuove forme e modalità di Reactions.
  • Rilascio delle Interactive email, per interagire con i contenuti Yammer direttamente da Outlook.

Per maggiori informazioni consulta questa presentazione.

Orientarsi tra SharePoint, Yammer e Teams

Già nel recente passato mi sono trovato a scrivere articoli sul rapporto tra SharePoint e Teams, è più in generale mi capita di affrontare il tema dell’orientamento tra i servizi di Microsoft 365 nell’ambito dei workshop di 365 adoption realizzati da Green Team.

Sono poi principalmente tre i componenti di Microsoft 365 su cui mi capita di lavorare più spesso, conducendo progetti di adozione o di trasformazione digitale.

Mi riferisco naturalmente a SharePoint, Teams e Yammer.

Sempre più spesso è necessario vedere il progetto in forma svincolata dal singolo strumento, analizzando con attenzione i requisiti ed i bisogni, mappandoli quindi sullo o sugli strumenti Microsoft 365 più adatti a soddisfare l’obiettivo.

Ci si accorgerà presto che la massima efficacia si raggiunge combinando i diversi workloads di Office 365, dosandoli con la giusta attenzione e valorizzandone i rispettivi punti di forza. Il tutto cercando di offrire all’utente finale un’esperienza coerente, senza disorientare troppo il “salto” tra i diversi strumenti.

Le tre dimensioni su cui spesso mi trovo a che fare sono:

  • Collaborazione, valorizzando le potenzialità di condivisione delle informazioni, di co-authoring e di Office integration offerte da SharePoint Online;
  • Comunicazione, facendo leva sulle caratteristiche di comunicazione sincrona ed asincrona offerte da Teams;
  • Community, sfruttando le caratteristiche di comunicazione e collaborazione tra pari (comunità professionali o di interesse), tipiche dei gruppi di Yammer.

Proprio seguendo lo sforzo di immaginare gli strumenti come “un’unica esperienza“, è importante vedere le aree di sovrapposizione, cercando se possibile di valorizzarle.

Se pensiamo alle funzionalità di comunicazione (es. una News), possiamo ottenere un buon risultato sia con SharePoint che con Yammer, che pure con Teams.

Dovremo saper sfruttare i seguenti aspetti:

  • Tipo di comunicazione: se top-down o bottom-up,
  • Tipo di ufficialità, più o meno istituzionale o sociale in virtù,
  • Tipo di interazione desiderata (likes, commenti, discussione).
  • Tipo di integrazione, immaginando di integrare i contenuti Yammer su pagine di siti SharePoint, grazie alle web parts offerte dal nuovo Yammer.

Seguendo sempre lo schema dell’illustrazione, anche la collaborazione trova punti di sovrapposizione tra i tre strumenti, e spesso i criteri guida possono essere riferiti alle “vocazioni” di ciascun strumento.

Se la collaborazione vede un ruolo centrale per la redazione di contenuti documentali, probabilmente la bilancia si sposterà a favore di SharePoint, mentre se è importante facilitare il contributo di idee e la partecipazione dei singoli potrebbe essere centrale il ruolo di Yammer, così come il peso della comunicazione tra i membri del gruppo di lavoro, allora forse Teams potrebbe essere lo strumento più adatto.

Anche la componente community, vista come luogo di discussione e di sviluppo di idee, dove persone orientate verso un obiettivo comune (tema di interesse, ruolo, …) possono trovare spazio sia nei gruppi (ora si chiamano communities) di Yammer, ma anche all’interno dei team di Teams.

Qui il peso nella scelta dello strumento potrebbe essere legato:

  • alla dimensione della community, dove vedo Teams più adatto a gestire gruppi più ridotti rispetto a Yammer,
  • alle forme di interazione, trovando (almeno per ora) più comode le survey su Yammer o la gestione stile forum dei Q&A di Yammer,
  • alle richieste di supporto comunicativo, offerte senz’altro meglio da Teams o di integrazione con gli strumenti di posta elettronica, dove ancora una volta trovo più adatto Teams.

Va infine ricordato che l’interfaccia per l’utente finale potrebbe sempre essere la stessa, ad esempio quella offerta da Microsoft Teams, in grado di presentare “da un unico punto di accesso” anche i contenuti e le funzionalità offerte da Yammer e da SharePoint.
SharePoint potrà a sua volta offrire punti di accesso verso Yammer, così come quest’ultimo potrà facilitare la gestione dei Teams Live Events e di altre spcifiche caratteristiche del mondo di Teams.

Mente aperta e fantasia!

CollabDays: Tornerò sul palco con Betta!

Sarà anche un palco virtuale, ma avrò il piacere di tornare sul palco con Elisabetta Sasselli, come accaduto più volte nelle vecchie SharePoint Conference.

CollabDays Italy Virtual 2020 sarà un grande evento, in grado di combinare le diverse anime delle community italiane collegate a Microsoft 365.

Insieme a Betta erogheremo una sessione dal titolo: “Modern Collaboration with Microsoft 365“, dove affronteremo diversi scenari pratici di collaborazione con i diversi strumenti di Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Yammer).

La sessione sarà online, come tutte quelle previste nelle tre track parallele evento, e ci sarà spazio anche per un sostanzioso Q&A.

Se non l’hai già fatto corri ad iscriverti (gratuitamente), considerato che i posti saranno limitati e stanno già andando a ruba.

In arrivo il nuovo Yammer

In occasione del recente Microsoft MVP Summit, svoltosi quest’anno in forma “virtuale” e non nell’abituale location del campus di Redmond, uno dei tormentoni è stato “il 2020 sarà l’anno di Yammer.

Le indiscrezioni delle passate settimane e gli annunci dell’ultimi evento Microsoft Ignite hanno anticipato le caratteristiche della nuova UI/UX di Yammer, decisamente più fresca e leggibile.

Oltre all’interfaccia sono state inserite alcune novità e cambiamenti (ad esempio il cambio di nome degli Yammer Groups in Yammer Communities).

Il nuovo Yammer è in rollout per tutti i Tenant Microsoft 365, e viene anticipato dalla disponibilità della nuova app di Yammer per Microsoft Teams.

Per aggiungere la nuova app all’interfaccia di Teams, fai click sui “tre puntini” sulla barra di navigazione a sinistra, quindi cerca l’app di Yammer (si chiama Communities).

Una volta aggiunta l’app, vedrai aggiungersi una nuova icona sulla barra di sinistra, che ti permetterà di utilizzare il nuovo Yammer all’interno della finestra di Teams.

Ricordati infine di fare click con il pulsante destro del mouse sull’icona Communities e scegliere di “pinnare” l’elemento, se desideri che questo sia sempre disponibile per le prossime volte.

Yammer Native Mode Alignment Tool

In tanti, nel corso degli anni, ci siamo lamentati per una limitata integrazione di Yammer verso il resto di Office 365.

Le nuove web part per SharePoint Online offrono sicure maggiori chance di integrazione con Yammer, così come la gestione dei Live Events all’interno di Yammer offre maggiore spazio all’integrazione con Teams e Stream.

Esistono però tre modalità di integrazione, più o meno adatte all’armonizzazione delle community di Yammer con gli altri componenti di Office 365 (a proposito, i gruppi Yammer ora si chiamano “Yammer Communities“):

  • Native mode for Microsoft 365 (da gennaio 2020 tutte le nuove Enterprise Network nascono di questo tipo)
  • Non-native mode (questo è il default di partenza per le External Network di Yammer)
  • Hybrid mode

Il Native mode offre una serie di benefici per un’interoperabilità ottimale:

  • Le community Yammer e gli utenti vengono gestiti attraverso gli strumenti amministrativi di Office 365 (Office 365 Groups)
  • Per ciascuna community Yammer sono collegate risorse dedicate provenienti da altri servizi di Office 365 (es. i documenti caricati su una community o alle conversazioni sono memorizzati su SharePoint Online, a differenza del non-native mode che prevede l’upload diretto su Yammer, senza poter beneficiare dei vantaggi offerti da SharePoint)
  • Le community Yammer beneficiano dei Live Events
  • Yammer genera dei compliance records dalle conversazioni, memorizzandoli su group mailbox e rendendo ricercabili i messaggi.

Considerando che molte Yammer Network sono nate prima dell’introduzione del Native mode, occorre verificare e pianificare la transizione da Non-native a Native, se si desidera beneficiare a pieno dei vantaggi dell’integrazione, partendo dalla generazione del Alignment Report sulla pagina Network Admin all’interno di Yammer.

Per prima cosa occorre “preparare la propria network” per la trasformazione seguendo le indicazioni di Microsoft.

Va sottolineato che l’operazione di trasformazione NON è reversibile.

Quindi è possibile eseguire il Native Mode Alignment Tool, che si prenderà carico di verificare che:

  • Tutti gli utenti Yammer dispongano di un corrispondente account Azure AD
  • Tutte le community Yammer siano collegate ad un corrispondente Office 365 Group
  • Tutti i file allegati alle conversazioni siano memorizzati su siti SharePoint Online.

La transizione potrebbe non essere proprio banale, e nel corso della migrazione potrebbero generarsi Office 365 duplicati. Puoi verificare se questo accade attraverso Powershell:

Get-UnifiedGroup |? {$_.GroupSku -eq “Yammer”} | Sort Alias | Format-Table Alias, name -AutoSize

Se troverai gruppi duplicati, potrai ripulirli in questo modo (l’ID è ovviamente d’esempio):

Remove-UnifiedGroup -Identity yammeddocs445_ba491901-4772-47fc-bc7a-7b45d9a16129

Sempre attraverso Powershell è infine possibile verificare la presenza degli Office 365 Groups “Yammer-enabled”:

Get-UnifiedGroup -Filter {ResourceBehaviorOptions -eq “YammerProvisioning”}

Per approfondire:
https://docs.microsoft.com/en-us/yammer/configure-your-yammer-network/overview-native-mode

Il nuovo Yammer è in arrivo

Nei giorni scorsi è stato annunciato l’arrivo del nuovo Yammer. Un’interfaccia rinnovata che raccoglie alcuni dei concetti di “modernizzazione” già espressi da altri componenti della famiglia Microsoft 365.

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Ma non c’è solo l’interfaccia di nuovo, e Yammer introduce anche il nuovo Smart Feed.
Si tratta del modo nuovo di ricevere aggiornamenti personalizzati e contestualizzati.

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Altro aspetto chiave è quello della coerenza di interfaccia (navigation bar e people card comuni con il resto di Microsoft 365) e dell’integrazione migliorata con le altre componenti di Office 365 (Teams, Outlook e SharePoint), che rende la piattaforma di Enterprise Social Network di Microsoft ancora più centrale per la costituzione ed il supporto delle comunità aziendali (e non solo).

Anche il gruppo All Company introduce novità, offrendo la prospettiva di uno spazio personalizzabile nel branding e adatto per ospitare le conversazioni rilevanti per l’intera organizzazione (annunci di nuovi ingressi in azienda, comunicazioni importanti e iniziative aziendali).

A proposito di “gruppi”… cambia anche la definizione e non si parla più di Gruppi Yammer ma bensì di Community. Questo “renaming” riduce un po’ di confusione (il termine “gruppo” e davvero abusato in Office 365) e aiuta al corretto posizionamento dello strumento tra la varietà di servizi offerti in Office 365.

Altra componente per la possibile personalizzazione, la possibilità di scegliere una Cover Photo per caratterizzare ciascuna Community.

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In rilascio anche il nuovo Publisher per creare ed editare nuovi post e contributi per le community, agevolando la scelta della tipologia di post (announcements, pools, questions, praise) e offrendo una preview del messaggio prima della pubblicazione, anche attraverso l’esperienza mobile.

Le conversazioni di maggiore interesse possono ora essere “pinnate“, aumentandone la visibilità e rilevanza.

I community manager disporranno di maggiori strumenti di controllo delle conversazioni, come le opzioni per postare messaggi read-only, la possibilità di chiudere conversazioni, spostare messaggi ed altre interessanti azioni di governo della community.

Saranno introdotti gli Eventi, utili a comunicare le iniziative imminenti e le scadenze importanti.

Ecco di seguito un video che descrive le principali novità che saranno introdotte in Yammer:

Finalmente anche i dati di Yammer in Europa

Uno dei punti di forza di Microsoft Office 365, caratteristica che lo differenzia da molti competitors del cloud, è la presenza capillare sul territorio globale, inclusa l’Unione Europea.

I clienti europei che attivano un proprio tenant Office 365, da sempre, si troveranno i propri dati (Exchange, SharePoint, OneDrive, …) fisicamente residenti sul territorio EU, e più precisamente dei data center Microsoft in Irlanda e con disaster recovery nei Paesi Bassi.

Tutto questo rispetta pienamente le indicazioni di data privacy dell’Unione Europea, e rassicura molte organizzazioni rispetto alle non sempre trasparenti azioni di accesso ai dati personali da parte di alcune agenzie governative americane.

Esiste un sito di Microsoft dove verificare dove si trovano (fisicamente) i propri dati legati ad Office 365, osservando -servizio per servizio- dove si trovano i propri contenuti.

Senza troppa pubblicità, i dati dei network di Yammer e di Sway sono sempre stati salvati nei data center Microsoft degli Stati Uniti.
Senza preoccuparci troppo di Sway (non troppo utilizzato), la presenza dei propri dati di conversazione Yammer sul territorio americano non è sempre stata apprezzata da molte organizzazioni europee che hanno scelto Office 365 anche per la politica di residenza dei dati…

Microsoft, nel corso dell’ultimo anno, ha avviato un processo di geo distribuzione dei dati, di cui magari scriverò in un articolo dedicato. Tra gli effetti positivi di questo processo c’è stata anche la distribuzione dei network Yammer sui diversi data center mondiali.

I nuovi clienti Office 365 in Europa, così come avviene per gli altri servizi della piattaforma, ora hanno di default i propri dati Yammer in EU.

Attraverso le funzionalità amministrative del proprio network Yammer è possibile verificare dove risiedono i propri dati:

  • Settings (accedendo come amministratore a Yammer)
  • Network Admin
  • Success

I “vecchi” clienti Office 365 scopriranno che i propri dati Yammer risiedono in US. Come scrivevo poco fa, solo i nuovi clienti europei di Office 365 vedranno creare di default il proprio network Yammer in EU.

Esiste tuttavia la possibilità di eseguire il re-provisioning del proprio network Yammer, ma attualmente solo per quelle organizzazioni con almeno 10.000 utenti, e che possono beneficiare delle nuove funzionilità di geo location dei dati.

Proseguono gli investimenti su Yammer

In questi giorni, in occasione della conferenza Ignite 2018, stanno fioccando gli annunci su nuovi prodotti e funzionalità in prossimo rilascio.

Tra i vari annunci, spicca quello relativo alla roadmap 2019 per Yammer, che conferma i continui investimenti anche verso la piattaforma di Enterprise Social.

Forse ricorderete l’acquisizione di Yammer da parte di Microsoft nel 2012 (la notizia fece parecchio scalpore per il costo dell’operazione, di circa 1,2 miliardi di Dollari).
A seguito di quella manovra Microsoft cambiò la propria strategia sugli strumenti “social”, bloccando di fatto questo genere di sviluppo all’interno di SharePoint, e lanciando lo slogan “Go to Yammer!

In tanti però abbiamo sofferto la scarsa integrazione tra Yammer e SharePoint (e le altre componenti di Office 365), un gap che negli anni è rimasto importante, fino a circa un anno e mezzo fa, quando il processo di integrazione è ripartito con energia, e che sta proseguendo come dimostrato dalla roadmap degli interventi programmati per il 2019: