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SharePoint, generale

Novità per supportare le migrazioni di contenuto verso Microsoft 365

Segnalo questo video, dove vengono presentate le principali novità per supportare la migrazione di contenuto verso Microsoft 365.

Le tipologie di sorgenti sono tre:

  • Migrazione da sorgenti “legacy”, come da cartelle condivise di File Server
  • Migrazione da versioni on-premises di SharePoint
  • Migrazione da sistemi concorrenti (Box, Dropbox e G Suite)

Di fatto si parla del servizio Mover, acquisito da Microsoft lo scorso anno ed ora in via di integrazione nell’interfaccia amministrativa di Microsoft 365, così come raccontavo qualche tempo fa.

Si vanno così ad arricchire gli strumenti di migrazione del contenuto integrati in Microsoft 365, che si affiancano ai numerosi tool di migrazione prodotti da terze parti (Sharegate, Quest/Metalogix, AvePoint, …).

Sarò speaker della conferenza Be Connected Day VI

Credo di aver già scritto che sarò tra gli organizzatori coinvolti nell’organizzazione della sesta edizione della conferenza Be Connected Day, curando insieme a Paolo Pialorsi l’agenda della track APP.

La novità è che sarò anche tra gli speaker dell’evento.

Di cosa parlero?

La mia sessione avrà il titolo “The New Paradigm of Modern Collaboration“, e questa è l’abstract del mio intervento:

Addio cartelle di rete e infiniti thread di posta elettronica… il futuro è oggi, e grazie a Microsoft Teams, ed alle altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365, le organizzazioni possono trovare risposta ai bisogni della collaborazione moderna.
Nel corso della sessione saranno descritto alcuni scenari reali, frutto di esperienze progettuali condotte per organizzazioni che hanno scelto Microsoft Teams come componente centrale della propria strategia di comunicazione e collaborazione.
Saranno inoltre discussi alcuni possibili approcci per facilitare la transizione dal “vecchio” al “nuovo” mondo, affrontando gli aspetti pratici della migrazione e dell’introduzione del nuovo paradigma.

Non l’avete ancora fatto?
Allora correte ad iscrivervi: è gratis!

Nintex Acquisisce K2

Nel panoramica delle soluzioni di process management per SharePoint o per Office 365, consapevoli dei limiti di partenza della piattaforma Microsoft, i progetti più articolati e complessi venivano sempre indirizzati verso strumenti di “terze parti”.

La competizione, negli anni, è sempre stata giocata tra i vendor Nintex e K2. Ne esistono anche altri, ma qui parliamo dei due principali competitor sul mercato dei workflow e dei forms integrati a SharePoint (e non solo).

Nel 2007 io decisi di approfondire la conoscenza della piattaforma K2 BlackPearl, ricevendo anche il riconoscimento di K2 Insider (una sorta di premio MVP), ed ebbi anche il piacere di scrivere un libro, pubblicato negli Stati Uniti, insieme ad altri Insider e dipendenti di K2.

Nel 2009 decisi di avvicinarmi a Nintex, la piattaforma competitor, che nel frattempo stava crescendo a grandi passi, incontrando il management a Seattle.

Dallo stesso anno decidemmo di abbandonare la partnership con K2, e la mia azienda (Green Team) avviò la partnership con Nintex.

Da diversi anni Green Team è uno dei pochi Nintex Premier Partner ed è il principale riferimento Nintex in Italia, contemplando nel proprio organico anche l’unico Nintex vTE italiano (una sorta di MVP di Nintex).

Dopo anni di “battaglie”, ecco oggi annunciata la svolta: Nintex ha acquisito K2!

Come qualcuno potrebbe dire…. Ne resterà soltanto uno!

Ed io sono felice di aver scelto il “cavallo vincente”.

Prosegue la roadmap delle Microsoft Lists

In occasione di Ignite 2020 sono stati annunciati diversi step di avanzamento della roadmap delle Microsoft Lists, su cui ho già pubblicato diversi post.

Microsoft Lists è una nuova componente dell’ecosistema di Microsoft 365, evoluzione delle SharePoint Lists, pensate per soddisfare esigenze di gestione di dati strutturati (track issues, assets management, contatti, inventari, …) in modo semplice e veloce.

Un’arma in più per cercare di trasformare la miriade di “database anarchici” che gli utenti tendono a costruirsi attraverso propri file Excel, cercando di governare dati ed informazioni spesso elemento chiave per le decisioni di business delle aziende.

Si parte da alcuni template pronti all’uso (altri ne arriveranno), da cui partire per creare nuove Lists, in alternativa alla definizione da zero della struttura dati oppure della trasformazione di una struttura di colonne già definita in una tabella Excel.

A differenza delle “vecchie” SharePoint Lists, possiamo disporre di app mobile dedicate, di una perfetta integrazione con Microsoft Teams recentemente rilasciata, e di un comportamento nativamente responsive per tutte le esperienze attraverso web browser.

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L’app mobile per iOS è proprio uno degli annunci fatti ad Ignite 2020, ed è attualmente in Preview.
Attraverso questo form è possibile richiedere di aderire al preview program.

Interessante anche la possibilità, offerta dall’app, di editare anche offline i contenuti delle liste, supportando un meccanismo di syncing dei dati.
La tecnologia usata per l’Offline Mode, che probabilmente verrà estesa ad altre applicazioni mobile, è denominata con il codename Project Nucleus“, che mi fa tanto pensare a qualche vecchio episodio della saga 007 :-).

Altra funzionalità di indubbia utilità, è l’introduzione dei comandi Undo e Redo, già tanto familiari nelle applicazioni di Microsoft Office, e non solo.

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Altro annuncio di funzionalità in arrivo per l’introduzione delle @mentions, attraverso le quali richiamare l’attenzione dei colleghi, che riceveranno notifica ogni qualvolta menzionati nei contenuti o nei commenti delle Lists.

Ecco un video che cerca di riassumere le Microsoft Lists:

Novità per Chat e Collaboration annunciate a Ignite 2020

Ieri ho riportato alcune delle novità annunciate a Ignite 2020 per supportare i meetings con Microsoft Teams, ed oggi descrivo altre novità rivolte al tema delle Conversazioni Chat e della Collaboration attraverso Teams.

SharePoint Home Site su Teams

SharePoint Home site è la nuova caretteristiche che permette di “eleggere” un Modern SharePoint Site come “home page” dell’organizzazione, ossia come home page della Intranet aziendale.

L’integrazione tra SharePoint Home site e Teams aggiunge la possibilità di accedere al sito SharePoint della Intarnet direttamente all’interno di Teams, attraverso l’icona dedicata sulla toolbar dell’applicazione.

sharepoint home site.png

Teams Templates

I Teams Templates sono già in GA (General Availability), e permetteranno di accelerare la creazione dei team su Teams, defininendo logiche di standardizzazione e possibili aspetti di automazione.

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Migliorata l’esperienza durante le conversazioni di Canale

Anche questa funzionalità è già stata rilasciata, e permette di arricchire i Canali di Teams con un Information panel, attraverso il quale ottenere un colpo d’occhio sulle caratteristiche del canale.
Il pulsante New conversation renderà poi più chiaro quando desideriamo avviare una nuova conversazione, oppure replicare alla conversazione già in corso.

Microsoft Teams - Info Pane-Pinned Posts-New Conversation Button.jpg

New Search

L’esperienza di ricerca è stata rinnovata e migliorata, sfruttando le capacità di ricerca di Microsoft Search.
Ora è più semplice recuperare file e conversazioni dai team e dai canali di Teams.

La pagina dei risultati delle ricerche sfrutta le funzionalità di Intelligenza Artificiale (AI), presentando contenuti e risorse maggiormente pertinenti per l’utente che esegue la ricerca.

search in teams.png

Integrazione di Teams con Microsoft Lists

Il neonato Microsoft Lists, che evolve le funzionalità delle SharePoint Lists, offrendo la funzionalità come nuovo componente per i Tabs dei Canali.

La funzionalità già in corso di rilascio.

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Walkie Talkie

La funzionalità Walkie Talkie permette di utilizzare l’applicazione mobile di Teams su Smartphone (per ora Android) come una vera e propria “rice-trasmittente”.

Offrendo agli utenti in movimento, come potrebbero essere i blue collars ed i firstline workers, la possibilità di utilizzare Teams per comunicare rapidamente e collaborare con i colleghi.

La funzionalità è in arrivo, con rilascio a partire da fine settembre 2020.

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Rilasciate in GA le Microsoft Lists

Come anticipato in alcuni post precedenti, le Microsoft Lists sono ora finalmente rilasciate il Global Availability (GA).

Non ci sono azioni particolari da fare per attivarle, e se le Lists sono arrivate anche sul tuo tenant Microsoft 365 le troverai direttamente disponibili.

Ad esempio, all’interno di Microsoft Teams puoi provare ad aggiungere un nuovo Tab in un Canale, e potrai verificare la presenza dell’app dedicata a Microsoft Lists:

Puoi anche provare semplicemente a verificare sull’App Launcher (il pulsante in alto a sinistra sull’interfaccia di Microsoft 365), per esplorare le Apps disponibili (scegli eventualmente All apps se non dovessi individuare il tile):

Una volta avviata l’app di Microsoft Lists, accederai a questo nuovo componente dell’ecosistema Microsoft 365, dove potrai accedere alla lists utilizzate di recente o potrai crearne di nuove attraverso il pulsante New list:

La creazione di una nuova List, oltre a partire da una struttura creata da zero (Blank list), puoi scegliere di farla partire trasformando una struttura di tabella Excel, oppure replicando una struttura dati di una lista creata precedentemente.
Aspetto decisamente interessante, anche per valutare le potenzialità del nuovo strumento, è la possibilità di creare la nuova lista partendo da un Template:

Ricordo che le nuove Microsoft Lists sono nativamente web responsive, possono sfruttare l’integrazione con Microsoft Teams già accennata, oppure possono essere integrate all’interno dei siti SharePoint Online, ed offrono la possibilità di essere utilizzate attraverso l’app mobile dedicata.

Chi proverà ad esplorare le Microsoft Lists partendo da una conoscenza delle vecchie SharePoint Lists… scoprirà molte analogie, in quanto le Microsoft Lists sono l’evoluzione “moderna” delle vecchie SharePoint Lists.

Tool di conversione dei workflows 2010 su Microsoft 365

Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.

In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.

Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.

Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.

Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.

Si tratta di un tool (attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.

Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.

Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.

Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.

Nuove policies per la condivisione dei file su Microsoft 365

La scorsa settimana Microsoft ha avviato il rilascio di alcune nuove funzionalità per il controllo della condivisione dei file da SharePoint Online e OneDrive.

E’ ora possibile definire un periodo di tempo per la durata della condivisione, riducendo così il rischio di ritrovarsi con risorse condivise “dimenticate”, e quindi potenziale punto di rischio per a sicurezza e per la perdita delle informazioni.

Si tratta di una interessante funzionalità per una migliore governance di Microsoft 365, ed in particolare per l’External sharing (Guest access).

Le nuova policy non è retroattiva (quindi i file già condivisi in passato non beneficeranno della novità).

Gli amministratori potranno definire la durata di default della condivisione, agendo attraverso le impostazioni di Sharing sullo SharePoint Admin Center:

Admin center

New Employee Onboarding Hub

Microsoft sta arricchendo la disponibilità di SharePoint Site Templates per accelerare le soluzioni SharePoint Online a supporto del mondo HR.

Nello specifico, l’ultimo dei rilasci riguarda NEO Hub (New Employee Onboarding hub).

NEO Hub offre alle organizzazioni una serie di risorse:

  • Fornisce risorse, supporto e informazioni generali per i neo assunti
  • Connette i nuovi impiegati agli altri colleghi, creando community e facilitando la diffusione della cultura aziendale
  • Aiuta gli stakeholders a partecipare con semplicità, contribuendo all’inserimento dei nuovi arrivati

Queste le componenti incluse nella soluzione:

  • Un sito SharePoint Online completamente configurato e personalizzabile per l’onboarding del nuovo assunto
  • L’Onboarding checklist
  • Alcuni esempi di pagine (design templates) per governare il contenuto dei siti
  • Piena responsività mobile

Per approfondire: