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SharePoint, generale

Annunciata l’edizione di novembre 2021 di BCD

Be Connected Day ritorna ancora una volta, rinnovando l’ormai consolidato appuntamento per l’aggiornamento della formazione tecnica e strategica per il mondo del Modern Work.

La prossima edizione si terrà online il 25/11/2021, come sempre in forma gratuita grazie al sostegno dell’impegno volontario delle communities ed al contributo degli sponsor.

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Si ripeterà anche l’ultima formula di successo, con quattro track tematiche (una al mattino e tre in parallelo nel pomeriggio):

  • BDM Track, per affrontare dal punto di vista strategico e business la sfida introdotta dai nuovi modi di lavorare
  • COM Track, per l’ecosistema dell’Intelligent Communication
  • SEC Track, per esplorare le tematiche del mondo della sicurezza per Teams e dintorni
  • APP Track, per l-integrazione e lo sviluppo applicativo del mondo Teams e dell’Employee Experience legata a Microsoft Viva.

Anche questa volta, sempre insieme a Paolo Pialorsi, curerò l’organizzazione ed i contenuti della track APP.

E’ anche il momento di farvi avanti se siete interessati a proporre dei contenuti interessanti e ad offrirvi come speaker, ed anche se le vostre aziende hanno qualcosa da proporre come sponsor dell’evento (in tal caso scrivete a info@ucug.it).

Per chi non conoscesse BCD, ecco il link alle edizioni passate della conferenza, dove troverete anche le registrazioni delle sessioni video.

Non mi resta che aggiungere: Save the date!

In rilascio su Yammer il Post on behalf

Come previsto dalla roadmap di Microsoft 365, è stato rilasciano in general availability (GA) la funzionalità che permette di postare contenuti su Yammer per conto di terzi.

Si tratta di una funzionalità molto apprezzata nei casi dove una redazione social intermedia la pubblicazione di contenuti di figure aziendali quali CEO , presidenti ed altri ruoli chiave in azienda.

I team di comunicazione interna, una volta autorizzati, possono ricevere due tipi di delega:

  • Delegate manager, ossia chi può postare per conto di un altro utente, con la possibilità di aggiungere o rimuovere ulteriori utenti delegati.
  • Delegate, che può postare contenuti per conto di un altro utente, ma non può a sua volta gestire ulteriori assegnazioni o rimozioni di delega.

Qualsiasi utente del network Yammer può scegliere di definire come delegato un collega dello stesso network.
Per farlo è sufficiente cliccare sul menu Settings di Yammer (l’icona a forma di ingranaggio) e scegliere la voce Manage delegate settings.

Esiste il limite di un massimo di 20 utenti delegati, e su questo articolo potrai trovare una FAQ efficace delle considerazioni dei post in delega (es. chi riceve le notifiche sui Like e sui Thank).

Modern Collaboration ancora più efficace con Fluid Framework

Chi mi conosce sa bene quanto ci tenga al tema della modern collaboration, e quando enfatizzi funzionalità in grado di contribuire efficacemente a cambiare il modo di lavorare delle persone, migliorandone l’efficienza.

Un esempio per tutti è quello del co-authoring, che permette a più utenti di modificare contemporaneamente un documento, osservando in tempo reale gli interventi dei colleghi. Chi lavora su SharePoint conosce bene di cosa parlo.

Nei mesi passati Microsoft ha annunciato l’arrivo di Fluid Framework, aprendo a numerosi scenari di evoluzione nell’esperienza all’interno degli applicativi tradizionali.

In agosto arriverà un primo, ma efficace, esempio di utilizzo di Fluid Framework all’interno di Microsoft Teams: all’interno di un messaggio chat sarà possibile inserire un Live Component, utilizzabile per creare un post su cui sarà possibile interagire in tempo reale con i colleghi coinvolti nella conversazione. Il componente consentirà la gestione di test e di to-do list.

Rimando ad un vecchio post del Product Group, ormai di qualche mese fa, per farsi un’idea di quello che sta per arrivare, oppure a questa sessione di introduzione.

SharePoint Server Subscription Edition

Microsoft ha rilasciato, già scaricabile, la Preview della nuova release di SharePoint Server, la versione on-premises della piattaforma di collaboration di Microsoft.

Si tratta di una versione successiva a SharePoint Server 2019 (attualmente l’ultima sul mercato per il mondo on-premises), e -come si intuisce dal nome- non sarà più contrassegnata da un “numero” di versione (2001, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019).

La nuova edizione “Subscription” seguirà l’idea degli aggiornamenti continui, più o meno sulla falsariga di quello che ci ha abituato a esplorare SharePoint Online.

Addio anche al vecchio modello di licensing (come lascia intuire il nome), abbandonando la vecchia idea di licenza server + software assurance, e seguendo la tendenza ormai consolidata del prodotto soggetto a sottoscrizione (come del resto anticipato nello scorso ottobre 2020, quale politica per i servizi on-premises).

Un bel modo per festeggiare i 20 anni di SharePoint, consegnando al mercato una “versione senza tempo”, che seguirà le seguenti tre logiche:

  1. Sempre aggiornata
  2. Sicura e affidabile
  3. Progettata per te

SharePoint Server SE (la chiameremo così) potrà ricevere aggiornamenti continui, minimizzando gli impatti delle upgrade (Build2Build) e recependo con una frequenza maggiore le novità più significative rilasciate sul cloud.

Ci sarà un altro mito sfatato: sarà possibile fare un upgrade di versione sia da farm SharePoint Server 2016 che da SharePoint Server 2019, senza più vivere lo storico vincolo che ci ha costretto a doppi/tripli salti carpiati, trovandoci storicamente costretti ad aggiornare il prodotto solo dalla versione immediatamente precedente.

Il supporto a Windows Server 2022 consentirà di sfruttare i benefici delle ultime caratteristiche di sicurezza, come ad esempio TLS 1.3.

Verrà introdotto il supporto per l’autenticazione OpenID Connect (OIDC 1.0), diverse facilitazioni per la configurazione di service application federate tra farm diverse (anche 2016 e 2019) ed importanti miglioramenti in termini di performance.

Su questa pagina potrai trovare dettagliate tutte le novità della nuova release (avrò occasione di scriverne ancora in futuro), mentre da questa pagina potrai scaricare la versione preview (attenzione perché le preview non sono soggette a supporto, quindi è possibile utilizzarle solo per studio e test).

14th Microsoft MVP Award

E’ con grande orgoglio che da oggi posso festeggiare il mio 14° premio Microsoft MVP, ricevuto negli ultimi 14 anni consecutivi!

Come avvenuto negli ultimi anni, il premio riguarda la categoria “Office Apps & Services“, andando a riunire i diversi workload di Microsoft 365, a partire dall’amato SharePoint, con cui ho iniziato questa esperienza di riconoscimenti nel 2008.

Per chi non conoscesse il significato del premio Microsoft MVP, ecco citata la panoramica dal sito Microsoft:

I Microsoft Most Valuable Professionals, o MVP, sono esperti di tecnologie che condividono con passione le proprie conoscenze con la community. Sono sempre all”avanguardia e hanno un”inarrestabile urgenza di mettere le mani su tecnologie nuove e accattivanti. Hanno una conoscenza approfondita dei prodotti e dei servizi Microsoft, nonché la capacità di combinare piattaforme, prodotti e soluzioni eterogenei, per risolvere problemi del mondo reale. Gli MVP costituiscono una community globale di oltre 4.000 esperti tecnici e leader della community in 90 paesi/aree geografiche guidati da passione, spirito di community e ricerca della conoscenza. Soprattutto, oltre alle straordinarie competenze tecniche, gli MVP sono sempre disponibili ad aiutare gli altri e questo è ciò che li distingue.

Configurare l’External Sharing su SharePoint Online

Una delle funzionalità “croce e delizia” di SharePoint Online è la possibilità di condividere contenuti anche verso utenti esterni all’organizzazione (collaboratori, consulenti, clienti e fornitori).

Questo permette di ridurre drasticamente il caotico invio di e-mail con file allegati, così come evita l’utilizzo di sistemi di trasferimento file sul cloud (i vari sistemi WeTransfer, BigFile, DropBox, ecc), che saranno anche amati dagli utenti… ma mettono a rischio la perdita di contenuti riservato dell’azienda ed escono da qualsiasi logica di protezione e governance.

D’altro canto un utilizzo troppo “leggero” delle funzionalità di External Sharing potrebbe esporre ad analoghi rischi, se non accompagnato da politiche di governance e di istruzione degli utenti.

Le impostazioni di External Sharing possono essere definite da un utente con ruolo di Global Administrator o di SharePoint Administrator.

Va sottolineato il ruolo cruciale di SharePoint, che rappresenta lo storage non solo per quello che utilizziamo “direttamente” attraverso i siti SharePoint, ma anche riguardo ai file condivisi attraverso i team di Microsoft Teams, le community di Yammer, i video di Stream (pensando già al Modern Stream) ed ai documenti archiviati sui OneDrive degli utenti.

I livelli di configurazione seguono un po’ gli “strati a cipolla“, definendo più punti di gestione che offrono via via il maggior livello di granularità e controllo.

La chiave di lettura “della cipolla”, leggendola dal centro, è che se impostiamo delle restrizioni a livello globale, le stesse prevarranno in occasione delle configurazioni periferiche (per site collection o per condivisione del singolo elemento).

Definire le impostazioni Tenant-wide

Con autorizzazioni di Global Administrator fai accesso al Portale amministrativo di Microsoft 365, seleziona Settings e scegli Org Settings. Individua l’opzione SharePoint e cliccandola potrai scoprire quali sono le impostazioni globali per il tenant:

Qui è importante fare le prime scelte, consapevoli che impostando restizioni a questo livello… non sarà poi possibile disporre delle opzioni precluse nei livelli soprastanti della “cipolla”.
Se ad esempio sceglierai di non consentire l’opzione “Anyone“, quando di troverai a gestire l’external sharing sui singoli siti troverai questa opzione disabilitata.

Quindi, a questo livello di configurazione, dovrai definire l’impostazione “più permissiva” adatta alla tua organizzazione.

Il significato delle singole opzioni credo sia abbastabza intuitivo, evidenziando che l’opzione “Anyone” espone al rischio potenziale di una condivisione anonima del contenuto.

Definire le opzioni di condivisione e le impostazioni predefinite per SharePoint e OneDrive

Accedendo con privilegi di SharePoint Administrator sul portale amministrativo di SharePoint Online, scegli l’opzione Sharing dal menu Policies:

Qui potrai definire qual è il livello di permissività per la condivisione esterna attraverso i siti SharePoint ed agli spazi OneDrive.

I due aspetti sono collegati: devi ricordare che OneDrive usa lo storage di SharePoint, come ricordato poco sopra, e quindi decidendo di applicare delle restrizioni a livello SharePoint, le stesse si andranno a ripercuotere anche per la condivisione dei contenuti OneDrive.

Oltre alla definizione dei limiti per la condivisione esterna, è inoltre importante definire quale sia l’impostazione predefinita dell’operazione Condividi (Share) a disposizione dell’utente, consapevolli che scegliere “Anyone with the link” potrà esporre ad un maggiore rischio di “perdita di controllo”, mentre optare per la scelta “Only people in your organization” porterà ad un comportamento più circoscritto, dove l’utente distratto potrà sì condividere, ma di default lo farà soltanto verso i colleghi.

Altra opzione interessante è la possibilità di definire una scadenza per la durata dei link “anonimi”, riducendo così in parte il rischio legato a questa operazione.

Scegliere su quali Site Collection abilitare la condivisione all’esterno dell’organizzazione

Proseguendo verso l’esterno degli strati della “cipolla”, sempre attraverso il portale amministrativo di SharePoint Online e con ruolo di SharePoint Administrator, puoi gestire, sito per sito, le impostazioni per l’External sharing.

Attraverso gli Active Sites individua e seleziona il sito che desideri configurare, quindi fai clic sul pulsante Sharing dalla toolbar.

Qui potrai speficare il livello di permissività per ogni specifica Site Collection, così come potrai decidere se il sito dovrà seguire le impostazioni di default dell’organizzazione (che potranno cambiare nel tempo) o se disporre di propie impostazioni autonome. Lo stesso varrà anche per le autorizzazioni predefinite per la condivisione dei link.

E’ buona pratica definire queste impostazioni già nell’ambito della checklist di creazione delle nuove site collections.

Interessante, tra e varie opzioni, la possibilità di definire una “white list” di domini autorizzati, che potrebbe aiutare ad impostare un ulteriore criterio: se il sito in questione contiene contenuti da condividere con il cliente Contoso… potremmo limitare la condivisione esterna ai soli utenti del dominio contoso.com.

Condividere i singoli contenuti

L’ultimo strato della “cipolla” è quello in mano all’utente finale, che potrà agire attraverso il comendo Share e condividere o meno i contenuti verso l’esterno dell’organizzazione, in virtù delle scelte amministrative fatte attraverso gli strati più interni della “cipolla”.

L’azione di condivisione, come sappiamo bene, potrà avvenire a livello di intero Sito, oppure sulla singola library, piuttosto che sullo specifico contenuto (cartella o file).

Formare e informare gli utenti

Non trascurare mai l’aspetto dell’educazione verso gli utenti finali, che dovranno essere istruiti sia sull’operatività (come fare per…) che sugli apsetto legati ai rischi potenziali di perdita di proprietà intellettuale dell’azienda, di riservatezza delle informazioni e di possibili violazioni di privacy ed accordi di riservatezza.

Per farlo è possibile valutare materiale informativo, infografiche, tutorial e altri strumenti per l’auto-apprendimento e l’e-learning.

Monitorare l’External Sharing

Attività sempre più fondamentale, soprattutto per le organizzazioni dove si valuterà di fare scelte più permissive, è l’attività di auditing e monitoraggio.

Ci sono numerosi tool di terze parti che possono venire in aiuto per queste attività di reporting e monitoraggio, quali ad esempio ShareGate Desktop, Quest e tanti altri.

Anche la comunità fa -come sempre- la sua parte, ed è ad esempio il caso di Office 365 Reports, che ha realizzato e condiviso degli script Powershell per le seguenti attività:

Pronti per la prossima frontiera della Modern Collaboration?

L’ondata costante dei nuovi rilasci per Microsoft Teams, combinata all’avvento di nuovi strumenti -ovviamente integrati a Teams- come Microsoft Viva, Fluid e Teams Rooms, è pronta ad investire le organizzazioni, agevolando il rientro del personale negli uffici e facilitando scenari di lavoro ibrido, con cui ci troveremo ad avere a che fare nel futuro prossimo.

Il nuovo paradigma ci lascia immaginare di condurre attività, e non solo meeting, coinvolgendo colleghi che in parte saranno in ufficio o nelle sale riunioni, ed in parte lavoreranno ancora da casa.

Gli strumenti, anche grazie alle innovazioni annunciate, potranno essere di supporto a introdurre il nuovo modo di lavorare, combinando anche il contributo dei dispositivi hardware (Jabra, Logitech, Poly, Neat stanno sfornando un sacco di nuovi prodotti) integrati a Microsoft Teams Rooms.

Nella prossima frontiera della Modern Collaboration sentiremo sempre più parlare di “co-authoring”, che ci lavora su SharePoint già conosce bene, applicando il concetto a numerose altre componenti della collaborazione, quali potrebbero essere rappresentato dalla nuova Whiteboard e dalla nuova gestione delle presentazioni PowerPoint Live.

Attraverso Microsoft Fluid si aprono ulteriori nuovi scenari, pensati alla creazione di nuovi componenti, ovviamente integrati a Teams ed ai Teams meeting, studiati per favorire la collaborazione, garantendo un comportamento aggiornato in real-time tra i colleghi coinvolti nella collaborazione. Audio e video saranno quindi di supporto per rendere immediata la comunicazione, magari includendo i partecipanti in scenari familiari e in grado di aumentare la percezione “di presenza”.

In particolare gli sviluppatori potranno scatenarsi, così come tutti coloro dotati di buona fantasia e creatività, immaginando nuove applicazioni collaborative.

Visual showing example of a Media API used in an app which is transcribing voice.

Per scoprire di più di Microsoft Fluid suggerisco di dare un’occhiata al video qui sotto e di esplorare questo post.

Di Microsoft Viva poi ho già scritto diverse cose, ma posso confermarvi che gli strumenti di Viva stanno crescendo rapidamente, con novità imminenti sia per il complemento di Viva Connections (anche nell’esperienza mobile) che dei componenti annunciati come Viva Learning e dei primi rilasciati, come Viva Insights .

Be Connected Day – Pubblicati i video e le slides delle sessioni

Segnalo che sono ora disponibili i video delle registrazioni delle sessioni, nonché le slides delle presentazioni del recente Be Connected Day del 19 maggio 2021.

Per comodità riporto di seguito i link per la track APP che ho coordinato insieme a Paolo (sul sito dell’evento troverete tutte le altre track):

APP Track

Paolo Pialorsi – Microsoft MVP
Teams Extensibility Overview
Slide | Video

Igor Macori – Microsoft MVP
Claudio Minardi – Green Team
Giovanni Gregorutti – Ferrero Group

Migliorare l’Employee Experience con Teams: l’esperienza di Ferrero Group
Slide | Video

Giuseppe Marchi – Microsoft MVP
Microsoft Viva Topics, SharePoint Syntex e la gestione della conoscenza
Slide | Video

Fabio Franzini – Microsoft MVP
Dataverse for Teams, trucchi e consigli su come creare applicazioni Low-Code in Microsoft Teams
Slide | Video

Marco Rocca – Microsoft
Microsoft Lists and Microsoft Teams – A perfect wedding to improve your business!
Slide | Video

Federico Porceddu – Avanade
Microsoft Teams Apps Development with Visual Studio Code and yo teams
Slide | Video

Parola d’ordine Inclusione

Tra pochi giorni si terrà la conferenza BeConnected Day, il 19 maggio 2021, in forma online e gratuita.

Una delle novità di questa edizione sarà la presenza della traduzione LIS (linguaggio dei segni), che permetterà l’inclusione anche di partecipanti non udenti.

Grazie al partner VEASYT tutte le sessioni della track del mattino forniranno questo tipo di supporto.

Per me sarà un’esperienza nuova, avendo nel tempo erogato sessioni con la presenza di traduzione simultanea (e ricordo anche un evento con traduzione consecutiva in polacco, che rammento con grande “fatica” per via del ritmo “sospeso” dell’evento).

Tra le mie esperienze a supporto dell’inclusione ricordo anche di aver iniziato 18 anni fa, quando ho concesso gratuitamente i diritti di uno dei miei primi libri (pubblicato nel 2003 da Mondadori) all’Associazione Italiana Ciechi, al fine di una riedizione in versione braille del libro dedicato a Microsoft Outlook 2003.

La conferenza BCD si avvicina

BeConnected Day del 19 maggio 2021 si sta avvicinando.

Dopo aver pubblicato l’agenda completa delle 4 track dell’evento (BDM, COM, SEC ed APP), le iscrizioni sono sensibilmente incrementate. Suggerisco quindi caldamente di iscriversi (è gratuito) per assicurarvi un posto in prima fila.

Sarò impegnato come speaker in due sessioni:

  • Ore 12:30, in coppia con Paolo Pialorsi, “Microsoft Teams is an Application Platform
  • Ore 14:30, in compagnia con Giovanni Gregorutti e Claudio Minardi, “Migliorare l’Employee Experience con Teams: l’esperienza di Ferrero Group

L’evento sarà naturalmente online, considerate le limitazioni della pandemia.