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SharePoint, generale

La festa dei 20 anni di SharePoint

Ieri ho partecipato al party dedicato al 20° compleanno di SharePoint organizzato dal team dell’European Collaboration Summit.

La festa, ovviamente virtuale, si è tenuta sulla piattaforma Altspace VR.

L’ambientazione della sala principale del party
Il mio avatar durante la festa

Personalmente, al di là dell’aspetto giocoso della piattaforma, non sono molto confidente che potrà trovare spazio per applicazioni reali, così come non lo sta trovando SharePoint Spaces.

Le ragioni?

Forse è troppo presto. Sia dal punto di vista dell’esperienza utente (ancora poco realistica) che dal punto di vista delle idee applicate al business e del mercato.

Non voglio dire che la realtà aumentata non abbia senso, ma che siamo in una fase dove siamo impreparati. Impreparati sia coloro che realizzano soluzioni che colore che ne usufruiscono.

Sul palco della festa si sono alternati diversi personaggi della community. E’ stata forse l’occasione per re-incontrare un bel po’ di gente, che spesso incontri durante gli eventi o alle conferenze.

Passato l’effetto “giocoso”, mi sono poi annoiato e sono tornato al relax del mio weekend.

Tanti auguri SharePoint!

Tempo di compleanni, e sabato prossimo festeggeremo tutti il ventesimo compleanno di SharePoint!

Auguri a tutti noi, a chi l’ha conosciuto prima (io l’ho iniziato ad utilizzare dalla beta “Tahoe” del 2001) e a tutti quelli che l’hanno scoperto più tardi.

Auguri a chi ha passato le notti in bianco, ed auguri a chi l’ha sempre odiato.

Siamo cresciuti con lui. O forse con lei.

Ricordo in una vecchia SharePoint Conference la domanda: “Ma SharePoint è maschio o femmina?
Rammento la risposta di Betta: “SharePoint è una bambina capricciosa!

Ebbene, la bambina è cresciuta!

A proposito… ci sarà la festa: https://www.sharepointbirthday.com/

Novità rilasciate ed in arrivo per SharePoint Online e Yammer

Dopo gli annunci di Microsoft Viva è oggi sulla bocca di tutto il termine di DEX (Digital Employee Experience). Tuttavia chi come me si occupa di progetti SharePoint e dell’introduzione di soluzioni di Modern Workspace nelle aziende, ha ben presente le tematiche che Satya Nadella ha enfatizzato attraverso il lancio di Viva.

Microsoft sta proseguendo gli investimenti sulla piattaforma SharePoint Online, sempre più il cuore dei contenuti della DEX.

Sappiamo infatti che anche quando lavoriamo con i file condivisi su Teams, i documenti saranno archiviati su SharePoint, così come quando registreremo un online meeting attraverso Teams le registrazioni finiranno su SharePoint o OneDrive (e ormai non più su Stream), così come quando scambieremo file all’interno delle communities di Yammer i documenti saranno salvati su SharePoint e sappiamo anche che quando parliamo di OneDrive… in realtà parliamo di SharePoint :-).

Insomma, il marketing ci racconta un certo storytelling, spiegando agli utenti che è più facile e più bello collaborare attraverso Teams (ho fatto un Ctrl-F sull’agenda dell’ultimo Ignite 2021 e non ho trovato mai citato il termine “sharepoint”), ma dobbiamo ricordare -noi che seguiamo gli aspetti tecnici legati all’adozione- qual è il ruolo fondamentale dei siti SharePoint nell’architettura della DEX.

Le novità in arrivo per SharePoint e Yammer (o appena rilasciate)

Notifiche dalle community Yammer verso il feed di Teams

Per informare ed ingaggiare gli utenti, tenendo ben presente la condizione lavorativa remota che milioni di lavoratori stanno vivendo a causa della pandemia, è possibile destinare verso il Teams Activity Feed anche i messaggi di notifica provenienti dalle community di Yammer, consentendo all’utente di ricevere le notifiche (comprese quelle push attraverso Teams Mobile App) restando così aggiornato e ingaggiato sulle attività provenienti da Yammer.

Se ah esempio qualcuno ci citerà in una conversazione su Yammer (@mentions) potremo riceverne la notifica sul feed di Teams.

Rammento poi che nell’ultima parte dello scorso anno Microsoft ha rilasciato anche l’app Community per Teams, che permette l’utilizzo di Yammer all’interno dell’interfaccia di Teams.

Reazioni “inclusive”

Seguendo l’onda dell’attenzione all’inclusività delle organizzazioni, arrivano le nuove funzionalità di reaction, estendendo il vecchio concetto di “like” con nuove “emozioni”, e introducendo la possibilità di scegliere il tono del colore della propria pelle.

thumbnail image 3 captioned Use diverse, inclusive skin tones in Yammer reactions.

Estensione del limite di upload dei file

Immaginando SharePoint come il cuore dell’archiviazione dei propri documenti, Microsoft ha ancora una volta esteso il limite di dimensione massima per il caricamento dei file, raggiungendo la considerevole quota di 250 GB!

Rammento che il valore di limite precedente era di 100 GB.

Sarà quindi possibile caricare anche singoli file di enormi dimensioni, come video 4K/8K, modelli 3D, file di CAD, ecc.

thumbnail image 5 captioned Gain more flexibility with 250GB file size support in Microsoft 365.

App mobile per Microsoft Lists e rilascio delle Automate Rules

Microsoft Lists è il nuovo branding delle liste (o elenchi) di SharePoint, che molti di noi conoscono bene, arricchite di un’efficace esperienza “moderna”.

Per dispositivi Apple è stata rilasciata l’app mobile per interagire con Lists, integrando i reminder come notifiche sul dispositivo e consentendo le regole di automazione anche dal mondo mobile.

L’equivalente app per dispositivi Android è naturalmente in roadmap.

Le Automate Rules sono una sorta di “macro”, che permette all’utente di definire delle automazioni di compilazione dei contenuti delle liste ed in funzione delle modifiche sui contenuti delle stesse.

thumbnail image 7 captioned Click the Automate drop-down menu, and then select “Create a rule” to begin creating rules for your list.

Prossimi rilasci

Dando una sbirciata alla roadmap di SharePoint, ed osservando i rilasci imminenti, voglio segnalare:

  • Aggiornamenti per la Web Part Toolbox, ossia cambiamenti per le web part di utilizzo recente, per la logica di raggruppamento per categorie, ed altri piccoli cambiamenti per rendere più semplice ed intuitiva l’attività di un content editor interessato ad inserire web part nelle proprie pagine moderne di SharePoint Online.
  • Arrivo di Microsoft Search, ossia il nuovo motore di ricerca già da tempo presente sui modern sites, anche sui Classic Sites di SharePoint Online, introducendo anche per essi la ormai classica search box in alto al centro sulle pagine dei siti.

Si consolida la leadership Microsoft per la Business Intelligence

Gartner ha recentemente pubblicato i nuovi “magic quadrant” sulle piattaforme per la Business Intelligence.

Nel quadrante in alto a destra si distanzia Microsoft, grazie al successo di Power BI ma non solo, considerando nel suo insieme la Data and AI Platform.

Queste le motivazioni per il titolo conquistato:

  1. Power BI Insights, Office 365 productivity—integrated into Excel and Microsoft Teams.
  2. Connect to data anywhere with hundreds of built-in connectors with Power Query.
  3. Quickly build systems of intelligence with Power BI + Microsoft Azure Synapse Analytics.
  4. Go from insight to action with Microsoft Power Platform.
  5. Only BI product with built in Data Loss Prevention through Microsoft Information Protection and Microsoft Cloud App security.
  6. Industry leading AI to help you find answers fast.
  7. Best in class mobile experiences with Power BI Mobile.
  8. Cloud maturity—rely on one of the largest and fastest growing BI clouds.
  9. Rapid, user driven innovation—new features released weekly based user feedback.
  10. Economics to drive a data culture with access for everyone.

User Journey Map per adottare Microsoft 365

Già da almeno 5 anni, nell’ambito dei progetti di adozione di Office 365, in Green Team ci capita di utilizzare il concetto di user journey map per suggerire agli utenti delle aziende un approccio di avvicinamento, esplorazione, adozione ed ingaggio verso il nuovo digital workplace.

Lo abbiamo fatto fatto anche attraverso infografiche, condivise al personale aziendale tramite schede elettroniche, video, cartoons, animazioni sui video wall aziendali e supportando anche azioni formative e informative erogate attraverso training in aula, sessioni e-learning e online workshop.

Microsoft ha condiviso, attraverso il portale dedicato all’adozione di Microsoft 365, una serie di schede-infografiche di user journey:

Remote Worker guide

IT Project Manager guide

Human Resources guide

Compliance Officer guide

Congressional Leader guide

Construction guide

Federal Judge guide

Finance guide

Healthcare guide

Housing & Urban Development (HUD) Field Office Program Manager guide

Judge guide

Marketing guide

Nurse Supervisor guide

Program Management (PMO) Senior Program Manager guide

Retail guide

Retail Associate guide

Sales guide

Service Engineer guide

Volunteer Manager guide

Be Connected Day ritorna

L’evento Be Connected Day (BCD per gli amici) sta ritornando, ed il 19 maggio 2021 si terrà la nuova edizione, ripetendo la formula a tre tracks tecniche (COM + SEC + APP) che ha avuto grande successo lo scorso mese di novembre.

Le community tecniche torneranno quindi ad unire le proprie energie, combinando competenze ed esperienze in questo nuovo evento online gratuito organizzato da UCUG.it.

La novità di questa edizione sarà l’aggiunta di una BDM Track, che saprà soddisfare anche le esigenze dei decision makers, e non soltanto dell’audience tecnica abituale.

Segnatevi la data!

Il Call for speakers è aperto, e si andrà così a formare la squadra degli esperti che si alterneranno sul palco di BCD, offrendo contenuti interessanti e di qualità.
Fatevi sotto!

Gestire i problemi di sincronia su OneDrive

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online e OneDrive, è sempre più frequente incontrare utenti che sfruttano le capacità dell’app di OneDrive per sincronizzare localmente sul dispositivo dei contenuti condivisi all’interno di raccolte documenti o memorizzati nello storage personale di Microsoft 365.

In tanti, anche grazie al successo di Microsoft Teams, stanno utilizzando (spesso nemmeno sapendolo) i siti SharePoint Online collegati al Gruppi Microsoft 365 e quindi al team su Teams.

Può capitare che il processo di sincronia possa “incastrarsi”, e l’icona di OneDrive (posta sulla taskbar di Windows) potrebbe mostrare la nuvoletta azzurra con diverse iconografie.

Di seguito provo a riassumere le diverse condizioni, rimandando per ciascuna casistica alla documentazione Microsoft di riferimento:

Windows 

OneDrive sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive for Business sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive processing changes icon  or  OneDrive for Business processing changes icon  OneDrive processing changes

OneDrive paused icon  or  OneDrive for Business paused icon  OneDrive paused

OneDrive full icon  OneDrive account nearly full

OneDrive account frozen notification icon  OneDrive account full, locked or frozen

OneDrive not runnning icon  OneDrive not signed in

SkyDrive error icon  SkyDrive sync error

Old OneDrive for Business sync error icon   OneDrive (old version) sync error

Mac

OneDrive for Mac sync error icon   OneDrive for Mac sync error

Mobile

Android OneDrive active icon   OneDrive active notification in Android

Android icon   Troubleshoot OneDrive for Android

iOS icon   Troubleshoot OneDrive for iOS

Windows File Explorer / macOS Finder

OneDrive file explorer sync error  OneDrive sync error

OneDrive file explorer processing changes icon  OneDrive processing changes

Windows File Explorer file locked  File locked

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Novità in arrivo per i Report di utilizzo su SharePoint Online

Microsoft ha avviato il rilascio, in due fasi, di una serie di novità per i Report di utilizzo dei siti SharePoint Online (SharePoint Usage Reports).

Il primo blocco di novità, in rilascio entro la fine di gennaio 2021, comprende una serie di nuove metriche da utilizzare nei report correnti; mentre la fase 2, che scatterà dal 19 febbraio 2021, arricchirà ulteriormente le metriche e introdurrà il principio dei siti e dei contenuti “attivi”.

Il processo di rollout sarà chiaramente a livello di intero Tenant, ed i report sono e saranno accessibili agli utenti con i ruoli amministrativi:

  • Global administrator,
  • Global reader,
  • Reports reader in Microsoft 365,
  • Exchange administrator,
  • SharePoint administrator,
  • Teams Service administrator,
  • Teams Communications administrator,
  • Skype for Business administrator

Personalmente considero estremamente utili questi report per valutazioni complessive sull’utilizzo e sull’adozione dei siti SharePoint, anche se purtroppo i soli 180 giorni di retention dei dati limita decisamente la profondità storica delle analisi o i confronti di periodo per la misurazione dei delta.

I report permettono anche di eseguire drill-down sui singoli utenti, per le organizzazioni con meno di 2000 utenti, mentre è necessario eseguire l’esportazione in Excel .csv per filtrare i comportamenti dei singoli utenti nel caso l’organizzazione comprendesse più di 2000 utenti.

Ricapitolando le metriche disponibili per i report:

temDescription
MetricDefinition
Site URLThe full URL of the site.
DeletedThe deletion status of the site. It takes at least 7 days for sites to be marked as deleted.
Site ownerThe username of the primary owner of the site.
Site owner principal nameThe email address of the owner of the site.
Last activity date (UTC)The date of the last time file activity was detected or a page was viewed on the site.
FilesThe number of files on the site.
Active filesThe number of active files on the site.
NOTE: If files were removed during the specified time period for the report, the number of active files shown in the report may be larger than the current number of files on the site.
Storage used (MB)The amount of storage currently being used on the site.
Storage allocated (MB)The maximum amount of storage allocated for the site.
Page viewsThe number of times pages were viewed on the site.
Pages visitedThe number of unique pages that were visited on the site.
Root Web TemplateThe template used for creating the site.
NOTE: If you want to filter the data by different site types, then export the data and use the Root Web Template column.

Crescono ancora i limiti per il caricamento di file su SharePoint e OneDrive

Microsoft ha annunciato l’imminente estensione del limite di dimensione di upload di ciascun singolo file su SharePoint Online e OneDrive for Business.

Dall’attuale limite di 100 GB si passerà a 250 GB!

Si tratta di una possibilità in più per chi archivia su SharePoint o OneDrive anche grossi file di CAD, di sorgenti grafici o multimediali, video 8K, e che considerava “stretto” il precedente limite.

L’eventuale utilizzo di questi grossi archivi come cartelle locali sincronizzate attraverso l’app di OneDrive sarà in grado di sfruttare le caratteristiche di Differential sync, in grado di trasferire da/per il cloud soltanto i “blocchi” del file file interessati dalle modifiche.

L’arrivo della novità sui tenant Microsoft 365 è prevista per la fine di Gennaio 2021.

Personalmente, considerato l’utilizzo maggioritario, non ritengo la novità una feature “must to have”, anche perché se penso alla mia connessione Internet di casa… mi vengono un po’ i brividi.