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BeConnected Day è Sold-out

Come gli ottimi segnali delle ultime settimane lasciavano presagire, la nona edizione di BeConnected Day, quella del ritorno in presenza, sarà Sold-out!

Potremo finalmente tornare a “toccarci”, seppure con le tutte le prudenze del caso e tornare a fare networking nelle tante occasioni di scambio e confronto.
Oltre alle interessati sessioni di contenuto, articolate nelle quattro track, ci saranno i momenti del welcome coffee, del pranzo e della SharePint finale: tutto gratis grazie al contributo degli sponsor (quindi quando vi verrà richiesto se autorizzare o meno alla condivisione dei viostri dati di contatto, pensateci… anche perché sono tutti sponsor seri, che probabilmente offrono prodotti utili per il vostro lavoro).

Per chi non fosse riuscito ad iscriversi in presenza, ricordo che le sessioni del mattino saranno i diretta streaming (iscrivetevi, se non lo avete ancora fatto) e registreremo anche le sessioni del pomeriggio per il nostro canale Youtube.

Nella track APP del pomeriggio, che ho ancora una volta curato insieme a Paolo Pialorsi, partiremo subito forte con la keynote di Karuana Gatimu, Principal Manager, Customer Advocacy Group, Microsoft Teams Engineering.
Nelle sessioni tecniche a seguire saranno coinvolti (oltre a noi stessi) anche i colleghi Fabio Franzini, Emanuele Bartolesi ed Elisabetta Sasselli.
Dopo le sessioni “individuali” concluderemo infatti la track col botto, con una sessione “Ask Me Anything”... che non registreremo (così potremo raccontare le novità “seza veli”…) rispondendo a tutte le domande dei partecipanti!

Ci vediamo a Bologna, al CUBO di Torre Unipol!

Nintex Platform Overview – Seconda parte

Qualche giorno fa ho condiviso il video della registrazione della prima parte del webinar dedicato all’introduzione alla Nintex Platform, organizzato da Green Team in collaborazione con Nintex.

E’ quindi il momento di condividere la seconda puntata, dedicata alle demo di alcuni dei componenti della piattaforma Nintex per l’automazione dei processi aziendali.

La sessione è stata erogata da me ed Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE in Italia.

Nintex Platform Overview

Ieri, insieme al collega Giacomo Gelosi, modern work specialist in Green Team e Nintex vTE, abbiamo avuto il piacere di erogare un primo webinar dedicato alla Nintex Platform.

Introducendo la piattaforma leader per l’automazione dei processi per le soluzioni Microsoft SharePoint ed Office 365 (e non solo), abbiamo colto l’occasione anche per descrivere alcune tendenze e bisogni del mercato.

Per chi si fosse perso il webinar, o volesse semplicemente rivederlo, ecco qui il video della registrazione della sessione:

Il 4 novembre, sempre alle ore 16.00, ci sarà il secondo webinar, dove proveremo a dettagliare con esempi e demo concrete l’utilità degli strumenti offerti dalla Nintex Platform.

Per chi fosse interessato a partecipare alla “seconda puntata” possibile registrarsi gratuitamente qui: https://bit.ly/gt-nintex

Scoprire come automatizzare i processi aziendali con la Nintex Platform

Segnalo due webinar online e gratuiti dedicati alla piattaforma Nintex.

Parliamo soprattutto di Nintex Workflow Cloud e degli strumenti collegati, in grado di automatizzare i processi di business collegati a SharePoint, Microsoft 365 e non solo.

Ricordo che Nintex è il principale leader mondiale in questo genere di strumenti, di cui Green Team è l’unico Premier Partner in Italia.

Saranno due webinar brevi in lingua italiana (20-30 minuti ciascuno):

  • Introduzione alla Nintex Platform, 28/10/2021 ore 16:00
  • Nintex Platform in azione con casi concreti di utilizzo, 04/11/2021 ore 16:00

Le sessioni saranno condotte da me insieme a Giacomo Gelosi (unico Nintex vTE italiano).

Corri ad iscriverti!

Configurare l’External Sharing su SharePoint Online

Una delle funzionalità “croce e delizia” di SharePoint Online è la possibilità di condividere contenuti anche verso utenti esterni all’organizzazione (collaboratori, consulenti, clienti e fornitori).

Questo permette di ridurre drasticamente il caotico invio di e-mail con file allegati, così come evita l’utilizzo di sistemi di trasferimento file sul cloud (i vari sistemi WeTransfer, BigFile, DropBox, ecc), che saranno anche amati dagli utenti… ma mettono a rischio la perdita di contenuti riservato dell’azienda ed escono da qualsiasi logica di protezione e governance.

D’altro canto un utilizzo troppo “leggero” delle funzionalità di External Sharing potrebbe esporre ad analoghi rischi, se non accompagnato da politiche di governance e di istruzione degli utenti.

Le impostazioni di External Sharing possono essere definite da un utente con ruolo di Global Administrator o di SharePoint Administrator.

Va sottolineato il ruolo cruciale di SharePoint, che rappresenta lo storage non solo per quello che utilizziamo “direttamente” attraverso i siti SharePoint, ma anche riguardo ai file condivisi attraverso i team di Microsoft Teams, le community di Yammer, i video di Stream (pensando già al Modern Stream) ed ai documenti archiviati sui OneDrive degli utenti.

I livelli di configurazione seguono un po’ gli “strati a cipolla“, definendo più punti di gestione che offrono via via il maggior livello di granularità e controllo.

La chiave di lettura “della cipolla”, leggendola dal centro, è che se impostiamo delle restrizioni a livello globale, le stesse prevarranno in occasione delle configurazioni periferiche (per site collection o per condivisione del singolo elemento).

Definire le impostazioni Tenant-wide

Con autorizzazioni di Global Administrator fai accesso al Portale amministrativo di Microsoft 365, seleziona Settings e scegli Org Settings. Individua l’opzione SharePoint e cliccandola potrai scoprire quali sono le impostazioni globali per il tenant:

Qui è importante fare le prime scelte, consapevoli che impostando restizioni a questo livello… non sarà poi possibile disporre delle opzioni precluse nei livelli soprastanti della “cipolla”.
Se ad esempio sceglierai di non consentire l’opzione “Anyone“, quando di troverai a gestire l’external sharing sui singoli siti troverai questa opzione disabilitata.

Quindi, a questo livello di configurazione, dovrai definire l’impostazione “più permissiva” adatta alla tua organizzazione.

Il significato delle singole opzioni credo sia abbastabza intuitivo, evidenziando che l’opzione “Anyone” espone al rischio potenziale di una condivisione anonima del contenuto.

Definire le opzioni di condivisione e le impostazioni predefinite per SharePoint e OneDrive

Accedendo con privilegi di SharePoint Administrator sul portale amministrativo di SharePoint Online, scegli l’opzione Sharing dal menu Policies:

Qui potrai definire qual è il livello di permissività per la condivisione esterna attraverso i siti SharePoint ed agli spazi OneDrive.

I due aspetti sono collegati: devi ricordare che OneDrive usa lo storage di SharePoint, come ricordato poco sopra, e quindi decidendo di applicare delle restrizioni a livello SharePoint, le stesse si andranno a ripercuotere anche per la condivisione dei contenuti OneDrive.

Oltre alla definizione dei limiti per la condivisione esterna, è inoltre importante definire quale sia l’impostazione predefinita dell’operazione Condividi (Share) a disposizione dell’utente, consapevolli che scegliere “Anyone with the link” potrà esporre ad un maggiore rischio di “perdita di controllo”, mentre optare per la scelta “Only people in your organization” porterà ad un comportamento più circoscritto, dove l’utente distratto potrà sì condividere, ma di default lo farà soltanto verso i colleghi.

Altra opzione interessante è la possibilità di definire una scadenza per la durata dei link “anonimi”, riducendo così in parte il rischio legato a questa operazione.

Scegliere su quali Site Collection abilitare la condivisione all’esterno dell’organizzazione

Proseguendo verso l’esterno degli strati della “cipolla”, sempre attraverso il portale amministrativo di SharePoint Online e con ruolo di SharePoint Administrator, puoi gestire, sito per sito, le impostazioni per l’External sharing.

Attraverso gli Active Sites individua e seleziona il sito che desideri configurare, quindi fai clic sul pulsante Sharing dalla toolbar.

Qui potrai speficare il livello di permissività per ogni specifica Site Collection, così come potrai decidere se il sito dovrà seguire le impostazioni di default dell’organizzazione (che potranno cambiare nel tempo) o se disporre di propie impostazioni autonome. Lo stesso varrà anche per le autorizzazioni predefinite per la condivisione dei link.

E’ buona pratica definire queste impostazioni già nell’ambito della checklist di creazione delle nuove site collections.

Interessante, tra e varie opzioni, la possibilità di definire una “white list” di domini autorizzati, che potrebbe aiutare ad impostare un ulteriore criterio: se il sito in questione contiene contenuti da condividere con il cliente Contoso… potremmo limitare la condivisione esterna ai soli utenti del dominio contoso.com.

Condividere i singoli contenuti

L’ultimo strato della “cipolla” è quello in mano all’utente finale, che potrà agire attraverso il comendo Share e condividere o meno i contenuti verso l’esterno dell’organizzazione, in virtù delle scelte amministrative fatte attraverso gli strati più interni della “cipolla”.

L’azione di condivisione, come sappiamo bene, potrà avvenire a livello di intero Sito, oppure sulla singola library, piuttosto che sullo specifico contenuto (cartella o file).

Formare e informare gli utenti

Non trascurare mai l’aspetto dell’educazione verso gli utenti finali, che dovranno essere istruiti sia sull’operatività (come fare per…) che sugli apsetto legati ai rischi potenziali di perdita di proprietà intellettuale dell’azienda, di riservatezza delle informazioni e di possibili violazioni di privacy ed accordi di riservatezza.

Per farlo è possibile valutare materiale informativo, infografiche, tutorial e altri strumenti per l’auto-apprendimento e l’e-learning.

Monitorare l’External Sharing

Attività sempre più fondamentale, soprattutto per le organizzazioni dove si valuterà di fare scelte più permissive, è l’attività di auditing e monitoraggio.

Ci sono numerosi tool di terze parti che possono venire in aiuto per queste attività di reporting e monitoraggio, quali ad esempio ShareGate Desktop, Quest e tanti altri.

Anche la comunità fa -come sempre- la sua parte, ed è ad esempio il caso di Office 365 Reports, che ha realizzato e condiviso degli script Powershell per le seguenti attività:

Nintex Acquisisce K2

Nel panoramica delle soluzioni di process management per SharePoint o per Office 365, consapevoli dei limiti di partenza della piattaforma Microsoft, i progetti più articolati e complessi venivano sempre indirizzati verso strumenti di “terze parti”.

La competizione, negli anni, è sempre stata giocata tra i vendor Nintex e K2. Ne esistono anche altri, ma qui parliamo dei due principali competitor sul mercato dei workflow e dei forms integrati a SharePoint (e non solo).

Nel 2007 io decisi di approfondire la conoscenza della piattaforma K2 BlackPearl, ricevendo anche il riconoscimento di K2 Insider (una sorta di premio MVP), ed ebbi anche il piacere di scrivere un libro, pubblicato negli Stati Uniti, insieme ad altri Insider e dipendenti di K2.

Nel 2009 decisi di avvicinarmi a Nintex, la piattaforma competitor, che nel frattempo stava crescendo a grandi passi, incontrando il management a Seattle.

Dallo stesso anno decidemmo di abbandonare la partnership con K2, e la mia azienda (Green Team) avviò la partnership con Nintex.

Da diversi anni Green Team è uno dei pochi Nintex Premier Partner ed è il principale riferimento Nintex in Italia, contemplando nel proprio organico anche l’unico Nintex vTE italiano (una sorta di MVP di Nintex).

Dopo anni di “battaglie”, ecco oggi annunciata la svolta: Nintex ha acquisito K2!

Come qualcuno potrebbe dire…. Ne resterà soltanto uno!

Ed io sono felice di aver scelto il “cavallo vincente”.

Tool di conversione dei workflows 2010 su Microsoft 365

Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.

In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.

Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.

Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.

Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.

Si tratta di un tool (attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.

Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.

Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.

Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.

Attenzione ai Workflow 2010 su Microsoft 365

SharePoint Online, così come il fratello SharePoint Server su ambienti on-premises, offre diverse possibilità di gestione dei Workflow:

  • Workflow creati con il motore di SharePoint 2010 (spesso molto utilizzato con workflow realizzati attraverso SharePoint Designer), l’evoluzione del vecchio Workfow Foundation
  • Workflow creati con l’engine di SharePoint 2013, evolvendo il Workflow Framework
  • Microsoft Power Automate (l’ex Microsoft Flow)
  • Tecnologie di process automation di terze parti, alcune delle quali utilizzano gli stessi motori citati sopra, mentre altre sfruttano engine proprietari)

Addio ai workflow SharePoint 2010

Dal 01/08/2020 Microsoft abbandonerà il vecchio motore di workflow di SharePoint 2010, non sopportandone più l’esecuzione su SharePoint Online.

Nel dettaglio:

  • Dal 01/08/2020 saranno disattivati i workflow SharePoint 2010 per i nuovi clienti (nuovi tenant Microsoft 365)
  • Dal 01/11/2020 i workflow services di SharePoint 2010 saranno rimossi su tutti i tenant (anche quelli “vecchi”)

I possibili impatti

Ripensando ai primi anni di Office 365, prima della nascita (o della maturazione) di soluzioni sul cloud come Power Automate (e prima Flow), l’abitudine frequente era sicuramente quella incentrata su flussi realizzati attraverso SharePoint Designer 2013 (che offre l’opzione di scelta del workflow engine 2010/2013):

Per tutti i workflow creati con il motore 2010 ci saranno gli impatti di interruzione, legata alla dismissione del servizio descritto.

Viceversa, per i workflow realizzati con il motore SharePoint 2013 non sono previsti impatti o disservizi immediati… continuando ad essere supportati da Microsoft, ma con una prevedibile strategia di deprecare anche questo motore in un prossimo futuro.

Lo dimostra il fatto che, sempre dal 01/11/2020, per i nuovi tenant Microsoft 365 anche il motore di workflow di SharePoint 2013 risulterà spento di default… con l’opzione per riaccenderlo tramite Powershell script.

La dismissione del motore 2010 avrà anche impatti sui workflow “out of the box” basati su questa tecnologia:

  • Approvals
  • Collect Feedback
  • Collect Signatures
  • Classic pages publishing Approval
  • Three-state

E su SharePoint on-premises?

Per tutte le versioni on-premises di SharePoint Server (oggi in pieno supporto la 2016 e la 2019), non sono previsti impatti.

Va ricordato che il ciclo di supporto dei prodotti, compreso l’anziano SharePoint Designer 2013, è garantito ad oggi fino al 2026.

Come affrontare il problema?

Qualcuno lo chiamerebbe opportunità… ma nella pratica per molte organizzazioni sarà un bel problema da gestire.

Microsoft suggerisce il refactory dei flussi su tecnologia Power Automate, quindi la prima cosa da fare (se non l’hai già fatto) è studiarti la soluzione offerta dalla Microsoft Power Platform.

In conclusione, credo che questa scelta sia uno dei più netti punti di rottura con alcuni aspetti del passato di SharePoint, e di quella che conosciamo essere la componente “classica” su SharePoint Online.

Anche alcuni dei vendor che offrono prodotti di terze parti dovranno correre al riparo…
Pensando a Nintex for Office 365, la scelta del vendor fu quella di utilizzare l’engine di SharePoint 2013 (e quindi non impattato ora), e sappiamo che da tempo sta lavorando ad un proprio sistema di process automation (Nintex Workflow Cloud).

Per approfondire.

Supporto alla migrazione di Teams da ShareGate

ShareGate Desktop, uno dei più popolari strumenti per supportare le migrazioni SharePoint e la govenance di Microsoft 365, ha appena rilasciato la versione 13.0 del prodotto.

Tra le importanti novità, è ora disponibile il supporto per le migrazioni e per le ristrutturazioni di Microsoft Teams.

Tra le funzionalità introdotte:

  • Migrazione di team di Teams da un tenant Microsoft 365 ad un altro (inclusa la possibilità di schedulare il processo di porting)
  • Rinomina dei team
  • Copia di conversazioni (gli interi thread), canali pubblici, lists, files, apps e personalizzazioni applicate ai siti SharePoint collegati al team
  • Remapping degli utenti dei team, autorizzando la partecipazione al team migrato sulla nuova destinazione

ShareGate Desktop è offerto attraverso sottoscrizione annuale per utente (si tratta di un’applicazione client), senza limiti sui volumi di dati migrati o ristrutturati. Il costo per utente è inteso come “per utilizzatore del tool”, indipendentemente dal numero di utenti dell’ambiente SharePoint o Microsoft 365.

Esistono due edizioni di prodotto:

  • Standard edition, che rappresenta la versione più popolare del tool
  • Nintex edition, che offre le stesse funzionalità della Standard con in più il supporto per la migrazione dei workflow e dei forms realizzati attraverso Nintex

Le sorgenti di migrazione sono molte:

Questi gli oggetti supportati:

  • Site collections
  • OneDrive for Business
  • Sites
  • Subsites
  • Libraries, lists, and list items
  • SharePoint groups
  • Web parts
  • Content types
  • Managed metadata
  • Documents and document versions
  • Permissions and permission levels
  • Document security
  • Folders
  • Site columns
  • Document sets
  • SharePoint workflows (standard and SharePoint Designer)
  • Nintex workflows and forms
  • Microsoft Teams
  • Teams channels and conversations
  • Teams apps
  • Teams tabs

Oltre alle funzionalità di migrazione e ristrutturazione, ShareGate Desktop offre anche una serie di soluzioni per la gestione e la governance dei siti SharePoint:

  • Bulk edit content
  • Duplicate site collections
  • Download content
  • Add permissions
  • Add site administrators and owners
  • Check permissions
  • Clean limited access
  • Bulk check-in documents
  • Clean up orphaned users
  • Copy user permissions
  • Edit objects
  • Remove permissions

I prezzi variano in funzione del numero di licenze, ma oscillano dai 3.995$ ai 5.995$, per anno, in funzione delle due edizioni di prodotto. Sottoscrizioni multiyears riducono il costo fino al 20%.

Sitecore è per il secondo anno di fila Leader nel Magic Quadrant di Gartner

Per il secondo anno di file la piattaforma Sitecore viene giudicata Leader nell’ambito dei Magic Quadrant di Gartner, e nello specifico in ambito Digital Experience Platforms (DXP).

Interessanti le assunzioni di Gartner, che afferma:

Through 2021, 85% of effort and cost in a DXP program will be spent on integrations with internal and external systems, including the DXP’s own, built-in capabilities.

By 2021, 90% of global organizations will rely on system integrators (SIs), agencies and channel partners to design, build and implement their digital experience strategies.

La piattaforma DXP di Sitecore, oltre ad essere realizzata da sempre su tecnologie Microsoft, è ora ampiamente adattata al mondo del cloud, ed in particolare ai meccanismi “as a service” di Microsoft Azure.

Tra i suoi indiscussi punti di forza:

  • si tratta di una piattaforma unica, che include tutte le funzionalità necessarie, dal WCM ai sistemi di personalizzazione e customer engagement, da quelli per l’e-commerce alle funzionalità di analytics, senza dover “incollare” pezzi e strumenti diversi nel tentativo di realizzare la soluzione.
  • la multicanalità offerta dalla piattaforma offre approcci efficienti per chi necessita di un contenuto unico e aggiornato, indipendentemente dalla modalità di fruizione (Web, mobile, stampa, kiosk, …).
  • la piattaforma è aperta, con grandi opportunità di personalizzazione ed evoluzione da parte dei partner e degli ISV.

Tra i possibili punti critici:

  • Diversi clienti e implementatori considerano un po’ troppo tecnico l’approccio allo sviluppo delle soluzioni Sitecore.
  • La fase di adeguamento al cloud della piattaforma è ancora in corso, e per alcuni aspetti sono ancora evidenti i meccanismi tradizionali di deployment con cui è nata (ma si ratta di una transizione in corso).
  • La UI di Sitecore non è sempre intuitiva per gli utenti e per i marketers, che solo dopo un training riescono a prendere la giusta confidenza con gli strumenti e sono in grado di apprezzare fino in fondo le grandi potenzialità della piattaforma di DXP.

Green Team è Sitecore Partner da oltre sei anni, disponendo di un team di sviluppo certificato dedicato ai progetti sulla piattaforma.

Visto che in questo periodo ho un po’ di tempo riservato allo studio, ho approfittato di aggiornarmi sulle funzionalità della versione Sitecore 9… chi si ferma è perduto!