Archivi categoria: Office 365

User Journey Map per adottare Microsoft 365

Già da almeno 5 anni, nell’ambito dei progetti di adozione di Office 365, in Green Team ci capita di utilizzare il concetto di user journey map per suggerire agli utenti delle aziende un approccio di avvicinamento, esplorazione, adozione ed ingaggio verso il nuovo digital workplace.

Lo abbiamo fatto fatto anche attraverso infografiche, condivise al personale aziendale tramite schede elettroniche, video, cartoons, animazioni sui video wall aziendali e supportando anche azioni formative e informative erogate attraverso training in aula, sessioni e-learning e online workshop.

Microsoft ha condiviso, attraverso il portale dedicato all’adozione di Microsoft 365, una serie di schede-infografiche di user journey:

Remote Worker guide

IT Project Manager guide

Human Resources guide

Compliance Officer guide

Congressional Leader guide

Construction guide

Federal Judge guide

Finance guide

Healthcare guide

Housing & Urban Development (HUD) Field Office Program Manager guide

Judge guide

Marketing guide

Nurse Supervisor guide

Program Management (PMO) Senior Program Manager guide

Retail guide

Retail Associate guide

Sales guide

Service Engineer guide

Volunteer Manager guide

Be Connected Day ritorna

L’evento Be Connected Day (BCD per gli amici) sta ritornando, ed il 19 maggio 2021 si terrà la nuova edizione, ripetendo la formula a tre tracks tecniche (COM + SEC + APP) che ha avuto grande successo lo scorso mese di novembre.

Le community tecniche torneranno quindi ad unire le proprie energie, combinando competenze ed esperienze in questo nuovo evento online gratuito organizzato da UCUG.it.

La novità di questa edizione sarà l’aggiunta di una BDM Track, che saprà soddisfare anche le esigenze dei decision makers, e non soltanto dell’audience tecnica abituale.

Segnatevi la data!

Il Call for speakers è aperto, e si andrà così a formare la squadra degli esperti che si alterneranno sul palco di BCD, offrendo contenuti interessanti e di qualità.
Fatevi sotto!

L’avvento di Microsoft Viva

Questa è stata la settimana di Microsoft Viva.
A partire dall’annuncio di Satya Nadella, il tam-tam dei blog e delle communities, amplificato da un ottimo lavoro di press room orchestrato da Redmond, per tutta la settimana non si è quasi parlato d’altro.

In certi momenti, partecipando a riunioni con colleghi e clienti, Microsoft Viva ha giocato il ruolo dell’ice breaker, agendo più efficacemente delle chiacchiere sul meteo (neve e gelo in arrivo) e del toto-ministri del nuovo governo Draghi.

Tra i commenti non sono anche mancate le opinioni più scettiche: come quelli che sono convinti che Viva sia un po’ una “minestra riscaldata”, riproponendo -come novità- alcune componenti e tecnologie che in realtà esistevano già.

Non sono personalmente del tutto d’accordo, e senza dubbio occorre riconoscere a Microsoft la capacità di comunicare un’idea, un concetto che copre un’esigenza, andando così a riempire uno spazio.

Lo spazio è quello dell’Employee Experience Platform (EXP), combinando una serie di “moduli”, alcuni dei quali inclusi nelle sottoscrizioni di Office 365, ed altri con la previsione di un extra costo legato ad add-on di sottoscrizione.

Ma vediamo di esplorare quali sono i componenti che compongono Microsoft Viva.

Viva Connections

Introduce, all’interno di Microsoft Teams, un singolo punto di accesso a supporto dell’employee engagement e della comunicazione interna.

Viva Connections fornisce all’utente un feed e una dashboard personalizzabili, facilitando l’accesso a risorse provenienti dalle diverse anime del Digital Workplace.

Per approfondire.

Viva Insights

Viva Insight abilita al lavoro smart, indicando al dipendente una serie di obiettivi da raggiungere per diventare più virtuosi nel proprio life balance.

Gli insights sono basati su dati aggregati e raccolti dai diversi strumenti della piattaforma Microsoft 365, offrendo una serie di indicatori volti a migliorare la produttività ed il benessere.

Per chi conosce il tool MyAnalytics sa già bene di cosa stiamo parlando.

Per approfondire.

Viva Learning

Viva Learning aiuta gli utenti ad imparare il lavoro di tutti i giorni e ad assorbire la cultura aziendale attraverso percorsi formali ed informali.

Fornisce risposte ai bisogni operativi, condensando in un unico punto di accesso i contenuti formati ed informativi, integrandosi con le principali piattaforme di e-learning e di skills management (es. Cornerstone, Saba, SAP SuccessFactors, Skillsoft, Coursera, edX).

Per approfondire.

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							Announcing Microsoft Viva Learning private preview

Viva Topics

Propone una serie di apps per Microsoft Teams, offrendo soluzioni per accedere ai contenuti ed alle funzionalità di tutti i giorni all’interno degli strumenti dell’organizzazione.

Viva Topics sfrutterà le capacità dell’intelligenza artificiale (AI) per offrire dati e risorse utili e pertinenti per l’utente, suggerendo documenti e strumenti che hanno a che fare con il lavoro del dipendente, con i suoi progetti processi, prodotti e clienti.

Per approfondire.

Gestire i problemi di sincronia su OneDrive

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online e OneDrive, è sempre più frequente incontrare utenti che sfruttano le capacità dell’app di OneDrive per sincronizzare localmente sul dispositivo dei contenuti condivisi all’interno di raccolte documenti o memorizzati nello storage personale di Microsoft 365.

In tanti, anche grazie al successo di Microsoft Teams, stanno utilizzando (spesso nemmeno sapendolo) i siti SharePoint Online collegati al Gruppi Microsoft 365 e quindi al team su Teams.

Può capitare che il processo di sincronia possa “incastrarsi”, e l’icona di OneDrive (posta sulla taskbar di Windows) potrebbe mostrare la nuvoletta azzurra con diverse iconografie.

Di seguito provo a riassumere le diverse condizioni, rimandando per ciascuna casistica alla documentazione Microsoft di riferimento:

Windows 

OneDrive sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive for Business sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive processing changes icon  or  OneDrive for Business processing changes icon  OneDrive processing changes

OneDrive paused icon  or  OneDrive for Business paused icon  OneDrive paused

OneDrive full icon  OneDrive account nearly full

OneDrive account frozen notification icon  OneDrive account full, locked or frozen

OneDrive not runnning icon  OneDrive not signed in

SkyDrive error icon  SkyDrive sync error

Old OneDrive for Business sync error icon   OneDrive (old version) sync error

Mac

OneDrive for Mac sync error icon   OneDrive for Mac sync error

Mobile

Android OneDrive active icon   OneDrive active notification in Android

Android icon   Troubleshoot OneDrive for Android

iOS icon   Troubleshoot OneDrive for iOS

Windows File Explorer / macOS Finder

OneDrive file explorer sync error  OneDrive sync error

OneDrive file explorer processing changes icon  OneDrive processing changes

Windows File Explorer file locked  File locked

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Novità in arrivo per i Report di utilizzo su SharePoint Online

Microsoft ha avviato il rilascio, in due fasi, di una serie di novità per i Report di utilizzo dei siti SharePoint Online (SharePoint Usage Reports).

Il primo blocco di novità, in rilascio entro la fine di gennaio 2021, comprende una serie di nuove metriche da utilizzare nei report correnti; mentre la fase 2, che scatterà dal 19 febbraio 2021, arricchirà ulteriormente le metriche e introdurrà il principio dei siti e dei contenuti “attivi”.

Il processo di rollout sarà chiaramente a livello di intero Tenant, ed i report sono e saranno accessibili agli utenti con i ruoli amministrativi:

  • Global administrator,
  • Global reader,
  • Reports reader in Microsoft 365,
  • Exchange administrator,
  • SharePoint administrator,
  • Teams Service administrator,
  • Teams Communications administrator,
  • Skype for Business administrator

Personalmente considero estremamente utili questi report per valutazioni complessive sull’utilizzo e sull’adozione dei siti SharePoint, anche se purtroppo i soli 180 giorni di retention dei dati limita decisamente la profondità storica delle analisi o i confronti di periodo per la misurazione dei delta.

I report permettono anche di eseguire drill-down sui singoli utenti, per le organizzazioni con meno di 2000 utenti, mentre è necessario eseguire l’esportazione in Excel .csv per filtrare i comportamenti dei singoli utenti nel caso l’organizzazione comprendesse più di 2000 utenti.

Ricapitolando le metriche disponibili per i report:

temDescription
MetricDefinition
Site URLThe full URL of the site.
DeletedThe deletion status of the site. It takes at least 7 days for sites to be marked as deleted.
Site ownerThe username of the primary owner of the site.
Site owner principal nameThe email address of the owner of the site.
Last activity date (UTC)The date of the last time file activity was detected or a page was viewed on the site.
FilesThe number of files on the site.
Active filesThe number of active files on the site.
NOTE: If files were removed during the specified time period for the report, the number of active files shown in the report may be larger than the current number of files on the site.
Storage used (MB)The amount of storage currently being used on the site.
Storage allocated (MB)The maximum amount of storage allocated for the site.
Page viewsThe number of times pages were viewed on the site.
Pages visitedThe number of unique pages that were visited on the site.
Root Web TemplateThe template used for creating the site.
NOTE: If you want to filter the data by different site types, then export the data and use the Root Web Template column.

Crescono ancora i limiti per il caricamento di file su SharePoint e OneDrive

Microsoft ha annunciato l’imminente estensione del limite di dimensione di upload di ciascun singolo file su SharePoint Online e OneDrive for Business.

Dall’attuale limite di 100 GB si passerà a 250 GB!

Si tratta di una possibilità in più per chi archivia su SharePoint o OneDrive anche grossi file di CAD, di sorgenti grafici o multimediali, video 8K, e che considerava “stretto” il precedente limite.

L’eventuale utilizzo di questi grossi archivi come cartelle locali sincronizzate attraverso l’app di OneDrive sarà in grado di sfruttare le caratteristiche di Differential sync, in grado di trasferire da/per il cloud soltanto i “blocchi” del file file interessati dalle modifiche.

L’arrivo della novità sui tenant Microsoft 365 è prevista per la fine di Gennaio 2021.

Personalmente, considerato l’utilizzo maggioritario, non ritengo la novità una feature “must to have”, anche perché se penso alla mia connessione Internet di casa… mi vengono un po’ i brividi.

Se il 2020 è stato l’anno di Yammer, il 2021 sarà quello di Teams

Ricordo che in occasione di Microsoft Ignite 2019 e dello scorso MVP Summit ad inizio 2020, diversi interlocutori di Microsoft dichiararono che il 2020 sarebbe stato l’anno di Yammer.

Nei piani strategici ovviamente sappiamo bene essere piombata la pandemia, che ha inesorabilmente accelerato il processo di crescita di Teams.

Jeff Teper ha già postato qualche volta il messaggio, più o meno tra le righe, che il 2021 sarà l’anno di Teams, che proseguirà la sua corsa a colpi di nuove funzionalità rilasciate e di una sempre maggiore ed apprezzata adozione. Ma ne parleremo meglio più avanti.

Ma torniamo al 2020 di Yammer. Quali sono le principali novità rilasciate nel corso dello scorso anno?

  • Partirei dal rilascio della nuova interfaccia, sicuramente più fresca e moderna, rilasciata in GA (Global Availability) in tutto il mondo.
  • Trasformazione dei Gruppi di Yammer in Communities.
  • Il rilascio (ancora in preview) della possibilità di far accedere ospiti alle community, utilizzando il Guest Access di Azure B2B.
  • Il passaggio al Native mode di Yammer, unificando e semplificando il precedente cahos nella gestione delle idientity.
  • Definizione delle community preferite dall’utente (il cuoricino).
  • Re-ingegnerizzazione dei metadata (Topics e Hashtag), con un occhio a quello che sta arrivando dal progetto Cortex.
  • Nuove funzionalità per gli Insights.
  • Possibilità di marcare come Best Answer le domande/risposte e opzioni di filtro sulle domande senza ancora una risposta.
  • Opzioni per trasformare una conversazione in una domanda, chiudere una conversazione e “pinnare” le conversazioni.
  • Funzionalità per applicare un branding, in particolare alla sezione All Company, al fine di offrire un’esperienza coerente agli utenti (anche dal punto di vista grafico).
  • Aggiunta di cover personalizzabili per caratterizzare ciascuna community.
  • Rilascio dell’app Communities per Microsoft Teams, garantendo un ulteriore punto di ingaggio dell’utente.
  • Caratterizzazione degli stili per i diversi tipi di post (Announcement, Poll, Praise, Question).
  • Semplificazione delle opzioni per pubblicare nuovi contenuti, sia per l’esperienza Web che Mobile.
  • Nuove opzioni di branding per l’app Mobile di Yammer.
  • Integrazione con i Vitual Events, comuni a Microsoft Teams ma con un’interfaccia più immersiva ed ingaggiante.
  • Esperienza integrata per Yammer sui siti SharePoint, grazie al rilascio delle nuove web parts.
  • Nuove forme e modalità di Reactions.
  • Rilascio delle Interactive email, per interagire con i contenuti Yammer direttamente da Outlook.

Per maggiori informazioni consulta questa presentazione.

Virtual Breakout Rooms su Microsoft Teams

Una delle novità introdotte nello scorso dicembre in Microsoft Teams è quella delle Virtual Breakout Rooms (nella versione italiana viene tradotto in Gruppi di lavoro).

La funzionalità nasce da esigenze stimolate soprattutto dal mondo della scuola, immaginando di rivivere l’esperienza della classe, dove l’insegnante compone dei sotto-gruppi di studio o di attività, per poi ricomporre il gruppo in plenaria per il debriefing o le conclusioni della lezione.

L’organizzatore del meeting può creare fino a 50 breakout rooms, assegnando i diversi partecipanti per ciascuna “stanza”.

L’organizzatore ha la possibilità di entrare in ciascuna breakout room, al fine di osservare il lavoro condotto dai partecipanti, così come può inviare messaggi alle diverse stanze (ad esempio per dettare i tempi o ribadire gli obiettivi).

All’interno di ciascuna breakout room i partecipanti possono interagire con tutte e normali funzionalità dei Teams meeting, attraverso le caratteristriche audio-video, ma anche attraverso l’utilizzo della chat, della lavagna (whiteboard) e dei file condivisi.

Per beneficiare della funzionalità è necessariop di sporre di una delle seguenti versioni minime di Microsoft Teams:

  • Versione minima dell’app desktop: 1.3.00.24755
  • Build iOS minima necessaria: 1.0.77.2020100603
  • Build minima Android: 1.0.0.2020091301

Per gli insegnanti che vogliono esplorare meglio questa novità, suggerisco la lettura di questo articolo.