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Utilizzare i Report Tenant di Office 365

Una delle funzionalità di Office 365, spesso sconosciute agli amministratori distratti, è quella dei Report Tenant.

In sintesi si tratta di una serie di report, raggiungibili attraverso il portale amministrativo di Office 365, che offrono una serie di informazioni sull’utilizzo del Tenant.

Molti dei report sono rivolti alle funzionalità di Exchange Online, di DLP e di Lync Online. Sulla componente SharePoint Online direi che i report sono ancora piuttosto latitanti… ma confidiamo per il futuro.

Riporto di seguito alcuni dettagli “scattati” dai report del mio tenant di Green Team:

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Per saperne di più, dai un’occhiata all’articolo comparso sulla Community di Office 365.

SkyDrive Pro client è disponibile anche senza installare Office 2013

Scrivo questo post per chiarire un po’ di punti, spesso confusi, riguardo a SkyDrive Pro, il client per la sincronia e l’accesso offline ai contenuti documentali di SharePoint 2013 o di SharePoint Online di Office 365.

Il client è stato inizialmente rilasciato insieme a Office 2013, ma da qualche mese è disponibile anche per il download gratuito dal sito Microsoft e l’installazione dell’applicazione su PC con anche presenti vecchie versioni di Office (2010 o 2007).

Non mi stanco mai di sottolineare che SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa! (suggerisco la lettura del blog del team di Office 365 per farsi un’idea)

SkyDrive è l’applicazione “consumer”, destinata al grande pubblico, che sfrutta i benefici del Public Cloud di Microsoft per gestire l’archiviazione e la condivisione di file, sincronizzandoli su uno o più dispositivi dell’utente.

Grafico che mostra diversi dispositivi connessi allo spazio di archiviazione online SkyDrive

SkyDrive Pro è un’applicazione di fascia “business/enterprise”, che consente la sincronizzazione e accesso offline sul dispositivo di contenuti documentali archiviati su SharePoint (anche on-premises) o SharePoint Online.

Attraverso SkyDrive Pro è possibile decidere di sincronizzare offline (su un dispositivo su cui è installato il client) qualsiasi Document Library di SharePoint 2010 o 2013.
Inoltre, è possibile utilizzare l’applicazione per sincronizzare il contenuto della “personal library”, ossia la document library presente all’interno del MySite SharePoint dell’utente.

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Su SharePoint 2013 e su SharePoint Online è infine presente un link scorciatoia per accedere a “SkyDrive”, che di fatto porta l’utente alla propria personal library SharePoint (di fatto a un contenuto SkyDrive Pro).

SkyDrive option

SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa, ma Microsoft direi che si è impegnata per bene per fare confusione agli utenti! Smile

Rilasciata la versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS

E’ stata rilasciata la nuova versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS da installare su iPhone o iPad.

La nuova versione aggiorna la precedente 1.0, rilasciata lo scorso giugno 2013, correggendo alcune delle mancanze della precedente release (forse rilasciata più per tattica di mercato che per completezza).

L’app per iPhone:

  • Supporto per iOS 7
  • Migliore integrazione con la tecnologia Quick Look per l’avvio e l’associazione dei documenti Office (compresa l’azione Edit per l’apertura da Office Mobile for iPhone e il salvataggio su SkyDrive Pro)
  • Integrità per l’editing online su documenti salvati su SharePoint Online
  • Gestione dei Commenti

L’app per iPad aggiunge alle novità in comune con la versione per iPhone anche:

  • Migliorate funzionalità per l’editing dei documenti
  • Integrazione con le Office Web apps
  • Condivisione dei documenti con i colleghi
  • Supporto per i documenti OneNote

Anche Office 365 finisce nel “magic quadrant” di Gartner

Si discute spesso sull’utilità e sulla validità dei giudizi espressi dai vari analisti, ma è senza dubbio vero che i “magici quadranti” delle analisi di Gartner sono tra i risultati più ambiti di produttori e vendor.
Non è un segreto che molti manager e CIO si affidano a queste analisi per consolidare le proprie scelte (o, come dicono i maligni, per coprirsi le spalle…).

Il Magic Quadrant è per intenderci quello in altro a destra, dove gli analisti posizionano prodotti o produttori “Leader”.

Leading technology research company Gartner, Inc. has recognized Microsoft based on its evaluation of Office 365 and placed it as a “leader” in eight of the firm’s 2012 and 2013 Magic Quadrant reports.

Sul blog del team di Office 365 sono state pubblicate diverse informazioni interessanti, tra cui:

  • Oltre 1 miliardo di persone nel mondo utilizza Microsoft Office.
  • 2 persone su 3 impiegate nelle aziende enterprise lavora con Microsoft SharePoint.
  • L’84% del volume di traffico di posta elettronica gira su Microsoft Exchange.
  • Un quarto dei clienti enterprise di Microsoft ora usa Office 365.
  • Il 90% delle aziende “Fortune 100” usa Microsoft Lync.

Parlo quindi dei pilastri che compongono l’offerta di Office 365, e che sono anche individualmente declinati sui mitici quadranti di Gartner:

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Fonte

Progettare infrastrutture idride per SharePoint 2013

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online, su Office 365, capita sempre più di frequente che i clienti ci chiedano di studiare soluzioni ibride per il deployment di SharePoint 2013.

In parte la motivazione è legata ad un desiderio di “alleggerimento” della propria infrastruttura domestica, rimandando al cloud la gestione di parti di contenuto e servizio. Altra frequente ragione è legata al fatto che molte aziende che hanno sottoscritto contratti Enterprise Agreement si trovano già inclusa anche la possibilità di utilizzare Office 365.

Intranet in casa e MySites sul cloud

Uno scenario che ci è capitato già diverse volte di analizzare è ad esempio il desiderio di conservare la Intranet aziendale on-premises (le motivazioni della scelta oscillano dall’inaffidabilità della connettività Internet a motivazioni “psicologiche” di controllo sui dati), realizzando però l’ambiente per i MySites degli utenti su SharePoint Online, sfruttando anche i vantaggi di SkyDrive Pro.

In questo modo l’IT aziendale si dovrà preoccupare di gestire i contenuti ed i servizi “istituzionali”, rimandando al cloud di Office 365 la gestione dei dati “personali” degli utenti, sfruttando le logiche di condivisione semplificata (su SharePoint Online è possibile condividere contenuti anche con utenti esterni all’organizzazione) e agevolando l’accesso ai dati dell’utente da qualsiasi dispositivo (l’utente accederà ai dati attraverso Internet, senza dover decidere di esporre la Intranet aziendale, e tramite il proprio PC o i propri dispositivi mobili attraverso l’App di SkyDrive Pro).

Ricordo che Microsoft ha annunciato recentemente la possibilità di estendere lo storage di SkyDrive Pro per ciascun utente dagli originali 7 GB a ben 25 GB!
Si può quindi davvero pensare ad un’evoluzione delle vecchie “home directory” sul File Server…

La Extranet per clienti e fornitori su SharePoint Online

Spesso i clienti utilizzano già SharePoint on-premises, attraverso cui hanno realizzato Intranet ed altre soluzioni aziendali. Spesso hanno fatto questo investimento da poco tempo, e difficilmente giustificano un upgrade tempestivo e tantomeno uno spostamento su SharePoint Online (spesso vincolato alle limitazioni di personalizzazione del cloud).

Per nuovi progetti e nuove esigenze però si aprono nuove possibilità.
Una delle richieste più frequenti è quella della realizzazione di Portali extranet per clienti o fornitori, su cui spesso ci si domanda come affrontare le necessità della pubblicazione verso Internet, al fine di rendere raggiungibile il portale ai destinatari, e come governare la gestione degli account degli utenti esterni.

E’ facile quindi immaginare di realizzare i Portali extranet attraverso SharePoint Online, con la possibilità di far accedere alle site collection di clienti e fornitori i propri utenti aziendali attraverso i meccanismi di SSO della federazione con ADFS, e gli uteti esterni con il proprio account Live ID (senza doversi più preoccupare di gestire la creazione degli account, il cambio delle password e mille altri fastidi).

I Portali extranet saranno poi nativamente esposti su Internet, senza doversi quindi preoccupare di realizzare una soluzione di Reverse Proxy Publishing della infrastruttura SharePoint on-premises, né tantomeno di dover implementare una SharePoint Farm sulla DMZ aziendale.

Utilizzare SharePoint Online con i dati di business aziendali

Per chi invece si è ormai convinto al passaggio a SharePoint Online, ma ha la difficoltà di voler integrare i dati di business aziendali, utili sia per taggare i contenuti con una tassonomia aziendale (es. i metadata descrittivi per associare un’offerta ad un cliente, taggando i documenti su SharePoint Online con il metadato della ragione sociale del cliente recuperato dall’anagrafica clienti del gestionale, ed i metadata dei prodotti dall’ERP aziendale).

Per abilitare questi scenari sono disponibili i BCS (Business Connectivity Services), attraverso i quali è possibile definire external lists e external content types, alimentando i valori da sorgenti dati esterni (tipicamente da una strato intermedio di servizi incaricati di comunicare con il gestionale aziendale).

SharePoint Online offre poi “di serie” i componenti DUET Enterprise, utili per realizzare integrazioni verso il mondo SAP.

Non ultimo, l’imminente rilascio dei componenti Azure Data Management Gateway, per accedere tramite OData (REST) ai Database e ai Cubi aziendali.

Studiare l’infrastruttura

Per realizzare questi scenari ibridi è necessaria un’attenta progettazione dell’infrastruttura, coinvolgendo spesso competenze esterne al mondo di SharePoint.

Su Technet è possibile trovare un buon punto di partenza, utile a porsi le prime domande fondamentali.

Introdotte le Query con Linguaggio naturale su Power BI

Nella preview degli strumenti Power BI (gli strumenti orientati alla self-service BI, descritti su un post di qualche giorno fa) sono arricchiti da un nuovo e potente strumento in grado di interpretare query scritte in linguaggio naturale, eseguendole sulle sorgenti dati e per la Business Intelligence.

Nel seguente video è possibile farsi una rapida idea delle potenzialità!

Power BI

 

Power BI, la self service Business Intelligence… e non solo

Sotto il titolo “Power BI” Microsoft sta via via concentrando i diversi strumenti per la Business Intelligence, ed in particolare quelli che seguono la filosofia della “self-service BI”.

Spesso tendo a confondere un po’ i nomi dei vari strumenti “Power *”… ma per capirci sto parlando di Power View, Power Query, Power Map, … che si vanno ad aggiungere al già noto Power Pivot.

E’  possibile richiedere accesso alla versione Preview dei nuovi strumenti Power BI.

Il primo passo della diffusione degli strumenti Power BI è orientato ad arricchire Microsoft Excel 2013, estendendone le capacità per la self-service BI.

Data visualization and geospatial analysis with Power View and Power Map.

La strategia Microsoft non si fermerà qui però, arricchendo anche SharePoint delle controparti server dei componenti Power BI.

Oggi alcuni degli strumenti server-side per a BI stanno soffrendo le precedenti scelte di realizzare interfacce in Silverlight… oggi poco pratiche per l’utilizzo da tablet e device mobili.
Da qui la volontà di sostituire queste interfacce con nuove funzionalità realizzate in HTML 5, e ripensate per una fruizione non solo attraverso mouse e tastiera, ma anche tramite dispositivi touch.

Da qui anche l’annuncio di vere e proprie Apps (attualmente in versione Alpha), da utilizzare sui tablet (prima Windows 8.x e poi iPad), con esperienza utente ancora più touch-oriented e persino capacità di gestione offline di parte dei dati da analizzare.

Access your data from anywhere with the Power BI mobile client.

Nella comunità c’è ancora forte dibattito, sia sulle preferenze tra self-service BI e corporate BI, che rispetto agli annunci da parte di Microsoft di privilegiare SharePoint Online su Office 365 come primo ambiente dove saranno disponibili le controparti Power BI lato server.

Molti clienti ed utilizzatori contestano in parte questa scelta, reclamando un tempestivo rilascio delle equivalenti funzionalità BI per SharePoint Server 2013 on-premises.
Sono convinto che si tratterà soltanto di tempi diversi, dove –come ho più volte scritto- ben sappiamo che la velocità di nuovi rilasci su Office 365 è molto più intensa di un ciclo di versioni di prodotto tradizionale (per quanto non sarebbe una novità trovarsi l’aggiunta di nuove funzionalità attraverso il rilascio di un service pack).

Una delle resistenze verso l’adozione di strumenti BI legati ad Office 365 è la difficoltà (e a volta la non volontà) di esposizione di dati aziendali (solitamente legati all’ERP aziendale)… e in tal senso Microsoft ha annunciato Data Management Gateway, un nuovo componente del Microsoft Cloud di Azure pensato per agevolare la pubblicazione di dati aziendale da far consumare agli strumenti di Power BI.
Data Management Gateway sarà da analizzare per bene, e le potenzialità non mancano: esponendo in forma sicura i dati BI di SQL Server attraverso il protocollo OData (sostanzialmente tramite servizi REST).

Novità su fatturazione e combinazione di servizi Office 365

Molti clienti lamentano le complessità/difficoltà di gestione della fatturazione internazionale (un cliente italiano che acquista online Office 365 riceve fattura da Microsoft Irlanda)… quindi Microsoft ha annunciato la possibilità di fare affidamento a Microsoft Partner e rivenditori, offrendo così ai clienti italiani la possibilità di ricevere fattura da un’azienda italiana.

Questa forma di intermediazione è possibile (almeno per ora) solo per volumi minimi di almeno 200€/transazione.

Spesso mi sento raccontare di difficoltà di “orientamento” tra i numerosi piani tariffari:

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Diversi di questi piani possono essere combinati, offrendo ai clienti una certa flessibilità nel mixare “su misura” i servizi effettivamente necessari (rammento di Office 365 si paga in funzione dell’utilizzo).

Attenzione però a non confondere i Piani tra differenti target, considerando che esistono piani per le Piccole Aziende (Piani P), per Medie Aziende (piani M, come Midsize Business) e per le Grandi Aziende (Piani E, come Enterprise). Non è possibile mixare servizi di piani di diversa categoria-target.

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Esempi:

  • Per un’azienda che desidera una sottoscrizione modulare, può essere previsto un mix tra servizi e piani della fascia Enterprise, come Exchange Online + E3
  • Per un’azienda che preferisca dotare tutti i dipendenti della migliore capacità di collaborazione e comunicazione, Midsize Business può rivelarsi una proposta più economica di E3 per tutti gli utenti.
  • NON è possibile mixare Midsize Business con Exchange Online, già che fanno parte di due categorie-target diverse.