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Gestire i problemi di sincronia su OneDrive

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online e OneDrive, è sempre più frequente incontrare utenti che sfruttano le capacità dell’app di OneDrive per sincronizzare localmente sul dispositivo dei contenuti condivisi all’interno di raccolte documenti o memorizzati nello storage personale di Microsoft 365.

In tanti, anche grazie al successo di Microsoft Teams, stanno utilizzando (spesso nemmeno sapendolo) i siti SharePoint Online collegati al Gruppi Microsoft 365 e quindi al team su Teams.

Può capitare che il processo di sincronia possa “incastrarsi”, e l’icona di OneDrive (posta sulla taskbar di Windows) potrebbe mostrare la nuvoletta azzurra con diverse iconografie.

Di seguito provo a riassumere le diverse condizioni, rimandando per ciascuna casistica alla documentazione Microsoft di riferimento:

Windows 

OneDrive sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive for Business sync error icon  OneDrive sync error

OneDrive processing changes icon  or  OneDrive for Business processing changes icon  OneDrive processing changes

OneDrive paused icon  or  OneDrive for Business paused icon  OneDrive paused

OneDrive full icon  OneDrive account nearly full

OneDrive account frozen notification icon  OneDrive account full, locked or frozen

OneDrive not runnning icon  OneDrive not signed in

SkyDrive error icon  SkyDrive sync error

Old OneDrive for Business sync error icon   OneDrive (old version) sync error

Mac

OneDrive for Mac sync error icon   OneDrive for Mac sync error

Mobile

Android OneDrive active icon   OneDrive active notification in Android

Android icon   Troubleshoot OneDrive for Android

iOS icon   Troubleshoot OneDrive for iOS

Windows File Explorer / macOS Finder

OneDrive file explorer sync error  OneDrive sync error

OneDrive file explorer processing changes icon  OneDrive processing changes

Windows File Explorer file locked  File locked

Le community Yammer dentro all’App mobile di Teams

Cavalcando l’idea di “centralità” dell’app di Microsoft Teams per l’utente, abbiamo già vissuto la convergenza di diverse altre componenti dell’ecosistema Microsoft 365 verso la comparsa di app o di funzionalità integrate con Teams.

Il mondo delle community di Yammer è già da qualche tempo perfettamente integrato con l’app desktop di Teams, ed ora è stata rilasciata la nuova versione della mobile app di Teams, che incorpora anche la possibilità di partecipare alla community Yammer nello stesso contesto applicativo.

Qualsiasi notifica generata da Yammer (menzione, like, reply ai post di cui sono autore o che seguo, annunci, …) genera una notifica in Teams mobile (push notifications).

La mobile app di Teams è disponibile per Android e iOS, ed -una volta aggioranata- potrai trovare la funzionalità Community andando sul menu con i tre punti (…).
Suggerisco poi di scegliere poi di modificare l’ordinamento e spostare l’icona delle Community tra quelle di maggiore utilizzo, nella parte superiore della lista:

Discutendone insieme a Betta, ci siamo posti alcune domande:

  • ha ancora senso installare -anche- l’app mobile di Yammer?
  • ha ancora senso installare l’app OneDrive, visto che è presente la sezione File di Teams?
  • via via che Teams assumerà sempre più il ruolo di collaboration HUB… presumibilmente aggregherà funzionalità oggi espresse in “app dedicate”… siamo di fronte ad una controtendenza che ci porterà ad avere una “super app”?

Pronti per altre novità su Microsoft Teams?

Nei mesi scorsi ho postato una serie di articoli sulle novità in rilascio o appena rilasciate per Microsoft Teams.
Per aggiornare la carrellata dei nuovi rilasci in vista, ecco un nuovo post… e lo sto scrivendo qualche giorno in ritardo rispetto agli annunci, quindi la disponibilità delle nuove funzionalità sarà ancora più imminente!

An image of people using Teams.

Tra le funzionalità in corso di rollout segnalo le seguenti:

  • Together mode: le immagini dei partecipanti al meeting sono estrapolati dal riquadro dell’immagine e inseriti in un contesto “realistico”, come una sala riunioni o un’altro scenario di sfondo (su questo Microsoft ha promesso di giocare un pochino)
  • Dynamic view: in aggiunta all’ormai nota visualizzazione 3×3 (e imminente 7×7), i partecipanti potranno decidere quali interlocutori mostrare
  • Virtual room: gli organizzatori dei meeting potranno suddividere i partecipanti in stanze secondarie (utile per creare dei focus group, partendo da un meeting plenario, oppure in molti scenari legati al mondo della scuola)
  • Live reactions: i partecipanti potranno esprimere le proprie reazioni (like e cuoricino), e gli apprezzamenti saranno mostrati nel video del relatore (analogamente a quanto accade con le dirette di Facebook)
  • Chat bubbles: per visualizzare le chat dei meeting non sarà più necessario aprire il pannello laterale, e se qualcuno scriverà qualcosa direttamente ai partecipanti
  • Suggested Replies: si tratta di commenti proposti come suggerimento all’interno delle chat (come in parte avviene con i commenti proposti all’interno della messaggistica di Linkedin
  • New meeting experience: permette di gestire su finestra separata la sessione di online meeting, senza costringerci a salti mortali se durante la call ci troviamo la necessita di recuperare materiale da un team o se vogliamo accedere alle funzionalità di chat
  • Meeting controls: nuova modalità di controllo del meeting, evitando l’antipatica collocazione delle toolbar in mezzo allo schermo, riposizionandola nella parte superiore della finestra
  • Speaker attribution for live and transcripts: alla funzionalità di sottotitolazione istantanea, già annunciate per un numero limitato di lingue (rilascio verso fine anno), si aggiunge l’indicazione di quale relatore sta parlando, aiutando il partecipante nell’attenzione al meeting, facilitando la partecipazione anche per persone non udenti
  • Video filters: ottimizzati i filtri per “mascherare” lo sfondo durante la video call e per migliorare la qualità/luminosità del video
  • Task App: la nuova app per Teams per gestire i propri tasks
  • Cortana in Teams: arriverà l’integrazione con Cortana all’interno dell’applicazione mobile di Teams, facilitando l’integrazione con AI e Microsoft Graph per fornire supporto all’assistenza vocale
  • Estensione meeting a 1000 partecipanti: ennesima espansione del limite dei partecipanti per il singolo online meeting, raggiungendo un valore poco realistico per l’utilizzo di tutti i giorni. Inoltre sarà introdotta la modalità “overflow” per consentire meeting “view-only” fino a 20.000 partecipanti
An image of the new Dynamic view.

Per assicurarsi di ricevere tempestivamente le novità sul proprio Teams, è possibile verificare che

  1. tra Impostazioni dell’applicazione sia selezionata l’opzione Register Teams as the chat app for Office, quindi riavvia Teams
  2. se non vedessi l’opzione dell’immagine sotto, prova a scegliere Check for updates, sempre dal menu Impostazioni e riavvia Teams

Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

Alleggerire il lockdown anche attraverso Microsoft Booking

Alcune delle novità concesse dalla Fase 2 descritte dal Governo, quale parziale allentamento del lockdown legato all’emergenza sanitaria Covid-19 andranno a prevedere la progressiva riapertura di esercizi commerciali e professionali.

Al fine di assicurare la massima sicurezza, molti dei negozi (penso ai chioschi, alle attività take-away, ai parrucchieri, …) dovranno prevedere procedure di prenotazione dei beni o dei servizi.
In tanti gestiranno in forma destrutturata le prenotazioni, attraverso chiamate telefoniche o messaggi Whatsapp.

Credo tuttavia possa essere l’occasione per cercare di impostare una risposta più strutturata ed efficiente, magari sfruttando qualche servizio online per il booking di prodotti e servizi.

A partire da metà del mese di maggio 2020 sarà disponibile la versione web di Microsoft Booking, una delle componenti di Microsoft 365 già compresa come app mobile nei piani di sottoscrizione Office 365 Education A3, Office 365 A5 e Office 365 Business Premium (per i clienti Office 365 Enterprise E3 e Office 365 Enterprise E5 è attualmente disponibile tramite un componente aggiuntivo, ma verrà reso disponibile anche a questi piani da metà maggio).

Sul sito Microsoft sono pubblicati tre esempi di utilizzo (chiaramente non esaustivi, ma possono offrire qualche spunto di utilizzo):

Si tratta di un’applicazione mobile e -presto- di una web app utilizzabile sia dagli utenti Microsoft 365 che dai clienti delle attività commerciali (si comprende quindi che Booking sia prevalentemente pensato per realtà di piccole-medie dimensioni).

Nel seguente video ci si può fare un’idea di massima delle potenzialità offerte dal servizio:

Per gli amministratori sarà possibile definire, sia dal portale amministrativo che da Powershell, se rendere disponibile o meno Booking agli utenti del tenant. Da fine aprile 2020 saranno disponibili i comandi per tutti i tenant, che di default prevedono l’impostazione su “ON”.

Più in generale, puoi trovare qui le istruzioni per attivare o disattivare il servizio Booking.

Il nuovo SharePoint Home Site

Tra le novità in arrivo per SharePoint Online, entro fine anno pare, va evidenziata a novità del nuovo SharePoint Home Site.

Si tratta le nuovo sito, pensato per diventare la nuova landing page per gli utenti e adatto a sostituire il vecchio root site classico (classic team site) con un nuovo sito moderno (basato su un communication site evoluto e da un nuovo set di web part moderne).

Tra le caratteristiche in più offerte da questo nuovo tipo di sito:

  • Organization News (in grado di aggregare news dai diversi siti del tenant)
  • Search scope tenant-wide (un ambito di ricerca, applicato al search box contestuale posizionato come sempre in alto sulla suite bar)
  • One click access from SharePoint App (piena integrazione con la SharePoint mobile app)
  • SharePoint Start page (connesso alla tile SharePoint dell’App Launcher)
  • Site branding and Navigation ereditata dalla SharePoint Start page (la navigazione sarà anche finalmente trimmata per audience)

Il nuovo SharePoint Home Site diventerà -a tendere- il nuovo root site di SharePoint Online.
Per tutti i tenant “anzianotti”, che si ritrovano un classi team site come root site, esiste la possibilità di eseguire lo “switch” della site collection, partendo (progettando e realizzando) una nuova site collection di root, per poi sostituirla a quella di root per semplificarne l’accesso agli utenti.

Eco come fare lo switch:

  1. Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  2. Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/newIntranet -TargetUrl https://contoso.sharepoint.com -ArchiveUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/oldIntranet

Il comando Invoke-SPOSiteSwap è interessante anche per chi desidera fare il replacement di qualsiasi altra site collection, spesso utile nelle operazioni di ristrutturazione.

Utilizzare immagini sulle e-mail studiate anche per il “Dark Mode”

Come annunciai alcune settimane fa, stanno diffondendosi gli utilizzi della “Dark Mode” su Outlook e su altre applicazioni, soprattutto per i dispositivi mobile.

Lo scopo è quello di rilassare maggiormente la vista e risparmiare il consumo dell’energia delle batterie (contribuendo così ad un ambiente migliore).

Utilizzando Outlook in dark mode sul mio telefono non posso non notare effetti “pacchiani” sulla resa di alcune immagini contenute nei messaggi, che hanno frequentemente uno sfondo bianco… che chiaramente “spara” su uno sfondo nero, creando un patchwork poco gradevole.

Ecco un esempio di e-mail contenente la mia signature in calce… ho utilizzato la mia firma, con spirito di autocritica, senza mettere in difficoltà nessuno dei miei contatti 🙂

ed ecco come viene ricevuta dal mio Outlook mobile in dark mode:

Grazie all’utilizzo di immagini PNG con fondo trasparente (e non dei classici JPG) il risultato è accettabile sul logo di Green Team, sugli elementi grafici del pay-off, ma perde un pezzo importante del logo Microsoft Partner… dove noterete scomparire proprio la scritta “Microsoft Partner” scritta in colore nero su sfondo nero.

Morale?
Studiamo e testiamo con attenzione i formati per i messaggi delle nostre newletter o anche -banalmente- per le nostre e-mail signature. Il rischio è commettere errori comunicativi e apparire poco professionali nella nostra comunicazione elettronica.

Outlook Dark Mode in arrivo

Microsoft ha avviato il rollout della nuova modalità “Dark” per Outlook, che sarà disponibile sui dispositivi iOS e Android.

Si tratta di una nuova modalità che dovrebbe affaticare meno la vista e ridurre i consumi di energia del dispositivo mobile.


Il “Dark Mode” potrebbe diventare una tendenza significativa, e sono già diversi gli articoli che ipotizzano che potrà applicarsi anche ad altre componenti di Microsoft 365, a partire da SharePoint Online.

Per qualche suggestione in più di quello che avverrà sull’interfaccia di Office 365:

Aggiornamenti per la SharePoint Mobile App

Microsoft ha annunciato diverse novità in arrivo per la SharePoint Mobile App, ed in gran parte si tratta di funzionalità legate alle potenzialità dell’Intelligenza Artificiale (AI).

L’esperienza utente ruota attorno al concetto di Find, dietro al quale tuttavia non si trova un “semplice” motore di ricerca, ma bensì dei meccanismi in grado di far scoprire all’utilizzatore people, content e answers.

Il Find tab della SharePoint Mobile App 

I contenuti aggregati e proposti all’utente consentono il discovery di siti, file e persone.
I nuovi componenti permettono inoltre l’accesso alle pagine personalizzate dei siti SharePoint, facilitano la consultazione di news e l’interazione con i propri contatti.

Segnalo infine che il 5 settembre 2018 (orario 9am – 10am PT [6pm –7 UTC]) è in programma un webinar dal titolo  “SharePoint mobile app – Smart AI design update” organizzato da Microsoft ed erogato attraverso le nuove funzionalità (ora in preview) offerte da Microsoft Teams Broadcasting (ma di questo ne parlerò in un altro post).

Quando siamo “Smartphone Addicted”?

In questi giorni, causa anche un po’ di influenza, mi sono dedicato a diverse letture. Tra queste ho raccolto un po’ di studi e ricerche sull’utilizzo degli smartphone e delle app per facilitare la collaborazione tra gli utenti.

Sono “cascato” su una ricerca (non freschissima a dire il vero, risale al luglio del 2013), pubblicata dal Los Angeles Times, a valle di una ricerca condotta da Harris Interactive per conto di Jumio su un significativo campione di giovani adulti americani (1.102 persone).

Tra le infografiche non non potevo non notare la seguente:

divertente (o inquietante) osservare questi numeri su dove/quando usiamo il telefonino, pensando che queste percentuali saranno senz’altro cresciute dal 2013 ad oggi.

Il dato relativo all’utilizzo dello smartphone mentre si fa sesso (9%) è ancora più forte (20%) nel segmento di popolazione tra i 18 e 34 anni.

Decisamente inquietante poi il dato relativo all’utilizzo durante la guida (55%), che lascia poco immaginare circa alle frequenti cause di incidenti stradali.