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Configurare l’External Sharing su SharePoint Online

Una delle funzionalità “croce e delizia” di SharePoint Online è la possibilità di condividere contenuti anche verso utenti esterni all’organizzazione (collaboratori, consulenti, clienti e fornitori).

Questo permette di ridurre drasticamente il caotico invio di e-mail con file allegati, così come evita l’utilizzo di sistemi di trasferimento file sul cloud (i vari sistemi WeTransfer, BigFile, DropBox, ecc), che saranno anche amati dagli utenti… ma mettono a rischio la perdita di contenuti riservato dell’azienda ed escono da qualsiasi logica di protezione e governance.

D’altro canto un utilizzo troppo “leggero” delle funzionalità di External Sharing potrebbe esporre ad analoghi rischi, se non accompagnato da politiche di governance e di istruzione degli utenti.

Le impostazioni di External Sharing possono essere definite da un utente con ruolo di Global Administrator o di SharePoint Administrator.

Va sottolineato il ruolo cruciale di SharePoint, che rappresenta lo storage non solo per quello che utilizziamo “direttamente” attraverso i siti SharePoint, ma anche riguardo ai file condivisi attraverso i team di Microsoft Teams, le community di Yammer, i video di Stream (pensando già al Modern Stream) ed ai documenti archiviati sui OneDrive degli utenti.

I livelli di configurazione seguono un po’ gli “strati a cipolla“, definendo più punti di gestione che offrono via via il maggior livello di granularità e controllo.

La chiave di lettura “della cipolla”, leggendola dal centro, è che se impostiamo delle restrizioni a livello globale, le stesse prevarranno in occasione delle configurazioni periferiche (per site collection o per condivisione del singolo elemento).

Definire le impostazioni Tenant-wide

Con autorizzazioni di Global Administrator fai accesso al Portale amministrativo di Microsoft 365, seleziona Settings e scegli Org Settings. Individua l’opzione SharePoint e cliccandola potrai scoprire quali sono le impostazioni globali per il tenant:

Qui è importante fare le prime scelte, consapevoli che impostando restizioni a questo livello… non sarà poi possibile disporre delle opzioni precluse nei livelli soprastanti della “cipolla”.
Se ad esempio sceglierai di non consentire l’opzione “Anyone“, quando di troverai a gestire l’external sharing sui singoli siti troverai questa opzione disabilitata.

Quindi, a questo livello di configurazione, dovrai definire l’impostazione “più permissiva” adatta alla tua organizzazione.

Il significato delle singole opzioni credo sia abbastabza intuitivo, evidenziando che l’opzione “Anyone” espone al rischio potenziale di una condivisione anonima del contenuto.

Definire le opzioni di condivisione e le impostazioni predefinite per SharePoint e OneDrive

Accedendo con privilegi di SharePoint Administrator sul portale amministrativo di SharePoint Online, scegli l’opzione Sharing dal menu Policies:

Qui potrai definire qual è il livello di permissività per la condivisione esterna attraverso i siti SharePoint ed agli spazi OneDrive.

I due aspetti sono collegati: devi ricordare che OneDrive usa lo storage di SharePoint, come ricordato poco sopra, e quindi decidendo di applicare delle restrizioni a livello SharePoint, le stesse si andranno a ripercuotere anche per la condivisione dei contenuti OneDrive.

Oltre alla definizione dei limiti per la condivisione esterna, è inoltre importante definire quale sia l’impostazione predefinita dell’operazione Condividi (Share) a disposizione dell’utente, consapevolli che scegliere “Anyone with the link” potrà esporre ad un maggiore rischio di “perdita di controllo”, mentre optare per la scelta “Only people in your organization” porterà ad un comportamento più circoscritto, dove l’utente distratto potrà sì condividere, ma di default lo farà soltanto verso i colleghi.

Altra opzione interessante è la possibilità di definire una scadenza per la durata dei link “anonimi”, riducendo così in parte il rischio legato a questa operazione.

Scegliere su quali Site Collection abilitare la condivisione all’esterno dell’organizzazione

Proseguendo verso l’esterno degli strati della “cipolla”, sempre attraverso il portale amministrativo di SharePoint Online e con ruolo di SharePoint Administrator, puoi gestire, sito per sito, le impostazioni per l’External sharing.

Attraverso gli Active Sites individua e seleziona il sito che desideri configurare, quindi fai clic sul pulsante Sharing dalla toolbar.

Qui potrai speficare il livello di permissività per ogni specifica Site Collection, così come potrai decidere se il sito dovrà seguire le impostazioni di default dell’organizzazione (che potranno cambiare nel tempo) o se disporre di propie impostazioni autonome. Lo stesso varrà anche per le autorizzazioni predefinite per la condivisione dei link.

E’ buona pratica definire queste impostazioni già nell’ambito della checklist di creazione delle nuove site collections.

Interessante, tra e varie opzioni, la possibilità di definire una “white list” di domini autorizzati, che potrebbe aiutare ad impostare un ulteriore criterio: se il sito in questione contiene contenuti da condividere con il cliente Contoso… potremmo limitare la condivisione esterna ai soli utenti del dominio contoso.com.

Condividere i singoli contenuti

L’ultimo strato della “cipolla” è quello in mano all’utente finale, che potrà agire attraverso il comendo Share e condividere o meno i contenuti verso l’esterno dell’organizzazione, in virtù delle scelte amministrative fatte attraverso gli strati più interni della “cipolla”.

L’azione di condivisione, come sappiamo bene, potrà avvenire a livello di intero Sito, oppure sulla singola library, piuttosto che sullo specifico contenuto (cartella o file).

Formare e informare gli utenti

Non trascurare mai l’aspetto dell’educazione verso gli utenti finali, che dovranno essere istruiti sia sull’operatività (come fare per…) che sugli apsetto legati ai rischi potenziali di perdita di proprietà intellettuale dell’azienda, di riservatezza delle informazioni e di possibili violazioni di privacy ed accordi di riservatezza.

Per farlo è possibile valutare materiale informativo, infografiche, tutorial e altri strumenti per l’auto-apprendimento e l’e-learning.

Monitorare l’External Sharing

Attività sempre più fondamentale, soprattutto per le organizzazioni dove si valuterà di fare scelte più permissive, è l’attività di auditing e monitoraggio.

Ci sono numerosi tool di terze parti che possono venire in aiuto per queste attività di reporting e monitoraggio, quali ad esempio ShareGate Desktop, Quest e tanti altri.

Anche la comunità fa -come sempre- la sua parte, ed è ad esempio il caso di Office 365 Reports, che ha realizzato e condiviso degli script Powershell per le seguenti attività:

Pronti per la prossima frontiera della Modern Collaboration?

L’ondata costante dei nuovi rilasci per Microsoft Teams, combinata all’avvento di nuovi strumenti -ovviamente integrati a Teams- come Microsoft Viva, Fluid e Teams Rooms, è pronta ad investire le organizzazioni, agevolando il rientro del personale negli uffici e facilitando scenari di lavoro ibrido, con cui ci troveremo ad avere a che fare nel futuro prossimo.

Il nuovo paradigma ci lascia immaginare di condurre attività, e non solo meeting, coinvolgendo colleghi che in parte saranno in ufficio o nelle sale riunioni, ed in parte lavoreranno ancora da casa.

Gli strumenti, anche grazie alle innovazioni annunciate, potranno essere di supporto a introdurre il nuovo modo di lavorare, combinando anche il contributo dei dispositivi hardware (Jabra, Logitech, Poly, Neat stanno sfornando un sacco di nuovi prodotti) integrati a Microsoft Teams Rooms.

Nella prossima frontiera della Modern Collaboration sentiremo sempre più parlare di “co-authoring”, che ci lavora su SharePoint già conosce bene, applicando il concetto a numerose altre componenti della collaborazione, quali potrebbero essere rappresentato dalla nuova Whiteboard e dalla nuova gestione delle presentazioni PowerPoint Live.

Attraverso Microsoft Fluid si aprono ulteriori nuovi scenari, pensati alla creazione di nuovi componenti, ovviamente integrati a Teams ed ai Teams meeting, studiati per favorire la collaborazione, garantendo un comportamento aggiornato in real-time tra i colleghi coinvolti nella collaborazione. Audio e video saranno quindi di supporto per rendere immediata la comunicazione, magari includendo i partecipanti in scenari familiari e in grado di aumentare la percezione “di presenza”.

In particolare gli sviluppatori potranno scatenarsi, così come tutti coloro dotati di buona fantasia e creatività, immaginando nuove applicazioni collaborative.

Visual showing example of a Media API used in an app which is transcribing voice.

Per scoprire di più di Microsoft Fluid suggerisco di dare un’occhiata al video qui sotto e di esplorare questo post.

Di Microsoft Viva poi ho già scritto diverse cose, ma posso confermarvi che gli strumenti di Viva stanno crescendo rapidamente, con novità imminenti sia per il complemento di Viva Connections (anche nell’esperienza mobile) che dei componenti annunciati come Viva Learning e dei primi rilasciati, come Viva Insights .

Be Connected Day – Pubblicati i video e le slides delle sessioni

Segnalo che sono ora disponibili i video delle registrazioni delle sessioni, nonché le slides delle presentazioni del recente Be Connected Day del 19 maggio 2021.

Per comodità riporto di seguito i link per la track APP che ho coordinato insieme a Paolo (sul sito dell’evento troverete tutte le altre track):

APP Track

Paolo Pialorsi – Microsoft MVP
Teams Extensibility Overview
Slide | Video

Igor Macori – Microsoft MVP
Claudio Minardi – Green Team
Giovanni Gregorutti – Ferrero Group

Migliorare l’Employee Experience con Teams: l’esperienza di Ferrero Group
Slide | Video

Giuseppe Marchi – Microsoft MVP
Microsoft Viva Topics, SharePoint Syntex e la gestione della conoscenza
Slide | Video

Fabio Franzini – Microsoft MVP
Dataverse for Teams, trucchi e consigli su come creare applicazioni Low-Code in Microsoft Teams
Slide | Video

Marco Rocca – Microsoft
Microsoft Lists and Microsoft Teams – A perfect wedding to improve your business!
Slide | Video

Federico Porceddu – Avanade
Microsoft Teams Apps Development with Visual Studio Code and yo teams
Slide | Video

Parola d’ordine Inclusione

Tra pochi giorni si terrà la conferenza BeConnected Day, il 19 maggio 2021, in forma online e gratuita.

Una delle novità di questa edizione sarà la presenza della traduzione LIS (linguaggio dei segni), che permetterà l’inclusione anche di partecipanti non udenti.

Grazie al partner VEASYT tutte le sessioni della track del mattino forniranno questo tipo di supporto.

Per me sarà un’esperienza nuova, avendo nel tempo erogato sessioni con la presenza di traduzione simultanea (e ricordo anche un evento con traduzione consecutiva in polacco, che rammento con grande “fatica” per via del ritmo “sospeso” dell’evento).

Tra le mie esperienze a supporto dell’inclusione ricordo anche di aver iniziato 18 anni fa, quando ho concesso gratuitamente i diritti di uno dei miei primi libri (pubblicato nel 2003 da Mondadori) all’Associazione Italiana Ciechi, al fine di una riedizione in versione braille del libro dedicato a Microsoft Outlook 2003.

La conferenza BCD si avvicina

BeConnected Day del 19 maggio 2021 si sta avvicinando.

Dopo aver pubblicato l’agenda completa delle 4 track dell’evento (BDM, COM, SEC ed APP), le iscrizioni sono sensibilmente incrementate. Suggerisco quindi caldamente di iscriversi (è gratuito) per assicurarvi un posto in prima fila.

Sarò impegnato come speaker in due sessioni:

  • Ore 12:30, in coppia con Paolo Pialorsi, “Microsoft Teams is an Application Platform
  • Ore 14:30, in compagnia con Giovanni Gregorutti e Claudio Minardi, “Migliorare l’Employee Experience con Teams: l’esperienza di Ferrero Group

L’evento sarà naturalmente online, considerate le limitazioni della pandemia.

Pubblicata l’agenda della Track APP di BCD

Dopo aver annunciato l’agenda del mattino di BeConnected Day del 19 maggio 2021, dove si alterneranno contenuti di strategia rivolti a tutti, ma con attenzione ai business decision makers, è il turno di svelare l’agenda del pomeriggio.

Il pomeriggio della conferenza andrà a prevedere tre track tecniche parallele: COM, SEC ed APP.

La track APP, di cui ho curato l’agenda insieme a Paolo Pialorsi, vedrà alternarsi 8 speaker per 6 sessioni.

Ricordo che l’evento sarà online e gratuito, ma è necessaria l’iscrizione.

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Paolo Pialorsi, che probabilmente non ha bisogno di presentazioni, aprirà le danze alle 14:00, con la sessione dal titolo “Teams Extensibility Overview“, offrendo una panoramica delle diverse forme di estensione applicativa di Microsoft Teams.

A seguire sarà l’occasione di condividere dell’esperienza di utilizzo di Teams per migliorare l’esperienza dei dipendenti, attraverso il racconto del caso di Ferrero Group. Sul palco accompagnerò Giovanni Gregorutti, Group HRIS di Ferrero, e Claudio Minardi, Solutions Architect in Green Team, con la sessione “Migliorare l’Employee Experience con Teams: l’esperienza di Ferrero Group“.

Dopo una breve pausa caffè, i lavori riprenderanno con Giuseppe Marchi, altro Microsoft MVP e anima di Dev4Side e intranet.ai, con la sessione “Microsoft Viva Topics, SharePoint Syntex e la gestione della conoscenza“.

Alle 15:40 sarà il turno di Fabio Franzini, altro Microsoft MVP. racconterà come realizzare applicazioni low-code per Teams, attraverso la sessione “Dataverse for Teams, trucchi e consigli su come creare applicazioni Low-Code in Microsoft Teams“.

Dopo un altro momento di stacco, Marco Rocca, Sr Customer Engineer di Microsoft, racconterà un altro approccio dello sviluppo di soluzioni per Teams realizzate attraverso Microsoft Lists con la sessione “Microsoft Lists and Microsoft Teams – A perfect wedding to improve your business!“.

Chiuderà le sessioni tecniche Federico Porceddu, senior consultant di Avanade, offrendo il punto di vista dello sviluppo code con la sessione “Microsoft Teams Apps Development with Visual Studio Code and yo teams“.

La giornata si concluderà con l’abituale “riffa“, con sorteggio di una serie di preziosi premi offerti dagli sponsor.

Continua la corsa di Microsoft Teams

Il 29 aprile scorso Microsoft ha annunciato di aver raggiunto la considerevole quota di 145 milioni di utenti nel processo di adozione di Microsoft Teams.

Traguardo ancor più significativo se si pensa al numero di utenti comunicato nell’ottobre 2020, dove gli utenti di Teams erano “appena” 115 milioni.

Un raddoppio del numero degli utilizzatori nel giro di un solo anno, sicuramente accelerato dalla pandemia, ma anche dalla crescita continua del prodotto, ogni giorno più ricco e completo.

Sul pallottoliere di casa Microsoft hanno poi recentemente contato il numero dei dispositivi Windows 10, dove è stata superata la quota di 1,3 miliardi di dispositivi attivi.

Fonte.

La Track BDM di BeConnected Day

Qualche giorno fa ho pubblicato l’annuncio della prima pubblicazione dell’agenda del mattino dell’evento online gratuito BeConnected Day del 19 maggio 2021.

Una delle novità di questa edizione della conferenza promossa da UCUG.it è l’agenda sicuramente più “articolata” e ricca del solito.

Le sessioni del mattino saranno “in plenaria”, e seguiranno un percorso BDM (Business Decision Makers), raccogliendo uno dei suggerimenti delle edizioni precedenti, ed offrendo contenuti non esclusivamente “per tecnici”, ma anche rivolti ai decisori che stanno cerando di districarsi tra le continua novità rilasciate per il mondo della Modern Collaboration.

Dopo oltre un anno di pandemia, non mancheranno anche le occasioni per riflettere sui cambiamenti (effettuati e futuri), ampliando il punto di vista per i manager (e non solo).

L’agenda seguirà un ritmo serrato, prevedendo sessioni brevi, concise ed in agilità (saranno quasi tutte sessioni da mezz’ora). Anche questo è stato un altro suggerimento raccolto dai feedback delle edizioni precedenti.

La sessione d’apertura sarà una sessione “col botto”, ospitando la keynote di Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft.

Jared Spataro

La mattina proseguirà con Alessandra Gangai, senior researcher di Osservatori.net, che affronterà il tema del cambiamento, accelerato dal Covid-19, con la sessione “Smart Working e new normal: il futuro del lavoro oltre l’emergenza“.

Alessandra Gangai

Alle 10:30 Angelo Larocca, Head of Behavioral Design di Digital Attitude, proseguirà la riflessione sul cambiamento con la sessione “The habits of disruption“.

Angelo Larocca

Sarà quindi il turno di Rossella De Santis, Technical Specialist, Intelligence, HR Analytics in Microsoft, che farà un primo affondo sull’Employee Experience attraverso Microsoft Viva nella sessione “Microsoft Employee Experience – Empower people and teams to be their best“.

Rossella De Santis

Dopo un meritato break, utile per un caffè e per sgranchirsi le gambe, la track BDM proseguirà con la sessione “Working in a Hybrid Workplace” condotta da Roberto Ferazzi, Microsoft MVP e Business & Technical Advisor in FAR Networks.

Roberto Ferazzi

Quindi alle 12:05 arriverà la sessione “Security as a Service” con Michele Sensalari, altro Microsoft MVP e CTO di Overnet Education.

Michele Sensalari

La mattinata si concluderà con la sessione “Microsoft Teams is an Application Platform“, e sarà quindi il mio turno insieme a Paolo Pialorsi, altro Microsoft MVP e Senior Consultant di Piasys.com.

Igor Macori
Paolo Pialorsi

Il pomeriggio proseguirà su tre track parallele, COM, SEC ed APP, aumentando il tasso tecnico dei contributi, senza tuttavia perdere il ritmo veloce delle sessioni da mezz’ora.
Ma ne riparlerò in altri post, dedicati alla descrizione delle sessioni pomeridiane.

Rammento che l’evento sarà online e gratuito, anche grazie ai numerosi sponsor (diversi dei quali regaleranno anche dispositivi nella riffa conclusiva della giornata). Se non l’hai già fatto corri ad assicurarti un posto in prima fila!

In arrivo l’assistente vocale su Teams mobile app

Microsoft ha annunciato l’imminente rilascio (tra fine marzo e inizio giugno 2021) delle funzionalità di assistenza vocale per le app di Microsoft Teams su iOS e Android.

Per il momento la funzionalità supporterà solo la lingua inglese, ma è già in programma l’estensione verso numerose altre lingue.

Il rollout, per ora, coinvolge i tenant Microsoft 365, esclusi quelli Gov ed Edu.

Nella pratica vedremo aggiungersi un pulsante “microfono” sull’interfaccia della Teams mobile app, attraverso la quale potremo richiamare le funzionalità di assistente vocale di Cortana. Potremo quindi chiedere a Cortana frasi del tipo: “Chiama Paolo“, oppure “Scrivi un messaggio al mio prossimo meeting“, piuttosto che “Collegati al prossimo meeting“…

Verrà anche rilasciata una nuova policy (TeamsCortanaPolicy) per gli amministratori di Teams, che potranno così governare se abilitare o meno la funzionalità, ed eventualmente verso quali utenti.

Per maggiori informazioni, consulta la documentazione Microsoft.

Pubblicata l’agenda del mattino di BCD del 19 maggio 2021

La prossima conferenza BeConnected Day si sta avvicinando a grandi falcate, ed i preparativi dell’evento online gratuito del 19 maggio 2021 si stanno consolidando con la pubblicazione dell’agenda del mattino, nell’ambito della track BDM (Business Decision Makers).

Spicca, con piacere ed orgoglio, la presenza di Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft, autore della keynote di apertura.

Io e Paolo Pialorsi concluderemo la track del mattino, con una sessione dal titolo: Microsoft Teams is an Application Platform.

A breve saranno pubblicate anche le agende delle tre track tecniche del pomeriggio.

Direi, ancora una volta, un evento imperdibile.
Corri ad iscriverti!