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Si riduce la compatibilità delle vecchie versioni di Office per i servizi di Office 365

Microsoft sta accelerando il processo di “chiusura” della retrocompatibilità, che sta limitando alcune delle evoluzioni di Microsoft 365.

Nello specifico ha annunciato che dal 01/11/2021 verrà reso impossibile l’utilizzo delle vecchie versioni di applicazioni desktop di Microsoft Office per accedere ai servizi online di Outlook e di supporto a i servizi di Office 365.

Per comprendere meglio che cosa si intende per versioni “vecchie”, ecco di seguito una tabella con il dettaglio di versioni e build:

Il suggerimento spassionato di Microsoft è quello di valutare, per chi non l’avesse già adottato, il passaggio alla versione delle applicazioni desktop distribuite da Office 365 Apps, che sono comprese in molti dei piani di sottoscrizione a Microsoft 365.
Solo così si potranno ricevere le feature più aggiornate ed avere piena garanzia di compatibilità con le evoluzioni future dei servizi di Microsoft 365.

Le novità di Teams di novembre e dicembre

Prosegue anche nel mese di novembre un intenso rilascio di novità ed annunci per Microsoft Teams.

Provo a riassumere le principali novità rilasciate ed alcuni annunci del mese di novembre e le prime anticipazioni di rilascio di nuove funzionalità per il mese di dicembre.

Soppressione dei rumori ambientali

Come in parte già descritto in altri post, è stata rilasciata la funzionalità di soppressione dei rumori ambientali durante i Teams meetings.
Il sistema è basato su un servizio di Intelligenza Artificiale (AI) in grado di distinguere il suono della voce umana dai suoni ambientali ed altri rumori, filtrando questi ultimi e rendendo più pulita e comprensibile la conversazione.

La funzionalità è già stata rilasciata.

Meeting Polls prima, durante e dopo i Meetings

Come già anticipato, Microsoft Teams ha introdotto una efficace integrazione con Microsoft Forms, al fine di gestire sondaggi e questionari nelle fasi preparatorie della riunione, durante il meeting online e successivamente ad esso.

Nuovi scenari per la modalità “Together mode”

Già nei mesi passati è stata rilasciata la modalità di visualizzazione “Together mode” (nelle versioni italiane di Teams è chiamata “modalità collabora”), offrendo ai partecipanti del meeting un’esperienza immersiva che posiziona le immagini video dei presenti in un contesto auditorium.
La novità è rappresentata dall’introduzione di nuovi scenari che cercano di replicare l’esperienza di una riunione “attorno ad un tavolo” tipiche delle meeting room.

Nuova esperienza con la modalità Full screen

La modalità a schermo intero permette di mostrare sullo schermo solo gli elementi del Teams meeting, nascondendo gli elementi di cordice, come ad esempio la Taskbar di Windows nella parte inferiore dello schermo.
In questo modo vengono sfruttati tutti i pixel a disposizione per le informazioni condivise attraverso la riunione online.

Call merge

La funzionalità di Call merge permette di aggiungere una nuovo partecipante ad una chiamata in corso (sia chiamate 1:1 che di gruppo).
Il Call merge permetterà di “unire” diverse chiamate 1:1, definendo una nuova conversazione di gruppo.

Avvio degli Instant meeting da mobile device

La funzionalità permette la creazione di riunioni immediate partendo da Teams mobile (su smartphone e tablet), utilizzando l’intuitiva icona Meet now partendo da una conversazione chat.

Nuovo layout aggiornato per le riunioni su iOS

L’esperienza in Microsoft Teams, nelle versioni per dispositivi Apple iOS, si arrichisce della nuova modalità presentazione, della possibilità di visualizzare il contenuto condiviso e per mettere in evidenda il relatore principale.

Nuova esperienza arricchita per le chiamate

E’ in arrivo la nuova modalità di gestione delle chiamate all’interno di Teams, controllando i contatti, le voicemail in segreteria, la cronologia delle chiamate… tutto con un singolo clic.

Tra le principali novità in termini di gestione delle chiamte:

  • Salvataggio delle registrazioni delle chiamate su OneDrive e SharePoint
  • Supporto per CarPlay, al fine di estendere l’esperienza di Microsoft Teams anche in auto
  • Funzionalità Anti Spam, per filtrare le chiamate indesiderate
  • Trasferimento di chiamata tra applicazione desktop e mobile
  • Funzionalità di Call merge, già descritta poco sopra nel post
  • Modalità “Low-data” per risparmiare il consumo nel traffico dati
  • Reverse number lookup, per identificare il nome del chiamante partendo dal numero di chiamata

Nuova esperienza di ricerca

Anche l’interfaccia di ricerca all’interno di Microsoft Teams si rinnova, offrendo un contesto meglio integrato con le esperienze di ricerca di contenuti e contatti di Microsoft Search, comune anche agli altri workload di Microsoft 365, come ad esempio SharePoint Online.

Channel Info pane

Si tratta di un nuovo riquadro laterale per ottenere informazioni sul Canale del Team su Teams, mostrando i post “pinnati (peccato la traduzione infelice della versione italiana: “bloccati”) e delle conversazioni

Teams Templates

In rilascio nuovi modelli per creare nuovi team su Microsoft Teams, al fine di accelerare e standardizzare la creazione di nuovi team.
I template sono costruiti sulla base di alcuni scenari di business comuni, come l’organizzazione di eventi, la gestione degli eventi di crisi ed altri scenari specifici.

Gli amministratori di Teams possono anche definire propri modelli personalizzati e distribuirli affinché gli utenti autorizzati alla creazione dei nuovi team possano essere guidati e supportati.

TeamsTemplates.gif

Come configurare la qualità della webcam per le chiamate su Teams

Una delle impostazioni apparentemente non gestibili su Microsoft Teams è la regolazione della webcam.

Intendo la possibilità, solitamente offerta da altri software, di regolare luminosità, contrasto ed altri valori della propria camera, garantendo così immagini più nitide e di maggior qualità.

Attraverso le Impostazioni di Microsoft Teams, dalla sezione Dispositivi, hai la possibilità di selezionare quale camera utilizzare (nel caso ce ne fossero più di una collegate, come nel mio caso):

Ma tuttavia non hai la possibilità di gestire le impostazioni di dettaglio sulla qualità dell’immagine o della ripresa.

Alcune webcam dispongono di propri software di configurazione, ma la maggior parte delle camere non offre queste possibilità.

Mi sono quindi provato ad ingegnare, ed ho fatto una felice scoperta.

Aprendo Microsoft Skype (mi riferisco all’applicazione consumer, solitamente presente sui PC con Windows 10, è possibile accedere ai Settings dell’applicazione:

Dalla finestra dei Settings di Skype, puoi scegliere la sezione Audio & Video, ed infiine puoi cliccare su Webcam settings:

In questo modo si aprirà una finestra dedicata alla configurazione di dettaglio della camera (potrai anche selezionare su quale webcam intervenire se ne hai più di una).

Le impostazioni che andrai a configurare saranno comuni ed avranno effetto anche alle tue immagini prodotte su Microsoft Teams!

Gestire la riduzione dei rumori di fondo con Teams

Una delle novità di recente rilascio è quella della soppressione dei rumori di fondo nel corso delle riunioni con Microsoft Teams.

Si tratta di qualcosa di davvero utile se ci troviamo in una stanza con altri colleghi e non disponiamo di cuffie/microfono con sistemi di riduzione del rumore.

Attraverso le Impostazioni di Teams, nella sezione Dispositivi, hai la possibilità di definire quattro possibili configurazioni:

  • Auto (predefinito)
    qui si lasci all’app di Teams la decisione se e quando intervenire con la soppressione dei rumori di fondo.
  • Alto
    il filtro dei rumori interviene sopprimento qualsiasi suono, ad eccezione dei suoni vocali.
  • Basso
    il sistema elimina i suoni di fondo persistenti (come ventilatori o climatizzatori), lasciando tuttavia passare il suono della musica di sottofondo.
  • Disattivato
    ovviamente il filtro viene disattivato, e saranno riprodotti fedelmente i suoni raccolti dal microfono (ovviamente ha senso usarlo nelle condizioni ambientali di silenzio).

La funzionalità è disponibile solo per la versione dell’app per desktop di Microsoft Teams.

Disponibili i video completi delle tre track di BCD del 5 novembre 2020

Segnalo che sono disponibili per la libera visione i video della registrazione delle tre track (COM, SEC, APP) dell’evento Be Connected Day del 5 novembre 2020.

Ricordo che l’evento è stato organizzato da UCUG.it, con il supporto della Microsoft 365 Italian Community.

Track COM

Track SEC

Track APP

Ricordo infine che durante la mia sessione ho avuto un problema di black-out elettrico, e pertanto ho reso successivamente disponibile la sessione integrale.

I meeting Polls di Microsoft Teams

Qualche giorno fa ho scritto in relazione all’imminente rilascio dei Meetig Polls per Microsoft Teams.

Ecco di seguito alcune efficaci animazioni che aiutano ad immaginare l’introduzione della nuova funzionalità.

Preparare e Ingaggiare i colleghi per il meeting

Prepare Poll.gif

Gestire l’interazione tra i partecipanti durante il meeting

Launch Poll.gif

Valutare i risultati del meeting

Respond to Poll.gif

Conoscere i limiti di SharePoint Online

Spesso mi viene chiesto di supportare delle decisioni e delle scelte architetturali per soluzioni basate su SharePoint Online.

Un elemento che bisogna avere bene in testa, prima di decantare le mille funzionalità della piattaforma, è la conoscenza dei limiti dello strumento.

Parlando di limiti, è bene ricordare che esistono limiti hard coded” (e quindi non superabili) ed esistono raccomandazioni (indicazioni di buona pratica che è meglio non oltrepassare, ma che è possibile farlo… rinunciando a prestazioni o ad aspetti di scalabilità).

Quanto storage abbiamo disponibile?

Lo storage assegnato alla sottoscrizione SharePoint Online è variabile in virtù del piano di abbonamento, ma indicativamente segue la formula:

1 TB + 10 GB x n° utenti

Esempio
un’azienda con 500 dipendenti con piano E1 o E3 o E5, potrà disporre di uno storage di archiviazione di dati e documenti pari a circa 6 Tera Bytes:
1 TB + 10 GB x 500 = ~6 TB

Naturalmente poi, se serve, è possibile acquistare storage supplementare.

Qual è il limite di dimensione per un singolo file caricato su SharePoint Online?

Qui i limiti di dimensione sono cresciti anche recentemente, superando le indicazioni di 10 GB di dimensione massima per singolo file salvato in una library delle vecchie versioni SharePoint on-premises… il limite attualmente è di 100 GB.

Quanti sottositi si possono creare in un’unica Site Collection?

La risposta è 2.000 siti per site collection, ma l’indicazione di buona pratica scoraggia la creazione di sottositi, orientandosi verso un’architettura delle informazioni composta da strutture “flat” di site collections, eventualmente aggregate dal punto di vista logico attraverso gli Hub Sites.

Quanti elementi è possibile caricare in una singola Document Library o Lista?

Una singola lista o library può contenere fino a 30 milioni di elementi (folder comprese).

Una volta superata la soglia dei 100.000 elementi non è più possibile gestire autorizzazioni item-level

Quante versioni è possibile configurare per i documenti archiviati sulle document libraries?

Esiste un doppio sistema di versionamento automatico, dove è possibile gestire fino a 50.000 versioni “major” e fino a 511 versioni “minor” (quelle draft).

Quanti elementi con autorizzazioni univoche è possibile gestire nella stessa lista o library?

Parlo di documenti, folder o items di lista con autorizzazioni esplicite, e quindi interrotte rispetto all’ereditarietà delle permissions tipica delle strutture di contenuto SharePoint.

Il limite “hard coded” è di 50.000 uniquely permissioned items, ma l’indicazione di best practice è 5.000, per poi iniziare ad impattare sulle performance.

Occhio quindi a non esagerare cone le permissions, spesso applicate involontariamente dagli utenti attraverso le operazioni di sharing.

Utilizzando l’app di OneDrive, quanti file posso Sincronizzare offline?

Attraverso l’applicazione client di OneDrive è possibile sincronizzare sul dispositivo i contenuti documentali delle document libraries di SharePoint Online, in aggiunta al personal storage di OneDrive.

Utilizzando la versione corrente del motore di sync (One Generation Sync Client), è possibile sincronizzare sul device fino a 300.000 file, considerandoli nel complesso delle library collegate.

Ovviamente non si tratta di un articolo esaustivo, né vuole esserlo… ma si tratta solo di una raccolta sintetica delle principali considerazioni di progettazione dell’architettura che spesso mi trovo a discutere con i clienti e con i colleghi.

Instant Poll durante i Teams Meetings

Si tratta di una funzionalità già annunciata sulla roadmap di evoluzione continua di Microsoft Teams, ed ora siamo giunti all’annuncio di rilascio.

Sarà infatti possibile creare sondaggi e questionari attraverso Microsoft Forms, da utilizzare prima, durante o dopo gli online meeting.

Il rollout si articolerà nel periodo tra metà novembre 2020 e inizio dicembre 2020.

La diffusione della funzionalità sarà per l’intero tenant Microsoft 365, e potrà essere gestita dagli amministratori.

I forms polls potranno essere impostati dagli utenti con ruolo Presenter, e saranno rilasciati sulla versione desktop di Microsoft Teams per Windows e per Mac (versioni 1.3.00.30829).