Governare le quotas OneDrive

Su Microsoft 365 uno dei servizi più utilizzati, e per certi versi apprezzati, è OneDrive (già noto come OneDrive for Business).

Si tratta naturalmente dello spazio di archiviazione individuale, che offre la possibilità di archiviare file personali e attivare primi semplici processi di condivisione con altri utenti (interni ed esterni, se l’organizzazione lo consente).

La quota di base, ossia la capacità massima di archiviazione è 1 TeraByte (1024 GB).

Non è poco, ma potrebbe non essere sempre sufficiente.

Prima di andare oltre, analizzando le opzioni a disposizione per ampliare la quota, mi permetto di fare una riflessione:

Stiamo utilizzando in modo corretto OneDrive?

Spesso infatti OneDrive viene sfruttato come spazio di condivisione con i colleghi, collocando su OneDrive sono solo dati individuali, ma veri e propri archivi condivisi… come si sarebbe fatto in passato con una cartella di rete.
Ebbene, rifletterei sulla possibilità di utilizzare siti SharePoint Online per questo obiettivi, e non OneDrive personali.

Rammento che lo spazio OneDrive è collegato a doppio filo con l’utente, e che se l’utente dovesse lasciare l’azienda (e quindi potrà essere disabilitato), i dati del OneDrive -dopo un grace periodverrebbero rimossi!

Ancora convinti di utilizzare OneDrive nel modo corretto?

Bene, allora procediamo.

Verificare l’occupazione di OneDrive

Un primo suggerimento è di verificare l’attuale utilizzo di OneDrive nell’organizzazione, utilizzando i report presenti sulla pagina https://admin.microsoft.com/#/reportsUsage/OneDriveSiteUsage

I report mostreranno delle indicazioni di insieme, con il dettaglio per gli utenti.
Queste informazioni credo possano essere significative anche per “misurare” l’adozione e la diffusione dell’utilizzo di OneDrive in azienda.

Se sulle tabelle dovessero apparire i riferimenti agli utenti (Owner principal name) in forma “anonimizzata” (attraverso una sorta di GUID), il vostro tenant 365 adotta le politiche per la privacy, ma troverete anche le istruzioni per riportare “in chiaro” i riferimenti agli utenti.

Dalla pagina principale del portale di amministrazione di Microsoft 365, nella sezione degli Active users, è possibile investigare sul singolo utente.

Ad esempio cliccando sul nominativo di un utente è possibile osservare, attraverso il pannello informativo, la sezione OneDrive:

Lo Storage used indica l’occupazione corrente della quota, che come anticipavo è fissata di default al valore di 1 TB.

Interessate osservare che dallo stesso pannello è possibile osservare la quota di default (Storage space), con un comodo link per accedere alla sezione dell’amministrazione SharePoint/OneDrive per l’eventuale modifica.

Dal portale amministrativo di SharePoint Online (ricordo che OneDrive di fatto è SharePoint), nella sezione Settings, è possibile trovare la configurazione dello Storage limit di OneDrive:

Come è possibile intuire dal messaggio, è possibile modificare la quota di default da 1 TB, estendendola fino a 5 TB:

L’alternativa è di intervenire sui singoli utenti “VIP”, aumentando il limite della quota individuale dal pannello dell’utente descritto poco fa:

Ma vale per tutti gli utenti?

Questa possibilità si applica per i soli utenti con licenza/sottoscrizione in grado di offrire la possibilità di estensione della quota sopra al terabyte di base.

I piani di sottoscrizione E1 sono infatti limitati ad una quota massima per OneDrive fissata a 1 TB, senza possibilità di espansione.

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/enterprise/compare-office-365-plans?market=it

I piani di sottoscrizione superiori E3/E5 invece offrono la possibilità di estendere la quota OneDrive, fino a 5 TB.

Come faccio a liberare spazio su OneDrive?

Il singolo utente è owner del proprio OneDrive (più precisamente è Site Collection Administrator del sito SharePoint che sta alla base del OneDrive dell’utente).
Aggiungo anche che i Global Admin del Tenant Microsoft 365, di default, non hanno alcuna autorizzazione di accesso ai OneDrive degli utenti (anche se possono assegnarsene la ownership).

Ribadisco ancora una volta che i OneDrive non sono altro che site collection SharePoint (una per ciascun utente), e quindi valgono le stesse logiche dei siti SharePoint, note a molti di voi.

E’ disponibile una pagina che mostra il dettaglio di occupazione dello storage personale da parte delle diverse cartelle:

  • Accedere al proprio OneDrive
  • Cliccare sul menu Settings (l’ingranaggio in alto a destra)
  • Scegliere OneDrive Settings
  • Scegliere More Settings
  • Scegliere Storage Metrics

L’utente dovrà quindi cancellare i file non più necessari, e ricordarsi poi di svuotare il Cestino (Recycle bin), compreso il Second-stage Recycle bin.

Non hai nessun file inutile e quindi eliminabile?

Beh, allora valuta di fare l’upgrade della tua sottoscrizione verso il piano E3 o superiore, rammentando che potrai disporre fino a 5 TB di storage individuale, e di diversi altri benefici (es. la possibilità di installare le applicazioni Microsoft Office client).

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