Prepararsi per la gestione ibrida dei meetings

Dopo l’estate, pandemia permettendo, la maggior parte delle aziende concretizzerà il rientro dei collaboratori in ufficio.

Alcune aziende hanno già iniziato il graduale rientro, altre (pochissime) non hanno mai sospeso le attività in presenza.

La strategia predominante sembrerebbe essere quella del rientro “ibrido”, con parte del tempo lavorativo trascorso in ufficio e parte in remote working.

Del resto, dopo oltre un anno e mezzo di remote working, anche le aziende meno “pronte” si sono attrezzate di strumenti (es. laptop per i dipendenti) e di applicazioni di supporto al lavoro remoto (a partire da Microsoft Teams o concorrenti).

Abbiamo quindi condotto centinaia (migliaia) di ore di meeting online, surrogando sia quelle che un tempo erano riunioni fatte attorno ad un tavolo, che i confronti operativi con i colleghi d’ufficio, che le altre attività a rischio di “assembramento” come i corsi di formazione e le conferenze.

Immaginando una tendenza al lavoro “ibrido” potremo immaginarci sempre di più condizioni di meeting dove in parte avremo a che fare con colleghi presenti nella stessa sala riunioni e in parte ancora collegati in forma remota, dalla propria postazione di remote working.

Molti vendor stanno proponendo soluzioni tecniche per agevolare queste modalità di comunicazione, ma credo altrettanto importante attrezzarsi organizzativamente per gestire al meglio queste nuove modalità operative.

Ho letto recentemente un interessante articolo sull’Hybrid Meeting Experience, dove sono presentate alcune esperienze di progettazione di queste nuove forme di riunione, cercando di:

  • Ridurre la percezione di distanza tra i partecipanti, evitando l’effetto subito da tanti di noi durante gli online meetings dei mesi scorsi
  • Introdurre esperienze visive/multimediali immersive e volte a stimolare la partecipazione
  • Valorizzare strumenti di collaborazione condivisa in real-time, come lavagne e altri dispositivi di condivisione di oggetti e prodotti
  • Cercare di rivalutare l’importanza del body language e del contatto visivo

Credo non sia per nessuno un mistero affermare che durante molte riunioni (soprattutto quelle con un numero “esagerato” di partecipanti) si siano assunti atteggiamenti poco produttivi:

  • Distrazione, leggendo le e-mail o navigando su siti web o eseguendo altri task operativi estranei al contenuto del meeting
  • Tendenza all’utilizzo della webcam spenta, aumentando il proprio confort a discapito della comunicazione paraverbale
  • Utilizzo di “chat parallele” tra parte dei partecipanti al meeting, con la finalità di commentare quanto discusso e definire possibili “strategie” di risposta (si tratta di un’esperienza che sarebbe stata difficilmente percorribile in una vecchia riunione in presenza).

Non voglio esprimere certo giudizi, ma voglio condividere qualche riflessione, in vista di una strategia efficace per l’organizzazione dei nostri meetings.
Anche le chat parallele possono essere vissute sia come “un’arma in più”, che come fonte di distrazione e scorrettezza.

Proprio sull’utilizzo di chat parallele durante gli online meetings è stato condotto uno studio, che riporta:

  • le donne comprese tra 25 e 34 anni hanno molte più probabilità utilizzare la chat durante le riunioni è aumentata nel corso della pandemia
  • sempre secondo lo studio citato, le donne hanno anche il doppio delle probabilità degli uomini di utilizzare chat parallele per domande e risposte durante la riunione.

Non voglio e non posso fornire soluzioni con questo articolo, ma credo importante (per tutti quelli che non l’hanno già fatto) valutare seriamente la propria strategia per la gestione delle riunioni in condizioni ibride nella presenza del personale.

Credo che torneremo presto a parlarne.

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