In arrivo i Webinar su Microsoft Teams

I primi annunci risalgono al mese di marzo, ma oggi Microsoft ha annunciato agli amministratori dei tenant Microsoft 365 l’imminente rilascio della funzionalità Webinar per Microsoft Teams.

Secondo roadmap, il rollout avverrà tra fine aprile ed il mese di maggio (Roadmap ID 8009965952, 66459, and 66586).

Alle riunioni Teams e ai Live Events, già disponibili da tempo, si aggiunge quindi questa terza modalità di evento/riunione denominata Webinar.

L’esperienza dell’organizzatore

L’organizzatore potrà partire dal calendario di Teams e potrà creare un nuovo evento di tipo Webinar:

Tra le caratteristiche, evidenzio la possibilità di scegliere se impedire la registrazione, per i membri dell’organizzazione, per gli ospiti, o per tutti.

Dalla pagina delle impostazioni dell’evento, potrà essere configurata una pagina di iscrizione al Webinar, indicando i campi che dovranno essere compilati dal partecipante per richiedere la partecipazione all’evento; sarà anche possibile comporre un breve sondaggio o questionario (cosa particolarmente utile quando si organizzano eventi formativi e si desidera verificare la preparazione, l’interesse o le aspettative dei partecipanti).

L’esperienza dei partecipanti

I partecipanti, dopo aver compilato il form di iscrizione, riceveranno un invito per iscriversi al Webinar, attraverso il quale potranno trovare il link per l’accesso all’evento.

I relatori potranno sfruttare le nuove funzionalità, come la possibilità di sovrapporre la propria immagine al contenuto proiettato (slides e schermo).

I partecipanti, nel corso del Webinar, potranno utilizzare le reazioni, dimostrando l’apprezzamento per quanto presentato dal relatore.

I relatori e gli organizzatori potranno inoltre proporre ai partecipanti dei sondaggi in tempo reale, utili a verificare l’attenzione e la comprensione -se soprattutto parliamo di eventi formativi- o più semplicemente per misurare il gradimento della platea.

Al termine o durante il Webinar potrà essere lanciata anche una sessione di Q&A, sfruttando le funzionalità “ereditate” dai Live Events anche per questo genere di eventi.

I relatori avranno a disposizione un pannello di controllo, che consentirà di configurare diverse opzioni del meeting (es. controllo dei microfoni dei partecipanti, disponibilità della chat durante la sessione, gestione della lobby per la sala d’attesa prima dell’inizio del Webinar, …).

Al termine del Webinar gli organizzatori potranno valutare come è andato l’evento attraverso nuovi report dettagliati, utili stabilire chi ha partecipato e chi no, e riportanti anche l’indicazione del tempo di partecipazione (utile se utilizzeremo i Webinar per organizzare eventi formativi di cui necessitiamo tracciare la presenza e il tempo di fruizione).
Tra i report saranno disponibili anche le sintesi dei sondaggi utilizzati nel corso del Webinar.

Questi stessi dati sono poi anche integrabili con Dynamics 365, se il Webinar fosse parte di una campagna gestita attraverso di esso.

Da Dynamics 365 (che richiede una propria licenza) è infatti possibile gestire campagne e-mail (DEM) ed altre iniziative CRM.

Per chi fosse interessato a valutare questa integrazione, suggerisco di seguire questo articolo.

Conclusioni

I nuovi eventi Webinar si prospettano estremamente interessanti, anche per superare alcune “limitazioni” oggi ben note a chi utilizza le normali riunioni online di Teams per organizzare eventi formativi, trovandosi a volte un po’ in imbarazzo nella gestione del controllo degli interventi dei partecipanti, della libertà di registrazione e dell’assenza di forme controllate di interazione (sondaggi real-time, Q&A, valutazione di gradimento).

I Live Events ovviamente restano disponibili per gli eventi più estesi e con caratteristiche di interazione più limitata.
I Webinar si posizionano in un punto intermedio tra le normali riunioni online (pensate per gruppi più ristretti e con parità di ruolo ed intervento), ed i Live Events (dove i partecipanti assumono un ruolo più passivo di “spettatore”).
Attraverso i Webinar va sottolineato che i singoli partecipanti potranno utilizzare la propria webcam, rendendo più concreta la propria presenza e partecipazione.

La funzionalità di Webinar sarà resa disponibile a tutti gli utenti con sottoscrizioni Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium.

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