Orientarsi tra SharePoint, Yammer e Teams

Già nel recente passato mi sono trovato a scrivere articoli sul rapporto tra SharePoint e Teams, è più in generale mi capita di affrontare il tema dell’orientamento tra i servizi di Microsoft 365 nell’ambito dei workshop di 365 adoption realizzati da Green Team.

Sono poi principalmente tre i componenti di Microsoft 365 su cui mi capita di lavorare più spesso, conducendo progetti di adozione o di trasformazione digitale.

Mi riferisco naturalmente a SharePoint, Teams e Yammer.

Sempre più spesso è necessario vedere il progetto in forma svincolata dal singolo strumento, analizzando con attenzione i requisiti ed i bisogni, mappandoli quindi sullo o sugli strumenti Microsoft 365 più adatti a soddisfare l’obiettivo.

Ci si accorgerà presto che la massima efficacia si raggiunge combinando i diversi workloads di Office 365, dosandoli con la giusta attenzione e valorizzandone i rispettivi punti di forza. Il tutto cercando di offrire all’utente finale un’esperienza coerente, senza disorientare troppo il “salto” tra i diversi strumenti.

Le tre dimensioni su cui spesso mi trovo a che fare sono:

  • Collaborazione, valorizzando le potenzialità di condivisione delle informazioni, di co-authoring e di Office integration offerte da SharePoint Online;
  • Comunicazione, facendo leva sulle caratteristiche di comunicazione sincrona ed asincrona offerte da Teams;
  • Community, sfruttando le caratteristiche di comunicazione e collaborazione tra pari (comunità professionali o di interesse), tipiche dei gruppi di Yammer.

Proprio seguendo lo sforzo di immaginare gli strumenti come “un’unica esperienza“, è importante vedere le aree di sovrapposizione, cercando se possibile di valorizzarle.

Se pensiamo alle funzionalità di comunicazione (es. una News), possiamo ottenere un buon risultato sia con SharePoint che con Yammer, che pure con Teams.

Dovremo saper sfruttare i seguenti aspetti:

  • Tipo di comunicazione: se top-down o bottom-up,
  • Tipo di ufficialità, più o meno istituzionale o sociale in virtù,
  • Tipo di interazione desiderata (likes, commenti, discussione).
  • Tipo di integrazione, immaginando di integrare i contenuti Yammer su pagine di siti SharePoint, grazie alle web parts offerte dal nuovo Yammer.

Seguendo sempre lo schema dell’illustrazione, anche la collaborazione trova punti di sovrapposizione tra i tre strumenti, e spesso i criteri guida possono essere riferiti alle “vocazioni” di ciascun strumento.

Se la collaborazione vede un ruolo centrale per la redazione di contenuti documentali, probabilmente la bilancia si sposterà a favore di SharePoint, mentre se è importante facilitare il contributo di idee e la partecipazione dei singoli potrebbe essere centrale il ruolo di Yammer, così come il peso della comunicazione tra i membri del gruppo di lavoro, allora forse Teams potrebbe essere lo strumento più adatto.

Anche la componente community, vista come luogo di discussione e di sviluppo di idee, dove persone orientate verso un obiettivo comune (tema di interesse, ruolo, …) possono trovare spazio sia nei gruppi (ora si chiamano communities) di Yammer, ma anche all’interno dei team di Teams.

Qui il peso nella scelta dello strumento potrebbe essere legato:

  • alla dimensione della community, dove vedo Teams più adatto a gestire gruppi più ridotti rispetto a Yammer,
  • alle forme di interazione, trovando (almeno per ora) più comode le survey su Yammer o la gestione stile forum dei Q&A di Yammer,
  • alle richieste di supporto comunicativo, offerte senz’altro meglio da Teams o di integrazione con gli strumenti di posta elettronica, dove ancora una volta trovo più adatto Teams.

Va infine ricordato che l’interfaccia per l’utente finale potrebbe sempre essere la stessa, ad esempio quella offerta da Microsoft Teams, in grado di presentare “da un unico punto di accesso” anche i contenuti e le funzionalità offerte da Yammer e da SharePoint.
SharePoint potrà a sua volta offrire punti di accesso verso Yammer, così come quest’ultimo potrà facilitare la gestione dei Teams Live Events e di altre spcifiche caratteristiche del mondo di Teams.

Mente aperta e fantasia!

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