La roadmap di Microsoft Teams avanza

Dopo circa un anno dall’annuncio di Microsoft Teams, e del suo arricchimento progressivo descritto attraverso la roadmap pubblica, è stato annunciato che l’obiettivo di parity features per call e meeting è stato raggiunto.

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In tanti, come anche il sottoscritto, ci troviamo quindi da mesi ad utilizzare in combinata Skype for Business e Teams, sfruttando entrambi i tool installati sul dispositivo.

Queste le funzionalità rilasciate di recente, e che dovrebbero aver portato ad una equivalenza di funzionalità per chiamate e riunioni online:

  • Messaging: Teams now offers unified presencefederated chat, and contacts, as well as in-line translation capabilities that allow team members to converse in their native language.
  • Meetings: Cloud-based meeting recording, support for larger meetings of up to 250 participants; federated meetings, which provides the ability to host meetings across multiple organizations; meeting lobby so you can qualify dial-in callers before they join your meeting; and dial-in fallback support to ensure people can join a meeting even in the event of network issues.
  • Calling: Boss and delegate support, call queues, auto-attendant, consultative transfer, do-not-disturb breakthrough, the ability to forward a call to a group, and out of office support. In addition, Direct Routing enables you to bring your own telephone service to Teams, which along with Calling Plans provides you additional choice for dial tone in Microsoft Teams.
  • Enhancements to the devices ecosystem for TeamsAn update for Skype Room Systems that enables them to join Teams meetings; Teams app for Surface Hub in the Microsoft Store; Teams Conferencing Gateway, which allows you to use existing Skype for Business certified SIP-based phones with Teams; and USB HID Support for Teams, enabling customers to answer, end calls and control mute and volume using USB peripherals. In addition, cloud video interop services to support Teams meetings with existing VTC systems are underway with offerings from Pexip, Polycom, and Blue Jeans to be generally available later this calendar year.

Per chi sta valutando di abbracciare Teams e sostituire eventualmente Skype for Business, questa documentazione potrebbe tornare utile.

Anche SharePoint 2013 verso la fine del supporto

Con l’avvicinarsi del rilascio di SharePoint Server 2019, previsto entro la fine dell’anno corrente, uscirà dal pieno supporto di prodotto Microsoft anche SharePoint 2013 SP1 (ovviamente, per i più distratti, sono già fuori supporto le versioni 2001, 2007, 2010 e 2013 pre-SP1).

Microsoft applica la regola del supporto all’ultima versione e alla penultima rilasciata (quindi, a breve, la SharePoint 2016).

Ma cosa significa quando un prodotto esce dal supporto (End of Support)?

  • Microsoft non si impegna più a fornire supporto tecnico al prodotto, rendendo vana la possibilità di aprire incident tickets
  • Non saranno più rilasciate le abituali Cumulative Updates (CU) e più in generale fix utili a risolvere problemi o errori del prodotto
  • Non saranno più rilasciati security updates (eccetto alcuni casi straordinari avvenuti nel passato, dove Microsoft ha fatto qualche strappo alla regola)
  • Non saranno più rilasciati language packs o aggiornamenti internazionali

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Ma quali sono le differenze tra Mainstream Support e Extended Support End Date?

Microsoft considera per i prodotti all’interno del Mainstream Support (MS) un supporto pieno, completo di patch/fix, cicli di service pack o aggiornamenti cumulativi, disponibilità a fornire supporto attraverso i propri canali tecnici. Durante il MS Microsoft spesso rilascia anche nuove funzionalità in grado di estendere o migliorare il prodotto, come accade con i Feature Packs (FP) per SharePoint. Questa fase inizia con il ciclo di vita del prodotto, a partire dalla versione Release to Manufacture (RTM), non coprendo le fasi preliminari su versioni Beta o Preview.

L’Extended Support (ES) inizia al termine del MS, dove il team di prodotto non prosegue lo sviluppo di nuove funzionalità ma si concentra nella nuova versione di prodotto, durante questa fase Microsoft non garantisce più supporto (in termini di apertura ticket) ma tuttavia continua a rilasciare aggiornamenti di sicurezza e altri bug fix.
Decidere di utilizzare ancora una versione di prodotto sopraggiunta al periodo ES… significa essere sicuri delle proprie capacità di risoluzione dei problemi (o di quelle dei propri fornitori tecnici), consapevoli che di fronte a problemi ci si dovrà arrangiare.

Quando un prodotto raggiunge l’End of Support (EoS) significa che anche ES è terminato. Da quel momento in avanti, se si continua ad utilizzare la versione di prodotto… lo si fa a proprio rischio e pericolo, esposti anche a possibili problemi di sicurezza.

La soluzione quindi?

La soluzione è paradossalmente semplice: tenere aggiornati i propri sistemi.
Semplice ma non banale, consapevoli che un upgrade di un sistema SharePoint non è mai una cosa banale.

Più in generale provo a riassumere alcuni comportamenti fondamentali:

  1. Pianificare con regolarità l’installazione delle Cumulative Updates o dei Service Pack, al fine di avere una Farm aggiornata e minimizzare i possibili “traumi” di un passaggio poco graduale. Installare una CU è un processo da affrontare con prudenza (crea disservizi e potrebbe non andare bene al primo tentativo), quindi è poco realistico aggiornare con reale continuità (ogni 1-2 mesi Microsoft rilascia nuove CU), ma è sensato farlo almeno ogni 5-6 mesi.
  2. Limitare (o meglio evitare) sviluppo di soluzioni custom, se ne possiamo fare a meno. E, in tutti i casi dove è necessario ricorrere allo sviluppo, seguire sempre e solo le best practices per lo sviluppo SharePoint. Qualsiasi elemento “estraneo” a SharePoint “out of the box” rappresenta una possibile variabile rispetto a quanto testato da Microsoft prima del rilascio dell’aggiornamento.
  3. Se si adottano tool di terze parti, assicurarsi di disporre sempre di un buon contratto di supporto con il fornitore per essere certi che il prodotto sia testato anche nelle versioni più recenti di SharePoint e sia pronto a fornire una nuova versione in vista dell’upgrade.
  4. Seguire sempre con attenzione le buone pratiche per la SharePoint governance, evitando la crescita incontrollata di site collection e content DB, evitando anche le cattive abitudini che potrebbero compromettere o complicare gli aggiornamenti (es. liste o library sopra i 5.000 elementi, eccessiva frammentazione delle autorizzazioni item-level, …).
  5. Limitare (o evitare se non necessario) l’uso di componenti in grado di complicare l’infrastruttura, come ad esempio il Remote BLOB Storage (RBS).
  6. Predisporre un ambiente di test dove valutare il possibile impatto degli aggiornamenti prima di eseguire l’update in produzione.
  7. Seguire sempre un approccio di massima prudenza prima di applicare qualsiasi tipo di aggiornamento della SharePoint Farm, assicurandosi un solido Restore Point, completando full backup dei DB e snapshot delle VM.

Ma tornando all’End of Support, ecco di seguito una tabella riassuntiva delle diverse versioni di SharePoint con i relativi periodi di supporto e di EoS:

SharePoint Version Lifecycle Start Date Mainstream Support End Date Extended Support End Date Service Pack Support End Date
SharePoint Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
SharePoint Server 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Server 2013 Service Pack 1 25/02/2014 10/04/2018 11/04/2023
Microsoft SharePoint Foundation 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Foundation 2013 Service Pack 1 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
SharePoint Designer 2013 09/01/2013 13/07/2021 14/07/2026
Microsoft SharePoint Server 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 1 28/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 2 23/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 1 24/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 2 21/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Designer 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft Office SharePoint Server 2007 27/01/2007 NA NA 13/01/2009
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 2 28/04/2009 NA NA 08/01/2013
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 3 25/10/2011 09/10/2012 10/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 27/01/2007 09/10/2012 09/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 2 29/04/2011 09/10/2012 10/10/2017

SPS Milan 2018 si avvicina e si parte col botto!

SharePoint Saturday Milan 2018 (in programma il prossimo 6 ottobre) si avvicina a grandi passi, e la community ha deciso di anticipare l’evento con due imperdibili workshop (full-day) con speaker d’eccezione.

Abbiamo pensato che, per sostenere le spese dell’evento del sabato, una buona idea fosse quella di organizzare al venerdì 5 ottobre due tutorial formativi coinvolgendo alcuni dei migliori esperti internazionali.

I workshop quindi non saranno gratuiti, come ovviamente sarà SPS Milan, ma prevedranno una fee simbolica utile a finanziare l’iniziativa. Inoltre i posti sono limitati, quindi affrettati!

Come eseguire il decomissioning di account su Office 365

Mi capita spesso che i clienti, quantomeno quelli un po’ più sensibili agli aspetti di governance, chiedano suggerimenti su come gestire gli account di dipendenti in uscita dall’azienda.

Applicando principi più classici (ossia quelli del vecchio mondo on-premises), si procede con la disabilitazione dell’account. Questo però potrebbe comportare ad una serie di “effetti collaterali” su Office 365, a seguito di automatismi legati alle componenti di AAD Sync, che potrebbero portare all’eliminazione dell’account tra quelli sincronizzati online.

Rimosso l’utente, cosa potrà accadere alla mailbox dell’utente e allo spazio OneDrive for Business dell’ex dipendente?

Sono molte le policies aziendali che impongono la conservazione, per un determinato periodo, dello storage personale del dipendente in uscita, e spesso si tratta di un argomento regolamentato fin dal momento dell’assunzione.

Fino ad oggi suggerivo di procedere con il blocco della possibilità di fare login sui servizi online, selezionando l’account dal portale amministrativo di Office 365 e scegliendo Edit nella sezione Sign-in status

Questa operazione salvaguardia dall’utilizzo illecito dell’accesso da parte di qualcuno in grado di conoscere le credenziali dell’account, ma non risolve rispetto alla necessità di continuare a consumare una licenza assegnata se si desidera conservare i dati di mailbox e OndeDrive.

Oggi Microsoft ha annunciato il nuovo processo di rimozione degli account, prevedendo -tra le altre cose- di eliminare gli account senza perdere mailbox e storage personale OndeDrive di questi ultimi, consentendone l’accesso ad un diverso account (come potrebbe essere un utenza tecnica).

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SharePoint Server 2019 Preview

Chi legge questo blog sa bene che mi occupo di SharePoint dalla sua nascita, nel lontano 2001, quando ancora si chiamava con il code-name “Tahoe“… qualcuno di voi avrà forse avuto un brivido di nostalgia, altri avranno rivissuto qualche vecchio incubo…

Come previsto, visto che Microsoft ha sempre dichiarato la strategia cloud first e non cloud only, molte delle nuove funzionalità introdotte negli ultimi mesi su SharePoint Online sono ora presenti anche nell’imminente nuova versione del prodotto on-premises: SharePoint Server 2019.

La preview pubblica della nuova versione della piattaforma è stata annunciata la scorsa settimana da Bill Baer, anticipando poi il tam-tam dei social e dei canali ufficiali Microsoft.

 

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Tra le principali novità:

  • Modern Sites, Pages, Lists, and Libraries
    • Creation Lists based on Excel templates
    • Real time updates
    • Row Formatting
      Row Formatting in SharePoint 2019
  • Team News and Modern Pages
    • Page Tagging
    • Modern Web Parts (Weather, Image, Document Library and lists, Stream)
    • App Pages (full-width pages)
    • New areas for application customizer extensions
    • Removable Vertical navigation on Team Sites
  • SharePoint Home
  • Communication Sites
  • SharePoint Spaces (mixed reality)
  • OneDrive Sync Client
  • Improved hybrid support and scenarios
  • New developer options
  • Improved support for business process with PowerApps and Flow
  • SPFx Web Parts
  • SPFx Extensions

Gli amici di Metalogix hanno cercato di riassumere su una tabella di comparazione le funzionalità, nella loro evoluzione, osservate nelle diverse versioni di SharePoint: The-Unofficial-SharePoint-Comparison-Chart

La versione Preview è disponibile per il download, e si rammenta che -come sempre accaduto- non è prevista la possibilità di fare upgrade dalla versione Preview alla RTM finale, quando arriverà (fine 2018).

Addio a Visio Web Access su Office 365

Microsoft ha annunciato che verrà rimossa la componente Visio Web Access da SharePoint Online, sia nella componente Visio Service che nelle sue Web Part utilizzabili sui siti SharePoint Online.

Il processo di dismissione sarà avviato dal 30/09/2018, e Microsoft prevede la completa dismissione per il settembre 2019.

Per tutti coloro che utilizzano Visio Service sarà quindi necessario individuare alternative per visualizzare i propri schemi/diagrammi o altri oggetti di data visualization.

L’annuncio è stato fatto attraverso l’Office 365 Message Center.

Ridurre i costi di consumo di Azure con Overcast

Gli amici di Sharegate, ben noti per il tool di migrazione e governance per SharePoint e Office 365, hanno lanciato un interessante servizio che permette di analizzare l’utilizzo delle sottoscrizioni Azure e fornisce suggerimenti su come modificare le configurazioni dei componenti al fine di spendere meno.

Il tool è ovviamente un servizio online, denominato Overcast, ed è gratuito per le organizzazioni che consumano su Azure fino a 50.000$ all’anno. Per le realtà con maggiore consumo subentra un costo di 1.895$/anno.

Con la possibilità di filtrare per sottoscrizione e singolo componente è poi efficace e puntuale l’indicazione di risparmio potenziale, riportando persino il link diretto alla pagina del portale amministrativo di Azure dove modificare la configurazione.

Naturalmente in fase di attivazione del servizio è necessario autenticarsi ai servizi Azure con privilegi elevati.

SPS Milan ritorna

Ieri abbiamo annunciato la prossima edizione italiana di SharePoint Saturday.

L’evento tecnico-formativo, rigorosamente gratuito, sarà nuovamente a Milano, presso l’Enterprise Hotel, il 6 ottobre 2018.

La macchina organizzativa è già partita, e presto verranno annunciati i call for speaker e l’adesione degli sponsor (i primi sono già arrivati!).

L’aspetto sponsor è importante, per poter garantire la copertura dei costi dell’evento (ricordo che non ci sono contributi da parte di Microsoft, ma che si tratta di un puro evento community). Questo aspetto va sempre ricordato anche ai partecipanti, che dovrebbero dimostrare riconoscenza non solo agli organizzatori… ma anche a chi finanzia e rende possibile la conferenza.

Come sempre sarà l’occasione per vivere un fondamentale momento di aggregazione delle community di SharePoint ed Office 365, e per seguire le sessioni dei migliori speaker internazionali.

Stay tuned!

Le certificazioni di Office 365

Mi è stato chiesto di descrivere quali sono le certificazioni di compliance di Office 365, anche in ottica di compliance GDPR. Alcune le conoscevo a memoria, come la ISO 27001, e quindi ho deciso di investigare.

Esiste una bella pagina riepilogativa che le elenca tutte!

Certificazioni Office 365

 

Ricordo anche che Microsoft ha rilasciato il Compliance Manager, che assiste nella verifica del livello di conformità seguita dall’organizzazione: va rammentato che queste certificazioni sono garantite da parte di Microsoft, ma che prevedono che il cliente rispetti scrupolosamente i requisiti della norma.

Il Compliance Manager guida nella lettura critica della normativa e fornisce una sorta di checklist di supporto, arricchita da un rating che aiuta nell’interpretazione di sintesi.

Compliance Manager

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