Nuova Insights Dashboard di Office 365

Tra le continue novità in rilascio (attualmente in Preview) su Office 365 segnalo il nuovo Office 365 adoption content pack.

Si tratta una nuova accattivante dashboard Power BI che mostra, in ottica cross-prodotto, una serie di indicatori sull’utilizzo e sull’adozione dei diversi componenti.

Attraverso questo cruscotto è possibile analizzare:

  • Quali sono le aree di maggiore/migliore adozione
  • Scoprire come gli utenti utilizzano gli strumenti di comunicazione (Exchange, Skype for Business e Yammer)
  • Analizzare l’utilizzo degli strumenti di collaborazione (SharePoint, OneDrive for Business)
  • Verificare il livello di attivazione degli Office 365 ProPlus sui dispositivi degli utenti

Inoltre è possibile comprendere la distribuzione geografica degli utenti, per dipartimento e location, sulla base delle informazioni gestite sull’Azure Active Directory (AAD).

Per verificare la disponibilità del nuovo strumento, accedi al Portale amministrativo di Office 365 e scegli la voce Usage dalla sezione Report. La prima volta dovrai avviare la preparazione dei dati, che potrebbe richiedere diverse ore di elaborazione.

Per approfondimenti e novità, suggerisco di seguire questo forum.

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business:

Office 365 Video

Già nel 2014 scrissi riguardo a Office 365 Video, allora definito Video Portal: la componente “youtube aziendale” inclusa nelle sottoscrizioni Microsoft Office 365.

Ora è forse giunto il momento di sufficiente maturità per valorizzarne la piena adozione.

L’architettura del componente è interessante, in quanto combina gli aspetti di enterprise content management di SharePoint Online (ad ogni Canale corrisponde una site collection SharePoint) che di capacità di multimedia streaming di Azure Media Services.

Office 365 Video Architecture

Parliamo quindi di funzionalità multimediali rivolte al personale dell’azienda, in grado di sfruttare le logiche di autenticazione integrata con le altre componenti di Office 365 e di agevolare la gestione delle autorizzazioni in maniera coerente. Tutte cose lontane da gestire con “canali aziendali” su YouTube o Vimeo, per quanto utilizzando canali “privati”.
Senza considerare propri le questioni legate alla proprietà del contenuto, che nel caso dei servizi cloud pubblici non restano all’azienda.

Ricordo anche che Microsoft offre Stream, un altro servizio media pubblico, per chi avesse esigenze di condivisione di contenuti anonimi.

Quali sono i principali vantaggi di Office 365 per un’azienda?

  • Security
    Degli aspetti di security e controllo ne ho già parlato.
  • Mobile Ready
    Office 365 Video infatti fornisce un media player HTML 5 mobile responsive, combinato alla caratteristica di Azure Media Services di erogare un contenuto di qualità variabile, in relazione a risoluzione e disponibilità di banda dell’utente.
  • Condivisione e collaborazione
    I contenuti di Office 365 Video possono essere facilmente embeddati nelle pagine dei siti SharePoint, oppure condivisi attraverso post su Yammer o attraverso i diversi strumenti di Office 365.
  • Tagging
    I contenuti multimediali possono sfruttare il tagging di persone e metadata, valorizzando le potenzialità del Search di Office 365 per aggregare contenuti trasversalmente all’organizzazione per canali offerta da Office 365 Video.
  • Supporto multiformato
    Il servizio supporta molti formati multimediali, facilitando il riuso di contenuti che in azienda sono già stati prodotti, e non solo i più diffusi MP4 H.264.
  • Sottotitolazione per il multilingua
    Office 365 Video supporta il caricamento dei sottotitoli (formato webvtt) per garantire una più ampia fruizione dei video a popolazioni aziendali multilingua.
  • Analytics
    Report per avere sotto controllo l’utilizzo dei contenuti, sia in termini di views che di visitors, ottenendo una maggiore consapevolezza dell’utilizzo di Office 365 Video come strumento di engagement della popolazione aziendale.
  • Supporto offline
    Attraverso la possibilità di scaricare localmente una copia dei contenuti video, è facile immaginare anche scenari di utilizzo offline dei contenuti multimediali (es. video di formazione, presentazione prodotto, supporto tecnico, …).
  • Governance
    I contenuti, come ogni altro elemento di SharePoint Online, è soggetto a metriche sull’utilizzo dello storage, dispone del recycle bin per recuperare video cancellati per errore, e ha la possibilità di sfruttare policies per un maggiore controllo (es. per regolamentare l’accesso attraverso MDM – Mobile Device Management).

Aggiornare Sitecore alla versione 8.2

Sitecore ha rilasciato ormai dallo scorso agosto 2016 la versione 8.2 della propria piattaforma per il Digital Marketing. Apparentemente sono poche le organizzazioni che hanno affrontato l’upgrade, condizione che ovviamente inibisce a beneficiare delle novità introdotte.

Evidenzio soltanto le principali nuove caratteristiche:

  • Express Migration tool
  • Enhanced Publishing
  • CRM Connector 8.2
  • Path Analyzer
  • Cloud Improvements

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Ecco di seguito un video che descrive come affrontare l’upgrade:

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Office 365 non si ferma… ecco Microsoft To-Do

Office 365 come un fiume in piena… con un rilascio continuo di nuovi servizi e applicazioni.

L’ultima annunciata, già disponibile in Preview, è Microsoft To-Do.

To-Do, come è facile intuire dal nome, è il nuovo sistema per supportare l’utente nelle attività di tutti i giorni, più rivolte all’individuo rispetto al altri strumenti di gestione dei task, anch’essi disponibili su Office 365, come Planner o Project Online.

Cercando di fare un po’ di chiarezza sui tre strumenti, prendendoci qualche libertà di interpretazione:

  • To-Do
    gestione delle attività operative, quotidiane, che coinvolgono solo (o quasi) me.
  • Planner
    strumento “agile” per la gestione dei tasks di piccoli gruppi di lavoro, arricchito di strumenti simil-Trello, come la “lavagna dei post-it”.
  • Project Online
    soluzione evoluta e più articolata per gestire progetti, fino a logiche di portfolio progetti, con utilizzo sofisticato delle risorse (carichi di lavoro e disponibilità) e di strumenti per il supporto al budget e alla consuntivazione (timesheet) dei progetti.

To-Do sarà via via integrato con i diversi componenti di Office 365 che hanno a che fare con le attività, offrendosi come strumento “centralizzato” per tutte le cose da fare, sempre in ottica user-centered. Il primo dei componenti della famiglia Office 365 ad essere integrato è Outlook, con i suoi tasks che sono sincronizzati all’interno di To-Do.

Sempre in versione Preview sono già disponibili le app mobile per iOS, Android e Windows (anche per Desktop), oltre ovviamente alla versione Web-based.

Quante volte al giorno controlli il tuo smartphone?

Secondo alcune ricerche recenti indicano che gli utenti più “addicted” (il 10% della popolazione) interagisce oltre 5400 volte al giorno!
In media, un utente “normale” guarda o tocca lo schermo del proprio telefono circa 2617 volte al giorno. Circa un milione di volte l’anno.

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Parliamo comunque di numeri estremamente elevati, e spesso di azioni generate senza bisogno di alcuno stimolo, come ad esempio la notifica di ricezione di un’email o di un messaggio Whatsup.

Abitudini e comportamenti che non sono neppure lontanamente confrontabili con il numero di volte con cui controlliamo l’email, che in ogni caso presenta numeri considerevoli, e che rasentano l’ossessione pensando al fatto che l’87% della popolazione controlla almeno una volta il telefono nella fascia oraria da mezzanotte alle 5 del mattino.

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La ricerca, condotta da Dscount su un campione di 100mila utenti e pubblicata dal Dailymail, indica che le app più consultate sono Facebook (15% del tempo) e Google, e che l’azione “attiva” più frequente è quella di scrittura messaggi di testo (11%).

Top 20: by share of all touches

Tutto questo conferma e giustifica i forti investimenti verso il rilascio di nuove applicazioni mobile, come stiamo vedendo fare da Microsoft a supporto degli utenti di Office 365: app per SharePoint, Teams, Groups, StaffHub, che si affiancano alle popolari app per Outlook, OneDrive e Skype for Business.

Si tratta di numeri davvero importanti, che impongono ragionamenti a tutti coloro che offrono servizi e contenuti, e che non possono essere trascurati da chi progetta digital workplace o intranet aziendali, che spesso ancor oggi si concentra sulla “home page del portale”…

Fonte

Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.

In arrivo Form responsivi con Nintex Forms

Una delle novità mostrate la scorsa settimana durante la conferenza Nintex InspireX 2017 di New Orleans è stata senza alcun dubbio quella della nuova versione di Nintex Forms.

La nuova release, con codename “Zinc” e in uscita nei prossimi mesi, offrirà sia la possibilità di creare Form per SharePoint e per Office 365 “pixel perfect”, ossia creando layout alternativi per i diversi device/dimensioni di schermo, che dell’opportunità di creare nuovi Form web responsive.

Responsive Forms

In questo modo sarà molto più rapido creare web form, sia per interagire con le liste ed i contenuti di SharePoint che per intervenire sulle azioni dei workflow.

Novità dalla conferenza Nintex InspireX 2017

Questa settimana mi trovo a New Orleans, Lousiana, e sto partecipando alla conferenza Nintex InspireX 2017, l’evento mondiale dedicato ai clienti ed ai partner Nintex.

La mia azienda è l’unico Nintex Premier Partner in Italia, e sto partecipando insieme al collega Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE (Technical Evangelist) italiano.

Oggi, secondo giorno dell’evento, ho partecipato alla keynote session, dove John Burton (Nintex CEO) ha introdotto alcuni dei concetti rappresentati dal filo conduttore della keynote (e di buona parte delle sessioni dell’evento), orientate a cogliere le sfide della “digital transformation”.

E’ quindi stato il turno di Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President per OneDrive e SharePoint, che ha lasciato intravedere alcune delle direzioni di Microsoft. La frase “Every company is now a digital company” credo riassuma bene i concetti espressi da Jeff.

Parlando di Next Generation SharePoint (definendolo il “core” dell’innovazione) ha poi aggiunto: Mobile intelligent intranet, seamless collaboration, modern extensibility and interoperability.

E’ quindi giunto il momento di diversi annunci, come tradizione delle keynote session, strappando applausi alla platea di fronte al nuovo Nintex Forms, che offre finalmente output web responsive e grandi semplificazioni di editing. Le funzionalità di Document Generation stanno raggiungendo una buona maturità, e Nintex Workflow Cloud sta facendo passi da gigante.