La nuova vision di Microsoft 365

Voglio segnalare un’interessante lettura per l’estate…

5 screens across desktop, tablet, and mobile showing explorations of future UI.

Si tratta di un articolo che cerca di riassumere la vision futura di Microsoft 365, analizzando gli aspetti di produttività, quelli di usabilità e di design.
La strategia è incentrata sul concetto di “focus“, e la parola d’ordine è “reciprocità“, dove Microsoft si impegna a proseguire una ricerca su UI/UX e funzionalità ascoltando i propri clienti.

Skype for Business Online verso il ritiro

La notizia non è certo una novità, annunciata nel settembre del 2019… ma ora è stata formalmente inserita tra i reminder per gli amministratori di Microsoft 365.

Skype for Business Online (quindi la versione destinata ai clienti Microsoft 365) sarà ritirato il 31/07/2021.

Resta quindi un annetto scarso per completare (o iniziare) le attività di dismissione, ovviamente a favore di Microsoft Teams.

Qui puoi trovare maggiori dettagli.

In arrivo il nuovo modo per lavorare con i Tasks

Microsoft 365 è sempre stato ricco di soluzioni per la gestione dei tasks, producendo spesso confusione da parte dell’utente su quale potesse essere lo strumento più adatto.

L’effetto collaterale prodotto è spesso stato che aree dell’azienda utilizzassero strumenti diversi: Microsoft To Do, altre Planner, altre i Tasks di Outlook, altre ancora i tasks sulle liste SharePoint o quelli di Project Online… ed il povero utente coinvolto nelle attività si trovava tasks disseminati sulle diverse interfacce degli strumenti.

L’annuncio, che conferma una notizia anticipata nello scorso Microsoft Ignite 2019, è quella dell’imminente rilascio della nuova esperienza per i Tasks in Microsoft 365.

Nella pratica mi riferisco ad una gestione “unificata” dei tasks generati da Microsoft Teams, Outlook, Planner, To Do ed Office (Word, Excel e PowerPoint).

Ancora una volta si andrà a confermare il ruolo centrale del Collaboration Hub, ossia di Microsoft Teams, che si arricchirà della nuova funzionalità Tasks, che avrà il ruolo di concentrare in un unico punto tutti i tasks che ci coinvolgono.

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Tra le funzionalità aggiuntive segnalo:

  • Task publishing: funzionalità pensata per le organizzazioni di grandi dimensioni, con distribuzione geografica e coinvolgimento dei firstline workers (es. i blue collars o i pink collars, impiegati nei punti vendita)
    Su questo aspetto pubblicherò un post specifico, considerato che apre scenari di collaborazione interessanti.
  • List view: mostra l’aggregazione dei tasks sfruttando tutte le modalità più familiari, quali Board, Charts e Schedule.
  • Edit multiple tasks at once: modalità molto comoda per modificare in modalità massiva (bulk) gruppi di attività.
  • API e Power Automate: le Graph API e l’integrazione con Power Automate lasciano intravedere possibili automazioni di processo e integrazioni con altri componenti della Intranet o del Digital Workplace.

Microsoft Outlook, che sembrerebbe sempre più messo in ombra dal successo di Microsoft Teams, offrirà alcune nuove funzionalità dedicate al mondo dei tasks:

  • My Day: offrirà un colpo d’occhio sulle attività programmate per la giornata.
  • Tasks from email: si tratta di una comoda funzionalità per creare nuovi tasks partendo da un semplice drag & drop di una email (basta pensare a quante volte riceviamo una email che richiedere attività da fare, e che potrà così generare rapidamente un nuovo task).
  • Tasks from To Do in Search: funzionalità applicata ad Outlook mobile, per dare evidenza o priorizzare attività, sfruttando anche l’integrazione con l’assistente vocale Cortana.

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Naturalmente Microsoft Planner non si andrà a depotenziare, offrendo anch’esso diverse novità per una gestione più strutturata dei tasks (utile in particolare a chi organizza il lavoro di altri).

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Altra novità (anche se qualcosa si era già intravisto) è la gestione dei tasks anche all’interno delle applicazioni di Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint), esoandendo la funzionalità dei commenti e delle mentions (citazioni) dei colleghi.

Di fatto le mentions potranno trasformarsi in tasks per i colleghi coinvolti, non limitandosi quindi alla semplice notifica, e aprendo nuovi interessanti scenari di collaboration partendo direttamente dalla redazione dei documenti.

wxp_screenshot.png

Per concludere questo post, segnalo anche un video dove si cerca di rappresentare la nuova visione unificata dei Tasks all’interno di Microsoft 365.

Pronti per altre novità su Microsoft Teams?

Nei mesi scorsi ho postato una serie di articoli sulle novità in rilascio o appena rilasciate per Microsoft Teams.
Per aggiornare la carrellata dei nuovi rilasci in vista, ecco un nuovo post… e lo sto scrivendo qualche giorno in ritardo rispetto agli annunci, quindi la disponibilità delle nuove funzionalità sarà ancora più imminente!

An image of people using Teams.

Tra le funzionalità in corso di rollout segnalo le seguenti:

  • Together mode: le immagini dei partecipanti al meeting sono estrapolati dal riquadro dell’immagine e inseriti in un contesto “realistico”, come una sala riunioni o un’altro scenario di sfondo (su questo Microsoft ha promesso di giocare un pochino)
  • Dynamic view: in aggiunta all’ormai nota visualizzazione 3×3 (e imminente 7×7), i partecipanti potranno decidere quali interlocutori mostrare
  • Virtual room: gli organizzatori dei meeting potranno suddividere i partecipanti in stanze secondarie (utile per creare dei focus group, partendo da un meeting plenario, oppure in molti scenari legati al mondo della scuola)
  • Live reactions: i partecipanti potranno esprimere le proprie reazioni (like e cuoricino), e gli apprezzamenti saranno mostrati nel video del relatore (analogamente a quanto accade con le dirette di Facebook)
  • Chat bubbles: per visualizzare le chat dei meeting non sarà più necessario aprire il pannello laterale, e se qualcuno scriverà qualcosa direttamente ai partecipanti
  • Suggested Replies: si tratta di commenti proposti come suggerimento all’interno delle chat (come in parte avviene con i commenti proposti all’interno della messaggistica di Linkedin
  • New meeting experience: permette di gestire su finestra separata la sessione di online meeting, senza costringerci a salti mortali se durante la call ci troviamo la necessita di recuperare materiale da un team o se vogliamo accedere alle funzionalità di chat
  • Meeting controls: nuova modalità di controllo del meeting, evitando l’antipatica collocazione delle toolbar in mezzo allo schermo, riposizionandola nella parte superiore della finestra
  • Speaker attribution for live and transcripts: alla funzionalità di sottotitolazione istantanea, già annunciate per un numero limitato di lingue (rilascio verso fine anno), si aggiunge l’indicazione di quale relatore sta parlando, aiutando il partecipante nell’attenzione al meeting, facilitando la partecipazione anche per persone non udenti
  • Video filters: ottimizzati i filtri per “mascherare” lo sfondo durante la video call e per migliorare la qualità/luminosità del video
  • Task App: la nuova app per Teams per gestire i propri tasks
  • Cortana in Teams: arriverà l’integrazione con Cortana all’interno dell’applicazione mobile di Teams, facilitando l’integrazione con AI e Microsoft Graph per fornire supporto all’assistenza vocale
  • Estensione meeting a 1000 partecipanti: ennesima espansione del limite dei partecipanti per il singolo online meeting, raggiungendo un valore poco realistico per l’utilizzo di tutti i giorni. Inoltre sarà introdotta la modalità “overflow” per consentire meeting “view-only” fino a 20.000 partecipanti
An image of the new Dynamic view.

Per assicurarsi di ricevere tempestivamente le novità sul proprio Teams, è possibile verificare che

  1. tra Impostazioni dell’applicazione sia selezionata l’opzione Register Teams as the chat app for Office, quindi riavvia Teams
  2. se non vedessi l’opzione dell’immagine sotto, prova a scegliere Check for updates, sempre dal menu Impostazioni e riavvia Teams

New Employee Onboarding Hub

Microsoft sta arricchendo la disponibilità di SharePoint Site Templates per accelerare le soluzioni SharePoint Online a supporto del mondo HR.

Nello specifico, l’ultimo dei rilasci riguarda NEO Hub (New Employee Onboarding hub).

NEO Hub offre alle organizzazioni una serie di risorse:

  • Fornisce risorse, supporto e informazioni generali per i neo assunti
  • Connette i nuovi impiegati agli altri colleghi, creando community e facilitando la diffusione della cultura aziendale
  • Aiuta gli stakeholders a partecipare con semplicità, contribuendo all’inserimento dei nuovi arrivati

Queste le componenti incluse nella soluzione:

  • Un sito SharePoint Online completamente configurato e personalizzabile per l’onboarding del nuovo assunto
  • L’Onboarding checklist
  • Alcuni esempi di pagine (design templates) per governare il contenuto dei siti
  • Piena responsività mobile

Per approfondire:

Attenzione ai Workflow 2010 su Microsoft 365

SharePoint Online, così come il fratello SharePoint Server su ambienti on-premises, offre diverse possibilità di gestione dei Workflow:

  • Workflow creati con il motore di SharePoint 2010 (spesso molto utilizzato con workflow realizzati attraverso SharePoint Designer), l’evoluzione del vecchio Workfow Foundation
  • Workflow creati con l’engine di SharePoint 2013, evolvendo il Workflow Framework
  • Microsoft Power Automate (l’ex Microsoft Flow)
  • Tecnologie di process automation di terze parti, alcune delle quali utilizzano gli stessi motori citati sopra, mentre altre sfruttano engine proprietari)

Addio ai workflow SharePoint 2010

Dal 01/08/2020 Microsoft abbandonerà il vecchio motore di workflow di SharePoint 2010, non sopportandone più l’esecuzione su SharePoint Online.

Nel dettaglio:

  • Dal 01/08/2020 saranno disattivati i workflow SharePoint 2010 per i nuovi clienti (nuovi tenant Microsoft 365)
  • Dal 01/11/2020 i workflow services di SharePoint 2010 saranno rimossi su tutti i tenant (anche quelli “vecchi”)

I possibili impatti

Ripensando ai primi anni di Office 365, prima della nascita (o della maturazione) di soluzioni sul cloud come Power Automate (e prima Flow), l’abitudine frequente era sicuramente quella incentrata su flussi realizzati attraverso SharePoint Designer 2013 (che offre l’opzione di scelta del workflow engine 2010/2013):

Per tutti i workflow creati con il motore 2010 ci saranno gli impatti di interruzione, legata alla dismissione del servizio descritto.

Viceversa, per i workflow realizzati con il motore SharePoint 2013 non sono previsti impatti o disservizi immediati… continuando ad essere supportati da Microsoft, ma con una prevedibile strategia di deprecare anche questo motore in un prossimo futuro.

Lo dimostra il fatto che, sempre dal 01/11/2020, per i nuovi tenant Microsoft 365 anche il motore di workflow di SharePoint 2013 risulterà spento di default… con l’opzione per riaccenderlo tramite Powershell script.

La dismissione del motore 2010 avrà anche impatti sui workflow “out of the box” basati su questa tecnologia:

  • Approvals
  • Collect Feedback
  • Collect Signatures
  • Classic pages publishing Approval
  • Three-state

E su SharePoint on-premises?

Per tutte le versioni on-premises di SharePoint Server (oggi in pieno supporto la 2016 e la 2019), non sono previsti impatti.

Va ricordato che il ciclo di supporto dei prodotti, compreso l’anziano SharePoint Designer 2013, è garantito ad oggi fino al 2026.

Come affrontare il problema?

Qualcuno lo chiamerebbe opportunità… ma nella pratica per molte organizzazioni sarà un bel problema da gestire.

Microsoft suggerisce il refactory dei flussi su tecnologia Power Automate, quindi la prima cosa da fare (se non l’hai già fatto) è studiarti la soluzione offerta dalla Microsoft Power Platform.

In conclusione, credo che questa scelta sia uno dei più netti punti di rottura con alcuni aspetti del passato di SharePoint, e di quella che conosciamo essere la componente “classica” su SharePoint Online.

Anche alcuni dei vendor che offrono prodotti di terze parti dovranno correre al riparo…
Pensando a Nintex for Office 365, la scelta del vendor fu quella di utilizzare l’engine di SharePoint 2013 (e quindi non impattato ora), e sappiamo che da tempo sta lavorando ad un proprio sistema di process automation (Nintex Workflow Cloud).

Per approfondire.

Nuove risorse per utilizzare bene Microsoft Teams

In diversi post ho sottolineato l’enorme diffusione di Microsoft Teams, accelerata sicuramente dall’emergenza sanitaria (al pari degli altri strumenti concorrenti).

Secondo TechRepubblic si parla della formidabile crescita dell’894%, nel periodo 17 febbraio – 14 giugno 2020!

Ancora in tanti (troppi!) però utilizzano Microsoft Teams poco e male… sfruttandone solo in piccola parte le potenzialità, e immaginando che Teams sia “solo” la nuova versione di Skype.

Credo quindi importante suggerire qualche risorsa, alla portata degli end-users, per studiare un po’… e provare a diventare un po’ più esperti di Teams.

Il Supporto Microsoft ha predisposto una serie di video lezioni, di breve durata, per scoprire come sfruttare meglio Teams

Questo è l’indice rapido delle video lezioni:

Quick start

Intro to Microsoft Teams

Set up and customize your team

Collaborate in teams and channels

Work with posts and messages

Upload and find files

Start chats and calls

Manage meetings

Set up and attend live events

Explore apps and tools

Manage team schedules with Shifts

Manage your activity feed

Teams on the go

Get started with Teams (free)

Anche CollabDays Italy Virtual 2020 è andato

Dopo un po’ di fatica e tante soddisfazioni, si è tenuto ieri il primo evento CollabDays in Italia. Ovviamente nella formula “online”, considerato che originariamente la conferenza era pianificata per essere erogata in presenza, a Milano… prima dell’avvento del Covid-19.

L’evento in presenza si farà, non appena le condizioni lo permetteranno.

E’ stata un’esperienza nuova anche per me, nonostante salga suo palchi di conferenze tecniche dall’ormai lontano 1998. Nuova per la modalità online, con le tre track simultanee, e per la veste di speaker e di “producer-regista” che si sono aggiunte a quelle di co-organizzatore.

Abbiamo sfruttato la tecnologia Microsoft Teams Live Events, che lascia intravedere grandi prospettive, ma che oggi dimostra ancora qualche vizio di gioventù… che ieri ci ha fatto passare qualche sudore freddo…

Mi auguro tutto sommato che il risultato sia stato positivo, ed i primi feedback raccolti sembrerebbero dimostrarlo.

Un grande grazie ai miei compagni di avventure della community italiana di Microsoft 365, nelle sue diverse anime e sfaccettature, e dello UCUG.it, che hanno dedicato tempo delle proprie sere e weekend per l’organizzazione e per la preparazione delle sessioni tecniche.
Grazie anche agli sponsor, che hanno coperto i costi dell’evento, consentendoci di erogare 1140 minuti di formazione tecnica di qualità… gratuita per tutti i partecipanti.
Grazie a Jeff Teper (CVP Microsoft ed al team del Product Group per averci regalato i loro contributi (che distilleremo e regaleremo pian piano alla community).
Ovviamente grazie anche ai partecipanti (quasi 400 iscritti!).

Ho avuto anche il piacere di condividere il palco con Betta, come avveniva nelle vecchie Italian SharePoint Conferences… ed è stato divertente… magari lo rifaremo!

Cosa mi è mancato in questa esperienza?

Sicuramente il contatto con il pubblico, che credo sia impareggiabile per uno speaker che cerca di divertirsi salendo sul palco.
Le limitate formule di interazione (Q&A in chat) non regalano le stesse emozioni, e credo che anche i partecipanti (così come gli speaker) debbano abituarsi a questi nuovi format, cercando di essere meno “timidi” e capaci di sfruttare maggiormente la possibilità di fare comunità, anche se ciascuno a casa propria.

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