Intranet e Knowledge Management come mezzo e non come fine

Quasi un anno fa ero al Webbit04, dove ho tenuto un seminario sul Knowledge Management (KM), e ancora prima me ne occupai in occasione di altri eventi (WPC, Project Management Forum, ed altro).


Ora, a distanza di tempo, sono sempre più convinto che sia spesso davvero una cattiva abitudine quella di affidare ai sistemi informativi aziendali dei progetti di KM, di information & document management ed in generale la realizzazione delle intranet/extranet aziendali e chi più ne ha più ne metta.


No, non voglio provocare nessuno, anzi: io con i sistemi informativi delle aziende ci lavoro! 🙂
Intendo dire che sempre più spesso mi capita di avere a che fare con progetti voluti, generati, guidati… e spesso sbagliati dai sistemi informativi, o CED, delle aziende.


Il problema sta nel fatto che tali individui hanno la “malsana” tendenza a supervalutare l’aspetto tecnologico e sottovalutare altri aspetti fondamentali, quali l’usabilità, i processi reali, i corretti flussi informativi… eccetera.


Insomma, grande attenzione ad hardware e software, ma scarsa concentrazione su “come” fare la intarnet e, soprattutto, come fare in modo che poi gli utenti la utilizzino e ne beneficino davvero.


Spesso, proprio per queste ragioni, si realizzano vere cattedrali nel deserto, spendendo vagonate di soldi per fare mega progetti da presentare al management (e farsi belli), ma che regolarmente finiscono con l’occupare spazio su hard disk e ad ingombrare inutilmente preziosi server.


I progetti di KM più fortunati con cui ho avuto a che fare sono stati voluti da altre funzioni aziendali (il personale, l’organizzazione, la direzione, ecc.). Questi interlocutori, durante l’analisi o le diverse fasi di implementazione del progetto, erano attenti al vero obiettivo. La tecnologia era un fatto sì importante, ma secondario. E’ strumentale.
E’ con queste persone che ho avuto le migliori esperienze, e con queste (quasi sempre) il risultato finito ha portato ad un qualcosa che ha realmente migliorato le aziende e la vita di chi ci lavora.


Ma io sono un ottimista, e so che non tutti i sistemi informativi sono uguali. Anzi, sono io che sono stato sfortunato finora. Tolta qualche rara eccezione.
Sono convinto che esistano degli “illuminati” anche all’interno dei CED: fatevi vedere! 🙂

SharePoint 2003: Il motore di ricerca [Parte 1]

Inizio con questo una prima raccolta di articoli dedicati a SharePoint 2003.
Spero di fare cosa gradita per chi lavora con questi prodotti o si sta cercando di avvicinare ad essi…


Beh, intanto di quale SharePoint parliamo?
Senza dubbio una delle caratteristiche che maggiormente distingue SharePoint Portal Server 2003 (SPS) dai Windows SharePoint Services 2003 (WSS) è la presenza di un sofisticato motore di ricerca.
Nonostante questo, anche i semplici (e gratuiti) WSS dispongono della loro comoda funzionalità di ricerca.

Formalmente in WSS la ricerca si basa sulle funzionalità di Full-text Search di SQL Server 2000, e pertanto non è disponibile se si installa WSS in un ambiente SQL MSDE.

Certo è vero che un possibile scenario di implementazione di WSS potrebbe proprio essere quello del web server su Internet o in ambienti di test, con evidenti vantaggi (in termini di licensing) se si potesse disporre del semplice MSDE anziché di SQL Server standard (ovviamente più performate, ma naturalmente ben più costoso).

La folta comunità internet degli sviluppatori SharePoint ha però trovato una soluzione al problema. 🙂
In particolare Ascirum ha creato un componente che abilita le funzionalità di ricerca all’interno dei siti WSS anche senza la presenza di SQL Server 2000.
Per maggiori informazioni
http://www.ascirum.de/ascirumteam/PermaLink.aspx?guid=736a764b-cbf8-49ee-8e5f-b8860ef12f24

Ipotizzando però di aver installato WSS in ambiente SQL Server 2000 standard, la funzionalità di ricerca c’è e funziona pure 🙂
Basta ricordarsi di verificare che sia attiva, passando dalla WSS Central Administration –> Server Configuration –> Configure full-text search.

Però, man mano che la si utilizza, sorgono alcune limitazioni… prima tra tutte la possibilità di ricercare soltanto nell’ambito del singolo WSS Site, senza la possibilità di estendere la ricerca ai sotto siti.
Capita infatti frequentemente che si realizzi un’architettura composta da un WSS Root site, contenente una serie di sotto siti (anche su più livelli gerarchici).
La creazione di più sotto siti è frequente e comoda, proprio perché grazie a questa funzionalità è possibile differenziare granularmente le autorizzazioni (potenzialmente differenti site per site) e sfruttare a pieno le funzionalità di integrazione con Office 2003 per la self service site creation a disposizione degli utenti.
Per capirci, se qualcuno cerca qualcosa, utilizzando la casella di ricerca presente nelle pagine del Root site, ritrova i soli risultati contenuti all’interno del Root site (stesso discorso vale per le ricerche effettuate partendo da un sotto sito)…. un vero peccato!

Ho trovato però uno strumento di terze parti che risolve il problema. 🙂
Si tratta di ADVIS Site Searcher Web Part, una comoda e personalizzabile web part che può essere inserita all’interno di qualsiasi pagina o può andare a sostituire la pagina standard di ricerca di WSS.
Sul sito del produttore è disponibile una versione demo completamente funzionante (inserisce soltanto il link al sito del produttore come primo risultato delle ricerche).
Per maggiori informazioni:
http://sharepoint.advis.ch/Default.aspx?tabid=67

Nel prossimo articolo descriverò il più complesso meccanismo alla base del motore di ricerca di SPS 2003, estremamente più potente e personalizzabile.





Corso SharePoint 2003 Development: ancora alcuni posti liberi

Ciao a tutti,
riprendo mano al mio blog (anche perchè finalmente mi sono ricordato la password) 🙂 per ricordare a tutti che insieme a Paolo stiamo organzzando un corso intensivo (3 gg.) sullo sviluppo basato su SharePoint 2003.
In questi giorni stiamo mettendo a punto le ultime cose (slides, labs, ecc.) e vi garantisco (anche se forse non dovrei dirlo io) che sta venendo fuori un bel lavoro!
Sarà un corso con doppio teacher, indirizzato agli sviluppatori e senza troppa “fuffa” marketing, ma bello denso di contenuti e di esperienza maturata sul campo.

Ci sono ancora alcuni posti disponibili, quindi affrettatevi!

Ri-posto il link dell’iniziativa, per chi se la fosse persa:
http://www.devleap.com/SchedaCorso.aspx?IdCorso=SHAREPOINT


Ciao
Igor

Ultimi preparativi per le sessioni di WPC2003

Ormai ci siamo.


Le macchine per le sessioni di WPC2003 sono ormai pronte. Stamattina ho tentato un’audace configurazione di Windows Sharepoint Servers 2003… e ovviamente la metà dei servizi hanno smesso di funzionare! Quindi ho ripristinato le impostazioni precedenti e… la metà dei servizi continuavano a non funzionare 🙁


Per fortuna sono previdente, e c’era una bella immagine Ghost aggiornata a ieri sera 🙂


Ora ovviamente tutto funziona! 😉


Link: http://wpc.education.mondadori.it

La settimana prossima escono i miei libri

La prossima settimana verranno pubblicati e distribuiti alle librerie i due libri che ho scritto quest’estate. I libri faranno parte della collana “I Portatili” ed usciranno tra i Miti di Mondadori.
Il tema è Word 2003 e Outlook 2003, che ho cercato di trattare in maniera “diversa” dal solito manuale di informatica, sulla base delle esperienze da me vissute frequentando tante aule di formazione.
Link: http://education.mondadori.it/libri

Annunciata l’uscita di Sharepoint 2003

La nuova versione di Microsoft Sharepoint, o meglio le nuove versioni (Sharepoint Portal Server 2003 e Windows Sharepoint Services) sono finalmente state annunciate. Nel mese di ottobre verranno rilasciate, così come un nutrito altro numero di prodotti (Microsoft Office System, Exchange 2003, Project Server 2003 e altri).
Sia Sharepoint 2003 che Project Server 2003 saranno oggetto delle sessioni che sto preparando per WPC2003.


Link: http://www.microsoft.com/office/preview/sharepoint/default.asp