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Contributi sulla Real Time Collaboration e sull'Unified Communications.

Giugno sarà un mese di novità per Teams

Microsoft ha aggiornato le proprie roadmap di rilascio per Teams, rimandando alcune delle novità in rilascio previste inizialmente per maggio al mese successivo.

Avevo già anticipato su un post precedente quelle che sarebbero state le novità in via di rilascio, e per citarne giusto qualcuna:

  • Multi-window experience
  • Nuovo layout per la finestra delle video call nel formato 3×3 (fino a nove partecipanti simultaneamente visualizzati)
  • Tasks in Teams
  • Ottimizzazione dei rumori di background durante le call
  • Ricevuta di lettura sulle chat
  • Funzionalità “raise hands”, per chiedere la parola alzando la “manina” durante i meeting

Seguendo il piano di rilascio anticipato da Microsoft, queste potranno essere le prossime milestones:

  • Giugno 2020, le nuove esperienze saranno a disposizione degli utenti, che potranno abilitarle attraverso i Settings di Teams
  • Luglio 2020, le nuove esperienze saranno abilitate di default, e potranno essere selettivamente disabilitate attraverso i Settings di Teams
  • Agosto 2020, Le nuove esperienze saranno abilitate di default per tutti e non saranno più disattivabili

Una transizione repentina, ma che sarà da tener presente anche per aggiornare la documentazione formativa rivolta agli utenti e per informare gli addetti al supporto tecnico rivolto agli utenti finali.

Migrazione e coesistenza tra Skype for Business e Teams

Il processo di transizione da Skype for Business a Microsoft Teams è un processo che molte organizzazioni hanno avviato da tempo, spesso prolungando la fase di coesistenza dei due strumenti (con conseguente confusione da parte degli utenti).

Una delle ragioni di resistenza, che spesso giustifica un prolungato periodo in “Islands mode“, è dovuto dall’assenza di features in Teams, prima presenti su Skype4B, che via via Microsoft sta arricchendo su Teams.

Tutto questo senza pensare alla grande quantità di funzionalità che Teams propone, che nemmeno lontanamente erano presenti sul vecchio Skype4B.

Ancora in troppi stanno infatti vedendo Teams come “semplicemente” il successore di Skype for Business… semplificando un po’ troppo le cose.

Joel Oleson ha pubblicato un’efficace infografica dove evidenzia la punta dell’iceberg, lasciando intuire la differenza tra i due strumenti e la solo parziale sovrapposizione di ruolo:

Sullo stesso post Joel schematizza anche la descrizione delle principali modalità di configurazione, coesistenza e migrazione tra i due strumenti:

  • Modalità di coesistenza
    • Skype4B Only
    • Teams Only
    • Skype4B with Teams collaboration and meetings
    • Skype4B with Teams collaboration
    • Islands

Rimando alla lettura completa del post di Joel per approfondire l’argomento e per trovare una serie di fonti di riferimento.

Crescono ancora gli utenti di Microsoft Teams

Superata la soglia dei 75 milioni di utenti giornalieri attivi per Microsoft Teams.

Va infatti ricordato che solo sei settimane fa gli utenti giornalieri attivi erano 44 milioni (+70%, e +110% solo nell’ultimo mese).

Sicuramente per Teams, come per i suoi competitors, il grande acceleratore è stato quello dell’emergenza sanitaria Covid-19.

Ma non si parla solo di utenti attivi, ma anche di oltre 200 milioni di partecipanti ad online meetings ogni giorno e 4,1 miliardi di minuti spesi in riunioni.

Cosa stanno facendo gli altri?

Zoom ha superato i 300 milioni di partecipanti giornalieri ai meetings, e Google Meet i 100 milioni.

Da non dimenticarsi poi del buon vecchio Skype, anch’esso ha visto incrementato l’utilizzo del 70%, arrivando a superare i 40 milioni.

Tutto questo mentre Microsoft sta affilando le armi per lanciare l’affondo della diffusione di Microsoft Teams for Consumer.

Non so se vi stiate appassionando anche voi… ma la sfida si fa interessante!

Personalizzare l’immagine di sfondo durante le video call di Microsoft Teams

Proprio ieri anticipavo l’imminente rilascio di una serie di novità per gli utenti di Microsoft Teams.
Detto e fatto, e stamattina mi sono ritrovato applicate alcune delle novità annunciate anche sulla mia app di Teams!

Ovviamente non ho resistito, ed ho immediatamente provato la nuova feature per personalizzare l’immagine di sfondo durante le video call.

Durante il meeting, o nelle fasi preparatorie, è possibile agire attraverso i “tre puntini” sulla toolbar e selezionare il comando Show background effects.

Attraverso il pannello sulla destra potrai selezionare l’immagine di sfondo preferita, partendo da diversi esempi, valutarne la preview o applicarla allo sfondo della tua video call:

Ovviamente non mi sono accontentato degli esempi proposti, e -non vedendo un pulsante upload (come mi sarei aspettato)- ho investigato un attimo… ed ho individuato la folder su cui caricare delle proprie immagini personalizzate.
Attraverso Esplora risorse carica i tuoi sfondi personalizzati nella folder Upload:

%AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Ed il gioco è fatto!

Non preoccupatevi se vedrete l’immagine “speculare”… durante la call i vostri interlocutori vedranno l’immagine correttamente.

Naturalmente è poi possibile ripristinare il comportamento standard di Teams, scegliendo il comando Hide background effects dai “tre puntini” della toolbar.

Novità in arrivo per gli utenti di Teams

Per la fine del mese di aprile 2020 sono in rilascio numerose nuove funzionalità per Microsoft Teams, che in buona parte daranno risposta ad alcune delle richieste degli utenti, espresse attraverso User Voice.

Non anticipo un elenco esaustivo (lo farò con più cura dopo il rilascio della nuova versione, e dopo aver provato alcune delle novità che oggi sono solo sulla carta), ma voglio segnalarne qualcuna… giusto per far venire l’acquolina in bocca a tutti noi!

Pop-Out Chat

Finalmente non dovremo più fare le contorsioni, muovendoci tra le diverse chat in corso simultaneamente e le altre componenti di Teams.
I Pop Out potranno aprire, su finestre separate, le diverse chat che riteniamo utili gestire in parallelo, lasciandoci la libertà di ripercorrere le conversazioni o ricercare i documenti attraverso la finestra principale di Microsoft Teams.

Background Picture

Durante la video call sarà possibile sostituire lo sfondo della propria cameretta o dei pensili della cucina (lo so… siamo in home working…) con un bel paesaggio montano, con una spiaggia assolata o con qualsiasi altra immagine.

OK, non è proprio la feature più utile del mondo, ma sono certo che spopolerà! Ci scommetto!


Audio e Video Improvements

Saranno introdotti diversi miglioramenti per la qualità del video, consentendo anche per queste la pop out window, offrendo anche la possibilità di ridimensionare la finestra.

Per la qualità dell’audio, saranno introdotte funzionalità studiate per ridurre i rumori di fondo, garantendo una maggiore comprensione del parlato anche in condizioni di lavoro all’aperto e attraverso l’applicazione mobile di Teams.

Più partecipanti nella schermata video

Sarà esteso il numero dei partecipanti simultaneamente mostrati sulla schermata principale dell’online meeting, portandone il numero a nove partecipanti.

Interoperabilità tra Teams e WebEx e Zoom

Tutti noi, nell’arco della giornata, soprattutto se abbiamo a che fare con numerose aziende, clienti e fornitori… ci troviamo a saltare da uno strumento di online meeting ad un altro. Solo oggi ho utilizzato quattro strumenti diversi per altrettante call.

Microsoft introdurrà quindi l’interoperabilità tra Teams, WebEx e Zoom, consentendo la partecipazione ad online meeting “misti”, organizzati sulle diverse piattaforme e acceduti da utenti che utilizzano le app delle diverse tecnologie e (anche) dai dispositivi di meeting rooms attrezzate con tecnologie collegate al mondo Cisco.

Utilizzare l’Interactive Whiteboard in Microsoft Teams Rooms e non solo

L’Interactive Whiteboard è una funzionalità che permette di condividere una lavagna durante un online meeting, consentendo un’interessante ed efficace modalità di comunicazione di concetti e dettagli che, in un contesto di sala riunione tradizionale o di classe, spesso avremmo indirizzato in uno schizzo o uno schema disegnato sula lavagna.

Interactive Whiteboard è nativamente presente sui dispositivi per sale riunioni come Microsoft Teams Rooms, ma può essere utilizzato anche attraverso la semplice app di Teams, agendo sullo strumento di condivisione (quello utilizzato per condividere schermo e applicazioni) per l’apertura della Whiteboard

Una volta avviata la Whiteboard sarà possibile disegnare a mano libera o con apposite penne per touch screen: ormai molti dei nostri dispositivi sono dotati di touch screen, riferendomi sia ai Tablet che ai PC/Laptop con monitor touch.

Inoltre è anche possibile accedere allo stesso online meeting con più dispositivi (anche attraverso lo stesso account), facendo attenzione ai problemi di effetto larsen con l’audio, come ho fatto nei miei test collegandomi sia da laptop che da tablet per una maggiore comodità (vedi nell’immagine qui sotto).

L’utilizzo della Whiteboard è semplice e intuitivo, sfruttando la toolbar laterale per cambiare strumento (penne colorate e gomma per cancellare),.

Per gli amministratori di Microsoft Teams, rammento che è anche possibile governare attraverso le global policies la possibilità di abilitare o meno l’utilizzo della Whiteboard all’interno dei meeting organizzati dai propri utenti.

Interoperabilità tra Microsoft Teams e Skype Consumer

Una delle novità in rilascio nel mese di aprile 2020 è (finalmente) l’interoperabilità tra Microsoft Teams e Skype Consumer.

Si tratta di una funzionalità annunciata da tempo sulla roadmap di transizione da Skype for Business a Teams (l’analoga funzionalità è infatti presente da tempo in Skype for Business), e che consentirà agli utenti di Teams e della versione consumer di Skype:

  • Gli utenti Teams potranno ricercare gli utenti Skype e avviare chat 1-a-1 o audio/video call con utenti Skype Consumer
  • Gli utenti Skype potranno ricercare utenti Teams e avviare chat 1-a-1 o audio/video call con utenti Teams

Le funzionalità saranno disponibili sia per le applicazioni desktop che per quella web ed anche per quelle mobile (Android e iOS).

Per avviare le chat o le call sarà sufficiente ricercare l’indirizzo email dell’interlocutore sulla Search bar dell’applicazione (non è consentita la ricerca degli utenti Skype per numero telefonico o per Skype ID).

Gli utenti Skype o gli utenti Teams potranno naturalmente bloccare o sbloccare gli utenti, e gli amministratori Teams potranno anche definire limitazioni su questi ambiti:

  • Consentire o meno le conversazioni “text-only”, ossia prive di formattazione e senza la possibilità di utilizzare @mentions, emojis e altre amenità.
  • Consentire o meno solo le conversazioni 1-a-1, senza possibilità di partecipare alla Group Chats.
  • Consentire o meno la visibilità dello stato di presenza.

Il governo di questa integrazione è definita dagli amministratori del Tenant Office 365 attraverso un’impostazione degli Org-wide settings, sul Teams Admin Center.
Esiste anche una nuova Powershel cmdlet (EnablePublicCloudAccess) per gestire l’attivazione/disattivazione dell’integrazione.

Differenze tra Microsoft Teams e la versione gratuita di Teams

Non tutti sanno che Microsoft Teams, oltre a far parte di quasi tutti i piani di sottoscrizione ad Office 365, è utilizzabile anche nella forma gratuita.

Per utilizzare la versione gratuita di Teams è necessario iscriversi e scaricare l’applicazione.

Scaricare l'app desktop o usare l'app Web

Una volta registrati e scaricata l’applicazione si potrà iniziare ad invitare amici e colleghi, per diffondere l’utilizzo dell’applicazione.

Ecco nel dettaglio le differenze tra la versione gratuita di Teams e quella commerciale:

Ma la versione gratuita di Teams non è per tutti, in quanto esistono limitazioni che ne impediscono l’utilizzo:

  • Se si è effettuato l’accesso con un account Organizzazione di Office 365 (aziendale o scolastico) non sarà possibile utilizzare la versione gratuita, ma si dovrà utilizzare la versione “full”
  • Per le organizzazioni scolastiche è tuttavia disponibile gratuitamente la versione “full” di Teams.
  • Per le organizzazioni governative della pubblica amministrazione è tuttavia disponibile gratuitamente la versione “full” di Teams.

Per maggiori informazioni sulla versione gratuita di Microsoft Teams, visita questo sito.

Dal Boom di Zoom al Ban di Zoom

Zoom è una delle piattaforme di online meeting che, nelle settimane passate, ha avuto il maggior incremento di utilizzo.
Si parla di un +1300% dei download dell’app di Zoom nel periodo tra febbraio e marzo 2020, con un passaggio dai 171.000 utenti ai 2,41 milioni!

Sicuramente uno degli acceleratori alla diffusione di Zoom è la caratteristica di essere un servizio gratuito (per meeting fino ai 40 minuti), con un’applicazione piuttosto semplice da utilizzare e tutto sommato con una buona qualità di comunicazione.

L’applicazione non è usata solo per fare smart working, e sempre di più viene utilizzata per fare sessioni online tra amici durante l’aperitivo virtuale o dando vita a incontri di sesso online.

Ma il successo di Zoom sta avendo un grande contraccolpo, legato ai problemi di vulnerabilità denunciati la scorsa settimana, spingendo molte organizzazioni a fare dietrofront.

Le scuole americane, che avevano ampiamente adottato Zoom per le attività didattiche a distanza, hanno annunciato di aver “bannato” l’uso di Zoom e stanno rapidamente passando a Microsoft Teams.

Anche diverse aziende ben note per le scelte innovative, come ad esempio SpaceX di Elon Musk, hanno anch’esse bannato Zoom, proprio per i problemi di privacy e sicurezza.

Lo stesso Eric Yuan, fondatore di Zoom nel 2011, ha ammesso i problemi di vulnerabilità, ed ha promesso -scusandosi- di porre rimedio al più presto.