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Novità in arrivo per gli utenti di Teams

Per la fine del mese di aprile 2020 sono in rilascio numerose nuove funzionalità per Microsoft Teams, che in buona parte daranno risposta ad alcune delle richieste degli utenti, espresse attraverso User Voice.

Non anticipo un elenco esaustivo (lo farò con più cura dopo il rilascio della nuova versione, e dopo aver provato alcune delle novità che oggi sono solo sulla carta), ma voglio segnalarne qualcuna… giusto per far venire l’acquolina in bocca a tutti noi!

Pop-Out Chat

Finalmente non dovremo più fare le contorsioni, muovendoci tra le diverse chat in corso simultaneamente e le altre componenti di Teams.
I Pop Out potranno aprire, su finestre separate, le diverse chat che riteniamo utili gestire in parallelo, lasciandoci la libertà di ripercorrere le conversazioni o ricercare i documenti attraverso la finestra principale di Microsoft Teams.

Background Picture

Durante la video call sarà possibile sostituire lo sfondo della propria cameretta o dei pensili della cucina (lo so… siamo in home working…) con un bel paesaggio montano, con una spiaggia assolata o con qualsiasi altra immagine.

OK, non è proprio la feature più utile del mondo, ma sono certo che spopolerà! Ci scommetto!


Audio e Video Improvements

Saranno introdotti diversi miglioramenti per la qualità del video, consentendo anche per queste la pop out window, offrendo anche la possibilità di ridimensionare la finestra.

Per la qualità dell’audio, saranno introdotte funzionalità studiate per ridurre i rumori di fondo, garantendo una maggiore comprensione del parlato anche in condizioni di lavoro all’aperto e attraverso l’applicazione mobile di Teams.

Più partecipanti nella schermata video

Sarà esteso il numero dei partecipanti simultaneamente mostrati sulla schermata principale dell’online meeting, portandone il numero a nove partecipanti.

Interoperabilità tra Teams e WebEx e Zoom

Tutti noi, nell’arco della giornata, soprattutto se abbiamo a che fare con numerose aziende, clienti e fornitori… ci troviamo a saltare da uno strumento di online meeting ad un altro. Solo oggi ho utilizzato quattro strumenti diversi per altrettante call.

Microsoft introdurrà quindi l’interoperabilità tra Teams, WebEx e Zoom, consentendo la partecipazione ad online meeting “misti”, organizzati sulle diverse piattaforme e acceduti da utenti che utilizzano le app delle diverse tecnologie e (anche) dai dispositivi di meeting rooms attrezzate con tecnologie collegate al mondo Cisco.

Gli Office 365 Groups cambieranno nome

Uno degli “esercizi” che Microsoft ci ha costantemente abituato a fare è quello del cambio nome a prodotti e strumenti.
Penso ancora ai vari cambi di nome di OneDrive (chi si ricorda di SkyDrive?) o di Skype for Business (OCS, poi Lync)…

Gli Office 365 Groups cambieranno nome in Microsoft 365 Groups.

Gli Office 365 Groups, nel bene e nel male, sono uno strumento fondamentale per il governo di membership e autorizzazioni trasversali ai diversi strumenti di Office 365.
Sappiamo quanto è intrecciata la gestione di contesti di lavoro, dove un team all’interno di Teams è in realtà collegato a una site collection SharePoint Online, ad una mailbox condivisa su Exchange Online, ad un piano di Planner, una community Yammer, …

Parliamo di oltre 22 applicazioni/strumenti di Office 365 che possono essere governati attraverso gli Office 365 Groups.

Appartenere a un Office 365 Group offre quindi una gestione “centralizzata” dei membri di un progetto, di un gruppo di lavoro o di un qualsiasi altro contesto che ci ha spinto ad aggregare strumenti, contenuti e persone.

Nel prossimo quarter Microsoft ha deciso di fare questo “renaming”, in linea verso la transizione verso il concetto di “Microsoft 365” (così come sta avvenendo anche per i nomi dei piani di sottoscrizione), ma che procurerà un certo mal di testa a tutti gli amministratori della piattaforma.

Prepariamoci dunque a fare un bel “Find and Replace” sulla documentazione dei nostri tenant Office 365! 🙂

Utilizzare l’Interactive Whiteboard in Microsoft Teams Rooms e non solo

L’Interactive Whiteboard è una funzionalità che permette di condividere una lavagna durante un online meeting, consentendo un’interessante ed efficace modalità di comunicazione di concetti e dettagli che, in un contesto di sala riunione tradizionale o di classe, spesso avremmo indirizzato in uno schizzo o uno schema disegnato sula lavagna.

Interactive Whiteboard è nativamente presente sui dispositivi per sale riunioni come Microsoft Teams Rooms, ma può essere utilizzato anche attraverso la semplice app di Teams, agendo sullo strumento di condivisione (quello utilizzato per condividere schermo e applicazioni) per l’apertura della Whiteboard

Una volta avviata la Whiteboard sarà possibile disegnare a mano libera o con apposite penne per touch screen: ormai molti dei nostri dispositivi sono dotati di touch screen, riferendomi sia ai Tablet che ai PC/Laptop con monitor touch.

Inoltre è anche possibile accedere allo stesso online meeting con più dispositivi (anche attraverso lo stesso account), facendo attenzione ai problemi di effetto larsen con l’audio, come ho fatto nei miei test collegandomi sia da laptop che da tablet per una maggiore comodità (vedi nell’immagine qui sotto).

L’utilizzo della Whiteboard è semplice e intuitivo, sfruttando la toolbar laterale per cambiare strumento (penne colorate e gomma per cancellare),.

Per gli amministratori di Microsoft Teams, rammento che è anche possibile governare attraverso le global policies la possibilità di abilitare o meno l’utilizzo della Whiteboard all’interno dei meeting organizzati dai propri utenti.

Interoperabilità tra Microsoft Teams e Skype Consumer

Una delle novità in rilascio nel mese di aprile 2020 è (finalmente) l’interoperabilità tra Microsoft Teams e Skype Consumer.

Si tratta di una funzionalità annunciata da tempo sulla roadmap di transizione da Skype for Business a Teams (l’analoga funzionalità è infatti presente da tempo in Skype for Business), e che consentirà agli utenti di Teams e della versione consumer di Skype:

  • Gli utenti Teams potranno ricercare gli utenti Skype e avviare chat 1-a-1 o audio/video call con utenti Skype Consumer
  • Gli utenti Skype potranno ricercare utenti Teams e avviare chat 1-a-1 o audio/video call con utenti Teams

Le funzionalità saranno disponibili sia per le applicazioni desktop che per quella web ed anche per quelle mobile (Android e iOS).

Per avviare le chat o le call sarà sufficiente ricercare l’indirizzo email dell’interlocutore sulla Search bar dell’applicazione (non è consentita la ricerca degli utenti Skype per numero telefonico o per Skype ID).

Gli utenti Skype o gli utenti Teams potranno naturalmente bloccare o sbloccare gli utenti, e gli amministratori Teams potranno anche definire limitazioni su questi ambiti:

  • Consentire o meno le conversazioni “text-only”, ossia prive di formattazione e senza la possibilità di utilizzare @mentions, emojis e altre amenità.
  • Consentire o meno solo le conversazioni 1-a-1, senza possibilità di partecipare alla Group Chats.
  • Consentire o meno la visibilità dello stato di presenza.

Il governo di questa integrazione è definita dagli amministratori del Tenant Office 365 attraverso un’impostazione degli Org-wide settings, sul Teams Admin Center.
Esiste anche una nuova Powershel cmdlet (EnablePublicCloudAccess) per gestire l’attivazione/disattivazione dell’integrazione.

Differenze tra Microsoft Teams e la versione gratuita di Teams

Non tutti sanno che Microsoft Teams, oltre a far parte di quasi tutti i piani di sottoscrizione ad Office 365, è utilizzabile anche nella forma gratuita.

Per utilizzare la versione gratuita di Teams è necessario iscriversi e scaricare l’applicazione.

Scaricare l'app desktop o usare l'app Web

Una volta registrati e scaricata l’applicazione si potrà iniziare ad invitare amici e colleghi, per diffondere l’utilizzo dell’applicazione.

Ecco nel dettaglio le differenze tra la versione gratuita di Teams e quella commerciale:

Ma la versione gratuita di Teams non è per tutti, in quanto esistono limitazioni che ne impediscono l’utilizzo:

  • Se si è effettuato l’accesso con un account Organizzazione di Office 365 (aziendale o scolastico) non sarà possibile utilizzare la versione gratuita, ma si dovrà utilizzare la versione “full”
  • Per le organizzazioni scolastiche è tuttavia disponibile gratuitamente la versione “full” di Teams.
  • Per le organizzazioni governative della pubblica amministrazione è tuttavia disponibile gratuitamente la versione “full” di Teams.

Per maggiori informazioni sulla versione gratuita di Microsoft Teams, visita questo sito.

Dal Boom di Zoom al Ban di Zoom

Zoom è una delle piattaforme di online meeting che, nelle settimane passate, ha avuto il maggior incremento di utilizzo.
Si parla di un +1300% dei download dell’app di Zoom nel periodo tra febbraio e marzo 2020, con un passaggio dai 171.000 utenti ai 2,41 milioni!

Sicuramente uno degli acceleratori alla diffusione di Zoom è la caratteristica di essere un servizio gratuito (per meeting fino ai 40 minuti), con un’applicazione piuttosto semplice da utilizzare e tutto sommato con una buona qualità di comunicazione.

L’applicazione non è usata solo per fare smart working, e sempre di più viene utilizzata per fare sessioni online tra amici durante l’aperitivo virtuale o dando vita a incontri di sesso online.

Ma il successo di Zoom sta avendo un grande contraccolpo, legato ai problemi di vulnerabilità denunciati la scorsa settimana, spingendo molte organizzazioni a fare dietrofront.

Le scuole americane, che avevano ampiamente adottato Zoom per le attività didattiche a distanza, hanno annunciato di aver “bannato” l’uso di Zoom e stanno rapidamente passando a Microsoft Teams.

Anche diverse aziende ben note per le scelte innovative, come ad esempio SpaceX di Elon Musk, hanno anch’esse bannato Zoom, proprio per i problemi di privacy e sicurezza.

Lo stesso Eric Yuan, fondatore di Zoom nel 2011, ha ammesso i problemi di vulnerabilità, ed ha promesso -scusandosi- di porre rimedio al più presto.

Incrementa ancora l’adozione di Microsoft Teams

L’emergenza Coronavirus, e la conseguenze impennata di attività in home working, studio remoto e online meeting, ha accelerato notevolmente anche la diffusione di Microsoft Teams.

Microsoft ha comunicato che, a partire dai suoi 32 milioni di utenti attivi, l’11/03/2020 gli utilizzatori sono lievitati a 44 milioni.

L’esplosione degli strumenti di online meeting è naturalmente estesa anche agli altri tools, a partire da quelli legati al mondo Google (es. Hangouts e Google Duo), da quelli legati a Cisco (WebEx e Jabber), a quelli in emergente crescita (es. Zoom).

In tanti si sono affidati agli strumenti personali/individuali, come quello delle videochiamate attraverso WhatsApp o Facebook Messenger, dimenticando (o sottovalutando) gli aspetti di security, privaci e tutela della proprietà intelletuale.

C’è chi afferma che nell’emergenza “tutto è concesso”… personalmente non sono molto d’accordo. Mi auspico che molte aziende che hanno fatto leva sulle dotazioni personali o familiari del proprio personale possano comprendere i benefici di strumenti professionali e integrati con i sistemi aziendali, correggendo il tiro e fornendo i propri dipendenti dei strumenti adeguati ed efficienti, proteggendo il valore delle informazioni condivise e approfittando dell’opportunità per introdurre soluzioni più strategiche e non soltanto tattiche.

La macchina organizzativa di CollabDays Milan 2020 scalda i motori

L’organizzazione di CollabDays Milan 2020 sta procedendo speditamente, con il coinvolgimento delle diverse anime delle communities italiane dedicate al mondo SharePoint e Microsoft 365.

Nell’immagine sotto trovate parte dei volti degli organizzatori che, ovviamente tramite Microsoft Teams, stanno collaborando all’organizzazione dell’evento…. un bel concentrato di MVPs!

Voglio citarli/citarci:

Image

Stay tuned!

SharePoint vs Teams

In tanti, anche tra gli utenti “storici” di SharePoint, si trovano confusi ad affrontare l’adozione di Microsoft Teams.

Uno dei quesiti più frequenti è: “ma devo usare un sito SharePoint o un Teams?“.

Partiamo facendo un po’ di chiarezza sul ruolo dei due strumenti, pur consapevoli di trovarci su una linea di confine non sempre demarcata allo stesso modo.

Pensando alla gestione dei file, che spesso è la parte chiave del “dubbio” da parte degli utenti, partiamo da un posizionamento (parziale) degli strumenti che possono far parte del Digital Workplace aziendale, identificando il contesto operativo:

Radar per orientare l’utente durante la scelta della collocazione di salvataggio dei file

Da questa specie di “radar” appare evidente che un utente possa scegliere di collocare i propri file in funzione del contesto:

  • se sono i miei documenti di lavoro, che vedo solo io o che al limite condivido occasionalmente con pochi altri, allora potrò utilizzare OneDrive
  • se si tratta documenti collegati a progetti, uffici o aree dell’azienda, su cui collaboro con regolarità insieme ad altri colleghi, allora mi dovrò orientare verso SharePoint o Teams
  • se i file hanno un rilievo che interessa all’intera azienda, per ufficialità e per visibilità, allora dovrò pensare di collocarli sulla Intranet aziendale.

Che cosa è Microsoft Teams?

Le definizioni sulla rete si sprecano, ma le più accreditate indicano:

  • uno strumento di comunicazione e collaborazione chat-based e per la collaborazione real-time (evoluzione di Skype for Business), adatto anche per organizzare online meeting e call
  • un “collaboration HUB”, dove il gruppo di lavoro può trovare, in un unico punto d’accesso, i propri strumenti di lavoro, le informazioni e ogni altro elemento utile a raggiungere l’obiettivo (es. un progetto, l’organizzazione di un evento, …)

Ma quindi cosa non è Microsoft Teams?

Non è un luogo dove archiviare i file. Teams utilizza i siti SharePoint per il salvataggio dei documenti.
Quindi i file non vengono mai salvati su Teams, che funge da punto di raccordo verso SharePoint (così come verso Planner per le attività e a tanti altri strumenti “verticali”).
Anche i file scambiati durante una conversazione chat non sono salvati su Teams, ma vengono salvati sul OneDrive dell’utete che invia i file e condivisi in maniera trasparente con l’interlocutore con cui si sta chattando.

Ogni team su Microsoft Teams è collegato a un Office 365 Group, che ne determina le logiche di accesso/autorizzazione riservate per i membri. Gli utenti membri di un team sono quindi membri di un Office 365 Group, che coordina le autorizzazioni sugli strumenti “satellite”, quali il sito SharePoint o il piano Planner.

Torniamo quindi alla domanda iniziale: ma devo usare Teams o un sito SharePoint Online?

Il mio punto di vista, per evitare l’antipatica risposta “dipende”, può essere un criterio guidato dal contesto:

  • dobbiamo solo condividere file e informazioni (es. news)?
  • non ci servono altri strumenti di lavoro a supporto di una collaborazione tra colleghi?
  • potremmo aver bisogno di gestire logiche di autorizzazione puntuali sui file per i diversi utenti coinvolti?

Se le risposte ai quesiti tendono verso il “sì”, allora possiamo indirizzarci verso un semplice sito SharePoint, senza scomodare Teams o gli Office 365 Groups.

Se, viceversa, anche solo parte dei quesiti tende verso il “no”, allora suggerisco di valutare la creazione di un team su Microsoft Teams ed il conseguente Office 365 Group.

Come ho già scritto, non esistono regole fisse, e la valutazione va sempre affrontata considerando i pro e i contro offerti da ciascuna opzione.

Un esempio di soluzione “ibrida” potrebbe essere la scelta di creare un team su Teams, che produrrà la creazione di un Office 365 Group per la gestione della membership, e quindi andare a gestire il dettaglio delle autorizzazioni sui file direttamente sul sito SharePoint collegato. Questo permetterà di superare uno degli ostacoli dei quesiti, ma renderà più articolata e complessa la governance delle autorizzazioni per i contenuti del progetto o del contesto collegato.

Un fiume di novità rilasciate dopo Ignite 2019

Come anticipato nel post della scorsa settimana, con l’evento Ignite 2019 di Orlando Microsoft ha annunciato o rilasciato un fiume di novità per Office 365 (e non solo).

Già si parlava di 142 annunci, molti dei quali apparentemente poco rilevanti, mentre altri decisamente attesi e graditi dalla comunità.

L’annuncio del Progetto Cortex, che espande le capacità dell’Intelligenza Artificiale (AI) applicata al discovery delle informazioni e alla valorizzazione della conoscenza implicita, ponendo le basi per una Intranet sempre più “intelligente” e abilita a scenari sempre più rivolti al Knowledge Management.

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Dai temi più “visionari” agli aspetti ed alle funzionalità più pratiche ed immediate.

I nuovi SharePoint Home Sites, ossia il nuovo concetto di “landing page” di SharePoint Online, rappresenta un’importante innovazione e miglioramento per offrire agli utenti una visione accattivante, personalizzata e centralizzata per accedere ai propri siti e contenuti, aggregando le più importanti novità ed offrendo uno sguardo sempre aggiornato.

Le funzionalità di gestione dei siti multilingua (alleluja!), applicate alle componenti di publishing dei modern sites di SharePoint Online, che rispondono alla pressante richiesta di gestione di contenuti multilingua per le organizzazioni internazionali e contribuiscono ad allontanarci dalle necessità di utilizzo di vecchie funzionalità “classic” come le odiate variations.

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Notevoli ed attese anche le funzionalità per migliorare l’integrazione tra SharePoint e Teams, tra cui la possibilità di sfruttare (finalmente) le funzionalità avanzate delle library e delle liste SharePoint Online all’interno dei tab Files di Teams.
Oppure pensando all’interessante “wizard” per integrare contenuti SharePoint in Teams.
Senza poi soffermarci sulle tanto attese capacità di Teams di applicare security ai propri canali (evviva!).

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Altre novità, ora disponibili su OneDrive (ma sappiamo che sono spesso preludio che anticipa quanto verrà poi rilasciato anche per i siti SharePoint), come le nuove File Cards, le nuove modalità di richiesta di accesso e condivisione ai file, oppure ai miglioramenti del Differential Sync (che ottimizza di gran lunga l’utilizzo della banda).

Anche la home page di Office.com introduce un restyling, confermando la centralità del Search box (che abbiamo già visto posizionarsi al centro della suite bar di Office 365 negli ultimi mesi), ed enfatizza i concetti di documenti e attività recenti.

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Ma vi parlavo di 142 annunci di novità… quindi ci sarà un bel po’ di materiale per nuovi post, che continuerò a pubblicare nelle prossime settimane.