Non perdere il controllo dei siti su Office 365

Con il rilascio degli Office 365 Groups e più in generale di Modern Sites e Communication Sites, su Office 365 è disponibile la possibile di creare “self service” nuove site collection di queste nuove tipologie.
E’ sufficiente accedere alla pagina SharePoint dal tile sull’App Launcher, e scegliere Create site dal pulsante in bella mostra:

Tutto bello… finora…

Cosa significa “tecnicamente”?

Significa poter creare una nuova Site collection SharePoint Online e, nel caso dei nuovi Team Sites, anche una nuova Distribution list su Exchange Online e tutto quanto correlato (security groups).

Chi può farlo?

Di default qualsiasi utente del tenant Office 365. Sì, hai letto bene!

Se quindi sei un amministratore del tenant, o anche soltanto di SharePoint Online, starai pensando: “vado a controllare sul portale amministrativo di SharePoint Online…” ed ecco un’altra “sorpresa”: le nuove site collection (quelle legate ai nuovi Team site e Communication site) non sono elencate nelle lista delle site collection!

 

Quindi?

Quindi, se amministri una realtà di qualche centinaia o migliaia di utenti… puoi aspettarti che qualcuno “ci abbia provato”, e che si siano create (fuori dal tuo controllo) nuove site collection e DL.

E adesso?

  1. Per prima cosa prova ad indagare se individui nuove site collection “fuori controllo”, utilizzando un tool di Governance (es. Sharegate) o le seguenti istruzioni Powershell, per poi valutare le azioni correttive (contattare gli utenti? eliminarle?… le site collection e le DL, non gli utenti!).
  2. Stabilire chi potrà creare nuovi Office 365 Groups, Team site e Communication site, seguendo le istruzioni descritte su questo articolo.
  3. Attivarti, se non lo hai già fatto, per istituire un “competence center” o una “task force” che monitora i nuovi rilasci di Microsoft su Office 365, testa le novità attraverso le opzioni di First release, e stabilisce se e come adottare, e quando distribuire la funzionalità agli utenti.
  4. Adottare un piano di Governance e le necessarie politiche e procedure di valutazione, adozione e intervento. Senza dimenticare che Office 365 non è più (o non lo è mai stato) un giocattolo, e che sempre più sta diventato (o è già diventato) il cuore dei sistemi di comunicazione e collaborazione dell’azienda.

La morale?

Chi mi conosce sa bene che parlo di non trascurare la Governance fin dalle prime versioni di SharePoint, e questo evento (legato a una scelta di configurazione di default quantomeno discutibile) è la prova lampante di quanto possa sfuggire dal controllo il “giocattolo”.

In arrivo Workplace Analytics su Office 365

I titolari di piani di sottoscrizione E5 per Office 365 hanno già avuto modo di sbirciare la funzionalità MyAnalytics, che offre all’utente una serie di dashboard e scorecard sulle proprie attività, come ore passate a fare meeting a leggere o rispondere alle email, ecc.

Ora Microsoft ha annunciato l’imminente rilascio di Workplace Analytics, che evolve il più tradizionale concetto di “usage analytics”, ben noto a chi gestisce un sito web e traccia le attività dei propri visitatori.

Non si tratta infatti soltanto di esaminare dati quantitativi, ma il nuovo strumento cerca di offrire indicatori di qualità, integrando le molteplici attività dell’utente, incrociandole con quelle dei colleghi e rapportandole con i comportamenti più diffusi in azienda.

I dati grezzi che vengono aggregati, elaborati e rappresentati sono provenienti dai diversi eventi tracciati su Office 365 (Office 365 Signals), applicando poi dei modelli di rete sociale che aggregano e combinano le informazioni relative ai colleghi, ai team, alle persone con cui maggiormente interagiamo.

Il tutto poi viene rappresentato attraverso dashboard accattivanti ed efficaci, ricche di funzionalità per il drill-down e per approfondire dettagli partendo dalle informazioni aggregate.

Anche Forrester, attraverso un suo recente report, ha evidenziato che i manager C-level (CEO, CIO, CFO, …) hanno tra le loro priorità (il 96% dei partecipanti allo studio) l’incremento della produttività dei propri dipendenti.
Da qui è facile immaginare che potrebbe essere strategico disporre di informazioni utili a comprendere i “comportamenti lavorativi” del personale, osservando le possibili inefficienze e cercando di proporre azioni correttive.

Parlando di questi argomenti è facile poi immaginare che si possano toccare argomenti “delicati”, quali la privacy del dipendente e altre tematiche in materia di normativa locale o di contrattualistica sindacale. Ma mi soffermo sugli aspetti tecnici e funzionali del nuovo tool di Office 365, non essendo esperto di questi altri -seppur importanti- argomenti.

Per maggior informazioni, suggerisco di dare un’occhiata a questo video, dove è anche possibile apprezzare una demo sulle principali funzionalità del nuovo Workplace Analytics:

Usare Skype for Business su una BMW

BMW ha recentemente annunciato di inserire la possibilità di fare chiamate Skype for Business direttamente dal sistema iDrive, che gestisce la comunicazione vivavoce delle auto tedesche.

Sarà quindi possibile unirsi direttamente alle call aziendali, o interagire con clienti e fornitori. Un ulteriore segnale della diffusione capillare degli strumenti Microsoft, resi ancor più popolari dal successo di Office 365.

Per i possessori di BMW serie 5, presto, sarà tutto questo possibile.

Microsoft 365

Dopo sei anni a cercare di far capire ai clienti che Microsoft Office 365 non è “semplicemente” la nuova versione di Office (inteso come Word, Excel, PowerPoint, …), finalmente anche Microsoft ha maturato la cosa.

Tra gli annunci dell’evento Inspire 2017, rivolto ai Microsoft Partner, ecco nascere Microsoft 365.

Per capirci meglio, questa è l’espressione:

Office 365 + Windows 10 + Enterprise Mobility + Security = Microsoft 365 

Microsoft 365 sarà poi disponibile in due “gusti” all-in-one:

  • Microsoft 365 Enterprise
  • Microsoft 365 Business

Per maggiori informazioni puoi consultare il post di lancio, scritto da Kirk Koenigsbauer, corporate vice president for the Office team, oppure dare un’occhiata al sito dedicato.

In fin dei conti, semplificando, il tutto si traduce in nuove forme di sottoscrizione (una sorta di bundle) e -soprattutto- di un diverso modo di proporre i prodotti.

Gartner conferma la posizione dominante di Office 365

Gartner ha recentemente pubblicato i risultati delle sue analisi SWOT sul cloud, enfatizzando il momento d’oro di Office 365, che come sappiamo è la piattaforma cloud sempre più diffusa.

Per chi ha poca confidenza con le analisi SWOT, utilizzate molto nel marketing strategico per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats).

Il risultato delle valutazioni di Gartner per Office 365 è rappresentato dalla seguente matrice:

Research image courtesy of Gartner, Inc.

Naturalmente la competizione principale si gioca contro Google Apps, e un’interessante indicazione arriva dagli indici CAGR, ossia dal “rumore” proveniente dai social, dove si parla o si cita una piattaforma, piuttosto che un’altra:

Research image courtesy of Gartner, Inc.

L’analisi di Gartner, consultabile in maniera più estesa su questo sito, presenta infine quali sono le funzionalità “Top Five” di Office 365 più adottate, sulla base di un sondaggio condotto nel gennaio 2016 (quindi già un po’ vecchiotto dal mio punto di vista, ma comunque interessante):

Research image courtesy of Gartner, Inc.

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Quante volte al giorno controlli il tuo smartphone?

Secondo alcune ricerche recenti indicano che gli utenti più “addicted” (il 10% della popolazione) interagisce oltre 5400 volte al giorno!
In media, un utente “normale” guarda o tocca lo schermo del proprio telefono circa 2617 volte al giorno. Circa un milione di volte l’anno.

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Parliamo comunque di numeri estremamente elevati, e spesso di azioni generate senza bisogno di alcuno stimolo, come ad esempio la notifica di ricezione di un’email o di un messaggio Whatsup.

Abitudini e comportamenti che non sono neppure lontanamente confrontabili con il numero di volte con cui controlliamo l’email, che in ogni caso presenta numeri considerevoli, e che rasentano l’ossessione pensando al fatto che l’87% della popolazione controlla almeno una volta il telefono nella fascia oraria da mezzanotte alle 5 del mattino.

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La ricerca, condotta da Dscount su un campione di 100mila utenti e pubblicata dal Dailymail, indica che le app più consultate sono Facebook (15% del tempo) e Google, e che l’azione “attiva” più frequente è quella di scrittura messaggi di testo (11%).

Top 20: by share of all touches

Tutto questo conferma e giustifica i forti investimenti verso il rilascio di nuove applicazioni mobile, come stiamo vedendo fare da Microsoft a supporto degli utenti di Office 365: app per SharePoint, Teams, Groups, StaffHub, che si affiancano alle popolari app per Outlook, OneDrive e Skype for Business.

Si tratta di numeri davvero importanti, che impongono ragionamenti a tutti coloro che offrono servizi e contenuti, e che non possono essere trascurati da chi progetta digital workplace o intranet aziendali, che spesso ancor oggi si concentra sulla “home page del portale”…

Fonte

Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.

Microsoft StaffHub, per coinvolgere anche i dipendenti senza PC

Nella iniziative di digital transformation, sempre più spesso di cerca di estendere gli strumenti già a disposizione dei white-collar anche al personale dell’azienda che solitamente non lavora davanti ad un PC, ma che ricopre altri ruoli nell’organizzazione, i cosiddetti blue-collar.

Quindi non solo strumenti Intranet per tutta l’azienda, ma anche altri strumenti che, grazie all’ausilio dei dispositivi mobile, meglio orientati a chi non utilizza il classico browser.

Microsoft continua così ad aggiungere nuovi strumenti all’interno dell’offerta Office 365, tra cui l’ultimo arrivato Microsoft StaffHub.

Attraverso StaffHub è possibile:

  • Gestire il tempo (ad es. i turni di servizio del personale)
  • Facilitare la comunicazione all’interno del team
  • Condividere contenuti

Tra gli scenari d’uso del nuovo strumento, Microsoft evidenzia i seguenti:

  • Accoglienza
  • Viaggi
  • Vendita al dettaglio
  • Ristorazione
  • Assistenza sanitaria
  • Agricoltura
  • Edilizia
  • Produzione

Dal punto di vista dei costi, la risposta ottimale è offerta dalle sottoscrizioni Kiosk (Piani K di Office 365), che garantiscono un costo competitivo pensato che gli utenti che non hanno un utilizzo costante e continuativo di un proprio desktop.

Ecco qui di seguito un efficace video introduttivo, e a seguire una demo sul nuovo strumento.

 

Viaggiare informati, viaggiare sicuri

Oggi usiamo tutti (o quasi) il Web con una certa sicurezza e disinvoltura, navigando come provetti esperti, o anche come semplici utenti.

Spesso non ci rendiamo però conto di affidare dati ed informazioni personali a siti non sicuri. E non parlo soltanto dei siti di e-commerce, dove essendoci transazioni commerciali diventa ancora più lampante, ma più in generale dati che ci riguardano, e che potrebbero contribuire a fornire indizi o contenuti che non ci piacerebbe “condividere” con nessun soggetto terzo, oltre al nostro interlocutore con cui stiamo dialogando.

I siti che offrono maggiori garanzie in tal senso sono quelli che possiamo navigare utilizzando il protocollo HTTPS (lo noti nella parte iniziare della barra dell’indirizzo del browser). Su questi siti i contenuti sono cifrati, e quindi di difficile comprensione per un terzo malintenzionato… lasciando leggibili le informazioni solo a noi e al proprietario del sito web che stiamo utilizzando.

Proprio oggi sono capitato sul sito della posta certificata (si tratta di del portale del Governo italiano dedicato alla PEC, https://www.postacertificata.gov.it/). Parlo del servizio, che in origine aveva l’ambizioso obiettivo di fornire (gratuitamente) una PEC per ogni cittadino, e che è stato poi ridimensionato, rimandando verso i gestori privati che hanno ottenuto lo status di Authority in grado di rilasciare recapiti di posta elettronica certificata (Aruba, Infocert, Postacom, …). La dismissione graduale è prevista entro il marzo 2018.

Oggi però è il 22/01/2017 (quindi in piena operatività), ed atterrando sul sito dell’authority mi sono davvero sorpreso (e preoccupato) ottenendo dal mio browser un warning di sicurezza, relativo alla presenza di un certificato non sicuro (parlo del certificato SSL, che rende cifrata la comunicazione web, utilizzando il protocollo HTTPS).

Ebbene sì… un certificato scaduto il 29/12/2016!

E voi direte… ma dai… che cosa sarà mai…

Eh no! Per me è gravissimo che un’authority impegnata sul campo della digitalizzazione (non solo della pubblica amministrazione, ma per l’innovazione del Paese) si giochi così male la propria credibilità, fornendo linfa vitale agli scettici, a partire da quelli che remano contro a qualsiasi cambiamento.

Per i non addetti ai lavori, rinnovare un certificato SSL costa circa 150-200€/anno… spendendo decisamente meno se di acquistano certificati in grado di durare più anni.

C’è davvero ancora un sacco di strada da fare, soprattutto di tipo culturale. E per me cultura significa essere anche professionali e responsabili del ruolo che si ricopre.