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Strategie e affini

Alleggerire il lockdown anche attraverso Microsoft Booking

Alcune delle novità concesse dalla Fase 2 descritte dal Governo, quale parziale allentamento del lockdown legato all’emergenza sanitaria Covid-19 andranno a prevedere la progressiva riapertura di esercizi commerciali e professionali.

Al fine di assicurare la massima sicurezza, molti dei negozi (penso ai chioschi, alle attività take-away, ai parrucchieri, …) dovranno prevedere procedure di prenotazione dei beni o dei servizi.
In tanti gestiranno in forma destrutturata le prenotazioni, attraverso chiamate telefoniche o messaggi Whatsapp.

Credo tuttavia possa essere l’occasione per cercare di impostare una risposta più strutturata ed efficiente, magari sfruttando qualche servizio online per il booking di prodotti e servizi.

A partire da metà del mese di maggio 2020 sarà disponibile la versione web di Microsoft Booking, una delle componenti di Microsoft 365 già compresa come app mobile nei piani di sottoscrizione Office 365 Education A3, Office 365 A5 e Office 365 Business Premium (per i clienti Office 365 Enterprise E3 e Office 365 Enterprise E5 è attualmente disponibile tramite un componente aggiuntivo, ma verrà reso disponibile anche a questi piani da metà maggio).

Sul sito Microsoft sono pubblicati tre esempi di utilizzo (chiaramente non esaustivi, ma possono offrire qualche spunto di utilizzo):

Si tratta di un’applicazione mobile e -presto- di una web app utilizzabile sia dagli utenti Microsoft 365 che dai clienti delle attività commerciali (si comprende quindi che Booking sia prevalentemente pensato per realtà di piccole-medie dimensioni).

Nel seguente video ci si può fare un’idea di massima delle potenzialità offerte dal servizio:

Per gli amministratori sarà possibile definire, sia dal portale amministrativo che da Powershell, se rendere disponibile o meno Booking agli utenti del tenant. Da fine aprile 2020 saranno disponibili i comandi per tutti i tenant, che di default prevedono l’impostazione su “ON”.

Più in generale, puoi trovare qui le istruzioni per attivare o disattivare il servizio Booking.

Microsoft impara dall’esperienza italiana

La collega Elisabetta mi ha segnalato un interessante articolo, a firma di Jared Spataro (Corporate Vice President for Microsoft 365), che prende spunto da alcune esperienze italiane come reazione all’emergenza Covid-19.

Jared aveva già postato un articolo simile qualche settimana fa, prendendo ispirazione da alcune esperienze post emergenza provenienti dalla Cina.

Gli esempi analizzati sono provenienti dall’Istituto Comprensivo di Lozzo Atestino dal Veneto, dai miei concittadini dell’Università di Bologna e dalle case vinicole di Montalcino dell’azienda Ciacci Piccolomini D’Aragona.

Si parla di esperienze rivolte a studenti, dipendenti e clienti, e proprio dai viticoltori toscani arriva una delle sfide più grandi: come far percepire la qualità del prodotto (vino) a clienti con cui si sta dialogando remotamente, senza quindi aver l’opportunità di far degustare un buon bicchiere di rosso…

Credo che possano essere ottime ispirazioni, soprattutto per le tante aziende che in queste e nelle prossime settimane stanno ripensando il proprio modello di business.

Office 365 cambia nome

Ormai mancano poche ore dal “renaming”.
Da domani, 21 Aprile 2020, Microsoft Office 365 cambierà nome in Microsoft 365.

La strategia di cambio nome è partita ormai diverso tempo fa, e sta transitando sul cambio di nome delle principali sottoscrizioni.
Ad esempio:

  • Business Essentials sarà rinominato in Microsoft 365 Business Basic
  • Business Premium sarà rinominato in Microsoft 365 Business Standard
  • Office 365 Business e Office 365 Pro Plus saranno rinominati in Microsoft 365 Apps, saranno inoltre aggiunte le desinenze “for business” e “for enterprise” come elementi distintivi delle caratteristiche delle due versioni.

Microsoft ha definito così questa transizione:
“the subscription for your life to help you make the most of your time, connect and protect the ones you love, and to develop and grow.”

In arrivo la realtà aumentata con SharePoint Spaces

Era maggio 2018, alla SharePoint Conference di Las Vegas, e Microsoft annunciò la volontà di introdurre funzionalità di realtà aumentata (mixed reality per la precisione) per interagire con i contenuti e con gli strumenti di collaborazione offerti da SharePoint Online.

Praticamente due anni dopo le parole di Jeff Teper, ecco finalmente in rilascio gli SharePoint Spaces.

La definizione, estratta dalla roadmap ufficiale è la seguente:
SharePoint spaces is a web-based, immersive platform, which allows you to create and share, secure and extensible mixed reality experiences. Add a new dimension to your intranet by using 2- and 3D web parts to create your mixed reality vision.

La previsione di rilascio è per aprile 2020… quindi dovremmo ormai esserci, secondo le solite logiche di precedenza per i tenant Office 365 con le funzionalità di “target release” attivate..

Per verificare se sul tenant fosse già disponibile la preview, prova ad accedere ai Settings del sito moderno, Site information, View all site settings, e quindi controlla tra le Manage site features:

Una volta attivata la feature, vedrai aggiungersi una voce sul menu New navigando le pagine moderne:

Una volta attivata la feature, saranno disponibili una serie di web part moderne, da inserire all’interno del contesto SharePoint Spaces:

  • 3D object
  • 360° image
  • 360° video
  • 2D video
  • Text
  • Image
  • Document Library
  • Org Chart
  • File Viewer

I requisiti di sistema per utilizzare SharePoint Spaces sono quelli di un PC con scheda grafica NVIDIA GTX 1060 o superiore, suggerendo anche di verificare che le impostazioni di performance di Windows 10 siano di tipo “Best performance“, al fine di sfruttare al meglio CPU e GPU.

Rispetto ai dispositivi (gli occhialoni), non ci sarà spazio solo per gli Hololens di Microsoft, ma saranno supportati i device di Windows Mixed Reality (inclusi quelli Samsung e Acer), con supporto anche per Oculus Rift, Rift S e HTC Live, mentre per gli Oculus Quest il supporto è ancora in beta.

La documentazione sulle funzionalità degli SharePoint Spaces è già disponibile, quindi ti suggerisco di dare un’occhiata a questa fonte per approfondire.

Novità in arrivo per gli utenti di Teams

Per la fine del mese di aprile 2020 sono in rilascio numerose nuove funzionalità per Microsoft Teams, che in buona parte daranno risposta ad alcune delle richieste degli utenti, espresse attraverso User Voice.

Non anticipo un elenco esaustivo (lo farò con più cura dopo il rilascio della nuova versione, e dopo aver provato alcune delle novità che oggi sono solo sulla carta), ma voglio segnalarne qualcuna… giusto per far venire l’acquolina in bocca a tutti noi!

Pop-Out Chat

Finalmente non dovremo più fare le contorsioni, muovendoci tra le diverse chat in corso simultaneamente e le altre componenti di Teams.
I Pop Out potranno aprire, su finestre separate, le diverse chat che riteniamo utili gestire in parallelo, lasciandoci la libertà di ripercorrere le conversazioni o ricercare i documenti attraverso la finestra principale di Microsoft Teams.

Background Picture

Durante la video call sarà possibile sostituire lo sfondo della propria cameretta o dei pensili della cucina (lo so… siamo in home working…) con un bel paesaggio montano, con una spiaggia assolata o con qualsiasi altra immagine.

OK, non è proprio la feature più utile del mondo, ma sono certo che spopolerà! Ci scommetto!


Audio e Video Improvements

Saranno introdotti diversi miglioramenti per la qualità del video, consentendo anche per queste la pop out window, offrendo anche la possibilità di ridimensionare la finestra.

Per la qualità dell’audio, saranno introdotte funzionalità studiate per ridurre i rumori di fondo, garantendo una maggiore comprensione del parlato anche in condizioni di lavoro all’aperto e attraverso l’applicazione mobile di Teams.

Più partecipanti nella schermata video

Sarà esteso il numero dei partecipanti simultaneamente mostrati sulla schermata principale dell’online meeting, portandone il numero a nove partecipanti.

Interoperabilità tra Teams e WebEx e Zoom

Tutti noi, nell’arco della giornata, soprattutto se abbiamo a che fare con numerose aziende, clienti e fornitori… ci troviamo a saltare da uno strumento di online meeting ad un altro. Solo oggi ho utilizzato quattro strumenti diversi per altrettante call.

Microsoft introdurrà quindi l’interoperabilità tra Teams, WebEx e Zoom, consentendo la partecipazione ad online meeting “misti”, organizzati sulle diverse piattaforme e acceduti da utenti che utilizzano le app delle diverse tecnologie e (anche) dai dispositivi di meeting rooms attrezzate con tecnologie collegate al mondo Cisco.

Utilizzare l’Interactive Whiteboard in Microsoft Teams Rooms e non solo

L’Interactive Whiteboard è una funzionalità che permette di condividere una lavagna durante un online meeting, consentendo un’interessante ed efficace modalità di comunicazione di concetti e dettagli che, in un contesto di sala riunione tradizionale o di classe, spesso avremmo indirizzato in uno schizzo o uno schema disegnato sula lavagna.

Interactive Whiteboard è nativamente presente sui dispositivi per sale riunioni come Microsoft Teams Rooms, ma può essere utilizzato anche attraverso la semplice app di Teams, agendo sullo strumento di condivisione (quello utilizzato per condividere schermo e applicazioni) per l’apertura della Whiteboard

Una volta avviata la Whiteboard sarà possibile disegnare a mano libera o con apposite penne per touch screen: ormai molti dei nostri dispositivi sono dotati di touch screen, riferendomi sia ai Tablet che ai PC/Laptop con monitor touch.

Inoltre è anche possibile accedere allo stesso online meeting con più dispositivi (anche attraverso lo stesso account), facendo attenzione ai problemi di effetto larsen con l’audio, come ho fatto nei miei test collegandomi sia da laptop che da tablet per una maggiore comodità (vedi nell’immagine qui sotto).

L’utilizzo della Whiteboard è semplice e intuitivo, sfruttando la toolbar laterale per cambiare strumento (penne colorate e gomma per cancellare),.

Per gli amministratori di Microsoft Teams, rammento che è anche possibile governare attraverso le global policies la possibilità di abilitare o meno l’utilizzo della Whiteboard all’interno dei meeting organizzati dai propri utenti.

Dal Boom di Zoom al Ban di Zoom

Zoom è una delle piattaforme di online meeting che, nelle settimane passate, ha avuto il maggior incremento di utilizzo.
Si parla di un +1300% dei download dell’app di Zoom nel periodo tra febbraio e marzo 2020, con un passaggio dai 171.000 utenti ai 2,41 milioni!

Sicuramente uno degli acceleratori alla diffusione di Zoom è la caratteristica di essere un servizio gratuito (per meeting fino ai 40 minuti), con un’applicazione piuttosto semplice da utilizzare e tutto sommato con una buona qualità di comunicazione.

L’applicazione non è usata solo per fare smart working, e sempre di più viene utilizzata per fare sessioni online tra amici durante l’aperitivo virtuale o dando vita a incontri di sesso online.

Ma il successo di Zoom sta avendo un grande contraccolpo, legato ai problemi di vulnerabilità denunciati la scorsa settimana, spingendo molte organizzazioni a fare dietrofront.

Le scuole americane, che avevano ampiamente adottato Zoom per le attività didattiche a distanza, hanno annunciato di aver “bannato” l’uso di Zoom e stanno rapidamente passando a Microsoft Teams.

Anche diverse aziende ben note per le scelte innovative, come ad esempio SpaceX di Elon Musk, hanno anch’esse bannato Zoom, proprio per i problemi di privacy e sicurezza.

Lo stesso Eric Yuan, fondatore di Zoom nel 2011, ha ammesso i problemi di vulnerabilità, ed ha promesso -scusandosi- di porre rimedio al più presto.

Nuovo Workplace Analytics in rilascio su Office 365

In passato ho scritto diversi post sul tema dei MyAnalytics di Office 365, descrivendone caratteristiche e potenzialità per analizzare il tempo speso nelle attività lavorative e per cercare di trovare un giusto equilibrio tra vita professionale e personale.

Con il mese di Marzo 2020 Microsoft ha avviato il rollout del nuovo Workplace Analytics, pensato per offrire all’utente una serie di insights aggregati in chiave di organizzazione.

Insights1 - Copy.PNG

Sarà possibile eseguite un drill-down sui seguenti ambiti:

  • Employee experience
    indicatori utili a ridurre i turnover, incrementare la produttività e la felicità di impiegati e manager
  • Organizational agility
    evidenziando le capacità di adattarsi efficientemente ai cambiamenti, guadagnando valore e competitività
  • Customer focus
    per mostrare il valore offerto ai clienti, l’incremento del business e la creazione di relazioni approfondite con il mercato.

Le aggregazione degli indicatori, per tutela della privacy, non sono mai con un dettaglio individuale (non sarà data evidenza di come ha speso il proprio tempo il signor Mario Rossi), ma forniranno aggregazioni per famiglie di utenti (es. relazione tra employees e leads).

Workplace Analytics offrirà inoltre una serie di fonti per supportare i suggerimenti e le evidenze dichiarate attraverso gli insights, permetterà di fare un approfondimento sulle statistiche presentate e fornirà un “recommended plan“, con l’intento di proporre suggerimenti per migliorare le modalità di lavoro al fine di fare crescere i risultati della propria organizzazione.

Gli amministratori potranno inoltre alimentare di dati supplementari il sistema, al fine di “farlo apprendere” e di produrre un miglioramento della qualità delle valutazioni descritte e delle azioni correttive proposte.

Dal punto di vista del licensing, Workplace Analytics richiede piani di sottoscrizione Exchange Online P1 o P2 (come prerequisiti) e viene proposto come add-on per i principali piani di abbonamento ad Office 365.
Il costo indicativo dell’add-on è pari a 2$ utente/mese per i possessori di piani E5 e di 6 $ utente/mese per i possessori degli altri piani.

Per approfondire:

In arrivo nuovi piani per i Microsoft Firstline Workers

Nella grande onda di adozione di Microsoft 365, che continua a conquistare importanti quote di mercato, uno dei componenti che sta contribuendo ad accelerare la diffusione dell’utilizzo di Office 365 è la sempre crescente adozione da parte dei Firstline Workers.

Mi riferisco a tutti quei dipendenti che curano le attività produttive delle aziende, spesso definiti Blue Collars (ma anche Green Collars e Pink Collars, in funzione delle mansioni ricoperte).

Spesso è fisiologico immaginare che l’utilizzo degli strumenti del digital workplace parta dal personale White Collars, e sono proprio il “colletti bianchi” che hanno postazioni di lavoro dedicate e che trascorrono la maggior parte del loro tempo davanti a un PC.

I colleghi che viceversa seguono una linea di produzione, hanno un utilizzo meno costante degli strumenti di Office 365, leggendo le notifiche di posta elettronica, verificando i propri turni di lavoro (tramite Shift o attraverso una Power App), accedendo alle comunicazioni pubblicate sulla Intranet e partecipando ai gruppi di lavoro su Teams (sempre più spesso utilizzato come alternativa aziendale all’utilizzo dei Whatsapp “spontanei” e fuori governo).

I Firstline Workers non hanno tuttavia le stesse esigenze di “continuità” espresse dai propri colleghi impiegati negli uffici, e pertanto la stessa Microsoft ha introdotto da tempo un piano di sottoscrizione ad Office 365 dedicato a loro. Il piano è denominato F1, dove la “F” rappresenta proprio il concetto di Firstline Workers.

Dentro al piano F1, di fatto, sono contenute le stesse caratteristiche dei più diffusi piani E1… ma semplicemente ad un costo inferiore (e con la limitazione di assegnare i piani F1 solo a dipendenti che non hanno un propria postazione di lavoro fissa).
Non parlo quindi solo degli operai nelle fabbriche, ma mi riferisco anche a tutti coloro impegnati in un lavoro con turnazione, come potrebbero essere i commessi di un negozio o gli addetti ad uno sportello al pubblico in una banca, in ospedale o all’aeroporto.

Ma ecco la novità annunciate

A partire dal 1° Aprile 2020 verrà reso disponibile un nuovo piano F1 e sarà presente un piano F3.

I vecchi piani F1 (quelli attualmente in uso) saranno automaticamente trasformati in piani F3, conservando le funzionalità attuali come caratteristiche incluse.

I nuovi piani F1 saranno quindi un nuovo sottoinsieme di funzionalità, proprio perché ci si è probabilmente accordi che il vecchio piano contenesse fin troppo funzionalità per molti utenti.
Naturalmente il nuovo piano F1 costerà di meno dell’attuale, che come dicevo si trasformerà in F3.

Come confronto sui prezzi, l’attuale F1 (a breve F3) ha un costo di crca 10$ per utente/mese, mentre il nuovo piano F1 costerà circa 4$ utente/mese.

Indicativamente, i nuovi piani F1 sosteranno circa la metà dei più popolari piani E1.

Inoltre i nuovi piani F1 ed F3 faranno riferimento alle caratteristiche di Microsoft 365 e non più del solo Office 365.
Questo significa che saranno incluse anche funzionalità legate al sistema operativo Windows ed alla suite di sicurezza (EMS).

Ecco di seguito una tabella sinottica per farsi un’idea delle differenze tra i due piani:

Condivido quindi il doppio suggerimento:

  • Valutare l’opportunità di estendere l’adozione di Microsoft 365 a tutti i segmenti dell’azienda, introducendone le funzionalità ed i benefici anche i Firstline Workers, considerando i nuovi costi (più accessibili) e abbattendo alcune delle differenze storiche tra White e Blue Collars in molte aziende.
  • Considerare se, dopo il 01/04/2020, valutare il “downgrade” degli attuali F1 (o di parte di essi), considerando una potenziale riduzione di spesa, se le funzionalità incluse nel nuovo piano F1 fossero sufficienti per le proprie esigenze.

L’analisi dei dati ci potrà aiutare a comprendere il COVID-19?

In queste settimane di “clausura forzata”, consapevole che restare tutti a casa è la nostra arma migliore per rallentare la corsa del virus e permettere al servizio sanitario nazionale di condurre la battaglia in prima linea, tutti noi siamo costantemente inondati di informazioni e dati.

Si tratta -purtroppo- anche a volte di dati non certificati o addirittura sbagliati, che spesso possono condurre a diffondere fake news e panico.

Non voglio certo dire che i dati reali siano tranquillizzanti, ma credo fondamentale ragionare su dati “veri” e “certificati”.

Un ottimo lavoro lo sta conducendo, in pieno spirito di community, l’amico e collega Andrea Benedetti.

Andrea ha selezionato una serie di fonti certificate, ed ha realizzato una serie di report Power BI che offrono una semplice ed efficace lettura sui dati della diffusione del Coronavirus. Dati che spesso non sono facili da leggere, ma che attraverso i report interattivi di Power BI sono decisamente più alla portata di tutti.

I dati ed i report realizzati riguardano sia il fenomeno su scala internazionale che sul nostro territorio nazionale.
I report sono ora decisamente popolari, grazie all’ottimo lavoro svolto ed al “tam-tam” della community, diventando utile servizio anche per la stampa, per la comunità scientifica e per la Protezione Civile.

Riporto dal profilo Facebook di Andrea un frammento di un suo post:

Dopo 7 giorni, tra ritagli di tempo e orari folli, (mentre il “lavoro normale” continua):
– 23 report
– 15 dataset
– 1 repo GitHub
– 85 commits
– 9 collaboratori (amici e straordinari professionisti) di 3 nazioni