Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.

Ignite Keynote session

Ho seguito la keynote session di Microsoft Ignite 2017, con il CEO Satya Nadella sul palco, davanti a oltre 27.000 persone, che ha cercato (direi con un buon successo) di trasmettere il nuovo entusiasmo di Microsoft.
Già, sono in tanti a pensare che “Microsoft is the new Apple“…

Entusiasmo per un futuro (a certi tratti alcuni dei contenuti erano un po’ visionari), che hanno fatto comprendere come Microsoft sia ripartita alla grande con l’obiettivo di fare innovazione.

E quindi si è parlato tanto di machine learning, di AI, di Quantum Computers… ma anche di cose molto più vicine per tutti… come Microsoft 365 (evoluzione del concetto di Office 365, e non solo), del ruolo centrale di Graph (che porterà a convergere i contenuti e le interazioni degli utenti su Office 365 e Linkedin), delle nuove modalità di interazione con Cortana, Hololens e traduzioni simultanee e speech/text recognition.

Si è parlato molto di Digital Transformation e di Security (anche di GDPR).

e quindi parlando di Microsoft 365, delle evoluzioni di Teams (su cui andrà a convergere anche Skype for Business) e di un sacco di altre belle cosette che saranno svelate nel corso della settimana.

La settimana di Microsoft Ignite 2017… e le novità in arrivo

Inizia oggi Microsoft Ignite 2017, e la conferenza di Orlando sarà come sempre l’occasione per un sacco di annunci e di rilasci di novità.

Una delle prime annunciate è quella della nuova home page di Office 365, e del nuovissimo App Launcher

Per nuova home page si intende la pagine dove si atterra digitando portal.office.com (o www.office.com, se si è già autenticati), e che verrà rilasciata su tutti i tenant nell’arco dei prossimi giorni/settimane.

Il nuovo App Launcher assumerà ancor più un significato di “Start Menu” di Office 365, aggiungendo alla classica possibilità di avviare le applicazioni anche la lista dei documenti utilizzati di recente, e offre una serie di opzioni di personalizzazione per “pinnare” gli elementi di utilità:

Ecco un video di presentazione delle principali novità:

 

Yammer vs Teams

Oggi, discutendo con un cliente, mi è stato chiesto di esprimere una mia opinione sul “posizionamento” di Yammer rispetto il nuovo Microsoft Teams, introdotto su Office 365.

Sono in effetti molteplici di aree di possibile sovrapposizione tra i due strumenti, così come è possibile vederne altre anche riguardo al sistema di chat (presente su Teams) in apparente “conflitto” con Skype for Business, e più in generale verso altre funzionalità del mondo Office 365. Ad esempio uno degli ambiti dove si suggerisce l’adozione di Teams è volto a sostituire (o meglio ad evolvere) le vecchie Distribution List di posta elettronica.

Credo che il tema di discussione vada ancora più esteso, non fermandosi all’apparenza di confronto tra Strumento1 vs Strumento2.
Oggi credo ci si debba concentrare più sull’obiettivo/necessità dell’utente, e scegliere il tool migliore, o il mix di tools da combinare per soddisfare l’esigenza.

Lo stesso approccio credo vada seguito in termini di formazione e adozione da parte degli utenti, che non devono limitarsi a vedere i diversi componenti di Office 365 come singoli strumenti (come spesso accadeva nel mondo on-premises), ma debbano combinare i propri bisogni (o scoprire nuove possibilità) con quanto soddisfatto dall’offerta di Office 365.

Se l’esigenza di un utente è organizzare un meeting, non sarà più sufficiente pensare solo alle Meeting request di Outlook, ma si andranno a combinare le funzionalità di Skype for Business (per chi parteciperà al meeting da un’altra location), OneNote per gestire le minute dell’incontro, SharePoint Online per condividere i documenti discussi, …

E quindi torniamo al quesito iniziale: Yammer o Teams?

La domanda forse è formulata male, ma la risposta migliore credo sia Yammer e Teams.

Sarebbe come chiedervi, nella vita privata: Facebook o WhatsApp?

Yammer è lo strumento social aziendale, utile a fornire uno stream di conversazioni a copertura enterprise, con tutte le logiche vicine al mondo dei social simil-Facebook.

Teams si rivolge a gruppi più piccoli, con esigenze di social collaboration più spinte, in grado di interagire real-time e con una prospettiva di evoluzione maggiore (es. utilizzo dei BOT, API per lo sviluppo di nuovi canali e funzionalità, …).

Quindi ne abbiamo discusso anche con Betta e, se vogliamo forzare l’equivalenza: Yammer sta a Facebook come Teams sta a WhatsApp.

Non perdere il controllo dei siti su Office 365

Con il rilascio degli Office 365 Groups e più in generale di Modern Sites e Communication Sites, su Office 365 è disponibile la possibile di creare “self service” nuove site collection di queste nuove tipologie.
E’ sufficiente accedere alla pagina SharePoint dal tile sull’App Launcher, e scegliere Create site dal pulsante in bella mostra:

Tutto bello… finora…

Cosa significa “tecnicamente”?

Significa poter creare una nuova Site collection SharePoint Online e, nel caso dei nuovi Team Sites, anche una nuova Distribution list su Exchange Online e tutto quanto correlato (security groups).

Chi può farlo?

Di default qualsiasi utente del tenant Office 365. Sì, hai letto bene!

Se quindi sei un amministratore del tenant, o anche soltanto di SharePoint Online, starai pensando: “vado a controllare sul portale amministrativo di SharePoint Online…” ed ecco un’altra “sorpresa”: le nuove site collection (quelle legate ai nuovi Team site e Communication site) non sono elencate nelle lista delle site collection!

 

Quindi?

Quindi, se amministri una realtà di qualche centinaia o migliaia di utenti… puoi aspettarti che qualcuno “ci abbia provato”, e che si siano create (fuori dal tuo controllo) nuove site collection e DL.

E adesso?

  1. Per prima cosa prova ad indagare se individui nuove site collection “fuori controllo”, utilizzando un tool di Governance (es. Sharegate) o le seguenti istruzioni Powershell, per poi valutare le azioni correttive (contattare gli utenti? eliminarle?… le site collection e le DL, non gli utenti!).
  2. Stabilire chi potrà creare nuovi Office 365 Groups, Team site e Communication site, seguendo le istruzioni descritte su questo articolo.
  3. Attivarti, se non lo hai già fatto, per istituire un “competence center” o una “task force” che monitora i nuovi rilasci di Microsoft su Office 365, testa le novità attraverso le opzioni di First release, e stabilisce se e come adottare, e quando distribuire la funzionalità agli utenti.
  4. Adottare un piano di Governance e le necessarie politiche e procedure di valutazione, adozione e intervento. Senza dimenticare che Office 365 non è più (o non lo è mai stato) un giocattolo, e che sempre più sta diventato (o è già diventato) il cuore dei sistemi di comunicazione e collaborazione dell’azienda.

La morale?

Chi mi conosce sa bene che parlo di non trascurare la Governance fin dalle prime versioni di SharePoint, e questo evento (legato a una scelta di configurazione di default quantomeno discutibile) è la prova lampante di quanto possa sfuggire dal controllo il “giocattolo”.

In arrivo Workplace Analytics su Office 365

I titolari di piani di sottoscrizione E5 per Office 365 hanno già avuto modo di sbirciare la funzionalità MyAnalytics, che offre all’utente una serie di dashboard e scorecard sulle proprie attività, come ore passate a fare meeting a leggere o rispondere alle email, ecc.

Ora Microsoft ha annunciato l’imminente rilascio di Workplace Analytics, che evolve il più tradizionale concetto di “usage analytics”, ben noto a chi gestisce un sito web e traccia le attività dei propri visitatori.

Non si tratta infatti soltanto di esaminare dati quantitativi, ma il nuovo strumento cerca di offrire indicatori di qualità, integrando le molteplici attività dell’utente, incrociandole con quelle dei colleghi e rapportandole con i comportamenti più diffusi in azienda.

I dati grezzi che vengono aggregati, elaborati e rappresentati sono provenienti dai diversi eventi tracciati su Office 365 (Office 365 Signals), applicando poi dei modelli di rete sociale che aggregano e combinano le informazioni relative ai colleghi, ai team, alle persone con cui maggiormente interagiamo.

Il tutto poi viene rappresentato attraverso dashboard accattivanti ed efficaci, ricche di funzionalità per il drill-down e per approfondire dettagli partendo dalle informazioni aggregate.

Anche Forrester, attraverso un suo recente report, ha evidenziato che i manager C-level (CEO, CIO, CFO, …) hanno tra le loro priorità (il 96% dei partecipanti allo studio) l’incremento della produttività dei propri dipendenti.
Da qui è facile immaginare che potrebbe essere strategico disporre di informazioni utili a comprendere i “comportamenti lavorativi” del personale, osservando le possibili inefficienze e cercando di proporre azioni correttive.

Parlando di questi argomenti è facile poi immaginare che si possano toccare argomenti “delicati”, quali la privacy del dipendente e altre tematiche in materia di normativa locale o di contrattualistica sindacale. Ma mi soffermo sugli aspetti tecnici e funzionali del nuovo tool di Office 365, non essendo esperto di questi altri -seppur importanti- argomenti.

Per maggior informazioni, suggerisco di dare un’occhiata a questo video, dove è anche possibile apprezzare una demo sulle principali funzionalità del nuovo Workplace Analytics:

Usare Skype for Business su una BMW

BMW ha recentemente annunciato di inserire la possibilità di fare chiamate Skype for Business direttamente dal sistema iDrive, che gestisce la comunicazione vivavoce delle auto tedesche.

Sarà quindi possibile unirsi direttamente alle call aziendali, o interagire con clienti e fornitori. Un ulteriore segnale della diffusione capillare degli strumenti Microsoft, resi ancor più popolari dal successo di Office 365.

Per i possessori di BMW serie 5, presto, sarà tutto questo possibile.

Microsoft 365

Dopo sei anni a cercare di far capire ai clienti che Microsoft Office 365 non è “semplicemente” la nuova versione di Office (inteso come Word, Excel, PowerPoint, …), finalmente anche Microsoft ha maturato la cosa.

Tra gli annunci dell’evento Inspire 2017, rivolto ai Microsoft Partner, ecco nascere Microsoft 365.

Per capirci meglio, questa è l’espressione:

Office 365 + Windows 10 + Enterprise Mobility + Security = Microsoft 365 

Microsoft 365 sarà poi disponibile in due “gusti” all-in-one:

  • Microsoft 365 Enterprise
  • Microsoft 365 Business

Per maggiori informazioni puoi consultare il post di lancio, scritto da Kirk Koenigsbauer, corporate vice president for the Office team, oppure dare un’occhiata al sito dedicato.

In fin dei conti, semplificando, il tutto si traduce in nuove forme di sottoscrizione (una sorta di bundle) e -soprattutto- di un diverso modo di proporre i prodotti.