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SharePoint, sistemi

SharePoint Migration Tool continua a crescere

SharePoint Migration Tool, il tool gratuito di migrazione realizzato da Microsoft, per facilitare l’adozione di Office 365 (SharePoint Online e OneDrive for Business) sta crescendo ancora.

E’ stata rilasciata una nuova UI più gradevole, e Microsoft ha annunciato (per gennaio 2019) che saranno migliorate le funzionalità per la migrazione da SharePoint on-premises a SPO/OD4B (non solo di documenti ma di interi siti e sotto siti).

Inoltre, grazie alla presenza di PowerShell cmdlets, è possibile schedulare processo di migrazione o refresh di contenuto.

E’ possibile verificare le funzionalità via via rilasciate per SPMT su questa pagina.

Anche SharePoint 2013 verso la fine del supporto

Con l’avvicinarsi del rilascio di SharePoint Server 2019, previsto entro la fine dell’anno corrente, uscirà dal pieno supporto di prodotto Microsoft anche SharePoint 2013 SP1 (ovviamente, per i più distratti, sono già fuori supporto le versioni 2001, 2007, 2010 e 2013 pre-SP1).

Microsoft applica la regola del supporto all’ultima versione e alla penultima rilasciata (quindi, a breve, la SharePoint 2016).

Ma cosa significa quando un prodotto esce dal supporto (End of Support)?

  • Microsoft non si impegna più a fornire supporto tecnico al prodotto, rendendo vana la possibilità di aprire incident tickets
  • Non saranno più rilasciate le abituali Cumulative Updates (CU) e più in generale fix utili a risolvere problemi o errori del prodotto
  • Non saranno più rilasciati security updates (eccetto alcuni casi straordinari avvenuti nel passato, dove Microsoft ha fatto qualche strappo alla regola)
  • Non saranno più rilasciati language packs o aggiornamenti internazionali

Risultati immagini per end of support

Ma quali sono le differenze tra Mainstream Support e Extended Support End Date?

Microsoft considera per i prodotti all’interno del Mainstream Support (MS) un supporto pieno, completo di patch/fix, cicli di service pack o aggiornamenti cumulativi, disponibilità a fornire supporto attraverso i propri canali tecnici. Durante il MS Microsoft spesso rilascia anche nuove funzionalità in grado di estendere o migliorare il prodotto, come accade con i Feature Packs (FP) per SharePoint. Questa fase inizia con il ciclo di vita del prodotto, a partire dalla versione Release to Manufacture (RTM), non coprendo le fasi preliminari su versioni Beta o Preview.

L’Extended Support (ES) inizia al termine del MS, dove il team di prodotto non prosegue lo sviluppo di nuove funzionalità ma si concentra nella nuova versione di prodotto, durante questa fase Microsoft non garantisce più supporto (in termini di apertura ticket) ma tuttavia continua a rilasciare aggiornamenti di sicurezza e altri bug fix.
Decidere di utilizzare ancora una versione di prodotto sopraggiunta al periodo ES… significa essere sicuri delle proprie capacità di risoluzione dei problemi (o di quelle dei propri fornitori tecnici), consapevoli che di fronte a problemi ci si dovrà arrangiare.

Quando un prodotto raggiunge l’End of Support (EoS) significa che anche ES è terminato. Da quel momento in avanti, se si continua ad utilizzare la versione di prodotto… lo si fa a proprio rischio e pericolo, esposti anche a possibili problemi di sicurezza.

La soluzione quindi?

La soluzione è paradossalmente semplice: tenere aggiornati i propri sistemi.
Semplice ma non banale, consapevoli che un upgrade di un sistema SharePoint non è mai una cosa banale.

Più in generale provo a riassumere alcuni comportamenti fondamentali:

  1. Pianificare con regolarità l’installazione delle Cumulative Updates o dei Service Pack, al fine di avere una Farm aggiornata e minimizzare i possibili “traumi” di un passaggio poco graduale. Installare una CU è un processo da affrontare con prudenza (crea disservizi e potrebbe non andare bene al primo tentativo), quindi è poco realistico aggiornare con reale continuità (ogni 1-2 mesi Microsoft rilascia nuove CU), ma è sensato farlo almeno ogni 5-6 mesi.
  2. Limitare (o meglio evitare) sviluppo di soluzioni custom, se ne possiamo fare a meno. E, in tutti i casi dove è necessario ricorrere allo sviluppo, seguire sempre e solo le best practices per lo sviluppo SharePoint. Qualsiasi elemento “estraneo” a SharePoint “out of the box” rappresenta una possibile variabile rispetto a quanto testato da Microsoft prima del rilascio dell’aggiornamento.
  3. Se si adottano tool di terze parti, assicurarsi di disporre sempre di un buon contratto di supporto con il fornitore per essere certi che il prodotto sia testato anche nelle versioni più recenti di SharePoint e sia pronto a fornire una nuova versione in vista dell’upgrade.
  4. Seguire sempre con attenzione le buone pratiche per la SharePoint governance, evitando la crescita incontrollata di site collection e content DB, evitando anche le cattive abitudini che potrebbero compromettere o complicare gli aggiornamenti (es. liste o library sopra i 5.000 elementi, eccessiva frammentazione delle autorizzazioni item-level, …).
  5. Limitare (o evitare se non necessario) l’uso di componenti in grado di complicare l’infrastruttura, come ad esempio il Remote BLOB Storage (RBS).
  6. Predisporre un ambiente di test dove valutare il possibile impatto degli aggiornamenti prima di eseguire l’update in produzione.
  7. Seguire sempre un approccio di massima prudenza prima di applicare qualsiasi tipo di aggiornamento della SharePoint Farm, assicurandosi un solido Restore Point, completando full backup dei DB e snapshot delle VM.

Ma tornando all’End of Support, ecco di seguito una tabella riassuntiva delle diverse versioni di SharePoint con i relativi periodi di supporto e di EoS:

SharePoint Version Lifecycle Start Date Mainstream Support End Date Extended Support End Date Service Pack Support End Date
SharePoint Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
SharePoint Server 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Server 2013 Service Pack 1 25/02/2014 10/04/2018 11/04/2023
Microsoft SharePoint Foundation 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Foundation 2013 Service Pack 1 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
SharePoint Designer 2013 09/01/2013 13/07/2021 14/07/2026
Microsoft SharePoint Server 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 1 28/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 2 23/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 1 24/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 2 21/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Designer 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft Office SharePoint Server 2007 27/01/2007 NA NA 13/01/2009
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 2 28/04/2009 NA NA 08/01/2013
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 3 25/10/2011 09/10/2012 10/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 27/01/2007 09/10/2012 09/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 2 29/04/2011 09/10/2012 10/10/2017

SPS Milan 2018 si avvicina e si parte col botto!

SharePoint Saturday Milan 2018 (in programma il prossimo 6 ottobre) si avvicina a grandi passi, e la community ha deciso di anticipare l’evento con due imperdibili workshop (full-day) con speaker d’eccezione.

Abbiamo pensato che, per sostenere le spese dell’evento del sabato, una buona idea fosse quella di organizzare al venerdì 5 ottobre due tutorial formativi coinvolgendo alcuni dei migliori esperti internazionali.

I workshop quindi non saranno gratuiti, come ovviamente sarà SPS Milan, ma prevedranno una fee simbolica utile a finanziare l’iniziativa. Inoltre i posti sono limitati, quindi affrettati!

Microsoft SharePoint Migration Tool v2

E’ stata da poco rilasciata pubblicamente la versione 2 in beta dello SharePoint Migration Tool di Microsoft, utile per trasferire contenuti documentali da File Share e da SharePoint on-premises a SharePoint Online.

Update 10/05/2018: la versione 2 del tool è ora annunciata in Global Availability.

Con la v2 il supporto è esteso alla migrazione dei seguenti oggetti:

  • GenericList
  • DocumentLibrary
  • Survey
  • Links
  • Announcements
  • Contacts
  • Events
  • Tasks
  • DiscussionBoard
  • PictureLibrary
  • XMLForm
  • GanttTasks
  • Posts
  • Comments
  • Categories
  • MySiteDocumentLibrary
  • IssueTracking

Auto-Acceleration in SharePoint Online

Su Office 365 è ora supportatala funzionalità dell’Auto-Acceleration in SharePoint Online.

In sintesi, si tratta di una configurazione che permette, per l’intero tenant SPO, di specificare un endpoint di autenticazione ADFS, senza “soffrire” dei tempi di redirect di autenticazione tra Login.Microsoftonline.com e l’ADFS della propria organizzazione.

Di fatto l’accelerazione consiste nel minor numero di redirect e di prompt di login all’utente.

Il sistema è in grado di gestire le eventuali risorse SharePoint Online condivise verso l’esterno dell’organizzazione (dove non avrebbe senso cercare di autenticare gli utenti sull’ADFS), da quelle ad uso interno… gestendo così selettivamente la scelta dell’autenticazione diretta su ADFS (e quindi più veloce) rispetto alle risorse che hanno ancora bisogni di transitare dall’interfaccia di autenticazione di Office 365, proprio per consentire l’accesso anche agli utenti esterni.

La configurazione si gestisce attraverso il comando Powershell Set-SPOTenant, con una sintessi di questo tipo:

Set-SPOTenant –SignInAccelerationDomain "greenteam.it"

Per maggiori informazioni:

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Abilitare lo SharePoint Store per l’utilizzo di App esterne

Potrebbe capitare di dover attivare (o acquistare) delle App da fornitori esterni, su Internet, arricchendo così lo SharePoint Store della propria SharePoint Farm.

Di default è infatti disabilitata la possibilità di aggiungere App da risorse esterne (dallo Store pubblico), ed è possibile scegliere di attivare questa possibilità grazie ad un’apposita web application feature chiamata Apps that require accessible internet facing endpoints.

Per fare tutto questo puoi utilizzare la SharePoint Central Admin, accedere alla sezione Web Application Management, selezionare la web application e cliccare sul pulsante Manage Features dal ribbon. Quindi attivare la feature descritta.

Il tutto è attivabile anche attraverso comandi Powershell:

Set-SPAppStoreConfiguration -Url http://office.microsoft.com -Enable $true

Per info aggiuntive

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business:

Hai ancora code-based sandbox solutions su Office 365?

Il 29/07/2016 Microsoft ha avviato il piano di dismissione delle code-based sandbox solution da SharePoint Online.

Il messaggio vale quindi sia per gli sviluppatori, che devono trovare forme alternative per realizzare i propri componenti, che per gli utenti finali, che spesso utilizzano delle SharePoint App, e nemmeno sanno che potrebbero essere sandbox solution…

Controlla nella Solutions Gallery, sui Site Settings delle tue Site Collections.

Risultati immagini per sandbox solutions

Per gli amministratori del Tenant Office 365 arriva in aiuto (ancora una volta!) il team di PnP, con un comodo script di inventory

PS C:\> $creds = Get-Credential
PS C:\> .\Get-SPOnlineSandboxSolutionList.ps1 -AdminUrl "https://contoso-admin.sharepoint.com" -Credentials $creds

Il rischio? Beh, che questi componenti smettano di funzionare… anzi la certezza.

Ma tutto questo non è una novità, in quanto Microsoft annunciò nel 2014 l’intenzione di andare verso questa direzione.

Lancio ufficiale di SharePoint 2016

SharePoint Server 2016 è già da diverse settimane in versione finale (RTM), e con l’evento di ieri è stata rilasciata la GA (Global Availability), ossia la possibilità di acquistarlo e scaricarlo dai portali di licensing Microsoft.

Anche la documentazione tecnica su Technet si sta via-via aggiornando, con i riferimenti alla nuova release di prodotto.

In particolare segnalo l’articolo con il dettaglio dei nuovi “boundaries and limits”, sempre utile da conoscere per progettare sistemi SharePoint performanti e scalabili.