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SharePoint, sistemi

Scoprire quale versione della SharePoint Online Console stai utilizzando

Sappiamo tutti molto bene che Office 365, e quindi anche SharePoint Online, sia in continua e rapida evoluzione.

Sappiamo bene che Microsoft aggiunge nuove funzionalità, e che spesso ci troviamo in difficoltà a gestire le novità attraverso i nostri strumenti di amministrazione.

Oltre ai portali di amministrazione di Office 365 (anch’essi in continua evoluzione) è spesso necessario (o utile) utilizzare PowerShell per gestire i servizi e gli strumenti di Office 365.

La SharePoint Online Console è l’estensione PowerShell pensata per supportare l’amministrazione di SharePoint Online.
E’ importante utilizzare sempre una versione aggiornata della console, altrimenti di corre il rischio di non disporre dei comandi necessari alla gestione delle ultime funzionalità rilasciate.

Per prima cosa è utile verificare qual è la versione della console che si possiede, eseguendo dalla console i seguenti comandi:

$module = Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell  

$module.Version.ToString() 

Se la versione è un po’ datata, consiglio di disinstallare la console e reinstallare una nuova build, scaricando l’ultima versione da qui.
Rammento anche che è necessario scaricare la versione giusta (32 o 64 bits) in funzione del proprio sistema operativo… (ma c’è ancora qualcuno che usa un sistema operativo a 32 bits?)

Quali sono i benefici di SharePoint 2019

Come tutte le estati, momento di relax e vacanza per molti, anche quest’anno in tanti approfitteranno per aggiornare le proprie SharePoint Farm alla versione 2019 del prodotto. Del resto fa parte della dura vita di noi sistemisti SharePoint… 🙂

In tanti, preparandosi al momento dell’upgrade, mi hanno chiesto: “Ma è davvero utile aggiornare SharePoint e passare alla versione 2019?“.

Provo quindi a riassumere i principali benefici della nuova versione della piattaforma, tralasciando gli aspetti “ovvi” legati all’aggiornamento tecnologico (supporto Microsoft più esteso nel tempo e utilizzo di sistemi più aggiornati).

Il suggerimento è soprattutto rivolto a chi ancora utilizza SharePoint 2013 (nemmeno penso a chi utilizza ancora 2010 o 2007 o 2003 o 2001…), che terminerà (solo se correttamente patchato) il supporto esteso tra non troppo tempo, ma anche a chi fosse già passato a SharePoint 2016.

Spesso ci si limita a valutare l’upgrade per “sole ragioni di aggiornamento tecnologico”, ma il mio consiglio è quello di valutare i benefici dell’aggiornamento anche in termini di nuove funzionalità per l’utente… magari pensando anche ad un aggiornamento in due fasi (prima quella tecnologica, conservando la vecchia UI/UX, e quindi quella di “modernizzazione” dei siti SharePoint).

Esperienza moderna

Mutuandole da SharePoint Online (che sappiamo essere sempre più avanti per definizione), SharePoint 2019 introduce una buona parte delle caratteristiche dell’esperienza moderna:

Home page di SharePoint
  • Pagina iniziale di SharePoint
  • Elenchi e raccolte
  • Pagine Home del sito del nuovo sito del team e delle comunicazioni
  • Nuove pagine
  • Contenuto del sito
  • Utilizzo del sito
  • Cestino

Analizzando più da vicino le differenze tra SharePoint 2016 e 2019, evidenzio come l’esperienza di lavoro su liste e libraries sia decisamente diverso (e più ricca sulla nuova versione):

Anche i Team Sites, uno dei caposaldo dell’utilizzo di SharePoint, offre un’esperienza decisamente “diversa”:

senza poi pensare all’introduzione dei Communication Sites, che garantiscono una capacità comunicativa notevole:

Parlando poi delle Pagine web, sparisce il vecchio concetto di “Web Part Zone”, introducendo una gestione delle pagine per blocchi, con grande flessibilità (e forse minore controllo sui layouts):

Sulle pagine web va anche ricordato che non esiste una effettiva “parity features“, ossia un’equivalenza tra le pagine web “classiche” (soprattutto se in regime di Siti di Publishing) e pagine web “moderne”.

Anche il Search offre una nuova esperienza all’utente, garantendo (questo vale per tutte le caratteristiche “moderne”) anche piena fruibilità da device mobile (tutti i siti moderni sono web responsive):

Migliorato il supporto per lo SharePoint Framework

SharePoint 2019 supporta lo SharePoint Framework 1.4.1 per offrire agli sviluppatori la possibilità di creare Web Part moderne in grado di lavorare sia su SharePoint Online che su SharePoint On-premises.

OneDrive

In tanti ormai hanno compreso il potenziale di OneDrive for Business su Office 365, e quindi è facile immaginare i vantaggi di utilizzo “domestico” dello strumento per la gestione dei dati individuali anche sulla piattaforma On-premises.
Ricordo anche che, ormai da qualche versione di SharePoint, è possibile configurare un ambiente OneDrive ibrido, scegliendo il redirect verso Office 365 per determinati utenti e l’utilizzo su SharePoint 2019 per altri utenti.
Un criterio di scelta può essere quello della “data privacy” (a vantaggio dell’On-premises), oppure quello del volume (sull’Online godiamo di grandi volumi senza appensatire l’infrastruttura locale), oppure la facilità di condivisione verso utenti esterni all’organizzazione (decisamente più semplice da realizzare su Office 365).

La vera novità per OneDrive su SharePoint 2019 è quella del pieno supporto del nuovo client (Next Generation Sync Client), recependo i vantaggi del sync selettivo del Files on demand.

App Launcher

Immaginando che gli scenari di configurazione ibrida siano sempre più diffusi, è facile comprendere come possa essere anche “disorientante” per un utente lavorare un po’ su SharePoint Online e un po’ su SharePoint 2019.

Una valida strategia per garantire maggiore continuità ed integrazione all’utente è quella di valorizzare la presenza dell’App Launcher, sia in termini di UI che della possibilità di creare “cross links” tra i due sistemi:

PowerApps e Flow

Ormai sappiamo bene che Microsoft ha deprecato da tempo l’utilizzo di InfoPath e SharePoint Designer (che comunque resteranno dentro al supporto Microsoft, per gli ambienti On-premises, fino al 2026). Sappiamo anche che ancor oggi non esistono della vere alternative complete ai due gloriosi strumenti… ma esistono anche approcci diversi per chi è amante delle personalizzazioni “no code”.

Sfruttando i benefici di Flow, PowerApps e Power BI di Office 365, integrabili anche sugli ambienti SharePoint 2016/2019 (se gli utenti dispongono anche di sottoscrizioni ad Office 365), è possibile immaginare nuovi scenari di soluzione, anche rinunciando ai vecchi InfoPath e SPD.

Power BI Report Server

Con l’uscita di SharePoint 2019 molte delle vecchie funzionalità orientate alla Business Intelligence sono state deprecate o dismesse (es. l’integrazione tra SharePoint e SQL Server Reporting Services).

La spinta di Microsoft è verso l’utilizzo sempre maggiore di Power BI, inclusa la possibilità di utilizzare il Power BI Report Center:

L’integrazione con i dati On-premises è garantita da Data Gateway, utile anche per completare gli scenari ibridi realizzati con Flow e PowerApps.

Microsoft teams IT Architecture

Microsoft ha rilasciato degli efficaci posters per descrivere i concetti principali dell’architettura IT di Microsoft Teams.

Già solo la prima pagina credo possa essere di grande aiuto per chiarirsi le idee rispetto al ruolo dei diversi componenti di Teams e alle loro relazioni:

In tanti infatti sottovalutano le relazioni tra Teams e gli Office 365 Groups, e di conseguenza alle componenti collegate di OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, Planner, Stream e Yammer.

Ecco il link per scaricare i posters.

Preparare Ambienti SharePoint per i Test

Chi, come il sottoscritto, si trova frequentemente a riprodurre scenari di test o assimilabili a farm di clienti, per validare determinate soluzioni… si trova spesso a fare i conti con degli ambienti SharePoint “usa e getta”.

Gli ambienti possono essere sia on-premises, su delle SharePoint Farm di test (spesso su delle VM sul mio PC o su Azure), che su Office 365, su site collection di test o su tenant di test.

La community di SharePoint ha rilasciato recentemente un efficace script Powershell denominato SharePoint Site Population Script for Testing.

Si tratta di uno script in grado di creare, su ambiente on-premises, un set di strutture e contenuti a piacere, realizzando così un ambiente per i test meno “vuoto” del classico creato durante il provisioning delle componenti di SharePoint.

Per capirci meglio, ecco le componenti che è possibile governare attraverso lo script:

  1. Create a new web application, with a new web application pool.
  2. Create new database and associate it with the new web application.
  3. Update the local HOSTS file to make the new site accessible from the server.
  4. Create a Root Site in the new web application.
  5. Create a Test document and store it in the local temp folder.
  6. Populate the default “Document Library” in the root site with the number of documents specified.
  7. Create new lists in the root site based on the number of lists specified.
  8. Populate each list in the root site with the number of items specified.
  9. Create new sub sites based on the amount specified.
  10. Populate the default “Document Library” in all sub sites with the number of documents specified.
  11. Create new lists in each sub site based on the number of lists specified.
  12. Populate each list in all sub sites with the number of items specified.
sptest.jpg

Per chi lavora su SharePoint Online, ricordo la possibilità di richiedere un Office 365 Tenant di Trial (limitato nel tempo ma gratuito, e spesso più che sufficiente per il periodo dei test), oppure ottenere un Office 365 Demo Tenant (opzione più o meno ricca se si è Microsoft Partner).
Nel caso del Demo Tenant è anche possibile ottenere un ambiente pre-popolato di contenuto e account, veramente efficace per demo e test.

Verso la fine del supporto per SharePoint 2010

Con questo mese entriamo nel periodo di “end of extended support” per SharePoint 2010.

So per certo che in circolazione ci sono ancora un bel numero di SharePoint 2010, che tra l’altro ricorderete essere stata una versione che introdusse una forte accelerazione alla diffusione del prodotto, nell’ormai lontano 2009.

2010-Logo.png

Occorre ricordare che nel ciclo di vita di prodotto Microsoft tende a garantire più supporto solo sull’ultima e penultima release, e dobbiamo ricordare che alcune settimane fa è stato rilasciato SharePoint Server 2019… che quindi pone ancora più lontano SharePoint 2010 (2010>2013>2016>2019).

Sottolineo questo aspetto perché se state valutando di procedere con un upgrade del vostro SharePoint 2010, dovete tener presente la regola che impone un aggiornamento di versione alla volta, senza “double-hops”, costringendovi a una tripla upgrade (allestendo, anche se provvisoriamente, tre nuove farm SharePoint) per arrivare ad aggiornare il vostro sistema a SharePoint 2019.

Ma quali sono i rischi reali?


 Nell’Ottobre 2020 terminerà anche il “Mainstream Support”, dopo di che partirà il periodo di Extended support, dove Microsoft rilascia solo security updates, trascurando ogni possibile big fixing e tantomeno rilascio di nuove funzionalità.

Non vanno trascurati gli aspetti di compliance agli aspetti di vulnerabilità (difficilmente un sistema SharePoint 2010 supererà oggi un compliance audit).
Alcuni requisiti (es. gli standard per i pagamenti sicuri PCI) non saranno più rispettati, e se il sistema SharePoint fosse alla base di una soluzione di e-commerce i sistemi MasterCard e Visa potrebbero scegliere di non offrire più supporto.

I costi di maintenance saranno sempre più significativi, e pertanto la soluzione di upgrade (o sostituzione con una versione più aggiornata) credo debba essere presa in seria considerazione.

SharePoint Migration Tool continua a crescere

SharePoint Migration Tool, il tool gratuito di migrazione realizzato da Microsoft, per facilitare l’adozione di Office 365 (SharePoint Online e OneDrive for Business) sta crescendo ancora.

E’ stata rilasciata una nuova UI più gradevole, e Microsoft ha annunciato (per gennaio 2019) che saranno migliorate le funzionalità per la migrazione da SharePoint on-premises a SPO/OD4B (non solo di documenti ma di interi siti e sotto siti).

Inoltre, grazie alla presenza di PowerShell cmdlets, è possibile schedulare processo di migrazione o refresh di contenuto.

E’ possibile verificare le funzionalità via via rilasciate per SPMT su questa pagina.

Anche SharePoint 2013 verso la fine del supporto

Con l’avvicinarsi del rilascio di SharePoint Server 2019, previsto entro la fine dell’anno corrente, uscirà dal pieno supporto di prodotto Microsoft anche SharePoint 2013 SP1 (ovviamente, per i più distratti, sono già fuori supporto le versioni 2001, 2007, 2010 e 2013 pre-SP1).

Microsoft applica la regola del supporto all’ultima versione e alla penultima rilasciata (quindi, a breve, la SharePoint 2016).

Ma cosa significa quando un prodotto esce dal supporto (End of Support)?

  • Microsoft non si impegna più a fornire supporto tecnico al prodotto, rendendo vana la possibilità di aprire incident tickets
  • Non saranno più rilasciate le abituali Cumulative Updates (CU) e più in generale fix utili a risolvere problemi o errori del prodotto
  • Non saranno più rilasciati security updates (eccetto alcuni casi straordinari avvenuti nel passato, dove Microsoft ha fatto qualche strappo alla regola)
  • Non saranno più rilasciati language packs o aggiornamenti internazionali

Risultati immagini per end of support

Ma quali sono le differenze tra Mainstream Support e Extended Support End Date?

Microsoft considera per i prodotti all’interno del Mainstream Support (MS) un supporto pieno, completo di patch/fix, cicli di service pack o aggiornamenti cumulativi, disponibilità a fornire supporto attraverso i propri canali tecnici. Durante il MS Microsoft spesso rilascia anche nuove funzionalità in grado di estendere o migliorare il prodotto, come accade con i Feature Packs (FP) per SharePoint. Questa fase inizia con il ciclo di vita del prodotto, a partire dalla versione Release to Manufacture (RTM), non coprendo le fasi preliminari su versioni Beta o Preview.

L’Extended Support (ES) inizia al termine del MS, dove il team di prodotto non prosegue lo sviluppo di nuove funzionalità ma si concentra nella nuova versione di prodotto, durante questa fase Microsoft non garantisce più supporto (in termini di apertura ticket) ma tuttavia continua a rilasciare aggiornamenti di sicurezza e altri bug fix.
Decidere di utilizzare ancora una versione di prodotto sopraggiunta al periodo ES… significa essere sicuri delle proprie capacità di risoluzione dei problemi (o di quelle dei propri fornitori tecnici), consapevoli che di fronte a problemi ci si dovrà arrangiare.

Quando un prodotto raggiunge l’End of Support (EoS) significa che anche ES è terminato. Da quel momento in avanti, se si continua ad utilizzare la versione di prodotto… lo si fa a proprio rischio e pericolo, esposti anche a possibili problemi di sicurezza.

La soluzione quindi?

La soluzione è paradossalmente semplice: tenere aggiornati i propri sistemi.
Semplice ma non banale, consapevoli che un upgrade di un sistema SharePoint non è mai una cosa banale.

Più in generale provo a riassumere alcuni comportamenti fondamentali:

  1. Pianificare con regolarità l’installazione delle Cumulative Updates o dei Service Pack, al fine di avere una Farm aggiornata e minimizzare i possibili “traumi” di un passaggio poco graduale. Installare una CU è un processo da affrontare con prudenza (crea disservizi e potrebbe non andare bene al primo tentativo), quindi è poco realistico aggiornare con reale continuità (ogni 1-2 mesi Microsoft rilascia nuove CU), ma è sensato farlo almeno ogni 5-6 mesi.
  2. Limitare (o meglio evitare) sviluppo di soluzioni custom, se ne possiamo fare a meno. E, in tutti i casi dove è necessario ricorrere allo sviluppo, seguire sempre e solo le best practices per lo sviluppo SharePoint. Qualsiasi elemento “estraneo” a SharePoint “out of the box” rappresenta una possibile variabile rispetto a quanto testato da Microsoft prima del rilascio dell’aggiornamento.
  3. Se si adottano tool di terze parti, assicurarsi di disporre sempre di un buon contratto di supporto con il fornitore per essere certi che il prodotto sia testato anche nelle versioni più recenti di SharePoint e sia pronto a fornire una nuova versione in vista dell’upgrade.
  4. Seguire sempre con attenzione le buone pratiche per la SharePoint governance, evitando la crescita incontrollata di site collection e content DB, evitando anche le cattive abitudini che potrebbero compromettere o complicare gli aggiornamenti (es. liste o library sopra i 5.000 elementi, eccessiva frammentazione delle autorizzazioni item-level, …).
  5. Limitare (o evitare se non necessario) l’uso di componenti in grado di complicare l’infrastruttura, come ad esempio il Remote BLOB Storage (RBS).
  6. Predisporre un ambiente di test dove valutare il possibile impatto degli aggiornamenti prima di eseguire l’update in produzione.
  7. Seguire sempre un approccio di massima prudenza prima di applicare qualsiasi tipo di aggiornamento della SharePoint Farm, assicurandosi un solido Restore Point, completando full backup dei DB e snapshot delle VM.

Ma tornando all’End of Support, ecco di seguito una tabella riassuntiva delle diverse versioni di SharePoint con i relativi periodi di supporto e di EoS:

SharePoint Version Lifecycle Start Date Mainstream Support End Date Extended Support End Date Service Pack Support End Date
SharePoint Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
SharePoint Server 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Server 2013 Service Pack 1 25/02/2014 10/04/2018 11/04/2023
Microsoft SharePoint Foundation 2013 09/01/2013 NA NA 14/04/2015
Microsoft SharePoint Foundation 2013 Service Pack 1 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
SharePoint Designer 2013 09/01/2013 13/07/2021 14/07/2026
Microsoft SharePoint Server 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 1 28/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 2 23/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 1 24/06/2011 NA NA 14/10/2014
Microsoft SharePoint Foundation 2010 Service Pack 2 21/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft SharePoint Designer 2010 15/07/2010 13/10/2015 13/10/2020
Microsoft Office SharePoint Server 2007 27/01/2007 NA NA 13/01/2009
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 2 28/04/2009 NA NA 08/01/2013
Microsoft SharePoint Server 2007 Service Pack 3 25/10/2011 09/10/2012 10/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 27/01/2007 09/10/2012 09/10/2017
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 1 11/12/2007 NA NA 13/07/2010
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Service Pack 2 29/04/2011 09/10/2012 10/10/2017

SPS Milan 2018 si avvicina e si parte col botto!

SharePoint Saturday Milan 2018 (in programma il prossimo 6 ottobre) si avvicina a grandi passi, e la community ha deciso di anticipare l’evento con due imperdibili workshop (full-day) con speaker d’eccezione.

Abbiamo pensato che, per sostenere le spese dell’evento del sabato, una buona idea fosse quella di organizzare al venerdì 5 ottobre due tutorial formativi coinvolgendo alcuni dei migliori esperti internazionali.

I workshop quindi non saranno gratuiti, come ovviamente sarà SPS Milan, ma prevedranno una fee simbolica utile a finanziare l’iniziativa. Inoltre i posti sono limitati, quindi affrettati!

Microsoft SharePoint Migration Tool v2

E’ stata da poco rilasciata pubblicamente la versione 2 in beta dello SharePoint Migration Tool di Microsoft, utile per trasferire contenuti documentali da File Share e da SharePoint on-premises a SharePoint Online.

Update 10/05/2018: la versione 2 del tool è ora annunciata in Global Availability.

Con la v2 il supporto è esteso alla migrazione dei seguenti oggetti:

  • GenericList
  • DocumentLibrary
  • Survey
  • Links
  • Announcements
  • Contacts
  • Events
  • Tasks
  • DiscussionBoard
  • PictureLibrary
  • XMLForm
  • GanttTasks
  • Posts
  • Comments
  • Categories
  • MySiteDocumentLibrary
  • IssueTracking

Auto-Acceleration in SharePoint Online

Su Office 365 è ora supportatala funzionalità dell’Auto-Acceleration in SharePoint Online.

In sintesi, si tratta di una configurazione che permette, per l’intero tenant SPO, di specificare un endpoint di autenticazione ADFS, senza “soffrire” dei tempi di redirect di autenticazione tra Login.Microsoftonline.com e l’ADFS della propria organizzazione.

Di fatto l’accelerazione consiste nel minor numero di redirect e di prompt di login all’utente.

Il sistema è in grado di gestire le eventuali risorse SharePoint Online condivise verso l’esterno dell’organizzazione (dove non avrebbe senso cercare di autenticare gli utenti sull’ADFS), da quelle ad uso interno… gestendo così selettivamente la scelta dell’autenticazione diretta su ADFS (e quindi più veloce) rispetto alle risorse che hanno ancora bisogni di transitare dall’interfaccia di autenticazione di Office 365, proprio per consentire l’accesso anche agli utenti esterni.

La configurazione si gestisce attraverso il comando Powershell Set-SPOTenant, con una sintessi di questo tipo:

Set-SPOTenant –SignInAccelerationDomain "greenteam.it"

Per maggiori informazioni: