Cambiamenti in arrivo per OneDrive for Business

Molti utenti di Office 365 vedranno arrivare, nell’arco delle prossime settimane, diverse novità per il proprio OneDrive for Business.

Due le macro-novità:

  • Variazioni della quota di storage individuale (OD4B)
  • Rilascio del nuovo client per il sync (OD4B Client)

Modifiche sullo storage

Microsoft ha annunciato da tempo (anche se poi in parte ritrattato) che ha l’obiettivo di fornire ai propri clienti “premium” di Office 365 una quota illimitata di storage per l’archiviazione dei dati personali. Ossia per la OneDrive for Business Library (ex MySite).

La quota, impostata di base è pari a 1 TB, e verrà a breve estesa a 5 TB. Inoltre, a partire da Marzo 2016, gli utenti potrenno richiedere ulteriori espansioni.

Chiaramente non si tratta ancora di “unlimited storage”, ma va ricordato che la stragrande maggioranza degli utenti OD4B è molto al di sotto dell’attuale quota da 1 TB.

Rammento quali sono i piani di Office 365 interessati dalla modifica:

  • Office 365 Enterprise E3, E4 and E5
  • Office 365 Government E3, E4 and E5
  • Office 365 Education
  • OneDrive for Business Plan 2 and SharePoint Online Plan 2

Gli utenti degli altri piani Office 365 continueranno a ricevere le attuali limitazioni da 1 TB.

Il nuovo Sync Client

Enorme attesa per il nuovo OneDrive for Business Client, ossia l’applicazione per Windows (7, 8, 10… e 8.1 sarà allineato nel primo quarter del 2016) e Mac (OS X 10.9) per gestire il Sync offline dei documenti archiviati su OD4B (e su SharePoint Online/2013).

Il “vecchio” client, ancora retaggio del vecchio motore di sync creato all’epoca di Groove. Il nuovo arrivato è stato in parte già rilasciato per parecchie piattaforme mobile (es. Windows Phone), ed offre significativi miglioramenti in termini di:

  • Scelta selettiva dei folder da sincronizzare
  • Nuovo motore di sync (più efficiente e performante)
  • Maggiore stabilità
  • Superamento del limite di sync su volumi di library con più di 20.000 elementi (list threshold)
  • Capacità di gestire anche file con fimensione superiore ai 10 GB

In una prima fase il client gestirà le funzioni evolute solo per la OD4B Library, e non per le normali Document Libraries di SharePoint (supporto che verrà introdotto più avanti nel 2016).

Questa informazione lascia trasparire non solo nuove caratteristiche per il client, ma anche l’introduzione di cambiamenti strutturali per le OD4B Libraries (e in futuro per tutte le altre Document Libraries di SharePoint Online), con il superamento di alcuni dei limiti storici.

Su questo video è possibile scoprire qualcosa di più.

Aggiornamenti rilasciati tramite Windows Update

Nel frattempo Micxrosoft ha già rilasciato in dicembre (08/12/2015) alcuni aggiornamenti per OD4B15.0.4779.1000:

  • KB 3114364, Office 2013
    This update fixes the following issue:
    In some cases, a random number of files are deleted from SharePoint document library during synchronization.
  • KB 3085482, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.
  • KB 3085578, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.
  • KB 3114358, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.

Per verificare la build installata, apri un’applicazione Office 2913 (es. Word 2013), clicca su File e scegli Account, quindi controlla su Office Updates.

Automatizzare i processi aziendali con SharePoint e Nintex

Qualche giorno fa abbiamo organizzato, come Green Team, insieme ai colleghi di Nintex e di Progel, un bell’evento sull’automazione dei processi aziendali attraverso SharePoint (sia on-premises che su Office 365) e Nintex.

Una delle particolarità che ha reso unico l’evento è stata la location: avevamo infatti a nostra disposizione l’intero Museo Lamborghini, ed al termine della giornata è stata completata l’esperienza per i partecipanti con una visita guidata del museo e della fabbrica Automobili Lamborghini.

L’occasione è stata un momento di confronto, completando le sessioni tecniche degli speaker coinvolti con il racconto dell’esperienza vissuta da alcuni responsabili aziendali che hanno scelto di adottare SharePoint e Nintex per rendere più efficienti i processi delle proprie organizzazioni.

Condivido qualche immagine della giornata qui sotto.

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Elenco delle nuove feature di SharePoint 2016

Come molti sanno, SharePoint Server 2016 è attualmente in Technical Preview (ossia in beta pubblica), in vista del previsto rilascio nei primi mesi del 2016.

Segnalo una utile paginetta che riassume le funzionalità nuove o migliorate, previste per la versione 2016.

Tra le novità, una che mi era sfuggita e che sottolineo, è quella delle Site Folder View, che molti già utilizzano su OneDrive for Busineess di Office 365, che mostra direttamente il contenuto delle library dei siti di cui si sta facendo Follow:

Nintex Certifications

Nintex sta rilasciando un programma di certificazione individuale per gli specialisti di Forms e Workflow realizzati attraverso la piattaforma Nintex.

Attualmente sono disponibili, attraverso i canali partner e community, le prime due certificazioni:

  • Nintex Workflow Pro
  • Nintex Workflow Admin

Usciranno altre certificazoni, come ad esempio una rivolta al Sales.

Oggi ho completato la certificazione Admin:

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Setrvizio di importazione dati per Office 365

Su Office 365 è stato rilasciato in preview il servizio per facilitare l’importazione dei dati su Office 365, specificatamente studiato per trasferire archivi .PST per Exchange Online o file da File Server per SharePoint Online.

Dietro le quinte viene sfruttato il servizio Azure Import/Export Service, ed è quindi necessario disporre di un account Azure e di un po’ di spazio per l’archiviazione dei file (BLOB di Azure) da caricare su SharePoint Online.

Oltre al processo di importazione via rete, che descriverò di seguito, è inoltre possibile spedire a Microsoft anche i propri supporti fisici (hard disk o schede di memoria di tipo SATA II/III, formattati NTSF e con dimensione fino ai 6 TB). I dischi, per ragioni di sicurezza, devono essere protetti da BitLocker.

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Pensando al mondo SharePoint Online, il processo prevede i seguenti passaggi:

  1. Scaricare e installare SharePoint Online Management Shell, considerato che il processo richiede l’uso di Powershell.
  2. Connettersi al tenant Office 365 con privilegi amministrativi
    Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  3. Ottenere la chiave di importazione, ustilizzando il comando Importa dal portale amministrativo di Office 365
  4. Creare un pacchetto per l’importazione dei dati
    – Se si parte da File server:
    New-SPOMigrationPackage -SourceFilesPath D:\contoso\data -OutputPackagePath D:\contoso\package  -IncludeFileSharePermissions
    – Se si parte da uno SharePoint on-premises
    Export-SPWeb [-Identity] <SPWebPipeBind> -Path <String> [-ItemUrl <String>] [-NoFileCompression <SwitchParameter>]
  5. Preparare il pacchetto di contenuto, specificando da destinazione target su SharePoint Online
    ConvertTo-SPOMigrationTargetedPackage -SourceFilesPath D:\contoso\data -SourcePackagePath D:\contoso\package -OutputPackagePath D:\contoso\targetedPackage -TargetWebUrl https://contoso.sharepoint.com/ -TargetDocumentLibraryPath “Shared Documents”
  6. Caricare il pacchetto dati su Azure
    Set-SPOMigrationPackageAzureSource -SourceFilesPath D:\contoso\data -SourcePackagePath D:\contoso\targetedPackage -AccountName myaccountName -AccountKey 000000000000000000== -FileContainerName files -PackageContainerName package
  7. Caricare il file di Mapping, un file .CSV che permette di definire il caricamento di più pacchetti, destinati a contenitori diversi
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Ottimizzare le performance delle SharePoint Farm, in particolare se virtualizzate

Tutti i componenti delle SharePoint Farm sono tranquillamente virtualizzabili, sia con piattaforma Hyper-V che VM Ware, che altra.

Spesso capita di incontrare SharePoint Farm piuttosto lente (non solo tra quelle virtualizzate), e spesso –al netto di personalizzazioni e sviluppi custom- le ragioni sono imputabili a questi principali colpevoli:

  • Cattiva ottimizzazione dello storage e della velocità I/O sui dischi (in particolar modo per la parte SQL Server)
  • Errori di configurazione o assenza di ottimizzazioni  per le VM e i Virtual Disk
  • Utilizzo di Antivirus sui server, senza ricorrere alle “directory exclusions”
  • Attivazione inutile/superflua di servizi e service application sulla farm, con conseguente spreco di risorse
  • Assenza o cattiva configurazione delle Cache
  • Assenza di script di Warm-up, per mitigare il problema del primo accesso ai contenuti, dopo il Recycle notturno delle risorse IIS

Alcune risorse utili per approfondire.

Ottimizzazione Performance e Virtualizzazione:

Ottimizzazione Antivirus:

Warm-up Scripts:

Ottimizzazione delle Cache:

Sviluppi e personalizzazioni:

Infine, rispetto al tema delle personalizzazoni e degli sviluppi custom… servirebbe aprire un capitolo a parte.
Suggerisco infatti di lavorare in termini di test, benchmark e ottimizzazioni utilizzando classici Team Sites… per poi passare ai veri siti (con le personalizzazioni), al fine di escludere i problemi legati agli sviluppi.

Webinar – SharePoint as a Service – Come creare Piattaforme di Collaborazione efficienti

Martedì 22/09/2015, dalle ore 11 alle ore 12, si terrà un Webinar dal titolo “SharePoint as a Service – Come creare Piattaforme di Collaborazione efficienti”.

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L’evento online, con iscrizione gratuita, è organizzato in collaborazione da AvePoint e Green Team.

Gli spekaer saremo io e Gonzalo Marcos, Technical Solutions Professional di AvePoint (che si cimenterà in lingua italiana).

Questi gli argomenti in agenda:

Il modo di migliorare l’adozione di SharePoint

Costruire un censimento delle risorse

Scoprire le possibili limtazioni di crescita di SharePoint e Office 365, impostando nel migliore dei modi l’evoluzione della tua Farm

Adottare utili buone pratiche per tenere in salute e sotto controllo il tuo ambiente SharePoint

Automatizzare un piano di Governance

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STSADM.EXE deprecato

Con il rilascio della Technical Preview di SharePoint 2016, annunciato ieri, sono state anche documentate le funzionalità deprecate.

Per i SharePointers della prima ora (per chi come me si occupa di SharePoint dalla versione beta del 2001), l’indicazione che la vecchia console da riga di comando STSADM.EXE sarà presente ma formalmente deprecata.

Ovviamente, così come anticipato da almeno un paio di release, l’indicazione è di utilizzare Powershell.

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