Cosa devono sapere i CIO su SharePoint 2016

Chi segue le scelte strategiche dei sistemi informativi aziendali, considerato l’imminente rilascio di SharePoint 2016 (attualmente in versione RC, Release Candidate), credo debba tener presente alcuni importanti fattori:

  • SharePoint 2016 è una nuova versione on-premises del prodotto, che ancora non corrisponde alle previsioni di alcuni che nel 2013 annunciavano la trasformazione di SharePoint come “Cloud only”… ma tuttavia è consolidato il concetto del “Cloud first”, con le nuove funzionalità rilasciate prima su SharePoint Online in Office 365.
    Non c’è ancora certezza se dopo alla versione “2016” ci saranno altri SharePoint on-premises (anche se alcuni rumors lo affermano sul web), ma credo importante che un CIO comprenda che la direzione di SharePoint è sempre più “SharePoint as a service”.
  • Non sarà più disponibile la versione “free” di SharePoint, ossia SharePoint Foundation (il successore di Windows SharePoint Services).
    Chi oggi utilizza quella versione dovrà seriamente valutare se spostarsi sulla versione licenziata del prodotto (per assicurarsi il passaggio a 2016) o se migrare verso Office 365.
  •  Spariranno gli Excel Services, a vantaggio di Office Online. Questo avrà tuttavia impatti per chi ha sfruttato gli Excel Services per costruire proprie applicazioni di business, dashboard e soluzioni che utilizzano il motore di calcolo di Excel server-side.
  • La formazioni degli amministratori SharePoint deve essere “aggiornata”, considerato che alcune delle tradizionali strumentazioni di gestione di SharePoint (console STSADM) saranno discontinuate. E’ finalmente l’occasione per aggiornare le competenze degli IT Pro verso Powershell e verso l’implementazione di architetture SharePoint ibride.
  • Il processo di migrazione/upgrade a SharePoint 2016 sarà abbastanza semplice per chi partirà da SharePoint 2013, ma potrebbe risultare un minimo complesso per chi partirà da una versione più vecchia del prodotto. Come al solito non sarà possibile fare una migrazione da 2010 a 2016 (double-hop), ma servirà eseguire il passaggio intermedio 2010-2013-2016. Inoltre i benefici di “retrocompatibilità” della UI saranno mirati a consentire la coesistenza di UI in stile 2013 e 2016, e non 2010 e 2016.
  • Dopo tanti annunci, più o meno preoccupanti, è stato confermato che gli InfoPath Forms Services non saranno più evoluti (così come non ci sarà una nuova versione di InfoPath client). Tuttavia SharePoint 2016 garantirà ancora la retrocompatibilità e la possibilità di migrare siti SharePoint 2013 con forms InfoPath verso la nuova versione. Di fatto i vecchi forms InfoPath utilizzeranno, seppur su SharePoint 2016, il vecchio motore server di InfoPath (2013).
    Microsoft non ha ancora svelato (nonostante i ritardi) cosa deciderà di fare con il mondo dei Forms… e quindi in tanti stanno adottando tool di terze parti per la gestione dei propri forms online su SharePoint.
  • Gran parte delle funzionalità per la Business Intelligence saranno discontinuate, a favore delle funzionalità per la BI su Office 365, Power BI in primis.
  • Uno dei focus principali di SharePoint 2016 è quello della possibilità di implementare architetture ibride, combinando parte dei servizi di SharePoint Online (presenti solo su Office 365) con caratteristiche di SharePoint 2016. Primo tra tutti il nuovo componente del motore di ricerca, che consente l’indicizzazione di contenuti online/on-premises, facilitando sia la ricerca dei contenuti da parte degli utenti che la possibilità di aggregare in viste d’insieme elementi presenti sui due mondi.
  • Alcune funzionalità già disponibili su Office 365 non saranno mai portate sulla versione on-premises. Alcuni esempi: le funzionalità di Enterprise Social di Yammer e lo strumento con interfaccia “user centered” di Delve, oppure lo “youtube aziendale” di Office Video Portal.
  • In pochi hanno adottato le funzionalità di My Site (sui vecchi SharePoint) e di OneDrive for Business sulle proprie infrastrutture on-premises. Ora è tuttavia il momento di valutarne l’adozione, pensando all’utilizzo di OneDrive for Business di Office 365, integrandolo eventualmente con il proprio SharePoint on-premises. Questo eviterà i grattacapi di uno storage difficile da controllare (contro il terabyte per utente compreso nel prezzo di Office 365). L’adozione di queste funzionalità non deve tuttavia trascurare le tematiche di governance e sicurezza, evitando che possano diventare un luogo “fuori controllo” e di potenziale perdita di dati sensibili per l’azienda. Da qui la possibilità di valutare l’introduzione di servizi Azure RMS (per la protezione dei contenuti) e di soluzioni DLP (Data Loss Prevention), oggi disponibili per i servizi online.

Migliorare la Governance del tuo tenant Office 365 con CloudKit 365

Toni Frankola, con la sua azienda in Croazia, che ben conosciamo anche come MVP che ha partecipato ad eventi e conferenze in Italia, sta “sfornando” ogni 3 settimane circa una nuova release di CluodKit 365.

CloudKit 365 home

Si tratta di un tool per analizzare, monitorare e generare report sull’utilizzo di SharePoint Online e di Exchange Online.

Oltre alle componenti per la documentazione, forti dell’esperienza di SPDocKit, sono interessanti le funzionalità di “tracking changes” e di semplificazione all’amministrazione (soprattutto per gli amministratori che hanno poca confidenza in Powershell, e gradiscono strumenti da interfaccia).

Il componente per SharePoint Online offre anche un tool di Permissions Explorer e di Compare Permissions, che copre una delle carenze storiche della UI amministrativa di SharePoint.

I prezzi sono abbordabili: a partire da 149$/anno per Tenant.

Lanciato il nuovo Blog di Nintex

Nintex ha recentemente rilasciato il proprio Blog, arricchendo così il numero dei canali con cui dialogare verso la folta comunità degli utilizzatori di Nintex Workflow, Forms e degli altri strumenti della società.

Un lancio dove è stata –ancora una volta- sfruttata l’onda lunga della popolarità del nuovo episodio della saga Star Wars…

Ecco il link al Blog.

Cambiamenti in arrivo per OneDrive for Business

Molti utenti di Office 365 vedranno arrivare, nell’arco delle prossime settimane, diverse novità per il proprio OneDrive for Business.

Due le macro-novità:

  • Variazioni della quota di storage individuale (OD4B)
  • Rilascio del nuovo client per il sync (OD4B Client)

Modifiche sullo storage

Microsoft ha annunciato da tempo (anche se poi in parte ritrattato) che ha l’obiettivo di fornire ai propri clienti “premium” di Office 365 una quota illimitata di storage per l’archiviazione dei dati personali. Ossia per la OneDrive for Business Library (ex MySite).

La quota, impostata di base è pari a 1 TB, e verrà a breve estesa a 5 TB. Inoltre, a partire da Marzo 2016, gli utenti potrenno richiedere ulteriori espansioni.

Chiaramente non si tratta ancora di “unlimited storage”, ma va ricordato che la stragrande maggioranza degli utenti OD4B è molto al di sotto dell’attuale quota da 1 TB.

Rammento quali sono i piani di Office 365 interessati dalla modifica:

  • Office 365 Enterprise E3, E4 and E5
  • Office 365 Government E3, E4 and E5
  • Office 365 Education
  • OneDrive for Business Plan 2 and SharePoint Online Plan 2

Gli utenti degli altri piani Office 365 continueranno a ricevere le attuali limitazioni da 1 TB.

Il nuovo Sync Client

Enorme attesa per il nuovo OneDrive for Business Client, ossia l’applicazione per Windows (7, 8, 10… e 8.1 sarà allineato nel primo quarter del 2016) e Mac (OS X 10.9) per gestire il Sync offline dei documenti archiviati su OD4B (e su SharePoint Online/2013).

Il “vecchio” client, ancora retaggio del vecchio motore di sync creato all’epoca di Groove. Il nuovo arrivato è stato in parte già rilasciato per parecchie piattaforme mobile (es. Windows Phone), ed offre significativi miglioramenti in termini di:

  • Scelta selettiva dei folder da sincronizzare
  • Nuovo motore di sync (più efficiente e performante)
  • Maggiore stabilità
  • Superamento del limite di sync su volumi di library con più di 20.000 elementi (list threshold)
  • Capacità di gestire anche file con fimensione superiore ai 10 GB

In una prima fase il client gestirà le funzioni evolute solo per la OD4B Library, e non per le normali Document Libraries di SharePoint (supporto che verrà introdotto più avanti nel 2016).

Questa informazione lascia trasparire non solo nuove caratteristiche per il client, ma anche l’introduzione di cambiamenti strutturali per le OD4B Libraries (e in futuro per tutte le altre Document Libraries di SharePoint Online), con il superamento di alcuni dei limiti storici.

Su questo video è possibile scoprire qualcosa di più.

Aggiornamenti rilasciati tramite Windows Update

Nel frattempo Micxrosoft ha già rilasciato in dicembre (08/12/2015) alcuni aggiornamenti per OD4B15.0.4779.1000:

  • KB 3114364, Office 2013
    This update fixes the following issue:
    In some cases, a random number of files are deleted from SharePoint document library during synchronization.
  • KB 3085482, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.
  • KB 3085578, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.
  • KB 3114358, Office 2013
    Fixes the following issue:
    When you synchronize files by using Microsoft OneDrive, the Access Denied error occurs because of invalid authorization headers.

Per verificare la build installata, apri un’applicazione Office 2913 (es. Word 2013), clicca su File e scegli Account, quindi controlla su Office Updates.

Automatizzare i processi aziendali con SharePoint e Nintex

Qualche giorno fa abbiamo organizzato, come Green Team, insieme ai colleghi di Nintex e di Progel, un bell’evento sull’automazione dei processi aziendali attraverso SharePoint (sia on-premises che su Office 365) e Nintex.

Una delle particolarità che ha reso unico l’evento è stata la location: avevamo infatti a nostra disposizione l’intero Museo Lamborghini, ed al termine della giornata è stata completata l’esperienza per i partecipanti con una visita guidata del museo e della fabbrica Automobili Lamborghini.

L’occasione è stata un momento di confronto, completando le sessioni tecniche degli speaker coinvolti con il racconto dell’esperienza vissuta da alcuni responsabili aziendali che hanno scelto di adottare SharePoint e Nintex per rendere più efficienti i processi delle proprie organizzazioni.

Condivido qualche immagine della giornata qui sotto.

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Elenco delle nuove feature di SharePoint 2016

Come molti sanno, SharePoint Server 2016 è attualmente in Technical Preview (ossia in beta pubblica), in vista del previsto rilascio nei primi mesi del 2016.

Segnalo una utile paginetta che riassume le funzionalità nuove o migliorate, previste per la versione 2016.

Tra le novità, una che mi era sfuggita e che sottolineo, è quella delle Site Folder View, che molti già utilizzano su OneDrive for Busineess di Office 365, che mostra direttamente il contenuto delle library dei siti di cui si sta facendo Follow:

Nintex Certifications

Nintex sta rilasciando un programma di certificazione individuale per gli specialisti di Forms e Workflow realizzati attraverso la piattaforma Nintex.

Attualmente sono disponibili, attraverso i canali partner e community, le prime due certificazioni:

  • Nintex Workflow Pro
  • Nintex Workflow Admin

Usciranno altre certificazoni, come ad esempio una rivolta al Sales.

Oggi ho completato la certificazione Admin:

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Setrvizio di importazione dati per Office 365

Su Office 365 è stato rilasciato in preview il servizio per facilitare l’importazione dei dati su Office 365, specificatamente studiato per trasferire archivi .PST per Exchange Online o file da File Server per SharePoint Online.

Dietro le quinte viene sfruttato il servizio Azure Import/Export Service, ed è quindi necessario disporre di un account Azure e di un po’ di spazio per l’archiviazione dei file (BLOB di Azure) da caricare su SharePoint Online.

Oltre al processo di importazione via rete, che descriverò di seguito, è inoltre possibile spedire a Microsoft anche i propri supporti fisici (hard disk o schede di memoria di tipo SATA II/III, formattati NTSF e con dimensione fino ai 6 TB). I dischi, per ragioni di sicurezza, devono essere protetti da BitLocker.

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Pensando al mondo SharePoint Online, il processo prevede i seguenti passaggi:

  1. Scaricare e installare SharePoint Online Management Shell, considerato che il processo richiede l’uso di Powershell.
  2. Connettersi al tenant Office 365 con privilegi amministrativi
    Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  3. Ottenere la chiave di importazione, ustilizzando il comando Importa dal portale amministrativo di Office 365
  4. Creare un pacchetto per l’importazione dei dati
    – Se si parte da File server:
    New-SPOMigrationPackage -SourceFilesPath D:\contoso\data -OutputPackagePath D:\contoso\package  -IncludeFileSharePermissions
    – Se si parte da uno SharePoint on-premises
    Export-SPWeb [-Identity] <SPWebPipeBind> -Path <String> [-ItemUrl <String>] [-NoFileCompression <SwitchParameter>]
  5. Preparare il pacchetto di contenuto, specificando da destinazione target su SharePoint Online
    ConvertTo-SPOMigrationTargetedPackage -SourceFilesPath D:\contoso\data -SourcePackagePath D:\contoso\package -OutputPackagePath D:\contoso\targetedPackage -TargetWebUrl https://contoso.sharepoint.com/ -TargetDocumentLibraryPath “Shared Documents”
  6. Caricare il pacchetto dati su Azure
    Set-SPOMigrationPackageAzureSource -SourceFilesPath D:\contoso\data -SourcePackagePath D:\contoso\targetedPackage -AccountName myaccountName -AccountKey 000000000000000000== -FileContainerName files -PackageContainerName package
  7. Caricare il file di Mapping, un file .CSV che permette di definire il caricamento di più pacchetti, destinati a contenitori diversi
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Ottimizzare le performance delle SharePoint Farm, in particolare se virtualizzate

Tutti i componenti delle SharePoint Farm sono tranquillamente virtualizzabili, sia con piattaforma Hyper-V che VM Ware, che altra.

Spesso capita di incontrare SharePoint Farm piuttosto lente (non solo tra quelle virtualizzate), e spesso –al netto di personalizzazioni e sviluppi custom- le ragioni sono imputabili a questi principali colpevoli:

  • Cattiva ottimizzazione dello storage e della velocità I/O sui dischi (in particolar modo per la parte SQL Server)
  • Errori di configurazione o assenza di ottimizzazioni  per le VM e i Virtual Disk
  • Utilizzo di Antivirus sui server, senza ricorrere alle “directory exclusions”
  • Attivazione inutile/superflua di servizi e service application sulla farm, con conseguente spreco di risorse
  • Assenza o cattiva configurazione delle Cache
  • Assenza di script di Warm-up, per mitigare il problema del primo accesso ai contenuti, dopo il Recycle notturno delle risorse IIS

Alcune risorse utili per approfondire.

Ottimizzazione Performance e Virtualizzazione:

Ottimizzazione Antivirus:

Warm-up Scripts:

Ottimizzazione delle Cache:

Sviluppi e personalizzazioni:

Infine, rispetto al tema delle personalizzazoni e degli sviluppi custom… servirebbe aprire un capitolo a parte.
Suggerisco infatti di lavorare in termini di test, benchmark e ottimizzazioni utilizzando classici Team Sites… per poi passare ai veri siti (con le personalizzazioni), al fine di escludere i problemi legati agli sviluppi.