Category Archives: SharePoint

SharePoint, generale

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Qual è il limite di dimensione massima dei file su SharePoint?

Analizzando un progetto di porting di contenuti documentali su SharePoint, mi è stata posta la domanda: “Ma qual è la dimensione massima dei singoli file che posso caricare su SharePoint? Esistono dei limiti?

La risposta -pessima quando viene fatta da un consulente- è: “Dipende…“.

Perché dico dipende? Beh, perché dipende dalla versione target di SharePoint, e (in parte) anche dal momento storico, avendo Microsoft modificato questi limiti del tempo (estendendoli), e quindi molta della documentazione e dei post che è possibile leggere sul web potrebbero risultare non aggiornati.

Ad oggi, i limiti di dimensione massima per singolo file sono questi:

  • SharePoint on-premises, fino alla versione SharePoint Server 2016 (compreso): 2 GB
  • SharePoint on-premises , versone SharePoint Server 2019: 10 GB
  • SharePoint Online (Office 365): 15 GB
  • OneDrive for Business (Office 365): 15 GB
Risultati immagini per file too big sharepoint

Office 365 sempre più deciso verso la Modern Experience

Nell’ormai “lontano” 2016 Microsoft ha iniziato l’introduzione della Modern Experience su SharePoint Online, in Office 365, partendo dalla Modern UI per le liste e libraries.

Il tutto si è velocemente evoluto, e oggi l’esperienza moderna è disponibile sia su SharePoint Online, su Office 365, che su SharePoint Server 2019.

I nuovi siti e la nuova UI evolve le vecchie logiche che hanno nel tempo costituito lo scheletro di di siti, liste e pagine del mondo SharePoint, ora meglio note come Classic Sites o come Classic UI.

Oggi è possibile specificare, con una configurazione amministrativa a livello di Tenant Office 365, se forzare l’utilizzo della Classic UI, per evitare che gli utenti non ancora pronti/preparati alla nuova UI possano trovarsi davanti all’esperienza moderna… o possano presentarsi problemi legati a personalizzazioni (es. elementi custom sui Ribbon).

Questa opzione “globale” sarà però disponibile solo fino al 1° aprile 2019. Dopo questa data non sarà più possibile specificare l’impostazione a livello di Tenant, ma sarà possibile definirla in termini selettivi.

Un punto d’attenzione dunque per chi amministra Office 365 e SharePoint Online, che dovrà preoccuparsi di analizzare le liste/library che ancora necessitano di Classic UI e definirne selettivamente il comportamento.

Per chi fosse ancora un po’ confuso sui vantaggi della Modern Experience, oppure fosse semplicemente e nostalgicamente ancora alla Classic UI, suggerisco questa lettura sui 10 principali vantaggi della Modern UI.

Microsoft ha più volte confermato di non aver in programma di “deprecare” la Classic Experience (che oggi è ancora l’unica strada per poter disporre di determinate funzionalità SharePoint).

Per informazioni aggiuntive.

Torna la SharePoint Conference negli Stati Uniti

Ho partecipato a numerose SharePoint Conference negli Stati Uniti, nel corso degli anni, da Seattle a Las Vegas.

Gli organizzatori (l’evento non è realizzato direttamente da Microsoft, come avvenuto in passato) hanno annunciato l’edizione 2019 della conferenza SPC (ormai una delle poche “dedicate” a un prodotto), ancora una volta a Vegas (MGM Grand), dal 21 al 23 maggio 2019.

Microsoft, come sappiamo, si concentra su ormai pochi eventi organizzati direttamente, come ad esempio la Partner Conference o Microsoft Ignite.

I temi sono ovviamente quelli dedicati al mondo di SharePoint, OneDrive e Office 365 / Microsoft 365.

La lineup degli speaker è di prim’ordine, con relatori del product group e MVP/RD indipendenti.

Il costo di iscrizione, a cui vanno aggiunti i costi del viaggio, varia dai 1699$ ai 1799$, in funzione del periodo in cui ci si registra. Al costo della conferenza possono poi essere aggiunte iscrizioni a workshop, arrivando ad una spesa massima di 3296$ (conferenza + 3 workshop).

Ma SharePoint è ancora tra i Leader dei Magic Quadrants di Gartner per la Content Collaboration?

Qualche giorno fa leggevo di persone che si chiedevano se SharePoint fosse ancora considerato da Gartner tra i Leader delle proprie analisi, meglio note come Magic Quadrants.

Va ricordato infatti che negli ultimi anni SharePoint è sempre stato saldamente ancorato nel quadrante in alto a destra (il migliore, quello riservato ai Leaders) per numerose sotto-categorie, dall’Enterprise Contet Management, alla Collaboration e ad altre funzionalità riconducibili alla piattaforma.

Da qualche anno Microsoft ha avviato un riposizionamento del brand di prodotto (ve ne sarete accorti), parlando sempre meno di “SharePoint” e riferendosi sempre più a “Office 365” (di cui SharePoint Online è parte essenziale)… e ancora più di recente i markettari di Redmond stanno spostando l’attenzione verso “Microsoft 365”.

Anche Gartner, seguendo queste tendenze (di Microsoft ma anche di Google e non solo) orientate verso proposte di “suite di soluzione” e sempre meno di singoli strumenti.

Ma parlando di sostanza e non di nomi, SharePoint Online è a tutti gli effetti lo scheletro della soluzione Microsoft di
Content Collaboration Platforms and Content Services Platforms.

La definizione di Gartner, per essere precisi, recita:

“A set of services and microservices, embodied as an integrated product suite and applications that share common APIs and repositories, to exploit diverse content types and to serve multiple constituencies and numerous use cases across an organization.”

Image of the Gartner Magic Quadrant for 2018.

Come è possibile osservare dal grafico Microsoft si è posizionata ancora una volta nel Magic Quadrant dei Leaders (analisi pubblicata a fine ottobre 2018).

Di seguito riporto le principali motivazioni:

  • SharePoint is easy to set up, with a simple and clean user interface paired to easy but powerful management, deeply integrated with OneDrive so you can take your files anywhere.
  • SharePoint empowers you to create beautiful, engaging pages and knowledge portals, enriched with video from Stream and conversations from Yammer, to connect across your organization.
  • We combine the power of artificial intelligence (AI) with content to help you be more productive, make more informed decisions, and keep more secure. This includes video and audio transcription, mobile capture to SharePoint using the top-rated OneDrive mobile app,as well as other features to make Microsoft 365 the smartest place to store your content.
  • Microsoft 365 is easily connected and automated via Microsoft Flow to over 200 cloud and on-premises systems, enriched with Azure cognitive services, and extended with PowerApps and the SharePoint framework for custom development.
  • SharePoint delivers content across Microsoft 365. Whether you are a Firstline Worker working remotely, co-authoring in Office apps, emailing cloud attachments in Outlook, or collaborating with your team in the new chat-based workspace Microsoft Teams, SharePoint provides a consistent set of experiences across the applications.
  • SharePoint can store any file and now supports viewing of over 320 file formats, including Adobe Photoshop (PSD), Illustrator (AI), Acrobat (PDF), as well as video, 3D formats, and DICOM images.
  • With Microsoft Search, we’re introducing new search experiences into the apps you use every day, including Bing.com and Windows, and our vision to connect across your organization’s network of data.
  • SharePoint supports customers ranging in size from small businesses to organizations with hundreds of thousands of users, and has a maximum tenant capacity of 30 trillion documents.
  • SharePoint leverages Microsoft security capabilities such as Advanced Data Governance for automated retention and records management, Data Loss Protection (DLP), eDiscovery, and MIP-based encryption, all with consistent controls across Microsoft 365.
  • With 100+ global datacenters and Microsoft’s global network edge—combined with compliance standards, including ISO 27001, FISMA, and EU Model Clauses—we offer customers trusted enterprise-grade compliance and security.

In arrivo la nuova web part per Stream

Tra le continue novità in rilascio per i Modern Sites di SharePoint Online, Microsoft rilascia o aggiorna le nuove “web part moderne”.

Parlo di nuovi componenti, nativamente responsive, che arricchiscono le caratteristiche dei siti moderni su Office 365.

Uno dei rilasci recenti, già disponibile nei tenant “preview”, è la web part di integrazione con la componente Microsoft Stream. E’ quindi possibile collegare alla web part un canale Stream, e il nuovo componente penserà a tutto, gestendo l’ordinamento e rendendo fruibile il contenuto multimediale anche attraverso la SharePoint Mobile App.

Preparare Ambienti SharePoint per i Test

Chi, come il sottoscritto, si trova frequentemente a riprodurre scenari di test o assimilabili a farm di clienti, per validare determinate soluzioni… si trova spesso a fare i conti con degli ambienti SharePoint “usa e getta”.

Gli ambienti possono essere sia on-premises, su delle SharePoint Farm di test (spesso su delle VM sul mio PC o su Azure), che su Office 365, su site collection di test o su tenant di test.

La community di SharePoint ha rilasciato recentemente un efficace script Powershell denominato SharePoint Site Population Script for Testing.

Si tratta di uno script in grado di creare, su ambiente on-premises, un set di strutture e contenuti a piacere, realizzando così un ambiente per i test meno “vuoto” del classico creato durante il provisioning delle componenti di SharePoint.

Per capirci meglio, ecco le componenti che è possibile governare attraverso lo script:

  1. Create a new web application, with a new web application pool.
  2. Create new database and associate it with the new web application.
  3. Update the local HOSTS file to make the new site accessible from the server.
  4. Create a Root Site in the new web application.
  5. Create a Test document and store it in the local temp folder.
  6. Populate the default “Document Library” in the root site with the number of documents specified.
  7. Create new lists in the root site based on the number of lists specified.
  8. Populate each list in the root site with the number of items specified.
  9. Create new sub sites based on the amount specified.
  10. Populate the default “Document Library” in all sub sites with the number of documents specified.
  11. Create new lists in each sub site based on the number of lists specified.
  12. Populate each list in all sub sites with the number of items specified.
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Per chi lavora su SharePoint Online, ricordo la possibilità di richiedere un Office 365 Tenant di Trial (limitato nel tempo ma gratuito, e spesso più che sufficiente per il periodo dei test), oppure ottenere un Office 365 Demo Tenant (opzione più o meno ricca se si è Microsoft Partner).
Nel caso del Demo Tenant è anche possibile ottenere un ambiente pre-popolato di contenuto e account, veramente efficace per demo e test.

Proseguono gli investimenti per potenziare il Web Content Management su SharePoint Online

Con l’avvento, ormai presente da un anno e mezzo su SharePoint Online, delle Modern Pages, i siti SPO si sono fatti più belli, moderni e responsivi. Così come le nuove Web Part “moderne” offrono ai redattori dei siti SharePoint una sempre maggiore ricchezza di strumenti per comporre siti e pagine con vocazione alla comunicazione a alla collaborazione.

Per certi aspetti le distanze tra potenza e controllo offerte dalle vecchie funzionalità di WCM (Web Content Management) dei vecchi Classic SharePoint sites non sono ancora del tutte colmate (multilingua, page layouts, ecc), ma la strada intrapresa sembra essere quella giusta.

Recentemente Microsoft ha annunciato il rilascio (come al solito progressivo per Office 365 Tenant, privilegiando quelli “targeted”) dei nuovi meccanismi di Page Management ed Approval.

Si tratta di una funzionalità già annunciata in occasione di Ignite 2018 e inclusa nella Office 365 Roadmap, e che personalmente attendevo con ansia (utilissima per numerosi progetti).

Le pagine moderne (es. una Page News), consapevoli che potranno godere di alta visibilità e potranno essere aggregate a “rolluppate” su siti e Hub sites, avranno quindi la capacità di seguire le linee guida dettate da dei template con un layout appropriato e potranno essere soggette ad approvazione, grazie a processi approvativi realizzati grazie a Microsoft Flow.

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La Tech Community di SharePoint ha realizzato anche un ambiente demo dove è possibile scoprire, clic dopo clic, le nuove funzionalità in via di introduzione.

Verso la fine del supporto per SharePoint 2010

Con questo mese entriamo nel periodo di “end of extended support” per SharePoint 2010.

So per certo che in circolazione ci sono ancora un bel numero di SharePoint 2010, che tra l’altro ricorderete essere stata una versione che introdusse una forte accelerazione alla diffusione del prodotto, nell’ormai lontano 2009.

2010-Logo.png

Occorre ricordare che nel ciclo di vita di prodotto Microsoft tende a garantire più supporto solo sull’ultima e penultima release, e dobbiamo ricordare che alcune settimane fa è stato rilasciato SharePoint Server 2019… che quindi pone ancora più lontano SharePoint 2010 (2010>2013>2016>2019).

Sottolineo questo aspetto perché se state valutando di procedere con un upgrade del vostro SharePoint 2010, dovete tener presente la regola che impone un aggiornamento di versione alla volta, senza “double-hops”, costringendovi a una tripla upgrade (allestendo, anche se provvisoriamente, tre nuove farm SharePoint) per arrivare ad aggiornare il vostro sistema a SharePoint 2019.

Ma quali sono i rischi reali?


 Nell’Ottobre 2020 terminerà anche il “Mainstream Support”, dopo di che partirà il periodo di Extended support, dove Microsoft rilascia solo security updates, trascurando ogni possibile big fixing e tantomeno rilascio di nuove funzionalità.

Non vanno trascurati gli aspetti di compliance agli aspetti di vulnerabilità (difficilmente un sistema SharePoint 2010 supererà oggi un compliance audit).
Alcuni requisiti (es. gli standard per i pagamenti sicuri PCI) non saranno più rispettati, e se il sistema SharePoint fosse alla base di una soluzione di e-commerce i sistemi MasterCard e Visa potrebbero scegliere di non offrire più supporto.

I costi di maintenance saranno sempre più significativi, e pertanto la soluzione di upgrade (o sostituzione con una versione più aggiornata) credo debba essere presa in seria considerazione.

Rilasciato SharePoint Server 2019

Avevamo annunciato durante il recente SharePoint Saturday di Milano che la nuova versione di SharePoint Server 2019 sarebbe stata rilasciata a breve.

Ebbene oggi Bill Baer ha annunciato la General Availability di SharePoint 2019.

Modern Page (Edit).png

Tra le principali novità introdotte (e mutuate da SharePoint Online):

  • Modern Pages
  • Modern Lists
  • Modern Libraries
  • Communication Sites
  • OneDrive for Business improvements
  • SharePoint Mobile
  • Large files supporto ed Extended File/Folders names

La documentazione tecnica è già in rilascio.