SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.

Esteso il limite di lunghezza degli URL su SharePoint Online

Uno dei principali ostacoli/problemi che si incontrano durante i progetti di migrazione da File Server a SharePoint è quello del limite della lunghezza degli URL.

E’ facile immaginare che approcci “copia-incolla” di intere strutture di cartelle da file system a SharePoint possa superare il tetto dei 260 caratteri.

E’ in fase di rollout il nuovo limite “esteso” per SharePoint Online (quindi al momento applicabile solo per i contesti cloud), estendendo il valore a 400 caratteri.

Ovviamente si tratta di una novità utile, anche se non suggerisco di seguirla come “scorciatoia”, evitando di valutare una ristrutturazione dei documenti più funzionale ad una fruizione web-based (e quindi con un minor livello di nidificazione delle strutture dei folder).

Cloud Conference Italia 4.0

Dopo aver dato il mio piccolo contributo alla prima edizione della Cloud Conference Italia (nel 2014), tra pochi giorni tornerò a calcare il palco dell’evento, oggi giunto alla sua quarta edizione, parlando di Governance di Office 365 (e SharePoint).
Per la precisione il titolo della mia sessione sarà “Office 365 & SharePoint Online Governance Best Practices“.

La conferenza, organizzata come sempre dagli amici di Walk2Talk, si svolgerà in Veneto, a Villorba (TV) il 22 novembre 2017.

Per maggiori informazioni e per iscrizioni, vista il sito dedicato all’iniziativa.

Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites:

Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.

Arriverà SharePoint 2019, e non avevamo dubbi

Tra i mille annunci fatti al Microsoft Ignite 2017 (ancora in corso), è arrivata anche la conferma del rilascio di una prossima versione on-premises di SharePoint Server.

In tante occasioni l’avevo già anticipata, ma almeno oggi ne abbiamo la certezza definitiva e sappiamo anche quale sarà il nome: SharePoint Server 2019.

Microsoft non poteva trascurare le 200.000 organizzazioni che utilizzano SharePoint on-premises, i 50.000 partner coinvolti in attività e progetti, il milione di sviluppatori SharePoint e il business relativo di 10 miliardi di dollari.

L’annuncio può anche essere letto come “il mercato non è ancora del tutto pronto” per SOLO il cloud. E questa vale pensando sia ai molteplici investimenti fatti dalle aziende (e dai partner) sul prodotto on-prem, che considerando la presenza di fattori limitanti (digital devide, vincoli legali, …).

La data prevista per il rilascio è la metà del 2018, anche se forse è un po’ presto per dare date precise.

Una delle novità trapelate ad Ignite è il nuovo SharePoint Hub Site, che potrà servire per creare un nuovo punto d’accesso alla moltitudine di siti SharePoint creato online o on-premises. Secondo qualcuno anche qualcosa che potrà sostituire il vecchio concetto di home espresso da tante Intranet.

Avremo modo di discuterne!

Aggiornata la lista delle sessioni di SPS Milan 2017

L’agenda di SPS Milan 2017 sta prendendo sempre più forma, e la lista delle sessioni è ora completa al 99% e pubblicata sul sito di SharePoint Saturday.

Non perdere quest’occasione per partecipare all’evento community dell’anno, incontrando gli esperti di Microsoft Office 365 e SharePoint.

L’agenda sarà composta da tre track parallele, composte da contenuti tecnici e formativi.
Finora sono stati selezionati 16 speaker di spessore internazionale.

Ti ricordo che SPS Milan 2017 si terrà il 30 settembre 2017 presso la Microsoft House di Milano.

Corri ad iscriverti, se non l’hai già fatto, #SPSMilan2017 è gratuito ma i posti sono limitati!

SPS Milan 2017 si avvicina

Il 30 settembre 2017 tornerà in Italia SharePoint Saturday, con una nuova tappa milanese, presso la Microsoft House di viale Pasubio 21.

Ricordo che SPS è un circuito di eventi tecnici gratuiti, sostenuto dalla comunità mondiale degli esperti di Microsoft SharePoint e Office 365.

Le iscrizioni proseguono speditamente, nonostante il periodo estivo, così come la presenza di numerosi sponsor che arricchiranno l’evento con il loro sostegno.

Anche l’elenco delle sessioni sta prendendo forma, così come la conferma della partecipazione da parte di diversi speaker internazionali.

Tante belle ragioni per non mancare!

Non perdere il controllo dei siti su Office 365

Con il rilascio degli Office 365 Groups e più in generale di Modern Sites e Communication Sites, su Office 365 è disponibile la possibile di creare “self service” nuove site collection di queste nuove tipologie.
E’ sufficiente accedere alla pagina SharePoint dal tile sull’App Launcher, e scegliere Create site dal pulsante in bella mostra:

Tutto bello… finora…

Cosa significa “tecnicamente”?

Significa poter creare una nuova Site collection SharePoint Online e, nel caso dei nuovi Team Sites, anche una nuova Distribution list su Exchange Online e tutto quanto correlato (security groups).

Chi può farlo?

Di default qualsiasi utente del tenant Office 365. Sì, hai letto bene!

Se quindi sei un amministratore del tenant, o anche soltanto di SharePoint Online, starai pensando: “vado a controllare sul portale amministrativo di SharePoint Online…” ed ecco un’altra “sorpresa”: le nuove site collection (quelle legate ai nuovi Team site e Communication site) non sono elencate nelle lista delle site collection!

 

Quindi?

Quindi, se amministri una realtà di qualche centinaia o migliaia di utenti… puoi aspettarti che qualcuno “ci abbia provato”, e che si siano create (fuori dal tuo controllo) nuove site collection e DL.

E adesso?

  1. Per prima cosa prova ad indagare se individui nuove site collection “fuori controllo”, utilizzando un tool di Governance (es. Sharegate) o le seguenti istruzioni Powershell, per poi valutare le azioni correttive (contattare gli utenti? eliminarle?… le site collection e le DL, non gli utenti!).
  2. Stabilire chi potrà creare nuovi Office 365 Groups, Team site e Communication site, seguendo le istruzioni descritte su questo articolo.
  3. Attivarti, se non lo hai già fatto, per istituire un “competence center” o una “task force” che monitora i nuovi rilasci di Microsoft su Office 365, testa le novità attraverso le opzioni di First release, e stabilisce se e come adottare, e quando distribuire la funzionalità agli utenti.
  4. Adottare un piano di Governance e le necessarie politiche e procedure di valutazione, adozione e intervento. Senza dimenticare che Office 365 non è più (o non lo è mai stato) un giocattolo, e che sempre più sta diventato (o è già diventato) il cuore dei sistemi di comunicazione e collaborazione dell’azienda.

La morale?

Chi mi conosce sa bene che parlo di non trascurare la Governance fin dalle prime versioni di SharePoint, e questo evento (legato a una scelta di configurazione di default quantomeno discutibile) è la prova lampante di quanto possa sfuggire dal controllo il “giocattolo”.