Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Nuove funzionalità di OCR Search su SkyDrive e Windows 8.1

Tra qualche settimana verrà rilasciato Windows 8.1, l’aggiornamento del sistema operativo Microsoft.

Tra le novità dell’aggiornamento c’è una forte integrazione con il mondo SkyDrive, in quello che viene definito Smart Files System.

Tra le altre cose, lo Smart Files System ottimizza lo spazio occupato dalla “copia locale” dei file, riducendo ad esempio a 186 MB lo spazio occupato da una raccolta di foto da 5,6 GB (sul cloud saranno salvate le versioni originali e di maggiore ingombro).

Tra gli annunci anche la nuova funzionalità di riconoscimento caratteri (OCR) dalle immagini salvate su SkyDrive che andrà ad arricchire lo Smart Search di Windows 8.1

In arrivo novità da Bing, verso la Contextual Search

Bing, il motore di ricerca di Microsoft, sta annunciando una serie di novità.

La prima, e forse più evidente, è quella del cambio di logo:

Ma, secondo quanto annunciato, non si tratterà soltanto di un cambio di look.

E’ già possibile iniziare a testare il nuovo motore di ricerca.

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Tra le nuove funzionalità di ricerca segnalo:

  • Nuova interfaccia (più “umana” e più moderna)
  • Page Zero (una speciale pagina per le ricerche senza risultato, in grado di offrire ugualmente spunti per estendere il campo d’azione della ricerca)
  • Snapshot (partendo da una ricerca su un luogo o su una persona, Bing offre una serie di informazioni di dettaglio, della serie “Bing knows”)
  • Sidebar (attraverso l’integrazione con i vari social networks, i risultati della ricerca sono estesi con i contenuti recuperati da contatti ed amici, della serie “Friends knows”)
  • Ricerche contestuali (ossia la possibilità, da parte di Bing, di “interpretare” il contesto della ricerca, al fine di offrire i risultati maggiormente pertinenti)
  • Azioni frequenti (ad esempio se cerchi “United Airlines” non troverai semplicemente i link al sito della compagnia aerea, ma anche i link diretti alle azioni più frequentemente eseguite agli utenti di quel sito, come il check-in o l’accesso all’area riservata.
  • Pole position (si tratta del nuovo, e migliorato, meccanismo di ranking dei risultati, presentando per primi i più pertinenti)
  • Layout adattativo per i diversi device (PC, tablet, sartphone)

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Cambiamenti sul licensing di SharePoint 2013 e dintorni

Ho già scritto in passato riguardo ad alcune novità riguardo al licensing di SharePoint 2013, con la particolare nota della “scomparsa” della licenza SharePoint for Internet Sites, che rende più abbordabile il prodotto per scenari di Portali Internet ed Extranet.

Va però ricordato che la “wave 15” non comprende solo SharePoint, ma una serie di altri prodotti, a partire da Office 2013 fino ad arrivare ad altri prodotti come Lync 2013 ed Exchange 2013.

A partire da dicembre 2012 sono stati quindi annunciate diverse novità, comprese diverse variazioni sui prezzi:

Product Group New Pricing Difference
Office Standard Professional & 365 No Change
Visio Standard / Professional 2013 Between 5% and 20% increase
Project Standard / Professional 2013 Circa 5% increase
Exchange Server / Enterprise 2013 No Change
Exchange Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Exchange Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Core CAL suite User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Enterprise CAL suite User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013​ 400% increase on Lync Server Standard​
Lync Server 2013 10% reduction on Lync Server Enterprise
Lync Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013 User & Device Plus CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
SharePoint Server 2013 Increase of 38%
SharePoint Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
SharePoint Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Project Server 2013 Circa 15% increase
Project Server 2013 User & Device CAL User CAL 21% increase, Device CAL 5 % increase

Faccio notare che le licenze CAL di tipo “user” e “device” non hanno più lo stesso prezzo, come avveniva in passato.

Le organizzazioni che hanno contratti a volume, compresivi della Software Assurance, possono tener presente questo mapping di migrazione:

Current Product Migrating To
Outlook with BCM Outlook 2013
SharePoint Workspace* None
Visio Premium Visio Professional 2013
Lync Server Standard Lync Server 2013
Lync Server Enterprise Lync Server 2013
Lync Server External Connectors (Standard, Enterprise, Plus) Lync Server 2013
Exchange Server External Connector Exchange Server Enterprise 2013
Search Server SharePoint Server 2013 (plus license grant of SharePoint Standard CAL)
FAST Search Server for SharePoint SharePoint Server 2013
SharePoint for Internet Sites Standard SharePoint Server 2013
SharePoint for Internet Sites Ent SharePoint Server 2013

*Le funzionalità di SharePoint Workspace 2010 sono rimpiazzate da SkyDrive Pro.

Tra pochi giorni scadrà il Super Early Bird per iscriversi a prezzo super scontato a SPOC 2013

Il 9 novembre terminerà l’opportunità di iscriversi con super sconto (risparmio di 300€!) alla prossima SharePoint & Office Conference 2013.

L’occasione è imperdibile, sia per la presenza di speaker di grande rilievo (mai come quest’anno), che per la qualità dell’agenda (pubblicata nei giorni scorsi, e in attesa della conferenza d Las Vegas per essere ultimata).

3 giorni di conferenza tecnica, 4 tracks parallele, oltre 60 sessioni formative, 28+ speaker internazionali.

Per chi non può aspettare il grande evento del 5-6-7 marzo 2013, potrà iniziare a scoprire le novità di SharePoint 2013 all’imminente SharePoint Future 2012, che si terrà a Milano il 27 novembre 2012.

SharePoint Future 2012: SharePoint non sarà più lo stesso!

Da un paio di giorni è online il sito di SharePoint Future 2012, con la pagina del “Save the date”.

SharePoint Future 2012 si terrà a Milano il 27 novembre 2012 ed è l’evento tecnico dell’anno dedicato alle novità di Microsoft SharePoint; sarà sia un’occasione imperdibile per conoscere le novità, fresche della Microsoft SharePoint Conference di Las Vegas che si terrà qualche giorno prima, che l’introduzione a quello che verrà presentato alla SharePoint & Office Conference italiana, che si terrà il 5-6-7 marzo 2013 a Milano.

Qualcuno ricorderà la precedente edizione SharePoint Future 2009, che fece il sold-out con circa 200 partecipanti e presentò in anteprima europea le novità di quello che sarebbe poi divenuto SharePoint 2010.
Ecco qualche immagine della precedente edizione:

Anche SharePoint Future 2012 sarà quindi un’occasione imperdibile!

Disponibile l’SP1 per SharePoint 2010

Era stato annunciato per giugno, ed ecco al 30 giugno rilasciato il Service Pack 1 per SharePoint 2010.

Attenzione però alle procedure di deployment, ed attenzione al fatto che è stato simultaneamente rilasciato anche il CU June 2011… e cerchiamo quindi di capirne un po’ di più:

  • Gli aggiornamenti contenuti nel Cumulative Update di Giugno 2011 non sono compresi nell’SP 1 (mentre è in parte vero il contrario).
  • Esistono pacchetti separati per l’SP1 di SharePoint Foundation 2010 (SPF), per SharePoint Server 2010 (SPS), per i Language Pack, per le Office Web Apps.
  • In ambiente SharePoint Server il team di prodotto suggerisce l’installazione di entrambi i SP1 (quello per SPF e per SPS).
  • E’ possibile installare l’SP1 è poi la CU di Giugno… se dovesse servire.
  • La build corrispondente all’installazione dell’SP1 sarà in gran parte il nuovo punto di riferimento, ed è quindi caldamente suggerita l’installazione.
  • Il pacchetto della CU è molto più grosso di quello dell’SP1 perché è multilingua, mentre l’SP1 è solo inglese, e richiege (sigh!) anche il deploy dell’SP1 dei Language Pack eventualmente installati sull’infrastruttura.

OK quindi, e se disponiamo di un’installazione (abbastanza tipica per noi italiani) dove abbiamo installato i bit di SharePoint Server 2010, seguiti dal Language Pack italiano… seguiti magari poi da Project Server 2010 e dalle Office Web Applications (complicato eh?)…ecco la procedura da seguire per il deploy:

  1. Installazione dell’SP1 di SPF 2010
  2. Installazione dell’SP1 del Language Pack di SPF 2010
  3. Installazione dell’SP1 di SPS 2010
  4. Installazione dell’SP1 del Language Pack di SPS 2010
  5. Installazione dell’SP1 di Project Server 2010
  6. Installazione dell’SP1 per le Office Web Apps

Volendo fare il salto triplo mortale… ecco la sequenza per installare sia l’SP1 che la CU di giugno (cosa che consiglio solo a chi sente l’effettiva necessità della CU… la CU per SPF fixa problemi significativi per cileni, egiziani, marocchini e polacchi… già più significativa quella per SPS):

  1. Installazione dell’SP1 di SPF 2010
  2. Installazione dell’SP1 del Language Pack di SPF 2010
  3. Installazione della CU June 2011 per SPF 2010
  4. Installazione dell’SP1 di SPS 2010
  5. Installazione dell’SP1 del Language Pack di SPS 2010
  6. Installazione della CU June 2011 per SPS 2010
  7. Installazione dell’SP1 di Project Server 2010
  8. Installazione dell’SP1 per le Office Web Apps

Per saperne di più.

    Tanta prudenza… e buon divertimento!

    Novità SEO: da Google arriva il +1

    Google ha recentemente introdotto alcune novità , che incidono nelle politiche di ranking dei risultati delle ricerche, tra le ultime segnalo quella del “+1”.

    Per chi si occupa di SEO (Search Engine Optimization) è indispensabile conoscere (o cercare di scoprire) le logiche di ordinamento dei risultati dei motori di ricerca, ed utilizzarle le leve nell’ambito dei siti Web realizzati.

    Google, così come gli altri search engine, è in continua evoluzione. la novità annunciata del +1 potrebbe contribuire a mutare diversi equilibri… e risultati ottenuti nel posizionamento dei siti.

    L’idea è quella di aggiungere ai normali criteri di ranking anche un elemento “popolare”… derivato dall’azione volontaria degli utenti che desiderano premiare un sito con la logiche dell’I like it. Un modo per un utente di raccomandare il sito agli altri utenti.

    Per limitare i possibili “brogli”, che rischierebbero di falsare il valore del meccanismo, Google ha legato il +1 al profilo dell’utente (Google Profile).

    La funzionalità del +1 è attualmente in vis asperimentale, se quindi volete provarla potete aderire al programma di test.

    La novità è interessante anche (e soprattutto) per chi realizza siti Web, grazie all’introduzione del nuovo meta tag  “rel=author”.

    Inserendo questo blocco di codice si protrà aggiungere alla proprie pagine il pulsante “+1” (stimolando così le raccomandazioni da parte degli utenti):

    <!– Place this tag in your head or just before your close body tag –>
    <script type="text/javascript" src="
    https://apis.google.com/js/plusone.js"></script>

    <!– Place this tag where you want the +1 button to render –>
    <g:plusone></g:plusone>

    Per saperne di più visita il blog ufficiale di Google, oppure seguire questo video.