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SharePoint, generale

Roadmap su SharePoint Modern Pages da SPC19

Prosegue la mini serie sulle roadmap comunicate in occasione della recente SharePoint Conference 2019 di Las Vegas.
Questo post è dedicato alle novità in arrivo per le Modern pages, per le Modern web parts e per le nuove News dei siti SharePoint Online.

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Available soon:

  • Rilascio dei Page templates
  • Audience targeting per le News, per le pagine e per gli Highlighted contents
  • Gestione delle Vertical columns
  • Introduzione delle Content Headers (con supporto del copia-incolla e del drag & drop, incluse le funzionalità di preview)
  • Funzionalità per a duplicazione di contenuto e porzioni di pagina
  • Arrivo di nuove web part moderne, tra cui Clock, Button, Call to action, e aggiornamento di alcune di quelle precedentemente rilasciate

Later this year:

  • Introduzione dei meccanismi per lo scheduling di pubblicazione di pagine e news
  • Gestione per la pubblicazione dei contenuti multilingua
  • Gestione dei metadata sulle pagine

Top of mind:

  • Gestione delle immagini migliorata
  • Maggiore ascolto dei contributi della community, attraverso UserVoice

Le Roadmap dalla SharePoint Conference 2019

Settimana scorsa si è svolta a Las Vegas la SharePoint Conference 2019 (SPC19). Come sempre, anche quest’anno, è stato il momento di annunci e comunicazione di roadmap.

Oggi inaugurerò una serie di mini post per descrivere le principali roadmap annunciate.
In molte sessioni infatti sono state presentate slides di riepilogo riferite alle novità in rilascio e in previsione, descrivendo le novità sulla base di tre categorie ricorrenti:

  • Available soon
  • Later this year
  • Top of mind

Iniziamo oggi con la roadmap (CY 2019) relativa alle funzionalità su SharePoint Team Sites and Business Apps:

Available soon:

  • Nuova esperienza utente per la gestione dei file su Teams e OneDrive
  • First run and tips and tricks help per gli Owners dei Team sites
  • Il ritorno, in chiave moderna, dei Document Set e relativa home page
  • Importazione/creazione di lista da altra lista e da Excel
  • Nuove formattazione di colonna per i campi numerici
  • Funzionalità PowerShell per estrarre la strattura (Site design) da un sito esistente, comprese le liste, il branding e le impostazioni di navigazione
  • Approvazione per l’aggiunta di siti all’Hub Sites

Later this year:

  • Miglioramenti per le funzionalità di Quick Edit
  • Nuove Card-based views per le liste, personalizzabili e responsive
  • Miglioramenti per la formattazione condizionale delle colonne per i campi rich text
  • Nuova tipologia di colonna di tipo Image
  • Arrivo delle Planner Cards all’interno della Site activity
  • Nuovi Office Enterprise Documents Templates
  • Nuove possibilità di personalizzazione per List forms
  • Personalizzazione dei form per le Document Libraries attraverso PowerApps
  • Introduzione della modalità di accesso Guest per PowerApps
  • Arrivo delle azioni di Check-in/out e di Grant Access per Flow

Top of mind:

  • Miglioramento delle performance per le Liste
  • Introduzione dei Column sets
  • Sostituzione dei vecchi Alerts con nuove logiche basate su Flow
  • Nuove List View Web Part consumando dati dinamici (rollup)
  • Generazione di Liste da altre liste, includendo anche i form personalizzati con PowerApps e Flow

Gantt View e Modern Lists

Mi è stato chiesto se sulle Modern Lists, disponibili su SharePoint Online e su SharePoint Server 2019, sono o saranno disponibili le visualizzazioni Gantt, che ben conosciamo dalla liste “classic” di SharePoint.

Al momento non sono disponibili, e -per quanto di pubblico dominio- non sono in roadmap. Del resto Microsoft ha rilasciato numerosi altri strumenti per la gestione dei tasks, a partire da Planner e To Do, per poi finire alla corazzata Project Online.

La comunità delle “terze parti” si sta muovendo per coprire questo “gap”, offrendo strumenti aggiuntivi che arricchiscono le capacità di gestione di task e progetti attraverso liste moderne SharePoint. Così come esistono progetti su GitHub che sfruttano SharePoint Framework per raggiungere questi scopi attraverso componenti Javascript e HTML5.

Esteso il DLP anche sulle Chat di Teams

Le funzionalità di DLP (Data Loss Prevention) di Office 365, raccolte all’interno della famiglia di Office 365 Information Protection, si estendono anche alla protezione dei contenuti delle Chat e dei Canali messaggi di Microsoft Teams.

Se quindi qualche utente dovesse scambiare informazioni considerate “classificate” all’interno di una Chat di Teams, le regole di DLP potrebbero intercettare l’evento a applicare azioni correttive (dalla segnalazione di un alert ad interventi più drastici.

Le funzionalità di DLP, già applicate al mondo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, sono strumenti estremamente utili per quelle organizzazioni che temono la perdita di conoscenza e informazioni, spesso legata ad eventi e comportamenti di dipendenti “infedeli” o in uscita dall’azienda.

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Qual è il limite di dimensione massima dei file su SharePoint?

Analizzando un progetto di porting di contenuti documentali su SharePoint, mi è stata posta la domanda: “Ma qual è la dimensione massima dei singoli file che posso caricare su SharePoint? Esistono dei limiti?

La risposta -pessima quando viene fatta da un consulente- è: “Dipende…“.

Perché dico dipende? Beh, perché dipende dalla versione target di SharePoint, e (in parte) anche dal momento storico, avendo Microsoft modificato questi limiti del tempo (estendendoli), e quindi molta della documentazione e dei post che è possibile leggere sul web potrebbero risultare non aggiornati.

Ad oggi, i limiti di dimensione massima per singolo file sono questi:

  • SharePoint on-premises, fino alla versione SharePoint Server 2016 (compreso): 2 GB
  • SharePoint on-premises , versone SharePoint Server 2019: 10 GB
  • SharePoint Online (Office 365): 15 GB
  • OneDrive for Business (Office 365): 15 GB
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Office 365 sempre più deciso verso la Modern Experience

Nell’ormai “lontano” 2016 Microsoft ha iniziato l’introduzione della Modern Experience su SharePoint Online, in Office 365, partendo dalla Modern UI per le liste e libraries.

Il tutto si è velocemente evoluto, e oggi l’esperienza moderna è disponibile sia su SharePoint Online, su Office 365, che su SharePoint Server 2019.

I nuovi siti e la nuova UI evolve le vecchie logiche che hanno nel tempo costituito lo scheletro di di siti, liste e pagine del mondo SharePoint, ora meglio note come Classic Sites o come Classic UI.

Oggi è possibile specificare, con una configurazione amministrativa a livello di Tenant Office 365, se forzare l’utilizzo della Classic UI, per evitare che gli utenti non ancora pronti/preparati alla nuova UI possano trovarsi davanti all’esperienza moderna… o possano presentarsi problemi legati a personalizzazioni (es. elementi custom sui Ribbon).

Questa opzione “globale” sarà però disponibile solo fino al 1° aprile 2019. Dopo questa data non sarà più possibile specificare l’impostazione a livello di Tenant, ma sarà possibile definirla in termini selettivi.

Un punto d’attenzione dunque per chi amministra Office 365 e SharePoint Online, che dovrà preoccuparsi di analizzare le liste/library che ancora necessitano di Classic UI e definirne selettivamente il comportamento.

Per chi fosse ancora un po’ confuso sui vantaggi della Modern Experience, oppure fosse semplicemente e nostalgicamente ancora alla Classic UI, suggerisco questa lettura sui 10 principali vantaggi della Modern UI.

Microsoft ha più volte confermato di non aver in programma di “deprecare” la Classic Experience (che oggi è ancora l’unica strada per poter disporre di determinate funzionalità SharePoint).

Per informazioni aggiuntive.

Torna la SharePoint Conference negli Stati Uniti

Ho partecipato a numerose SharePoint Conference negli Stati Uniti, nel corso degli anni, da Seattle a Las Vegas.

Gli organizzatori (l’evento non è realizzato direttamente da Microsoft, come avvenuto in passato) hanno annunciato l’edizione 2019 della conferenza SPC (ormai una delle poche “dedicate” a un prodotto), ancora una volta a Vegas (MGM Grand), dal 21 al 23 maggio 2019.

Microsoft, come sappiamo, si concentra su ormai pochi eventi organizzati direttamente, come ad esempio la Partner Conference o Microsoft Ignite.

I temi sono ovviamente quelli dedicati al mondo di SharePoint, OneDrive e Office 365 / Microsoft 365.

La lineup degli speaker è di prim’ordine, con relatori del product group e MVP/RD indipendenti.

Il costo di iscrizione, a cui vanno aggiunti i costi del viaggio, varia dai 1699$ ai 1799$, in funzione del periodo in cui ci si registra. Al costo della conferenza possono poi essere aggiunte iscrizioni a workshop, arrivando ad una spesa massima di 3296$ (conferenza + 3 workshop).

Ma SharePoint è ancora tra i Leader dei Magic Quadrants di Gartner per la Content Collaboration?

Qualche giorno fa leggevo di persone che si chiedevano se SharePoint fosse ancora considerato da Gartner tra i Leader delle proprie analisi, meglio note come Magic Quadrants.

Va ricordato infatti che negli ultimi anni SharePoint è sempre stato saldamente ancorato nel quadrante in alto a destra (il migliore, quello riservato ai Leaders) per numerose sotto-categorie, dall’Enterprise Contet Management, alla Collaboration e ad altre funzionalità riconducibili alla piattaforma.

Da qualche anno Microsoft ha avviato un riposizionamento del brand di prodotto (ve ne sarete accorti), parlando sempre meno di “SharePoint” e riferendosi sempre più a “Office 365” (di cui SharePoint Online è parte essenziale)… e ancora più di recente i markettari di Redmond stanno spostando l’attenzione verso “Microsoft 365”.

Anche Gartner, seguendo queste tendenze (di Microsoft ma anche di Google e non solo) orientate verso proposte di “suite di soluzione” e sempre meno di singoli strumenti.

Ma parlando di sostanza e non di nomi, SharePoint Online è a tutti gli effetti lo scheletro della soluzione Microsoft di
Content Collaboration Platforms and Content Services Platforms.

La definizione di Gartner, per essere precisi, recita:

“A set of services and microservices, embodied as an integrated product suite and applications that share common APIs and repositories, to exploit diverse content types and to serve multiple constituencies and numerous use cases across an organization.”

Image of the Gartner Magic Quadrant for 2018.

Come è possibile osservare dal grafico Microsoft si è posizionata ancora una volta nel Magic Quadrant dei Leaders (analisi pubblicata a fine ottobre 2018).

Di seguito riporto le principali motivazioni:

  • SharePoint is easy to set up, with a simple and clean user interface paired to easy but powerful management, deeply integrated with OneDrive so you can take your files anywhere.
  • SharePoint empowers you to create beautiful, engaging pages and knowledge portals, enriched with video from Stream and conversations from Yammer, to connect across your organization.
  • We combine the power of artificial intelligence (AI) with content to help you be more productive, make more informed decisions, and keep more secure. This includes video and audio transcription, mobile capture to SharePoint using the top-rated OneDrive mobile app,as well as other features to make Microsoft 365 the smartest place to store your content.
  • Microsoft 365 is easily connected and automated via Microsoft Flow to over 200 cloud and on-premises systems, enriched with Azure cognitive services, and extended with PowerApps and the SharePoint framework for custom development.
  • SharePoint delivers content across Microsoft 365. Whether you are a Firstline Worker working remotely, co-authoring in Office apps, emailing cloud attachments in Outlook, or collaborating with your team in the new chat-based workspace Microsoft Teams, SharePoint provides a consistent set of experiences across the applications.
  • SharePoint can store any file and now supports viewing of over 320 file formats, including Adobe Photoshop (PSD), Illustrator (AI), Acrobat (PDF), as well as video, 3D formats, and DICOM images.
  • With Microsoft Search, we’re introducing new search experiences into the apps you use every day, including Bing.com and Windows, and our vision to connect across your organization’s network of data.
  • SharePoint supports customers ranging in size from small businesses to organizations with hundreds of thousands of users, and has a maximum tenant capacity of 30 trillion documents.
  • SharePoint leverages Microsoft security capabilities such as Advanced Data Governance for automated retention and records management, Data Loss Protection (DLP), eDiscovery, and MIP-based encryption, all with consistent controls across Microsoft 365.
  • With 100+ global datacenters and Microsoft’s global network edge—combined with compliance standards, including ISO 27001, FISMA, and EU Model Clauses—we offer customers trusted enterprise-grade compliance and security.

In arrivo la nuova web part per Stream

Tra le continue novità in rilascio per i Modern Sites di SharePoint Online, Microsoft rilascia o aggiorna le nuove “web part moderne”.

Parlo di nuovi componenti, nativamente responsive, che arricchiscono le caratteristiche dei siti moderni su Office 365.

Uno dei rilasci recenti, già disponibile nei tenant “preview”, è la web part di integrazione con la componente Microsoft Stream. E’ quindi possibile collegare alla web part un canale Stream, e il nuovo componente penserà a tutto, gestendo l’ordinamento e rendendo fruibile il contenuto multimediale anche attraverso la SharePoint Mobile App.