Auto-Acceleration in SharePoint Online

Su Office 365 è ora supportatala funzionalità dell’Auto-Acceleration in SharePoint Online.

In sintesi, si tratta di una configurazione che permette, per l’intero tenant SPO, di specificare un endpoint di autenticazione ADFS, senza “soffrire” dei tempi di redirect di autenticazione tra Login.Microsoftonline.com e l’ADFS della propria organizzazione.

Di fatto l’accelerazione consiste nel minor numero di redirect e di prompt di login all’utente.

Il sistema è in grado di gestire le eventuali risorse SharePoint Online condivise verso l’esterno dell’organizzazione (dove non avrebbe senso cercare di autenticare gli utenti sull’ADFS), da quelle ad uso interno… gestendo così selettivamente la scelta dell’autenticazione diretta su ADFS (e quindi più veloce) rispetto alle risorse che hanno ancora bisogni di transitare dall’interfaccia di autenticazione di Office 365, proprio per consentire l’accesso anche agli utenti esterni.

La configurazione si gestisce attraverso il comando Powershell Set-SPOTenant, con una sintessi di questo tipo:

Set-SPOTenant –SignInAccelerationDomain "greenteam.it"

Per maggiori informazioni:

Avviato il rollout dei nuovi HUB Sites su SharePoint Online

 

Ne avevo parlato come novità annunciata ad Ignite 2017, e annunciata qualche mese fa come terminata nelle fasi di sviluppo. Ecco finalmente in arrivo i nuovi HUB Sites di Office 365.

Il rilascio partirà, già entro la fine di marzo, partendo come sempre dai Tenant Office 365 che aderiscono all’opzione “Targeted Release” (ossia alla possibilità di ricevere in anteprima le nuove funzionalità), per completarsi per tutti i clienti Office 365 verso metà maggio 2018.

Questa nuova funzionalità potrà giocare un ottimo ruolo nella riorganizzazione dei siti SharePoint Online e della progettazione dell’architettura delle informazioni delle intranet o dei sistemi Office 365.

Oltre al mio post, dove annunciavo la funzionalità, segnalo un paio di video (il primo è introduttivo del concetto ed il secondo è un webinar più esteso):

 

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

Nemmeno in campagna elettorale…

L’Italia (e gli italiani) stanno vivendo una campagna elettorale sempre più intensa, in vista delle prossime elezioni politiche, ed i candidati non si stanno risparmiando nei colpi, più o meno scorretti.

In questi giorni si sta però anche registrando un altro tipo di “scontro”, tra due dei principali vendor di strumenti per SharePoint e Office 365.
Mi riferisco ad AvePoint e Metalogix.

AvePoint ha pubblicato sul proprio blog un annuncio che evidenzia che Metalogix (il principale competitor) è in vendita… facendo trasparire la ridotta affidabilità dell’azienda e uno scarso futuro per l’evoluzione dei prodotti… annunciando contemporaneamente una campagna di “competitive upgrade”, per convincere i clienti Metalogix verso la transizione ai prodotti AvePoint.

Metalogix, dal canto suo, ha risposto all’aggressiva comunicazione AvePoint (credo al limite della scorrettezza, secondo i miei canoni) con la propria contraerea, scomodando il proprio CEO Trevor Hellebuyck, che ha postato l’articolo “Metalogix is forever“, restituendo una frecciata di veleno nei confronti dei metodi (e dei prodotti) espressi dai rivali.

La mia azienda, Green Team, è partner storico di entrambi i vendor… e sinceramente vorrei prendere le distanze da queste modalità di comunicazione e da questi approcci commerciali che considero poco eleganti, e probabilmente poco corretti.

Abilitare lo SharePoint Store per l’utilizzo di App esterne

Potrebbe capitare di dover attivare (o acquistare) delle App da fornitori esterni, su Internet, arricchendo così lo SharePoint Store della propria SharePoint Farm.

Di default è infatti disabilitata la possibilità di aggiungere App da risorse esterne (dallo Store pubblico), ed è possibile scegliere di attivare questa possibilità grazie ad un’apposita web application feature chiamata Apps that require accessible internet facing endpoints.

Per fare tutto questo puoi utilizzare la SharePoint Central Admin, accedere alla sezione Web Application Management, selezionare la web application e cliccare sul pulsante Manage Features dal ribbon. Quindi attivare la feature descritta.

Il tutto è attivabile anche attraverso comandi Powershell:

Set-SPAppStoreConfiguration -Url http://office.microsoft.com -Enable $true

Per info aggiuntive

Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.

Esteso il limite di lunghezza degli URL su SharePoint Online

Uno dei principali ostacoli/problemi che si incontrano durante i progetti di migrazione da File Server a SharePoint è quello del limite della lunghezza degli URL.

E’ facile immaginare che approcci “copia-incolla” di intere strutture di cartelle da file system a SharePoint possa superare il tetto dei 260 caratteri.

E’ in fase di rollout il nuovo limite “esteso” per SharePoint Online (quindi al momento applicabile solo per i contesti cloud), estendendo il valore a 400 caratteri.

Ovviamente si tratta di una novità utile, anche se non suggerisco di seguirla come “scorciatoia”, evitando di valutare una ristrutturazione dei documenti più funzionale ad una fruizione web-based (e quindi con un minor livello di nidificazione delle strutture dei folder).