Category Archives: SharePoint

SharePoint, generale

L’analisi dei dati ci potrà aiutare a comprendere il COVID-19?

In queste settimane di “clausura forzata”, consapevole che restare tutti a casa è la nostra arma migliore per rallentare la corsa del virus e permettere al servizio sanitario nazionale di condurre la battaglia in prima linea, tutti noi siamo costantemente inondati di informazioni e dati.

Si tratta -purtroppo- anche a volte di dati non certificati o addirittura sbagliati, che spesso possono condurre a diffondere fake news e panico.

Non voglio certo dire che i dati reali siano tranquillizzanti, ma credo fondamentale ragionare su dati “veri” e “certificati”.

Un ottimo lavoro lo sta conducendo, in pieno spirito di community, l’amico e collega Andrea Benedetti.

Andrea ha selezionato una serie di fonti certificate, ed ha realizzato una serie di report Power BI che offrono una semplice ed efficace lettura sui dati della diffusione del Coronavirus. Dati che spesso non sono facili da leggere, ma che attraverso i report interattivi di Power BI sono decisamente più alla portata di tutti.

I dati ed i report realizzati riguardano sia il fenomeno su scala internazionale che sul nostro territorio nazionale.
I report sono ora decisamente popolari, grazie all’ottimo lavoro svolto ed al “tam-tam” della community, diventando utile servizio anche per la stampa, per la comunità scientifica e per la Protezione Civile.

Riporto dal profilo Facebook di Andrea un frammento di un suo post:

Dopo 7 giorni, tra ritagli di tempo e orari folli, (mentre il “lavoro normale” continua):
– 23 report
– 15 dataset
– 1 repo GitHub
– 85 commits
– 9 collaboratori (amici e straordinari professionisti) di 3 nazioni

CollabDays Milan 2020 rimandato a Ottobre

Abbiamo deciso di rimandare l’evento CollabDays Milan 2020 al 12 e 13 ottobre 2020, sempre presso Microsoft House a Milano, grazie alla disponibilità di Microsoft Italia.

Riporto di seguito la comunicazione inviata a chi si era già iscritto all’evento programmato a giugno:

Cari iscritti e membri della community,
a causa della grave emergenza sanitaria in cui versa il nostro Paese siamo costretti a rinviare l’evento CollabDays Milan 2020 a dopo l’estate. Le nuove date previste sono 12 e 13 Ottobre 2020.
La sede sarà sempre la Microsoft House di Milano, grazie alla cortese ospitalità offertaci da Microsoft Italia.
Speriamo di superare tutti questo difficile momento e #stiamoacasa nell’attesa che l’emergenza sanitaria rientri!
Grazie a tutti!
Office 365 Community

SharePoint Look Book

Non è esattamente una novità, ma Microsoft ha aggiornato lo SharePoint Look Book.

Alcuni esempi tratti dallo SharePoint Look Book

Di cosa si stratta?

Parliamo di una pubblicazione (sia sito web che PDF) pensata per offrire idee, spunti e suggestioni per la personalizzazione dei siti SharePoint Online moderni, senza correre il rischio di cadere in comportamenti di personalizzazione “non supportati”.

E’ quindi possibile trarre ispirazione, comprendendo -forse- che anche un buon approccio “no code” può essere efficace e “bello”.

Dico bello perché il risultato mostrato nei numerosi esempi è sicuramente di impatto, e fa capire che attraverso i siti moderni è di fatto possibile creare intranet e portali “belli”, oltre che funzionali e con una buona user experience.

Noterete che molti degli esempi traggono la loro forza dalla scelta delle immagini, che voglio ricordare essere di fatto del “contenuto”. Quindi, ancora una volta, l’importanza di non sottovalutare l’importanza delle fasi di content editing dei siti, troppo spesso poco valorizzate e sottovalutate nel post go-live.

Siti SharePoint su Office 365 creati con l’infrastruttura moderna (modern sites) che, oltre ad essere belli, sono rispettosi delle caratteristiche e delle linee guida alla personalizzazione, facendo sì che non subiranno impatti a fronte dei frequenti rilasci di novità sfornate da Microsoft quasi settimanalmente.

Credo che tutte le agenzie grafiche che spesso sono coinvolte nelle fase di design dei siti e delle intranet realizzate su Office 365 dovrebbero studiarsi bene questa risorsa!

La macchina organizzativa di CollabDays Milan 2020 scalda i motori

L’organizzazione di CollabDays Milan 2020 sta procedendo speditamente, con il coinvolgimento delle diverse anime delle communities italiane dedicate al mondo SharePoint e Microsoft 365.

Nell’immagine sotto trovate parte dei volti degli organizzatori che, ovviamente tramite Microsoft Teams, stanno collaborando all’organizzazione dell’evento…. un bel concentrato di MVPs!

Voglio citarli/citarci:

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Stay tuned!

SharePoint vs Teams

In tanti, anche tra gli utenti “storici” di SharePoint, si trovano confusi ad affrontare l’adozione di Microsoft Teams.

Uno dei quesiti più frequenti è: “ma devo usare un sito SharePoint o un Teams?“.

Partiamo facendo un po’ di chiarezza sul ruolo dei due strumenti, pur consapevoli di trovarci su una linea di confine non sempre demarcata allo stesso modo.

Pensando alla gestione dei file, che spesso è la parte chiave del “dubbio” da parte degli utenti, partiamo da un posizionamento (parziale) degli strumenti che possono far parte del Digital Workplace aziendale, identificando il contesto operativo:

Radar per orientare l’utente durante la scelta della collocazione di salvataggio dei file

Da questa specie di “radar” appare evidente che un utente possa scegliere di collocare i propri file in funzione del contesto:

  • se sono i miei documenti di lavoro, che vedo solo io o che al limite condivido occasionalmente con pochi altri, allora potrò utilizzare OneDrive
  • se si tratta documenti collegati a progetti, uffici o aree dell’azienda, su cui collaboro con regolarità insieme ad altri colleghi, allora mi dovrò orientare verso SharePoint o Teams
  • se i file hanno un rilievo che interessa all’intera azienda, per ufficialità e per visibilità, allora dovrò pensare di collocarli sulla Intranet aziendale.

Che cosa è Microsoft Teams?

Le definizioni sulla rete si sprecano, ma le più accreditate indicano:

  • uno strumento di comunicazione e collaborazione chat-based e per la collaborazione real-time (evoluzione di Skype for Business), adatto anche per organizzare online meeting e call
  • un “collaboration HUB”, dove il gruppo di lavoro può trovare, in un unico punto d’accesso, i propri strumenti di lavoro, le informazioni e ogni altro elemento utile a raggiungere l’obiettivo (es. un progetto, l’organizzazione di un evento, …)

Ma quindi cosa non è Microsoft Teams?

Non è un luogo dove archiviare i file. Teams utilizza i siti SharePoint per il salvataggio dei documenti.
Quindi i file non vengono mai salvati su Teams, che funge da punto di raccordo verso SharePoint (così come verso Planner per le attività e a tanti altri strumenti “verticali”).
Anche i file scambiati durante una conversazione chat non sono salvati su Teams, ma vengono salvati sul OneDrive dell’utete che invia i file e condivisi in maniera trasparente con l’interlocutore con cui si sta chattando.

Ogni team su Microsoft Teams è collegato a un Office 365 Group, che ne determina le logiche di accesso/autorizzazione riservate per i membri. Gli utenti membri di un team sono quindi membri di un Office 365 Group, che coordina le autorizzazioni sugli strumenti “satellite”, quali il sito SharePoint o il piano Planner.

Torniamo quindi alla domanda iniziale: ma devo usare Teams o un sito SharePoint Online?

Il mio punto di vista, per evitare l’antipatica risposta “dipende”, può essere un criterio guidato dal contesto:

  • dobbiamo solo condividere file e informazioni (es. news)?
  • non ci servono altri strumenti di lavoro a supporto di una collaborazione tra colleghi?
  • potremmo aver bisogno di gestire logiche di autorizzazione puntuali sui file per i diversi utenti coinvolti?

Se le risposte ai quesiti tendono verso il “sì”, allora possiamo indirizzarci verso un semplice sito SharePoint, senza scomodare Teams o gli Office 365 Groups.

Se, viceversa, anche solo parte dei quesiti tende verso il “no”, allora suggerisco di valutare la creazione di un team su Microsoft Teams ed il conseguente Office 365 Group.

Come ho già scritto, non esistono regole fisse, e la valutazione va sempre affrontata considerando i pro e i contro offerti da ciascuna opzione.

Un esempio di soluzione “ibrida” potrebbe essere la scelta di creare un team su Teams, che produrrà la creazione di un Office 365 Group per la gestione della membership, e quindi andare a gestire il dettaglio delle autorizzazioni sui file direttamente sul sito SharePoint collegato. Questo permetterà di superare uno degli ostacoli dei quesiti, ma renderà più articolata e complessa la governance delle autorizzazioni per i contenuti del progetto o del contesto collegato.

Sono nati i CollabDays!

La community internazionale delle Office 365 e SharePoint Communities, a cui aderisce anche la nostra community italiana, ha lanciato la nuova piattaforma online a supporto degli eventi tecnici e formativi rivolti alla community degli esperti e degli utilizzatori di Microsoft 365 ed Azure.

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CollabDays è il nuovo brand, e corrisponde ad un portale e offre il nome per il nuovo format di eventi in presenza.

Noi italiani saremo tra i primi (una volta tanto!), ed è stato annunciato anche CollabDays Milan 2020, il 4 e 5 giugno 2020.

Milan 2020

CollabDays Milan 2020 sarà un “doppio evento”, con il primo giorno strutturato in workshop paralleli della durata dell’intera giornata, che avranno anche l’obiettivo di contribuire a sostenere economicamente l’evento della seconda giornata, aperto a tutti e strutturato secondo il format della conferenza multi-track.

Nelle prossime settimane saranno pubblicati ulteriori dettagli, sia sui contenuti che sulla formula dell’iniziativa, che ovviamente sulla location.

Ricordo anche, se fai parte di un’azienda, che esiste la possibilità di sostenere la community, tramite sponsorizzazione.

Partito il rollout delle nuove SharePoint Home

Come anticipato ed annunciato qualche tempo fa, Microsoft ha avviato il rilascio delle nuove home page moderne per i Team sites utilizzati come “root” nei tenant Office 365.

Si tratta spesso di quella che potrebbe essere considerata la home page della intranet aziendale, se questa è stata realizzata su SharePoint Online.

Home page del sito del team di SharePoint

Come sempre, considerata la moltitudine di di client Office 365, Microsoft procederà con un rilascio graduale, applicando le modifiche in automatico solo per quei clienti che non hanno personalizzato le proprie home.

Per chi temesse di “perdere” qualche personalizzazione, e preferisse disabilitare l’automatismo di “replacement”, ecco qui le istruzioni per farlo (anche solo per specifiche site collection).

Il rollout dovrebbe completarsi nell’arco del mese di marzo 2020.

Ecco maggiori informazioni sulle nuove home page moderne.

Il nuovo SharePoint Home Site

Tra le novità in arrivo per SharePoint Online, entro fine anno pare, va evidenziata a novità del nuovo SharePoint Home Site.

Si tratta le nuovo sito, pensato per diventare la nuova landing page per gli utenti e adatto a sostituire il vecchio root site classico (classic team site) con un nuovo sito moderno (basato su un communication site evoluto e da un nuovo set di web part moderne).

Tra le caratteristiche in più offerte da questo nuovo tipo di sito:

  • Organization News (in grado di aggregare news dai diversi siti del tenant)
  • Search scope tenant-wide (un ambito di ricerca, applicato al search box contestuale posizionato come sempre in alto sulla suite bar)
  • One click access from SharePoint App (piena integrazione con la SharePoint mobile app)
  • SharePoint Start page (connesso alla tile SharePoint dell’App Launcher)
  • Site branding and Navigation ereditata dalla SharePoint Start page (la navigazione sarà anche finalmente trimmata per audience)

Il nuovo SharePoint Home Site diventerà -a tendere- il nuovo root site di SharePoint Online.
Per tutti i tenant “anzianotti”, che si ritrovano un classi team site come root site, esiste la possibilità di eseguire lo “switch” della site collection, partendo (progettando e realizzando) una nuova site collection di root, per poi sostituirla a quella di root per semplificarne l’accesso agli utenti.

Eco come fare lo switch:

  1. Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  2. Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/newIntranet -TargetUrl https://contoso.sharepoint.com -ArchiveUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/oldIntranet

Il comando Invoke-SPOSiteSwap è interessante anche per chi desidera fare il replacement di qualsiasi altra site collection, spesso utile nelle operazioni di ristrutturazione.

Evitare i Broken Links sui file Excel migrati su SharePoint

Una delle abitudini frequenti, ed altrettanto frequente problema che si incontra nei progetti di migrazione da File Share a SharePoint, è quello dei “broken links” all’interno dei file Excel.

Mi riferisco ai possibili link tra celle presenti sulle cartelle di lavoro Excel, strutturati come richiami di valori o formule complesse cross-file.

Tipicamente Excel considera questi riferimenti come “relativi” se i file Excel in questione (quelli con collegamenti tra di essi) si trovano in origine nella stessa folder. In questo caso, migrando tutto il gruppo di file dalla cartella condivisa alla library di SharePoint… tutto funzionerà correttamente, come prima.

Se viceversa i file in origine fossero collocati su cartelle diverse, Excel tratterebbe i riferimenti come percorsi “assoluti”. In tal caso, dopo la migrazione a SharePoint, i riferimenti risulterebbero non più funzionanti (in quanto riferiti ai path originali su file system).

Sul mercato esistono un paio di soluzioni studiate per ricercare e fixare i broken link Excel, risolvendo questo spiacevole “side effect” delle migrazioni a SharePoint/Office 365 (e in generale a fronte di attività di ristrutturazione dei file Excel).

Cito di seguito le due principali soluzioni:

Il nuovo Yammer è in arrivo

Nei giorni scorsi è stato annunciato l’arrivo del nuovo Yammer. Un’interfaccia rinnovata che raccoglie alcuni dei concetti di “modernizzazione” già espressi da altri componenti della famiglia Microsoft 365.

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Ma non c’è solo l’interfaccia di nuovo, e Yammer introduce anche il nuovo Smart Feed.
Si tratta del modo nuovo di ricevere aggiornamenti personalizzati e contestualizzati.

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Altro aspetto chiave è quello della coerenza di interfaccia (navigation bar e people card comuni con il resto di Microsoft 365) e dell’integrazione migliorata con le altre componenti di Office 365 (Teams, Outlook e SharePoint), che rende la piattaforma di Enterprise Social Network di Microsoft ancora più centrale per la costituzione ed il supporto delle comunità aziendali (e non solo).

Anche il gruppo All Company introduce novità, offrendo la prospettiva di uno spazio personalizzabile nel branding e adatto per ospitare le conversazioni rilevanti per l’intera organizzazione (annunci di nuovi ingressi in azienda, comunicazioni importanti e iniziative aziendali).

A proposito di “gruppi”… cambia anche la definizione e non si parla più di Gruppi Yammer ma bensì di Community. Questo “renaming” riduce un po’ di confusione (il termine “gruppo” e davvero abusato in Office 365) e aiuta al corretto posizionamento dello strumento tra la varietà di servizi offerti in Office 365.

Altra componente per la possibile personalizzazione, la possibilità di scegliere una Cover Photo per caratterizzare ciascuna Community.

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In rilascio anche il nuovo Publisher per creare ed editare nuovi post e contributi per le community, agevolando la scelta della tipologia di post (announcements, pools, questions, praise) e offrendo una preview del messaggio prima della pubblicazione, anche attraverso l’esperienza mobile.

Le conversazioni di maggiore interesse possono ora essere “pinnate“, aumentandone la visibilità e rilevanza.

I community manager disporranno di maggiori strumenti di controllo delle conversazioni, come le opzioni per postare messaggi read-only, la possibilità di chiudere conversazioni, spostare messaggi ed altre interessanti azioni di governo della community.

Saranno introdotti gli Eventi, utili a comunicare le iniziative imminenti e le scadenze importanti.

Ecco di seguito un video che descrive le principali novità che saranno introdotte in Yammer: