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SharePoint, generale

Evitare i Broken Links sui file Excel migrati su SharePoint

Una delle abitudini frequenti, ed altrettanto frequente problema che si incontra nei progetti di migrazione da File Share a SharePoint, è quello dei “broken links” all’interno dei file Excel.

Mi riferisco ai possibili link tra celle presenti sulle cartelle di lavoro Excel, strutturati come richiami di valori o formule complesse cross-file.

Tipicamente Excel considera questi riferimenti come “relativi” se i file Excel in questione (quelli con collegamenti tra di essi) si trovano in origine nella stessa folder. In questo caso, migrando tutto il gruppo di file dalla cartella condivisa alla library di SharePoint… tutto funzionerà correttamente, come prima.

Se viceversa i file in origine fossero collocati su cartelle diverse, Excel tratterebbe i riferimenti come percorsi “assoluti”. In tal caso, dopo la migrazione a SharePoint, i riferimenti risulterebbero non più funzionanti (in quanto riferiti ai path originali su file system).

Sul mercato esistono un paio di soluzioni studiate per ricercare e fixare i broken link Excel, risolvendo questo spiacevole “side effect” delle migrazioni a SharePoint/Office 365 (e in generale a fronte di attività di ristrutturazione dei file Excel).

Cito di seguito le due principali soluzioni:

Il nuovo Yammer è in arrivo

Nei giorni scorsi è stato annunciato l’arrivo del nuovo Yammer. Un’interfaccia rinnovata che raccoglie alcuni dei concetti di “modernizzazione” già espressi da altri componenti della famiglia Microsoft 365.

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Ma non c’è solo l’interfaccia di nuovo, e Yammer introduce anche il nuovo Smart Feed.
Si tratta del modo nuovo di ricevere aggiornamenti personalizzati e contestualizzati.

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Altro aspetto chiave è quello della coerenza di interfaccia (navigation bar e people card comuni con il resto di Microsoft 365) e dell’integrazione migliorata con le altre componenti di Office 365 (Teams, Outlook e SharePoint), che rende la piattaforma di Enterprise Social Network di Microsoft ancora più centrale per la costituzione ed il supporto delle comunità aziendali (e non solo).

Anche il gruppo All Company introduce novità, offrendo la prospettiva di uno spazio personalizzabile nel branding e adatto per ospitare le conversazioni rilevanti per l’intera organizzazione (annunci di nuovi ingressi in azienda, comunicazioni importanti e iniziative aziendali).

A proposito di “gruppi”… cambia anche la definizione e non si parla più di Gruppi Yammer ma bensì di Community. Questo “renaming” riduce un po’ di confusione (il termine “gruppo” e davvero abusato in Office 365) e aiuta al corretto posizionamento dello strumento tra la varietà di servizi offerti in Office 365.

Altra componente per la possibile personalizzazione, la possibilità di scegliere una Cover Photo per caratterizzare ciascuna Community.

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In rilascio anche il nuovo Publisher per creare ed editare nuovi post e contributi per le community, agevolando la scelta della tipologia di post (announcements, pools, questions, praise) e offrendo una preview del messaggio prima della pubblicazione, anche attraverso l’esperienza mobile.

Le conversazioni di maggiore interesse possono ora essere “pinnate“, aumentandone la visibilità e rilevanza.

I community manager disporranno di maggiori strumenti di controllo delle conversazioni, come le opzioni per postare messaggi read-only, la possibilità di chiudere conversazioni, spostare messaggi ed altre interessanti azioni di governo della community.

Saranno introdotti gli Eventi, utili a comunicare le iniziative imminenti e le scadenze importanti.

Ecco di seguito un video che descrive le principali novità che saranno introdotte in Yammer:

Un fiume di novità rilasciate dopo Ignite 2019

Come anticipato nel post della scorsa settimana, con l’evento Ignite 2019 di Orlando Microsoft ha annunciato o rilasciato un fiume di novità per Office 365 (e non solo).

Già si parlava di 142 annunci, molti dei quali apparentemente poco rilevanti, mentre altri decisamente attesi e graditi dalla comunità.

L’annuncio del Progetto Cortex, che espande le capacità dell’Intelligenza Artificiale (AI) applicata al discovery delle informazioni e alla valorizzazione della conoscenza implicita, ponendo le basi per una Intranet sempre più “intelligente” e abilita a scenari sempre più rivolti al Knowledge Management.

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Dai temi più “visionari” agli aspetti ed alle funzionalità più pratiche ed immediate.

I nuovi SharePoint Home Sites, ossia il nuovo concetto di “landing page” di SharePoint Online, rappresenta un’importante innovazione e miglioramento per offrire agli utenti una visione accattivante, personalizzata e centralizzata per accedere ai propri siti e contenuti, aggregando le più importanti novità ed offrendo uno sguardo sempre aggiornato.

Le funzionalità di gestione dei siti multilingua (alleluja!), applicate alle componenti di publishing dei modern sites di SharePoint Online, che rispondono alla pressante richiesta di gestione di contenuti multilingua per le organizzazioni internazionali e contribuiscono ad allontanarci dalle necessità di utilizzo di vecchie funzionalità “classic” come le odiate variations.

Multilingual publishing.gif

Notevoli ed attese anche le funzionalità per migliorare l’integrazione tra SharePoint e Teams, tra cui la possibilità di sfruttare (finalmente) le funzionalità avanzate delle library e delle liste SharePoint Online all’interno dei tab Files di Teams.
Oppure pensando all’interessante “wizard” per integrare contenuti SharePoint in Teams.
Senza poi soffermarci sulle tanto attese capacità di Teams di applicare security ai propri canali (evviva!).

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Altre novità, ora disponibili su OneDrive (ma sappiamo che sono spesso preludio che anticipa quanto verrà poi rilasciato anche per i siti SharePoint), come le nuove File Cards, le nuove modalità di richiesta di accesso e condivisione ai file, oppure ai miglioramenti del Differential Sync (che ottimizza di gran lunga l’utilizzo della banda).

Anche la home page di Office.com introduce un restyling, confermando la centralità del Search box (che abbiamo già visto posizionarsi al centro della suite bar di Office 365 negli ultimi mesi), ed enfatizza i concetti di documenti e attività recenti.

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Ma vi parlavo di 142 annunci di novità… quindi ci sarà un bel po’ di materiale per nuovi post, che continuerò a pubblicare nelle prossime settimane.

Rilasciato il nuovo Project Online

In queste ore è in corso il rilascio della nuova versione di Project Online, su Office 365.

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Nei prossimi giorni pubblicherò qualche dettaglio in più su questo importante “rinnovamento”.

Project Online, fino ad ora, era ancora molto legato alle logiche “classic” di SharePoint Online, e quindi ormai piuttosto superato in termini di user experience e di supporto al mobile.

Con il rilascio vengono anche introdotte le nuove forme di subscription:

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Scoprire quale versione della SharePoint Online Console stai utilizzando

Sappiamo tutti molto bene che Office 365, e quindi anche SharePoint Online, sia in continua e rapida evoluzione.

Sappiamo bene che Microsoft aggiunge nuove funzionalità, e che spesso ci troviamo in difficoltà a gestire le novità attraverso i nostri strumenti di amministrazione.

Oltre ai portali di amministrazione di Office 365 (anch’essi in continua evoluzione) è spesso necessario (o utile) utilizzare PowerShell per gestire i servizi e gli strumenti di Office 365.

La SharePoint Online Console è l’estensione PowerShell pensata per supportare l’amministrazione di SharePoint Online.
E’ importante utilizzare sempre una versione aggiornata della console, altrimenti di corre il rischio di non disporre dei comandi necessari alla gestione delle ultime funzionalità rilasciate.

Per prima cosa è utile verificare qual è la versione della console che si possiede, eseguendo dalla console i seguenti comandi:

$module = Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell  

$module.Version.ToString() 

Se la versione è un po’ datata, consiglio di disinstallare la console e reinstallare una nuova build, scaricando l’ultima versione da qui.
Rammento anche che è necessario scaricare la versione giusta (32 o 64 bits) in funzione del proprio sistema operativo… (ma c’è ancora qualcuno che usa un sistema operativo a 32 bits?)

Finalmente anche i dati di Yammer in Europa

Uno dei punti di forza di Microsoft Office 365, caratteristica che lo differenzia da molti competitors del cloud, è la presenza capillare sul territorio globale, inclusa l’Unione Europea.

I clienti europei che attivano un proprio tenant Office 365, da sempre, si troveranno i propri dati (Exchange, SharePoint, OneDrive, …) fisicamente residenti sul territorio EU, e più precisamente dei data center Microsoft in Irlanda e con disaster recovery nei Paesi Bassi.

Tutto questo rispetta pienamente le indicazioni di data privacy dell’Unione Europea, e rassicura molte organizzazioni rispetto alle non sempre trasparenti azioni di accesso ai dati personali da parte di alcune agenzie governative americane.

Esiste un sito di Microsoft dove verificare dove si trovano (fisicamente) i propri dati legati ad Office 365, osservando -servizio per servizio- dove si trovano i propri contenuti.

Senza troppa pubblicità, i dati dei network di Yammer e di Sway sono sempre stati salvati nei data center Microsoft degli Stati Uniti.
Senza preoccuparci troppo di Sway (non troppo utilizzato), la presenza dei propri dati di conversazione Yammer sul territorio americano non è sempre stata apprezzata da molte organizzazioni europee che hanno scelto Office 365 anche per la politica di residenza dei dati…

Microsoft, nel corso dell’ultimo anno, ha avviato un processo di geo distribuzione dei dati, di cui magari scriverò in un articolo dedicato. Tra gli effetti positivi di questo processo c’è stata anche la distribuzione dei network Yammer sui diversi data center mondiali.

I nuovi clienti Office 365 in Europa, così come avviene per gli altri servizi della piattaforma, ora hanno di default i propri dati Yammer in EU.

Attraverso le funzionalità amministrative del proprio network Yammer è possibile verificare dove risiedono i propri dati:

  • Settings (accedendo come amministratore a Yammer)
  • Network Admin
  • Success

I “vecchi” clienti Office 365 scopriranno che i propri dati Yammer risiedono in US. Come scrivevo poco fa, solo i nuovi clienti europei di Office 365 vedranno creare di default il proprio network Yammer in EU.

Esiste tuttavia la possibilità di eseguire il re-provisioning del proprio network Yammer, ma attualmente solo per quelle organizzazioni con almeno 10.000 utenti, e che possono beneficiare delle nuove funzionilità di geo location dei dati.

Quali sono i benefici di SharePoint 2019

Come tutte le estati, momento di relax e vacanza per molti, anche quest’anno in tanti approfitteranno per aggiornare le proprie SharePoint Farm alla versione 2019 del prodotto. Del resto fa parte della dura vita di noi sistemisti SharePoint… 🙂

In tanti, preparandosi al momento dell’upgrade, mi hanno chiesto: “Ma è davvero utile aggiornare SharePoint e passare alla versione 2019?“.

Provo quindi a riassumere i principali benefici della nuova versione della piattaforma, tralasciando gli aspetti “ovvi” legati all’aggiornamento tecnologico (supporto Microsoft più esteso nel tempo e utilizzo di sistemi più aggiornati).

Il suggerimento è soprattutto rivolto a chi ancora utilizza SharePoint 2013 (nemmeno penso a chi utilizza ancora 2010 o 2007 o 2003 o 2001…), che terminerà (solo se correttamente patchato) il supporto esteso tra non troppo tempo, ma anche a chi fosse già passato a SharePoint 2016.

Spesso ci si limita a valutare l’upgrade per “sole ragioni di aggiornamento tecnologico”, ma il mio consiglio è quello di valutare i benefici dell’aggiornamento anche in termini di nuove funzionalità per l’utente… magari pensando anche ad un aggiornamento in due fasi (prima quella tecnologica, conservando la vecchia UI/UX, e quindi quella di “modernizzazione” dei siti SharePoint).

Esperienza moderna

Mutuandole da SharePoint Online (che sappiamo essere sempre più avanti per definizione), SharePoint 2019 introduce una buona parte delle caratteristiche dell’esperienza moderna:

Home page di SharePoint
  • Pagina iniziale di SharePoint
  • Elenchi e raccolte
  • Pagine Home del sito del nuovo sito del team e delle comunicazioni
  • Nuove pagine
  • Contenuto del sito
  • Utilizzo del sito
  • Cestino

Analizzando più da vicino le differenze tra SharePoint 2016 e 2019, evidenzio come l’esperienza di lavoro su liste e libraries sia decisamente diverso (e più ricca sulla nuova versione):

Anche i Team Sites, uno dei caposaldo dell’utilizzo di SharePoint, offre un’esperienza decisamente “diversa”:

senza poi pensare all’introduzione dei Communication Sites, che garantiscono una capacità comunicativa notevole:

Parlando poi delle Pagine web, sparisce il vecchio concetto di “Web Part Zone”, introducendo una gestione delle pagine per blocchi, con grande flessibilità (e forse minore controllo sui layouts):

Sulle pagine web va anche ricordato che non esiste una effettiva “parity features“, ossia un’equivalenza tra le pagine web “classiche” (soprattutto se in regime di Siti di Publishing) e pagine web “moderne”.

Anche il Search offre una nuova esperienza all’utente, garantendo (questo vale per tutte le caratteristiche “moderne”) anche piena fruibilità da device mobile (tutti i siti moderni sono web responsive):

Migliorato il supporto per lo SharePoint Framework

SharePoint 2019 supporta lo SharePoint Framework 1.4.1 per offrire agli sviluppatori la possibilità di creare Web Part moderne in grado di lavorare sia su SharePoint Online che su SharePoint On-premises.

OneDrive

In tanti ormai hanno compreso il potenziale di OneDrive for Business su Office 365, e quindi è facile immaginare i vantaggi di utilizzo “domestico” dello strumento per la gestione dei dati individuali anche sulla piattaforma On-premises.
Ricordo anche che, ormai da qualche versione di SharePoint, è possibile configurare un ambiente OneDrive ibrido, scegliendo il redirect verso Office 365 per determinati utenti e l’utilizzo su SharePoint 2019 per altri utenti.
Un criterio di scelta può essere quello della “data privacy” (a vantaggio dell’On-premises), oppure quello del volume (sull’Online godiamo di grandi volumi senza appensatire l’infrastruttura locale), oppure la facilità di condivisione verso utenti esterni all’organizzazione (decisamente più semplice da realizzare su Office 365).

La vera novità per OneDrive su SharePoint 2019 è quella del pieno supporto del nuovo client (Next Generation Sync Client), recependo i vantaggi del sync selettivo del Files on demand.

App Launcher

Immaginando che gli scenari di configurazione ibrida siano sempre più diffusi, è facile comprendere come possa essere anche “disorientante” per un utente lavorare un po’ su SharePoint Online e un po’ su SharePoint 2019.

Una valida strategia per garantire maggiore continuità ed integrazione all’utente è quella di valorizzare la presenza dell’App Launcher, sia in termini di UI che della possibilità di creare “cross links” tra i due sistemi:

PowerApps e Flow

Ormai sappiamo bene che Microsoft ha deprecato da tempo l’utilizzo di InfoPath e SharePoint Designer (che comunque resteranno dentro al supporto Microsoft, per gli ambienti On-premises, fino al 2026). Sappiamo anche che ancor oggi non esistono della vere alternative complete ai due gloriosi strumenti… ma esistono anche approcci diversi per chi è amante delle personalizzazioni “no code”.

Sfruttando i benefici di Flow, PowerApps e Power BI di Office 365, integrabili anche sugli ambienti SharePoint 2016/2019 (se gli utenti dispongono anche di sottoscrizioni ad Office 365), è possibile immaginare nuovi scenari di soluzione, anche rinunciando ai vecchi InfoPath e SPD.

Power BI Report Server

Con l’uscita di SharePoint 2019 molte delle vecchie funzionalità orientate alla Business Intelligence sono state deprecate o dismesse (es. l’integrazione tra SharePoint e SQL Server Reporting Services).

La spinta di Microsoft è verso l’utilizzo sempre maggiore di Power BI, inclusa la possibilità di utilizzare il Power BI Report Center:

L’integrazione con i dati On-premises è garantita da Data Gateway, utile anche per completare gli scenari ibridi realizzati con Flow e PowerApps.

Microsoft teams IT Architecture

Microsoft ha rilasciato degli efficaci posters per descrivere i concetti principali dell’architettura IT di Microsoft Teams.

Già solo la prima pagina credo possa essere di grande aiuto per chiarirsi le idee rispetto al ruolo dei diversi componenti di Teams e alle loro relazioni:

In tanti infatti sottovalutano le relazioni tra Teams e gli Office 365 Groups, e di conseguenza alle componenti collegate di OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, Planner, Stream e Yammer.

Ecco il link per scaricare i posters.

Creare nuove liste SharePoint da Excel

Una delle idee di adozione di SharePoint che racconto durante i miei corsi è quella della valorizzazione delle liste come alternativa/evoluzione dei vecchi file Excel.

No, non intendo che sia sensato far fare a SharePoint il mestiere del foglio di calcolo… ma mi riferisco all’uso (smodato) di Excel come pseudo database, tanto frequente nelle aziende.

La miriade di elenchi (contatti, anagrafiche, cose da fare, liste della spesa, …) che gli utenti sono abituati a gestire su Excel spesso è un’ottima candidata per essere trasformata in liste SharePoint. In certi casi sfruttando degli opportuni content types (es. la lista Contatti per un’anagrafica, valorizzando così anche la struttura dati comune con Outlook e la possibilità di integrarsi con l’applicazione di posta elettronica) e altre volte costruendo nuove liste personalizzate.

SharePoint Online ha rilasciato la nuova funzionalità di creazione di liste, che permette -tra le altre- anche la possibilità di creare liste partendo da un file Excel (creando sia la struttura che importando i dati) e da un’altra lista già esistente (anche da altre site collections).

Lo so che anche nelle vecchie versioni di SharePoint era possibile creare liste partendo da un file Excel, ma ricorderete che era utilizzato un obsoleto ActiveX, che funzionava ovviamente solo su Internet Explorer ed in presenza di un componente client di Office Pro Plus.

La creazione di liste da Excel sfrutta la definizione in Table dei dati presenti su Excel, quindi suggerisco di partire da file con i dati già strutturati su Excel e utilizzando il comando Format as a Table di Excel per definire il perimetro della struttura dei campi e dei record.

Per la dodicesima volta di fila Microsoft MVP!

Per la dodicesima (12!) volta di fila ho ricevuto il premio Microsoft MVP (Most Valued Professional)!

E’ per me un onore, oltre che un piacere, che sottolinea l’impegno nei confronti della comunità tecnica rivolta al mondo di Microsoft SharePoint e Office 365.

Il premio, per l’anno 2019-2020, è ancora una volta riferito alla categoria Office Apps & Services.

Far parte, da oltre 12 anni, di questa élite esclusiva è motivo di soddisfazione ed orgoglio!