Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.

Arriverà SharePoint 2019, e non avevamo dubbi

Tra i mille annunci fatti al Microsoft Ignite 2017 (ancora in corso), è arrivata anche la conferma del rilascio di una prossima versione on-premises di SharePoint Server.

In tante occasioni l’avevo già anticipata, ma almeno oggi ne abbiamo la certezza definitiva e sappiamo anche quale sarà il nome: SharePoint Server 2019.

Microsoft non poteva trascurare le 200.000 organizzazioni che utilizzano SharePoint on-premises, i 50.000 partner coinvolti in attività e progetti, il milione di sviluppatori SharePoint e il business relativo di 10 miliardi di dollari.

L’annuncio può anche essere letto come “il mercato non è ancora del tutto pronto” per SOLO il cloud. E questa vale pensando sia ai molteplici investimenti fatti dalle aziende (e dai partner) sul prodotto on-prem, che considerando la presenza di fattori limitanti (digital devide, vincoli legali, …).

La data prevista per il rilascio è la metà del 2018, anche se forse è un po’ presto per dare date precise.

Una delle novità trapelate ad Ignite è il nuovo SharePoint Hub Site, che potrà servire per creare un nuovo punto d’accesso alla moltitudine di siti SharePoint creato online o on-premises. Secondo qualcuno anche qualcosa che potrà sostituire il vecchio concetto di home espresso da tante Intranet.

Avremo modo di discuterne!

Aggiornata la lista delle sessioni di SPS Milan 2017

L’agenda di SPS Milan 2017 sta prendendo sempre più forma, e la lista delle sessioni è ora completa al 99% e pubblicata sul sito di SharePoint Saturday.

Non perdere quest’occasione per partecipare all’evento community dell’anno, incontrando gli esperti di Microsoft Office 365 e SharePoint.

L’agenda sarà composta da tre track parallele, composte da contenuti tecnici e formativi.
Finora sono stati selezionati 16 speaker di spessore internazionale.

Ti ricordo che SPS Milan 2017 si terrà il 30 settembre 2017 presso la Microsoft House di Milano.

Corri ad iscriverti, se non l’hai già fatto, #SPSMilan2017 è gratuito ma i posti sono limitati!

SPS Milan 2017 si avvicina

Il 30 settembre 2017 tornerà in Italia SharePoint Saturday, con una nuova tappa milanese, presso la Microsoft House di viale Pasubio 21.

Ricordo che SPS è un circuito di eventi tecnici gratuiti, sostenuto dalla comunità mondiale degli esperti di Microsoft SharePoint e Office 365.

Le iscrizioni proseguono speditamente, nonostante il periodo estivo, così come la presenza di numerosi sponsor che arricchiranno l’evento con il loro sostegno.

Anche l’elenco delle sessioni sta prendendo forma, così come la conferma della partecipazione da parte di diversi speaker internazionali.

Tante belle ragioni per non mancare!

Non perdere il controllo dei siti su Office 365

Con il rilascio degli Office 365 Groups e più in generale di Modern Sites e Communication Sites, su Office 365 è disponibile la possibile di creare “self service” nuove site collection di queste nuove tipologie.
E’ sufficiente accedere alla pagina SharePoint dal tile sull’App Launcher, e scegliere Create site dal pulsante in bella mostra:

Tutto bello… finora…

Cosa significa “tecnicamente”?

Significa poter creare una nuova Site collection SharePoint Online e, nel caso dei nuovi Team Sites, anche una nuova Distribution list su Exchange Online e tutto quanto correlato (security groups).

Chi può farlo?

Di default qualsiasi utente del tenant Office 365. Sì, hai letto bene!

Se quindi sei un amministratore del tenant, o anche soltanto di SharePoint Online, starai pensando: “vado a controllare sul portale amministrativo di SharePoint Online…” ed ecco un’altra “sorpresa”: le nuove site collection (quelle legate ai nuovi Team site e Communication site) non sono elencate nelle lista delle site collection!

 

Quindi?

Quindi, se amministri una realtà di qualche centinaia o migliaia di utenti… puoi aspettarti che qualcuno “ci abbia provato”, e che si siano create (fuori dal tuo controllo) nuove site collection e DL.

E adesso?

  1. Per prima cosa prova ad indagare se individui nuove site collection “fuori controllo”, utilizzando un tool di Governance (es. Sharegate) o le seguenti istruzioni Powershell, per poi valutare le azioni correttive (contattare gli utenti? eliminarle?… le site collection e le DL, non gli utenti!).
  2. Stabilire chi potrà creare nuovi Office 365 Groups, Team site e Communication site, seguendo le istruzioni descritte su questo articolo.
  3. Attivarti, se non lo hai già fatto, per istituire un “competence center” o una “task force” che monitora i nuovi rilasci di Microsoft su Office 365, testa le novità attraverso le opzioni di First release, e stabilisce se e come adottare, e quando distribuire la funzionalità agli utenti.
  4. Adottare un piano di Governance e le necessarie politiche e procedure di valutazione, adozione e intervento. Senza dimenticare che Office 365 non è più (o non lo è mai stato) un giocattolo, e che sempre più sta diventato (o è già diventato) il cuore dei sistemi di comunicazione e collaborazione dell’azienda.

La morale?

Chi mi conosce sa bene che parlo di non trascurare la Governance fin dalle prime versioni di SharePoint, e questo evento (legato a una scelta di configurazione di default quantomeno discutibile) è la prova lampante di quanto possa sfuggire dal controllo il “giocattolo”.

SharePoint Saturday torna in Italia!

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Dopo l’esordio italiano, a partire dal 2013, con le tappe di Milano, Roma e Firenze, ecco che torna il 30/09/2017 a Milano SharePoint Saturday!

SPS Milan 2017 sarà ospitato presso la nuova Microsoft House, e offrirà contenuti tecnici e formativi, coinvolgendo importanti speaker internazionali.

Nel puro spirito community, la conferenza sarà gratuita (con iscrizione obbligatoria) e sarà anche un importante momento per rilanciare le attività dell’Italian Office 365 Community e della Italian SharePoint Community.

Il sito dedicato all’evento è in continua evoluzione, e a breve saranno pubblicati i primi contenuti in agenda.

Le iscrizioni sono già aperte (e ovviamente i posti sono limitati).

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business:

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.