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Nintex Workflow e BPM

Idee di Workflow da realizzare

Considerando l’enorme diffusione, che ormai si può definire consolidata, di adozione di SharePoint nelle organizzazioni, credo ci si debba domandare se tutti stiamo utilizzando pienamente la tecnologia nelle nostre mani.

In tanti hanno adottato SharePoint quale piattaforma per la realizzazione della propria Intranet, fermandosi però ad un utilizzo “superficiale”, magari destinato al supporto della comunicazione interna o di una gestione di condivisione documentale “basic” (ossia poco oltre alle vecchie cartelle condivise).

Da anni sostengo che le stesse intranet, ancor oggi spesso costruite come “specchio” della struttura organizzativa (tanti siti quante le direzioni o i dipartimenti dell’azienda), debbano proiettarsi verso approcci “user centered” (dove i menu si trasformano in concetti quali “My work”, “My Job”, “My Team”) e debbano tradurre i concetti le esigenze di collaborazione trasversale, necessaria per incrementare l’efficienza delle organizzazioni moderne.

Un utilizzo tipicamente “trasversale” è rappresentato dalle Intranet di processo, dove è fisiologico immaginare workflow che attraversano i dipartimenti dell’organizzazione.

Spesso, nella mia esperienza progettuale, mi accorgo che per rendere davvero efficaci i progetti workflow-based su SharePoint si rende necessaria l’adozione di un “add-on di terze parti” in grado di aumentare la disponibilità della workflow actions e –soprattutto- di rendere più semplice ed intuitiva la creazione e gestione dei flussi di lavoro. Senza dubbio il mio prodotto preferito è Nintex Workflow, che considero un ottimo prodotto in termini di intima integrazione con la piattaforma SharePoint e un forte acceleratore nella realizzazione dei progetti.

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Ma proviamo a riflettere su alcune possibili idee di workflow da realizzare…

Processi HR:

  • Richiesta ferie e permessi
  • Gestione dei nuovi arrivi (creazione account, autorizzazioni, allestimento delle dotazioni, …) e dei colleghi che lasciano l’azienda
  • Gestione delle iscrizioni alle sessioni di training e richieste di formazione
  • Performance review periodiche
  • Richiesta trasferta

Processi Operations:

  • Gestione processi di acquisti
  • Accreditamento dei fornitori
  • Facility management
  • Prenotazione risorse condivise (auto aziendali, sale riunioni, aule e laboratori, …)
  • Approvazione contratti
  • Sviluppo di nuovi prodotti
  • Project Management

Processi Amministrativi:

  • Richiesta, approvazione e accredito dei rimborsi spesa trasferta
  • Approvazione dei prestiti e dei finanziamenti
  • Processo di fatturazione (attiva e passiva)
  • Processo di pagamento
  • Processi di qualità, documentazione e compliance
  • Documentazione contrattualistica (es. accordo riservatezza, NDA, …)

Processi di Vendita e Marketing:

  • Gestione dei prospect e delle opportunità
  • Campagne di marketing (processi di approvazione e di gestione)
  • Gestione degli ordini di vendita
  • Gestione dei processi di accounting

Processi IT:

  • Help desk e service request
  • User account provisioning (es. creazione account su AD, creazione di mailbox su Exchange, abilitazione di Lync, …)
  • Automazione delle permissions (es. attivazione accesso a Internet o a VPN,  aggiunta/rimozione di account a security groups AD, …)
  • Provisioning/deprovisioning di siti e site collection SharePoint
  • Gestione delle forniture e delle manutenzioni hardware e software

Nuove edizioni di Nintex Workflow in arrivo

Con l’arrivo del nuovo anno fiscale, operativo a partire dal 1° luglio, Nintex ha annunciato qualche ritocco sui prezzi di listino (che impatteranno anche sui canoni di manutenzione e supporto) e alcune nuove edizioni di licensing.

Parlando di Nintex Workflow (il più popolare prodotto di Nintex), da ormai molti anni siamo abituati a conoscere le edizioni Workgroup, Standard ed Enterprise.

Ora sia aggiunge alla famiglia la nuova edizione Complete.

La Complete Edition risponde alle esigenze dei clienti che utilizzano sia Nintex su sistemi on-premises che su sistemi SharePoint Online.

Va infatti ricordato che Nintex for Office 365 include Nintex Workflow e Nintex Forms per ambienti SharePoint Online, e che applica un modello di licensing a sottoscrizione annuale (come il resto di Office 365).

Acquistando la Complete Edition si dispone del bundle delle licenze di Nintex Workflow e Forms per ambienti on-premises e della sottoscrizione annuale di Nintex for Office 365.

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Le evoluzioni di Nintex, cenni di roadmap

Nei giorni scorsi ho avuto l’opportunità di trascorrere un paio di giorni insieme ad alcuni importanti referenti di Nintex, incontrando alcuni clienti comuni e chiacchierando sulle evoluzioni dei prodotti.

Nintex è uno dei principali ISV impegnati nell’arricchire le funzionalità di base di SharePoint, noto soprattutto per i prodotti Nintex Workflow e Nintex Forms.

Il tool di workflow è probabilmente il prodotto più diffuso per estendere le capacità out of the box di SharePoint (3000+ clienti e 5 milioni di utenti licenziati), e segue coerentemente la filosofia della piattaforma Microsoft, sfruttando da sempre il motore nativo e le logiche dei tasks dei workflow di SharePoint (a differenza di altri tool che introducono un proprio motore do processo).

Con l’arrivo di Office 365 Microsoft ha forzato molti ISV a ripensare i propri prodotti, rinunciando alle logiche di Farm Solutions fino a quel momento adottate per applicare le funzionalità estese dei prodotti.

Nintex, così come altri produttori, ha quindi ripensato le proprie applicazioni, realizzando Nintex Workflow e Nintex Forms per Office 365, specificatamente concepiti per la nuova architettura di Apps e sfruttando le logiche di Workflow Manager (il nuovo motore di workflow introdotto anche su SharePoint 2013) hostato su Azure.

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Le funzionalità tra la nuova e la vecchia architettura del prodotto presentano ancora un gap, che Nintex però ha promesso di colmare nei prossimi mesi con il rilascio delle funzionalità mancanti. Va ricordato infatti che l’attuale versione di Nintex Workflow 2013 è pensato per ambienti SharePoint on-premises e adotta ancora il “vecchio” motore dei workflow di SharePoint 2010.

Entro l’anno è tuttavia previsto il rilascio della nuova major release di Nintex Workflow 2013, che mutuerà gran parte delle funzionalità da quanto realizzato per la versione per SharePoint Online, sfruttando Workflow Manager anche negli ambienti on-premises.

Già oggi è possibile sfruttare i servizi offerti da Nintex Live per integrare Nintex Workflow 2013 con servizi sul cloud, applicando flessibili logiche “pluggable”.

L’ultimo componente dell’architettura è Nintex Mobile, che rappresenta una serie di Apps native per i diversi dispositivi mobile, che abilita gli utenti all’utilizzo dei componenti Nintex Forms e Workflow, anche con logiche di utilizzo offline.

Interessante il modello di licensing per i componenti Nintex Live e Mobile, che rientra tra i benefici della software assurance dei prodotti principali.

Va infine ricordato che Nintex Forms è una valida alternativa ai forms InfoPath, che come è noto Microsoft ha deciso di discontinuare.

Con la mia azienda, Green Team, abbiamo stretto da diversi anni una stretta alleanza con Nintex, consolidata anche con alcune attività di relazione diretta con il management di Seattle (Nintex è nata in Australia, ma oggi è fortemente presente a Seattle, vicino ai campus di Redmond). Nintex definisce spesso Green Team come il loro principale partner in Italia.

Evento SharePoint Governance, i commenti

Lo scorso 30 ottobre si è tenuto presso il Microsoft Innovation Campus l’evento SharePoint Governance, organizzato da Green Team, AvePoint e Nintex.

E’ stato un buon evento e, considerando l’argomento “di nicchia”, con una buona partecipazione e soddisfazione.

Ho tenuto una sessione sul tema della governance, che in Italia (ma non solo) è spesso uno dei temi sottovalutati. E’ frequente incontrare ambienti SharePoint “lasciati a se stessi”… ossia implementati senza affiancare ad essi opportune politiche di governance, con il risultato di ritrovarsi il caos combinato con storage pronti a scoppiare.

La mia sessione è stata anche un piccolo esperimento, per cercare di capire il ritorno di interesse da parte della platea, in vista di una delle sessioni che erogherò alla SharePoint & Office Conference 2013, del prossimo 5-6-7 marzo 2013, dove avrò 75’ e non 45’, con la possibilità di approfondire meglio gli argomenti e arricchire le demo.

Michele Domanico di AvePoint ha poi presentato la loro soluzione di SharePoint Governance Automation.

Quindi è stato il momento di Gianfranco Cantatore, Intranet Manager del Gruppo 24 Ore, che ha piacevolmente raccontato la sua esperienza reale, descrivendo la sua avventura su SharePoint fin dalla versione 2003, in vista dell’imminente upgrade a SharePoint 2013.

Infine Riccardo Celesti ha descritto come utlizzare Nintex Workflow a supporto dei processi di governance.

E’ stato un bel pomeriggio, utile anche per scaldare i motori in vista di SharePoint Future 2012, concluso con una buona birra in occasione della SharePint.

Evento SharePoint Governance: ora l’agenda è completa

Mancano pochi giorni alla chiusura delle iscrizioni (gratuite) all’evento SharePoint Governance, che si terrà presso il Microsoft Innovation Campus di Peschiera B. (MI) il 30 ottobre 2013.

Oltre alle sessioni sulla SharePoint Governance che terrò io, Riccardo Celesti per conto di Nintex e Michele Domanico di AvePoint, si è aggiunta in agenda la gradita presenza di una testimonianza di Gianfranco Cantatore, Intranet Manager del Gruppo 24 ORE.

Non perdere l’evento (compresa la SharePint finale!) e iscriviti subito.

Evento SharePoint Governance

Il 30 ottobre 2012, presso il Microsoft Innovation Campus di Milano, si terrà un evento tecnico gratuito dedicato al tema della SharePoint Governance.

L’evento è organizzato da Green Team, AvePoint e Nintex.

Al termine dell’incontro (dove sarò tra i relatori) si terrà un’imperdibile SharePint, dove avremo l’occasione di chiacchierare attorno al tema SharePoint in maniera informale davanti ad una pinta di buona birra Sorriso.

L’iscrizione è obbligatoria e i posti sono limitati!