Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.

In arrivo Form responsivi con Nintex Forms

Una delle novità mostrate la scorsa settimana durante la conferenza Nintex InspireX 2017 di New Orleans è stata senza alcun dubbio quella della nuova versione di Nintex Forms.

La nuova release, con codename “Zinc” e in uscita nei prossimi mesi, offrirà sia la possibilità di creare Form per SharePoint e per Office 365 “pixel perfect”, ossia creando layout alternativi per i diversi device/dimensioni di schermo, che dell’opportunità di creare nuovi Form web responsive.

Responsive Forms

In questo modo sarà molto più rapido creare web form, sia per interagire con le liste ed i contenuti di SharePoint che per intervenire sulle azioni dei workflow.

Novità dalla conferenza Nintex InspireX 2017

Questa settimana mi trovo a New Orleans, Lousiana, e sto partecipando alla conferenza Nintex InspireX 2017, l’evento mondiale dedicato ai clienti ed ai partner Nintex.

La mia azienda è l’unico Nintex Premier Partner in Italia, e sto partecipando insieme al collega Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE (Technical Evangelist) italiano.

Oggi, secondo giorno dell’evento, ho partecipato alla keynote session, dove John Burton (Nintex CEO) ha introdotto alcuni dei concetti rappresentati dal filo conduttore della keynote (e di buona parte delle sessioni dell’evento), orientate a cogliere le sfide della “digital transformation”.

E’ quindi stato il turno di Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President per OneDrive e SharePoint, che ha lasciato intravedere alcune delle direzioni di Microsoft. La frase “Every company is now a digital company” credo riassuma bene i concetti espressi da Jeff.

Parlando di Next Generation SharePoint (definendolo il “core” dell’innovazione) ha poi aggiunto: Mobile intelligent intranet, seamless collaboration, modern extensibility and interoperability.

E’ quindi giunto il momento di diversi annunci, come tradizione delle keynote session, strappando applausi alla platea di fronte al nuovo Nintex Forms, che offre finalmente output web responsive e grandi semplificazioni di editing. Le funzionalità di Document Generation stanno raggiungendo una buona maturità, e Nintex Workflow Cloud sta facendo passi da gigante.

Altro bollino chiquita…

Dal 1996 sostengo esami di certificazione, soprattutto esami Microsoft.

Con oggi ho concluso il percorso di certificazione Nintex, già avviato con la prima certificazione “Admin”.

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Questo fa parte degli investimenti che la mia azienda, Green Team, ha avviato diversi anni fa e che hanno portato lo scorso anno al conseguimento della massima certificazione aziendale

Lanciato il nuovo Blog di Nintex

Nintex ha recentemente rilasciato il proprio Blog, arricchendo così il numero dei canali con cui dialogare verso la folta comunità degli utilizzatori di Nintex Workflow, Forms e degli altri strumenti della società.

Un lancio dove è stata –ancora una volta- sfruttata l’onda lunga della popolarità del nuovo episodio della saga Star Wars…

Ecco il link al Blog.

Automatizzare i processi aziendali con SharePoint e Nintex

Qualche giorno fa abbiamo organizzato, come Green Team, insieme ai colleghi di Nintex e di Progel, un bell’evento sull’automazione dei processi aziendali attraverso SharePoint (sia on-premises che su Office 365) e Nintex.

Una delle particolarità che ha reso unico l’evento è stata la location: avevamo infatti a nostra disposizione l’intero Museo Lamborghini, ed al termine della giornata è stata completata l’esperienza per i partecipanti con una visita guidata del museo e della fabbrica Automobili Lamborghini.

L’occasione è stata un momento di confronto, completando le sessioni tecniche degli speaker coinvolti con il racconto dell’esperienza vissuta da alcuni responsabili aziendali che hanno scelto di adottare SharePoint e Nintex per rendere più efficienti i processi delle proprie organizzazioni.

Condivido qualche immagine della giornata qui sotto.

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Nintex Certifications

Nintex sta rilasciando un programma di certificazione individuale per gli specialisti di Forms e Workflow realizzati attraverso la piattaforma Nintex.

Attualmente sono disponibili, attraverso i canali partner e community, le prime due certificazioni:

  • Nintex Workflow Pro
  • Nintex Workflow Admin

Usciranno altre certificazoni, come ad esempio una rivolta al Sales.

Oggi ho completato la certificazione Admin:

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Idee di Workflow da realizzare

Considerando l’enorme diffusione, che ormai si può definire consolidata, di adozione di SharePoint nelle organizzazioni, credo ci si debba domandare se tutti stiamo utilizzando pienamente la tecnologia nelle nostre mani.

In tanti hanno adottato SharePoint quale piattaforma per la realizzazione della propria Intranet, fermandosi però ad un utilizzo “superficiale”, magari destinato al supporto della comunicazione interna o di una gestione di condivisione documentale “basic” (ossia poco oltre alle vecchie cartelle condivise).

Da anni sostengo che le stesse intranet, ancor oggi spesso costruite come “specchio” della struttura organizzativa (tanti siti quante le direzioni o i dipartimenti dell’azienda), debbano proiettarsi verso approcci “user centered” (dove i menu si trasformano in concetti quali “My work”, “My Job”, “My Team”) e debbano tradurre i concetti le esigenze di collaborazione trasversale, necessaria per incrementare l’efficienza delle organizzazioni moderne.

Un utilizzo tipicamente “trasversale” è rappresentato dalle Intranet di processo, dove è fisiologico immaginare workflow che attraversano i dipartimenti dell’organizzazione.

Spesso, nella mia esperienza progettuale, mi accorgo che per rendere davvero efficaci i progetti workflow-based su SharePoint si rende necessaria l’adozione di un “add-on di terze parti” in grado di aumentare la disponibilità della workflow actions e –soprattutto- di rendere più semplice ed intuitiva la creazione e gestione dei flussi di lavoro. Senza dubbio il mio prodotto preferito è Nintex Workflow, che considero un ottimo prodotto in termini di intima integrazione con la piattaforma SharePoint e un forte acceleratore nella realizzazione dei progetti.

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Ma proviamo a riflettere su alcune possibili idee di workflow da realizzare…

Processi HR:

  • Richiesta ferie e permessi
  • Gestione dei nuovi arrivi (creazione account, autorizzazioni, allestimento delle dotazioni, …) e dei colleghi che lasciano l’azienda
  • Gestione delle iscrizioni alle sessioni di training e richieste di formazione
  • Performance review periodiche
  • Richiesta trasferta

Processi Operations:

  • Gestione processi di acquisti
  • Accreditamento dei fornitori
  • Facility management
  • Prenotazione risorse condivise (auto aziendali, sale riunioni, aule e laboratori, …)
  • Approvazione contratti
  • Sviluppo di nuovi prodotti
  • Project Management

Processi Amministrativi:

  • Richiesta, approvazione e accredito dei rimborsi spesa trasferta
  • Approvazione dei prestiti e dei finanziamenti
  • Processo di fatturazione (attiva e passiva)
  • Processo di pagamento
  • Processi di qualità, documentazione e compliance
  • Documentazione contrattualistica (es. accordo riservatezza, NDA, …)

Processi di Vendita e Marketing:

  • Gestione dei prospect e delle opportunità
  • Campagne di marketing (processi di approvazione e di gestione)
  • Gestione degli ordini di vendita
  • Gestione dei processi di accounting

Processi IT:

  • Help desk e service request
  • User account provisioning (es. creazione account su AD, creazione di mailbox su Exchange, abilitazione di Lync, …)
  • Automazione delle permissions (es. attivazione accesso a Internet o a VPN,  aggiunta/rimozione di account a security groups AD, …)
  • Provisioning/deprovisioning di siti e site collection SharePoint
  • Gestione delle forniture e delle manutenzioni hardware e software