Category Archives: OneDrive for Business

Office Online

Dopo il lancio ufficiale di OneDrive, rilasciato ieri al posto di SkyDrive, oggi è toccato alle Office Web Apps a cambiare nome… trasformandosi in Office Online.

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All’interno di essa le versioni *online* delle familiari applicazioni di Office, ecco ad esempio Word Online:
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Anche qui non si tratta di un semplice rename, ma del rilascio di una nuova release delle vecchie Office Web Apps, disponibile –almeno per ora- solo attraverso i servizi cloud, come Office 365.

E’ possibile testare liberamente le nuove applicazioni online, sfruttando anche l’integrazione con i servizi consumer legati a OneDrive.

Tra gli elementi di novità della nuova interfaccia (sempre più “touchscreen-oriented”), lo strumento per passare da un’applicazione all’altra:

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Annunciati OneDrive e OneDrive for Business… addio SkyDrive!

Oggi Microsoft ha annunciato l’imminente rilascio di Microsoft OneDrive e OneDrive for Business, i successori di SkyDrive e SkyDrive Pro.

E’ stato anche pubblicato un sito web dove è possibile richiedere di ricevere aggiornamenti, non appena i prodotti saranno disponibili.
OneDrive Logo

Sarà solo rebranding (dopo i problemi legali sull’utilizzo del nome SkyDrive) o arriveranno nuove funzionalità?

Estendere lo spazio di archiviazione utente su SkyDrive Pro in Office 365

Qualche settimana fa Microsoft ha annunciato l’estensione dello spazio disponibile per lo storage dei dati utente per SkyDrive Pro su Office 365.

Ricordo che dagli originari 7 GB già in molti si troveranno upgradati a 25 GB, come conseguenza delle estensioni legate agli annunci Microsoft.

In realtà gli amministratori del tenant su Office 365 oggi possono scegliere, utente per utente, come dimensionare la quota per SkyDrive Pro, scegliendo tra diversi quota template:

  • 25 GB
  • 50 GB
  • 100 GB

Per configurare questa impostazione accedi al Portale amministrativo di SharePoint Online e scegli la voce SkyDrive Pro dal menu di sinistra, quindi inserisci l’utente o gli utenti a cui desideri configurare la quota e imposta dalla tendina il valore desiderato.

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Non riesci più a sincronizzare con SkyDrive Pro le libraries di SharePoint 2010?

L’8 ottobre 2013 è stato rilasciato un aggiornamento da Windows Updates, tramite la KB2825633, che aggiorna alcune problematiche legate a SkyDrive Pro.

Tuttavia l’aggiornamento introduce anche l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010

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Fino a prima dell’aggiornamento era infatti possibile utilizzare SkyDrive Pro per sincronizzare offline sia i contenuti delle library SharePoint 2013/SharePoint Online che quelli delle library di SharePoint 2010. Il tutto in alternativa al vecchio SharePoint Workspace 2010.

Non è ben chiaro se si tratta di un errore introdotto dalla KB, oppure se si tratta di una decisione: l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010.

Stando a quanto si legge su alcuni siti sembrerebbe essere un errore della KB… anche se leggendo questo articolo il sospetto dell’interruzione del supporto sembrerebbe concreta.

Nel frattempo è pur sempre possibile rimuovere l’update e ripristinare la funzionalità di SkyDrive Pro anche per SharePoint 2010, seguendo le istruzioni della KB, nella sezione How to unistall this update.

SkyDrive Pro client è disponibile anche senza installare Office 2013

Scrivo questo post per chiarire un po’ di punti, spesso confusi, riguardo a SkyDrive Pro, il client per la sincronia e l’accesso offline ai contenuti documentali di SharePoint 2013 o di SharePoint Online di Office 365.

Il client è stato inizialmente rilasciato insieme a Office 2013, ma da qualche mese è disponibile anche per il download gratuito dal sito Microsoft e l’installazione dell’applicazione su PC con anche presenti vecchie versioni di Office (2010 o 2007).

Non mi stanco mai di sottolineare che SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa! (suggerisco la lettura del blog del team di Office 365 per farsi un’idea)

SkyDrive è l’applicazione “consumer”, destinata al grande pubblico, che sfrutta i benefici del Public Cloud di Microsoft per gestire l’archiviazione e la condivisione di file, sincronizzandoli su uno o più dispositivi dell’utente.

Grafico che mostra diversi dispositivi connessi allo spazio di archiviazione online SkyDrive

SkyDrive Pro è un’applicazione di fascia “business/enterprise”, che consente la sincronizzazione e accesso offline sul dispositivo di contenuti documentali archiviati su SharePoint (anche on-premises) o SharePoint Online.

Attraverso SkyDrive Pro è possibile decidere di sincronizzare offline (su un dispositivo su cui è installato il client) qualsiasi Document Library di SharePoint 2010 o 2013.
Inoltre, è possibile utilizzare l’applicazione per sincronizzare il contenuto della “personal library”, ossia la document library presente all’interno del MySite SharePoint dell’utente.

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Su SharePoint 2013 e su SharePoint Online è infine presente un link scorciatoia per accedere a “SkyDrive”, che di fatto porta l’utente alla propria personal library SharePoint (di fatto a un contenuto SkyDrive Pro).

SkyDrive option

SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa, ma Microsoft direi che si è impegnata per bene per fare confusione agli utenti! Smile

Rilasciata la versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS

E’ stata rilasciata la nuova versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS da installare su iPhone o iPad.

La nuova versione aggiorna la precedente 1.0, rilasciata lo scorso giugno 2013, correggendo alcune delle mancanze della precedente release (forse rilasciata più per tattica di mercato che per completezza).

L’app per iPhone:

  • Supporto per iOS 7
  • Migliore integrazione con la tecnologia Quick Look per l’avvio e l’associazione dei documenti Office (compresa l’azione Edit per l’apertura da Office Mobile for iPhone e il salvataggio su SkyDrive Pro)
  • Integrità per l’editing online su documenti salvati su SharePoint Online
  • Gestione dei Commenti

L’app per iPad aggiunge alle novità in comune con la versione per iPhone anche:

  • Migliorate funzionalità per l’editing dei documenti
  • Integrazione con le Office Web apps
  • Condivisione dei documenti con i colleghi
  • Supporto per i documenti OneNote

Nuove funzionalità di OCR Search su SkyDrive e Windows 8.1

Tra qualche settimana verrà rilasciato Windows 8.1, l’aggiornamento del sistema operativo Microsoft.

Tra le novità dell’aggiornamento c’è una forte integrazione con il mondo SkyDrive, in quello che viene definito Smart Files System.

Tra le altre cose, lo Smart Files System ottimizza lo spazio occupato dalla “copia locale” dei file, riducendo ad esempio a 186 MB lo spazio occupato da una raccolta di foto da 5,6 GB (sul cloud saranno salvate le versioni originali e di maggiore ingombro).

Tra gli annunci anche la nuova funzionalità di riconoscimento caratteri (OCR) dalle immagini salvate su SkyDrive che andrà ad arricchire lo Smart Search di Windows 8.1

Progettare infrastrutture idride per SharePoint 2013

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online, su Office 365, capita sempre più di frequente che i clienti ci chiedano di studiare soluzioni ibride per il deployment di SharePoint 2013.

In parte la motivazione è legata ad un desiderio di “alleggerimento” della propria infrastruttura domestica, rimandando al cloud la gestione di parti di contenuto e servizio. Altra frequente ragione è legata al fatto che molte aziende che hanno sottoscritto contratti Enterprise Agreement si trovano già inclusa anche la possibilità di utilizzare Office 365.

Intranet in casa e MySites sul cloud

Uno scenario che ci è capitato già diverse volte di analizzare è ad esempio il desiderio di conservare la Intranet aziendale on-premises (le motivazioni della scelta oscillano dall’inaffidabilità della connettività Internet a motivazioni “psicologiche” di controllo sui dati), realizzando però l’ambiente per i MySites degli utenti su SharePoint Online, sfruttando anche i vantaggi di SkyDrive Pro.

In questo modo l’IT aziendale si dovrà preoccupare di gestire i contenuti ed i servizi “istituzionali”, rimandando al cloud di Office 365 la gestione dei dati “personali” degli utenti, sfruttando le logiche di condivisione semplificata (su SharePoint Online è possibile condividere contenuti anche con utenti esterni all’organizzazione) e agevolando l’accesso ai dati dell’utente da qualsiasi dispositivo (l’utente accederà ai dati attraverso Internet, senza dover decidere di esporre la Intranet aziendale, e tramite il proprio PC o i propri dispositivi mobili attraverso l’App di SkyDrive Pro).

Ricordo che Microsoft ha annunciato recentemente la possibilità di estendere lo storage di SkyDrive Pro per ciascun utente dagli originali 7 GB a ben 25 GB!
Si può quindi davvero pensare ad un’evoluzione delle vecchie “home directory” sul File Server…

La Extranet per clienti e fornitori su SharePoint Online

Spesso i clienti utilizzano già SharePoint on-premises, attraverso cui hanno realizzato Intranet ed altre soluzioni aziendali. Spesso hanno fatto questo investimento da poco tempo, e difficilmente giustificano un upgrade tempestivo e tantomeno uno spostamento su SharePoint Online (spesso vincolato alle limitazioni di personalizzazione del cloud).

Per nuovi progetti e nuove esigenze però si aprono nuove possibilità.
Una delle richieste più frequenti è quella della realizzazione di Portali extranet per clienti o fornitori, su cui spesso ci si domanda come affrontare le necessità della pubblicazione verso Internet, al fine di rendere raggiungibile il portale ai destinatari, e come governare la gestione degli account degli utenti esterni.

E’ facile quindi immaginare di realizzare i Portali extranet attraverso SharePoint Online, con la possibilità di far accedere alle site collection di clienti e fornitori i propri utenti aziendali attraverso i meccanismi di SSO della federazione con ADFS, e gli uteti esterni con il proprio account Live ID (senza doversi più preoccupare di gestire la creazione degli account, il cambio delle password e mille altri fastidi).

I Portali extranet saranno poi nativamente esposti su Internet, senza doversi quindi preoccupare di realizzare una soluzione di Reverse Proxy Publishing della infrastruttura SharePoint on-premises, né tantomeno di dover implementare una SharePoint Farm sulla DMZ aziendale.

Utilizzare SharePoint Online con i dati di business aziendali

Per chi invece si è ormai convinto al passaggio a SharePoint Online, ma ha la difficoltà di voler integrare i dati di business aziendali, utili sia per taggare i contenuti con una tassonomia aziendale (es. i metadata descrittivi per associare un’offerta ad un cliente, taggando i documenti su SharePoint Online con il metadato della ragione sociale del cliente recuperato dall’anagrafica clienti del gestionale, ed i metadata dei prodotti dall’ERP aziendale).

Per abilitare questi scenari sono disponibili i BCS (Business Connectivity Services), attraverso i quali è possibile definire external lists e external content types, alimentando i valori da sorgenti dati esterni (tipicamente da una strato intermedio di servizi incaricati di comunicare con il gestionale aziendale).

SharePoint Online offre poi “di serie” i componenti DUET Enterprise, utili per realizzare integrazioni verso il mondo SAP.

Non ultimo, l’imminente rilascio dei componenti Azure Data Management Gateway, per accedere tramite OData (REST) ai Database e ai Cubi aziendali.

Studiare l’infrastruttura

Per realizzare questi scenari ibridi è necessaria un’attenta progettazione dell’infrastruttura, coinvolgendo spesso competenze esterne al mondo di SharePoint.

Su Technet è possibile trovare un buon punto di partenza, utile a porsi le prime domande fondamentali.

Superati alcuni dei limiti di archiviazione su SharePoint Online

SharePoint Online, all’interno dell’offerta Office 365, è stato recentemente potenziato nell’ottica dell’archiviazione documentale.

Si tratta spesso di impostazioni governabili da un amministratore SharePoint su una tradizionale infrastruttura SharePoint 2013 on-premises, ma non gestibili dall’amministratore di un Tenant Office 365.

Sintetizzo le principali novità:

  • Il limite di upload massimo per singolo file è stato incrementato, passando da 250 MB a 2 GB.
  • Il limite di List Lookup è stato esteso a 12 campi.
  • Il numero di Site Collection per singolo Tenant è stato portato da 3.000 a 10.000 (qui il valore poteva sembrare a qualcuno già elevato… ma rammento che ciascun personal site è una site collection…).
  • La conservazione degli elementi cancellati (nel cestino o Recycle Bin) è stata portata ad una retention di 90 gg.
  • La Document Library del Personal site (corrispondente a SkyDrive Pro) è ora configurata di default con il versioning attivo.
  • L’elenco dei tipi (estensioni) di file bloccati al caricamento è stato modificato, consentendo ora l’upload anche di file un tempo bloccati (.exe, .dll, .ps1, …). Ecco la lista aggiornata.

SharePoint Online sta dunque diventando una soluzione sempre più adatta a sostituire le vecchie cartelle di rete dei File Server, come più volte mi è capitato di sostenere e di realizzare per tanti clienti.

Cambiamenti sul licensing di SharePoint 2013 e dintorni

Ho già scritto in passato riguardo ad alcune novità riguardo al licensing di SharePoint 2013, con la particolare nota della “scomparsa” della licenza SharePoint for Internet Sites, che rende più abbordabile il prodotto per scenari di Portali Internet ed Extranet.

Va però ricordato che la “wave 15” non comprende solo SharePoint, ma una serie di altri prodotti, a partire da Office 2013 fino ad arrivare ad altri prodotti come Lync 2013 ed Exchange 2013.

A partire da dicembre 2012 sono stati quindi annunciate diverse novità, comprese diverse variazioni sui prezzi:

Product Group New Pricing Difference
Office Standard Professional & 365 No Change
Visio Standard / Professional 2013 Between 5% and 20% increase
Project Standard / Professional 2013 Circa 5% increase
Exchange Server / Enterprise 2013 No Change
Exchange Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Exchange Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Core CAL suite User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Enterprise CAL suite User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013​ 400% increase on Lync Server Standard​
Lync Server 2013 10% reduction on Lync Server Enterprise
Lync Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Lync Server 2013 User & Device Plus CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
SharePoint Server 2013 Increase of 38%
SharePoint Server 2013 User & Device Standard CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
SharePoint Server 2013 User & Device Enterprise CAL User CAL’s increasing by 15%. Device CAL’s no change
Project Server 2013 Circa 15% increase
Project Server 2013 User & Device CAL User CAL 21% increase, Device CAL 5 % increase

Faccio notare che le licenze CAL di tipo “user” e “device” non hanno più lo stesso prezzo, come avveniva in passato.

Le organizzazioni che hanno contratti a volume, compresivi della Software Assurance, possono tener presente questo mapping di migrazione:

Current Product Migrating To
Outlook with BCM Outlook 2013
SharePoint Workspace* None
Visio Premium Visio Professional 2013
Lync Server Standard Lync Server 2013
Lync Server Enterprise Lync Server 2013
Lync Server External Connectors (Standard, Enterprise, Plus) Lync Server 2013
Exchange Server External Connector Exchange Server Enterprise 2013
Search Server SharePoint Server 2013 (plus license grant of SharePoint Standard CAL)
FAST Search Server for SharePoint SharePoint Server 2013
SharePoint for Internet Sites Standard SharePoint Server 2013
SharePoint for Internet Sites Ent SharePoint Server 2013

*Le funzionalità di SharePoint Workspace 2010 sono rimpiazzate da SkyDrive Pro.