Category Archives: OneDrive for Business

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Proteggersi dai Ransomware su OneDrive for Business

Windows Defender, l’antivirus “di serie” di Windows 10, ha esteso le sue funzionalità di controllo, non limitandosi alla protezione del PC, ma estendendo i controlli anche al mondo OneDrive for Business.

In particolare, per OneDrive for Business, è possibile attivare un controllo nei confronti dei Ransomware, ossia il maleware che -una volta attaccato il file system dell’utente- cifra i contenuti , rendendoli inutilizzabili, e richiede un riscatto per ottenere lo sblocco dei file.

Per attivare questo controllo supplementare è sufficiente accedere al Windows Defender Security Center e configurare la connessione verso il proprio OneDrive for Business, cliccando sul pulsante Set up OneDrive.

Dopo aver impostato la connessione a OneDrive, specificando le proprie credenziali, è possibile cliccare sul link Ransomware protection e attivare la funzionalità spostando lo switch su On.
Da questa pagina è inoltre possibile impostare il controllo anche su specifiche folder di OneDrive fo Business, cliccando sul link Protected folders.

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites:

Buon compleanno OneDrive

E sono dieci!

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OneDrive compie 10 anni, e siamo in tanti ad utilizzare la soluzione di cloud personal storage, anche fin da quando ancora si chiamava SkyDrive (nome poi abbandonato per ragioni legali).

La doppia anima dello strumento, ossia quella “consumer” (e gratuita) e quella “professional” (legata all’offerta Office 365) ha spinto all’adozione dello strumento ben 115 milioni di utenti, compreso l’85% delle principali aziende mondiali (le Fortune 500).

Grazie anche al nuovo sync client unificato, è ormai davvero uno strumento maturo e in grado di far dimenticare vecchie abitudini, come quelle di salvare ancora i propri dati in copia unica su qualche cartella del proprio PC…

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business:

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Sincronizzare solo specifici folder con OneDrive for Business

La versione di OneDrive for Business rilasciata a gennaio 2017 include una novità (finalmente) davvero importante (per la precisione la build è disponibile dal 14/12/2016, ed è la numero 17.3.6720.1207).

E’ infatti ora possibile stabilire quali cartelle sincronizzare sul proprio PC e quali no. Prima di questo rilascio infatti era possibile sincronizzare offline solo l’intera library di OneDrive for Business.

In questo modo si allineano le funzionalità già conosciute agli utenti della versione consumer di OneDrive, rendendo decisamente più pratico e concreto l’utilizzo di OneDrive for Business come “estensione” della propria cartella Documenti del profilo di Windows.

The ability to set up syncing of a SharePoint Online team site to OneDrive on a Windows desktop is being shown. The animated GIF starts with a web view of a SharePoint team site, shows the “sync” button being clicked, the desired folders being selected, and the syncing commencing.

Per aggiornare la propria versione di OneDrive for Business è solitamente sufficiente attendere i rilasci di Windows Update o del proprio sistema di distribuzione aggiornamenti aziendale (es. Windows Intune), oppure è possibile verificare la presenza dell’aggiornamento su questo sito.