Category Archives: OneDrive for Business

Anche CollabDays Italy Virtual 2020 è andato

Dopo un po’ di fatica e tante soddisfazioni, si è tenuto ieri il primo evento CollabDays in Italia. Ovviamente nella formula “online”, considerato che originariamente la conferenza era pianificata per essere erogata in presenza, a Milano… prima dell’avvento del Covid-19.

L’evento in presenza si farà, non appena le condizioni lo permetteranno.

E’ stata un’esperienza nuova anche per me, nonostante salga suo palchi di conferenze tecniche dall’ormai lontano 1998. Nuova per la modalità online, con le tre track simultanee, e per la veste di speaker e di “producer-regista” che si sono aggiunte a quelle di co-organizzatore.

Abbiamo sfruttato la tecnologia Microsoft Teams Live Events, che lascia intravedere grandi prospettive, ma che oggi dimostra ancora qualche vizio di gioventù… che ieri ci ha fatto passare qualche sudore freddo…

Mi auguro tutto sommato che il risultato sia stato positivo, ed i primi feedback raccolti sembrerebbero dimostrarlo.

Un grande grazie ai miei compagni di avventure della community italiana di Microsoft 365, nelle sue diverse anime e sfaccettature, e dello UCUG.it, che hanno dedicato tempo delle proprie sere e weekend per l’organizzazione e per la preparazione delle sessioni tecniche.
Grazie anche agli sponsor, che hanno coperto i costi dell’evento, consentendoci di erogare 1140 minuti di formazione tecnica di qualità… gratuita per tutti i partecipanti.
Grazie a Jeff Teper (CVP Microsoft ed al team del Product Group per averci regalato i loro contributi (che distilleremo e regaleremo pian piano alla community).
Ovviamente grazie anche ai partecipanti (quasi 400 iscritti!).

Ho avuto anche il piacere di condividere il palco con Betta, come avveniva nelle vecchie Italian SharePoint Conferences… ed è stato divertente… magari lo rifaremo!

Cosa mi è mancato in questa esperienza?

Sicuramente il contatto con il pubblico, che credo sia impareggiabile per uno speaker che cerca di divertirsi salendo sul palco.
Le limitate formule di interazione (Q&A in chat) non regalano le stesse emozioni, e credo che anche i partecipanti (così come gli speaker) debbano abituarsi a questi nuovi format, cercando di essere meno “timidi” e capaci di sfruttare maggiormente la possibilità di fare comunità, anche se ciascuno a casa propria.

Le sessioni di CollabDays Italy Virtual 2020

Ho il piacere di annunciare che l’agenda dell’evento online CollabDays Italy Virtual 2020 è stata pubblicata!

Si tratta di tre track parallele dal titolo rivolto ai seguenti target:

  • Developers
  • IT Professionals
  • Modern Workplace

Ben sei sessioni per track, per un totale di 18 sessioni tecniche con contenuto formativo e informativo, a cui si aggiunge una preziosa keynote sulla collaborazione in Microsoft 365 offerta da Jeff Teper e dal Microsoft Product Group.

Jeff Teper, Corporate Vice President - Microsoft Teams, SharePoint ...
Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President – Microsoft 365 Collaboration with Teams, SharePoont, OneDrive

Se non l’hai già fatto… corri ad iscriverti all’evento gratuito!

CollabDays: Tornerò sul palco con Betta!

Sarà anche un palco virtuale, ma avrò il piacere di tornare sul palco con Elisabetta Sasselli, come accaduto più volte nelle vecchie SharePoint Conference.

CollabDays Italy Virtual 2020 sarà un grande evento, in grado di combinare le diverse anime delle community italiane collegate a Microsoft 365.

Insieme a Betta erogheremo una sessione dal titolo: “Modern Collaboration with Microsoft 365“, dove affronteremo diversi scenari pratici di collaborazione con i diversi strumenti di Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Yammer).

La sessione sarà online, come tutte quelle previste nelle tre track parallele evento, e ci sarà spazio anche per un sostanzioso Q&A.

Se non l’hai già fatto corri ad iscriverti (gratuitamente), considerato che i posti saranno limitati e stanno già andando a ruba.

Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

100 GB su OneDrive

Ricordo che fu uno degli annunci fatti in occasione dell’ultima edizione di Microsoft Ignite, ed è ora arrivato.

Ora è possibile caricare file su OneDrive (sia nella versione di Microsoft 365 che in quella consumer) fino alla bellezza di 100 GB!

Il precedente limite, comune anche a SharePoint Online, rendeva possibile l’upload di file (il singolo file) fino a 15 GB.
Un buon auspicio per prevedere un incremento del limite di dimensione anche per le libraries di SharePoint.

Giusto per ricapitolare i limiti per versione:

  • SharePoint 2013: 2 GB
  • SharePoint 2016: 10 GB
  • SharePoint 2019 e SharePoint Online: 15 GB
  • OneDrive: 100 GB

Questo incremento apre a nuovi scenari d’uso, quali il reale supporto di file CAD o video, immaginando anche il supporto applicato alla sincronia offline… sempre se si dispone di una buona banda di connessione ad Internet e di un po’ di pazienza.

CollabDays – Italy Virtual 2020

23 giugno 2020

Imperdibile evento online, gratuito in pieno spirito community, corri ad iscriverti!

I migliori speaker della Microsoft 365 Community italiana e la community ucug.it uniscono le forze e tornano sul palco, anche se questa volta “virtuale”.
Ed in più ci sarà una fantastica sorpresa!

http://collabdays.it

Italy Virtual 2020

Anche io non potevo mancare all’evento, e sarò sul “palco” in buona compagnia…

Stay tuned!

Utilizzare Mover per migrare verso Microsoft 365

Il 21 ottobre 2019 Microsoft annunciò l’acquisizione di Mover, una società nota per il proprio servizio cloud-based per la migrazione di contenuti.

La notizia inizialmente destabilizzò, e non poco, i vari vendor specializzati in tool di migrazione (penso soprattutto a ShareGate, ad AvePoint e a Quest, dopo l’acquisizione di Metalogix).

Il servizio Mover inizialmente era disponibile solo per gli utenti americani, ma ora è disponibile gratuitamente per tutti (da Febbraio 2020).

Le logiche del servizio di migrazione sono basate sul principio dei connettori, uno per la sorgente e uno per la destinazione del porting.

Nello specifico, queste sono le possibili sorgenti di contenuto:

  • Amazon S3/Workdocs,
  • Azure Blob, Box,
  • Dropbox,
  • Egnyte,
  • File Servers,
  • FTP/SFTP,
  • G Suite/Google Drive,
  • NetDocuments,
  • Office 365/OneDrive/SharePoint Online,
  • WebDAV.

E queste le possibili destinazione di migrazione:

  • OneDrive,
  • OneDrive for Business,
  • SharePoint server,
  • SharePoint Online,
  • Azure Blob Storage

Il servizio Mover è quindi assolutamente utile ed efficace per molte delle attività di consolidamento o migrazione da altre tecnologie verso SharePoint ed Office 365 (penso in primi a quelle della Google Suite e a DropBox), combinandosi con quanto offerto da un altro tool Microsoft: SharePoint Migration Toolkit, di cui ho già avuto occasione di scrivere in passato.

Lo SharePoint Migration Toolkit tuttavia è specificatamente pensato per supportare le migrazioni da File Servers o da vecchie versioni SharePoint on-premises, con direzione SharePoint Online.

E’ possibile creare un proprio account su Mover, oppure è possibile autenticarsi con un proprio account Microsoft (personal o organizational), per poi autorizzare (configurare) i connettori di proprio interesse:

Ho ad esempio utilizzato Mover per migrare i file contenuti nel mio vecchio DropBox personale verso il mio OneDrive for Business:

L’interfaccia mostra la copia dei contenuti in tempo semi-reale, evidenziando possibili criticità o errori nel processo di migrazione. Ad esempio nel mio caso vedere segnalato una issue e 3696 oggetti copiati correttamente. Dalla stessa interfaccia è possibile accedere ai logs, per investigare sui problemi (nel mio caso si trattava di un formato di file non consentito su OneDrive).

Tra i possibili scenari interessanti per l’utilizzo di Mover, penso anche alle attività di consolidamento o migrazione tra tenant Office 365 diversi, come potrebbe rendersi necessario a seguito di fusioni o acquisizioni aziendali.

Analogamente Mover è interessante anche per attività di ristrutturazione tra i siti SharePoint Online dello stesso tenant.

SharePoint vs Teams

In tanti, anche tra gli utenti “storici” di SharePoint, si trovano confusi ad affrontare l’adozione di Microsoft Teams.

Uno dei quesiti più frequenti è: “ma devo usare un sito SharePoint o un Teams?“.

Partiamo facendo un po’ di chiarezza sul ruolo dei due strumenti, pur consapevoli di trovarci su una linea di confine non sempre demarcata allo stesso modo.

Pensando alla gestione dei file, che spesso è la parte chiave del “dubbio” da parte degli utenti, partiamo da un posizionamento (parziale) degli strumenti che possono far parte del Digital Workplace aziendale, identificando il contesto operativo:

Radar per orientare l’utente durante la scelta della collocazione di salvataggio dei file

Da questa specie di “radar” appare evidente che un utente possa scegliere di collocare i propri file in funzione del contesto:

  • se sono i miei documenti di lavoro, che vedo solo io o che al limite condivido occasionalmente con pochi altri, allora potrò utilizzare OneDrive
  • se si tratta documenti collegati a progetti, uffici o aree dell’azienda, su cui collaboro con regolarità insieme ad altri colleghi, allora mi dovrò orientare verso SharePoint o Teams
  • se i file hanno un rilievo che interessa all’intera azienda, per ufficialità e per visibilità, allora dovrò pensare di collocarli sulla Intranet aziendale.

Che cosa è Microsoft Teams?

Le definizioni sulla rete si sprecano, ma le più accreditate indicano:

  • uno strumento di comunicazione e collaborazione chat-based e per la collaborazione real-time (evoluzione di Skype for Business), adatto anche per organizzare online meeting e call
  • un “collaboration HUB”, dove il gruppo di lavoro può trovare, in un unico punto d’accesso, i propri strumenti di lavoro, le informazioni e ogni altro elemento utile a raggiungere l’obiettivo (es. un progetto, l’organizzazione di un evento, …)

Ma quindi cosa non è Microsoft Teams?

Non è un luogo dove archiviare i file. Teams utilizza i siti SharePoint per il salvataggio dei documenti.
Quindi i file non vengono mai salvati su Teams, che funge da punto di raccordo verso SharePoint (così come verso Planner per le attività e a tanti altri strumenti “verticali”).
Anche i file scambiati durante una conversazione chat non sono salvati su Teams, ma vengono salvati sul OneDrive dell’utete che invia i file e condivisi in maniera trasparente con l’interlocutore con cui si sta chattando.

Ogni team su Microsoft Teams è collegato a un Office 365 Group, che ne determina le logiche di accesso/autorizzazione riservate per i membri. Gli utenti membri di un team sono quindi membri di un Office 365 Group, che coordina le autorizzazioni sugli strumenti “satellite”, quali il sito SharePoint o il piano Planner.

Torniamo quindi alla domanda iniziale: ma devo usare Teams o un sito SharePoint Online?

Il mio punto di vista, per evitare l’antipatica risposta “dipende”, può essere un criterio guidato dal contesto:

  • dobbiamo solo condividere file e informazioni (es. news)?
  • non ci servono altri strumenti di lavoro a supporto di una collaborazione tra colleghi?
  • potremmo aver bisogno di gestire logiche di autorizzazione puntuali sui file per i diversi utenti coinvolti?

Se le risposte ai quesiti tendono verso il “sì”, allora possiamo indirizzarci verso un semplice sito SharePoint, senza scomodare Teams o gli Office 365 Groups.

Se, viceversa, anche solo parte dei quesiti tende verso il “no”, allora suggerisco di valutare la creazione di un team su Microsoft Teams ed il conseguente Office 365 Group.

Come ho già scritto, non esistono regole fisse, e la valutazione va sempre affrontata considerando i pro e i contro offerti da ciascuna opzione.

Un esempio di soluzione “ibrida” potrebbe essere la scelta di creare un team su Teams, che produrrà la creazione di un Office 365 Group per la gestione della membership, e quindi andare a gestire il dettaglio delle autorizzazioni sui file direttamente sul sito SharePoint collegato. Questo permetterà di superare uno degli ostacoli dei quesiti, ma renderà più articolata e complessa la governance delle autorizzazioni per i contenuti del progetto o del contesto collegato.

Un fiume di novità rilasciate dopo Ignite 2019

Come anticipato nel post della scorsa settimana, con l’evento Ignite 2019 di Orlando Microsoft ha annunciato o rilasciato un fiume di novità per Office 365 (e non solo).

Già si parlava di 142 annunci, molti dei quali apparentemente poco rilevanti, mentre altri decisamente attesi e graditi dalla comunità.

L’annuncio del Progetto Cortex, che espande le capacità dell’Intelligenza Artificiale (AI) applicata al discovery delle informazioni e alla valorizzazione della conoscenza implicita, ponendo le basi per una Intranet sempre più “intelligente” e abilita a scenari sempre più rivolti al Knowledge Management.

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Dai temi più “visionari” agli aspetti ed alle funzionalità più pratiche ed immediate.

I nuovi SharePoint Home Sites, ossia il nuovo concetto di “landing page” di SharePoint Online, rappresenta un’importante innovazione e miglioramento per offrire agli utenti una visione accattivante, personalizzata e centralizzata per accedere ai propri siti e contenuti, aggregando le più importanti novità ed offrendo uno sguardo sempre aggiornato.

Le funzionalità di gestione dei siti multilingua (alleluja!), applicate alle componenti di publishing dei modern sites di SharePoint Online, che rispondono alla pressante richiesta di gestione di contenuti multilingua per le organizzazioni internazionali e contribuiscono ad allontanarci dalle necessità di utilizzo di vecchie funzionalità “classic” come le odiate variations.

Multilingual publishing.gif

Notevoli ed attese anche le funzionalità per migliorare l’integrazione tra SharePoint e Teams, tra cui la possibilità di sfruttare (finalmente) le funzionalità avanzate delle library e delle liste SharePoint Online all’interno dei tab Files di Teams.
Oppure pensando all’interessante “wizard” per integrare contenuti SharePoint in Teams.
Senza poi soffermarci sulle tanto attese capacità di Teams di applicare security ai propri canali (evviva!).

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Altre novità, ora disponibili su OneDrive (ma sappiamo che sono spesso preludio che anticipa quanto verrà poi rilasciato anche per i siti SharePoint), come le nuove File Cards, le nuove modalità di richiesta di accesso e condivisione ai file, oppure ai miglioramenti del Differential Sync (che ottimizza di gran lunga l’utilizzo della banda).

Anche la home page di Office.com introduce un restyling, confermando la centralità del Search box (che abbiamo già visto posizionarsi al centro della suite bar di Office 365 negli ultimi mesi), ed enfatizza i concetti di documenti e attività recenti.

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Ma vi parlavo di 142 annunci di novità… quindi ci sarà un bel po’ di materiale per nuovi post, che continuerò a pubblicare nelle prossime settimane.

Quali sono i benefici di SharePoint 2019

Come tutte le estati, momento di relax e vacanza per molti, anche quest’anno in tanti approfitteranno per aggiornare le proprie SharePoint Farm alla versione 2019 del prodotto. Del resto fa parte della dura vita di noi sistemisti SharePoint… 🙂

In tanti, preparandosi al momento dell’upgrade, mi hanno chiesto: “Ma è davvero utile aggiornare SharePoint e passare alla versione 2019?“.

Provo quindi a riassumere i principali benefici della nuova versione della piattaforma, tralasciando gli aspetti “ovvi” legati all’aggiornamento tecnologico (supporto Microsoft più esteso nel tempo e utilizzo di sistemi più aggiornati).

Il suggerimento è soprattutto rivolto a chi ancora utilizza SharePoint 2013 (nemmeno penso a chi utilizza ancora 2010 o 2007 o 2003 o 2001…), che terminerà (solo se correttamente patchato) il supporto esteso tra non troppo tempo, ma anche a chi fosse già passato a SharePoint 2016.

Spesso ci si limita a valutare l’upgrade per “sole ragioni di aggiornamento tecnologico”, ma il mio consiglio è quello di valutare i benefici dell’aggiornamento anche in termini di nuove funzionalità per l’utente… magari pensando anche ad un aggiornamento in due fasi (prima quella tecnologica, conservando la vecchia UI/UX, e quindi quella di “modernizzazione” dei siti SharePoint).

Esperienza moderna

Mutuandole da SharePoint Online (che sappiamo essere sempre più avanti per definizione), SharePoint 2019 introduce una buona parte delle caratteristiche dell’esperienza moderna:

Home page di SharePoint
  • Pagina iniziale di SharePoint
  • Elenchi e raccolte
  • Pagine Home del sito del nuovo sito del team e delle comunicazioni
  • Nuove pagine
  • Contenuto del sito
  • Utilizzo del sito
  • Cestino

Analizzando più da vicino le differenze tra SharePoint 2016 e 2019, evidenzio come l’esperienza di lavoro su liste e libraries sia decisamente diverso (e più ricca sulla nuova versione):

Anche i Team Sites, uno dei caposaldo dell’utilizzo di SharePoint, offre un’esperienza decisamente “diversa”:

senza poi pensare all’introduzione dei Communication Sites, che garantiscono una capacità comunicativa notevole:

Parlando poi delle Pagine web, sparisce il vecchio concetto di “Web Part Zone”, introducendo una gestione delle pagine per blocchi, con grande flessibilità (e forse minore controllo sui layouts):

Sulle pagine web va anche ricordato che non esiste una effettiva “parity features“, ossia un’equivalenza tra le pagine web “classiche” (soprattutto se in regime di Siti di Publishing) e pagine web “moderne”.

Anche il Search offre una nuova esperienza all’utente, garantendo (questo vale per tutte le caratteristiche “moderne”) anche piena fruibilità da device mobile (tutti i siti moderni sono web responsive):

Migliorato il supporto per lo SharePoint Framework

SharePoint 2019 supporta lo SharePoint Framework 1.4.1 per offrire agli sviluppatori la possibilità di creare Web Part moderne in grado di lavorare sia su SharePoint Online che su SharePoint On-premises.

OneDrive

In tanti ormai hanno compreso il potenziale di OneDrive for Business su Office 365, e quindi è facile immaginare i vantaggi di utilizzo “domestico” dello strumento per la gestione dei dati individuali anche sulla piattaforma On-premises.
Ricordo anche che, ormai da qualche versione di SharePoint, è possibile configurare un ambiente OneDrive ibrido, scegliendo il redirect verso Office 365 per determinati utenti e l’utilizzo su SharePoint 2019 per altri utenti.
Un criterio di scelta può essere quello della “data privacy” (a vantaggio dell’On-premises), oppure quello del volume (sull’Online godiamo di grandi volumi senza appensatire l’infrastruttura locale), oppure la facilità di condivisione verso utenti esterni all’organizzazione (decisamente più semplice da realizzare su Office 365).

La vera novità per OneDrive su SharePoint 2019 è quella del pieno supporto del nuovo client (Next Generation Sync Client), recependo i vantaggi del sync selettivo del Files on demand.

App Launcher

Immaginando che gli scenari di configurazione ibrida siano sempre più diffusi, è facile comprendere come possa essere anche “disorientante” per un utente lavorare un po’ su SharePoint Online e un po’ su SharePoint 2019.

Una valida strategia per garantire maggiore continuità ed integrazione all’utente è quella di valorizzare la presenza dell’App Launcher, sia in termini di UI che della possibilità di creare “cross links” tra i due sistemi:

PowerApps e Flow

Ormai sappiamo bene che Microsoft ha deprecato da tempo l’utilizzo di InfoPath e SharePoint Designer (che comunque resteranno dentro al supporto Microsoft, per gli ambienti On-premises, fino al 2026). Sappiamo anche che ancor oggi non esistono della vere alternative complete ai due gloriosi strumenti… ma esistono anche approcci diversi per chi è amante delle personalizzazioni “no code”.

Sfruttando i benefici di Flow, PowerApps e Power BI di Office 365, integrabili anche sugli ambienti SharePoint 2016/2019 (se gli utenti dispongono anche di sottoscrizioni ad Office 365), è possibile immaginare nuovi scenari di soluzione, anche rinunciando ai vecchi InfoPath e SPD.

Power BI Report Server

Con l’uscita di SharePoint 2019 molte delle vecchie funzionalità orientate alla Business Intelligence sono state deprecate o dismesse (es. l’integrazione tra SharePoint e SQL Server Reporting Services).

La spinta di Microsoft è verso l’utilizzo sempre maggiore di Power BI, inclusa la possibilità di utilizzare il Power BI Report Center:

L’integrazione con i dati On-premises è garantita da Data Gateway, utile anche per completare gli scenari ibridi realizzati con Flow e PowerApps.