Buon compleanno OneDrive

E sono dieci!

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OneDrive compie 10 anni, e siamo in tanti ad utilizzare la soluzione di cloud personal storage, anche fin da quando ancora si chiamava SkyDrive (nome poi abbandonato per ragioni legali).

La doppia anima dello strumento, ossia quella “consumer” (e gratuita) e quella “professional” (legata all’offerta Office 365) ha spinto all’adozione dello strumento ben 115 milioni di utenti, compreso l’85% delle principali aziende mondiali (le Fortune 500).

Grazie anche al nuovo sync client unificato, è ormai davvero uno strumento maturo e in grado di far dimenticare vecchie abitudini, come quelle di salvare ancora i propri dati in copia unica su qualche cartella del proprio PC…

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business:

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Sincronizzare solo specifici folder con OneDrive for Business

La versione di OneDrive for Business rilasciata a gennaio 2017 include una novità (finalmente) davvero importante (per la precisione la build è disponibile dal 14/12/2016, ed è la numero 17.3.6720.1207).

E’ infatti ora possibile stabilire quali cartelle sincronizzare sul proprio PC e quali no. Prima di questo rilascio infatti era possibile sincronizzare offline solo l’intera library di OneDrive for Business.

In questo modo si allineano le funzionalità già conosciute agli utenti della versione consumer di OneDrive, rendendo decisamente più pratico e concreto l’utilizzo di OneDrive for Business come “estensione” della propria cartella Documenti del profilo di Windows.

The ability to set up syncing of a SharePoint Online team site to OneDrive on a Windows desktop is being shown. The animated GIF starts with a web view of a SharePoint team site, shows the “sync” button being clicked, the desired folders being selected, and the syncing commencing.

Per aggiornare la propria versione di OneDrive for Business è solitamente sufficiente attendere i rilasci di Windows Update o del proprio sistema di distribuzione aggiornamenti aziendale (es. Windows Intune), oppure è possibile verificare la presenza dell’aggiornamento su questo sito.

In arrivo il portale amministrativo di OneDrive for Business

Su Office 365 una delle principali mancanze (fino ad ora) è rappresentata dall’assenza di strumenti di amministrazione e governo del componente OneDrive for Business.

Molti sanno che dietro allo storage personale degli utenti risiede una site collection SharePoint (una per utente), ma attraverso la componente amministrativa del portale di Office 365 non è possibile trovare (e quindi amministrare) le site collection OD4B, al pari delle altre normali site collection di SharePoint Online.

Ora, anche se per ora solo in versione Preview, è finalmente disponibile il nuovo portale dedicato (anche se per diversi aspetti poi si integra con altre componenti amministrative di Office 365). Gli amministratori dei tenant Office 365 possono provare a verificarne la disponibilità, accedendo al sito https://admin.onedrive.com.

 

Ecco le principali attività rese possibili dal nuovo portale:

  • Gestire le modalità di condivisione dei contenuto OD4B verso gli interlocutori esterni all’organizzazione (analogamente a quanto già disponibile per le site collection SharePoint Online)
  • Limitare l’installazione del client OneDrive for Business per il sync offline
  • Limitare l’esecuzione del sync solo per utenti appartenenti a determinati domini autorizzati
  • Impedire il sync di determinati tipi di file (es. MP3 o MP4)
  • Impostare il valore di default della quota di storage per ogni utente OD4B (di base 1 TB, ma estendibile fino a 5 TB o limitabile)
  • Permettere l’uso delle app solo da determinati IP di provenienza
  • Accedere a una ricca gamma di audit logs, con la possibilità di configurare anche alerts e altri tipi di policies

Ecco un video di introduzione alle funzionalità del nuovo portale amministrativo e a seguire un training per il deployment del client.

 

Esplorando il Feature Pack di SharePoint 2016

Microsoft SharePoint Server 2016 è stato rilasciato nel maggio del 2016, seguendo le orme delle versioni che hanno preceduto la più popolare piattaforma di sharing e collaboration.

Con l’arrivo della versione 2016, Microsoft ha anche annunciato un nuovo modo di rilasciare gli aggiornamenti, sulla scorta del motto “Cloud First”.

Le nuove funzionalità vengono infatti rilasciate/testate/consolidate su SharePoint Online, in Office 365, per poi venir “pacchettizzate” in blocchi, e rese disponibili (opzionalmente) anche per la versione on-premises del prodotto.
Nella pratica il concetto di “opzionale”, annunciato da Microsoft quando fu annunciata la roadmap, nella pratica si sta solo in parte concretizzando… se infatti si procede con l’installazione di CU (Cumulative Updates) successivi a novembre 2016…. ci si ritroverà installati anche i componenti del Feature Pack.

Il Feature Pack per SharePoint 2016, rilasciato nel novembre 2016, include quindi diverse funzionalità precedentemente diffuse su Office 365, ed altre novità rivolte ad implementare scenari ibridi online/on-premises.

Questa la lista, recuperata dal blog del team di prodotto:

  • Administrative actions logging for common SharePoint administrative actions.
  • MinRole enhancements to support small and medium-sized farms.
  • A OneDrive for Business modern experience.
  • Custom tiles in the SharePoint app launcher.
  • SharePoint hybrid auditing unified across site collections on-premises and in Office 365.
  • Hybrid taxonomy unified across on-premises and Office 365.
  • OneDrive API for SharePoint on-premises

Il Feature Pack è gratuito, anche se per alcuni aspetti è limitato agli utenti possessori di un contratto di software assurance.
Attenzione e prudenza prima di procedere con l’installazione, come è bene fare prima di affrontare qualsiasi aggiornamento su SharePoint (Service Pack o Cumulative Updates).

Tra le novità evidenti che ci si ritrova dopo il deployment, la nuova SharePoint App Launcher personalizzabile (che ricorda tanto le logiche di Office 365):

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 2

Altro nuovo elemento è quello della nuova user experience di OneDrive for Business, anche questa più vicina all’esperienza vissuta dagli utenti Office 365:

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 1

Altro aspetto interessante, soprattutto per gli information architect, è la Unified Taxonomy, che permette di avere tassonomie condivise tra SharePoint Online e on-premises.

Per i sistemisti SharePoint, sono state rese più “abbordabili” le logiche dei MinRoles, rendendolo un po’ più alla portata delle infrastrutture medie (e non solo giganti); e sono state introdotte logiche di centralizzazione dei logs amministrativi.

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 1

Infine, per gli sviluppatori, sono state rilasciate le nuove OneDrive API 2.0, analogo a quanto già reso disponibile sul cloud, offrendo la possibilità di interagire con dati e libraries di OneDrive for Business dalle proprie soluzioni custom.

Condividere documenti SharePoint direttamente da Yammer

Se ne parlava proprio venerdì scorso, in occasione della mia sessione a Future Decoded.

Il blog del team di Office ha postato un efficace post che descrive come sta avvenendo il progressivo “merge” tra il mondo Yammer ed il resto di Office 365, con particolare attenzione a SharePoint Online, OneDrive for Business e agli Office 365 Groups.

E’ infatti possibile creare nuovi documenti condivisi partendo direttamente dal gruppo Yammer:

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oppure è possibile condividere file dai siti SharePoint Online o OneDrive for Business:

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Ricordo che per beneficiare delle nuove integrazioni è necessario configurare l’Enforce dell’Office 365 Identity sul proprio Yammer Enterprise network.

Su questo video è possibile farsi un’idea più precisa della direzione che Microsoft ha intrapreso.

Nuova versione del client OneDrive

Come puntualmente ci aggiorna l’amico Hans Brender attraverso il suo blog, Microsoft ha rilasciato la nuova versione del “Next Generation Sync Client” (17.3.6517.0809).

Parliamo del “motore” unificato del client di OneDrive e OneDrive for Business, in grado di gestire in forma ancora più efficiente la sincronia di contenuti dal mondo OneDrive vero I propri dispositivi.

Ricordo infatti che Microsoft offre tre distinti “motori” per la sincronia offline dei documenti da OneDrive, OneDrive for Busoness, dalle document libraries di SharePoint (Office 365), dai Groups (Office 365) e dalle possibili varianti di library di SharePoint on-premises.

Ecco dove scaricare il client: https://onedrive.live.com/about/en-us/download/ 

A complicare la matrice ci pensano poi I sistemi operativi del client, dove il nuovo motore unificato (NGSC) non è sempre disponibile:

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New Generation Sync Client per OneDrive for Business

Dopo tanto parlarne, pare stia arrivando il momento per il rilascio del nuovo sistema di sync di OneDrive for Business, evolvendo il vecchio (e problematico) motore basato sul vecchio “Groove”.

La preview del New Generation Sync Client (NGSC) verrà rilasciata anche su Windows 8.1 ad inizio marzo, per poi attendere il rilascio della versione finale, prevista per fine marzo 2016.

Prendendo in prestito un po’ di info dal buon Hans Brender, che molti hanno conosciuto anche al nostro SharePoint Saturday Florence 2015, partirei descrivendo l’architettura a confronto tra vecchio e nuovo sistema di sync.

Il vecchio mondo, noto a tanti, utilizza due sistemi distinti per il sync offline dei documenti della versione consumer (Personal) di OneDrive e per la sincronia dei contenuti SharePoint e provenienti dalla OneDrive for Business library. Il primo è genericamente noti come OneDrive client (o App) e il secondo come OneDrive for Business client (o App):

Il nuovo sistema “NGSC”, prima rilasciato per Windows 7, 8.0 (non 8.1), 10 e iOS si sovrappone alla vecchia architettura, gestendo in forma “unificata” il sync offline dei contenuti di entrambe le versioni di OneDrive (quella Personal e quella Business):

Il nuovo NGSC in rilascio a marzo, oltre ad estendere la disponibilità ai dispositivi Windows 8.1, andrà inoltre a offrire il “sync selettivo” e a supportare RMS, così come già annunciato nei mesi scorsi.

Suggerisco di tener d’occhio il blog di Hans, sempre aggiornatissimo, e di monitorare la pagina da cui scaricare i client.

Cosa devono sapere i CIO su SharePoint 2016

Chi segue le scelte strategiche dei sistemi informativi aziendali, considerato l’imminente rilascio di SharePoint 2016 (attualmente in versione RC, Release Candidate), credo debba tener presente alcuni importanti fattori:

  • SharePoint 2016 è una nuova versione on-premises del prodotto, che ancora non corrisponde alle previsioni di alcuni che nel 2013 annunciavano la trasformazione di SharePoint come “Cloud only”… ma tuttavia è consolidato il concetto del “Cloud first”, con le nuove funzionalità rilasciate prima su SharePoint Online in Office 365.
    Non c’è ancora certezza se dopo alla versione “2016” ci saranno altri SharePoint on-premises (anche se alcuni rumors lo affermano sul web), ma credo importante che un CIO comprenda che la direzione di SharePoint è sempre più “SharePoint as a service”.
  • Non sarà più disponibile la versione “free” di SharePoint, ossia SharePoint Foundation (il successore di Windows SharePoint Services).
    Chi oggi utilizza quella versione dovrà seriamente valutare se spostarsi sulla versione licenziata del prodotto (per assicurarsi il passaggio a 2016) o se migrare verso Office 365.
  •  Spariranno gli Excel Services, a vantaggio di Office Online. Questo avrà tuttavia impatti per chi ha sfruttato gli Excel Services per costruire proprie applicazioni di business, dashboard e soluzioni che utilizzano il motore di calcolo di Excel server-side.
  • La formazioni degli amministratori SharePoint deve essere “aggiornata”, considerato che alcune delle tradizionali strumentazioni di gestione di SharePoint (console STSADM) saranno discontinuate. E’ finalmente l’occasione per aggiornare le competenze degli IT Pro verso Powershell e verso l’implementazione di architetture SharePoint ibride.
  • Il processo di migrazione/upgrade a SharePoint 2016 sarà abbastanza semplice per chi partirà da SharePoint 2013, ma potrebbe risultare un minimo complesso per chi partirà da una versione più vecchia del prodotto. Come al solito non sarà possibile fare una migrazione da 2010 a 2016 (double-hop), ma servirà eseguire il passaggio intermedio 2010-2013-2016. Inoltre i benefici di “retrocompatibilità” della UI saranno mirati a consentire la coesistenza di UI in stile 2013 e 2016, e non 2010 e 2016.
  • Dopo tanti annunci, più o meno preoccupanti, è stato confermato che gli InfoPath Forms Services non saranno più evoluti (così come non ci sarà una nuova versione di InfoPath client). Tuttavia SharePoint 2016 garantirà ancora la retrocompatibilità e la possibilità di migrare siti SharePoint 2013 con forms InfoPath verso la nuova versione. Di fatto i vecchi forms InfoPath utilizzeranno, seppur su SharePoint 2016, il vecchio motore server di InfoPath (2013).
    Microsoft non ha ancora svelato (nonostante i ritardi) cosa deciderà di fare con il mondo dei Forms… e quindi in tanti stanno adottando tool di terze parti per la gestione dei propri forms online su SharePoint.
  • Gran parte delle funzionalità per la Business Intelligence saranno discontinuate, a favore delle funzionalità per la BI su Office 365, Power BI in primis.
  • Uno dei focus principali di SharePoint 2016 è quello della possibilità di implementare architetture ibride, combinando parte dei servizi di SharePoint Online (presenti solo su Office 365) con caratteristiche di SharePoint 2016. Primo tra tutti il nuovo componente del motore di ricerca, che consente l’indicizzazione di contenuti online/on-premises, facilitando sia la ricerca dei contenuti da parte degli utenti che la possibilità di aggregare in viste d’insieme elementi presenti sui due mondi.
  • Alcune funzionalità già disponibili su Office 365 non saranno mai portate sulla versione on-premises. Alcuni esempi: le funzionalità di Enterprise Social di Yammer e lo strumento con interfaccia “user centered” di Delve, oppure lo “youtube aziendale” di Office Video Portal.
  • In pochi hanno adottato le funzionalità di My Site (sui vecchi SharePoint) e di OneDrive for Business sulle proprie infrastrutture on-premises. Ora è tuttavia il momento di valutarne l’adozione, pensando all’utilizzo di OneDrive for Business di Office 365, integrandolo eventualmente con il proprio SharePoint on-premises. Questo eviterà i grattacapi di uno storage difficile da controllare (contro il terabyte per utente compreso nel prezzo di Office 365). L’adozione di queste funzionalità non deve tuttavia trascurare le tematiche di governance e sicurezza, evitando che possano diventare un luogo “fuori controllo” e di potenziale perdita di dati sensibili per l’azienda. Da qui la possibilità di valutare l’introduzione di servizi Azure RMS (per la protezione dei contenuti) e di soluzioni DLP (Data Loss Prevention), oggi disponibili per i servizi online.