Category Archives: OneDrive for Business

Quali sono i benefici di SharePoint 2019

Come tutte le estati, momento di relax e vacanza per molti, anche quest’anno in tanti approfitteranno per aggiornare le proprie SharePoint Farm alla versione 2019 del prodotto. Del resto fa parte della dura vita di noi sistemisti SharePoint… ūüôā

In tanti, preparandosi al momento dell’upgrade, mi hanno chiesto: “Ma √® davvero utile aggiornare SharePoint e passare alla versione 2019?“.

Provo quindi a riassumere i principali benefici della nuova versione della piattaforma, tralasciando gli aspetti “ovvi” legati all’aggiornamento tecnologico (supporto Microsoft pi√Ļ esteso nel tempo e utilizzo di sistemi pi√Ļ aggiornati).

Il suggerimento √® soprattutto rivolto a chi ancora utilizza SharePoint 2013 (nemmeno penso a chi utilizza ancora 2010 o 2007 o 2003 o 2001…), che terminer√† (solo se correttamente patchato) il supporto esteso tra non troppo tempo, ma anche a chi fosse gi√† passato a SharePoint 2016.

Spesso ci si limita a valutare l’upgrade per “sole ragioni di aggiornamento tecnologico”, ma il mio consiglio √® quello di valutare i benefici dell’aggiornamento anche in termini di nuove funzionalit√† per l’utente… magari pensando anche ad un aggiornamento in due fasi (prima quella tecnologica, conservando la vecchia UI/UX, e quindi quella di “modernizzazione” dei siti SharePoint).

Esperienza moderna

Mutuandole da SharePoint Online (che sappiamo essere sempre pi√Ļ avanti per definizione), SharePoint 2019 introduce una buona parte delle caratteristiche dell’esperienza moderna:

Home page di SharePoint
  • Pagina iniziale di SharePoint
  • Elenchi e raccolte
  • Pagine Home del sito del nuovo sito del team e delle comunicazioni
  • Nuove pagine
  • Contenuto del sito
  • Utilizzo del sito
  • Cestino

Analizzando pi√Ļ da vicino le differenze tra SharePoint 2016 e 2019, evidenzio come l’esperienza di lavoro su liste e libraries sia decisamente diverso (e pi√Ļ ricca sulla nuova versione):

Anche i Team Sites, uno dei caposaldo dell’utilizzo di SharePoint, offre un’esperienza decisamente “diversa”:

senza poi pensare all’introduzione dei Communication Sites, che garantiscono una capacit√† comunicativa notevole:

Parlando poi delle Pagine web, sparisce il vecchio concetto di “Web Part Zone”, introducendo una gestione delle pagine per blocchi, con grande flessibilit√† (e forse minore controllo sui layouts):

Sulle pagine web va anche ricordato che non esiste una effettiva “parity features“, ossia un’equivalenza tra le pagine web “classiche” (soprattutto se in regime di Siti di Publishing) e pagine web “moderne”.

Anche il Search offre una nuova esperienza all’utente, garantendo (questo vale per tutte le caratteristiche “moderne”) anche piena fruibilit√† da device mobile (tutti i siti moderni sono web responsive):

Migliorato il supporto per lo SharePoint Framework

SharePoint 2019 supporta lo SharePoint Framework 1.4.1 per offrire agli sviluppatori la possibilità di creare Web Part moderne in grado di lavorare sia su SharePoint Online che su SharePoint On-premises.

OneDrive

In tanti ormai hanno compreso il potenziale di OneDrive for Business su Office 365, e quindi √® facile immaginare i vantaggi di utilizzo “domestico” dello strumento per la gestione dei dati individuali anche sulla piattaforma On-premises.
Ricordo anche che, ormai da qualche versione di SharePoint, √® possibile configurare un ambiente OneDrive ibrido, scegliendo il redirect verso Office 365 per determinati utenti e l’utilizzo su SharePoint 2019 per altri utenti.
Un criterio di scelta pu√≤ essere quello della “data privacy” (a vantaggio dell’On-premises), oppure quello del volume (sull’Online godiamo di grandi volumi senza appensatire l’infrastruttura locale), oppure la facilit√† di condivisione verso utenti esterni all’organizzazione (decisamente pi√Ļ semplice da realizzare su Office 365).

La vera novità per OneDrive su SharePoint 2019 è quella del pieno supporto del nuovo client (Next Generation Sync Client), recependo i vantaggi del sync selettivo del Files on demand.

App Launcher

Immaginando che gli scenari di configurazione ibrida siano sempre pi√Ļ diffusi, √® facile comprendere come possa essere anche “disorientante” per un utente lavorare un po’ su SharePoint Online e un po’ su SharePoint 2019.

Una valida strategia per garantire maggiore continuit√† ed integrazione all’utente √® quella di valorizzare la presenza dell’App Launcher, sia in termini di UI che della possibilit√† di creare “cross links” tra i due sistemi:

PowerApps e Flow

Ormai sappiamo bene che Microsoft ha deprecato da tempo l’utilizzo di InfoPath e SharePoint Designer (che comunque resteranno dentro al supporto Microsoft, per gli ambienti On-premises, fino al 2026). Sappiamo anche che ancor oggi non esistono della vere alternative complete ai due gloriosi strumenti… ma esistono anche approcci diversi per chi √® amante delle personalizzazioni “no code”.

Sfruttando i benefici di Flow, PowerApps e Power BI di Office 365, integrabili anche sugli ambienti SharePoint 2016/2019 (se gli utenti dispongono anche di sottoscrizioni ad Office 365), è possibile immaginare nuovi scenari di soluzione, anche rinunciando ai vecchi InfoPath e SPD.

Power BI Report Server

Con l’uscita di SharePoint 2019 molte delle vecchie funzionalit√† orientate alla Business Intelligence sono state deprecate o dismesse (es. l’integrazione tra SharePoint e SQL Server Reporting Services).

La spinta di Microsoft √® verso l’utilizzo sempre maggiore di Power BI, inclusa la possibilit√† di utilizzare il Power BI Report Center:

L’integrazione con i dati On-premises √® garantita da Data Gateway, utile anche per completare gli scenari ibridi realizzati con Flow e PowerApps.

Microsoft teams IT Architecture

Microsoft ha rilasciato degli efficaci posters per descrivere i concetti principali dell’architettura IT di Microsoft Teams.

Già solo la prima pagina credo possa essere di grande aiuto per chiarirsi le idee rispetto al ruolo dei diversi componenti di Teams e alle loro relazioni:

In tanti infatti sottovalutano le relazioni tra Teams e gli Office 365 Groups, e di conseguenza alle componenti collegate di OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, Planner, Stream e Yammer.

Ecco il link per scaricare i posters.

Roadmap per OneDrive da SPC19

Prosegue la mini serie di post dedicata agli annunci e alle roadmap in occasione della SharePoint Conference 2019 (SPC19) di Las Vegas, dopo la prima serie avviata ieri.

Questo post √® dedicato agli annunci in roadmap su OneDrive (che sempre meno, nella comunicazione ufficiale, viene definito “OneDrive for Business”).
Come spesso avvenuto, molte delle funzionalità anticipate per la gestione dei contenuti OneDrive sono poi state estese a tutte le document libraries di SharePoint (la genesi delle Modern Libraries insegna).

Risultati immagini per onedrive

Available soon:

  • Introduzione delle Recommended view
  • Nuove File cards con indicazione del tempo stimato per la lettura e gli Insights
  • Aggiunta delle opzioni per i Commenti anche per i file non Office
  • Visualizzatore in anteprima per le immagini 360¬į
  • Visualizzatore in anteprima per i file in formato Autocad
  • Opzioni per la Full-fidelity nella condivisione delle libraries
  • Introduzione dei Links protetti da password (forse sar√† la volta buona che verranno dismessi i vecchi ed insicuri FTP Server o che si limiter√† l’utilizzo di servizi cloud fuori controllo di condivisione file)
  • Nuovi Report relativi agli elementi condivisi con l’esterno dell’organizzazione (External Sharing)
  • Miglioramenti sulla UI per l’annotazione sui file PDF
  • Nuova esperienza utente anche per Outlook su iOS
  • Miglioramenti per il Sync Client (Incident deflection)
  • Miglioramenti per il supporto agli utenti del Sync Client (Self-help)
  • Nuovo Upload prompt per il Sync Client
  • Aggiornamenti per VDI (Files On-demand su Windows Server 2019)

Later this year:

  • Funzionalit√† per la richiesta di accesso ai file
  • Nuovi strumenti per far emergere la conoscenza implicita (Popular Around Me)
  • Funzionalit√† Save for later
  • Gestione della scadenza a tempo per la condivisione delle risorse con gli utenti esterni all’organizzazione
  • Introduzione della condivisione con AAD Guest platform sharing
  • Integrazione con la condivisione di Teams
  • Aggiornamento per i flussi di condivisione della library
  • Nuova UI per l’App OneDrive per iOS
  • Introduzione dei link di accesso diretto a specifiche slide di PowerPoint Online
  • Inserimento delle mention (@mention) con notifica email anche per i commenti sui documenti Office
  • Nuove modalit√† di installazione del Sync Client
  • Introduzione del Differential Sync

Top of mind:

  • Nuove funzionalit√† di reporting per l’amministrazione del Sync health
  • Introduzione del Dual-use value
  • Gestione dei file di grandi dimensioni
  • Supporto per i Metadata

Le Roadmap dalla SharePoint Conference 2019

Settimana scorsa si √® svolta a Las Vegas la SharePoint Conference 2019 (SPC19). Come sempre, anche quest’anno, √® stato il momento di annunci e comunicazione di roadmap.

Oggi inaugurerò una serie di mini post per descrivere le principali roadmap annunciate.
In molte sessioni infatti sono state presentate slides di riepilogo riferite alle novità in rilascio e in previsione, descrivendo le novità sulla base di tre categorie ricorrenti:

  • Available soon
  • Later this year
  • Top of mind

Iniziamo oggi con la roadmap (CY 2019) relativa alle funzionalità su SharePoint Team Sites and Business Apps:

Available soon:

  • Nuova esperienza utente per la gestione dei file su Teams e OneDrive
  • First run and tips and tricks help per gli Owners dei Team sites
  • Il ritorno, in chiave moderna, dei Document Set e relativa home page
  • Importazione/creazione di lista da altra lista e da Excel
  • Nuove formattazione di colonna per i campi numerici
  • Funzionalit√† PowerShell per estrarre la strattura (Site design) da un sito esistente, comprese le liste, il branding e le impostazioni di navigazione
  • Approvazione per l’aggiunta di siti all’Hub Sites

Later this year:

  • Miglioramenti per le funzionalit√† di Quick Edit
  • Nuove Card-based views per le liste, personalizzabili e responsive
  • Miglioramenti per la formattazione condizionale delle colonne per i campi rich text
  • Nuova tipologia di colonna di tipo Image
  • Arrivo delle Planner Cards all’interno della Site activity
  • Nuovi Office Enterprise Documents Templates
  • Nuove possibilit√† di personalizzazione per List forms
  • Personalizzazione dei form per le Document Libraries attraverso PowerApps
  • Introduzione della modalit√† di accesso Guest per PowerApps
  • Arrivo delle azioni di Check-in/out e di Grant Access per Flow

Top of mind:

  • Miglioramento delle performance per le Liste
  • Introduzione dei Column sets
  • Sostituzione dei vecchi Alerts con nuove logiche basate su Flow
  • Nuove List View Web Part consumando dati dinamici (rollup)
  • Generazione di Liste da altre liste, includendo anche i form personalizzati con PowerApps e Flow

Dopo le nuove icone di Office 365 prosegue il facelift

Il facelift di Office 365 prosegue con il rinnovamento della UI delle applicazioni Office, partendo dalla sostituzione delle icone dei programmi client:

In arrivo anche la nuova build di OneDrive for Business, che con l’arrivo della versione 19.074.0416.0001, sostituir√† anche la storica icona-nuvoletta dell’applicazione dalla notification area della Task Bar di Windows:

Rammento che le due nuvolette, se presenti, rappresentano le componenti di sync (New Generation Sync Client) di OneDrive for Business (quella azzurra) e di OneDrive “consumer” (quella bianca).

Esteso il DLP anche sulle Chat di Teams

Le funzionalit√† di DLP (Data Loss Prevention) di Office 365, raccolte all’interno della famiglia di Office 365 Information Protection, si estendono anche alla protezione dei contenuti delle Chat e dei Canali messaggi di Microsoft Teams.

Se quindi qualche utente dovesse scambiare informazioni considerate “classificate” all’interno di una Chat di Teams, le regole di DLP potrebbero intercettare l’evento a applicare azioni correttive (dalla segnalazione di un alert ad interventi pi√Ļ drastici.

Le funzionalit√† di DLP, gi√† applicate al mondo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, sono strumenti estremamente utili per quelle organizzazioni che temono la perdita di conoscenza e informazioni, spesso legata ad eventi e comportamenti di dipendenti “infedeli” o in uscita dall’azienda.

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalit√† √® la stessa gi√† conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalit√† in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sar√† la possibilit√† di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che ricever√† il link (e che conoscer√† la password ad esso associata) potr√† accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Proteggersi dai Ransomware su OneDrive for Business

Windows Defender, l’antivirus “di serie” di Windows 10, ha esteso le sue funzionalit√† di controllo, non limitandosi alla protezione del PC, ma estendendo i controlli anche al mondo OneDrive for Business.

In particolare, per OneDrive for Business, √® possibile attivare un controllo nei confronti dei Ransomware, ossia il maleware che -una volta attaccato il file system dell’utente- cifra i contenuti , rendendoli inutilizzabili, e richiede un riscatto per ottenere lo sblocco dei file.

Per attivare questo controllo supplementare è sufficiente accedere al Windows Defender Security Center e configurare la connessione verso il proprio OneDrive for Business, cliccando sul pulsante Set up OneDrive.

Dopo aver impostato la connessione a OneDrive, specificando le proprie credenziali, è possibile cliccare sul link Ransomware protection e attivare la funzionalità spostando lo switch su On.
Da questa pagina è inoltre possibile impostare il controllo anche su specifiche folder di OneDrive fo Business, cliccando sul link Protected folders.

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory¬†(30 reports)
  • Exchange Online¬†(38 reports)
  • SharePoint Online¬†(35 reports)
  • OneDrive for Business¬†¬†(11 reports)
  • Skype for Business¬†(22 reports)
  • Yammer¬†(20 reports)
  • Microsoft Teams¬†(16 reports)
  • General Office 365 Reports¬†(9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novit√† per chi utilizza le funzionalit√† di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi pi√Ļ criticati dagli amministratori di Office 365 √® l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non √® mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che √® da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre pi√Ļ spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bont√† della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una pi√Ļ ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft far√† un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglier√† di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.