Category Archives: OneDrive for Business

Roadmap per OneDrive da SPC19

Prosegue la mini serie di post dedicata agli annunci e alle roadmap in occasione della SharePoint Conference 2019 (SPC19) di Las Vegas, dopo la prima serie avviata ieri.

Questo post è dedicato agli annunci in roadmap su OneDrive (che sempre meno, nella comunicazione ufficiale, viene definito “OneDrive for Business”).
Come spesso avvenuto, molte delle funzionalità anticipate per la gestione dei contenuti OneDrive sono poi state estese a tutte le document libraries di SharePoint (la genesi delle Modern Libraries insegna).

Risultati immagini per onedrive

Available soon:

  • Introduzione delle Recommended view
  • Nuove File cards con indicazione del tempo stimato per la lettura e gli Insights
  • Aggiunta delle opzioni per i Commenti anche per i file non Office
  • Visualizzatore in anteprima per le immagini 360°
  • Visualizzatore in anteprima per i file in formato Autocad
  • Opzioni per la Full-fidelity nella condivisione delle libraries
  • Introduzione dei Links protetti da password (forse sarà la volta buona che verranno dismessi i vecchi ed insicuri FTP Server o che si limiterà l’utilizzo di servizi cloud fuori controllo di condivisione file)
  • Nuovi Report relativi agli elementi condivisi con l’esterno dell’organizzazione (External Sharing)
  • Miglioramenti sulla UI per l’annotazione sui file PDF
  • Nuova esperienza utente anche per Outlook su iOS
  • Miglioramenti per il Sync Client (Incident deflection)
  • Miglioramenti per il supporto agli utenti del Sync Client (Self-help)
  • Nuovo Upload prompt per il Sync Client
  • Aggiornamenti per VDI (Files On-demand su Windows Server 2019)

Later this year:

  • Funzionalità per la richiesta di accesso ai file
  • Nuovi strumenti per far emergere la conoscenza implicita (Popular Around Me)
  • Funzionalità Save for later
  • Gestione della scadenza a tempo per la condivisione delle risorse con gli utenti esterni all’organizzazione
  • Introduzione della condivisione con AAD Guest platform sharing
  • Integrazione con la condivisione di Teams
  • Aggiornamento per i flussi di condivisione della library
  • Nuova UI per l’App OneDrive per iOS
  • Introduzione dei link di accesso diretto a specifiche slide di PowerPoint Online
  • Inserimento delle mention (@mention) con notifica email anche per i commenti sui documenti Office
  • Nuove modalità di installazione del Sync Client
  • Introduzione del Differential Sync

Top of mind:

  • Nuove funzionalità di reporting per l’amministrazione del Sync health
  • Introduzione del Dual-use value
  • Gestione dei file di grandi dimensioni
  • Supporto per i Metadata

Le Roadmap dalla SharePoint Conference 2019

Settimana scorsa si è svolta a Las Vegas la SharePoint Conference 2019 (SPC19). Come sempre, anche quest’anno, è stato il momento di annunci e comunicazione di roadmap.

Oggi inaugurerò una serie di mini post per descrivere le principali roadmap annunciate.
In molte sessioni infatti sono state presentate slides di riepilogo riferite alle novità in rilascio e in previsione, descrivendo le novità sulla base di tre categorie ricorrenti:

  • Available soon
  • Later this year
  • Top of mind

Iniziamo oggi con la roadmap (CY 2019) relativa alle funzionalità su SharePoint Team Sites and Business Apps:

Available soon:

  • Nuova esperienza utente per la gestione dei file su Teams e OneDrive
  • First run and tips and tricks help per gli Owners dei Team sites
  • Il ritorno, in chiave moderna, dei Document Set e relativa home page
  • Importazione/creazione di lista da altra lista e da Excel
  • Nuove formattazione di colonna per i campi numerici
  • Funzionalità PowerShell per estrarre la strattura (Site design) da un sito esistente, comprese le liste, il branding e le impostazioni di navigazione
  • Approvazione per l’aggiunta di siti all’Hub Sites

Later this year:

  • Miglioramenti per le funzionalità di Quick Edit
  • Nuove Card-based views per le liste, personalizzabili e responsive
  • Miglioramenti per la formattazione condizionale delle colonne per i campi rich text
  • Nuova tipologia di colonna di tipo Image
  • Arrivo delle Planner Cards all’interno della Site activity
  • Nuovi Office Enterprise Documents Templates
  • Nuove possibilità di personalizzazione per List forms
  • Personalizzazione dei form per le Document Libraries attraverso PowerApps
  • Introduzione della modalità di accesso Guest per PowerApps
  • Arrivo delle azioni di Check-in/out e di Grant Access per Flow

Top of mind:

  • Miglioramento delle performance per le Liste
  • Introduzione dei Column sets
  • Sostituzione dei vecchi Alerts con nuove logiche basate su Flow
  • Nuove List View Web Part consumando dati dinamici (rollup)
  • Generazione di Liste da altre liste, includendo anche i form personalizzati con PowerApps e Flow

Dopo le nuove icone di Office 365 prosegue il facelift

Il facelift di Office 365 prosegue con il rinnovamento della UI delle applicazioni Office, partendo dalla sostituzione delle icone dei programmi client:

In arrivo anche la nuova build di OneDrive for Business, che con l’arrivo della versione 19.074.0416.0001, sostituirà anche la storica icona-nuvoletta dell’applicazione dalla notification area della Task Bar di Windows:

Rammento che le due nuvolette, se presenti, rappresentano le componenti di sync (New Generation Sync Client) di OneDrive for Business (quella azzurra) e di OneDrive “consumer” (quella bianca).

Esteso il DLP anche sulle Chat di Teams

Le funzionalità di DLP (Data Loss Prevention) di Office 365, raccolte all’interno della famiglia di Office 365 Information Protection, si estendono anche alla protezione dei contenuti delle Chat e dei Canali messaggi di Microsoft Teams.

Se quindi qualche utente dovesse scambiare informazioni considerate “classificate” all’interno di una Chat di Teams, le regole di DLP potrebbero intercettare l’evento a applicare azioni correttive (dalla segnalazione di un alert ad interventi più drastici.

Le funzionalità di DLP, già applicate al mondo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, sono strumenti estremamente utili per quelle organizzazioni che temono la perdita di conoscenza e informazioni, spesso legata ad eventi e comportamenti di dipendenti “infedeli” o in uscita dall’azienda.

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Proteggersi dai Ransomware su OneDrive for Business

Windows Defender, l’antivirus “di serie” di Windows 10, ha esteso le sue funzionalità di controllo, non limitandosi alla protezione del PC, ma estendendo i controlli anche al mondo OneDrive for Business.

In particolare, per OneDrive for Business, è possibile attivare un controllo nei confronti dei Ransomware, ossia il maleware che -una volta attaccato il file system dell’utente- cifra i contenuti , rendendoli inutilizzabili, e richiede un riscatto per ottenere lo sblocco dei file.

Per attivare questo controllo supplementare è sufficiente accedere al Windows Defender Security Center e configurare la connessione verso il proprio OneDrive for Business, cliccando sul pulsante Set up OneDrive.

Dopo aver impostato la connessione a OneDrive, specificando le proprie credenziali, è possibile cliccare sul link Ransomware protection e attivare la funzionalità spostando lo switch su On.
Da questa pagina è inoltre possibile impostare il controllo anche su specifiche folder di OneDrive fo Business, cliccando sul link Protected folders.

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites: