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Office System 2003 e 2007

Le trascizioni “speech to text” su Word

Microsoft sta rilasciando (già disponibile in preview per le target release) la nuova funzionalità per le trascrizioni in Microsoft Word.

Alla funzionalità di dettatura, già rilasciata tempo fa sia su Word Online che sull’app di Microsoft Word, so aggiunge a possibilità di trascrivere l’audio in test scritto, partendo dall’upload di una file audio (fino a 200 MB, in formato .wav, .mp4, .mp3) o catturando una sorgente audio in diretta.

Per ora la funzionalità è rilasciata per il riconoscimento della sola lingua inglese.

Una volta elaborata l’operazione “speech to text“, compare un pannello sulla destra, dove è possibile riascoltare l’audio, verificando la qualità della trascrizione (eventualmente correggendola), e procedendo all’inserimento del testo (per frasi o in blocco) all’interno del documento.

Interessante anche la funzionalità che è in grado di riconoscere i diversi speaker coinvolti nella conversazione.

Sono curioso di vedere quale sarà la qualità dello strumento anche quando sarà supportata la lingua italiana.

Mi immagino già gli studenti universitari alle prese con la trascrizione delle lezioni nei propri appunti (se si usa ancora fare così…)… o in generale la possibilità di trascrivere interviste o riunioni. A prima vista, mi sembra una gran figata! 🙂

Il servizio sfrutta anche i servizi di AI di Azure, ed al momento pare ci saranno limiti sul numero delle trascrizioni per mese (su questo non mi è ancora chiaro il dettaglio, si parla di 5 ore/mese e di 300 trascrizioni utente/mese) che ciascun utente potrà richiedere al proprio Word.

Per maggiori informazioni.

In arrivo il nuovo modo per lavorare con i Tasks

Microsoft 365 è sempre stato ricco di soluzioni per la gestione dei tasks, producendo spesso confusione da parte dell’utente su quale potesse essere lo strumento più adatto.

L’effetto collaterale prodotto è spesso stato che aree dell’azienda utilizzassero strumenti diversi: Microsoft To Do, altre Planner, altre i Tasks di Outlook, altre ancora i tasks sulle liste SharePoint o quelli di Project Online… ed il povero utente coinvolto nelle attività si trovava tasks disseminati sulle diverse interfacce degli strumenti.

L’annuncio, che conferma una notizia anticipata nello scorso Microsoft Ignite 2019, è quella dell’imminente rilascio della nuova esperienza per i Tasks in Microsoft 365.

Nella pratica mi riferisco ad una gestione “unificata” dei tasks generati da Microsoft Teams, Outlook, Planner, To Do ed Office (Word, Excel e PowerPoint).

Ancora una volta si andrà a confermare il ruolo centrale del Collaboration Hub, ossia di Microsoft Teams, che si arricchirà della nuova funzionalità Tasks, che avrà il ruolo di concentrare in un unico punto tutti i tasks che ci coinvolgono.

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Tra le funzionalità aggiuntive segnalo:

  • Task publishing: funzionalità pensata per le organizzazioni di grandi dimensioni, con distribuzione geografica e coinvolgimento dei firstline workers (es. i blue collars o i pink collars, impiegati nei punti vendita)
    Su questo aspetto pubblicherò un post specifico, considerato che apre scenari di collaborazione interessanti.
  • List view: mostra l’aggregazione dei tasks sfruttando tutte le modalità più familiari, quali Board, Charts e Schedule.
  • Edit multiple tasks at once: modalità molto comoda per modificare in modalità massiva (bulk) gruppi di attività.
  • API e Power Automate: le Graph API e l’integrazione con Power Automate lasciano intravedere possibili automazioni di processo e integrazioni con altri componenti della Intranet o del Digital Workplace.

Microsoft Outlook, che sembrerebbe sempre più messo in ombra dal successo di Microsoft Teams, offrirà alcune nuove funzionalità dedicate al mondo dei tasks:

  • My Day: offrirà un colpo d’occhio sulle attività programmate per la giornata.
  • Tasks from email: si tratta di una comoda funzionalità per creare nuovi tasks partendo da un semplice drag & drop di una email (basta pensare a quante volte riceviamo una email che richiedere attività da fare, e che potrà così generare rapidamente un nuovo task).
  • Tasks from To Do in Search: funzionalità applicata ad Outlook mobile, per dare evidenza o priorizzare attività, sfruttando anche l’integrazione con l’assistente vocale Cortana.

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Naturalmente Microsoft Planner non si andrà a depotenziare, offrendo anch’esso diverse novità per una gestione più strutturata dei tasks (utile in particolare a chi organizza il lavoro di altri).

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Altra novità (anche se qualcosa si era già intravisto) è la gestione dei tasks anche all’interno delle applicazioni di Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint), esoandendo la funzionalità dei commenti e delle mentions (citazioni) dei colleghi.

Di fatto le mentions potranno trasformarsi in tasks per i colleghi coinvolti, non limitandosi quindi alla semplice notifica, e aprendo nuovi interessanti scenari di collaboration partendo direttamente dalla redazione dei documenti.

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Per concludere questo post, segnalo anche un video dove si cerca di rappresentare la nuova visione unificata dei Tasks all’interno di Microsoft 365.

Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

Evitare i Broken Links sui file Excel migrati su SharePoint

Una delle abitudini frequenti, ed altrettanto frequente problema che si incontra nei progetti di migrazione da File Share a SharePoint, è quello dei “broken links” all’interno dei file Excel.

Mi riferisco ai possibili link tra celle presenti sulle cartelle di lavoro Excel, strutturati come richiami di valori o formule complesse cross-file.

Tipicamente Excel considera questi riferimenti come “relativi” se i file Excel in questione (quelli con collegamenti tra di essi) si trovano in origine nella stessa folder. In questo caso, migrando tutto il gruppo di file dalla cartella condivisa alla library di SharePoint… tutto funzionerà correttamente, come prima.

Se viceversa i file in origine fossero collocati su cartelle diverse, Excel tratterebbe i riferimenti come percorsi “assoluti”. In tal caso, dopo la migrazione a SharePoint, i riferimenti risulterebbero non più funzionanti (in quanto riferiti ai path originali su file system).

Sul mercato esistono un paio di soluzioni studiate per ricercare e fixare i broken link Excel, risolvendo questo spiacevole “side effect” delle migrazioni a SharePoint/Office 365 (e in generale a fronte di attività di ristrutturazione dei file Excel).

Cito di seguito le due principali soluzioni:

Utilizzare immagini sulle e-mail studiate anche per il “Dark Mode”

Come annunciai alcune settimane fa, stanno diffondendosi gli utilizzi della “Dark Mode” su Outlook e su altre applicazioni, soprattutto per i dispositivi mobile.

Lo scopo è quello di rilassare maggiormente la vista e risparmiare il consumo dell’energia delle batterie (contribuendo così ad un ambiente migliore).

Utilizzando Outlook in dark mode sul mio telefono non posso non notare effetti “pacchiani” sulla resa di alcune immagini contenute nei messaggi, che hanno frequentemente uno sfondo bianco… che chiaramente “spara” su uno sfondo nero, creando un patchwork poco gradevole.

Ecco un esempio di e-mail contenente la mia signature in calce… ho utilizzato la mia firma, con spirito di autocritica, senza mettere in difficoltà nessuno dei miei contatti 🙂

ed ecco come viene ricevuta dal mio Outlook mobile in dark mode:

Grazie all’utilizzo di immagini PNG con fondo trasparente (e non dei classici JPG) il risultato è accettabile sul logo di Green Team, sugli elementi grafici del pay-off, ma perde un pezzo importante del logo Microsoft Partner… dove noterete scomparire proprio la scritta “Microsoft Partner” scritta in colore nero su sfondo nero.

Morale?
Studiamo e testiamo con attenzione i formati per i messaggi delle nostre newletter o anche -banalmente- per le nostre e-mail signature. Il rischio è commettere errori comunicativi e apparire poco professionali nella nostra comunicazione elettronica.

Outlook Dark Mode in arrivo

Microsoft ha avviato il rollout della nuova modalità “Dark” per Outlook, che sarà disponibile sui dispositivi iOS e Android.

Si tratta di una nuova modalità che dovrebbe affaticare meno la vista e ridurre i consumi di energia del dispositivo mobile.


Il “Dark Mode” potrebbe diventare una tendenza significativa, e sono già diversi gli articoli che ipotizzano che potrà applicarsi anche ad altre componenti di Microsoft 365, a partire da SharePoint Online.

Per qualche suggestione in più di quello che avverrà sull’interfaccia di Office 365:

Creare nuove liste SharePoint da Excel

Una delle idee di adozione di SharePoint che racconto durante i miei corsi è quella della valorizzazione delle liste come alternativa/evoluzione dei vecchi file Excel.

No, non intendo che sia sensato far fare a SharePoint il mestiere del foglio di calcolo… ma mi riferisco all’uso (smodato) di Excel come pseudo database, tanto frequente nelle aziende.

La miriade di elenchi (contatti, anagrafiche, cose da fare, liste della spesa, …) che gli utenti sono abituati a gestire su Excel spesso è un’ottima candidata per essere trasformata in liste SharePoint. In certi casi sfruttando degli opportuni content types (es. la lista Contatti per un’anagrafica, valorizzando così anche la struttura dati comune con Outlook e la possibilità di integrarsi con l’applicazione di posta elettronica) e altre volte costruendo nuove liste personalizzate.

SharePoint Online ha rilasciato la nuova funzionalità di creazione di liste, che permette -tra le altre- anche la possibilità di creare liste partendo da un file Excel (creando sia la struttura che importando i dati) e da un’altra lista già esistente (anche da altre site collections).

Lo so che anche nelle vecchie versioni di SharePoint era possibile creare liste partendo da un file Excel, ma ricorderete che era utilizzato un obsoleto ActiveX, che funzionava ovviamente solo su Internet Explorer ed in presenza di un componente client di Office Pro Plus.

La creazione di liste da Excel sfrutta la definizione in Table dei dati presenti su Excel, quindi suggerisco di partire da file con i dati già strutturati su Excel e utilizzando il comando Format as a Table di Excel per definire il perimetro della struttura dei campi e dei record.

Dettatura e Riconoscimento vocale in Office Online su Office 365

Ho iniziato ad utilizzare la nuova funzionalità di riconoscimento vocale per la dettatura del testo, introdotta su Office Online su Office 365.

Si tratta di un’interessante (e utile) funzionalità utilizzabili su Word Onlinee OneNote Online:

Come è possibile osservare dall’immagine, le lingue Inglese, Cinese e Spagnolo sono già rilasciate come definitive, mentre altre lingue -tra cui l’Italiano- sono ancora in versione Preview.
Testando la funzionalità ci si accorge che lo strumento è ancora un po’ “acerbo”… ma sicuramente è utile per il grosso del lavoro di dettatura, senza scordarsi che la tastiera esiste ancora!

Durante le mie prove (ho dettato/scritto una relazione di analisi per un progetto) mi sono accorto che alcuni termini non vengono riconosciuti. In alcuni casi si tratta di termini tecnici inglesi che non sono interpretati dal riconoscimento italiano, e quindi il termine che viene compreso è una parola italiana con un’assonanza simile a quella del termine inglese desiderato. Mi sono poi stupito che alcuni termini “popolari” non vengano riconosciuti, come ad esempio “SharePoint” e Office 365″.

Ho quindi fatto un utilizzo combinato dettatura-tastiera, digitando direttamente i termini che sapevo non sarebbero stati riconosciuti o correggendo gli errori di dettatura da tastiera. Sempre da tastiera ho gestito la punteggiatura e le chiusure di paragrafo, che non sempre venivano intese dal sistema di riconoscimento vocale.

Consiglio caldamente di utilizzare lo strumento, soprattutto per chi non è un fulmine di velocità con la tastiera.

Anche le applicazioni client di Microsoft Office sono state rinnovate recentemente (ve ne sarete accorti dalle nuove icone e dalla nuova UI, includendo diverse nuove funzionalità tra cui quella della dettatura sul ribbon:

Se non dovessi trovare ancora disponibile la funzionalità sul tuo Tenant Office 365, dovrai attendere che lo strumento esca dalla sua versione Preview o abilitare l’opzione per le Targeted Release sul portale amministrativo di Office 365.

Microsoft Office client sempre aggiornato

Uno dei vantaggi della sottoscrizione Office 365 che include anche la possibilità di installare i client della suite Microsoft Office è senza dubbio l’opportunità di disporre di una versione delle applicazioni sempre aggiornate.

Oggi, lavorando su Excel, mi sono accorto della funzionalità Autosave in bella mostra nell’angolo in alto a sinistra della finestra dell’applicazione.

Tante funzionalità, più o meno rilevanti, rilasciate a getto continuo e aggiornate silentemente attraverso i meccanismi di auto-update di Office.

Rammento anche che le sottoscrizioni aziendali di Office 365 (es. il piano E3, che è il più diffuso) il dipendente ha diritto ad installare Office non solo sul PC aziendale, ma anche su quello personale, fino ad un massimo di  quindici dispositivi (5 PC o Mac, 5 Tablet, 5 Smartphone).

E’ possibile controllare lo status delle proprie attivazioni, ed eventualmente disattivare vecchi device non più in uso da questa pagina:
https://portal.office.com/account/#home



Addio a Visio Web Access su Office 365

Microsoft ha annunciato che verrà rimossa la componente Visio Web Access da SharePoint Online, sia nella componente Visio Service che nelle sue Web Part utilizzabili sui siti SharePoint Online.

Il processo di dismissione sarà avviato dal 30/09/2018, e Microsoft prevede la completa dismissione per il settembre 2019.

Per tutti coloro che utilizzano Visio Service sarà quindi necessario individuare alternative per visualizzare i propri schemi/diagrammi o altri oggetti di data visualization.

L’annuncio è stato fatto attraverso l’Office 365 Message Center.