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Office System 2003 e 2007

Microsoft Office client sempre aggiornato

Uno dei vantaggi della sottoscrizione Office 365 che include anche la possibilità di installare i client della suite Microsoft Office è senza dubbio l’opportunità di disporre di una versione delle applicazioni sempre aggiornate.

Oggi, lavorando su Excel, mi sono accorto della funzionalità Autosave in bella mostra nell’angolo in alto a sinistra della finestra dell’applicazione.

Tante funzionalità, più o meno rilevanti, rilasciate a getto continuo e aggiornate silentemente attraverso i meccanismi di auto-update di Office.

Rammento anche che le sottoscrizioni aziendali di Office 365 (es. il piano E3, che è il più diffuso) il dipendente ha diritto ad installare Office non solo sul PC aziendale, ma anche su quello personale, fino ad un massimo di  quindici dispositivi (5 PC o Mac, 5 Tablet, 5 Smartphone).

E’ possibile controllare lo status delle proprie attivazioni, ed eventualmente disattivare vecchi device non più in uso da questa pagina:
https://portal.office.com/account/#home



Addio a Visio Web Access su Office 365

Microsoft ha annunciato che verrà rimossa la componente Visio Web Access da SharePoint Online, sia nella componente Visio Service che nelle sue Web Part utilizzabili sui siti SharePoint Online.

Il processo di dismissione sarà avviato dal 30/09/2018, e Microsoft prevede la completa dismissione per il settembre 2019.

Per tutti coloro che utilizzano Visio Service sarà quindi necessario individuare alternative per visualizzare i propri schemi/diagrammi o altri oggetti di data visualization.

L’annuncio è stato fatto attraverso l’Office 365 Message Center.

MyAnalitics su Office 365

MyAnalytics è una delle funzionalità di Office 365 collegate a Delve, ed alle funzionalità di Office Graph, a cui ho già fatto accenno anche in passato su questo blog. Lo strumento è incluso nelle sottoscrizioni E5 oppure è attivabile individualmente.
Il tool mostra all’utente una serie di indicatori statistici utili a comprendere quanto efficiente o dispersivo/distratto sia il proprio modo di lavorare.

Lo strumento, raggiungibile sia attraverso l’App Launcher di Office 365 che dall’add-in di Outlook, presenta una serie di metriche, visibili già dalla prima dashboard (nota: i dati mostrati sulle immagini sono riferiti al mio tempo):

Per ciascuno di questi elementi è possibile definire un goal/obiettivo, contribuendo a stabilire un modo migliore per impiegare il proprio impegno lavorativo (e non solo). Il tutto nell’ottica di trovare un buon “life balance“.

  • Meeting hours
    • Shows how much time you spent in meetings, and the breakdown between meetings you scheduled yourself and meetings others scheduled.
  • Email hours
    • An estimate of how much time you spent sending and reading emails. See how these compare to the company average and to your personal goals.
  • Focus hours
    • Focus hours are defined as at least two consecutive hours of time without meetings.
  • After hours
    • Shows time spent in email and meetings outside your set work hours, as defined by your settings in Outlook. For example, emails read or sent on weekends. After hours is an estimate only, and is not meant to reflect actual hours worked.

Per ciascuna metrica è disponibile un grafico di drill-down.
Qui è possibile consultare come Microsoft calcola le metriche.

Sono presenti inoltre altri elementi grafici, utili a comprendere il trend di comportamento.
Se ad esempio osservo la mia ultima settimana, posso notare un incremento del mio focus time abbia generato (seppure lievemente) una riduzione del mio tempo-lavoro speso in orario extra lavorativo:

Altro elemento interessante è quello relativo agli Insights, dove è possibile scoprire suggerimenti che nascono da delle “pillole” estratte dai nostri numeri:

Altro interessante strumento è quello relativo al Your time investments, dove viene efficacemente descritto come ho speso il mio tempo dell’ultima settimana, in relazione ai miei interlocutori (sia colleghi che clienti):

Dall’immagine si notano degli anelli di cerchio, dove via via che ci si allontana si incontrano persone con cui si è dedicato tempo in conversazioni e-mail, chat e meetings. Selezionando poi un contatto, nell’immagine il collega Riccardo, si notano i dettagli della relazione, con il tempo trascorso nelle riunioni, la percentuale di lettura delle e-mail scambiate, il tempo di risposta alle e-mail e il tempo impiegato in conversazioni 1:1 (nel caso specifico si tratta di call Skype for Business).

 

Outlook.com prova la nuova interfaccia

Outlook.com (il successore del glorioso Hotmail.com) ha annunciato che ha avviato il rilascio della nuova versione Beta (a cui è possibile richiedere di partecipare), dove saranno rilasciate nuove funzionalità, soprattutto relative alla nuova interfaccia ed ai miglioramenti per la fruizione web responsive.

Microsoft ha utilizzato spesso le versioni consumer (e quindi gratuite) dei propri servizi online (vedi ad es. Office Online o OneDrive) per testare novità che poi saranno rilasciate in grande scala attraverso i propri servizi “premium” su Office 365.

Forse, anche in questa occasione, potremo scoprire in anteprima nuove funzionalità che poi ci ritroveremo su Outlook Web App.

Image showing the Outlook beta inbox, with the search feature displaying suggested contacts.

Creare opere d’arte con Excel…

Forse a causa dell’estate e del caldo, oggi pubblico un post “laterale“…

Sono probabilmente uno degli utilizzatori di Microsoft Excel dalla prima ora, e prima ancora utilizzavo altri fogli elettronici (ad es. Lotus 123), ma mai avrei pensato di usare il più popolare foglio di calcolo per PC per creare opere d’arte!

HoriuchiExcel

L’ultra settantenne giapponese But Tatsuo Horiuchi ha avuto questa idea bislacca, ma tutto sommato semplice: colorare le celle di Excel come se fossero dei pixel, creando dei risultati che -soprattutto se ingranditi- stupiscono tutti quanti.

Senza dubbio la pazienza dei giapponesi è nota, ma questa è spettacolare.

Questa è una galleria delle sue opere d’arte.

Ancora maggiore supporto al No Profit da parte di Microsoft

Già da molti anni Microsoft sostiene le organizzazioni No Profit, con importanti donazioni e offrendo prodotti gratuiti o fortemente scontati.

Il primo tra tutti è sicuramente Office 365, gratuito per le associazioni e istituzioni No Profit.

Recentemente, in occasione della conferenza Ignite 2016, Microsoft ha annunciato di estendere ancora lo spettro degli strumenti offerti gratuitamente.

Da non trascurare l’offerta di credito Azure, pari a 5.000 USD l’anno, più che sufficiente per allestire un piccolo data canter sul cloud per molte associazioni che hanno pochi mezzi e che sono a volte costrette a ricorrere a sistemi poco efficienti e poco sicuri.

Qui è possibile scoprire quali sono i prodotti e i servizi offerti da Microsoft per il mondo No Profit.

Risultati immagini per no profit

Studiare l’interazione con l’utente

Uno dei punti di forza delle applicazioni o dei sistemi operativi che hanno avuto modo di diffondersi con successo, è senza dubbio quello di una ben studiata interazione con l’utente.

Parlo di UI/UX, e quindi anche di attenzione ai messaggi di dialogo verso l’utente.

Stamattina, dopo aver acceso il mio PC, ho visto comparire questo messaggio:

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Premetto che utilizzo Office Pro Plus 2016 di una sottoscrizione Office 365. Il messaggio dice e non dice diverse cose:

  • Da Office 365 arrivano aggiornamenti, anche quando meno te lo aspetti, e questo va considerato sia nelle fasi di adozione di Office 365 che nelle successive fasi del ciclo di vita
  • Nonostante io possa pensare di utilizzare Skype for Business… sotto sotto c’è ancora lync.exe
  • Dopo aver atteso anche qualche minuto (come indicato), Skype for Business (nonostante sia impostato per l’esecuzione automatica) l’ho poi dovuto avviare io manualmente.

Conclusioni? Avrei preferito poter scegliere se e quando aggiornare l’applicazione. Mi metto nei panni di un’azienda, come tanti nostri clienti, che –a fronte di messaggi di questo tipo- si troveranno i centralini dei service desk intasati, con tante perdite di tempo e falsi allarmi generati dagli utenti.

New Generation Sync Client per OneDrive for Business

Dopo tanto parlarne, pare stia arrivando il momento per il rilascio del nuovo sistema di sync di OneDrive for Business, evolvendo il vecchio (e problematico) motore basato sul vecchio “Groove”.

La preview del New Generation Sync Client (NGSC) verrà rilasciata anche su Windows 8.1 ad inizio marzo, per poi attendere il rilascio della versione finale, prevista per fine marzo 2016.

Prendendo in prestito un po’ di info dal buon Hans Brender, che molti hanno conosciuto anche al nostro SharePoint Saturday Florence 2015, partirei descrivendo l’architettura a confronto tra vecchio e nuovo sistema di sync.

Il vecchio mondo, noto a tanti, utilizza due sistemi distinti per il sync offline dei documenti della versione consumer (Personal) di OneDrive e per la sincronia dei contenuti SharePoint e provenienti dalla OneDrive for Business library. Il primo è genericamente noti come OneDrive client (o App) e il secondo come OneDrive for Business client (o App):

Il nuovo sistema “NGSC”, prima rilasciato per Windows 7, 8.0 (non 8.1), 10 e iOS si sovrappone alla vecchia architettura, gestendo in forma “unificata” il sync offline dei contenuti di entrambe le versioni di OneDrive (quella Personal e quella Business):

Il nuovo NGSC in rilascio a marzo, oltre ad estendere la disponibilità ai dispositivi Windows 8.1, andrà inoltre a offrire il “sync selettivo” e a supportare RMS, così come già annunciato nei mesi scorsi.

Suggerisco di tener d’occhio il blog di Hans, sempre aggiornatissimo, e di monitorare la pagina da cui scaricare i client.

Evoluzioni in vista per OneDrive for Business

Alla recente Microsoft Ignite, appena conclusa a Chicago, tra le tante sessioni dedicate al mondo di Office 365, ho seguito grazie a Channel9 la sessione dedicata al futuro di OneDrive for Business.

Reuben Krippner di Microsoft ha confermato i rumors rispetto al rilascio di un nuovo client, in grado di gestire il sync offline selettivo (per file), con anche updates e rilasci intermedi che saranno distribuiti nel corso di quest’anno.

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Per i diversi dispositivi mobile è confermata l’intenzione di far convergere in un’unica app l’utilizzo di tutti i file dell’utente, sia quelli business che quelli personal (offrendo anche il supporto per più tenant O365).

Nella strategia OD4B ha assunto un ruolo semplificabile in una sorta di posizionamento per “il nuovo file system”… non parlo di un vero e proprio file system da sistema operativo, ovviamente, ma di un nuovo modo di immaginare la gestione dei file, nata su Office 365 ma applicata a tutti i tipi di dispositivo, con grande attenzione all’usabilità degli utenti ma anche alla possibilità di governo e sicurezza da parte dell’IT.

Nel lessico di Microsoft si parla di OD4B, ma noi sappiamo che questo significa archiviazione su SharePoint (fino a 1 TB, e a tendere illimitata su O365), sync offline, facilità di condivisione e accesso multidevice):

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Ruolo sempre più centrale il costesto OneDrive su Office 365, che rimpiazza per buona sostanza il vecchio concetto di MySite noto a molti utilizzatori di SharePoint, attraverso il quale gestite *tutti* i propri file… dalla personal library, a quelli condivisi sulle libraries dei vari SharePoint Sites.

Da SharePoint, che resta la base sottostante, restano valide le opzioni di file system “evoluto”, come versioning, recycle bin, metadata, ecc.

Anche utilizzando Outlook via browser, anche il sempliche inserimento di un allegato ad un messaggio email ora offre la possibilità di scegliere se allegare il file in modo tradizionale o attraverso una condivisione semplificata attraverso il proprio OD4B:

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L’aggregazione di contenuti presentati all’utente attraverso Delve considera anche i file condivisi attraverso OD4B.

Per migliorare il governo da parte dell’IT, a brevissimo saranno rilasciate le funzionalità (in parte già anticipate su altri miei post) per Auditing report, DLP, IRM, Encryption, Retention policies, …

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Ma alla domanda “OneDrive” o “TwoDrive”, che polemicamente ho fatto alla platea dell’ultima SharePoint&Office Conference, ecco la risposta, che conferma la volontà di far convergere i due OneDrive verso un unico strumento, in grado di soddisfare sia le esigenze personali che quelle aziendali:

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Ed ecco infine la roadmap, con svelati un po’ di tempi necessari per completare questa importante transizione:

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