Office 365 non si ferma… ecco Microsoft To-Do

Office 365 come un fiume in piena… con un rilascio continuo di nuovi servizi e applicazioni.

L’ultima annunciata, già disponibile in Preview, è Microsoft To-Do.

To-Do, come è facile intuire dal nome, è il nuovo sistema per supportare l’utente nelle attività di tutti i giorni, più rivolte all’individuo rispetto al altri strumenti di gestione dei task, anch’essi disponibili su Office 365, come Planner o Project Online.

Cercando di fare un po’ di chiarezza sui tre strumenti, prendendoci qualche libertà di interpretazione:

  • To-Do
    gestione delle attività operative, quotidiane, che coinvolgono solo (o quasi) me.
  • Planner
    strumento “agile” per la gestione dei tasks di piccoli gruppi di lavoro, arricchito di strumenti simil-Trello, come la “lavagna dei post-it”.
  • Project Online
    soluzione evoluta e più articolata per gestire progetti, fino a logiche di portfolio progetti, con utilizzo sofisticato delle risorse (carichi di lavoro e disponibilità) e di strumenti per il supporto al budget e alla consuntivazione (timesheet) dei progetti.

To-Do sarà via via integrato con i diversi componenti di Office 365 che hanno a che fare con le attività, offrendosi come strumento “centralizzato” per tutte le cose da fare, sempre in ottica user-centered. Il primo dei componenti della famiglia Office 365 ad essere integrato è Outlook, con i suoi tasks che sono sincronizzati all’interno di To-Do.

Sempre in versione Preview sono già disponibili le app mobile per iOS, Android e Windows (anche per Desktop), oltre ovviamente alla versione Web-based.

Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.

In arrivo Form responsivi con Nintex Forms

Una delle novità mostrate la scorsa settimana durante la conferenza Nintex InspireX 2017 di New Orleans è stata senza alcun dubbio quella della nuova versione di Nintex Forms.

La nuova release, con codename “Zinc” e in uscita nei prossimi mesi, offrirà sia la possibilità di creare Form per SharePoint e per Office 365 “pixel perfect”, ossia creando layout alternativi per i diversi device/dimensioni di schermo, che dell’opportunità di creare nuovi Form web responsive.

Responsive Forms

In questo modo sarà molto più rapido creare web form, sia per interagire con le liste ed i contenuti di SharePoint che per intervenire sulle azioni dei workflow.

Novità dalla conferenza Nintex InspireX 2017

Questa settimana mi trovo a New Orleans, Lousiana, e sto partecipando alla conferenza Nintex InspireX 2017, l’evento mondiale dedicato ai clienti ed ai partner Nintex.

La mia azienda è l’unico Nintex Premier Partner in Italia, e sto partecipando insieme al collega Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE (Technical Evangelist) italiano.

Oggi, secondo giorno dell’evento, ho partecipato alla keynote session, dove John Burton (Nintex CEO) ha introdotto alcuni dei concetti rappresentati dal filo conduttore della keynote (e di buona parte delle sessioni dell’evento), orientate a cogliere le sfide della “digital transformation”.

E’ quindi stato il turno di Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President per OneDrive e SharePoint, che ha lasciato intravedere alcune delle direzioni di Microsoft. La frase “Every company is now a digital company” credo riassuma bene i concetti espressi da Jeff.

Parlando di Next Generation SharePoint (definendolo il “core” dell’innovazione) ha poi aggiunto: Mobile intelligent intranet, seamless collaboration, modern extensibility and interoperability.

E’ quindi giunto il momento di diversi annunci, come tradizione delle keynote session, strappando applausi alla platea di fronte al nuovo Nintex Forms, che offre finalmente output web responsive e grandi semplificazioni di editing. Le funzionalità di Document Generation stanno raggiungendo una buona maturità, e Nintex Workflow Cloud sta facendo passi da gigante.

Sincronizzare solo specifici folder con OneDrive for Business

La versione di OneDrive for Business rilasciata a gennaio 2017 include una novità (finalmente) davvero importante (per la precisione la build è disponibile dal 14/12/2016, ed è la numero 17.3.6720.1207).

E’ infatti ora possibile stabilire quali cartelle sincronizzare sul proprio PC e quali no. Prima di questo rilascio infatti era possibile sincronizzare offline solo l’intera library di OneDrive for Business.

In questo modo si allineano le funzionalità già conosciute agli utenti della versione consumer di OneDrive, rendendo decisamente più pratico e concreto l’utilizzo di OneDrive for Business come “estensione” della propria cartella Documenti del profilo di Windows.

The ability to set up syncing of a SharePoint Online team site to OneDrive on a Windows desktop is being shown. The animated GIF starts with a web view of a SharePoint team site, shows the “sync” button being clicked, the desired folders being selected, and the syncing commencing.

Per aggiornare la propria versione di OneDrive for Business è solitamente sufficiente attendere i rilasci di Windows Update o del proprio sistema di distribuzione aggiornamenti aziendale (es. Windows Intune), oppure è possibile verificare la presenza dell’aggiornamento su questo sito.

In arrivo il portale amministrativo di OneDrive for Business

Su Office 365 una delle principali mancanze (fino ad ora) è rappresentata dall’assenza di strumenti di amministrazione e governo del componente OneDrive for Business.

Molti sanno che dietro allo storage personale degli utenti risiede una site collection SharePoint (una per utente), ma attraverso la componente amministrativa del portale di Office 365 non è possibile trovare (e quindi amministrare) le site collection OD4B, al pari delle altre normali site collection di SharePoint Online.

Ora, anche se per ora solo in versione Preview, è finalmente disponibile il nuovo portale dedicato (anche se per diversi aspetti poi si integra con altre componenti amministrative di Office 365). Gli amministratori dei tenant Office 365 possono provare a verificarne la disponibilità, accedendo al sito https://admin.onedrive.com.

 

Ecco le principali attività rese possibili dal nuovo portale:

  • Gestire le modalità di condivisione dei contenuto OD4B verso gli interlocutori esterni all’organizzazione (analogamente a quanto già disponibile per le site collection SharePoint Online)
  • Limitare l’installazione del client OneDrive for Business per il sync offline
  • Limitare l’esecuzione del sync solo per utenti appartenenti a determinati domini autorizzati
  • Impedire il sync di determinati tipi di file (es. MP3 o MP4)
  • Impostare il valore di default della quota di storage per ogni utente OD4B (di base 1 TB, ma estendibile fino a 5 TB o limitabile)
  • Permettere l’uso delle app solo da determinati IP di provenienza
  • Accedere a una ricca gamma di audit logs, con la possibilità di configurare anche alerts e altri tipi di policies

Ecco un video di introduzione alle funzionalità del nuovo portale amministrativo e a seguire un training per il deployment del client.

 

Microsoft StaffHub, per coinvolgere anche i dipendenti senza PC

Nella iniziative di digital transformation, sempre più spesso di cerca di estendere gli strumenti già a disposizione dei white-collar anche al personale dell’azienda che solitamente non lavora davanti ad un PC, ma che ricopre altri ruoli nell’organizzazione, i cosiddetti blue-collar.

Quindi non solo strumenti Intranet per tutta l’azienda, ma anche altri strumenti che, grazie all’ausilio dei dispositivi mobile, meglio orientati a chi non utilizza il classico browser.

Microsoft continua così ad aggiungere nuovi strumenti all’interno dell’offerta Office 365, tra cui l’ultimo arrivato Microsoft StaffHub.

Attraverso StaffHub è possibile:

  • Gestire il tempo (ad es. i turni di servizio del personale)
  • Facilitare la comunicazione all’interno del team
  • Condividere contenuti

Tra gli scenari d’uso del nuovo strumento, Microsoft evidenzia i seguenti:

  • Accoglienza
  • Viaggi
  • Vendita al dettaglio
  • Ristorazione
  • Assistenza sanitaria
  • Agricoltura
  • Edilizia
  • Produzione

Dal punto di vista dei costi, la risposta ottimale è offerta dalle sottoscrizioni Kiosk (Piani K di Office 365), che garantiscono un costo competitivo pensato che gli utenti che non hanno un utilizzo costante e continuativo di un proprio desktop.

Ecco qui di seguito un efficace video introduttivo, e a seguire una demo sul nuovo strumento.

 

Esplorando il Feature Pack di SharePoint 2016

Microsoft SharePoint Server 2016 è stato rilasciato nel maggio del 2016, seguendo le orme delle versioni che hanno preceduto la più popolare piattaforma di sharing e collaboration.

Con l’arrivo della versione 2016, Microsoft ha anche annunciato un nuovo modo di rilasciare gli aggiornamenti, sulla scorta del motto “Cloud First”.

Le nuove funzionalità vengono infatti rilasciate/testate/consolidate su SharePoint Online, in Office 365, per poi venir “pacchettizzate” in blocchi, e rese disponibili (opzionalmente) anche per la versione on-premises del prodotto.
Nella pratica il concetto di “opzionale”, annunciato da Microsoft quando fu annunciata la roadmap, nella pratica si sta solo in parte concretizzando… se infatti si procede con l’installazione di CU (Cumulative Updates) successivi a novembre 2016…. ci si ritroverà installati anche i componenti del Feature Pack.

Il Feature Pack per SharePoint 2016, rilasciato nel novembre 2016, include quindi diverse funzionalità precedentemente diffuse su Office 365, ed altre novità rivolte ad implementare scenari ibridi online/on-premises.

Questa la lista, recuperata dal blog del team di prodotto:

  • Administrative actions logging for common SharePoint administrative actions.
  • MinRole enhancements to support small and medium-sized farms.
  • A OneDrive for Business modern experience.
  • Custom tiles in the SharePoint app launcher.
  • SharePoint hybrid auditing unified across site collections on-premises and in Office 365.
  • Hybrid taxonomy unified across on-premises and Office 365.
  • OneDrive API for SharePoint on-premises

Il Feature Pack è gratuito, anche se per alcuni aspetti è limitato agli utenti possessori di un contratto di software assurance.
Attenzione e prudenza prima di procedere con l’installazione, come è bene fare prima di affrontare qualsiasi aggiornamento su SharePoint (Service Pack o Cumulative Updates).

Tra le novità evidenti che ci si ritrova dopo il deployment, la nuova SharePoint App Launcher personalizzabile (che ricorda tanto le logiche di Office 365):

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 2

Altro nuovo elemento è quello della nuova user experience di OneDrive for Business, anche questa più vicina all’esperienza vissuta dagli utenti Office 365:

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 1

Altro aspetto interessante, soprattutto per gli information architect, è la Unified Taxonomy, che permette di avere tassonomie condivise tra SharePoint Online e on-premises.

Per i sistemisti SharePoint, sono state rese più “abbordabili” le logiche dei MinRoles, rendendolo un po’ più alla portata delle infrastrutture medie (e non solo giganti); e sono state introdotte logiche di centralizzazione dei logs amministrativi.

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 1

Infine, per gli sviluppatori, sono state rilasciate le nuove OneDrive API 2.0, analogo a quanto già reso disponibile sul cloud, offrendo la possibilità di interagire con dati e libraries di OneDrive for Business dalle proprie soluzioni custom.

Nuovi Team Sites di SharePoint Online

Sono in fase di rilascio i nuovi Team Sites di SharePoint Online (Office 365). Una delle più “popolari” ed utilizzate funzionalità di SharePoint sta quindi (finalmente) evolvendo, rinnovandosi verso un’integrazione tra siti SharePoint e Office 365 Groups.

Team-News_001.png

Questa novità potrebbe portare verso qualche momento di “destabilizzazione” da parte di qualche utente, ma è sicuramente il modo per superare molti dei limiti dei “vecchi” Team Sites, a partire quelli della responsività per dispositivi mobile.

Gli Office 365 Group sono, meglio ricordarlo, la frontiera verso cui Microsoft sta facendo convergere gli strumenti di social collaboration, a partire da Yammer.

Nella pratica, quando viene creato un nuovo Team Site, dietro alle quinte viene creato anche anche un nuovo Office 365 Group, e tutti gli utenti membri del team site diventano anche membri del Group. A tendere, quando il processo di rollout sarà concluso, questo sarà il comportamento di default.
Parallelamente tutti gli Office 365 Group già presenti andranno a disporre di un nuovo Team Site di supporto.

La nuova home page per i Team Site sarà il luogo dove saranno aggregate le news ed il contenuto da mettere in risalto.

Questa importante novità fa parte delle novità che Microsoft ha annunciato lo scorso agosto 2016, e che ha iniziato ad introdurre (es. Modern UI per le Document Libraries).

Prepariamoci alla rivoluzione!