Category Archives: Office 365

In arrivo Microsoft Lists

Annunciato oggi l’arrivo di un nuovo prodotto dalla scuderia Microsoft 365… ecco in arrivo Microsoft Lists.

Si tratta dell’evoluzione delle SharePoint lists, su cui abbiamo basato decine di progetti… utili per realizzare soluzioni di issue tracking, eventi sui calendari, contatti e molto altro!

Andando oltre agli “spot”, ecco un video che descrive le potenzialità di Microsoft Lists

Il rilascio, secondo la roadmap, è previsto a partire da Giugno 2020.

Ecco dove approfondire l’argomento.

Scoprire quali sono le ultime novità rilasciate sul tuo Teams

Ieri mi è stato chiesto di suggerire un modo per individuare quali sono e ultime novità rilasciate su Microsoft Teams, considerando anche la ormai frequentissima catena dei rilasci.

Attraverso la finestra principale di Teams, puoi fare click sull’icona dell’Help (si trova in basso a sinistra), quindi puoi scegliere la voce What’s new.

Scoprirai, in rigoroso ordine cronologico, l’elenco delle funzionalità rilasciate, completo di una breve introduzione.

Seguendo lo stesso percorso potrai anche accedere alla voce Training, attraverso la quale potrai accedere ad una pagine che raccoglie una serie di risorse per la formazione degli utenti.
Si tratta di brevi pillole multimediali e contenuti di rapida lettura, utili per indirizzare gli utenti su attività frequenti all’interno di Teams.

Credits: Grazie a Betta per il suggerimento.

In arrivo il supporto per Teams sullo SharePoint Migration Tool

Microsoft ha annunciato il rilascio del supporto per Teams, nell’ambito delle destinazioni di migrazione supportate dallo SharePoint Migration Tool (SPMT).

Mi capita di scrivere periodicamente sul tema del SPMT, che si conferma essere un’ottima soluzione per la migrazione verso Microsoft 365 (gratuita), se non si hanno situazioni particolari o criticità che potrebbero ancora oggi indirizzare verso tool di migrazione di mercato.

I tempi previsti per la nuova release di SPMT, inclusiva del supporto per Teams, sono i seguenti:

  • Inizio maggio 2020 per i tenant “Targeted release”
  • Metà maggio 2020 per i tenant “Standard release”
  • Fine maggio 2020 completamento del rilascio.

Giugno sarà un mese di novità per Teams

Microsoft ha aggiornato le proprie roadmap di rilascio per Teams, rimandando alcune delle novità in rilascio previste inizialmente per maggio al mese successivo.

Avevo già anticipato su un post precedente quelle che sarebbero state le novità in via di rilascio, e per citarne giusto qualcuna:

  • Multi-window experience
  • Nuovo layout per la finestra delle video call nel formato 3×3 (fino a nove partecipanti simultaneamente visualizzati)
  • Tasks in Teams
  • Ottimizzazione dei rumori di background durante le call
  • Ricevuta di lettura sulle chat
  • Funzionalità “raise hands”, per chiedere la parola alzando la “manina” durante i meeting

Seguendo il piano di rilascio anticipato da Microsoft, queste potranno essere le prossime milestones:

  • Giugno 2020, le nuove esperienze saranno a disposizione degli utenti, che potranno abilitarle attraverso i Settings di Teams
  • Luglio 2020, le nuove esperienze saranno abilitate di default, e potranno essere selettivamente disabilitate attraverso i Settings di Teams
  • Agosto 2020, Le nuove esperienze saranno abilitate di default per tutti e non saranno più disattivabili

Una transizione repentina, ma che sarà da tener presente anche per aggiornare la documentazione formativa rivolta agli utenti e per informare gli addetti al supporto tecnico rivolto agli utenti finali.

Migrazione e coesistenza tra Skype for Business e Teams

Il processo di transizione da Skype for Business a Microsoft Teams è un processo che molte organizzazioni hanno avviato da tempo, spesso prolungando la fase di coesistenza dei due strumenti (con conseguente confusione da parte degli utenti).

Una delle ragioni di resistenza, che spesso giustifica un prolungato periodo in “Islands mode“, è dovuto dall’assenza di features in Teams, prima presenti su Skype4B, che via via Microsoft sta arricchendo su Teams.

Tutto questo senza pensare alla grande quantità di funzionalità che Teams propone, che nemmeno lontanamente erano presenti sul vecchio Skype4B.

Ancora in troppi stanno infatti vedendo Teams come “semplicemente” il successore di Skype for Business… semplificando un po’ troppo le cose.

Joel Oleson ha pubblicato un’efficace infografica dove evidenzia la punta dell’iceberg, lasciando intuire la differenza tra i due strumenti e la solo parziale sovrapposizione di ruolo:

Sullo stesso post Joel schematizza anche la descrizione delle principali modalità di configurazione, coesistenza e migrazione tra i due strumenti:

  • Modalità di coesistenza
    • Skype4B Only
    • Teams Only
    • Skype4B with Teams collaboration and meetings
    • Skype4B with Teams collaboration
    • Islands

Rimando alla lettura completa del post di Joel per approfondire l’argomento e per trovare una serie di fonti di riferimento.

Utilizzare Mover per migrare verso Microsoft 365

Il 21 ottobre 2019 Microsoft annunciò l’acquisizione di Mover, una società nota per il proprio servizio cloud-based per la migrazione di contenuti.

La notizia inizialmente destabilizzò, e non poco, i vari vendor specializzati in tool di migrazione (penso soprattutto a ShareGate, ad AvePoint e a Quest, dopo l’acquisizione di Metalogix).

Il servizio Mover inizialmente era disponibile solo per gli utenti americani, ma ora è disponibile gratuitamente per tutti (da Febbraio 2020).

Le logiche del servizio di migrazione sono basate sul principio dei connettori, uno per la sorgente e uno per la destinazione del porting.

Nello specifico, queste sono le possibili sorgenti di contenuto:

  • Amazon S3/Workdocs,
  • Azure Blob, Box,
  • Dropbox,
  • Egnyte,
  • File Servers,
  • FTP/SFTP,
  • G Suite/Google Drive,
  • NetDocuments,
  • Office 365/OneDrive/SharePoint Online,
  • WebDAV.

E queste le possibili destinazione di migrazione:

  • OneDrive,
  • OneDrive for Business,
  • SharePoint server,
  • SharePoint Online,
  • Azure Blob Storage

Il servizio Mover è quindi assolutamente utile ed efficace per molte delle attività di consolidamento o migrazione da altre tecnologie verso SharePoint ed Office 365 (penso in primi a quelle della Google Suite e a DropBox), combinandosi con quanto offerto da un altro tool Microsoft: SharePoint Migration Toolkit, di cui ho già avuto occasione di scrivere in passato.

Lo SharePoint Migration Toolkit tuttavia è specificatamente pensato per supportare le migrazioni da File Servers o da vecchie versioni SharePoint on-premises, con direzione SharePoint Online.

E’ possibile creare un proprio account su Mover, oppure è possibile autenticarsi con un proprio account Microsoft (personal o organizational), per poi autorizzare (configurare) i connettori di proprio interesse:

Ho ad esempio utilizzato Mover per migrare i file contenuti nel mio vecchio DropBox personale verso il mio OneDrive for Business:

L’interfaccia mostra la copia dei contenuti in tempo semi-reale, evidenziando possibili criticità o errori nel processo di migrazione. Ad esempio nel mio caso vedere segnalato una issue e 3696 oggetti copiati correttamente. Dalla stessa interfaccia è possibile accedere ai logs, per investigare sui problemi (nel mio caso si trattava di un formato di file non consentito su OneDrive).

Tra i possibili scenari interessanti per l’utilizzo di Mover, penso anche alle attività di consolidamento o migrazione tra tenant Office 365 diversi, come potrebbe rendersi necessario a seguito di fusioni o acquisizioni aziendali.

Analogamente Mover è interessante anche per attività di ristrutturazione tra i siti SharePoint Online dello stesso tenant.

Crescono ancora gli utenti di Microsoft Teams

Superata la soglia dei 75 milioni di utenti giornalieri attivi per Microsoft Teams.

Va infatti ricordato che solo sei settimane fa gli utenti giornalieri attivi erano 44 milioni (+70%, e +110% solo nell’ultimo mese).

Sicuramente per Teams, come per i suoi competitors, il grande acceleratore è stato quello dell’emergenza sanitaria Covid-19.

Ma non si parla solo di utenti attivi, ma anche di oltre 200 milioni di partecipanti ad online meetings ogni giorno e 4,1 miliardi di minuti spesi in riunioni.

Cosa stanno facendo gli altri?

Zoom ha superato i 300 milioni di partecipanti giornalieri ai meetings, e Google Meet i 100 milioni.

Da non dimenticarsi poi del buon vecchio Skype, anch’esso ha visto incrementato l’utilizzo del 70%, arrivando a superare i 40 milioni.

Tutto questo mentre Microsoft sta affilando le armi per lanciare l’affondo della diffusione di Microsoft Teams for Consumer.

Non so se vi stiate appassionando anche voi… ma la sfida si fa interessante!

Alleggerire il lockdown anche attraverso Microsoft Booking

Alcune delle novità concesse dalla Fase 2 descritte dal Governo, quale parziale allentamento del lockdown legato all’emergenza sanitaria Covid-19 andranno a prevedere la progressiva riapertura di esercizi commerciali e professionali.

Al fine di assicurare la massima sicurezza, molti dei negozi (penso ai chioschi, alle attività take-away, ai parrucchieri, …) dovranno prevedere procedure di prenotazione dei beni o dei servizi.
In tanti gestiranno in forma destrutturata le prenotazioni, attraverso chiamate telefoniche o messaggi Whatsapp.

Credo tuttavia possa essere l’occasione per cercare di impostare una risposta più strutturata ed efficiente, magari sfruttando qualche servizio online per il booking di prodotti e servizi.

A partire da metà del mese di maggio 2020 sarà disponibile la versione web di Microsoft Booking, una delle componenti di Microsoft 365 già compresa come app mobile nei piani di sottoscrizione Office 365 Education A3, Office 365 A5 e Office 365 Business Premium (per i clienti Office 365 Enterprise E3 e Office 365 Enterprise E5 è attualmente disponibile tramite un componente aggiuntivo, ma verrà reso disponibile anche a questi piani da metà maggio).

Sul sito Microsoft sono pubblicati tre esempi di utilizzo (chiaramente non esaustivi, ma possono offrire qualche spunto di utilizzo):

Si tratta di un’applicazione mobile e -presto- di una web app utilizzabile sia dagli utenti Microsoft 365 che dai clienti delle attività commerciali (si comprende quindi che Booking sia prevalentemente pensato per realtà di piccole-medie dimensioni).

Nel seguente video ci si può fare un’idea di massima delle potenzialità offerte dal servizio:

Per gli amministratori sarà possibile definire, sia dal portale amministrativo che da Powershell, se rendere disponibile o meno Booking agli utenti del tenant. Da fine aprile 2020 saranno disponibili i comandi per tutti i tenant, che di default prevedono l’impostazione su “ON”.

Più in generale, puoi trovare qui le istruzioni per attivare o disattivare il servizio Booking.

Microsoft impara dall’esperienza italiana

La collega Elisabetta mi ha segnalato un interessante articolo, a firma di Jared Spataro (Corporate Vice President for Microsoft 365), che prende spunto da alcune esperienze italiane come reazione all’emergenza Covid-19.

Jared aveva già postato un articolo simile qualche settimana fa, prendendo ispirazione da alcune esperienze post emergenza provenienti dalla Cina.

Gli esempi analizzati sono provenienti dall’Istituto Comprensivo di Lozzo Atestino dal Veneto, dai miei concittadini dell’Università di Bologna e dalle case vinicole di Montalcino dell’azienda Ciacci Piccolomini D’Aragona.

Si parla di esperienze rivolte a studenti, dipendenti e clienti, e proprio dai viticoltori toscani arriva una delle sfide più grandi: come far percepire la qualità del prodotto (vino) a clienti con cui si sta dialogando remotamente, senza quindi aver l’opportunità di far degustare un buon bicchiere di rosso…

Credo che possano essere ottime ispirazioni, soprattutto per le tante aziende che in queste e nelle prossime settimane stanno ripensando il proprio modello di business.

In arrivo il nuovo Yammer

In occasione del recente Microsoft MVP Summit, svoltosi quest’anno in forma “virtuale” e non nell’abituale location del campus di Redmond, uno dei tormentoni è stato “il 2020 sarà l’anno di Yammer.

Le indiscrezioni delle passate settimane e gli annunci dell’ultimi evento Microsoft Ignite hanno anticipato le caratteristiche della nuova UI/UX di Yammer, decisamente più fresca e leggibile.

Oltre all’interfaccia sono state inserite alcune novità e cambiamenti (ad esempio il cambio di nome degli Yammer Groups in Yammer Communities).

Il nuovo Yammer è in rollout per tutti i Tenant Microsoft 365, e viene anticipato dalla disponibilità della nuova app di Yammer per Microsoft Teams.

Per aggiungere la nuova app all’interfaccia di Teams, fai click sui “tre puntini” sulla barra di navigazione a sinistra, quindi cerca l’app di Yammer (si chiama Communities).

Una volta aggiunta l’app, vedrai aggiungersi una nuova icona sulla barra di sinistra, che ti permetterà di utilizzare il nuovo Yammer all’interno della finestra di Teams.

Ricordati infine di fare click con il pulsante destro del mouse sull’icona Communities e scegliere di “pinnare” l’elemento, se desideri che questo sia sempre disponibile per le prossime volte.