Sincronizzare solo specifici folder con OneDrive for Business

La versione di OneDrive for Business rilasciata a gennaio 2017 include una novità (finalmente) davvero importante (per la precisione la build è disponibile dal 14/12/2016, ed è la numero 17.3.6720.1207).

E’ infatti ora possibile stabilire quali cartelle sincronizzare sul proprio PC e quali no. Prima di questo rilascio infatti era possibile sincronizzare offline solo l’intera library di OneDrive for Business.

In questo modo si allineano le funzionalità già conosciute agli utenti della versione consumer di OneDrive, rendendo decisamente più pratico e concreto l’utilizzo di OneDrive for Business come “estensione” della propria cartella Documenti del profilo di Windows.

The ability to set up syncing of a SharePoint Online team site to OneDrive on a Windows desktop is being shown. The animated GIF starts with a web view of a SharePoint team site, shows the “sync” button being clicked, the desired folders being selected, and the syncing commencing.

Per aggiornare la propria versione di OneDrive for Business è solitamente sufficiente attendere i rilasci di Windows Update o del proprio sistema di distribuzione aggiornamenti aziendale (es. Windows Intune), oppure è possibile verificare la presenza dell’aggiornamento su questo sito.

In arrivo il portale amministrativo di OneDrive for Business

Su Office 365 una delle principali mancanze (fino ad ora) è rappresentata dall’assenza di strumenti di amministrazione e governo del componente OneDrive for Business.

Molti sanno che dietro allo storage personale degli utenti risiede una site collection SharePoint (una per utente), ma attraverso la componente amministrativa del portale di Office 365 non è possibile trovare (e quindi amministrare) le site collection OD4B, al pari delle altre normali site collection di SharePoint Online.

Ora, anche se per ora solo in versione Preview, è finalmente disponibile il nuovo portale dedicato (anche se per diversi aspetti poi si integra con altre componenti amministrative di Office 365). Gli amministratori dei tenant Office 365 possono provare a verificarne la disponibilità, accedendo al sito https://admin.onedrive.com.

 

Ecco le principali attività rese possibili dal nuovo portale:

  • Gestire le modalità di condivisione dei contenuto OD4B verso gli interlocutori esterni all’organizzazione (analogamente a quanto già disponibile per le site collection SharePoint Online)
  • Limitare l’installazione del client OneDrive for Business per il sync offline
  • Limitare l’esecuzione del sync solo per utenti appartenenti a determinati domini autorizzati
  • Impedire il sync di determinati tipi di file (es. MP3 o MP4)
  • Impostare il valore di default della quota di storage per ogni utente OD4B (di base 1 TB, ma estendibile fino a 5 TB o limitabile)
  • Permettere l’uso delle app solo da determinati IP di provenienza
  • Accedere a una ricca gamma di audit logs, con la possibilità di configurare anche alerts e altri tipi di policies

Ecco un video di introduzione alle funzionalità del nuovo portale amministrativo e a seguire un training per il deployment del client.

 

Microsoft StaffHub, per coinvolgere anche i dipendenti senza PC

Nella iniziative di digital transformation, sempre più spesso di cerca di estendere gli strumenti già a disposizione dei white-collar anche al personale dell’azienda che solitamente non lavora davanti ad un PC, ma che ricopre altri ruoli nell’organizzazione, i cosiddetti blue-collar.

Quindi non solo strumenti Intranet per tutta l’azienda, ma anche altri strumenti che, grazie all’ausilio dei dispositivi mobile, meglio orientati a chi non utilizza il classico browser.

Microsoft continua così ad aggiungere nuovi strumenti all’interno dell’offerta Office 365, tra cui l’ultimo arrivato Microsoft StaffHub.

Attraverso StaffHub è possibile:

  • Gestire il tempo (ad es. i turni di servizio del personale)
  • Facilitare la comunicazione all’interno del team
  • Condividere contenuti

Tra gli scenari d’uso del nuovo strumento, Microsoft evidenzia i seguenti:

  • Accoglienza
  • Viaggi
  • Vendita al dettaglio
  • Ristorazione
  • Assistenza sanitaria
  • Agricoltura
  • Edilizia
  • Produzione

Dal punto di vista dei costi, la risposta ottimale è offerta dalle sottoscrizioni Kiosk (Piani K di Office 365), che garantiscono un costo competitivo pensato che gli utenti che non hanno un utilizzo costante e continuativo di un proprio desktop.

Ecco qui di seguito un efficace video introduttivo, e a seguire una demo sul nuovo strumento.

 

Esplorando il Feature Pack di SharePoint 2016

Microsoft SharePoint Server 2016 è stato rilasciato nel maggio del 2016, seguendo le orme delle versioni che hanno preceduto la più popolare piattaforma di sharing e collaboration.

Con l’arrivo della versione 2016, Microsoft ha anche annunciato un nuovo modo di rilasciare gli aggiornamenti, sulla scorta del motto “Cloud First”.

Le nuove funzionalità vengono infatti rilasciate/testate/consolidate su SharePoint Online, in Office 365, per poi venir “pacchettizzate” in blocchi, e rese disponibili (opzionalmente) anche per la versione on-premises del prodotto.
Nella pratica il concetto di “opzionale”, annunciato da Microsoft quando fu annunciata la roadmap, nella pratica si sta solo in parte concretizzando… se infatti si procede con l’installazione di CU (Cumulative Updates) successivi a novembre 2016…. ci si ritroverà installati anche i componenti del Feature Pack.

Il Feature Pack per SharePoint 2016, rilasciato nel novembre 2016, include quindi diverse funzionalità precedentemente diffuse su Office 365, ed altre novità rivolte ad implementare scenari ibridi online/on-premises.

Questa la lista, recuperata dal blog del team di prodotto:

  • Administrative actions logging for common SharePoint administrative actions.
  • MinRole enhancements to support small and medium-sized farms.
  • A OneDrive for Business modern experience.
  • Custom tiles in the SharePoint app launcher.
  • SharePoint hybrid auditing unified across site collections on-premises and in Office 365.
  • Hybrid taxonomy unified across on-premises and Office 365.
  • OneDrive API for SharePoint on-premises

Il Feature Pack è gratuito, anche se per alcuni aspetti è limitato agli utenti possessori di un contratto di software assurance.
Attenzione e prudenza prima di procedere con l’installazione, come è bene fare prima di affrontare qualsiasi aggiornamento su SharePoint (Service Pack o Cumulative Updates).

Tra le novità evidenti che ci si ritrova dopo il deployment, la nuova SharePoint App Launcher personalizzabile (che ricorda tanto le logiche di Office 365):

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 2

Altro nuovo elemento è quello della nuova user experience di OneDrive for Business, anche questa più vicina all’esperienza vissuta dagli utenti Office 365:

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 1

Altro aspetto interessante, soprattutto per gli information architect, è la Unified Taxonomy, che permette di avere tassonomie condivise tra SharePoint Online e on-premises.

Per i sistemisti SharePoint, sono state rese più “abbordabili” le logiche dei MinRoles, rendendolo un po’ più alla portata delle infrastrutture medie (e non solo giganti); e sono state introdotte logiche di centralizzazione dei logs amministrativi.

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 1

Infine, per gli sviluppatori, sono state rilasciate le nuove OneDrive API 2.0, analogo a quanto già reso disponibile sul cloud, offrendo la possibilità di interagire con dati e libraries di OneDrive for Business dalle proprie soluzioni custom.

Nuovi Team Sites di SharePoint Online

Sono in fase di rilascio i nuovi Team Sites di SharePoint Online (Office 365). Una delle più “popolari” ed utilizzate funzionalità di SharePoint sta quindi (finalmente) evolvendo, rinnovandosi verso un’integrazione tra siti SharePoint e Office 365 Groups.

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Questa novità potrebbe portare verso qualche momento di “destabilizzazione” da parte di qualche utente, ma è sicuramente il modo per superare molti dei limiti dei “vecchi” Team Sites, a partire quelli della responsività per dispositivi mobile.

Gli Office 365 Group sono, meglio ricordarlo, la frontiera verso cui Microsoft sta facendo convergere gli strumenti di social collaboration, a partire da Yammer.

Nella pratica, quando viene creato un nuovo Team Site, dietro alle quinte viene creato anche anche un nuovo Office 365 Group, e tutti gli utenti membri del team site diventano anche membri del Group. A tendere, quando il processo di rollout sarà concluso, questo sarà il comportamento di default.
Parallelamente tutti gli Office 365 Group già presenti andranno a disporre di un nuovo Team Site di supporto.

La nuova home page per i Team Site sarà il luogo dove saranno aggregate le news ed il contenuto da mettere in risalto.

Questa importante novità fa parte delle novità che Microsoft ha annunciato lo scorso agosto 2016, e che ha iniziato ad introdurre (es. Modern UI per le Document Libraries).

Prepariamoci alla rivoluzione!

Ma servono veramente tutte queste riunioni?

Periodicamente mi trovo a discutere, con colleghi e clienti, sull’effettiva utilità di certi meeting.

In particolare a volte vedo impostare progetti (della durata complessiva di pochi mesi) che richiedono SAL (meeting di stato avanzamento lavori) settimanali… sì, settimanali!

In altri casi mi è capitato di dover partecipare a meeting con oltre dieci persone attorno al tavolo… a volte fino a venti!

Mettere diverse persone attorno a un tavolo (reale o virtuale che sia) per scorrere “insieme” un GANTT è un piano lavori, per dire: “Fatto… Fatto…. questo è slittato…”.

Ma non basterebbe forse una project tasks list su un sito SharePoint per aggiornare tutti, senza scomodare o distrarre nessuno?

the-state-of-the-modern-meeting-2

Eppure so di essere un privilegiato, uno che la tecnologia la usa e cerca di farla usare ai clienti… che riescono a comprendere il valore di uno Skype meeting da un’oretta, al posto di una trasferta costosa e inefficiente. Anzi suggerisco di dare un’occhiata a questo utile ebook gratuito.

“Ma come… è solo una riunione di un’oretta…”
OK, moltiplica il costo orario delle dieci persone invitate per l’oretta, e aggiungi il tempo e I costi per la trasferta…

Leggevo che lo U.S. Bureau of Labor ha calcolato che ogni anno solo negli Stati Uniti, si stima una perdita di 37 miliardi di $, causati da meeting superflui!

Non voglio certo affermare che non si debbano fare riunioni, ma credo che vadano dosate con attenzione, soprattutto in quelle realtà dove non esistono project manager dedicati, e quindi coinvolgere le persone nel meeting significa distoglierle dal progetto, o meglio dalle attività operative del progetto.
Ridurre il numero dei meeting aumenta proporzionalmente la qualità della partecipazione, ed il valore del risultato.

Secondo un sondaggio di Verizon, il 90% dei partecipanti ad un meeting ammette di aver pensato ad altro durante la riunione, o di non ricordare parti più o meno estese del meeting…

Grazie ad una delle funzionalità recentemente introdotte in Office 365, anche partendo da Outlook 2016 è possibile selezionare un messaggio e cliccare sul pulsante MyAnalitics dal ribbon… oppure puoi accedere alla pagina di Delve su https://azienda-my.sharepoint.com/_layouts/15/me.aspx/?v=analytics… si finisce in una pagina per certi versi interessante e per altri inquietante. Le statistiche di come dedico il mio tempo lavorativo…

Provo a condividere qualche mio dato reale:

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Trovo interessante che nelle mie 40,5 ore di attività abbia speso 3,5 ore in meeting, 12,1 ore per gestire l’email e 4,8 ore le abbia condotte in orario extra lavorativo.

Pensando alle 3,5 ore di meeting, 1,5 ore le ho passate facendo altro… durante la riunione:

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Ma passo un sacco di tempo (12,1 ore, di cui 4,5 h a scrivere messaggi e 7,7 h a leggere quelli ricevuti) a lavorare su Outlook, scoprendo che le il 93% delle email che invio viene letto, e che leggo il 96% dei messaggi ricevuti:

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Osservando i dati confrontati con la media aziendale, vedo che mediamente i colleghi dedicano 3,4 ore all’email…

Analizziamo infine il mio tempo straordinario, ed ecco che scopro di dedicarlo alle email (e non ai meeting, menomale!):

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OK, oggi ero a casa con l’influenza e non mi andava di scrivere un post su SharePoint Smile

PS
Le nuove funzionalità di Analytics di Office 365 sono disponibili nel Piano E5.

Condividere documenti SharePoint direttamente da Yammer

Se ne parlava proprio venerdì scorso, in occasione della mia sessione a Future Decoded.

Il blog del team di Office ha postato un efficace post che descrive come sta avvenendo il progressivo “merge” tra il mondo Yammer ed il resto di Office 365, con particolare attenzione a SharePoint Online, OneDrive for Business e agli Office 365 Groups.

E’ infatti possibile creare nuovi documenti condivisi partendo direttamente dal gruppo Yammer:

001

oppure è possibile condividere file dai siti SharePoint Online o OneDrive for Business:

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Ricordo che per beneficiare delle nuove integrazioni è necessario configurare l’Enforce dell’Office 365 Identity sul proprio Yammer Enterprise network.

Su questo video è possibile farsi un’idea più precisa della direzione che Microsoft ha intrapreso.

E anche Future Decoded – Community Days sono andati

Il 6 e 7 ottobre si sono svolti al Palazzo del Ghiaccio di Milano (ma con un seguito online ben più ampio, grazie alla diffusione in streaming) i Community Days 2016, giunti alla decima edizione, quest’anno uniti all’evento Microsoft Future Decoded.

Grande star dell’evento Scott Guthrie, Executive Vice President Microsoft Cloud and Enterprise Group, ed uno dei padri di Azure.

Scott, con la sua immancabile polo rossa, ha fatto un’ottima sessione, facendo vedere che sa ancora sporcarsi le mani con codice e tastiera wlEmoticon-smile.png.

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Gli oltre 60 speaker si sono alternati sui sei palchi dell’evento, spaziando sul vasto panorama delle tecnologie Microsoft (e non solo).

Io e Peppe, in rappresentanza di SharePointCommunity.it e di Office365Community.it, abbiamo erogato due sessioni. Peppe ha fatto un’introdizione a SharePoint Server 2016, ed io mi sono occupato di Social Collaboration, utilizzando SharePoint 2016, Office 365 e Yammer.

peppe

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La mia sessione è stata costellata di un paio di bluescreen… che hanno prodotto uno stop forzato al flusso della presentazione (peccato perchè il mio portatile non aveva mai tradito), ma per il resto ha raccolto un buon interesse e discreta partecipazione di pubblico.

Hai ancora code-based sandbox solutions su Office 365?

Il 29/07/2016 Microsoft ha avviato il piano di dismissione delle code-based sandbox solution da SharePoint Online.

Il messaggio vale quindi sia per gli sviluppatori, che devono trovare forme alternative per realizzare i propri componenti, che per gli utenti finali, che spesso utilizzano delle SharePoint App, e nemmeno sanno che potrebbero essere sandbox solution…

Controlla nella Solutions Gallery, sui Site Settings delle tue Site Collections.

Risultati immagini per sandbox solutions

Per gli amministratori del Tenant Office 365 arriva in aiuto (ancora una volta!) il team di PnP, con un comodo script di inventory

PS C:\> $creds = Get-Credential
PS C:\> .\Get-SPOnlineSandboxSolutionList.ps1 -AdminUrl "https://contoso-admin.sharepoint.com" -Credentials $creds

Il rischio? Beh, che questi componenti smettano di funzionare… anzi la certezza.

Ma tutto questo non è una novità, in quanto Microsoft annunciò nel 2014 l’intenzione di andare verso questa direzione.