Nuova esperienza di accesso su Office 365

Microsoft sta rilasciando la nuova esperienza di accesso su Office 365, rinnovando le form di autenticazione.

Dalla classica form, che ci sta accompagnando ormai da anni, se la novità è già arrivata anche sul tuo Tenant Office 365, potrai notare un box che ti invita a provare la nuova esperienza utente:

da qui si accede alla nuova interfaccia:

da cui potrai testare il nuovo processo di autenticazione (o ritornare alla vecchia form):

Non perdere il controllo dei siti su Office 365

Con il rilascio degli Office 365 Groups e più in generale di Modern Sites e Communication Sites, su Office 365 è disponibile la possibile di creare “self service” nuove site collection di queste nuove tipologie.
E’ sufficiente accedere alla pagina SharePoint dal tile sull’App Launcher, e scegliere Create site dal pulsante in bella mostra:

Tutto bello… finora…

Cosa significa “tecnicamente”?

Significa poter creare una nuova Site collection SharePoint Online e, nel caso dei nuovi Team Sites, anche una nuova Distribution list su Exchange Online e tutto quanto correlato (security groups).

Chi può farlo?

Di default qualsiasi utente del tenant Office 365. Sì, hai letto bene!

Se quindi sei un amministratore del tenant, o anche soltanto di SharePoint Online, starai pensando: “vado a controllare sul portale amministrativo di SharePoint Online…” ed ecco un’altra “sorpresa”: le nuove site collection (quelle legate ai nuovi Team site e Communication site) non sono elencate nelle lista delle site collection!

 

Quindi?

Quindi, se amministri una realtà di qualche centinaia o migliaia di utenti… puoi aspettarti che qualcuno “ci abbia provato”, e che si siano create (fuori dal tuo controllo) nuove site collection e DL.

E adesso?

  1. Per prima cosa prova ad indagare se individui nuove site collection “fuori controllo”, utilizzando un tool di Governance (es. Sharegate) o le seguenti istruzioni Powershell, per poi valutare le azioni correttive (contattare gli utenti? eliminarle?… le site collection e le DL, non gli utenti!).
  2. Stabilire chi potrà creare nuovi Office 365 Groups, Team site e Communication site, seguendo le istruzioni descritte su questo articolo.
  3. Attivarti, se non lo hai già fatto, per istituire un “competence center” o una “task force” che monitora i nuovi rilasci di Microsoft su Office 365, testa le novità attraverso le opzioni di First release, e stabilisce se e come adottare, e quando distribuire la funzionalità agli utenti.
  4. Adottare un piano di Governance e le necessarie politiche e procedure di valutazione, adozione e intervento. Senza dimenticare che Office 365 non è più (o non lo è mai stato) un giocattolo, e che sempre più sta diventato (o è già diventato) il cuore dei sistemi di comunicazione e collaborazione dell’azienda.

La morale?

Chi mi conosce sa bene che parlo di non trascurare la Governance fin dalle prime versioni di SharePoint, e questo evento (legato a una scelta di configurazione di default quantomeno discutibile) è la prova lampante di quanto possa sfuggire dal controllo il “giocattolo”.

In arrivo Workplace Analytics su Office 365

I titolari di piani di sottoscrizione E5 per Office 365 hanno già avuto modo di sbirciare la funzionalità MyAnalytics, che offre all’utente una serie di dashboard e scorecard sulle proprie attività, come ore passate a fare meeting a leggere o rispondere alle email, ecc.

Ora Microsoft ha annunciato l’imminente rilascio di Workplace Analytics, che evolve il più tradizionale concetto di “usage analytics”, ben noto a chi gestisce un sito web e traccia le attività dei propri visitatori.

Non si tratta infatti soltanto di esaminare dati quantitativi, ma il nuovo strumento cerca di offrire indicatori di qualità, integrando le molteplici attività dell’utente, incrociandole con quelle dei colleghi e rapportandole con i comportamenti più diffusi in azienda.

I dati grezzi che vengono aggregati, elaborati e rappresentati sono provenienti dai diversi eventi tracciati su Office 365 (Office 365 Signals), applicando poi dei modelli di rete sociale che aggregano e combinano le informazioni relative ai colleghi, ai team, alle persone con cui maggiormente interagiamo.

Il tutto poi viene rappresentato attraverso dashboard accattivanti ed efficaci, ricche di funzionalità per il drill-down e per approfondire dettagli partendo dalle informazioni aggregate.

Anche Forrester, attraverso un suo recente report, ha evidenziato che i manager C-level (CEO, CIO, CFO, …) hanno tra le loro priorità (il 96% dei partecipanti allo studio) l’incremento della produttività dei propri dipendenti.
Da qui è facile immaginare che potrebbe essere strategico disporre di informazioni utili a comprendere i “comportamenti lavorativi” del personale, osservando le possibili inefficienze e cercando di proporre azioni correttive.

Parlando di questi argomenti è facile poi immaginare che si possano toccare argomenti “delicati”, quali la privacy del dipendente e altre tematiche in materia di normativa locale o di contrattualistica sindacale. Ma mi soffermo sugli aspetti tecnici e funzionali del nuovo tool di Office 365, non essendo esperto di questi altri -seppur importanti- argomenti.

Per maggior informazioni, suggerisco di dare un’occhiata a questo video, dove è anche possibile apprezzare una demo sulle principali funzionalità del nuovo Workplace Analytics:

Usare Skype for Business su una BMW

BMW ha recentemente annunciato di inserire la possibilità di fare chiamate Skype for Business direttamente dal sistema iDrive, che gestisce la comunicazione vivavoce delle auto tedesche.

Sarà quindi possibile unirsi direttamente alle call aziendali, o interagire con clienti e fornitori. Un ulteriore segnale della diffusione capillare degli strumenti Microsoft, resi ancor più popolari dal successo di Office 365.

Per i possessori di BMW serie 5, presto, sarà tutto questo possibile.

Microsoft 365

Dopo sei anni a cercare di far capire ai clienti che Microsoft Office 365 non è “semplicemente” la nuova versione di Office (inteso come Word, Excel, PowerPoint, …), finalmente anche Microsoft ha maturato la cosa.

Tra gli annunci dell’evento Inspire 2017, rivolto ai Microsoft Partner, ecco nascere Microsoft 365.

Per capirci meglio, questa è l’espressione:

Office 365 + Windows 10 + Enterprise Mobility + Security = Microsoft 365 

Microsoft 365 sarà poi disponibile in due “gusti” all-in-one:

  • Microsoft 365 Enterprise
  • Microsoft 365 Business

Per maggiori informazioni puoi consultare il post di lancio, scritto da Kirk Koenigsbauer, corporate vice president for the Office team, oppure dare un’occhiata al sito dedicato.

In fin dei conti, semplificando, il tutto si traduce in nuove forme di sottoscrizione (una sorta di bundle) e -soprattutto- di un diverso modo di proporre i prodotti.

Gartner conferma la posizione dominante di Office 365

Gartner ha recentemente pubblicato i risultati delle sue analisi SWOT sul cloud, enfatizzando il momento d’oro di Office 365, che come sappiamo è la piattaforma cloud sempre più diffusa.

Per chi ha poca confidenza con le analisi SWOT, utilizzate molto nel marketing strategico per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats).

Il risultato delle valutazioni di Gartner per Office 365 è rappresentato dalla seguente matrice:

Research image courtesy of Gartner, Inc.

Naturalmente la competizione principale si gioca contro Google Apps, e un’interessante indicazione arriva dagli indici CAGR, ossia dal “rumore” proveniente dai social, dove si parla o si cita una piattaforma, piuttosto che un’altra:

Research image courtesy of Gartner, Inc.

L’analisi di Gartner, consultabile in maniera più estesa su questo sito, presenta infine quali sono le funzionalità “Top Five” di Office 365 più adottate, sulla base di un sondaggio condotto nel gennaio 2016 (quindi già un po’ vecchiotto dal mio punto di vista, ma comunque interessante):

Research image courtesy of Gartner, Inc.

SharePoint Saturday torna in Italia!

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Dopo l’esordio italiano, a partire dal 2013, con le tappe di Milano, Roma e Firenze, ecco che torna il 30/09/2017 a Milano SharePoint Saturday!

SPS Milan 2017 sarà ospitato presso la nuova Microsoft House, e offrirà contenuti tecnici e formativi, coinvolgendo importanti speaker internazionali.

Nel puro spirito community, la conferenza sarà gratuita (con iscrizione obbligatoria) e sarà anche un importante momento per rilanciare le attività dell’Italian Office 365 Community e della Italian SharePoint Community.

Il sito dedicato all’evento è in continua evoluzione, e a breve saranno pubblicati i primi contenuti in agenda.

Le iscrizioni sono già aperte (e ovviamente i posti sono limitati).

Microsoft Forms rilasciato anche per gli utenti Office 365 commercial

Da ormai diverse settimane Microsoft Forms era disponibile per gli utenti Office 365 sottoscrittori di piani educational, ed è ora finalmente in Public Preview l’utilizzo del nuovo componente anche per gli utenti di piani commerciali (E1, E3, E5, …).

A customer satisfaction survey is being shown being created and shared with Microsoft Forms. First, questions are added with response options. Then a theme is chosen before she Share pane is selected, showing all the options for sharing the survey.

Attraverso Forms è possibile creare Survey, Quizzes e Polls su Office 365, sfruttando le integrazioni di le PowerApps e con le liste di SharePoint Online.

Per maggiori informazioni, consuletare il sito: https://support.office.com/forms.

 

Nuova Insights Dashboard di Office 365

Tra le continue novità in rilascio (attualmente in Preview) su Office 365 segnalo il nuovo Office 365 adoption content pack.

Si tratta una nuova accattivante dashboard Power BI che mostra, in ottica cross-prodotto, una serie di indicatori sull’utilizzo e sull’adozione dei diversi componenti.

Attraverso questo cruscotto è possibile analizzare:

  • Quali sono le aree di maggiore/migliore adozione
  • Scoprire come gli utenti utilizzano gli strumenti di comunicazione (Exchange, Skype for Business e Yammer)
  • Analizzare l’utilizzo degli strumenti di collaborazione (SharePoint, OneDrive for Business)
  • Verificare il livello di attivazione degli Office 365 ProPlus sui dispositivi degli utenti

Inoltre è possibile comprendere la distribuzione geografica degli utenti, per dipartimento e location, sulla base delle informazioni gestite sull’Azure Active Directory (AAD).

Per verificare la disponibilità del nuovo strumento, accedi al Portale amministrativo di Office 365 e scegli la voce Usage dalla sezione Report. La prima volta dovrai avviare la preparazione dei dati, che potrebbe richiedere diverse ore di elaborazione.

Per approfondimenti e novità, suggerisco di seguire questo forum.

Nuove funzionalità amministrative per SharePoint Online e OneDrive for Business

Tra gli annunci di ieri, durante lo SharePoint Virtual Summit 2017, Microsoft ha lanciato il nuovo componente amministrativo di Office 365 per il controllo di SharePoint Online e OneDrive for Business.

La nuova interfaccia amministrativa introduce anche una serie di nuove funzionalità per il monitoraggio, e per la governance di condivisione di contenuto e controllo di accesso.

Per OneDrive for Business viene introdotto il supporto alla geo-distribuzione dei dati, offrendo alle organizzazioni multinazionali di associare gruppi di utenti ad aree geografiche di data center Office 365, al fine di assicurare una maggiore prossimità di accesso per gli utenti di quelle nazioni:

Inoltre si aggiungono le funzionalità per il controllo di accesso ed utilizzo attraverso dispositivi non gestiti, che ora è possibile bloccare o limitare (solo accesso ai contenuti solo tramite browser, limitato nel tempo o bloccato) :

Il controllo alla condivisione di documento all’esterno dell’organizzazione è ora ancora più flessibile, consentendo di stabilire chi possa condividere file verso l’esterno e chi no, e stabilendo regole di comportamento diversificate anche per area geografica.

Viene introdotto un nuovo sistema di cifratura dei contenuti, che offre la possibilità di utilizzare encryption keys generate dal cliente stesso. Le chiavi saranno generate su Azure e usate per l’encryption dei contenuti SharePoint Online e OneDrive for Business: