Category Archives: Office 365

SharePoint 2013 SP1 in arrivo…

Leggo dal blog del team di prodotto di SharePoint un annuncio dell’amico Bill Baer che il Service Pack 1 per SharePoint 2013 è in fase di rilascio.

L’SP1 verrà rilasciato in coincidenza con i SP1 di altri prodotti della stessa wave (Office 2013, Exchange Server 2013, …), ed è previsto per l’inizio del 2014.

Non sono ancora pubblicamente disponibili informazioni sul contenuto dell’SP1 che, oltre a riassumere i bug fixing dei precedenti Public Updates e Cumulative Updates, potrebbe contenere anche qualche altra novità. Si parla di miglioramenti delle performance, della migliorata compatibilità verso Windows 8.1, Chissà se conterrà anche alcune delle nuove funzionalità, già rese disponibili (o in fase di rilascio) per SharePoint Online su Office 365.

Utilizzare Office 365 dai dispositivi mobili

Segnalo un’utilissima pagina che aggrega le risorse per utilizzare i servizi di Office 365 da dispositivi mobili.

Ne riporto di seguito alcuni:

How to’s

Open a SharePoint online site

Set up email, calendar, and contacts

Quick Start Guides

Azure RMS è stato rilasciato

Ho partecipato nei mesi scorsi alla Beta/Preview del servizio Azure RMS (Right Management Services), e un paio di giorni fa è stato annunciato il rilascio definitivo del servizio.

Sono abbastanza convinto che Azure RMS superi buona parte dei freni che hanno ridotto la diffusione dei servizi RMS di Active Directory.

Per saperne di più, suggerisco la lettura del seguente Whitepaper e di dare un’occhiata a questo video.

Per chiarirsi le idee sulle differenze tra Azure RMS e i servizi RMS di Active Directory, ecco una tabella riassuntiva.

Altro aspetto importante è che in molti, possessori di piani tariffari E3/E4 o A3/A4 su Office 365 potrebbero già trovarsi il servizio “incluso nel prezzo”.

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Estendere lo spazio di archiviazione utente su SkyDrive Pro in Office 365

Qualche settimana fa Microsoft ha annunciato l’estensione dello spazio disponibile per lo storage dei dati utente per SkyDrive Pro su Office 365.

Ricordo che dagli originari 7 GB già in molti si troveranno upgradati a 25 GB, come conseguenza delle estensioni legate agli annunci Microsoft.

In realtà gli amministratori del tenant su Office 365 oggi possono scegliere, utente per utente, come dimensionare la quota per SkyDrive Pro, scegliendo tra diversi quota template:

  • 25 GB
  • 50 GB
  • 100 GB

Per configurare questa impostazione accedi al Portale amministrativo di SharePoint Online e scegli la voce SkyDrive Pro dal menu di sinistra, quindi inserisci l’utente o gli utenti a cui desideri configurare la quota e imposta dalla tendina il valore desiderato.

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Microsoft Access o Access Services?

Microsoft Access ha avuto negli anni un ruolo centrale nella diffusione dei cosiddetti “desktop database”. Strumento efficacie per realizzare, in tempi rapidi, piccole applicazioni di elaborazione dati.

Nel tempo è poi accaduto, a volte per lentezze o carenze degli IT aziendali, che Access assumesse quasi un significato “virale”, diffondendo dati e applicazioni non sempre “ufficiali” o “certificati” nella qualità del dato.

Access logo

In SharePoint Server 2010 Microsoft ha introdotto gli Access Services, ossia una Service Application che permette la pubblicazione (e trasformazione) di un Access Database in un’applicazione Web. Le maschere di Access sono tradotte in pagine Web, ed i report utilizzando l’integrazione tra SharePoint e i SQL Server Reporting Services.

L’idea era buona: un’ottima occasione per modernizzare le vecchie applicazioni Access, centralizzandole su un ambiente server e maggiormente governato… rispetto a file .MDB (o .accdb) sparsi sui PC degli analisti…

Personalmente, nel corso della mia intensa esperienza con il mondo SharePoint nelle aziende, non ho mai visto nessuno utilizzare seriamente gli Access Services 2010.

Con l’uscita di SharePoint 2013 poi, Microsoft ha “raddoppiato”. Su SharePoint 2013 è possibile attivare due Access Services, quello 2010, per ragioni di retro-compatibilità, ed i nuovi Access Services 2013, note anche come Access 2013 Apps (disponibili anche su SharePoint Online in Office 365).

Per scoprire le differenze tra Access 2013 Apps e Access Desktop suggerisco di seguire questi due video:

Per chi è interessato ad approfondire l’argomento consiglio infine di seguire il Blog del Team di Access.

Il Search di SharePoint Online cresce ancora

Le funzionalità legate al motore di ricerca sono alcune delle novità più importanti introdotte da SharePoint Server 2013.

Non parlo solo del motore di ricerca puro e semplice, ma in generale alle logiche di rollup, aggregazione e cross-publishing basate sugli indici del motore di ricerca.

Il tutto naturalmente rinforzato dal nuovo engine, che è la sintesi del vecchio motore di ricerca di SharePoint 2010 e di FAST Search for SharePoint 2010.

Office 365, ed in particolare SharePoint Online, non sempre offre il 100% delle funzionalità disponibili su SharePoint 2013 On-premises. A volte offre delle cose in più (come ad es. Power BI), e a volta qualcosa in meno.

Microsoft ha sempre dichiarato la volontà a portare progressivamente tutte le funzionalità dell’On-premises su SharePoint Online, e di far evolvere su Office 365 le novità. Il tutto con rilasci di versione molto più frequenti (fino a 2-3 mesi di frequenza).

Oggi è stata rilasciata una nuova versione intermedia, che ha finalmente reso disponibili alcune importanti funzionalità legate al Search, che rappresentano alcune delle grandi novità di SharePoint 2013.

Nello specifico, ora è possibile sfruttare (come se fossimo On-premises):

  • Content by Search WebPart (che è la pronipote della Content by Query WebPart)
  • Cross-Site Publishing

La CSWP permette di aggregare su di un’unica vista i contenuti aggregati da più sorgenti, anche su Site Collection e Web Application diverse. Il “trucco”, che la rende di gran lunga superiore alla vecchia CQWP, è che si basa sugli indici del motore di ricerca… da qui la possibilità di operare cross-site e importanti miglioramenti sulle performance.

Il Cross-Site Publishing è inoltre la possibilità di gestire contenuti da una site collection di authoring, definendo uno o più path di pubblicazione su altre site collection/web application, dove i contenuti saranno pubblicati sulla base di criteri (metadata) che ne determinano le logiche di publishing.

Non riesci più a sincronizzare con SkyDrive Pro le libraries di SharePoint 2010?

L’8 ottobre 2013 è stato rilasciato un aggiornamento da Windows Updates, tramite la KB2825633, che aggiorna alcune problematiche legate a SkyDrive Pro.

Tuttavia l’aggiornamento introduce anche l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010

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Fino a prima dell’aggiornamento era infatti possibile utilizzare SkyDrive Pro per sincronizzare offline sia i contenuti delle library SharePoint 2013/SharePoint Online che quelli delle library di SharePoint 2010. Il tutto in alternativa al vecchio SharePoint Workspace 2010.

Non è ben chiaro se si tratta di un errore introdotto dalla KB, oppure se si tratta di una decisione: l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010.

Stando a quanto si legge su alcuni siti sembrerebbe essere un errore della KB… anche se leggendo questo articolo il sospetto dell’interruzione del supporto sembrerebbe concreta.

Nel frattempo è pur sempre possibile rimuovere l’update e ripristinare la funzionalità di SkyDrive Pro anche per SharePoint 2010, seguendo le istruzioni della KB, nella sezione How to unistall this update.

Conoscere i limiti di SharePoint

Non mi stanco mai di ripetere che prima di creare qualsiasi cosa su SharePoint (site collection, web, library, lista…) è indispensabile analizzare e progettare “la struttura dei contenitori”.

Questo argomento rientra nel grande tema dell’Architettura dell’Informazione, e deve fare i conti con le limitazioni del prodotto. In particolare quando si parla di Software boundaries.

Si tratta di temi fondamentali in fase di progettazione e capacity planning.

Mi capita troppo spesso di incontrare architettura mal (o per niente) progettate presso i clienti che incontro, dove interi sistemi documentali sono realizzati in un’unica Site collection o –ancora peggio (ma giuro che è vero)- in un’unica Document library!

Desidero riprendere su questo post un paio di “grandi classici”.

Mai solo una Site collection…

Disporre di una sola Site collection significa far nascere il sistema con un limite di scalabilità sullo storage (e sulle performance). Una solo Site collection significa poter disporre di un massimo di un solo Content DB

Le best practices di Microsoft suggeriscono di non oltrepassare i 200 GB nella crescita del singolo Content DB (anche se personalmente, per ragioni di migliore gestibilità, tendo a suggerire valori molto al di sotto).
Una sola Site collection == Un solo Content DB == Crescita massima 200 GB.

Nelle tante decine di infrastrutture SharePoint analizzate posso dirvi che il limite dei 200 GB l’ho visto più volte superare (ne ho trovati cresciuti fino a 500 GB!), e SharePoint “respirava ancora”… ma questo non significa poter ignorare le buone pratiche.

Non far crescere fuori controllo le liste/library

Una lista o library dispone di un limite fisico di crescita di 30 milioni di elementi. Tuttavia è ben noto il tema del List Threshold, che impone la progettazione dei contenitori e l’organizzazione dei contenuti tenendo conto che SharePoint non gradisce effettuare query su grosse quantità di elementi.
Il valore di default del List Threshold limita ai primi 5.000 items l’esecuzione delle query degli utenti (20.000 items per gli amministratori).

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Rimando chi non avesse ancora afferrato il problema alla lettura dell’articolo di Claudio Brotto.

E’ troppo comodo, oltre che sbagliato, intervenire a posteriori sui settings dei Lists Threshold per “risolvere il problema” (nei giorni scorsi ho trovato una Web Application con impostato il valore a 10,5 milioni!).

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Il problema non è il fatto che la lista contiene più di 5.000 oggetti, ma il vero problema è che qualcuno non l’ha progettata bene!
Se si prevede una crescita del numero degli oggetti… mai pensare a una sola lista/library, ragionare con logiche di frazionamento degli scopes in folder (magari utilizzando i nativi meccanismi di Autofoldering), ed infine pensare anche alle logiche archiviazione/storicizzazione: i contenuti non sempre ha senso conservarli tutta la vita.

E su SharePoint Online?

Se qualche sviluppatore o sistemista poco attento può anche cercare di riuscire ad eludere parte dei vizi di progettazione, intervenendo con modifiche delle impostazioni della Farm, su SharePoint Online… ci sono poche speranze.

Sapete bene che sull’ambiente Office 365 le nostre Site Collection convivono su un’infrastruttura SharePoint condivisa con altri clienti (tenant). Di conseguenza molte delle impostazioni che su una Farm On-premises sono definibili intervenendo sui server o agendo sulle impostazioni delle Web Application… possiamo scordarcele.

I 5.000 items come limite di list threshold ad esempio? E’ quello, punto e basta.

Non fraintendetemi, non intendo con questo dire che è meglio non usare SharePoint Online… voglio semplicemente dire che avendo a che fare con Office 365 è ancora più importante conoscere i limiti del prodotto e progettare bene.

A proposito, ecco il link ai limiti di SharePoint Online (pagina che ogni tanto viene aggiornata da Microsoft, come è avvenuto nei mesi scorsi innalzando alcuni valori).

Utilizzare i Report Tenant di Office 365

Una delle funzionalità di Office 365, spesso sconosciute agli amministratori distratti, è quella dei Report Tenant.

In sintesi si tratta di una serie di report, raggiungibili attraverso il portale amministrativo di Office 365, che offrono una serie di informazioni sull’utilizzo del Tenant.

Molti dei report sono rivolti alle funzionalità di Exchange Online, di DLP e di Lync Online. Sulla componente SharePoint Online direi che i report sono ancora piuttosto latitanti… ma confidiamo per il futuro.

Riporto di seguito alcuni dettagli “scattati” dai report del mio tenant di Green Team:

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Per saperne di più, dai un’occhiata all’articolo comparso sulla Community di Office 365.