Category Archives: Office 365

Outlook Dark Mode in arrivo

Microsoft ha avviato il rollout della nuova modalità “Dark” per Outlook, che sarà disponibile sui dispositivi iOS e Android.

Si tratta di una nuova modalità che dovrebbe affaticare meno la vista e ridurre i consumi di energia del dispositivo mobile.


Il “Dark Mode” potrebbe diventare una tendenza significativa, e sono già diversi gli articoli che ipotizzano che potrà applicarsi anche ad altre componenti di Microsoft 365, a partire da SharePoint Online.

Per qualche suggestione in più di quello che avverrà sull’interfaccia di Office 365:

Creare nuovi account basati su Template in Office 365

Microsoft ha recentemente rilasciato (come previsto dalla roadmap ID 54434) la possibilità di creare nuovi account utente basati su modello.

In questo modo è possibile creare efficientemente nuovi account su Office 365 in grado di “ereditare” una serie di impostazioni dal template, evitando di perdere tempo ad assegnare gli account a gruppi, a configurarne le licenze assegnate ed altre numerose impostazioni.

Il rollout della nuova funzionalità è iniziato il 23 agosto 2019, e partirà come sempre dai tenant Office 365 con attivate le funzionalità di release in Preview.

Finalmente in arrivo i canali privati per Teams

Come previsto dalla roadmap di Office 365 (ID 50588), sono in rilascio i Private Channels in Microsoft Teams.

Sarà quindi possibile creare dei canali riservati all’interno di un team di Teams, che fino ad oggi costringeva ad un approccio di autorizzazioni unico per i membri dell’Office 365 Group.

Sul mio tenant il rilascio è previsto per il 23 agosto. Per verificarne l’arrivo è sufficiente controllare sul Message Center all’interno del Portale amministrativo del tenant Office 365.

Finalmente anche i dati di Yammer in Europa

Uno dei punti di forza di Microsoft Office 365, caratteristica che lo differenzia da molti competitors del cloud, è la presenza capillare sul territorio globale, inclusa l’Unione Europea.

I clienti europei che attivano un proprio tenant Office 365, da sempre, si troveranno i propri dati (Exchange, SharePoint, OneDrive, …) fisicamente residenti sul territorio EU, e più precisamente dei data center Microsoft in Irlanda e con disaster recovery nei Paesi Bassi.

Tutto questo rispetta pienamente le indicazioni di data privacy dell’Unione Europea, e rassicura molte organizzazioni rispetto alle non sempre trasparenti azioni di accesso ai dati personali da parte di alcune agenzie governative americane.

Esiste un sito di Microsoft dove verificare dove si trovano (fisicamente) i propri dati legati ad Office 365, osservando -servizio per servizio- dove si trovano i propri contenuti.

Senza troppa pubblicità, i dati dei network di Yammer e di Sway sono sempre stati salvati nei data center Microsoft degli Stati Uniti.
Senza preoccuparci troppo di Sway (non troppo utilizzato), la presenza dei propri dati di conversazione Yammer sul territorio americano non è sempre stata apprezzata da molte organizzazioni europee che hanno scelto Office 365 anche per la politica di residenza dei dati…

Microsoft, nel corso dell’ultimo anno, ha avviato un processo di geo distribuzione dei dati, di cui magari scriverò in un articolo dedicato. Tra gli effetti positivi di questo processo c’è stata anche la distribuzione dei network Yammer sui diversi data center mondiali.

I nuovi clienti Office 365 in Europa, così come avviene per gli altri servizi della piattaforma, ora hanno di default i propri dati Yammer in EU.

Attraverso le funzionalità amministrative del proprio network Yammer è possibile verificare dove risiedono i propri dati:

  • Settings (accedendo come amministratore a Yammer)
  • Network Admin
  • Success

I “vecchi” clienti Office 365 scopriranno che i propri dati Yammer risiedono in US. Come scrivevo poco fa, solo i nuovi clienti europei di Office 365 vedranno creare di default il proprio network Yammer in EU.

Esiste tuttavia la possibilità di eseguire il re-provisioning del proprio network Yammer, ma attualmente solo per quelle organizzazioni con almeno 10.000 utenti, e che possono beneficiare delle nuove funzionilità di geo location dei dati.

Quali sono i benefici di SharePoint 2019

Come tutte le estati, momento di relax e vacanza per molti, anche quest’anno in tanti approfitteranno per aggiornare le proprie SharePoint Farm alla versione 2019 del prodotto. Del resto fa parte della dura vita di noi sistemisti SharePoint… 🙂

In tanti, preparandosi al momento dell’upgrade, mi hanno chiesto: “Ma è davvero utile aggiornare SharePoint e passare alla versione 2019?“.

Provo quindi a riassumere i principali benefici della nuova versione della piattaforma, tralasciando gli aspetti “ovvi” legati all’aggiornamento tecnologico (supporto Microsoft più esteso nel tempo e utilizzo di sistemi più aggiornati).

Il suggerimento è soprattutto rivolto a chi ancora utilizza SharePoint 2013 (nemmeno penso a chi utilizza ancora 2010 o 2007 o 2003 o 2001…), che terminerà (solo se correttamente patchato) il supporto esteso tra non troppo tempo, ma anche a chi fosse già passato a SharePoint 2016.

Spesso ci si limita a valutare l’upgrade per “sole ragioni di aggiornamento tecnologico”, ma il mio consiglio è quello di valutare i benefici dell’aggiornamento anche in termini di nuove funzionalità per l’utente… magari pensando anche ad un aggiornamento in due fasi (prima quella tecnologica, conservando la vecchia UI/UX, e quindi quella di “modernizzazione” dei siti SharePoint).

Esperienza moderna

Mutuandole da SharePoint Online (che sappiamo essere sempre più avanti per definizione), SharePoint 2019 introduce una buona parte delle caratteristiche dell’esperienza moderna:

Home page di SharePoint
  • Pagina iniziale di SharePoint
  • Elenchi e raccolte
  • Pagine Home del sito del nuovo sito del team e delle comunicazioni
  • Nuove pagine
  • Contenuto del sito
  • Utilizzo del sito
  • Cestino

Analizzando più da vicino le differenze tra SharePoint 2016 e 2019, evidenzio come l’esperienza di lavoro su liste e libraries sia decisamente diverso (e più ricca sulla nuova versione):

Anche i Team Sites, uno dei caposaldo dell’utilizzo di SharePoint, offre un’esperienza decisamente “diversa”:

senza poi pensare all’introduzione dei Communication Sites, che garantiscono una capacità comunicativa notevole:

Parlando poi delle Pagine web, sparisce il vecchio concetto di “Web Part Zone”, introducendo una gestione delle pagine per blocchi, con grande flessibilità (e forse minore controllo sui layouts):

Sulle pagine web va anche ricordato che non esiste una effettiva “parity features“, ossia un’equivalenza tra le pagine web “classiche” (soprattutto se in regime di Siti di Publishing) e pagine web “moderne”.

Anche il Search offre una nuova esperienza all’utente, garantendo (questo vale per tutte le caratteristiche “moderne”) anche piena fruibilità da device mobile (tutti i siti moderni sono web responsive):

Migliorato il supporto per lo SharePoint Framework

SharePoint 2019 supporta lo SharePoint Framework 1.4.1 per offrire agli sviluppatori la possibilità di creare Web Part moderne in grado di lavorare sia su SharePoint Online che su SharePoint On-premises.

OneDrive

In tanti ormai hanno compreso il potenziale di OneDrive for Business su Office 365, e quindi è facile immaginare i vantaggi di utilizzo “domestico” dello strumento per la gestione dei dati individuali anche sulla piattaforma On-premises.
Ricordo anche che, ormai da qualche versione di SharePoint, è possibile configurare un ambiente OneDrive ibrido, scegliendo il redirect verso Office 365 per determinati utenti e l’utilizzo su SharePoint 2019 per altri utenti.
Un criterio di scelta può essere quello della “data privacy” (a vantaggio dell’On-premises), oppure quello del volume (sull’Online godiamo di grandi volumi senza appensatire l’infrastruttura locale), oppure la facilità di condivisione verso utenti esterni all’organizzazione (decisamente più semplice da realizzare su Office 365).

La vera novità per OneDrive su SharePoint 2019 è quella del pieno supporto del nuovo client (Next Generation Sync Client), recependo i vantaggi del sync selettivo del Files on demand.

App Launcher

Immaginando che gli scenari di configurazione ibrida siano sempre più diffusi, è facile comprendere come possa essere anche “disorientante” per un utente lavorare un po’ su SharePoint Online e un po’ su SharePoint 2019.

Una valida strategia per garantire maggiore continuità ed integrazione all’utente è quella di valorizzare la presenza dell’App Launcher, sia in termini di UI che della possibilità di creare “cross links” tra i due sistemi:

PowerApps e Flow

Ormai sappiamo bene che Microsoft ha deprecato da tempo l’utilizzo di InfoPath e SharePoint Designer (che comunque resteranno dentro al supporto Microsoft, per gli ambienti On-premises, fino al 2026). Sappiamo anche che ancor oggi non esistono della vere alternative complete ai due gloriosi strumenti… ma esistono anche approcci diversi per chi è amante delle personalizzazioni “no code”.

Sfruttando i benefici di Flow, PowerApps e Power BI di Office 365, integrabili anche sugli ambienti SharePoint 2016/2019 (se gli utenti dispongono anche di sottoscrizioni ad Office 365), è possibile immaginare nuovi scenari di soluzione, anche rinunciando ai vecchi InfoPath e SPD.

Power BI Report Server

Con l’uscita di SharePoint 2019 molte delle vecchie funzionalità orientate alla Business Intelligence sono state deprecate o dismesse (es. l’integrazione tra SharePoint e SQL Server Reporting Services).

La spinta di Microsoft è verso l’utilizzo sempre maggiore di Power BI, inclusa la possibilità di utilizzare il Power BI Report Center:

L’integrazione con i dati On-premises è garantita da Data Gateway, utile anche per completare gli scenari ibridi realizzati con Flow e PowerApps.

Microsoft teams IT Architecture

Microsoft ha rilasciato degli efficaci posters per descrivere i concetti principali dell’architettura IT di Microsoft Teams.

Già solo la prima pagina credo possa essere di grande aiuto per chiarirsi le idee rispetto al ruolo dei diversi componenti di Teams e alle loro relazioni:

In tanti infatti sottovalutano le relazioni tra Teams e gli Office 365 Groups, e di conseguenza alle componenti collegate di OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, Planner, Stream e Yammer.

Ecco il link per scaricare i posters.

MyAnalytics Digest

MyAnalitics è un interessante servizio di Office 365 che, collezionando i logs di attività dai diversi servizi di Office 365, analizza il tempo dedicato a leggere e-mail, chattare, partecipare ad online meetings, editare documenti, indicandoti attraverso un report settimanale il tuo “life balance professionale”.

Il digest settimanale evidenzia la percentuale di tempo speso a condurre attività produttive e dedicato a collaborare con i colleghi.

Interessante poi anche darsi degli obiettivi, utili a definire condizioni di stress da evitare, per poi fare attenzione alla quantità di tempo “fuori orario” speso per attività di lavoro alla sera o durante i weekend.

MyAnalytics è un servizio aggiuntivo per molti piani di sottoscrizione di Office 365, eccetto alcuni piani (es. E5) che lo includono come “di serie”.

Creare nuove liste SharePoint da Excel

Una delle idee di adozione di SharePoint che racconto durante i miei corsi è quella della valorizzazione delle liste come alternativa/evoluzione dei vecchi file Excel.

No, non intendo che sia sensato far fare a SharePoint il mestiere del foglio di calcolo… ma mi riferisco all’uso (smodato) di Excel come pseudo database, tanto frequente nelle aziende.

La miriade di elenchi (contatti, anagrafiche, cose da fare, liste della spesa, …) che gli utenti sono abituati a gestire su Excel spesso è un’ottima candidata per essere trasformata in liste SharePoint. In certi casi sfruttando degli opportuni content types (es. la lista Contatti per un’anagrafica, valorizzando così anche la struttura dati comune con Outlook e la possibilità di integrarsi con l’applicazione di posta elettronica) e altre volte costruendo nuove liste personalizzate.

SharePoint Online ha rilasciato la nuova funzionalità di creazione di liste, che permette -tra le altre- anche la possibilità di creare liste partendo da un file Excel (creando sia la struttura che importando i dati) e da un’altra lista già esistente (anche da altre site collections).

Lo so che anche nelle vecchie versioni di SharePoint era possibile creare liste partendo da un file Excel, ma ricorderete che era utilizzato un obsoleto ActiveX, che funzionava ovviamente solo su Internet Explorer ed in presenza di un componente client di Office Pro Plus.

La creazione di liste da Excel sfrutta la definizione in Table dei dati presenti su Excel, quindi suggerisco di partire da file con i dati già strutturati su Excel e utilizzando il comando Format as a Table di Excel per definire il perimetro della struttura dei campi e dei record.

Microsoft Teams sorpassa Slack

Sono oltre 13 milioni gli utenti che utilizzano quotidianamente Microsoft Teams.
Un’accelerazione impressionante, sostenuta dall’ampia adozione di Office 365, e dalla costante evoluzione del Collaboration HUB di Microsoft.

Infographic showing Microsoft Teams outpacing Slack in daily active users with 13+ million. Slack DAU based on public disclosures, matched with month of disclosure. For dates between disclosures, straightline linear growth was assumed.

In tanti abbiamo immaginato, all’epoca del primo annuncio nel 2017, di vedere Teams come l’ennesimo sostituto di Skype for Business... dico ennesimo perché ho vissuto le transizioni da OCS a Lync per poi arrivare a Skype for Business (passando dall’acquisizione di Skype consumer).

In realtà Microsoft Teams è ben oltre (o ben altro), inglobando sì progressivamente tutte le funzionalità di Skype for Business (e migliorandole), e orientandosi sempre più verso un “concentratore” dei diversi strumenti sparsi per Office 365, facilitandone l’integrazione e migliorando l’esperienza dell’utente.

Chi conosce SharePoint ha ben chiari i concetti di “sito”, con sempre alle spalle una finalità, un obiettivo (un progetto, un evento, un obiettivo). Il sito aggrega il contesto attorno al quale un gruppo di persone collabora e condivide informazioni e risorse.

Analogamente un “team” all’interno di Microsoft Teams è un’aggregazione di strumenti e contenuti, volti ad offrire all’utente un contesto aggregato di collaborazione, senza disperdere tempo e concentrazione saltando da uno strumento all’altro (Outlook, SharePoint, OneDrive, Skype, Planner, Stream, …).

Quindi affermare che Teams sia il successore di Skype for Business è corretto (Microsoft lo ha dichiarato in roadmap) ma è estremamente riduttivo e rischia di penalizzarne l’adozione.

A chi utilizza oggi Teams sono probabilmente noti anche i limiti di gioventù dello strumento, limiti che tuttavia Microsoft sta colmando ad ampie falcate (rimando alla matrice di comparazione curata dal collega MVP Luca Vitali).

In uno dei tanti eventi di presentazione di Teams ricordo che lo speaker fece un’affermazione forse un po’ azzardata, ma estremamente illuminante: “Microsoft Teams sostituirà Outlook“. L’affermazione non intendeva dire che Teams sarebbe diventato il nuovo client di posta, ma voleva intendere che oggi conosciamo tutti il ruolo di centrale popolarità di Outlook per gli utenti… ecco, immaginate che Teams possa assumere analoga popolarità nella vita di tutti i giorni, immaginando che gli utenti abbiano sempre aperta l’applicazione di Teams, che sia quella desktop piuttosto che quella web o mobile.

Per la dodicesima volta di fila Microsoft MVP!

Per la dodicesima (12!) volta di fila ho ricevuto il premio Microsoft MVP (Most Valued Professional)!

E’ per me un onore, oltre che un piacere, che sottolinea l’impegno nei confronti della comunità tecnica rivolta al mondo di Microsoft SharePoint e Office 365.

Il premio, per l’anno 2019-2020, è ancora una volta riferito alla categoria Office Apps & Services.

Far parte, da oltre 12 anni, di questa élite esclusiva è motivo di soddisfazione ed orgoglio!