Category Archives: Office 365

Le Roadmap dalla SharePoint Conference 2019

Settimana scorsa si è svolta a Las Vegas la SharePoint Conference 2019 (SPC19). Come sempre, anche quest’anno, è stato il momento di annunci e comunicazione di roadmap.

Oggi inaugurerò una serie di mini post per descrivere le principali roadmap annunciate.
In molte sessioni infatti sono state presentate slides di riepilogo riferite alle novità in rilascio e in previsione, descrivendo le novità sulla base di tre categorie ricorrenti:

  • Available soon
  • Later this year
  • Top of mind

Iniziamo oggi con la roadmap (CY 2019) relativa alle funzionalità su SharePoint Team Sites and Business Apps:

Available soon:

  • Nuova esperienza utente per la gestione dei file su Teams e OneDrive
  • First run and tips and tricks help per gli Owners dei Team sites
  • Il ritorno, in chiave moderna, dei Document Set e relativa home page
  • Importazione/creazione di lista da altra lista e da Excel
  • Nuove formattazione di colonna per i campi numerici
  • Funzionalità PowerShell per estrarre la strattura (Site design) da un sito esistente, comprese le liste, il branding e le impostazioni di navigazione
  • Approvazione per l’aggiunta di siti all’Hub Sites

Later this year:

  • Miglioramenti per le funzionalità di Quick Edit
  • Nuove Card-based views per le liste, personalizzabili e responsive
  • Miglioramenti per la formattazione condizionale delle colonne per i campi rich text
  • Nuova tipologia di colonna di tipo Image
  • Arrivo delle Planner Cards all’interno della Site activity
  • Nuovi Office Enterprise Documents Templates
  • Nuove possibilità di personalizzazione per List forms
  • Personalizzazione dei form per le Document Libraries attraverso PowerApps
  • Introduzione della modalità di accesso Guest per PowerApps
  • Arrivo delle azioni di Check-in/out e di Grant Access per Flow

Top of mind:

  • Miglioramento delle performance per le Liste
  • Introduzione dei Column sets
  • Sostituzione dei vecchi Alerts con nuove logiche basate su Flow
  • Nuove List View Web Part consumando dati dinamici (rollup)
  • Generazione di Liste da altre liste, includendo anche i form personalizzati con PowerApps e Flow

Dopo le nuove icone di Office 365 prosegue il facelift

Il facelift di Office 365 prosegue con il rinnovamento della UI delle applicazioni Office, partendo dalla sostituzione delle icone dei programmi client:

In arrivo anche la nuova build di OneDrive for Business, che con l’arrivo della versione 19.074.0416.0001, sostituirà anche la storica icona-nuvoletta dell’applicazione dalla notification area della Task Bar di Windows:

Rammento che le due nuvolette, se presenti, rappresentano le componenti di sync (New Generation Sync Client) di OneDrive for Business (quella azzurra) e di OneDrive “consumer” (quella bianca).

Gantt View e Modern Lists

Mi è stato chiesto se sulle Modern Lists, disponibili su SharePoint Online e su SharePoint Server 2019, sono o saranno disponibili le visualizzazioni Gantt, che ben conosciamo dalla liste “classic” di SharePoint.

Al momento non sono disponibili, e -per quanto di pubblico dominio- non sono in roadmap. Del resto Microsoft ha rilasciato numerosi altri strumenti per la gestione dei tasks, a partire da Planner e To Do, per poi finire alla corazzata Project Online.

La comunità delle “terze parti” si sta muovendo per coprire questo “gap”, offrendo strumenti aggiuntivi che arricchiscono le capacità di gestione di task e progetti attraverso liste moderne SharePoint. Così come esistono progetti su GitHub che sfruttano SharePoint Framework per raggiungere questi scopi attraverso componenti Javascript e HTML5.

Esteso il DLP anche sulle Chat di Teams

Le funzionalità di DLP (Data Loss Prevention) di Office 365, raccolte all’interno della famiglia di Office 365 Information Protection, si estendono anche alla protezione dei contenuti delle Chat e dei Canali messaggi di Microsoft Teams.

Se quindi qualche utente dovesse scambiare informazioni considerate “classificate” all’interno di una Chat di Teams, le regole di DLP potrebbero intercettare l’evento a applicare azioni correttive (dalla segnalazione di un alert ad interventi più drastici.

Le funzionalità di DLP, già applicate al mondo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, sono strumenti estremamente utili per quelle organizzazioni che temono la perdita di conoscenza e informazioni, spesso legata ad eventi e comportamenti di dipendenti “infedeli” o in uscita dall’azienda.

Condividere informazioni SharePoint Online e OneDrive con i contatti Linkedin

Proseguono importanti rilasci su Office 365, come previsto dalla fitta roadmap, e tra questi segnalo che ci sarà la possibilità di condividere siti e documenti SharePoint Online e OneDrive for Business anche ai propri contatti Linkedin.

La funzionalità è la stessa già conosciuta e utilizzata da tempo per collaborare con utenti esterni all’organizzazione del proprio Tenant Office 365, che quini non dovranno disporre necessariamente di un proprio account Office 365 (della propria organizzazione) o di un Microsoft Account (i vecchi Live ID).

Altra funzionalità in rilascio (prevista in Public Preview per Aprile 2019) sarà la possibilità di condividere i documenti con link protetti da password. In questo caso l’utente che riceverà il link (e che conoscerà la password ad esso associata) potrà accedere il documento senza alcun “ostacolo” di account.

Proteggersi dai Ransomware su OneDrive for Business

Windows Defender, l’antivirus “di serie” di Windows 10, ha esteso le sue funzionalità di controllo, non limitandosi alla protezione del PC, ma estendendo i controlli anche al mondo OneDrive for Business.

In particolare, per OneDrive for Business, è possibile attivare un controllo nei confronti dei Ransomware, ossia il maleware che -una volta attaccato il file system dell’utente- cifra i contenuti , rendendoli inutilizzabili, e richiede un riscatto per ottenere lo sblocco dei file.

Per attivare questo controllo supplementare è sufficiente accedere al Windows Defender Security Center e configurare la connessione verso il proprio OneDrive for Business, cliccando sul pulsante Set up OneDrive.

Dopo aver impostato la connessione a OneDrive, specificando le proprie credenziali, è possibile cliccare sul link Ransomware protection e attivare la funzionalità spostando lo switch su On.
Da questa pagina è inoltre possibile impostare il controllo anche su specifiche folder di OneDrive fo Business, cliccando sul link Protected folders.

Dettatura e Riconoscimento vocale in Office Online su Office 365

Ho iniziato ad utilizzare la nuova funzionalità di riconoscimento vocale per la dettatura del testo, introdotta su Office Online su Office 365.

Si tratta di un’interessante (e utile) funzionalità utilizzabili su Word Onlinee OneNote Online:

Come è possibile osservare dall’immagine, le lingue Inglese, Cinese e Spagnolo sono già rilasciate come definitive, mentre altre lingue -tra cui l’Italiano- sono ancora in versione Preview.
Testando la funzionalità ci si accorge che lo strumento è ancora un po’ “acerbo”… ma sicuramente è utile per il grosso del lavoro di dettatura, senza scordarsi che la tastiera esiste ancora!

Durante le mie prove (ho dettato/scritto una relazione di analisi per un progetto) mi sono accorto che alcuni termini non vengono riconosciuti. In alcuni casi si tratta di termini tecnici inglesi che non sono interpretati dal riconoscimento italiano, e quindi il termine che viene compreso è una parola italiana con un’assonanza simile a quella del termine inglese desiderato. Mi sono poi stupito che alcuni termini “popolari” non vengano riconosciuti, come ad esempio “SharePoint” e Office 365″.

Ho quindi fatto un utilizzo combinato dettatura-tastiera, digitando direttamente i termini che sapevo non sarebbero stati riconosciuti o correggendo gli errori di dettatura da tastiera. Sempre da tastiera ho gestito la punteggiatura e le chiusure di paragrafo, che non sempre venivano intese dal sistema di riconoscimento vocale.

Consiglio caldamente di utilizzare lo strumento, soprattutto per chi non è un fulmine di velocità con la tastiera.

Anche le applicazioni client di Microsoft Office sono state rinnovate recentemente (ve ne sarete accorti dalle nuove icone e dalla nuova UI, includendo diverse nuove funzionalità tra cui quella della dettatura sul ribbon:

Se non dovessi trovare ancora disponibile la funzionalità sul tuo Tenant Office 365, dovrai attendere che lo strumento esca dalla sua versione Preview o abilitare l’opzione per le Targeted Release sul portale amministrativo di Office 365.

Nuove certificazioni Microsoft Role Based

Ho superato i miei primi esami di certificazione Microsoft nell’agosto del 1996, conseguendo il titolo MCP (Microsoft Certified Professional), per poi ottenere una certificazione “maggiore” nel 1998 con l’MCT (Trainer) e nel 1999 con l’MCSE (l’acronimo vecchio, ossia Systems Engineer).
Oltre 40 esami mi pare.

Mi è anche capitato di partecipare ad un paio di panel di discussione sulle certificazioni, in occasioni di conferenze negli Stati Uniti, in un percorso che spesso ha portato a sotto valutare le certificazioni e la formazione certificata. Gli ultimi anni sono stati sicuramente di “crisi” per questi strumenti, con sempre minore considerazione da parte del mercato (in particolare in Italia essere o non essere certificato cambia poco).

Ora Microsoft (finalmente) ha deciso di rilanciare le certificazioni, cercando di avvicinare maggiormente i nuovi titoli al mondo reale, considerando che le precedenti certificazioni erano molto orientate al prodotto e con diversi “vuoti”, senza coprire diverse figure professionali. Ad esempio sul mondo Office 365 era coperta la figura sistemistica (MCSA for Office 365) ma era debole la copertura sul mondo sviluppo e totalmente scoperta quella riferita all’adozione e configurazione/personalizzazione (quello che spesso definiamo site builder per il mondo SharePoint).

Le nuove certificazioni sono definite “Role Based”, ed hanno sempre un background tecnico, aggregandosi per tre macro titoli, dettagliati con l’area di specializzazione (titoli che possono anche diventare percorsi a scalare):

  • Microsoft Certified Fundamentals
    • Microsoft 365 Certified Fundamentals
    • Microsoft Certified Azure Fundamentals
  • Microsoft Certified Associate
    • Microsoft Certified: Azure AI Engineer Associate
    • Microsoft Certified: Azure Data Scientist Associate
    • Microsoft Certified: Azure Data Engineer Associate
    • Microsoft Certified: Dynamics 365 for Sales Functional Consultant Associate
    • Microsoft Certified: Dynamics 365 for Customer Service Functional Consultant Associate
    • Microsoft 365 Certified: Messaging Administrator Associate
    • Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate
    • Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate
    • Microsoft 365 Certified: Modern Desktop Administrator
    • Microsoft Certified: Azure Administrator
    • Microsoft Certified: Azure Developer
  • Microsoft Certified Expert
    • Microsoft Certified: Azure DevOps Engineer
    • Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator
    • Microsoft Certified: Azure Solutions Architect

I nuovi esami di certificazione, a differenza di quelli storici che avevano solitamente una codifica 70-xxx, sono riconoscibili dai codici MS-xxx.

Attenzione a chi possiede certificazioni maggiori (vecchio stile) perché sono previste delle scorciatoie per conseguire le nuove certificazioni. Ad esempio io possiedo l’MCSE Productivity (Microsoft Certified Solutions Expert), e con i soli esami MS-100 e MS-101 posso conseguire la certificazione Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator.

I prezzi degli esami di certificazione sono variabili, dai 99 USD dell’esame MS-900 di una certificazione Fundamentals ai 165 USD di un esame Expert come l’MS-100. Restano invariati i canali di erogazione degli esami, presso i Testing Center Pearson VUE o attraverso le procedure per gli esami online (Proctored).

Per maggiori informazioni rimando al sito Microsoft dedicato.

Qual è il limite di dimensione massima dei file su SharePoint?

Analizzando un progetto di porting di contenuti documentali su SharePoint, mi è stata posta la domanda: “Ma qual è la dimensione massima dei singoli file che posso caricare su SharePoint? Esistono dei limiti?

La risposta -pessima quando viene fatta da un consulente- è: “Dipende…“.

Perché dico dipende? Beh, perché dipende dalla versione target di SharePoint, e (in parte) anche dal momento storico, avendo Microsoft modificato questi limiti del tempo (estendendoli), e quindi molta della documentazione e dei post che è possibile leggere sul web potrebbero risultare non aggiornati.

Ad oggi, i limiti di dimensione massima per singolo file sono questi:

  • SharePoint on-premises, fino alla versione SharePoint Server 2016 (compreso): 2 GB
  • SharePoint on-premises , versone SharePoint Server 2019: 10 GB
  • SharePoint Online (Office 365): 15 GB
  • OneDrive for Business (Office 365): 15 GB
Risultati immagini per file too big sharepoint

Office 365 sempre più deciso verso la Modern Experience

Nell’ormai “lontano” 2016 Microsoft ha iniziato l’introduzione della Modern Experience su SharePoint Online, in Office 365, partendo dalla Modern UI per le liste e libraries.

Il tutto si è velocemente evoluto, e oggi l’esperienza moderna è disponibile sia su SharePoint Online, su Office 365, che su SharePoint Server 2019.

I nuovi siti e la nuova UI evolve le vecchie logiche che hanno nel tempo costituito lo scheletro di di siti, liste e pagine del mondo SharePoint, ora meglio note come Classic Sites o come Classic UI.

Oggi è possibile specificare, con una configurazione amministrativa a livello di Tenant Office 365, se forzare l’utilizzo della Classic UI, per evitare che gli utenti non ancora pronti/preparati alla nuova UI possano trovarsi davanti all’esperienza moderna… o possano presentarsi problemi legati a personalizzazioni (es. elementi custom sui Ribbon).

Questa opzione “globale” sarà però disponibile solo fino al 1° aprile 2019. Dopo questa data non sarà più possibile specificare l’impostazione a livello di Tenant, ma sarà possibile definirla in termini selettivi.

Un punto d’attenzione dunque per chi amministra Office 365 e SharePoint Online, che dovrà preoccuparsi di analizzare le liste/library che ancora necessitano di Classic UI e definirne selettivamente il comportamento.

Per chi fosse ancora un po’ confuso sui vantaggi della Modern Experience, oppure fosse semplicemente e nostalgicamente ancora alla Classic UI, suggerisco questa lettura sui 10 principali vantaggi della Modern UI.

Microsoft ha più volte confermato di non aver in programma di “deprecare” la Classic Experience (che oggi è ancora l’unica strada per poter disporre di determinate funzionalità SharePoint).

Per informazioni aggiuntive.