SPS Milan ritorna

Ieri abbiamo annunciato la prossima edizione italiana di SharePoint Saturday.

L’evento tecnico-formativo, rigorosamente gratuito, sarà nuovamente a Milano, presso l’Enterprise Hotel, il 6 ottobre 2018.

La macchina organizzativa è già partita, e presto verranno annunciati i call for speaker e l’adesione degli sponsor (i primi sono già arrivati!).

L’aspetto sponsor è importante, per poter garantire la copertura dei costi dell’evento (ricordo che non ci sono contributi da parte di Microsoft, ma che si tratta di un puro evento community). Questo aspetto va sempre ricordato anche ai partecipanti, che dovrebbero dimostrare riconoscenza non solo agli organizzatori… ma anche a chi finanzia e rende possibile la conferenza.

Come sempre sarà l’occasione per vivere un fondamentale momento di aggregazione delle community di SharePoint ed Office 365, e per seguire le sessioni dei migliori speaker internazionali.

Stay tuned!

Le certificazioni di Office 365

Mi è stato chiesto di descrivere quali sono le certificazioni di compliance di Office 365, anche in ottica di compliance GDPR. Alcune le conoscevo a memoria, come la ISO 27001, e quindi ho deciso di investigare.

Esiste una bella pagina riepilogativa che le elenca tutte!

Certificazioni Office 365

 

Ricordo anche che Microsoft ha rilasciato il Compliance Manager, che assiste nella verifica del livello di conformità seguita dall’organizzazione: va rammentato che queste certificazioni sono garantite da parte di Microsoft, ma che prevedono che il cliente rispetti scrupolosamente i requisiti della norma.

Il Compliance Manager guida nella lettura critica della normativa e fornisce una sorta di checklist di supporto, arricchita da un rating che aiuta nell’interpretazione di sintesi.

Compliance Manager

Microsoft SharePoint Migration Tool v2

E’ stata da poco rilasciata pubblicamente la versione 2 in beta dello SharePoint Migration Tool di Microsoft, utile per trasferire contenuti documentali da File Share e da SharePoint on-premises a SharePoint Online.

Update 10/05/2018: la versione 2 del tool è ora annunciata in Global Availability.

Con la v2 il supporto è esteso alla migrazione dei seguenti oggetti:

  • GenericList
  • DocumentLibrary
  • Survey
  • Links
  • Announcements
  • Contacts
  • Events
  • Tasks
  • DiscussionBoard
  • PictureLibrary
  • XMLForm
  • GanttTasks
  • Posts
  • Comments
  • Categories
  • MySiteDocumentLibrary
  • IssueTracking

Auto-Acceleration in SharePoint Online

Su Office 365 è ora supportatala funzionalità dell’Auto-Acceleration in SharePoint Online.

In sintesi, si tratta di una configurazione che permette, per l’intero tenant SPO, di specificare un endpoint di autenticazione ADFS, senza “soffrire” dei tempi di redirect di autenticazione tra Login.Microsoftonline.com e l’ADFS della propria organizzazione.

Di fatto l’accelerazione consiste nel minor numero di redirect e di prompt di login all’utente.

Il sistema è in grado di gestire le eventuali risorse SharePoint Online condivise verso l’esterno dell’organizzazione (dove non avrebbe senso cercare di autenticare gli utenti sull’ADFS), da quelle ad uso interno… gestendo così selettivamente la scelta dell’autenticazione diretta su ADFS (e quindi più veloce) rispetto alle risorse che hanno ancora bisogni di transitare dall’interfaccia di autenticazione di Office 365, proprio per consentire l’accesso anche agli utenti esterni.

La configurazione si gestisce attraverso il comando Powershell Set-SPOTenant, con una sintessi di questo tipo:

Set-SPOTenant –SignInAccelerationDomain "greenteam.it"

Per maggiori informazioni:

Avviato il rollout dei nuovi HUB Sites su SharePoint Online

 

Ne avevo parlato come novità annunciata ad Ignite 2017, e annunciata qualche mese fa come terminata nelle fasi di sviluppo. Ecco finalmente in arrivo i nuovi HUB Sites di Office 365.

Il rilascio partirà, già entro la fine di marzo, partendo come sempre dai Tenant Office 365 che aderiscono all’opzione “Targeted Release” (ossia alla possibilità di ricevere in anteprima le nuove funzionalità), per completarsi per tutti i clienti Office 365 verso metà maggio 2018.

Questa nuova funzionalità potrà giocare un ottimo ruolo nella riorganizzazione dei siti SharePoint Online e della progettazione dell’architettura delle informazioni delle intranet o dei sistemi Office 365.

Oltre al mio post, dove annunciavo la funzionalità, segnalo un paio di video (il primo è introduttivo del concetto ed il secondo è un webinar più esteso):

 

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

Office 365 Compliance Manager ora disponibile in GA

Global Availability per il Compliance Manager di Office 365, il portale che aiuta i clienti di Office 365 a verificare o migliorare lo stato della conformità verso norme e regolamenti, come la tanto discussa privacy GDPR.

Proprio la corsa contro il tempo che sta spingendo le organizzazioni europee (e non solo) verso l’adeguamento al regolamento GDPR, sta accelerando l’adozione di servizi cloud come Office 365, Dynamics 365 ed Azure.

Va infatti ricordato che chi continuerà ad utilizzare servizi on-premises dovrà fare i conti con i complessi requisiti della norma, consapevoli che il 100% della responsabilità sarà nelle proprie mani.

Il portale offre sia uno “score” della compliance, e una serie di task che possono guidare ad una lettura più operativa delle norme e ad un più attento rispetto delle stesse.

Compliance Manager dashboard with Compliance Score

Detailed information page of an assessment

File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

MyAnalitics su Office 365

MyAnalytics è una delle funzionalità di Office 365 collegate a Delve, ed alle funzionalità di Office Graph, a cui ho già fatto accenno anche in passato su questo blog. Lo strumento è incluso nelle sottoscrizioni E5 oppure è attivabile individualmente.
Il tool mostra all’utente una serie di indicatori statistici utili a comprendere quanto efficiente o dispersivo/distratto sia il proprio modo di lavorare.

Lo strumento, raggiungibile sia attraverso l’App Launcher di Office 365 che dall’add-in di Outlook, presenta una serie di metriche, visibili già dalla prima dashboard (nota: i dati mostrati sulle immagini sono riferiti al mio tempo):

Per ciascuno di questi elementi è possibile definire un goal/obiettivo, contribuendo a stabilire un modo migliore per impiegare il proprio impegno lavorativo (e non solo). Il tutto nell’ottica di trovare un buon “life balance“.

  • Meeting hours
    • Shows how much time you spent in meetings, and the breakdown between meetings you scheduled yourself and meetings others scheduled.
  • Email hours
    • An estimate of how much time you spent sending and reading emails. See how these compare to the company average and to your personal goals.
  • Focus hours
    • Focus hours are defined as at least two consecutive hours of time without meetings.
  • After hours
    • Shows time spent in email and meetings outside your set work hours, as defined by your settings in Outlook. For example, emails read or sent on weekends. After hours is an estimate only, and is not meant to reflect actual hours worked.

Per ciascuna metrica è disponibile un grafico di drill-down.
Qui è possibile consultare come Microsoft calcola le metriche.

Sono presenti inoltre altri elementi grafici, utili a comprendere il trend di comportamento.
Se ad esempio osservo la mia ultima settimana, posso notare un incremento del mio focus time abbia generato (seppure lievemente) una riduzione del mio tempo-lavoro speso in orario extra lavorativo:

Altro elemento interessante è quello relativo agli Insights, dove è possibile scoprire suggerimenti che nascono da delle “pillole” estratte dai nostri numeri:

Altro interessante strumento è quello relativo al Your time investments, dove viene efficacemente descritto come ho speso il mio tempo dell’ultima settimana, in relazione ai miei interlocutori (sia colleghi che clienti):

Dall’immagine si notano degli anelli di cerchio, dove via via che ci si allontana si incontrano persone con cui si è dedicato tempo in conversazioni e-mail, chat e meetings. Selezionando poi un contatto, nell’immagine il collega Riccardo, si notano i dettagli della relazione, con il tempo trascorso nelle riunioni, la percentuale di lettura delle e-mail scambiate, il tempo di risposta alle e-mail e il tempo impiegato in conversazioni 1:1 (nel caso specifico si tratta di call Skype for Business).