Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

Piccoli cambiamenti per le Preview di funzionalità su Office 365

Microsoft ha annunciato la trasformazione di nome delle opzioni First Release di Office 365 in Targeted Release.

Si tratta tuttavia solo di un cambio di nome, mentre non cambia la sostanza: ossia la possibilità di scegliere di ricevere in preview alcune delle nuove funzionalità in sviluppo su Office 365. Questa opzione è attivabile per l’intero tenant o per utenti selezionati, che vogliono testare in anteprima le nuove caratteristiche, per essere più fronti a fronte del rilascio come Standard Release.

I cicli di rilascio di funzionalità su Office 365 sono schematizzati in cinque ring, dove i primi tre sono interni al mondo Microsoft (e a qualche MVP invitato):

Per modificare le impostazioni del tuo tenant, ricordando che di default la Targeted Release è disattivata, accedi al portale amministrativo di Office 365, quindi scegli Impostazioni (Settings) dal menu di sinistra, quindi fai clic su Profilo organizzazione, e personalizza le tue Preferenze di rilascio.
Le opzioni sono le seguenti:

  • Standard Release
    Ottenere gli aggiornamenti quando vengono rilasciati pubblicamente.
  • Targeted Release per tutti
    Ottenere aggiornamenti anticipati per l’intera organizzazione
  • Targeted Release per gli utenti selezionati
    Selezionare le persone che visualizzeranno in anteprima gli aggiornamenti in modo da preparare l’organizzazione

SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.

Esteso il limite di lunghezza degli URL su SharePoint Online

Uno dei principali ostacoli/problemi che si incontrano durante i progetti di migrazione da File Server a SharePoint è quello del limite della lunghezza degli URL.

E’ facile immaginare che approcci “copia-incolla” di intere strutture di cartelle da file system a SharePoint possa superare il tetto dei 260 caratteri.

E’ in fase di rollout il nuovo limite “esteso” per SharePoint Online (quindi al momento applicabile solo per i contesti cloud), estendendo il valore a 400 caratteri.

Ovviamente si tratta di una novità utile, anche se non suggerisco di seguirla come “scorciatoia”, evitando di valutare una ristrutturazione dei documenti più funzionale ad una fruizione web-based (e quindi con un minor livello di nidificazione delle strutture dei folder).

Cloud Conference Italia 4.0

Dopo aver dato il mio piccolo contributo alla prima edizione della Cloud Conference Italia (nel 2014), tra pochi giorni tornerò a calcare il palco dell’evento, oggi giunto alla sua quarta edizione, parlando di Governance di Office 365 (e SharePoint).
Per la precisione il titolo della mia sessione sarà “Office 365 & SharePoint Online Governance Best Practices“.

La conferenza, organizzata come sempre dagli amici di Walk2Talk, si svolgerà in Veneto, a Villorba (TV) il 22 novembre 2017.

Per maggiori informazioni e per iscrizioni, vista il sito dedicato all’iniziativa.

Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites:

Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SharePoint Migration Tool per Office 365

Microsoft ha rilasciato, in occasione della conferenza Ignite 2017, un nuovo tool (o meglio forse il primo tool) targato Microsoft per agevolare la migrazione di contenuti verso SharePoint Online, su Office 365.

Sono infatti disponibili da tempo strumenti di supporto per assistere le migrazioni di Exchange, e di altri servizi, ma SharePoint e OneDrive for Business erano fin da troppo tempo “scoperti”, e ci si affidava esclusivamente agli strumenti realizzati dalle terze parti.

Le sorgenti di provenienza sono Share di rete e ambienti SharePoint on-premises, con destinazione SharePoint Online.
Il tool migra contenuti su strutture (siti/libraries che devono essere precedentemente predisposte).

Il tool di Microsoft è ancora decisamente incompleto (si tratta di una versione preliminare), volendolo confrontare con strumenti di mercato (es. Sharegate), ma dispone di una roadmap di evoluzione, e quindi credo sensato tenerlo d’occhio e valutare di usarlo per scenari di migrazione o porting “semplici”.

Manca ad esempio ancora il supporto all’autenticazione ADFS/MFA, ma [ previsto che arrivi nei prossimi mesi.

Il tool si basa sulle SharePoint Online Migration API, e quindi andrà valutata con grande cura l’impatto tempi/velocità di migrazione. Tra i fattori da considerare:

  • Sistema sorgente (in termini di tempi di risposta, I/O disco, limitazioni legate ad antivirus, …)
  • Network (in termini di velocità della rete interna nella comunicazione tra il client che esegue il tool e i sistemi sorgente)
  • Banda verso Internet/Azure (i dati di migrazione transitano da Azure, quindi va valutata con attenzione la velocità di upload e l’eventuale ottimizzazione verso Azure)
  • SPO Import (è la capacità di “digerire” dati da parte di SharePoint Online, fortemente penalizzata dalla richiesta di importare strutture dati “complesse”)

Technet ha pubblicato alcuni valori di riferimento sulle performance di migrazione, in funzione delle tipologie di contenuti da migrare:

Light

ISO files, video files 2 TB/day
Medium List items, Office files (~1.5MB) 1 TB/day
Heavy List items with custom columns, small files (~50kb) 250 GB /day

Va inoltre ricordato che Microsoft impone dei tetti massimi di utilizzo delle API, e quindi è sì possibile studiare piani di migrazione paralleli (eseguiti da più client), senza dimenticare che saranno accettati fino a 24 TB al giorno per Tenant.

Il processo di funzionamento del tool prevede quattro fasi:

Four steps for a migration

La scansione è indispensabile per conoscere cosa migrare. E’ ovvio che in questa fase è importante considerare anche una fase di “piulizia”, dove valutare che cosa abbia effettivamente senso migrare verso Office 365, e quali contenuti possano viceversa essere considerati obsoleti, duplicati od inutili.

Successivamente il tool prepara dei Package di contenuto, che saranno inviati verso Office 365 tramite Azure. Il meccanismo implementa una serie di Powershell cmdlet, già rilasciate precedentemente.

Quindi avviene l’Upload su Azure, ed è qui che occorre una buona qualità di connessione. Per esigenze “big size” è prevista la possibilità di spedire fisicamente un proprio hard disk verso i data center di Microsoft, evitando tempi di upload “infiniti”.

Infine avviene il processo di Migrazione, “scompattando” i package trasferiti su Azure ed importando i dati in essi contenuti nelle strutture di SharePoint Online.

Ovviamente non dovranno essere dimenticati i vincoli di List/Resource Throtthling di SharePoint Online, così come ben descritto da questo articolo

How throttling happens

 

 

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.