Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SharePoint Migration Tool per Office 365

Microsoft ha rilasciato, in occasione della conferenza Ignite 2017, un nuovo tool (o meglio forse il primo tool) targato Microsoft per agevolare la migrazione di contenuti verso SharePoint Online, su Office 365.

Sono infatti disponibili da tempo strumenti di supporto per assistere le migrazioni di Exchange, e di altri servizi, ma SharePoint e OneDrive for Business erano fin da troppo tempo “scoperti”, e ci si affidava esclusivamente agli strumenti realizzati dalle terze parti.

Le sorgenti di provenienza sono Share di rete e ambienti SharePoint on-premises, con destinazione SharePoint Online.
Il tool migra contenuti su strutture (siti/libraries che devono essere precedentemente predisposte).

Il tool di Microsoft è ancora decisamente incompleto (si tratta di una versione preliminare), volendolo confrontare con strumenti di mercato (es. Sharegate), ma dispone di una roadmap di evoluzione, e quindi credo sensato tenerlo d’occhio e valutare di usarlo per scenari di migrazione o porting “semplici”.

Manca ad esempio ancora il supporto all’autenticazione ADFS/MFA, ma [ previsto che arrivi nei prossimi mesi.

Il tool si basa sulle SharePoint Online Migration API, e quindi andrà valutata con grande cura l’impatto tempi/velocità di migrazione. Tra i fattori da considerare:

  • Sistema sorgente (in termini di tempi di risposta, I/O disco, limitazioni legate ad antivirus, …)
  • Network (in termini di velocità della rete interna nella comunicazione tra il client che esegue il tool e i sistemi sorgente)
  • Banda verso Internet/Azure (i dati di migrazione transitano da Azure, quindi va valutata con attenzione la velocità di upload e l’eventuale ottimizzazione verso Azure)
  • SPO Import (è la capacità di “digerire” dati da parte di SharePoint Online, fortemente penalizzata dalla richiesta di importare strutture dati “complesse”)

Technet ha pubblicato alcuni valori di riferimento sulle performance di migrazione, in funzione delle tipologie di contenuti da migrare:

Light

ISO files, video files 2 TB/day
Medium List items, Office files (~1.5MB) 1 TB/day
Heavy List items with custom columns, small files (~50kb) 250 GB /day

Va inoltre ricordato che Microsoft impone dei tetti massimi di utilizzo delle API, e quindi è sì possibile studiare piani di migrazione paralleli (eseguiti da più client), senza dimenticare che saranno accettati fino a 24 TB al giorno per Tenant.

Il processo di funzionamento del tool prevede quattro fasi:

Four steps for a migration

La scansione è indispensabile per conoscere cosa migrare. E’ ovvio che in questa fase è importante considerare anche una fase di “piulizia”, dove valutare che cosa abbia effettivamente senso migrare verso Office 365, e quali contenuti possano viceversa essere considerati obsoleti, duplicati od inutili.

Successivamente il tool prepara dei Package di contenuto, che saranno inviati verso Office 365 tramite Azure. Il meccanismo implementa una serie di Powershell cmdlet, già rilasciate precedentemente.

Quindi avviene l’Upload su Azure, ed è qui che occorre una buona qualità di connessione. Per esigenze “big size” è prevista la possibilità di spedire fisicamente un proprio hard disk verso i data center di Microsoft, evitando tempi di upload “infiniti”.

Infine avviene il processo di Migrazione, “scompattando” i package trasferiti su Azure ed importando i dati in essi contenuti nelle strutture di SharePoint Online.

Ovviamente non dovranno essere dimenticati i vincoli di List/Resource Throtthling di SharePoint Online, così come ben descritto da questo articolo

How throttling happens

 

 

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.

Arriverà SharePoint 2019, e non avevamo dubbi

Tra i mille annunci fatti al Microsoft Ignite 2017 (ancora in corso), è arrivata anche la conferma del rilascio di una prossima versione on-premises di SharePoint Server.

In tante occasioni l’avevo già anticipata, ma almeno oggi ne abbiamo la certezza definitiva e sappiamo anche quale sarà il nome: SharePoint Server 2019.

Microsoft non poteva trascurare le 200.000 organizzazioni che utilizzano SharePoint on-premises, i 50.000 partner coinvolti in attività e progetti, il milione di sviluppatori SharePoint e il business relativo di 10 miliardi di dollari.

L’annuncio può anche essere letto come “il mercato non è ancora del tutto pronto” per SOLO il cloud. E questa vale pensando sia ai molteplici investimenti fatti dalle aziende (e dai partner) sul prodotto on-prem, che considerando la presenza di fattori limitanti (digital devide, vincoli legali, …).

La data prevista per il rilascio è la metà del 2018, anche se forse è un po’ presto per dare date precise.

Una delle novità trapelate ad Ignite è il nuovo SharePoint Hub Site, che potrà servire per creare un nuovo punto d’accesso alla moltitudine di siti SharePoint creato online o on-premises. Secondo qualcuno anche qualcosa che potrà sostituire il vecchio concetto di home espresso da tante Intranet.

Avremo modo di discuterne!

Ignite Keynote session

Ho seguito la keynote session di Microsoft Ignite 2017, con il CEO Satya Nadella sul palco, davanti a oltre 27.000 persone, che ha cercato (direi con un buon successo) di trasmettere il nuovo entusiasmo di Microsoft.
Già, sono in tanti a pensare che “Microsoft is the new Apple“…

Entusiasmo per un futuro (a certi tratti alcuni dei contenuti erano un po’ visionari), che hanno fatto comprendere come Microsoft sia ripartita alla grande con l’obiettivo di fare innovazione.

E quindi si è parlato tanto di machine learning, di AI, di Quantum Computers… ma anche di cose molto più vicine per tutti… come Microsoft 365 (evoluzione del concetto di Office 365, e non solo), del ruolo centrale di Graph (che porterà a convergere i contenuti e le interazioni degli utenti su Office 365 e Linkedin), delle nuove modalità di interazione con Cortana, Hololens e traduzioni simultanee e speech/text recognition.

Si è parlato molto di Digital Transformation e di Security (anche di GDPR).

e quindi parlando di Microsoft 365, delle evoluzioni di Teams (su cui andrà a convergere anche Skype for Business) e di un sacco di altre belle cosette che saranno svelate nel corso della settimana.

Buon compleanno OneDrive

E sono dieci!

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OneDrive compie 10 anni, e siamo in tanti ad utilizzare la soluzione di cloud personal storage, anche fin da quando ancora si chiamava SkyDrive (nome poi abbandonato per ragioni legali).

La doppia anima dello strumento, ossia quella “consumer” (e gratuita) e quella “professional” (legata all’offerta Office 365) ha spinto all’adozione dello strumento ben 115 milioni di utenti, compreso l’85% delle principali aziende mondiali (le Fortune 500).

Grazie anche al nuovo sync client unificato, è ormai davvero uno strumento maturo e in grado di far dimenticare vecchie abitudini, come quelle di salvare ancora i propri dati in copia unica su qualche cartella del proprio PC…

La settimana di Microsoft Ignite 2017… e le novità in arrivo

Inizia oggi Microsoft Ignite 2017, e la conferenza di Orlando sarà come sempre l’occasione per un sacco di annunci e di rilasci di novità.

Una delle prime annunciate è quella della nuova home page di Office 365, e del nuovissimo App Launcher

Per nuova home page si intende la pagine dove si atterra digitando portal.office.com (o www.office.com, se si è già autenticati), e che verrà rilasciata su tutti i tenant nell’arco dei prossimi giorni/settimane.

Il nuovo App Launcher assumerà ancor più un significato di “Start Menu” di Office 365, aggiungendo alla classica possibilità di avviare le applicazioni anche la lista dei documenti utilizzati di recente, e offre una serie di opzioni di personalizzazione per “pinnare” gli elementi di utilità:

Ecco un video di presentazione delle principali novità:

 

Aggiornata la lista delle sessioni di SPS Milan 2017

L’agenda di SPS Milan 2017 sta prendendo sempre più forma, e la lista delle sessioni è ora completa al 99% e pubblicata sul sito di SharePoint Saturday.

Non perdere quest’occasione per partecipare all’evento community dell’anno, incontrando gli esperti di Microsoft Office 365 e SharePoint.

L’agenda sarà composta da tre track parallele, composte da contenuti tecnici e formativi.
Finora sono stati selezionati 16 speaker di spessore internazionale.

Ti ricordo che SPS Milan 2017 si terrà il 30 settembre 2017 presso la Microsoft House di Milano.

Corri ad iscriverti, se non l’hai già fatto, #SPSMilan2017 è gratuito ma i posti sono limitati!

Outlook.com prova la nuova interfaccia

Outlook.com (il successore del glorioso Hotmail.com) ha annunciato che ha avviato il rilascio della nuova versione Beta (a cui è possibile richiedere di partecipare), dove saranno rilasciate nuove funzionalità, soprattutto relative alla nuova interfaccia ed ai miglioramenti per la fruizione web responsive.

Microsoft ha utilizzato spesso le versioni consumer (e quindi gratuite) dei propri servizi online (vedi ad es. Office Online o OneDrive) per testare novità che poi saranno rilasciate in grande scala attraverso i propri servizi “premium” su Office 365.

Forse, anche in questa occasione, potremo scoprire in anteprima nuove funzionalità che poi ci ritroveremo su Outlook Web App.

Image showing the Outlook beta inbox, with the search feature displaying suggested contacts.

Yammer vs Teams

Oggi, discutendo con un cliente, mi è stato chiesto di esprimere una mia opinione sul “posizionamento” di Yammer rispetto il nuovo Microsoft Teams, introdotto su Office 365.

Sono in effetti molteplici di aree di possibile sovrapposizione tra i due strumenti, così come è possibile vederne altre anche riguardo al sistema di chat (presente su Teams) in apparente “conflitto” con Skype for Business, e più in generale verso altre funzionalità del mondo Office 365. Ad esempio uno degli ambiti dove si suggerisce l’adozione di Teams è volto a sostituire (o meglio ad evolvere) le vecchie Distribution List di posta elettronica.

Credo che il tema di discussione vada ancora più esteso, non fermandosi all’apparenza di confronto tra Strumento1 vs Strumento2.
Oggi credo ci si debba concentrare più sull’obiettivo/necessità dell’utente, e scegliere il tool migliore, o il mix di tools da combinare per soddisfare l’esigenza.

Lo stesso approccio credo vada seguito in termini di formazione e adozione da parte degli utenti, che non devono limitarsi a vedere i diversi componenti di Office 365 come singoli strumenti (come spesso accadeva nel mondo on-premises), ma debbano combinare i propri bisogni (o scoprire nuove possibilità) con quanto soddisfatto dall’offerta di Office 365.

Se l’esigenza di un utente è organizzare un meeting, non sarà più sufficiente pensare solo alle Meeting request di Outlook, ma si andranno a combinare le funzionalità di Skype for Business (per chi parteciperà al meeting da un’altra location), OneNote per gestire le minute dell’incontro, SharePoint Online per condividere i documenti discussi, …

E quindi torniamo al quesito iniziale: Yammer o Teams?

La domanda forse è formulata male, ma la risposta migliore credo sia Yammer e Teams.

Sarebbe come chiedervi, nella vita privata: Facebook o WhatsApp?

Yammer è lo strumento social aziendale, utile a fornire uno stream di conversazioni a copertura enterprise, con tutte le logiche vicine al mondo dei social simil-Facebook.

Teams si rivolge a gruppi più piccoli, con esigenze di social collaboration più spinte, in grado di interagire real-time e con una prospettiva di evoluzione maggiore (es. utilizzo dei BOT, API per lo sviluppo di nuovi canali e funzionalità, …).

Quindi ne abbiamo discusso anche con Betta e, se vogliamo forzare l’equivalenza: Yammer sta a Facebook come Teams sta a WhatsApp.