Auto-Acceleration in SharePoint Online

Su Office 365 è ora supportatala funzionalità dell’Auto-Acceleration in SharePoint Online.

In sintesi, si tratta di una configurazione che permette, per l’intero tenant SPO, di specificare un endpoint di autenticazione ADFS, senza “soffrire” dei tempi di redirect di autenticazione tra Login.Microsoftonline.com e l’ADFS della propria organizzazione.

Di fatto l’accelerazione consiste nel minor numero di redirect e di prompt di login all’utente.

Il sistema è in grado di gestire le eventuali risorse SharePoint Online condivise verso l’esterno dell’organizzazione (dove non avrebbe senso cercare di autenticare gli utenti sull’ADFS), da quelle ad uso interno… gestendo così selettivamente la scelta dell’autenticazione diretta su ADFS (e quindi più veloce) rispetto alle risorse che hanno ancora bisogni di transitare dall’interfaccia di autenticazione di Office 365, proprio per consentire l’accesso anche agli utenti esterni.

La configurazione si gestisce attraverso il comando Powershell Set-SPOTenant, con una sintessi di questo tipo:

Set-SPOTenant –SignInAccelerationDomain "greenteam.it"

Per maggiori informazioni:

Avviato il rollout dei nuovi HUB Sites su SharePoint Online

 

Ne avevo parlato come novità annunciata ad Ignite 2017, e annunciata qualche mese fa come terminata nelle fasi di sviluppo. Ecco finalmente in arrivo i nuovi HUB Sites di Office 365.

Il rilascio partirà, già entro la fine di marzo, partendo come sempre dai Tenant Office 365 che aderiscono all’opzione “Targeted Release” (ossia alla possibilità di ricevere in anteprima le nuove funzionalità), per completarsi per tutti i clienti Office 365 verso metà maggio 2018.

Questa nuova funzionalità potrà giocare un ottimo ruolo nella riorganizzazione dei siti SharePoint Online e della progettazione dell’architettura delle informazioni delle intranet o dei sistemi Office 365.

Oltre al mio post, dove annunciavo la funzionalità, segnalo un paio di video (il primo è introduttivo del concetto ed il secondo è un webinar più esteso):

 

Oltre 425 reports per la gestione di Office 365 da AdminDroid

Nei giorni scorsi ho avuto l’occasione di esaminare AdminDroid, un tool a supporto degli amministratori di Office 365 che offre una ricca gamma di report (oltre 425 al momento, ma in costante aumento).

Il tool è liberamente scaricabile e testabile, ma è gratuito solo per una parte dei report (circa 100), mentre prevede una sottoscrizione per la versione full (dai 49 ai 198 USD/anno).

Queste le principali tipologie di report:

  • Azure Active Directory (30 reports)
  • Exchange Online (38 reports)
  • SharePoint Online (35 reports)
  • OneDrive for Business  (11 reports)
  • Skype for Business (22 reports)
  • Yammer (20 reports)
  • Microsoft Teams (16 reports)
  • General Office 365 Reports (9 reports)
  • Auditing (200+ reports)

Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

Office 365 Compliance Manager ora disponibile in GA

Global Availability per il Compliance Manager di Office 365, il portale che aiuta i clienti di Office 365 a verificare o migliorare lo stato della conformità verso norme e regolamenti, come la tanto discussa privacy GDPR.

Proprio la corsa contro il tempo che sta spingendo le organizzazioni europee (e non solo) verso l’adeguamento al regolamento GDPR, sta accelerando l’adozione di servizi cloud come Office 365, Dynamics 365 ed Azure.

Va infatti ricordato che chi continuerà ad utilizzare servizi on-premises dovrà fare i conti con i complessi requisiti della norma, consapevoli che il 100% della responsabilità sarà nelle proprie mani.

Il portale offre sia uno “score” della compliance, e una serie di task che possono guidare ad una lettura più operativa delle norme e ad un più attento rispetto delle stesse.

Compliance Manager dashboard with Compliance Score

Detailed information page of an assessment

File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

MyAnalitics su Office 365

MyAnalytics è una delle funzionalità di Office 365 collegate a Delve, ed alle funzionalità di Office Graph, a cui ho già fatto accenno anche in passato su questo blog. Lo strumento è incluso nelle sottoscrizioni E5 oppure è attivabile individualmente.
Il tool mostra all’utente una serie di indicatori statistici utili a comprendere quanto efficiente o dispersivo/distratto sia il proprio modo di lavorare.

Lo strumento, raggiungibile sia attraverso l’App Launcher di Office 365 che dall’add-in di Outlook, presenta una serie di metriche, visibili già dalla prima dashboard (nota: i dati mostrati sulle immagini sono riferiti al mio tempo):

Per ciascuno di questi elementi è possibile definire un goal/obiettivo, contribuendo a stabilire un modo migliore per impiegare il proprio impegno lavorativo (e non solo). Il tutto nell’ottica di trovare un buon “life balance“.

  • Meeting hours
    • Shows how much time you spent in meetings, and the breakdown between meetings you scheduled yourself and meetings others scheduled.
  • Email hours
    • An estimate of how much time you spent sending and reading emails. See how these compare to the company average and to your personal goals.
  • Focus hours
    • Focus hours are defined as at least two consecutive hours of time without meetings.
  • After hours
    • Shows time spent in email and meetings outside your set work hours, as defined by your settings in Outlook. For example, emails read or sent on weekends. After hours is an estimate only, and is not meant to reflect actual hours worked.

Per ciascuna metrica è disponibile un grafico di drill-down.
Qui è possibile consultare come Microsoft calcola le metriche.

Sono presenti inoltre altri elementi grafici, utili a comprendere il trend di comportamento.
Se ad esempio osservo la mia ultima settimana, posso notare un incremento del mio focus time abbia generato (seppure lievemente) una riduzione del mio tempo-lavoro speso in orario extra lavorativo:

Altro elemento interessante è quello relativo agli Insights, dove è possibile scoprire suggerimenti che nascono da delle “pillole” estratte dai nostri numeri:

Altro interessante strumento è quello relativo al Your time investments, dove viene efficacemente descritto come ho speso il mio tempo dell’ultima settimana, in relazione ai miei interlocutori (sia colleghi che clienti):

Dall’immagine si notano degli anelli di cerchio, dove via via che ci si allontana si incontrano persone con cui si è dedicato tempo in conversazioni e-mail, chat e meetings. Selezionando poi un contatto, nell’immagine il collega Riccardo, si notano i dettagli della relazione, con il tempo trascorso nelle riunioni, la percentuale di lettura delle e-mail scambiate, il tempo di risposta alle e-mail e il tempo impiegato in conversazioni 1:1 (nel caso specifico si tratta di call Skype for Business).

 

Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

Piccoli cambiamenti per le Preview di funzionalità su Office 365

Microsoft ha annunciato la trasformazione di nome delle opzioni First Release di Office 365 in Targeted Release.

Si tratta tuttavia solo di un cambio di nome, mentre non cambia la sostanza: ossia la possibilità di scegliere di ricevere in preview alcune delle nuove funzionalità in sviluppo su Office 365. Questa opzione è attivabile per l’intero tenant o per utenti selezionati, che vogliono testare in anteprima le nuove caratteristiche, per essere più fronti a fronte del rilascio come Standard Release.

I cicli di rilascio di funzionalità su Office 365 sono schematizzati in cinque ring, dove i primi tre sono interni al mondo Microsoft (e a qualche MVP invitato):

Per modificare le impostazioni del tuo tenant, ricordando che di default la Targeted Release è disattivata, accedi al portale amministrativo di Office 365, quindi scegli Impostazioni (Settings) dal menu di sinistra, quindi fai clic su Profilo organizzazione, e personalizza le tue Preferenze di rilascio.
Le opzioni sono le seguenti:

  • Standard Release
    Ottenere gli aggiornamenti quando vengono rilasciati pubblicamente.
  • Targeted Release per tutti
    Ottenere aggiornamenti anticipati per l’intera organizzazione
  • Targeted Release per gli utenti selezionati
    Selezionare le persone che visualizzeranno in anteprima gli aggiornamenti in modo da preparare l’organizzazione

SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.