Category Archives: Office 365

Comprendere bene gli Office 365 Groups

Microsoft ha introdotto ormai da tempo il concetto di Office 365 Groups, ma ancora in tanti non ne hanno compreso il significato e la portata.

Certo che anche la scelta del nome non è “felicissimo”, e non aiuta alla chiarezza. Tuttavia, gli amici di ICANSHAREPOINT hanno cercato di semplificarne la spiegazione grazie alle loro efficaci infografiche.

Ricorderete la “tavola periodica” delle componenti di Office 365, che aiuta a rappresentare in modo intuitivo i servizi di Office 365, dando a ciascuno di essi un ruolo o significato:

Gli stessi autori hanno ora pubblicato l’infografica per comprendere meglio gli Office 365 Groups:

Lo schema rende evidente le molteplici strade per creare un Office 365 Group (e tutto ciò che ne consegue):

  • Yammer
  • Outlook
  • Planner
  • SharePoint
  • Stream
  • Teams

l’articolo poi ne descrive molto bene le logiche.

Che cosa è Office 365 per il Business?

Mi trovo spesso a raccontare le potenzialità di Microsoft Office 365 ad un utente di business, cercando di trasmettergli le potenzialità degli strumenti, senza entrare troppo negli aspetti tecnici.

Non è mai facile riuscire a dare una suggestione in un minuto… quindi suggerisco di dare un’occhiata a questo video (dura circa 1 minuto), lasciare che qualche lampadina si accenda… e poi ne riparliamo!

SharePoint Migration Tool continua a crescere

SharePoint Migration Tool, il tool gratuito di migrazione realizzato da Microsoft, per facilitare l’adozione di Office 365 (SharePoint Online e OneDrive for Business) sta crescendo ancora.

E’ stata rilasciata una nuova UI più gradevole, e Microsoft ha annunciato (per gennaio 2019) che saranno migliorate le funzionalità per la migrazione da SharePoint on-premises a SPO/OD4B (non solo di documenti ma di interi siti e sotto siti).

Inoltre, grazie alla presenza di PowerShell cmdlets, è possibile schedulare processo di migrazione o refresh di contenuto.

E’ possibile verificare le funzionalità via via rilasciate per SPMT su questa pagina.

Un altro SharePoint Saturday è andato, ma come sta la community?

Ieri si è tenuto a Milano il più importante evento tecnico rivolto alla community dei professionisti di Microsoft SharePoint ed Office 365.

SPS Milan 2018 è stata l’occasione per incrociare alcuni dei maggiori esperti internazionali delle tecnologie che, in pieno spirito di volontariato community, si sono pagati le proprie spese (voli, alberghi, tempo, …) per offrire sessioni di contenuto tecnico di qualità.
Grazie infinite quindi agli speaker e agli organizzatori.

SPS Milan 2018 Welcome Session, con Paolo Pialorsi e Igor Macori

Io e Paolo abbiamo avuto come sempre il piacere e l’onore di aprire la conferenza con la Welcome Session, dove abbiamo quest’anno espresso anche un po’ del “disagio” con cui abbiamo portato a termine queste ennesima avventura, lottando contro un mercato che considera sempre più scontate queste iniziative (che rammento sono gratuite per i partecipanti) ignorando il valore di “gratificare” gli sponsor presenti agli eventi. Con il termine gratificare intendo il fatto che gli sponsor presenti sono sempre aziende del settore, che hanno qualcosa da offrire e in cambio chiedono solo di potersi far ascoltare. Ignorare gli sponsor si traduce nell’evitare i booth nell’expo area e non consentire il trattamento dei propri dati (negli eventi passati solo il 30% dei partecipanti, nel rispetto della privacy, ha consentito i proprio trattamento dei dati).
Gratificare non significa né svendere né regalare il proprio indirizzo e-mail a spammatori o venditori di pentole: quelli non frequentano i nostri eventi.

Eventi come SPS e in passato come le SharePoint Conference attraevano sempre una decina abbondante di sponsor, che consentivano di coprire le spese dell’evento, garantendo anche un buon livello di accoglienza ai partecipanti (non certo scontato negli eventi community).

SPS Milan 2018 ha raccolto solo cinque sponsor (che ringrazio molto), che ci hanno costretto a ridimensionare l’evento, tagliando il budget e rinunciando a diversi servizi accessori (hostess, SharePint serale, abbigliamento per gli speaker, …).

I partecipanti con cui ho avuto occasione di scambiare due chiacchiere ieri mi hanno espresso soddisfazione, anche se non c’erano le hostess e se abbiamo fatto qualche altra rinuncia. Hanno compreso che non abbiamo ceduto di un millimetro rispetto alla qualità dei contenuti e dei relatori saliti sui palchi di SPS Milan.
No, non cederemo mai su questo aspetto. Se dovremo rinunciare alla qualità dei contenuti, sicuramente rinunceremo ad organizzare a questi eventi.

Quest’anno avevamo anche deciso, grazie sempre al contributo volontario di alcuni speaker, di contribuire al finanziamento dell’evento organizzando due workshop formativi full-day al venerdì, offrendoli a prezzo simbolico… sono veramente pochi quelli che hanno colto questa opportunità.

Se decideremo di andare avanti, nonostante la fatica e le rinunce personali, e se non cambierà qualcosa (soprattutto nell’atteggiamento di certi partecipanti), ridurremo ancora la qualità dei servizi (es. non ci saranno più il pranzo o i coffee breaks)… ricordando a tutti che non sono affatto una cosa scontata.
Credo si sia perso anche un po’ lo spirito degli eventi community, dove i partecipanti di portano il panino da casa o si ordina la pizza da asporto, e forse è anche un po’ responsabilità nostra aver “viziato troppo” i nostri partecipanti.

Tanti credono, forse per ingenuità o per buona fede, che queste conferenze siano sostenute da Microsoft Italia… ed invece ormai da anni non fornisce alcun contributo economico o di supporto alla comunicazione.

In questo post un po’ amaro, un pensiero ai partecipanti “no show… sì, parlo di quelli che si sono iscritti e hanno scelto/deciso di non presentarsi.
Ci sarà qualcuno con l’influenza, qualcun altro che magari ci ha comunicato la rinuncia il giorno prima… ma occorre ricordare che i centri congressi ed i servizi di catering chiedono agli organizzatori un impegno economico riferito ai “numeri minimi” dei presenti, e su quelli si fissano i costi della logistica.
Non presentarsi quindi fa davvero un gran male:

  1. costringe comunque gli organizzatori a pagare posti e servizi anche per chi non presente
  2. illude gli sponsor presenti di aver a che fare con una platea di una dimensione diversa dalla realtà (che quindi valuteranno se sostenere ancora le iniziative)
  3. scoraggia gli organizzatori

Infine vorrei chiudere questo post infinito con un messaggio positivo. Vorrei confermare che, nonostante la fatica, organizzare questi eventi restituisce anche grandi soddisfazioni e il piacere di rivedere tanti amici. Alcuni di questi che, in un mercato normale, sarebbero anche dei concorrenti, ma che in occasione dei eventi community tutto è diverso e spariscono le bandiere e tutti indossiamo la stessa casacca della community.

Many thanks to all picture authors.

Proseguono gli investimenti su Yammer

In questi giorni, in occasione della conferenza Ignite 2018, stanno fioccando gli annunci su nuovi prodotti e funzionalità in prossimo rilascio.

Tra i vari annunci, spicca quello relativo alla roadmap 2019 per Yammer, che conferma i continui investimenti anche verso la piattaforma di Enterprise Social.

Forse ricorderete l’acquisizione di Yammer da parte di Microsoft nel 2012 (la notizia fece parecchio scalpore per il costo dell’operazione, di circa 1,2 miliardi di Dollari).
A seguito di quella manovra Microsoft cambiò la propria strategia sugli strumenti “social”, bloccando di fatto questo genere di sviluppo all’interno di SharePoint, e lanciando lo slogan “Go to Yammer!

In tanti però abbiamo sofferto la scarsa integrazione tra Yammer e SharePoint (e le altre componenti di Office 365), un gap che negli anni è rimasto importante, fino a circa un anno e mezzo fa, quando il processo di integrazione è ripartito con energia, e che sta proseguendo come dimostrato dalla roadmap degli interventi programmati per il 2019:

Microsoft Office client sempre aggiornato

Uno dei vantaggi della sottoscrizione Office 365 che include anche la possibilità di installare i client della suite Microsoft Office è senza dubbio l’opportunità di disporre di una versione delle applicazioni sempre aggiornate.

Oggi, lavorando su Excel, mi sono accorto della funzionalità Autosave in bella mostra nell’angolo in alto a sinistra della finestra dell’applicazione.

Tante funzionalità, più o meno rilevanti, rilasciate a getto continuo e aggiornate silentemente attraverso i meccanismi di auto-update di Office.

Rammento anche che le sottoscrizioni aziendali di Office 365 (es. il piano E3, che è il più diffuso) il dipendente ha diritto ad installare Office non solo sul PC aziendale, ma anche su quello personale, fino ad un massimo di  quindici dispositivi (5 PC o Mac, 5 Tablet, 5 Smartphone).

E’ possibile controllare lo status delle proprie attivazioni, ed eventualmente disattivare vecchi device non più in uso da questa pagina:
https://portal.office.com/account/#home



SharePoint Modern Sites, ed il cambio di mentalità

L’introduzione dei Modern Sites su SharePoint Online (e in uscita su SharePoint Server 2019) contribuisce ad un importante rinnovamento della UI/UX dei siti SharePoint.

I siti moderni, che essi siano i Communication sites o anche semplici Team sites con applicate le Modern Pages, sono oggettivamente “belli” e veloci, ed offrono all’utente un’esperienza decisamente più in linea con quelli che accede sul web oggi (e non nel 2013, ossia l’anno dove si era fermato lo sviluppo dell’innovazione sull’interfaccia dei siti SharePoint).

Anche per i redattori o i gestori dei siti l’esperienza è decisamente migliorata, attraverso l’introduzione delle nuove Modern WebPart e ad una gestione semplificata dei Layout delle pagine moderne:

Vorresti personalizzare l’aspetto delle pagine e dei siti moderni?

Le nuove modalità di lavoro introducono però alcuni importanti punti di riflessione per tutti quelli che sono stati abituati a pensare ad un discreto livello di personalizzazione dell’aspetto dei siti e delle pagine di SharePoint.
Chi ha infatti familiarità con le “vecchie” Publishing Features di SharePoint è abituato ad immaginare a opzioni di personalizzazione rese possibili dagli interventi su Master pages e Page layouts attraverso SharePoint Designer, oppure alla possibilità di governare in maniera molto controllata l’editing delle pagine da parte dei redattori (confinando le sole modifiche possibili a pochi placeholder definiti dal page layout) o, infine, alla gestione del multilingua attraverso l’uso delle Variations.

I Modern site non possono essere modificati attraverso SharePoint Designer (che prima o poi andrà in pensione), né è possibile (ad oggi) un controllo puntuale della redazione delle pagine moderne.
Ma lo sappiamo bene che tutto è in movimento, e Microsoft ha annunciato l’arrivo nei prossimi mesi di nuove funzionalità per il governo delle pagine e, chissà, prima o poi arriverà qualcosa di utile anche per la gestione del multilingua.

Oggi tuttavia l’opzione di personalizzazione grafica dei siti moderni è decisamente limitata, se non ci si accontenta di intervenire su quale elemento di tema e colori:

Cambiamo il modo di pensare?

Chi mi conosce sa che, fin dalle origini del mondo SharePoint (2001) io ho professato un’idea, ossia quella dell’out of the box.
Ho spesso risposto, a chi mi domandava di applicare personalizzazioni “estetiche” ai siti SharePoint: “Ma ti verrebbe mai in mente di cambiare l’aspetto dell’interfaccia di Word o di Excel?“.
Immaginare quindi SharePoint come, principalmente, uno strumento di lavoro… 

Sì, ma il WCM (Web Content Management) che fine ha fatto? Avrà un futuro?

Lasciamo tempo al tempo. Siamo in un periodo di transizione, dove Microsoft offre entrambe le soluzioni:

  • quella dei siti moderni (ancora incompleta, ma che evolverà)
  • quella dei siti classici (su cui non ci saranno evoluzioni, ma su cui restano tutte le potenzialità di personalizzazione grafica, controllo di redazione e multilingua).

Resterà quindi a noi valutare se cogliere da subito tutte le novità dei siti moderni, rinunciando (almeno per ora) alle esigenze di personalizzazione… oppure se attendere ancora e continuare a lavorare con i siti classici.

Come possiamo anticipare le scelte di progettazione?

Per prima cosa suggerisco di controllare con frequenza le novità pubblicate sulla Roadmap di Office 365, di cui ne riporto qualcuna pertinente (con data stimata di avvio rollout):

  • SharePoint pages: custom page designs (Q1 CY2019)
  • SharePoint Hub Sites: limit extension to 100 (August CY2018)
  • SharePoint Hub Sites: Mega-menu (Q1 CY2019)
  • SharePoint Hub Sites: add rich color to header (September CY2018 )
  • SharePoint News: Save for later (August CY2018)
  • SharePoint News: Organizational news (September CY2018)
  • SharePoint News: Organizational news, Audience targeting (September CY2018)
  • SharePoint News: Organizational news, cross-site rollup (Q3 CY2018)
  • SharePoint News: Mentions in comments (Q3 CY2018)
  • SharePoint Sites: Adjust the footer of a site (Q1 CY2019)
  • SharePoint Sites: New site header layout (Q1 CY2019)

Pubblicato il primo gruppo di speaker e sessioni di SPS Milan 2018

Oggi sono state pubblicate le prime informazioni sui contenuti della prossima edizione di SharePoint Saturday (SPS Milan 2018), che rammento si terrà il 6 ottobre 2018 presso l’Enterprise Hotel di Milano.

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Giusto per citare i primi speaker ufficializzati, che come sempre sono autorità nella SharePoint e Office 365 Community internazionale:

  • Elio Struyf
  • Francesco Sodano
  • Markus Hintner
  • Nico Martens
  • Paolo Pialorsi
  • Spencer Harbar
  • Thomas Vochten

Le iscrizioni gratuite stanno andando a ruba, così come stanno aumentando le iscrizioni ai workshop pre-conference, che si terranno nella stessa location il venerdì 5 ottobre 2018. Ricordo che i due workshop full-day saranno a pagamento (prezzo politico) e serviranno per sostenere i costi di SPS Milan 2018 (in aggiunta ai contributi degli sponsor).

Aggiornamenti per la SharePoint Mobile App

Microsoft ha annunciato diverse novità in arrivo per la SharePoint Mobile App, ed in gran parte si tratta di funzionalità legate alle potenzialità dell’Intelligenza Artificiale (AI).

L’esperienza utente ruota attorno al concetto di Find, dietro al quale tuttavia non si trova un “semplice” motore di ricerca, ma bensì dei meccanismi in grado di far scoprire all’utilizzatore people, content e answers.

Il Find tab della SharePoint Mobile App 

I contenuti aggregati e proposti all’utente consentono il discovery di siti, file e persone.
I nuovi componenti permettono inoltre l’accesso alle pagine personalizzate dei siti SharePoint, facilitano la consultazione di news e l’interazione con i propri contatti.

Segnalo infine che il 5 settembre 2018 (orario 9am – 10am PT [6pm –7 UTC]) è in programma un webinar dal titolo  “SharePoint mobile app – Smart AI design update” organizzato da Microsoft ed erogato attraverso le nuove funzionalità (ora in preview) offerte da Microsoft Teams Broadcasting (ma di questo ne parlerò in un altro post).

La roadmap di Microsoft Teams avanza

Dopo circa un anno dall’annuncio di Microsoft Teams, e del suo arricchimento progressivo descritto attraverso la roadmap pubblica, è stato annunciato che l’obiettivo di parity features per call e meeting è stato raggiunto.

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In tanti, come anche il sottoscritto, ci troviamo quindi da mesi ad utilizzare in combinata Skype for Business e Teams, sfruttando entrambi i tool installati sul dispositivo.

Queste le funzionalità rilasciate di recente, e che dovrebbero aver portato ad una equivalenza di funzionalità per chiamate e riunioni online:

  • Messaging: Teams now offers unified presencefederated chat, and contacts, as well as in-line translation capabilities that allow team members to converse in their native language.
  • Meetings: Cloud-based meeting recording, support for larger meetings of up to 250 participants; federated meetings, which provides the ability to host meetings across multiple organizations; meeting lobby so you can qualify dial-in callers before they join your meeting; and dial-in fallback support to ensure people can join a meeting even in the event of network issues.
  • Calling: Boss and delegate support, call queues, auto-attendant, consultative transfer, do-not-disturb breakthrough, the ability to forward a call to a group, and out of office support. In addition, Direct Routing enables you to bring your own telephone service to Teams, which along with Calling Plans provides you additional choice for dial tone in Microsoft Teams.
  • Enhancements to the devices ecosystem for TeamsAn update for Skype Room Systems that enables them to join Teams meetings; Teams app for Surface Hub in the Microsoft Store; Teams Conferencing Gateway, which allows you to use existing Skype for Business certified SIP-based phones with Teams; and USB HID Support for Teams, enabling customers to answer, end calls and control mute and volume using USB peripherals. In addition, cloud video interop services to support Teams meetings with existing VTC systems are underway with offerings from Pexip, Polycom, and Blue Jeans to be generally available later this calendar year.

Per chi sta valutando di abbracciare Teams e sostituire eventualmente Skype for Business, questa documentazione potrebbe tornare utile.