File anonimi su Office 365

Uno degli aspetti spesso sottovalutati dagli utenti di Office 365 è la possibilità (molto comoda per certi aspetti, ma altrettanto ricca di potenziali insidie) di condividere contenuti attraverso Guest Links.

I Guest Links, utilizzabili sia su OneDrive for Business che sui siti SharePoint Online (se abilitati), permetteno di condividere il contenuto anche ad utenti esterni, senza la necessità di autenticarsi a Office 365 e quindi senza la necessità di possedere Microsoft o Organizational Accounts.

Molto comodo per utilizzare Office 365 “alla WeTransfer, ma ovviamente pericoloso per l’eventuale perdita di controllo sui contenuti… sarà infatti conoscere il Guest Link per accedere al file, e potrà farlo chiunque.

Nei mesi scorsi Microsoft ha introdotto la possibilità di definire una “scadenza” per i Guest Links, che quantomeno tampona la possibile emorragia di contenuto… pensando agli utenti distratti, che potrebbero condividere anonimamente file… e poi dimenticarsene.

Si tratta di un’impostazione definibile come Sharing setting a livello di pagina amministrativa di SharePoint Online:

Esiste un modo per verificare se abbiamo “dimenticato” qualche documento condiviso anonimamente, utilizzando il motore di ricerca ed eseguendo questa query:

https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue

MyAnalitics su Office 365

MyAnalytics è una delle funzionalità di Office 365 collegate a Delve, ed alle funzionalità di Office Graph, a cui ho già fatto accenno anche in passato su questo blog. Lo strumento è incluso nelle sottoscrizioni E5 oppure è attivabile individualmente.
Il tool mostra all’utente una serie di indicatori statistici utili a comprendere quanto efficiente o dispersivo/distratto sia il proprio modo di lavorare.

Lo strumento, raggiungibile sia attraverso l’App Launcher di Office 365 che dall’add-in di Outlook, presenta una serie di metriche, visibili già dalla prima dashboard (nota: i dati mostrati sulle immagini sono riferiti al mio tempo):

Per ciascuno di questi elementi è possibile definire un goal/obiettivo, contribuendo a stabilire un modo migliore per impiegare il proprio impegno lavorativo (e non solo). Il tutto nell’ottica di trovare un buon “life balance“.

  • Meeting hours
    • Shows how much time you spent in meetings, and the breakdown between meetings you scheduled yourself and meetings others scheduled.
  • Email hours
    • An estimate of how much time you spent sending and reading emails. See how these compare to the company average and to your personal goals.
  • Focus hours
    • Focus hours are defined as at least two consecutive hours of time without meetings.
  • After hours
    • Shows time spent in email and meetings outside your set work hours, as defined by your settings in Outlook. For example, emails read or sent on weekends. After hours is an estimate only, and is not meant to reflect actual hours worked.

Per ciascuna metrica è disponibile un grafico di drill-down.
Qui è possibile consultare come Microsoft calcola le metriche.

Sono presenti inoltre altri elementi grafici, utili a comprendere il trend di comportamento.
Se ad esempio osservo la mia ultima settimana, posso notare un incremento del mio focus time abbia generato (seppure lievemente) una riduzione del mio tempo-lavoro speso in orario extra lavorativo:

Altro elemento interessante è quello relativo agli Insights, dove è possibile scoprire suggerimenti che nascono da delle “pillole” estratte dai nostri numeri:

Altro interessante strumento è quello relativo al Your time investments, dove viene efficacemente descritto come ho speso il mio tempo dell’ultima settimana, in relazione ai miei interlocutori (sia colleghi che clienti):

Dall’immagine si notano degli anelli di cerchio, dove via via che ci si allontana si incontrano persone con cui si è dedicato tempo in conversazioni e-mail, chat e meetings. Selezionando poi un contatto, nell’immagine il collega Riccardo, si notano i dettagli della relazione, con il tempo trascorso nelle riunioni, la percentuale di lettura delle e-mail scambiate, il tempo di risposta alle e-mail e il tempo impiegato in conversazioni 1:1 (nel caso specifico si tratta di call Skype for Business).

 

Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

Piccoli cambiamenti per le Preview di funzionalità su Office 365

Microsoft ha annunciato la trasformazione di nome delle opzioni First Release di Office 365 in Targeted Release.

Si tratta tuttavia solo di un cambio di nome, mentre non cambia la sostanza: ossia la possibilità di scegliere di ricevere in preview alcune delle nuove funzionalità in sviluppo su Office 365. Questa opzione è attivabile per l’intero tenant o per utenti selezionati, che vogliono testare in anteprima le nuove caratteristiche, per essere più fronti a fronte del rilascio come Standard Release.

I cicli di rilascio di funzionalità su Office 365 sono schematizzati in cinque ring, dove i primi tre sono interni al mondo Microsoft (e a qualche MVP invitato):

Per modificare le impostazioni del tuo tenant, ricordando che di default la Targeted Release è disattivata, accedi al portale amministrativo di Office 365, quindi scegli Impostazioni (Settings) dal menu di sinistra, quindi fai clic su Profilo organizzazione, e personalizza le tue Preferenze di rilascio.
Le opzioni sono le seguenti:

  • Standard Release
    Ottenere gli aggiornamenti quando vengono rilasciati pubblicamente.
  • Targeted Release per tutti
    Ottenere aggiornamenti anticipati per l’intera organizzazione
  • Targeted Release per gli utenti selezionati
    Selezionare le persone che visualizzeranno in anteprima gli aggiornamenti in modo da preparare l’organizzazione

SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.

Esteso il limite di lunghezza degli URL su SharePoint Online

Uno dei principali ostacoli/problemi che si incontrano durante i progetti di migrazione da File Server a SharePoint è quello del limite della lunghezza degli URL.

E’ facile immaginare che approcci “copia-incolla” di intere strutture di cartelle da file system a SharePoint possa superare il tetto dei 260 caratteri.

E’ in fase di rollout il nuovo limite “esteso” per SharePoint Online (quindi al momento applicabile solo per i contesti cloud), estendendo il valore a 400 caratteri.

Ovviamente si tratta di una novità utile, anche se non suggerisco di seguirla come “scorciatoia”, evitando di valutare una ristrutturazione dei documenti più funzionale ad una fruizione web-based (e quindi con un minor livello di nidificazione delle strutture dei folder).

Cloud Conference Italia 4.0

Dopo aver dato il mio piccolo contributo alla prima edizione della Cloud Conference Italia (nel 2014), tra pochi giorni tornerò a calcare il palco dell’evento, oggi giunto alla sua quarta edizione, parlando di Governance di Office 365 (e SharePoint).
Per la precisione il titolo della mia sessione sarà “Office 365 & SharePoint Online Governance Best Practices“.

La conferenza, organizzata come sempre dagli amici di Walk2Talk, si svolgerà in Veneto, a Villorba (TV) il 22 novembre 2017.

Per maggiori informazioni e per iscrizioni, vista il sito dedicato all’iniziativa.

Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites:

Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?