Category Archives: Office 365

Incrementa ancora l’adozione di Microsoft Teams

L’emergenza Coronavirus, e la conseguenze impennata di attività in home working, studio remoto e online meeting, ha accelerato notevolmente anche la diffusione di Microsoft Teams.

Microsoft ha comunicato che, a partire dai suoi 32 milioni di utenti attivi, l’11/03/2020 gli utilizzatori sono lievitati a 44 milioni.

L’esplosione degli strumenti di online meeting è naturalmente estesa anche agli altri tools, a partire da quelli legati al mondo Google (es. Hangouts e Google Duo), da quelli legati a Cisco (WebEx e Jabber), a quelli in emergente crescita (es. Zoom).

In tanti si sono affidati agli strumenti personali/individuali, come quello delle videochiamate attraverso WhatsApp o Facebook Messenger, dimenticando (o sottovalutando) gli aspetti di security, privaci e tutela della proprietà intelletuale.

C’è chi afferma che nell’emergenza “tutto è concesso”… personalmente non sono molto d’accordo. Mi auspico che molte aziende che hanno fatto leva sulle dotazioni personali o familiari del proprio personale possano comprendere i benefici di strumenti professionali e integrati con i sistemi aziendali, correggendo il tiro e fornendo i propri dipendenti dei strumenti adeguati ed efficienti, proteggendo il valore delle informazioni condivise e approfittando dell’opportunità per introdurre soluzioni più strategiche e non soltanto tattiche.

Nuovo Workplace Analytics in rilascio su Office 365

In passato ho scritto diversi post sul tema dei MyAnalytics di Office 365, descrivendone caratteristiche e potenzialità per analizzare il tempo speso nelle attività lavorative e per cercare di trovare un giusto equilibrio tra vita professionale e personale.

Con il mese di Marzo 2020 Microsoft ha avviato il rollout del nuovo Workplace Analytics, pensato per offrire all’utente una serie di insights aggregati in chiave di organizzazione.

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Sarà possibile eseguite un drill-down sui seguenti ambiti:

  • Employee experience
    indicatori utili a ridurre i turnover, incrementare la produttività e la felicità di impiegati e manager
  • Organizational agility
    evidenziando le capacità di adattarsi efficientemente ai cambiamenti, guadagnando valore e competitività
  • Customer focus
    per mostrare il valore offerto ai clienti, l’incremento del business e la creazione di relazioni approfondite con il mercato.

Le aggregazione degli indicatori, per tutela della privacy, non sono mai con un dettaglio individuale (non sarà data evidenza di come ha speso il proprio tempo il signor Mario Rossi), ma forniranno aggregazioni per famiglie di utenti (es. relazione tra employees e leads).

Workplace Analytics offrirà inoltre una serie di fonti per supportare i suggerimenti e le evidenze dichiarate attraverso gli insights, permetterà di fare un approfondimento sulle statistiche presentate e fornirà un “recommended plan“, con l’intento di proporre suggerimenti per migliorare le modalità di lavoro al fine di fare crescere i risultati della propria organizzazione.

Gli amministratori potranno inoltre alimentare di dati supplementari il sistema, al fine di “farlo apprendere” e di produrre un miglioramento della qualità delle valutazioni descritte e delle azioni correttive proposte.

Dal punto di vista del licensing, Workplace Analytics richiede piani di sottoscrizione Exchange Online P1 o P2 (come prerequisiti) e viene proposto come add-on per i principali piani di abbonamento ad Office 365.
Il costo indicativo dell’add-on è pari a 2$ utente/mese per i possessori di piani E5 e di 6 $ utente/mese per i possessori degli altri piani.

Per approfondire:

In arrivo nuovi piani per i Microsoft Firstline Workers

Nella grande onda di adozione di Microsoft 365, che continua a conquistare importanti quote di mercato, uno dei componenti che sta contribuendo ad accelerare la diffusione dell’utilizzo di Office 365 è la sempre crescente adozione da parte dei Firstline Workers.

Mi riferisco a tutti quei dipendenti che curano le attività produttive delle aziende, spesso definiti Blue Collars (ma anche Green Collars e Pink Collars, in funzione delle mansioni ricoperte).

Spesso è fisiologico immaginare che l’utilizzo degli strumenti del digital workplace parta dal personale White Collars, e sono proprio il “colletti bianchi” che hanno postazioni di lavoro dedicate e che trascorrono la maggior parte del loro tempo davanti a un PC.

I colleghi che viceversa seguono una linea di produzione, hanno un utilizzo meno costante degli strumenti di Office 365, leggendo le notifiche di posta elettronica, verificando i propri turni di lavoro (tramite Shift o attraverso una Power App), accedendo alle comunicazioni pubblicate sulla Intranet e partecipando ai gruppi di lavoro su Teams (sempre più spesso utilizzato come alternativa aziendale all’utilizzo dei Whatsapp “spontanei” e fuori governo).

I Firstline Workers non hanno tuttavia le stesse esigenze di “continuità” espresse dai propri colleghi impiegati negli uffici, e pertanto la stessa Microsoft ha introdotto da tempo un piano di sottoscrizione ad Office 365 dedicato a loro. Il piano è denominato F1, dove la “F” rappresenta proprio il concetto di Firstline Workers.

Dentro al piano F1, di fatto, sono contenute le stesse caratteristiche dei più diffusi piani E1… ma semplicemente ad un costo inferiore (e con la limitazione di assegnare i piani F1 solo a dipendenti che non hanno un propria postazione di lavoro fissa).
Non parlo quindi solo degli operai nelle fabbriche, ma mi riferisco anche a tutti coloro impegnati in un lavoro con turnazione, come potrebbero essere i commessi di un negozio o gli addetti ad uno sportello al pubblico in una banca, in ospedale o all’aeroporto.

Ma ecco la novità annunciate

A partire dal 1° Aprile 2020 verrà reso disponibile un nuovo piano F1 e sarà presente un piano F3.

I vecchi piani F1 (quelli attualmente in uso) saranno automaticamente trasformati in piani F3, conservando le funzionalità attuali come caratteristiche incluse.

I nuovi piani F1 saranno quindi un nuovo sottoinsieme di funzionalità, proprio perché ci si è probabilmente accordi che il vecchio piano contenesse fin troppo funzionalità per molti utenti.
Naturalmente il nuovo piano F1 costerà di meno dell’attuale, che come dicevo si trasformerà in F3.

Come confronto sui prezzi, l’attuale F1 (a breve F3) ha un costo di crca 10$ per utente/mese, mentre il nuovo piano F1 costerà circa 4$ utente/mese.

Indicativamente, i nuovi piani F1 sosteranno circa la metà dei più popolari piani E1.

Inoltre i nuovi piani F1 ed F3 faranno riferimento alle caratteristiche di Microsoft 365 e non più del solo Office 365.
Questo significa che saranno incluse anche funzionalità legate al sistema operativo Windows ed alla suite di sicurezza (EMS).

Ecco di seguito una tabella sinottica per farsi un’idea delle differenze tra i due piani:

Condivido quindi il doppio suggerimento:

  • Valutare l’opportunità di estendere l’adozione di Microsoft 365 a tutti i segmenti dell’azienda, introducendone le funzionalità ed i benefici anche i Firstline Workers, considerando i nuovi costi (più accessibili) e abbattendo alcune delle differenze storiche tra White e Blue Collars in molte aziende.
  • Considerare se, dopo il 01/04/2020, valutare il “downgrade” degli attuali F1 (o di parte di essi), considerando una potenziale riduzione di spesa, se le funzionalità incluse nel nuovo piano F1 fossero sufficienti per le proprie esigenze.

CollabDays Milan 2020 rimandato a Ottobre

Abbiamo deciso di rimandare l’evento CollabDays Milan 2020 al 12 e 13 ottobre 2020, sempre presso Microsoft House a Milano, grazie alla disponibilità di Microsoft Italia.

Riporto di seguito la comunicazione inviata a chi si era già iscritto all’evento programmato a giugno:

Cari iscritti e membri della community,
a causa della grave emergenza sanitaria in cui versa il nostro Paese siamo costretti a rinviare l’evento CollabDays Milan 2020 a dopo l’estate. Le nuove date previste sono 12 e 13 Ottobre 2020.
La sede sarà sempre la Microsoft House di Milano, grazie alla cortese ospitalità offertaci da Microsoft Italia.
Speriamo di superare tutti questo difficile momento e #stiamoacasa nell’attesa che l’emergenza sanitaria rientri!
Grazie a tutti!
Office 365 Community

Verso il ritiro le certificazioni Microsoft MCSA, MCSD ed MCSE

Alcune delle certificazioni tecniche più diffuse e popolari, mi riferisco a Microsoft MCSA, MCSD e MCSE, saranno ritirate a breve (30/06/2020).

Per chi è in attualmente possesso di questi titoli di certificazione, nessun timore, perché i titoli resteranno presenti sul proprio transcript di certificazione, per almeno un paio d’anni (puoi risulteranno come “inactive”).

Tutto questo per fare spazio alle nuove certificazioni Microsoft di tipo “role based”.

Parlo di una rosa di ben 34 nuove certificazioni Microsoft (destinate a salire), incentrate sui temi Azure, Modern Workplace e Business Applications (Dynamics e Power Platform).

Ma come aggiornare le vecchie certificazioni possedute?

Percorsi di transizione suggeriti, dalle vecchie alle nuove certificazioni

Per chi possiede il titolo di MCSE Productivity, come ad esempio il sottoscritto, Microsoft suggerisce la transizione verso le nuove certificazioni role-base:

Per poi magari “spiccare il volo” verso la certificazione a “tre stellette”:

The Art of Teamwork

Oggi desidero condividere un video, realizzato da Microsoft nell’ambito del tema Modern Workplace.

Si tratta di un filmato da 12 minuti (so che sono tanti nell’epoca dell’informazione “mordi e fuggi”), ma è tuttavia un bel concentrato di esperienze di Teamwork vissute da parte di clienti Microsoft.

Ritengo sempre di “ispirazione” osservare quello che stanno facendo gli altri. Non significa “copiare”, ma bensì distillare i pro delle esperienze altrui, magari evitando di ripetere gli stessi errori.

Dallo stesso portale segnalo un altro episodio, dal titolo The future of workplace design, che affronta un altro aspetto super-attuale: quello della trasformazione digitale non solo tra gli strumenti IT, ma nel layout degli uffici e nelle dotazioni tecnologiche per gli impiegati dell’azienda.

SharePoint Look Book

Non è esattamente una novità, ma Microsoft ha aggiornato lo SharePoint Look Book.

Alcuni esempi tratti dallo SharePoint Look Book

Di cosa si stratta?

Parliamo di una pubblicazione (sia sito web che PDF) pensata per offrire idee, spunti e suggestioni per la personalizzazione dei siti SharePoint Online moderni, senza correre il rischio di cadere in comportamenti di personalizzazione “non supportati”.

E’ quindi possibile trarre ispirazione, comprendendo -forse- che anche un buon approccio “no code” può essere efficace e “bello”.

Dico bello perché il risultato mostrato nei numerosi esempi è sicuramente di impatto, e fa capire che attraverso i siti moderni è di fatto possibile creare intranet e portali “belli”, oltre che funzionali e con una buona user experience.

Noterete che molti degli esempi traggono la loro forza dalla scelta delle immagini, che voglio ricordare essere di fatto del “contenuto”. Quindi, ancora una volta, l’importanza di non sottovalutare l’importanza delle fasi di content editing dei siti, troppo spesso poco valorizzate e sottovalutate nel post go-live.

Siti SharePoint su Office 365 creati con l’infrastruttura moderna (modern sites) che, oltre ad essere belli, sono rispettosi delle caratteristiche e delle linee guida alla personalizzazione, facendo sì che non subiranno impatti a fronte dei frequenti rilasci di novità sfornate da Microsoft quasi settimanalmente.

Credo che tutte le agenzie grafiche che spesso sono coinvolte nelle fase di design dei siti e delle intranet realizzate su Office 365 dovrebbero studiarsi bene questa risorsa!

La macchina organizzativa di CollabDays Milan 2020 scalda i motori

L’organizzazione di CollabDays Milan 2020 sta procedendo speditamente, con il coinvolgimento delle diverse anime delle communities italiane dedicate al mondo SharePoint e Microsoft 365.

Nell’immagine sotto trovate parte dei volti degli organizzatori che, ovviamente tramite Microsoft Teams, stanno collaborando all’organizzazione dell’evento…. un bel concentrato di MVPs!

Voglio citarli/citarci:

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Stay tuned!

SharePoint vs Teams

In tanti, anche tra gli utenti “storici” di SharePoint, si trovano confusi ad affrontare l’adozione di Microsoft Teams.

Uno dei quesiti più frequenti è: “ma devo usare un sito SharePoint o un Teams?“.

Partiamo facendo un po’ di chiarezza sul ruolo dei due strumenti, pur consapevoli di trovarci su una linea di confine non sempre demarcata allo stesso modo.

Pensando alla gestione dei file, che spesso è la parte chiave del “dubbio” da parte degli utenti, partiamo da un posizionamento (parziale) degli strumenti che possono far parte del Digital Workplace aziendale, identificando il contesto operativo:

Radar per orientare l’utente durante la scelta della collocazione di salvataggio dei file

Da questa specie di “radar” appare evidente che un utente possa scegliere di collocare i propri file in funzione del contesto:

  • se sono i miei documenti di lavoro, che vedo solo io o che al limite condivido occasionalmente con pochi altri, allora potrò utilizzare OneDrive
  • se si tratta documenti collegati a progetti, uffici o aree dell’azienda, su cui collaboro con regolarità insieme ad altri colleghi, allora mi dovrò orientare verso SharePoint o Teams
  • se i file hanno un rilievo che interessa all’intera azienda, per ufficialità e per visibilità, allora dovrò pensare di collocarli sulla Intranet aziendale.

Che cosa è Microsoft Teams?

Le definizioni sulla rete si sprecano, ma le più accreditate indicano:

  • uno strumento di comunicazione e collaborazione chat-based e per la collaborazione real-time (evoluzione di Skype for Business), adatto anche per organizzare online meeting e call
  • un “collaboration HUB”, dove il gruppo di lavoro può trovare, in un unico punto d’accesso, i propri strumenti di lavoro, le informazioni e ogni altro elemento utile a raggiungere l’obiettivo (es. un progetto, l’organizzazione di un evento, …)

Ma quindi cosa non è Microsoft Teams?

Non è un luogo dove archiviare i file. Teams utilizza i siti SharePoint per il salvataggio dei documenti.
Quindi i file non vengono mai salvati su Teams, che funge da punto di raccordo verso SharePoint (così come verso Planner per le attività e a tanti altri strumenti “verticali”).
Anche i file scambiati durante una conversazione chat non sono salvati su Teams, ma vengono salvati sul OneDrive dell’utete che invia i file e condivisi in maniera trasparente con l’interlocutore con cui si sta chattando.

Ogni team su Microsoft Teams è collegato a un Office 365 Group, che ne determina le logiche di accesso/autorizzazione riservate per i membri. Gli utenti membri di un team sono quindi membri di un Office 365 Group, che coordina le autorizzazioni sugli strumenti “satellite”, quali il sito SharePoint o il piano Planner.

Torniamo quindi alla domanda iniziale: ma devo usare Teams o un sito SharePoint Online?

Il mio punto di vista, per evitare l’antipatica risposta “dipende”, può essere un criterio guidato dal contesto:

  • dobbiamo solo condividere file e informazioni (es. news)?
  • non ci servono altri strumenti di lavoro a supporto di una collaborazione tra colleghi?
  • potremmo aver bisogno di gestire logiche di autorizzazione puntuali sui file per i diversi utenti coinvolti?

Se le risposte ai quesiti tendono verso il “sì”, allora possiamo indirizzarci verso un semplice sito SharePoint, senza scomodare Teams o gli Office 365 Groups.

Se, viceversa, anche solo parte dei quesiti tende verso il “no”, allora suggerisco di valutare la creazione di un team su Microsoft Teams ed il conseguente Office 365 Group.

Come ho già scritto, non esistono regole fisse, e la valutazione va sempre affrontata considerando i pro e i contro offerti da ciascuna opzione.

Un esempio di soluzione “ibrida” potrebbe essere la scelta di creare un team su Teams, che produrrà la creazione di un Office 365 Group per la gestione della membership, e quindi andare a gestire il dettaglio delle autorizzazioni sui file direttamente sul sito SharePoint collegato. Questo permetterà di superare uno degli ostacoli dei quesiti, ma renderà più articolata e complessa la governance delle autorizzazioni per i contenuti del progetto o del contesto collegato.

Sono nati i CollabDays!

La community internazionale delle Office 365 e SharePoint Communities, a cui aderisce anche la nostra community italiana, ha lanciato la nuova piattaforma online a supporto degli eventi tecnici e formativi rivolti alla community degli esperti e degli utilizzatori di Microsoft 365 ed Azure.

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CollabDays è il nuovo brand, e corrisponde ad un portale e offre il nome per il nuovo format di eventi in presenza.

Noi italiani saremo tra i primi (una volta tanto!), ed è stato annunciato anche CollabDays Milan 2020, il 4 e 5 giugno 2020.

Milan 2020

CollabDays Milan 2020 sarà un “doppio evento”, con il primo giorno strutturato in workshop paralleli della durata dell’intera giornata, che avranno anche l’obiettivo di contribuire a sostenere economicamente l’evento della seconda giornata, aperto a tutti e strutturato secondo il format della conferenza multi-track.

Nelle prossime settimane saranno pubblicati ulteriori dettagli, sia sui contenuti che sulla formula dell’iniziativa, che ovviamente sulla location.

Ricordo anche, se fai parte di un’azienda, che esiste la possibilità di sostenere la community, tramite sponsorizzazione.