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Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

Alleggerire il lockdown anche attraverso Microsoft Booking

Alcune delle novità concesse dalla Fase 2 descritte dal Governo, quale parziale allentamento del lockdown legato all’emergenza sanitaria Covid-19 andranno a prevedere la progressiva riapertura di esercizi commerciali e professionali.

Al fine di assicurare la massima sicurezza, molti dei negozi (penso ai chioschi, alle attività take-away, ai parrucchieri, …) dovranno prevedere procedure di prenotazione dei beni o dei servizi.
In tanti gestiranno in forma destrutturata le prenotazioni, attraverso chiamate telefoniche o messaggi Whatsapp.

Credo tuttavia possa essere l’occasione per cercare di impostare una risposta più strutturata ed efficiente, magari sfruttando qualche servizio online per il booking di prodotti e servizi.

A partire da metà del mese di maggio 2020 sarà disponibile la versione web di Microsoft Booking, una delle componenti di Microsoft 365 già compresa come app mobile nei piani di sottoscrizione Office 365 Education A3, Office 365 A5 e Office 365 Business Premium (per i clienti Office 365 Enterprise E3 e Office 365 Enterprise E5 è attualmente disponibile tramite un componente aggiuntivo, ma verrà reso disponibile anche a questi piani da metà maggio).

Sul sito Microsoft sono pubblicati tre esempi di utilizzo (chiaramente non esaustivi, ma possono offrire qualche spunto di utilizzo):

Si tratta di un’applicazione mobile e -presto- di una web app utilizzabile sia dagli utenti Microsoft 365 che dai clienti delle attività commerciali (si comprende quindi che Booking sia prevalentemente pensato per realtà di piccole-medie dimensioni).

Nel seguente video ci si può fare un’idea di massima delle potenzialità offerte dal servizio:

Per gli amministratori sarà possibile definire, sia dal portale amministrativo che da Powershell, se rendere disponibile o meno Booking agli utenti del tenant. Da fine aprile 2020 saranno disponibili i comandi per tutti i tenant, che di default prevedono l’impostazione su “ON”.

Più in generale, puoi trovare qui le istruzioni per attivare o disattivare il servizio Booking.

Il nuovo SharePoint Home Site

Tra le novità in arrivo per SharePoint Online, entro fine anno pare, va evidenziata a novità del nuovo SharePoint Home Site.

Si tratta le nuovo sito, pensato per diventare la nuova landing page per gli utenti e adatto a sostituire il vecchio root site classico (classic team site) con un nuovo sito moderno (basato su un communication site evoluto e da un nuovo set di web part moderne).

Tra le caratteristiche in più offerte da questo nuovo tipo di sito:

  • Organization News (in grado di aggregare news dai diversi siti del tenant)
  • Search scope tenant-wide (un ambito di ricerca, applicato al search box contestuale posizionato come sempre in alto sulla suite bar)
  • One click access from SharePoint App (piena integrazione con la SharePoint mobile app)
  • SharePoint Start page (connesso alla tile SharePoint dell’App Launcher)
  • Site branding and Navigation ereditata dalla SharePoint Start page (la navigazione sarà anche finalmente trimmata per audience)

Il nuovo SharePoint Home Site diventerà -a tendere- il nuovo root site di SharePoint Online.
Per tutti i tenant “anzianotti”, che si ritrovano un classi team site come root site, esiste la possibilità di eseguire lo “switch” della site collection, partendo (progettando e realizzando) una nuova site collection di root, per poi sostituirla a quella di root per semplificarne l’accesso agli utenti.

Eco come fare lo switch:

  1. Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  2. Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/newIntranet -TargetUrl https://contoso.sharepoint.com -ArchiveUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/oldIntranet

Il comando Invoke-SPOSiteSwap è interessante anche per chi desidera fare il replacement di qualsiasi altra site collection, spesso utile nelle operazioni di ristrutturazione.

Utilizzare immagini sulle e-mail studiate anche per il “Dark Mode”

Come annunciai alcune settimane fa, stanno diffondendosi gli utilizzi della “Dark Mode” su Outlook e su altre applicazioni, soprattutto per i dispositivi mobile.

Lo scopo è quello di rilassare maggiormente la vista e risparmiare il consumo dell’energia delle batterie (contribuendo così ad un ambiente migliore).

Utilizzando Outlook in dark mode sul mio telefono non posso non notare effetti “pacchiani” sulla resa di alcune immagini contenute nei messaggi, che hanno frequentemente uno sfondo bianco… che chiaramente “spara” su uno sfondo nero, creando un patchwork poco gradevole.

Ecco un esempio di e-mail contenente la mia signature in calce… ho utilizzato la mia firma, con spirito di autocritica, senza mettere in difficoltà nessuno dei miei contatti 🙂

ed ecco come viene ricevuta dal mio Outlook mobile in dark mode:

Grazie all’utilizzo di immagini PNG con fondo trasparente (e non dei classici JPG) il risultato è accettabile sul logo di Green Team, sugli elementi grafici del pay-off, ma perde un pezzo importante del logo Microsoft Partner… dove noterete scomparire proprio la scritta “Microsoft Partner” scritta in colore nero su sfondo nero.

Morale?
Studiamo e testiamo con attenzione i formati per i messaggi delle nostre newletter o anche -banalmente- per le nostre e-mail signature. Il rischio è commettere errori comunicativi e apparire poco professionali nella nostra comunicazione elettronica.

Outlook Dark Mode in arrivo

Microsoft ha avviato il rollout della nuova modalità “Dark” per Outlook, che sarà disponibile sui dispositivi iOS e Android.

Si tratta di una nuova modalità che dovrebbe affaticare meno la vista e ridurre i consumi di energia del dispositivo mobile.


Il “Dark Mode” potrebbe diventare una tendenza significativa, e sono già diversi gli articoli che ipotizzano che potrà applicarsi anche ad altre componenti di Microsoft 365, a partire da SharePoint Online.

Per qualche suggestione in più di quello che avverrà sull’interfaccia di Office 365:

Aggiornamenti per la SharePoint Mobile App

Microsoft ha annunciato diverse novità in arrivo per la SharePoint Mobile App, ed in gran parte si tratta di funzionalità legate alle potenzialità dell’Intelligenza Artificiale (AI).

L’esperienza utente ruota attorno al concetto di Find, dietro al quale tuttavia non si trova un “semplice” motore di ricerca, ma bensì dei meccanismi in grado di far scoprire all’utilizzatore people, content e answers.

Il Find tab della SharePoint Mobile App 

I contenuti aggregati e proposti all’utente consentono il discovery di siti, file e persone.
I nuovi componenti permettono inoltre l’accesso alle pagine personalizzate dei siti SharePoint, facilitano la consultazione di news e l’interazione con i propri contatti.

Segnalo infine che il 5 settembre 2018 (orario 9am – 10am PT [6pm –7 UTC]) è in programma un webinar dal titolo  “SharePoint mobile app – Smart AI design update” organizzato da Microsoft ed erogato attraverso le nuove funzionalità (ora in preview) offerte da Microsoft Teams Broadcasting (ma di questo ne parlerò in un altro post).

Quando siamo “Smartphone Addicted”?

In questi giorni, causa anche un po’ di influenza, mi sono dedicato a diverse letture. Tra queste ho raccolto un po’ di studi e ricerche sull’utilizzo degli smartphone e delle app per facilitare la collaborazione tra gli utenti.

Sono “cascato” su una ricerca (non freschissima a dire il vero, risale al luglio del 2013), pubblicata dal Los Angeles Times, a valle di una ricerca condotta da Harris Interactive per conto di Jumio su un significativo campione di giovani adulti americani (1.102 persone).

Tra le infografiche non non potevo non notare la seguente:

divertente (o inquietante) osservare questi numeri su dove/quando usiamo il telefonino, pensando che queste percentuali saranno senz’altro cresciute dal 2013 ad oggi.

Il dato relativo all’utilizzo dello smartphone mentre si fa sesso (9%) è ancora più forte (20%) nel segmento di popolazione tra i 18 e 34 anni.

Decisamente inquietante poi il dato relativo all’utilizzo durante la guida (55%), che lascia poco immaginare circa alle frequenti cause di incidenti stradali.

Office 365 non si ferma… ecco Microsoft To-Do

Office 365 come un fiume in piena… con un rilascio continuo di nuovi servizi e applicazioni.

L’ultima annunciata, già disponibile in Preview, è Microsoft To-Do.

To-Do, come è facile intuire dal nome, è il nuovo sistema per supportare l’utente nelle attività di tutti i giorni, più rivolte all’individuo rispetto al altri strumenti di gestione dei task, anch’essi disponibili su Office 365, come Planner o Project Online.

Cercando di fare un po’ di chiarezza sui tre strumenti, prendendoci qualche libertà di interpretazione:

  • To-Do
    gestione delle attività operative, quotidiane, che coinvolgono solo (o quasi) me.
  • Planner
    strumento “agile” per la gestione dei tasks di piccoli gruppi di lavoro, arricchito di strumenti simil-Trello, come la “lavagna dei post-it”.
  • Project Online
    soluzione evoluta e più articolata per gestire progetti, fino a logiche di portfolio progetti, con utilizzo sofisticato delle risorse (carichi di lavoro e disponibilità) e di strumenti per il supporto al budget e alla consuntivazione (timesheet) dei progetti.

To-Do sarà via via integrato con i diversi componenti di Office 365 che hanno a che fare con le attività, offrendosi come strumento “centralizzato” per tutte le cose da fare, sempre in ottica user-centered. Il primo dei componenti della famiglia Office 365 ad essere integrato è Outlook, con i suoi tasks che sono sincronizzati all’interno di To-Do.

Sempre in versione Preview sono già disponibili le app mobile per iOS, Android e Windows (anche per Desktop), oltre ovviamente alla versione Web-based.

Quante volte al giorno controlli il tuo smartphone?

Secondo alcune ricerche recenti indicano che gli utenti più “addicted” (il 10% della popolazione) interagisce oltre 5400 volte al giorno!
In media, un utente “normale” guarda o tocca lo schermo del proprio telefono circa 2617 volte al giorno. Circa un milione di volte l’anno.

thumb_miles_image_2.png

Parliamo comunque di numeri estremamente elevati, e spesso di azioni generate senza bisogno di alcuno stimolo, come ad esempio la notifica di ricezione di un’email o di un messaggio Whatsup.

Abitudini e comportamenti che non sono neppure lontanamente confrontabili con il numero di volte con cui controlliamo l’email, che in ogni caso presenta numeri considerevoli, e che rasentano l’ossessione pensando al fatto che l’87% della popolazione controlla almeno una volta il telefono nella fascia oraria da mezzanotte alle 5 del mattino.

touches_by_hour_per_day.png

La ricerca, condotta da Dscount su un campione di 100mila utenti e pubblicata dal Dailymail, indica che le app più consultate sono Facebook (15% del tempo) e Google, e che l’azione “attiva” più frequente è quella di scrittura messaggi di testo (11%).

Top 20: by share of all touches

Tutto questo conferma e giustifica i forti investimenti verso il rilascio di nuove applicazioni mobile, come stiamo vedendo fare da Microsoft a supporto degli utenti di Office 365: app per SharePoint, Teams, Groups, StaffHub, che si affiancano alle popolari app per Outlook, OneDrive e Skype for Business.

Si tratta di numeri davvero importanti, che impongono ragionamenti a tutti coloro che offrono servizi e contenuti, e che non possono essere trascurati da chi progetta digital workplace o intranet aziendali, che spesso ancor oggi si concentra sulla “home page del portale”…

Fonte