Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Esplorando il Feature Pack di SharePoint 2016

Microsoft SharePoint Server 2016 è stato rilasciato nel maggio del 2016, seguendo le orme delle versioni che hanno preceduto la più popolare piattaforma di sharing e collaboration.

Con l’arrivo della versione 2016, Microsoft ha anche annunciato un nuovo modo di rilasciare gli aggiornamenti, sulla scorta del motto “Cloud First”.

Le nuove funzionalità vengono infatti rilasciate/testate/consolidate su SharePoint Online, in Office 365, per poi venir “pacchettizzate” in blocchi, e rese disponibili (opzionalmente) anche per la versione on-premises del prodotto.
Nella pratica il concetto di “opzionale”, annunciato da Microsoft quando fu annunciata la roadmap, nella pratica si sta solo in parte concretizzando… se infatti si procede con l’installazione di CU (Cumulative Updates) successivi a novembre 2016…. ci si ritroverà installati anche i componenti del Feature Pack.

Il Feature Pack per SharePoint 2016, rilasciato nel novembre 2016, include quindi diverse funzionalità precedentemente diffuse su Office 365, ed altre novità rivolte ad implementare scenari ibridi online/on-premises.

Questa la lista, recuperata dal blog del team di prodotto:

  • Administrative actions logging for common SharePoint administrative actions.
  • MinRole enhancements to support small and medium-sized farms.
  • A OneDrive for Business modern experience.
  • Custom tiles in the SharePoint app launcher.
  • SharePoint hybrid auditing unified across site collections on-premises and in Office 365.
  • Hybrid taxonomy unified across on-premises and Office 365.
  • OneDrive API for SharePoint on-premises

Il Feature Pack è gratuito, anche se per alcuni aspetti è limitato agli utenti possessori di un contratto di software assurance.
Attenzione e prudenza prima di procedere con l’installazione, come è bene fare prima di affrontare qualsiasi aggiornamento su SharePoint (Service Pack o Cumulative Updates).

Tra le novità evidenti che ci si ritrova dopo il deployment, la nuova SharePoint App Launcher personalizzabile (che ricorda tanto le logiche di Office 365):

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 2

Altro nuovo elemento è quello della nuova user experience di OneDrive for Business, anche questa più vicina all’esperienza vissuta dagli utenti Office 365:

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 GIF 1

Altro aspetto interessante, soprattutto per gli information architect, è la Unified Taxonomy, che permette di avere tassonomie condivise tra SharePoint Online e on-premises.

Per i sistemisti SharePoint, sono state rese più “abbordabili” le logiche dei MinRoles, rendendolo un po’ più alla portata delle infrastrutture medie (e non solo giganti); e sono state introdotte logiche di centralizzazione dei logs amministrativi.

Announcing Feature Pack 1 for SharePoint Server 2016 1

Infine, per gli sviluppatori, sono state rilasciate le nuove OneDrive API 2.0, analogo a quanto già reso disponibile sul cloud, offrendo la possibilità di interagire con dati e libraries di OneDrive for Business dalle proprie soluzioni custom.

Conoscere i limiti di SharePoint

Non mi stanco mai di ripetere che prima di creare qualsiasi cosa su SharePoint (site collection, web, library, lista…) è indispensabile analizzare e progettare “la struttura dei contenitori”.

Questo argomento rientra nel grande tema dell’Architettura dell’Informazione, e deve fare i conti con le limitazioni del prodotto. In particolare quando si parla di Software boundaries.

Si tratta di temi fondamentali in fase di progettazione e capacity planning.

Mi capita troppo spesso di incontrare architettura mal (o per niente) progettate presso i clienti che incontro, dove interi sistemi documentali sono realizzati in un’unica Site collection o –ancora peggio (ma giuro che è vero)- in un’unica Document library!

Desidero riprendere su questo post un paio di “grandi classici”.

Mai solo una Site collection…

Disporre di una sola Site collection significa far nascere il sistema con un limite di scalabilità sullo storage (e sulle performance). Una solo Site collection significa poter disporre di un massimo di un solo Content DB

Le best practices di Microsoft suggeriscono di non oltrepassare i 200 GB nella crescita del singolo Content DB (anche se personalmente, per ragioni di migliore gestibilità, tendo a suggerire valori molto al di sotto).
Una sola Site collection == Un solo Content DB == Crescita massima 200 GB.

Nelle tante decine di infrastrutture SharePoint analizzate posso dirvi che il limite dei 200 GB l’ho visto più volte superare (ne ho trovati cresciuti fino a 500 GB!), e SharePoint “respirava ancora”… ma questo non significa poter ignorare le buone pratiche.

Non far crescere fuori controllo le liste/library

Una lista o library dispone di un limite fisico di crescita di 30 milioni di elementi. Tuttavia è ben noto il tema del List Threshold, che impone la progettazione dei contenitori e l’organizzazione dei contenuti tenendo conto che SharePoint non gradisce effettuare query su grosse quantità di elementi.
Il valore di default del List Threshold limita ai primi 5.000 items l’esecuzione delle query degli utenti (20.000 items per gli amministratori).

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Rimando chi non avesse ancora afferrato il problema alla lettura dell’articolo di Claudio Brotto.

E’ troppo comodo, oltre che sbagliato, intervenire a posteriori sui settings dei Lists Threshold per “risolvere il problema” (nei giorni scorsi ho trovato una Web Application con impostato il valore a 10,5 milioni!).

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Il problema non è il fatto che la lista contiene più di 5.000 oggetti, ma il vero problema è che qualcuno non l’ha progettata bene!
Se si prevede una crescita del numero degli oggetti… mai pensare a una sola lista/library, ragionare con logiche di frazionamento degli scopes in folder (magari utilizzando i nativi meccanismi di Autofoldering), ed infine pensare anche alle logiche archiviazione/storicizzazione: i contenuti non sempre ha senso conservarli tutta la vita.

E su SharePoint Online?

Se qualche sviluppatore o sistemista poco attento può anche cercare di riuscire ad eludere parte dei vizi di progettazione, intervenendo con modifiche delle impostazioni della Farm, su SharePoint Online… ci sono poche speranze.

Sapete bene che sull’ambiente Office 365 le nostre Site Collection convivono su un’infrastruttura SharePoint condivisa con altri clienti (tenant). Di conseguenza molte delle impostazioni che su una Farm On-premises sono definibili intervenendo sui server o agendo sulle impostazioni delle Web Application… possiamo scordarcele.

I 5.000 items come limite di list threshold ad esempio? E’ quello, punto e basta.

Non fraintendetemi, non intendo con questo dire che è meglio non usare SharePoint Online… voglio semplicemente dire che avendo a che fare con Office 365 è ancora più importante conoscere i limiti del prodotto e progettare bene.

A proposito, ecco il link ai limiti di SharePoint Online (pagina che ogni tanto viene aggiornata da Microsoft, come è avvenuto nei mesi scorsi innalzando alcuni valori).

Progettare infrastrutture idride per SharePoint 2013

Con la sempre maggiore diffusione di SharePoint Online, su Office 365, capita sempre più di frequente che i clienti ci chiedano di studiare soluzioni ibride per il deployment di SharePoint 2013.

In parte la motivazione è legata ad un desiderio di “alleggerimento” della propria infrastruttura domestica, rimandando al cloud la gestione di parti di contenuto e servizio. Altra frequente ragione è legata al fatto che molte aziende che hanno sottoscritto contratti Enterprise Agreement si trovano già inclusa anche la possibilità di utilizzare Office 365.

Intranet in casa e MySites sul cloud

Uno scenario che ci è capitato già diverse volte di analizzare è ad esempio il desiderio di conservare la Intranet aziendale on-premises (le motivazioni della scelta oscillano dall’inaffidabilità della connettività Internet a motivazioni “psicologiche” di controllo sui dati), realizzando però l’ambiente per i MySites degli utenti su SharePoint Online, sfruttando anche i vantaggi di SkyDrive Pro.

In questo modo l’IT aziendale si dovrà preoccupare di gestire i contenuti ed i servizi “istituzionali”, rimandando al cloud di Office 365 la gestione dei dati “personali” degli utenti, sfruttando le logiche di condivisione semplificata (su SharePoint Online è possibile condividere contenuti anche con utenti esterni all’organizzazione) e agevolando l’accesso ai dati dell’utente da qualsiasi dispositivo (l’utente accederà ai dati attraverso Internet, senza dover decidere di esporre la Intranet aziendale, e tramite il proprio PC o i propri dispositivi mobili attraverso l’App di SkyDrive Pro).

Ricordo che Microsoft ha annunciato recentemente la possibilità di estendere lo storage di SkyDrive Pro per ciascun utente dagli originali 7 GB a ben 25 GB!
Si può quindi davvero pensare ad un’evoluzione delle vecchie “home directory” sul File Server…

La Extranet per clienti e fornitori su SharePoint Online

Spesso i clienti utilizzano già SharePoint on-premises, attraverso cui hanno realizzato Intranet ed altre soluzioni aziendali. Spesso hanno fatto questo investimento da poco tempo, e difficilmente giustificano un upgrade tempestivo e tantomeno uno spostamento su SharePoint Online (spesso vincolato alle limitazioni di personalizzazione del cloud).

Per nuovi progetti e nuove esigenze però si aprono nuove possibilità.
Una delle richieste più frequenti è quella della realizzazione di Portali extranet per clienti o fornitori, su cui spesso ci si domanda come affrontare le necessità della pubblicazione verso Internet, al fine di rendere raggiungibile il portale ai destinatari, e come governare la gestione degli account degli utenti esterni.

E’ facile quindi immaginare di realizzare i Portali extranet attraverso SharePoint Online, con la possibilità di far accedere alle site collection di clienti e fornitori i propri utenti aziendali attraverso i meccanismi di SSO della federazione con ADFS, e gli uteti esterni con il proprio account Live ID (senza doversi più preoccupare di gestire la creazione degli account, il cambio delle password e mille altri fastidi).

I Portali extranet saranno poi nativamente esposti su Internet, senza doversi quindi preoccupare di realizzare una soluzione di Reverse Proxy Publishing della infrastruttura SharePoint on-premises, né tantomeno di dover implementare una SharePoint Farm sulla DMZ aziendale.

Utilizzare SharePoint Online con i dati di business aziendali

Per chi invece si è ormai convinto al passaggio a SharePoint Online, ma ha la difficoltà di voler integrare i dati di business aziendali, utili sia per taggare i contenuti con una tassonomia aziendale (es. i metadata descrittivi per associare un’offerta ad un cliente, taggando i documenti su SharePoint Online con il metadato della ragione sociale del cliente recuperato dall’anagrafica clienti del gestionale, ed i metadata dei prodotti dall’ERP aziendale).

Per abilitare questi scenari sono disponibili i BCS (Business Connectivity Services), attraverso i quali è possibile definire external lists e external content types, alimentando i valori da sorgenti dati esterni (tipicamente da una strato intermedio di servizi incaricati di comunicare con il gestionale aziendale).

SharePoint Online offre poi “di serie” i componenti DUET Enterprise, utili per realizzare integrazioni verso il mondo SAP.

Non ultimo, l’imminente rilascio dei componenti Azure Data Management Gateway, per accedere tramite OData (REST) ai Database e ai Cubi aziendali.

Studiare l’infrastruttura

Per realizzare questi scenari ibridi è necessaria un’attenta progettazione dell’infrastruttura, coinvolgendo spesso competenze esterne al mondo di SharePoint.

Su Technet è possibile trovare un buon punto di partenza, utile a porsi le prime domande fondamentali.

Disponibile la Beta 1 di XMind 2013

XMind è uno dei tool che apprezzo di più (e che mi è spesso capitato di suggerire in occasione di sessioni e training sull’Information Architecture) per la rappresentazione di concetti (mappe mentali), raccolta di idee (brainstorming) e per schematizzare mappe di navigazione e macrostrutture logiche per portali web ed intranet.

E’ stata oggi annunciata la Beta 1 della nuova versione XMind 2013, disponibile per Windows, Apple, Linux e in versione “Portable”.

Screenshot of Local Network Sharing

XMind 2012 è disponibile in versione base (free), oppure Plus (62€) e Pro (79€), più eventuale sottoscrizione annuale.

Ecco la lista delle novità della nuova release XMind 2013 (3.4.0):

New Features

  1. Local Networking Sharing (huge new feature, cost our one year to ship)
  2. Export to Microsoft Excel/CSV
  3. Export to SVG (in vectors)
  4. Export to Microsoft Word/PPT/Excel on Mac OS X (huge new feature)
  5. Import from Microsoft Word
  6. Merge XMind Workbooks
  7. New style editor to design styles
  8. New marker design and more markers
  9. Print the whole workbook
  10. Reduce file size

Improvements

  1. Improved Export to Word/PPT/PDF/HTML
  2. Export to PDF(Map) in vector graphics
  3. Improved Import from Mindjet Mindmanager
  4. Gallery renamed to “Clip Art”, and new lovely clip art.
  5. The way to add external file
  6. Improved relative hyperlink
  7. Shortcut to switch within different sheets (Ctrl + Page Up/ Page Down for windows; Ctrl + Fn + Up/ Down for Mac)
  8. Focus on the topic in Gantt View synchronously
  9. New marker view design to let you fold every marker groups
  10. Automatic resize marker to fit topic font
  11. The order of markers in a topic is as same as the order in marker view.
  12. Many other improvements.

Fixed Bugs

  1. XMind fails to launch after upgrading to Java 7.
  2. Menu bar is invisible when pressing “Esc” key to quit the Brainstorming or Presentation mode on Mac OS X.
  3. XMind fails to open the file on Mac OS X with Java 7 when the file name has Non-ASCII characters.
  4. The hyperlink will be exported into recognizable code.
  5. XMind fails to locate to the collapsed topic when double-clicking it within the search view.
  6. Italic font can’t display correctly on Mac.
  7. XMind fails to scroll up the font drop-down list on Mac OS X Lion+.
  8. There is no hyperlink information of the notes when exporting to Word or PPT.
  9. File with non-ASCII characters in name will show “?” in recent opened file list.
  10. The extracted theme has no subtopic’s background color property.
  11. XMind fails to conduct the relative file hyperlink among different drivers on Windows.
  12. XMind can’t export the other parts into PDF if we’ve checked the Overview option.
  13. XMind fails to export the mind map into PPT on Mac if the default font isn’t available.
  14. Error occurred every time when XMind starts, if the home map is removed.
  15. Error occurred when clicking the file in recent opened file list, if it has been removed or renamed.
  16. XMind will crash when we click the “label” option by right clicking on the hyperlink/ Notes icon within the topic.
  17. When exported to the small size PDF map, the mind map can’t zoom out correctly.
  18. Delete unused markers.
  19. Remove topic’s highlight after deleting the marker when filtering.
  20. Many other fixed bugs