Aggiornare Sitecore alla versione 8.2

Sitecore ha rilasciato ormai dallo scorso agosto 2016 la versione 8.2 della propria piattaforma per il Digital Marketing. Apparentemente sono poche le organizzazioni che hanno affrontato l’upgrade, condizione che ovviamente inibisce a beneficiare delle novità introdotte.

Evidenzio soltanto le principali nuove caratteristiche:

  • Express Migration tool
  • Enhanced Publishing
  • CRM Connector 8.2
  • Path Analyzer
  • Cloud Improvements

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Ecco di seguito un video che descrive come affrontare l’upgrade:

Office 365 e la coerenza dell’esperienza utente

Sappiamo tutti molto bene che Office 365 è in continua evoluzione, così come è in trasformazione la sua interfaccia, per facilitarne un sempre maggiore utilizzo da dispositivi mobile e valorizzando la “trasversalità” dei diversi strumenti della suite.

Per fronteggiare la possibile confusione (quale strumento uso?) e la frequente difficoltà di reperimento delle informazioni (spesso disseminate in contenitori diversi: SharePoint, Outlook, OneDrive, Teams, …), una delle modalità di approccio che mi capita spesso di suggerire è la valorizzazione del Search.

Del resto si tratta di sfruttare un’abitudine già diffusa in tutti gli utenti (chi non usa Google sul Web?), superando molte delle barriere mentali (o psicologiche) legate alla strutturazione dei contenuti (come se ragionassimo ancora con le directories).
Non è più così importante sapere dove si trova un documento… l’importante è trovarlo e ritrovalo.

Molti dei nuovi strumenti (pensiamo a Delve) sono completamente incentrati sul search, e spesso sono utili a far emergere anche la conoscenza implicita, portando alla luce contenuti su cui lavorano i colleghi, e che potrebbero essere di nostro interesse, pur nel pieno rispetto di autorizzazioni e privacy.

Più di una volta ho consigliato di utilizzate, come home page del root site di SharePoint Online, una bella pagina bianca con un grosso box di ricerca in mezzo!

C’è tuttavia un punto debole. I diversi strumenti di Office 365 presentano sempre un box di ricerca, ma non esiste ancora una reale coerenza di ricerca, con l’effetto che ricercando la stessa keyword partendo da strumenti diversi… si ottengono risultati diversi.

La matrice qui sotto evidenzia in modo inequivocabile il gap, incrociando il punto da dove si esegue la ricerca con il contenuto ritrovato:

Insomma… siamo sulla buona strada… ma c’è ancora un bel po’ di strada da fare per rendere effettivamente omogenea l’esperienza di ricerca su Office 365.

Office 365 non si ferma… ecco Microsoft To-Do

Office 365 come un fiume in piena… con un rilascio continuo di nuovi servizi e applicazioni.

L’ultima annunciata, già disponibile in Preview, è Microsoft To-Do.

To-Do, come è facile intuire dal nome, è il nuovo sistema per supportare l’utente nelle attività di tutti i giorni, più rivolte all’individuo rispetto al altri strumenti di gestione dei task, anch’essi disponibili su Office 365, come Planner o Project Online.

Cercando di fare un po’ di chiarezza sui tre strumenti, prendendoci qualche libertà di interpretazione:

  • To-Do
    gestione delle attività operative, quotidiane, che coinvolgono solo (o quasi) me.
  • Planner
    strumento “agile” per la gestione dei tasks di piccoli gruppi di lavoro, arricchito di strumenti simil-Trello, come la “lavagna dei post-it”.
  • Project Online
    soluzione evoluta e più articolata per gestire progetti, fino a logiche di portfolio progetti, con utilizzo sofisticato delle risorse (carichi di lavoro e disponibilità) e di strumenti per il supporto al budget e alla consuntivazione (timesheet) dei progetti.

To-Do sarà via via integrato con i diversi componenti di Office 365 che hanno a che fare con le attività, offrendosi come strumento “centralizzato” per tutte le cose da fare, sempre in ottica user-centered. Il primo dei componenti della famiglia Office 365 ad essere integrato è Outlook, con i suoi tasks che sono sincronizzati all’interno di To-Do.

Sempre in versione Preview sono già disponibili le app mobile per iOS, Android e Windows (anche per Desktop), oltre ovviamente alla versione Web-based.

Quante volte al giorno controlli il tuo smartphone?

Secondo alcune ricerche recenti indicano che gli utenti più “addicted” (il 10% della popolazione) interagisce oltre 5400 volte al giorno!
In media, un utente “normale” guarda o tocca lo schermo del proprio telefono circa 2617 volte al giorno. Circa un milione di volte l’anno.

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Parliamo comunque di numeri estremamente elevati, e spesso di azioni generate senza bisogno di alcuno stimolo, come ad esempio la notifica di ricezione di un’email o di un messaggio Whatsup.

Abitudini e comportamenti che non sono neppure lontanamente confrontabili con il numero di volte con cui controlliamo l’email, che in ogni caso presenta numeri considerevoli, e che rasentano l’ossessione pensando al fatto che l’87% della popolazione controlla almeno una volta il telefono nella fascia oraria da mezzanotte alle 5 del mattino.

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La ricerca, condotta da Dscount su un campione di 100mila utenti e pubblicata dal Dailymail, indica che le app più consultate sono Facebook (15% del tempo) e Google, e che l’azione “attiva” più frequente è quella di scrittura messaggi di testo (11%).

Top 20: by share of all touches

Tutto questo conferma e giustifica i forti investimenti verso il rilascio di nuove applicazioni mobile, come stiamo vedendo fare da Microsoft a supporto degli utenti di Office 365: app per SharePoint, Teams, Groups, StaffHub, che si affiancano alle popolari app per Outlook, OneDrive e Skype for Business.

Si tratta di numeri davvero importanti, che impongono ragionamenti a tutti coloro che offrono servizi e contenuti, e che non possono essere trascurati da chi progetta digital workplace o intranet aziendali, che spesso ancor oggi si concentra sulla “home page del portale”…

Fonte

Forms e Workflow SharePoint e Office 365

Più passa il tempo e capita sempre più spesso che mi vengano rivolte delle domande sul tema Forms e Workflow su SharePoint 2016 e su SharePoint Online (Office 365).

Ricorderete le indicazioni di Microsoft, di oltre un paio d’anni fa, con InfoPath deprecato (e non evoluto alla versione 2016), così come SharePoint Designer (utilizzato per la creazione dei workflow), anch’esso congelato alla versione 2013…

Da qui in tanti a chiedersi: “Ma quale direzione sta seguendo Microsoft? Dove è meglio investire per chi ha esigenze di Forms e Workflow su SharePoint e Office 365?”

La stessa Microsoft, per fronteggiare le proteste e in assenza di soluzioni più convincenti, ha sempre consigliato di rivolgersi alle “terze parti”, primi tra tutti Nintex, K2 e Agilepoint.

Più recentemente sento nuovi “messaggi di scuderia”, rivolgendo attenzione a PowerApps, un nuovo arrivato nell’offerta Office 365.

Anche io guardo con interesse a PowerApps, che sulla carta sembrerebbe fornire le risposte tanto attese su Forms e Workflow. Tuttavia va sottolineato quanto questo strumento sia oggi ancora molto acerbo e scarno di funzionalità, soprattutto per quelle realtà che stanno ancora cercando un’alternativa al vecchio InfoPath.

Gli australiani di WebSiteSolutions hanno cercato di fare un po’ chiarezza tra le alternative, considerando correttamente tra queste anche le soluzioni Web Forms.

Il mio consiglio?

  • Lasciate perdere ogni evoluzione su InfoPath (anche SharePoint 2016 garantisce ancora la retrocompatibilità per i Forms Services).
  • Osservate con attenzione PowerApps, e prendetevi il giusto tempo per valutarne la crescita (che come per tutto Office 365 è in continua evoluzione).
  • Se avete esigenze complesse ed articolate nel breve termine, muovetevi subito verso soluzioni di terze parti.

In arrivo Form responsivi con Nintex Forms

Una delle novità mostrate la scorsa settimana durante la conferenza Nintex InspireX 2017 di New Orleans è stata senza alcun dubbio quella della nuova versione di Nintex Forms.

La nuova release, con codename “Zinc” e in uscita nei prossimi mesi, offrirà sia la possibilità di creare Form per SharePoint e per Office 365 “pixel perfect”, ossia creando layout alternativi per i diversi device/dimensioni di schermo, che dell’opportunità di creare nuovi Form web responsive.

Responsive Forms

In questo modo sarà molto più rapido creare web form, sia per interagire con le liste ed i contenuti di SharePoint che per intervenire sulle azioni dei workflow.

Novità dalla conferenza Nintex InspireX 2017

Questa settimana mi trovo a New Orleans, Lousiana, e sto partecipando alla conferenza Nintex InspireX 2017, l’evento mondiale dedicato ai clienti ed ai partner Nintex.

La mia azienda è l’unico Nintex Premier Partner in Italia, e sto partecipando insieme al collega Giacomo Gelosi, unico Nintex vTE (Technical Evangelist) italiano.

Oggi, secondo giorno dell’evento, ho partecipato alla keynote session, dove John Burton (Nintex CEO) ha introdotto alcuni dei concetti rappresentati dal filo conduttore della keynote (e di buona parte delle sessioni dell’evento), orientate a cogliere le sfide della “digital transformation”.

E’ quindi stato il turno di Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President per OneDrive e SharePoint, che ha lasciato intravedere alcune delle direzioni di Microsoft. La frase “Every company is now a digital company” credo riassuma bene i concetti espressi da Jeff.

Parlando di Next Generation SharePoint (definendolo il “core” dell’innovazione) ha poi aggiunto: Mobile intelligent intranet, seamless collaboration, modern extensibility and interoperability.

E’ quindi giunto il momento di diversi annunci, come tradizione delle keynote session, strappando applausi alla platea di fronte al nuovo Nintex Forms, che offre finalmente output web responsive e grandi semplificazioni di editing. Le funzionalità di Document Generation stanno raggiungendo una buona maturità, e Nintex Workflow Cloud sta facendo passi da gigante.

Sincronizzare solo specifici folder con OneDrive for Business

La versione di OneDrive for Business rilasciata a gennaio 2017 include una novità (finalmente) davvero importante (per la precisione la build è disponibile dal 14/12/2016, ed è la numero 17.3.6720.1207).

E’ infatti ora possibile stabilire quali cartelle sincronizzare sul proprio PC e quali no. Prima di questo rilascio infatti era possibile sincronizzare offline solo l’intera library di OneDrive for Business.

In questo modo si allineano le funzionalità già conosciute agli utenti della versione consumer di OneDrive, rendendo decisamente più pratico e concreto l’utilizzo di OneDrive for Business come “estensione” della propria cartella Documenti del profilo di Windows.

The ability to set up syncing of a SharePoint Online team site to OneDrive on a Windows desktop is being shown. The animated GIF starts with a web view of a SharePoint team site, shows the “sync” button being clicked, the desired folders being selected, and the syncing commencing.

Per aggiornare la propria versione di OneDrive for Business è solitamente sufficiente attendere i rilasci di Windows Update o del proprio sistema di distribuzione aggiornamenti aziendale (es. Windows Intune), oppure è possibile verificare la presenza dell’aggiornamento su questo sito.

In arrivo il portale amministrativo di OneDrive for Business

Su Office 365 una delle principali mancanze (fino ad ora) è rappresentata dall’assenza di strumenti di amministrazione e governo del componente OneDrive for Business.

Molti sanno che dietro allo storage personale degli utenti risiede una site collection SharePoint (una per utente), ma attraverso la componente amministrativa del portale di Office 365 non è possibile trovare (e quindi amministrare) le site collection OD4B, al pari delle altre normali site collection di SharePoint Online.

Ora, anche se per ora solo in versione Preview, è finalmente disponibile il nuovo portale dedicato (anche se per diversi aspetti poi si integra con altre componenti amministrative di Office 365). Gli amministratori dei tenant Office 365 possono provare a verificarne la disponibilità, accedendo al sito https://admin.onedrive.com.

 

Ecco le principali attività rese possibili dal nuovo portale:

  • Gestire le modalità di condivisione dei contenuto OD4B verso gli interlocutori esterni all’organizzazione (analogamente a quanto già disponibile per le site collection SharePoint Online)
  • Limitare l’installazione del client OneDrive for Business per il sync offline
  • Limitare l’esecuzione del sync solo per utenti appartenenti a determinati domini autorizzati
  • Impedire il sync di determinati tipi di file (es. MP3 o MP4)
  • Impostare il valore di default della quota di storage per ogni utente OD4B (di base 1 TB, ma estendibile fino a 5 TB o limitabile)
  • Permettere l’uso delle app solo da determinati IP di provenienza
  • Accedere a una ricca gamma di audit logs, con la possibilità di configurare anche alerts e altri tipi di policies

Ecco un video di introduzione alle funzionalità del nuovo portale amministrativo e a seguire un training per il deployment del client.