PowerPoint è il braccio… tu sei la mente!

Proprio così, è così che si intitola il primo capitolo del libro che ho scritto su PowerPoint 2003, pubblicato per Mondadori, ormai credo alla terza ristampa.


Anche oggi -e non è certo la prima volta- mi è capitato di essere “vittima” della powerpointite, o non so come diavolo chiamarla…


In pratica ormai la gente in azienda è diventata  quasi analfabeta: i tempi sempre più veloci, le esigenze di sintesi e l’esasperata-ante necessità di comunicare, porta da anni all’utilizzo di slides… costringendo a volte timidi relatori di fronte a platee più o meno vaste, attrezzati di videoproiettore, puntatori laser (e chi più ne ha, più ne metta) e come rispondono collaboratori e manager? Via… giù di elenchi puntati!


La sana e vecchia abitudine di scrivere report e ralazioni è ormai un lusso per pochi. Ora si scrivono liste, elenchi… e poco altro.


Ma non fraintendetemi! Anche io uso PowerPoint. E certo non lo ritengo un cattivo strumento. Ma è uno strumento: appunto.


Nessun problema quindi se gli elenchi servono come traccia sintetica per un commento più ampio del relatore. Nessun problema se si tratta di un executive report, poi corredato di report più approfonditi, corredati di dati e grafici per chi è interessato a saperne di più.


Purtroppo PowerPoint non è sempre utilizzato a dovere. E negli Stati Uniti sono addirittura sorti dei movimenti d’opinione contro PowerPoint… Dove alcuni manager proibiscono l’uso di strumenti di presentazione ai propri collaboratori, costringendoli forzatamente a riflettere di più su quanto scrivono e a produrre report e relazioni prive di elenchi puntati. Forse tutto iniziò nel 2001, quando The New Yorker pubblicò un famoso articolo intitolato “Absolute PowerPoint”… [puoi leggere un interessante articolo]
Beh, non esageriamo! Non prendiamocela sempre con gli strumenti. Cominciamo a prendercela con chi li usa, e soprattutto li usa male!


Sul web mi sono imbattuto in un’azienda che realizza persino sfondi per presentazioni business stress


Ho letto di recente anche alcuni articoli, che suggeriscono come sfruttare al meglio PowerPoint. Ma anche in questo caso -così come in tanti altri- servirebbe un po’ più di formazione agli utenti e… una buona dose di buon senso! 🙂

Archiviazione ottica con SharePoint

Ormai si parla da tempo di ridurre la carta, introducendo in azienda soluzioni di archiviazione ottica in grado di digitalizzare anche i documenti cartacei, al fine della loro archiviazione digitale. In parte, soprattutto per la Pubblica Amministrazione, le direttive che spingono in questa direzione sono chiare ed esplicite.


SharePoint, con le sue Document Library, può senza dubbio candidarsi come possibile soluzione a basso costo (parlo anche dei semplici WSS) per costruire una soluzione di questo genere. E soluzione basso costo non significa certo soluzione limitata


Le ragioni per cui dico questo sono diverse:



  • SharePoint offre un supporto per l’archiviazione dei file in grado di offrire -a costo zero- funzionalità di versioning, approvazione, check-in/check-out e integrazione Office.
  • Il solido storage, basato su SQL Server, offre garanzie di scalabilità e affidabilità (quelle di SQL Server).
  • L’ambiente SharePoint, grazie alle Web Parts, offre uno spazio web-based, facilmente personalizzabile e rapidamente implementabile, dove esporre i contenuti informativi.
  • Le Raccolte documenti offrono una struttura dati (campi) velocemente espandibile, con la possibilità di arricchire il tutto con metadati finalizzati alla ricerca o alla categorizzazione dei documenti.
  • Le visualizzazioni delle Raccolte documenti offrono spazio alla rapida personalizzazione dei layout, fornendo risposte a chi necessita di filtrare, riordinare o raggruppare i contenuti delle Raccolte documenti.
  • I contenuti archiviati (documenti) sono ricercabili, sia nella versione SharePoint Portal Server (SPS) che in Windows SharePoint Services (WSS); nel primo caso grazie agli specifici e potenti servizi di indicizzazione e ricerca, nel secondo caso grazie alle funzionalità full-text serach di SQL Server.
  • I contenuti sono raggiungibili via browser ma anche via HTTP Webdav, offrendo spazi di integrazione anche con applicazioni non recentissime o comunque nate per l’integrazione con SharePoint (come Office 2003 o FrontPage 2003 e le sue FP2003 RPC).

Chi oggi si occupa di archiviazione ottica tende ad archiviare i documenti digitalizzati in formato Adobe PDF o TIFF.
In entrambi i casi SharePoint può indicizzare e rendere ricercabili i contenuti di questi file.


L’architeturra di ricerca di SharePoint infatti si basa sul sistema degli IFilters, così come ci ha abituati in generale il mondo dei servizi MS Search.


Per abilitare SharePoint all’indicizzazione dei file Adobe PDF è sufficiente installare l’IFilter per i PDF. Recentemente è stato rilasciata la versione 6 dell’IFilter di Adobe, versione compatibile con le attuali versioni di SharePoint (mentre in precedenza la versione 5 richiedeva una serie di operazioni manuali post-setup).


Mentre per abilitare l’indicizzazione dei documenti TIFF (disabilitata di default) è necessario modificare opportunamente una chiave di registro. SharePoint sfrutterà così un potente OCR in grado di eseguire il riconoscimento dei caratteri, rendendo ricercabili full-text anche le immagini TIFF (il sistema è anche in grado di riconoscere l’orientamento dell’immagine, ed eventualmente di ruotare il TIFF al fine di una sua corretta lettura).
Per abilitare l’indicizzazione/ricerca dei file .TIFF:



  • Aprire il Registro attraverso Regedit
  • Ricercare la chiave HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\MSPaper
  • Inserire una nuova voce di tipo DWORD Value
  • Chiamare la nuova voce PerformOCR
  • Per abilitare il riconoscimento dei caratteri attribuire il valore 1 alla chiave (il valore 0 disabilita le funzionalità OCR).
  • Accedere ai Servizi della macchina e riavviare il servizio Microsoft Search.

In aternativa a tutte queste operazioni, se disponi del CD di SharePoint Portal Server 2003, puoi semplicemente fare un doppio clic sul file Tiff_ocr_on.reg contenuto nella cartella \Support\Tools (se ti fidi…).


Per maggiori dettagli leggi l’articolo della KB.

Internet Explorer 7 Beta1

Iniziano ad emergere alcuni dei dettagli della futura versione di Internet Explorer.


La Beta 1 di IE7 risolverà alcuni importanti limiti riscontrati nella gestione dei CSS e supporterà il “canale alpha” per gestire le trasparenze nelle immagini in formato .PNG.


Per conoscere altri dettagli dai un’occhiata al Blog di IE.

SharePoint in italiano o in inglese?

Una domanda tipica è legata alla scelte della versione con cui effettuare l’installazione di SharePoint (ed in particolare WSS).


In praticamente tutte le installazioni che ho incontrato nelle diverse realtà aziendali (italiane) incontrate ho visto installata la versione italiana.
La scelta è sempre legata alla comodità di trovarsi già pronta un’interfaccia in italiano per chi dovrà gestire i contenuti dei siti WSS o che in generale dovrà interagire con gli strumenti (Web designer e Contributors), pensando ad utenti non particolarmente skillati tecnicamente e con scarsa confidenza con l’inglese delle interfacce.


Ma va ricordato un elemento importante, a favore della versione inglese, cioè quello della maggiore facilità di reperimento di webparts e componenti sviluppati (spesso gratuitamente) dalla comunità mondiale degli sviluppatori SharePoint, funzionalità realizzate e testate sulla versione inglese di WSS e spesso incompatibili con quella italiana.


Adottare la versione italiana potrebbe dunque significare rinunciare all’importante opportunità di usufruire gratis o quasi di componenti per SharePoint. Oltre naturalmente a mettere in difficoltà lo sviluppatore di fronte a nomi di oggetti e percorsi tradotti in italiano, a differenza di quanto presentato da documentazione ed SDK.


Un problema reale dunque… come affrontarlo?


Il mio suggerimento è quello di installare sempre la versione inglese di WSS 2003.
Ma come risolvere il problema dell’interfaccia per gli utenti meno skillati?


Facile: esiste un apposito Language Pack per Windows SharePoint Services 2003, che non è altro che una raccolta di modelli di sito WSS (in italiano) utilizzabili per generare i siti SharePoint anche se l’architettura è in lingua inglese.


Si parte quindi dall’installazione di WSS in inglese, quindi prima di “estendere” a SharePoint qualsiasi Virtual Server della macchina si deve installare il Language Pack italiano.
Dopo aver installato il Language Pack, si procede all’estensione del Virtual Server a SharePoint, e durante l’operazione verrà chiesta anche la lingua (inglese o italiana) con sui generare il root site.


E il gioco è fatto! 🙂

WSS Service Pack 2 in arrivo…

Il Service Pack 2 di Windows SharePoint Services 2003 (WSS) è in beta, ed è parte di Windows Server 2003 R2.


L’atteso aggiornamento per WSS si preoccuperà di:



  • Supportare i virtual server “IP-bound“, ossia supererà uno degli attuali limiti nella configurazione di IP statici per virtual server descitto nell’articolo della KB.

  • Supportare diverse configurazioni avanzate per le Extranet, superando l’attuale limite che impone l’uso di URL assoluti per le pagine web ed i link contenuti negli e-mail. Tra le nuove configurazioni possibili, anche SSL Termination, Host Header Modification e Port Translation: tutte possibilità utili a superare gli attuali limiti incontrati in scenari di Extranet complesse.

  • Abilitare come predefinita dell’autenticazione Kerberos.

  • Garantire piena compatibilità con ASP.NET 2.0 (Whibdey), con la possibilità di far girare su WSS le nuove webparts create con ASP.NET 2.0.

  • Supportare le nuove edizioni Windows x64, per sfruttare a pieno IIS in modalità a 64 bit.

Per maggiori dettagli leggi il Whitepaper.


Insomma, niente male per un service pack… chiara finestra verso la prossima versione di SharePoint (2006).

Abilitare le ricerche booleane su siti WSS

Per attivare le ricerche booleane su WSS (Windows SharePoint Services 2003), che va ricordato sfrutta le funzionalità full-text search di SQL Server 2000, occorre procedere ad alcune modifiche delle stored-procedure contenute nel DB di WSS.
Naturalmente queste istruzioni non sono applicabili a scenari di WSS con DB su MSDE (oWMSDE), dove le funzionalità di full-text serach non sono disponibili.



  • Attraverso Enterprise Manager, apri il DB e accedi al container delle stored-procedure

  • Per abilitare la ricerca booleana sulle Raccolte documenti, apri la SP “proc_FetchDocSearchResults

  • per sicurezza fatti una copia di backup della SP (anche con un semplice copia incolla delle istruzioni su un file .txt)

  • Fai clic con il pulsante di destra del mouse sulla SP e scegli Properties

  • Ricerca la stringa “SET NOCOUNT ON“, e inserisci prima di questa riga la seguente istruzione:


    • DECLARE @CustSearchTerm nvarchar(255)
      SET @CustSearchTerm = ‘”‘ + @SearchTerm + ‘”‘

  • Cerca la stringa “FreeTextTable“e sostituiscila con “ContainsTable

  • Sulla stessa riga, sostituisci la variabile “@SearchTerm” con “@CustSearchTerm

  • Conferma il tutto (Apply e OK).

  • Per abilitare la ricerca booleana sulle Liste (Elenchi), apri la SP “proc_FetchListItemSearchResults

  • Fatti la solita copia di backup (non si sa mai 🙂

  • Fai clic con il pulsante di destra del mouse sulla SP e scegli Properties

  • Ricerca la stringa “@SearchTerm” con “@CustSearchTerm” (sono presenti tre occorrenze)

  • Conferma il tutto (Apply e OK).

  • Se il contenuto dei tuoi siti WSS è distribuito su più database, ripeti la stessa procedura su ciascun DB

  • Chiudi Enterprise Manager

  • Esegui IISRESET per riavviare i servizi web.

Da questo momento in poi le funzionalità di ricerca dei siti WSS saranno in grado di supportare gli operatori booleani AND/OR (non altri).

Lavorare con Autocad su SharePoint

Per poter estendere ancor di più la propria gestione documentale, in particolar modo per quelle aziende che utilizzano/producono anche documenti Autocad, segnalo un link interessate.

Si tratta di Thaoe 2005 (buffo che abbiano scelto il codename di SharePoint, quando era ancora in beta…), un prodotto realizzato da Cad&Company per sfruttare le Raccolte Documenti di SharePoint come repository dei disegni Autocad.

Il prodotto (che costa 250€) offre anche uno specifico iFilter per indicizzare e ricercare i file .dwg.

Per maggiori informazioni, e per scaricare un trial del prodotto, visita il sito del produttore.

Aggiungere utenti su WSS da script

In diverse occasioni mi sono trovato di fronte a deployment di Windows SharePoint Services 2003 (WSS) di tipo Extranet e sito pubblico.


In queste situazioni il server Windows Server 2003 su cui è installato WSS è una macchina fuori Dominio, dove quindi è necessario creare i necessari accounts locali di Windows. Questo naturalmente perché WSS sfrutta l’autenticazione integrata di Windows, sui cui aggiunge le successive autorizzazioni, e l’appartenzenza ai Site Groups (il ruolo ricoperto dall’utente all’interno del WSS Site).


Di conseguenza, in previsione di un deployment che prevede la massiccia creazione di accounts, o in situazioni dove è da prevedere una possibili migrazione sei siti tra server (con ricreazione degli accounts), è possibile immaginare alcune soluzioni via script.


Una possibile strada è quella di creare un file batch contenente le istruzioni del comando
NET USER
[username [password | *] [options]] [/DOMAIN]
         username {password | *} /ADD [options] [/DOMAIN]
         username [/DELETE] [/DOMAIN]


Questa soluzione è senza dubbio utilissima per una nuova installazione, ed evita una noiosa operazione manuale, ma non è suficiente a completare l’opera, se il sito WSS è già stato creato.


Occorrerà infatti aggiungere gli utenti al sito SharePoint, e associarli conseguentemente al Site Group di appartenenza per conferire le corrette autorizzazioni.
Se si vuole fare tutto questo senza ricorrere all’interfaccia di amministrazione via web di SharePoint, è possibile creare un secondo script chiamando in causa il comando stsadm.exe -o adduser.


Innanzitutto si dovrà accedere da un commando prompt alla cartella
cd c:\program files\common files\microsoft shared\web server extensions\60\bin


e da qui eseguire il comando:
stsadm.exe -o adduser -url URL -userlogin DOMAIN\UserName -useremail utente@example.com -role Site_Group_Name -username “Users Display Name”


Al posto del DOMAIN si potrà inserire ovviamente il nome del computer server oggetto dell’installazione.


Volendo, è anche possibile aggiungere in coda al comando il parametro -siteadmin per assegnare all’utente le autorizzazioni di amministrazione del sito:
stsadm.exe -o adduser -url URL -userlogin DOMAIN\UserName -useremail utente@example.com -role Site_Group_Name -username “Users Display Name” -siteadmin


Per cambiare il proprietario del sito WSS, è possibile seguire questa strada:
stsadm.exe -o siteowner -url URL [-ownerlogin DOMAIN\User_Name | -secondownerlogin DOMAIN\User_Name]


Eh, sì… non c’è che dire. Il comando stsadm.exe è davvero una fonte inesauribile di soluzioni!

Ripristinare un singolo file dal Backup di SharePoint

Una delle domande più gettonate durante i miei corsi, in particolar modo in occasione del modulo sul Backup/Restore di SharePoint, è senza dubbio la domanda: “Ma come? Come sarebbe a dire che il tool di backup di SharePoint Portal Server 2003 è in grado di fare solo il backup/restore completo del portale?”.


Sì, avete letto bene. Se un qualsiasi utente del portale o della intranet documentale cancella per errore un documento da una Document Library, *ufficialmente* c’è una sola strada: ripristinare l’intero portale dal backup della notte precedente. Accidenti! Mi pare un pochino come sparare con un cannone ad un uccellino…


E che fine farebbero tutti gli altri documenti aggiunti o modificati nel corso della giornata incriminata? Persi. Ovviamente. Argh!


Beh, non credo sia una soluzione nemmeno presentabile ad un qualsiasi cliente o azienda che sta valutando l’intenzione di passare a SharePoint per gestire i propri archivi documentali, titubante nell’abbandonare il vecchio e consolidato File Server.


I produttori terzi di sistemi di backup/restore sono in grave ritardo, rispetto all’uscita del prodotto. Ma sono ormai diversi quelli che vendono un tool in grado di eseguire questa attività in modo granulare, per il ripristino del singolo item. Così come i grandi nomi tardano nel rilasciare opportuni Agenti per i propri prodotti di Backup/Restore.
Un buon esempio, tra i primi ad uscire sul mercato, è senza dubbio il prodotto di AvePoint, anche se forse un po’ troppo costoso per piccole implementazioni.


Chiunque oggi ha in produzione un sito SharePoint (sia WSS che SPS) perlomeno effettua il backup dei dati dei database di SQL Server 2000. Almeno grazie a questi è ipotizzabile un intervento di disaster recovery.


Dalla comunità francese, e francofona, di SharePoint arrivano buone notizie.
Grazie ad un comodo tool, gratuito, con interfaccia in inglese e scaricabile liberamente, l’amministratore di SharePoint può connettersi dal proprio computer al server SQL e ripristinare dal backup del DB anche il singolo oggetto, navigando comodamente all’interno della struttura di siti e sottositi. Ovviamente bisognerà aver prima ripristinato il DB in questione sul SQL Server.
Il ripristino del file viene fatto direttamente su file system, e non all’interno della collocazione originaria. Sarà poi compito dell’amministratore quello di passare il file all’autore dell’eliminazione del file o potrà ri-uploadare il tutto nella raccolta documenti.

EDIT: Ecco il link aggiornato al Granular Backup Tool di Renaud Comte:
http://blog.spsclerics.com/articles/434.aspx