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Il nuovo SharePoint Home Site

Tra le novità in arrivo per SharePoint Online, entro fine anno pare, va evidenziata a novità del nuovo SharePoint Home Site.

Si tratta le nuovo sito, pensato per diventare la nuova landing page per gli utenti e adatto a sostituire il vecchio root site classico (classic team site) con un nuovo sito moderno (basato su un communication site evoluto e da un nuovo set di web part moderne).

Tra le caratteristiche in più offerte da questo nuovo tipo di sito:

  • Organization News (in grado di aggregare news dai diversi siti del tenant)
  • Search scope tenant-wide (un ambito di ricerca, applicato al search box contestuale posizionato come sempre in alto sulla suite bar)
  • One click access from SharePoint App (piena integrazione con la SharePoint mobile app)
  • SharePoint Start page (connesso alla tile SharePoint dell’App Launcher)
  • Site branding and Navigation ereditata dalla SharePoint Start page (la navigazione sarà anche finalmente trimmata per audience)

Il nuovo SharePoint Home Site diventerà -a tendere- il nuovo root site di SharePoint Online.
Per tutti i tenant “anzianotti”, che si ritrovano un classi team site come root site, esiste la possibilità di eseguire lo “switch” della site collection, partendo (progettando e realizzando) una nuova site collection di root, per poi sostituirla a quella di root per semplificarne l’accesso agli utenti.

Eco come fare lo switch:

  1. Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
  2. Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/newIntranet -TargetUrl https://contoso.sharepoint.com -ArchiveUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/oldIntranet

Il comando Invoke-SPOSiteSwap è interessante anche per chi desidera fare il replacement di qualsiasi altra site collection, spesso utile nelle operazioni di ristrutturazione.

Un Backup al sicuro… dall'apocalisse

GitHub, Microsoft ed altri importanti player hanno deciso di mettere al sicuro i codici sorgenti dei loro più importanti progetti software.

Pensando anche alle catastrofi più terribili, la scelta è ricaduta in una ex miniera tra Norvegia e Polo Nord, in quello che oggi è definito l’Artic World Archive.

Gli archivi, composti da 200 memorie da 150 GB l’una, sembrerebbero aver garanzie di sopravvivenza almeno per i prossimi 750 anni.

Qual è il livello di disponibilità dei servizi Office 365?

Si sente spesso parlare di SLA (Service Level Agreement) con riferimento alla misurazione dell’Uptime di un servizio online.

Contrattualmente Microsoft 365 offre un livello di availability pari al 99,9% (che significa 99,900000%).

Cosa significa?

Il calcolo semplificato è rappresentato da una semplice formula:
((tempo totale-tempo del downtime)/tempo totale)*100

Immaginando un periodo di un mese (43.200 minuti), ed un disservizio da 8 ore (480 minuti), il calcolo semplificato sarebbe:

((43.200-480)/43.200)*100 = 98,88888889%

La formula più completa per calcolare l’uptime è:
((minuti di utilizzo per utente – muniti di downtime)/minuti di utilizzo per utente)*100

Ad esempio

  • Minuti in un mese da 30 giorni: 43.200
  • Utenti attivi di Office 365 (dato un po’ vecchiotto): 85.000.000
  • Minuti di disponibilità agli utenti di un mese: 3.672.000.000.000
  • Utenti presenti nella regione di Office 365 (anche questo dato è vecchiotto e riferito ad UK): 2.500.000
  • Ore di disservizio riscontrate nel mese: 8 (480 minuti)
  • Totale dei minuti persi: 1.200.000.000
  • Availability: 99,96732%

Capite bene che un uptime del 100% è una pura utopia.

Ma come sta andando l’uptime di Office 365?

Direi niente male… e Microsoft rende pubblici i dati di uptime:

Evitare i Broken Links sui file Excel migrati su SharePoint

Una delle abitudini frequenti, ed altrettanto frequente problema che si incontra nei progetti di migrazione da File Share a SharePoint, è quello dei “broken links” all’interno dei file Excel.

Mi riferisco ai possibili link tra celle presenti sulle cartelle di lavoro Excel, strutturati come richiami di valori o formule complesse cross-file.

Tipicamente Excel considera questi riferimenti come “relativi” se i file Excel in questione (quelli con collegamenti tra di essi) si trovano in origine nella stessa folder. In questo caso, migrando tutto il gruppo di file dalla cartella condivisa alla library di SharePoint… tutto funzionerà correttamente, come prima.

Se viceversa i file in origine fossero collocati su cartelle diverse, Excel tratterebbe i riferimenti come percorsi “assoluti”. In tal caso, dopo la migrazione a SharePoint, i riferimenti risulterebbero non più funzionanti (in quanto riferiti ai path originali su file system).

Sul mercato esistono un paio di soluzioni studiate per ricercare e fixare i broken link Excel, risolvendo questo spiacevole “side effect” delle migrazioni a SharePoint/Office 365 (e in generale a fronte di attività di ristrutturazione dei file Excel).

Cito di seguito le due principali soluzioni:

Il nuovo Yammer è in arrivo

Nei giorni scorsi è stato annunciato l’arrivo del nuovo Yammer. Un’interfaccia rinnovata che raccoglie alcuni dei concetti di “modernizzazione” già espressi da altri componenti della famiglia Microsoft 365.

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Ma non c’è solo l’interfaccia di nuovo, e Yammer introduce anche il nuovo Smart Feed.
Si tratta del modo nuovo di ricevere aggiornamenti personalizzati e contestualizzati.

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Altro aspetto chiave è quello della coerenza di interfaccia (navigation bar e people card comuni con il resto di Microsoft 365) e dell’integrazione migliorata con le altre componenti di Office 365 (Teams, Outlook e SharePoint), che rende la piattaforma di Enterprise Social Network di Microsoft ancora più centrale per la costituzione ed il supporto delle comunità aziendali (e non solo).

Anche il gruppo All Company introduce novità, offrendo la prospettiva di uno spazio personalizzabile nel branding e adatto per ospitare le conversazioni rilevanti per l’intera organizzazione (annunci di nuovi ingressi in azienda, comunicazioni importanti e iniziative aziendali).

A proposito di “gruppi”… cambia anche la definizione e non si parla più di Gruppi Yammer ma bensì di Community. Questo “renaming” riduce un po’ di confusione (il termine “gruppo” e davvero abusato in Office 365) e aiuta al corretto posizionamento dello strumento tra la varietà di servizi offerti in Office 365.

Altra componente per la possibile personalizzazione, la possibilità di scegliere una Cover Photo per caratterizzare ciascuna Community.

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In rilascio anche il nuovo Publisher per creare ed editare nuovi post e contributi per le community, agevolando la scelta della tipologia di post (announcements, pools, questions, praise) e offrendo una preview del messaggio prima della pubblicazione, anche attraverso l’esperienza mobile.

Le conversazioni di maggiore interesse possono ora essere “pinnate“, aumentandone la visibilità e rilevanza.

I community manager disporranno di maggiori strumenti di controllo delle conversazioni, come le opzioni per postare messaggi read-only, la possibilità di chiudere conversazioni, spostare messaggi ed altre interessanti azioni di governo della community.

Saranno introdotti gli Eventi, utili a comunicare le iniziative imminenti e le scadenze importanti.

Ecco di seguito un video che descrive le principali novità che saranno introdotte in Yammer:

Un fiume di novità rilasciate dopo Ignite 2019

Come anticipato nel post della scorsa settimana, con l’evento Ignite 2019 di Orlando Microsoft ha annunciato o rilasciato un fiume di novità per Office 365 (e non solo).

Già si parlava di 142 annunci, molti dei quali apparentemente poco rilevanti, mentre altri decisamente attesi e graditi dalla comunità.

L’annuncio del Progetto Cortex, che espande le capacità dell’Intelligenza Artificiale (AI) applicata al discovery delle informazioni e alla valorizzazione della conoscenza implicita, ponendo le basi per una Intranet sempre più “intelligente” e abilita a scenari sempre più rivolti al Knowledge Management.

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Dai temi più “visionari” agli aspetti ed alle funzionalità più pratiche ed immediate.

I nuovi SharePoint Home Sites, ossia il nuovo concetto di “landing page” di SharePoint Online, rappresenta un’importante innovazione e miglioramento per offrire agli utenti una visione accattivante, personalizzata e centralizzata per accedere ai propri siti e contenuti, aggregando le più importanti novità ed offrendo uno sguardo sempre aggiornato.

Le funzionalità di gestione dei siti multilingua (alleluja!), applicate alle componenti di publishing dei modern sites di SharePoint Online, che rispondono alla pressante richiesta di gestione di contenuti multilingua per le organizzazioni internazionali e contribuiscono ad allontanarci dalle necessità di utilizzo di vecchie funzionalità “classic” come le odiate variations.

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Notevoli ed attese anche le funzionalità per migliorare l’integrazione tra SharePoint e Teams, tra cui la possibilità di sfruttare (finalmente) le funzionalità avanzate delle library e delle liste SharePoint Online all’interno dei tab Files di Teams.
Oppure pensando all’interessante “wizard” per integrare contenuti SharePoint in Teams.
Senza poi soffermarci sulle tanto attese capacità di Teams di applicare security ai propri canali (evviva!).

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Altre novità, ora disponibili su OneDrive (ma sappiamo che sono spesso preludio che anticipa quanto verrà poi rilasciato anche per i siti SharePoint), come le nuove File Cards, le nuove modalità di richiesta di accesso e condivisione ai file, oppure ai miglioramenti del Differential Sync (che ottimizza di gran lunga l’utilizzo della banda).

Anche la home page di Office.com introduce un restyling, confermando la centralità del Search box (che abbiamo già visto posizionarsi al centro della suite bar di Office 365 negli ultimi mesi), ed enfatizza i concetti di documenti e attività recenti.

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Ma vi parlavo di 142 annunci di novità… quindi ci sarà un bel po’ di materiale per nuovi post, che continuerò a pubblicare nelle prossime settimane.

arriva Ignite 2019… e tante novità in arrivo

Immancabile la settimana di Ignite 2019, quest’anno ad Orlando (Florida), l’appuntamento annuale di Microsoft che ormai da tempo ha “assorbito” diverse delle conferenze tecniche per gli addetti ai lavori, tra cui quelle riferite alle tecnologie per la comunicazione, la collaborazione e la condivisione.

Dal 4 all’8 novembre 2019 si alterneranno sui palchi centinaia di speaker (1684 per la precisione), a partire dalle keynote di rilievo (saranno presenti da Satya Nadella, a scendere, molti dei top manager di Microsoft).

Satya Nadella affronterà una keynote session sulla “vsion”, nella sala centrale riservata a 3.000 partecipanti.

Sarà quindi il turno delle technology keynote, con:

  • Scott Hanselman a presentare le novità per le soluzioni per l’App development,
  • Julia White e Jason Zander a parlare di Azure,
  • Jared Spataro e Brad Anderson presenteranno il mondo della produttività sul cloud,
  • Kirk Koenigsbauer, Ann Johnson e Bret Arsenault descriveranno la roadmap di security, compliance e identity
  • James Phillips e Ayman Taha presenteranno come la Power Platform possa introdurre creatività e innovazione nelle organizzazioni

Le keynote session e diverse sessioni saranno diffuse anche in streaming sui canali Youtube (per noi italiani alle ore 14.00 del 4 novembre).

Come ogni anno, anche questo Ignite sarà l’immancabile occasione per annunciare il rilascio di novità e nuove funzionalitài rumors parlano di ben 142 annunci di novità, grandi o piccole!

Rilasciato il nuovo Project Online

In queste ore è in corso il rilascio della nuova versione di Project Online, su Office 365.

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Nei prossimi giorni pubblicherò qualche dettaglio in più su questo importante “rinnovamento”.

Project Online, fino ad ora, era ancora molto legato alle logiche “classic” di SharePoint Online, e quindi ormai piuttosto superato in termini di user experience e di supporto al mobile.

Con il rilascio vengono anche introdotte le nuove forme di subscription:

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Utilizzare immagini sulle e-mail studiate anche per il “Dark Mode”

Come annunciai alcune settimane fa, stanno diffondendosi gli utilizzi della “Dark Mode” su Outlook e su altre applicazioni, soprattutto per i dispositivi mobile.

Lo scopo è quello di rilassare maggiormente la vista e risparmiare il consumo dell’energia delle batterie (contribuendo così ad un ambiente migliore).

Utilizzando Outlook in dark mode sul mio telefono non posso non notare effetti “pacchiani” sulla resa di alcune immagini contenute nei messaggi, che hanno frequentemente uno sfondo bianco… che chiaramente “spara” su uno sfondo nero, creando un patchwork poco gradevole.

Ecco un esempio di e-mail contenente la mia signature in calce… ho utilizzato la mia firma, con spirito di autocritica, senza mettere in difficoltà nessuno dei miei contatti 🙂

ed ecco come viene ricevuta dal mio Outlook mobile in dark mode:

Grazie all’utilizzo di immagini PNG con fondo trasparente (e non dei classici JPG) il risultato è accettabile sul logo di Green Team, sugli elementi grafici del pay-off, ma perde un pezzo importante del logo Microsoft Partner… dove noterete scomparire proprio la scritta “Microsoft Partner” scritta in colore nero su sfondo nero.

Morale?
Studiamo e testiamo con attenzione i formati per i messaggi delle nostre newletter o anche -banalmente- per le nostre e-mail signature. Il rischio è commettere errori comunicativi e apparire poco professionali nella nostra comunicazione elettronica.

Qual è il ritorno dell’investimento di Microsoft Teams?

Qualche tempo fa Forrester Research ha pubblicato uno studio, corredato di infografiche, sull’impatto economico globale a seguito dell’introduzione di Microsoft Teams.
Lo studio risale ad Aprile 2019, ma credo sia ancora perfettamente attuale.

Alcuni dati:

  • Sono 4 le ore settimanali risparmiate, grazie ai miglioramenti introdotti dai nuovi strumenti per la collaborazione (efficienza del 17,7%)
  • Sono 150 la media dei viaggi di lavoro sostituiti da un online meeting nell’arco di tre anni
  • Sono 45 i minuti alla settimana risparmiati per i firstline workers (18,9% dei meeting settimanali ridotti)

Per chi volesse approfondire: