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Attenzione ai Workflow 2010 su Microsoft 365

SharePoint Online, così come il fratello SharePoint Server su ambienti on-premises, offre diverse possibilità di gestione dei Workflow:

  • Workflow creati con il motore di SharePoint 2010 (spesso molto utilizzato con workflow realizzati attraverso SharePoint Designer), l’evoluzione del vecchio Workfow Foundation
  • Workflow creati con l’engine di SharePoint 2013, evolvendo il Workflow Framework
  • Microsoft Power Automate (l’ex Microsoft Flow)
  • Tecnologie di process automation di terze parti, alcune delle quali utilizzano gli stessi motori citati sopra, mentre altre sfruttano engine proprietari)

Addio ai workflow SharePoint 2010

Dal 01/08/2020 Microsoft abbandonerà il vecchio motore di workflow di SharePoint 2010, non sopportandone più l’esecuzione su SharePoint Online.

Nel dettaglio:

  • Dal 01/08/2020 saranno disattivati i workflow SharePoint 2010 per i nuovi clienti (nuovi tenant Microsoft 365)
  • Dal 01/11/2020 i workflow services di SharePoint 2010 saranno rimossi su tutti i tenant (anche quelli “vecchi”)

I possibili impatti

Ripensando ai primi anni di Office 365, prima della nascita (o della maturazione) di soluzioni sul cloud come Power Automate (e prima Flow), l’abitudine frequente era sicuramente quella incentrata su flussi realizzati attraverso SharePoint Designer 2013 (che offre l’opzione di scelta del workflow engine 2010/2013):

Per tutti i workflow creati con il motore 2010 ci saranno gli impatti di interruzione, legata alla dismissione del servizio descritto.

Viceversa, per i workflow realizzati con il motore SharePoint 2013 non sono previsti impatti o disservizi immediati… continuando ad essere supportati da Microsoft, ma con una prevedibile strategia di deprecare anche questo motore in un prossimo futuro.

Lo dimostra il fatto che, sempre dal 01/11/2020, per i nuovi tenant Microsoft 365 anche il motore di workflow di SharePoint 2013 risulterà spento di default… con l’opzione per riaccenderlo tramite Powershell script.

La dismissione del motore 2010 avrà anche impatti sui workflow “out of the box” basati su questa tecnologia:

  • Approvals
  • Collect Feedback
  • Collect Signatures
  • Classic pages publishing Approval
  • Three-state

E su SharePoint on-premises?

Per tutte le versioni on-premises di SharePoint Server (oggi in pieno supporto la 2016 e la 2019), non sono previsti impatti.

Va ricordato che il ciclo di supporto dei prodotti, compreso l’anziano SharePoint Designer 2013, è garantito ad oggi fino al 2026.

Come affrontare il problema?

Qualcuno lo chiamerebbe opportunità… ma nella pratica per molte organizzazioni sarà un bel problema da gestire.

Microsoft suggerisce il refactory dei flussi su tecnologia Power Automate, quindi la prima cosa da fare (se non l’hai già fatto) è studiarti la soluzione offerta dalla Microsoft Power Platform.

In conclusione, credo che questa scelta sia uno dei più netti punti di rottura con alcuni aspetti del passato di SharePoint, e di quella che conosciamo essere la componente “classica” su SharePoint Online.

Anche alcuni dei vendor che offrono prodotti di terze parti dovranno correre al riparo…
Pensando a Nintex for Office 365, la scelta del vendor fu quella di utilizzare l’engine di SharePoint 2013 (e quindi non impattato ora), e sappiamo che da tempo sta lavorando ad un proprio sistema di process automation (Nintex Workflow Cloud).

Per approfondire.

Nuove risorse per utilizzare bene Microsoft Teams

In diversi post ho sottolineato l’enorme diffusione di Microsoft Teams, accelerata sicuramente dall’emergenza sanitaria (al pari degli altri strumenti concorrenti).

Secondo TechRepubblic si parla della formidabile crescita dell’894%, nel periodo 17 febbraio – 14 giugno 2020!

Ancora in tanti (troppi!) però utilizzano Microsoft Teams poco e male… sfruttandone solo in piccola parte le potenzialità, e immaginando che Teams sia “solo” la nuova versione di Skype.

Credo quindi importante suggerire qualche risorsa, alla portata degli end-users, per studiare un po’… e provare a diventare un po’ più esperti di Teams.

Il Supporto Microsoft ha predisposto una serie di video lezioni, di breve durata, per scoprire come sfruttare meglio Teams

Questo è l’indice rapido delle video lezioni:

Quick start

Intro to Microsoft Teams

Set up and customize your team

Collaborate in teams and channels

Work with posts and messages

Upload and find files

Start chats and calls

Manage meetings

Set up and attend live events

Explore apps and tools

Manage team schedules with Shifts

Manage your activity feed

Teams on the go

Get started with Teams (free)

Anche CollabDays Italy Virtual 2020 è andato

Dopo un po’ di fatica e tante soddisfazioni, si è tenuto ieri il primo evento CollabDays in Italia. Ovviamente nella formula “online”, considerato che originariamente la conferenza era pianificata per essere erogata in presenza, a Milano… prima dell’avvento del Covid-19.

L’evento in presenza si farà, non appena le condizioni lo permetteranno.

E’ stata un’esperienza nuova anche per me, nonostante salga suo palchi di conferenze tecniche dall’ormai lontano 1998. Nuova per la modalità online, con le tre track simultanee, e per la veste di speaker e di “producer-regista” che si sono aggiunte a quelle di co-organizzatore.

Abbiamo sfruttato la tecnologia Microsoft Teams Live Events, che lascia intravedere grandi prospettive, ma che oggi dimostra ancora qualche vizio di gioventù… che ieri ci ha fatto passare qualche sudore freddo…

Mi auguro tutto sommato che il risultato sia stato positivo, ed i primi feedback raccolti sembrerebbero dimostrarlo.

Un grande grazie ai miei compagni di avventure della community italiana di Microsoft 365, nelle sue diverse anime e sfaccettature, e dello UCUG.it, che hanno dedicato tempo delle proprie sere e weekend per l’organizzazione e per la preparazione delle sessioni tecniche.
Grazie anche agli sponsor, che hanno coperto i costi dell’evento, consentendoci di erogare 1140 minuti di formazione tecnica di qualità… gratuita per tutti i partecipanti.
Grazie a Jeff Teper (CVP Microsoft ed al team del Product Group per averci regalato i loro contributi (che distilleremo e regaleremo pian piano alla community).
Ovviamente grazie anche ai partecipanti (quasi 400 iscritti!).

Ho avuto anche il piacere di condividere il palco con Betta, come avveniva nelle vecchie Italian SharePoint Conferences… ed è stato divertente… magari lo rifaremo!

Cosa mi è mancato in questa esperienza?

Sicuramente il contatto con il pubblico, che credo sia impareggiabile per uno speaker che cerca di divertirsi salendo sul palco.
Le limitate formule di interazione (Q&A in chat) non regalano le stesse emozioni, e credo che anche i partecipanti (così come gli speaker) debbano abituarsi a questi nuovi format, cercando di essere meno “timidi” e capaci di sfruttare maggiormente la possibilità di fare comunità, anche se ciascuno a casa propria.

La Roadmap di rilascio per le Microsoft Lists

Qualche tempo fa ho scritto un post per annunciare l’arrivo delle Microsoft Lists, una delle novità annunciate in occasione dell’ultimo Microsoft Build.

Le Microsoft Lists saranno un nuovo elemento all’interno di Microsoft 365, evoluzioni logica delle attuali SharePoint Lists, espandendone l’applicazione anche in contesti avulsi dai siti SharePoint Online (es. all’interni di Teams o attraverso mobile).

La preview di Microsoft Lists sta per essere rilasciata, ovviamente partendo dai tenant Microsoft 365 o verso gli utenti che hanno attivato le opzioni di “targeted release”.

Analizzando le roadmap di Microsoft 365, ecco il dettaglio delle tappe previste dai rilasci per Microsoft Lists:

  • Microsoft Lists – home page (pagina web da cui gestire e creare le liste)
    • Giugno 2020
  • Microsoft Lists – template “ready-made”
    • Giugno 2020
  • Microsoft Lists – Sharing
    • Giugno 2020
  • Microsoft Lists – regole per impostare reminder e notifiche
    • Giugno 2020
  • Microsoft Lists – Calendar view
    • Q4 2020
  • Microsoft Lists – Commenti
    • Q4 2020
  • Microsoft Lists – app in Teams
    • Q4 2020

49 video simultanei durante i Teams Meetings

I rumors avevano anticipato la notizia già da qualche giorno, ed ieri è finalmente arrivato l’annuncio su un canale ufficiale.

Microsoft Teams estenderà a 49 il numero dei video simultaneamente mostrati durante gli online meeting, introducendo la nuova visualizzazione 7×7.
La preview di questa funzionalità sarà disponibile per gli utenti “target release” già nel corso del mese di Giugno 2020, mentre sarà poi disponibile per tutti dall’autunno.

Inoltre, saranno introdotte le Virtual Breakout Rooms, ossia la possibilità di comporre di sottogruppi durante la sessione. L’idea è particolarmente indicata per le scuole che utilizzano Teams per fare didattica a distanza, offrendo l’opportunità di gestire momenti di esercitazione e di collaborazione per piccoli gruppi all’interno della classe.
La funzionalità sarà disponibile dall’autunno, pronti per la ripartenza delle scuole.

Sempre pensando alla didattica a distanza, ma anche riflettendo sulle riunioni aziendali particolarmente numerose, ricordo anche la funzionalità Raise Their Hands (funzionalità già rilasciata), che permette di “alzare la mano” durante il meeting per chiedere di prendere la parola.

Tra le nuove opzioni per i meeting che sono state introdotte, la possibilità di evitare che il meeting (nel caso della didattica a distanza, la lezione) possa essere avviato dai primi partecipanti (studenti) collegati… senza attendere l’organizzatore o il relatore (l’insegnante).
Per questa ragione la Meeting lobby diventa una sorta di “sala d’attesa” per i primi partecipanti collegati, in attesa dell’arrivo del relatore (o dell’insegnante).

Oltre a queste novità, voglio ricordarne altre che possono trovare particolare utilità per la didattica a distanza, come il report dei partecipanti al meeting, completo di tempi di ingresso e di uscita.

Il limite di “capienza” degli online meeting sarà esteso in autunno dagli attuali 250 partecipanti a 300 persone (studenti).

Sempre per gli utenti educational stanno per essere rilasciate le funzionalità Set assignement notifications e Assign OneNote page into a nested Section Group. In rilascio anche Minecraft Share to Teams for Assignements, ed i nuovi Class Insights, in arrivo in autunno.

Le sessioni di CollabDays Italy Virtual 2020

Ho il piacere di annunciare che l’agenda dell’evento online CollabDays Italy Virtual 2020 è stata pubblicata!

Si tratta di tre track parallele dal titolo rivolto ai seguenti target:

  • Developers
  • IT Professionals
  • Modern Workplace

Ben sei sessioni per track, per un totale di 18 sessioni tecniche con contenuto formativo e informativo, a cui si aggiunge una preziosa keynote sulla collaborazione in Microsoft 365 offerta da Jeff Teper e dal Microsoft Product Group.

Jeff Teper, Corporate Vice President - Microsoft Teams, SharePoint ...
Jeff Teper, Microsoft Corporate Vice President – Microsoft 365 Collaboration with Teams, SharePoont, OneDrive

Se non l’hai già fatto… corri ad iscriverti all’evento gratuito!

CollabDays: Tornerò sul palco con Betta!

Sarà anche un palco virtuale, ma avrò il piacere di tornare sul palco con Elisabetta Sasselli, come accaduto più volte nelle vecchie SharePoint Conference.

CollabDays Italy Virtual 2020 sarà un grande evento, in grado di combinare le diverse anime delle community italiane collegate a Microsoft 365.

Insieme a Betta erogheremo una sessione dal titolo: “Modern Collaboration with Microsoft 365“, dove affronteremo diversi scenari pratici di collaborazione con i diversi strumenti di Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Yammer).

La sessione sarà online, come tutte quelle previste nelle tre track parallele evento, e ci sarà spazio anche per un sostanzioso Q&A.

Se non l’hai già fatto corri ad iscriverti (gratuitamente), considerato che i posti saranno limitati e stanno già andando a ruba.

Unified Office App, un modo unico per lavorare con Microsoft Office da Smartphone

Nello scorso mese di febbraio 2020 Microsoft ha rilasciato, sugli store per iOS e Android, la nuova app unificata per Office.

Ricorderete che la strategia precedente, ancora disponibile, era di un’app “specializzata” per ciascuna applicazione (una per SharePoint, una per OneDrive, una per Word, una per Excel, …).

Dopo qualche settimane di utilizzo, verrà abbastanza spontanea la tentazione di didistallare le “vecchie” singole applicazioni (Office Lens, OneDrive, Word, Excel, …).

Tra i principali benefici della nuova Office app:

  • Disporre di un’applicazione unica per visualizzare ed editare i documenti Word, Excel e PowerPoint, semplificando l’esperienza utente altrimenti costretta a “saltare” da un’applicazione all’altra
  • Integrare la tecnologia Office Lens, per catturare immagini, scansionare testi e conferire o tradurre immagini in testi elettronici
  • Sfruttare le funzionalità per prendere note ed appunti
  • Firmare digitalmente documenti PDF
  • Scansionare QR Codes
  • Scambiare e trasferire file tra dispositivi

Inoltre, queste alcune delle funzionalità annunciate e presto in arrivo:

  • Dettare all’app i testi da scrivere (speech to text), grazie alle funzionalità di Word Dictation
  • Scrivere o modificare il contenuto delle presentazioni PowerPoint, grazie alle funzionalità di Outline to PowerPoint
  • Visualizzare ed editare in modo agevole file Excel, grazie alle nuove Excel Cards Views

Di seguito un paio di animazioni sulle ultime due funzionalità annunciate:

Office app showing Outline to Powerpoint
New feature coming soon to the Office app… Excel Cards View

E’ inoltre possibile agganciare storage aggiuntivi all’app, sia OneDrive for Business che Consumer, ma anche SharePoint Online, DropBox e Google Drive.

Da questo video è possibile farsi un’idea delle potenzialità complessive dell’app.

100 GB su OneDrive

Ricordo che fu uno degli annunci fatti in occasione dell’ultima edizione di Microsoft Ignite, ed è ora arrivato.

Ora è possibile caricare file su OneDrive (sia nella versione di Microsoft 365 che in quella consumer) fino alla bellezza di 100 GB!

Il precedente limite, comune anche a SharePoint Online, rendeva possibile l’upload di file (il singolo file) fino a 15 GB.
Un buon auspicio per prevedere un incremento del limite di dimensione anche per le libraries di SharePoint.

Giusto per ricapitolare i limiti per versione:

  • SharePoint 2013: 2 GB
  • SharePoint 2016: 10 GB
  • SharePoint 2019 e SharePoint Online: 15 GB
  • OneDrive: 100 GB

Questo incremento apre a nuovi scenari d’uso, quali il reale supporto di file CAD o video, immaginando anche il supporto applicato alla sincronia offline… sempre se si dispone di una buona banda di connessione ad Internet e di un po’ di pazienza.