Conoscere i limiti di SharePoint Online

Spesso mi viene chiesto di supportare delle decisioni e delle scelte architetturali per soluzioni basate su SharePoint Online.

Un elemento che bisogna avere bene in testa, prima di decantare le mille funzionalità della piattaforma, è la conoscenza dei limiti dello strumento.

Parlando di limiti, è bene ricordare che esistono limiti hard coded” (e quindi non superabili) ed esistono raccomandazioni (indicazioni di buona pratica che è meglio non oltrepassare, ma che è possibile farlo… rinunciando a prestazioni o ad aspetti di scalabilità).

Quanto storage abbiamo disponibile?

Lo storage assegnato alla sottoscrizione SharePoint Online è variabile in virtù del piano di abbonamento, ma indicativamente segue la formula:

1 TB + 10 GB x n° utenti

Esempio
un’azienda con 500 dipendenti con piano E1 o E3 o E5, potrà disporre di uno storage di archiviazione di dati e documenti pari a circa 6 Tera Bytes:
1 TB + 10 GB x 500 = ~6 TB

Naturalmente poi, se serve, è possibile acquistare storage supplementare.

Qual è il limite di dimensione per un singolo file caricato su SharePoint Online?

Qui i limiti di dimensione sono cresciti anche recentemente, superando le indicazioni di 10 GB di dimensione massima per singolo file salvato in una library delle vecchie versioni SharePoint on-premises… il limite attualmente è di 100 GB.

Quanti sottositi si possono creare in un’unica Site Collection?

La risposta è 2.000 siti per site collection, ma l’indicazione di buona pratica scoraggia la creazione di sottositi, orientandosi verso un’architettura delle informazioni composta da strutture “flat” di site collections, eventualmente aggregate dal punto di vista logico attraverso gli Hub Sites.

Quanti elementi è possibile caricare in una singola Document Library o Lista?

Una singola lista o library può contenere fino a 30 milioni di elementi (folder comprese).

Una volta superata la soglia dei 100.000 elementi non è più possibile gestire autorizzazioni item-level

Quante versioni è possibile configurare per i documenti archiviati sulle document libraries?

Esiste un doppio sistema di versionamento automatico, dove è possibile gestire fino a 50.000 versioni “major” e fino a 511 versioni “minor” (quelle draft).

Quanti elementi con autorizzazioni univoche è possibile gestire nella stessa lista o library?

Parlo di documenti, folder o items di lista con autorizzazioni esplicite, e quindi interrotte rispetto all’ereditarietà delle permissions tipica delle strutture di contenuto SharePoint.

Il limite “hard coded” è di 50.000 uniquely permissioned items, ma l’indicazione di best practice è 5.000, per poi iniziare ad impattare sulle performance.

Occhio quindi a non esagerare cone le permissions, spesso applicate involontariamente dagli utenti attraverso le operazioni di sharing.

Utilizzando l’app di OneDrive, quanti file posso Sincronizzare offline?

Attraverso l’applicazione client di OneDrive è possibile sincronizzare sul dispositivo i contenuti documentali delle document libraries di SharePoint Online, in aggiunta al personal storage di OneDrive.

Utilizzando la versione corrente del motore di sync (One Generation Sync Client), è possibile sincronizzare sul device fino a 300.000 file, considerandoli nel complesso delle library collegate.

Ovviamente non si tratta di un articolo esaustivo, né vuole esserlo… ma si tratta solo di una raccolta sintetica delle principali considerazioni di progettazione dell’architettura che spesso mi trovo a discutere con i clienti e con i colleghi.

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