Gli aggiornamenti del mese di Ottobre per Microsoft Teams

Anche questo mese provo a riassumere i principali aggiornamenti rilasciati per Microsoft Teams (non tutti ovviamente), a conferma della continua evoluzione e crescita del prodotto.
Alcune di queste sono già rilasciate per tutti i tenant, altre sono attualmente disponibili in preview (tenant con Targeted release attivate) ed altre sono in rollout.

Spotlight individual video

Questa funzionalità permette di impostare, durante un Teams meeting, il video di uno dei partecipanti (il relatore principale) come elemento in evidenza in primo piano, conservando le immagini degli altri partecipanti in forma di miniature.

Il presenter potrà così apparire in evidenza, migliorando la concentrazione dei colleghi o degli studenti, se stiamo parlando di una sessione di formazione o di un webinar.

spotlight.png

Live captions with speaker attribution

Per i meeting internazionali (dove quindi si parla spesso una lingua non nostra), ma anche nei contesti di inclusione dei colleghi non udenti, le Live Caption possono diventare una funzionalità di importanza fondamentale.

Nella pratica le Live Caption (sottotitoli) trascrivono in tempo reale quanto uno speaker sta raccontando, ed il sistema “impara” a riconoscere di chi è la voce dello speaker, attribuendo così il testo del sottotitolo al corrispondente relatore.

Maggiori informazioni qui.

Controllo dell’unmute dei partecipanti

Si tratta di una nuova funzionalità, disponibile per organizzatori e presenters, che troviamo sul pannello dell’elenco dei partecipanti all’online meeting.

Grazie a questo possiamo far sì che i partecipanti (ad esempio gli strumenti di una sessione formativa) accedano al meeting con il proprio microfono in “mute“, e possiamo quindi prevenire che qualcuno di essi possa in autonomia fare l’unmute e… disturbare la sessione.

Naturalmente i relatori o gli organizzatori conservano la possibilità di eseguire selettivamente l’unmute di singoli partecipanti, affidandogli così “la parola”, magari a seguito di un’alzata di mano degli stessi.

Prevent Unmute.png

Modalità read-only per la Whiteboard

Altra funzionalità particolarmente interessante per chi utilizza i Teams meeting per fare formazione (es. DAD – Didattica A Distanza), o seminari/webinar, è la possibilità di utilizzare la lavagna (Whiteboard) in una modalità “in sola lettura” per i partecipanti.

La differenza, rispetto alla precedente whiteboard già disponibile da tempo, è che lo strumento passa da essere un ausilio alla collaboration (dove tutti i partecipanti possono contribuire scrivendo sulla lavagna simultaneamente, a divenire uno strumento di supporto al relatore, dove i partecipanti-allievi possono assistere in sola visualizzazione senza poter modificare i contenuti presenti sulla lavagna.

Whiteboard.png

Registrazioni dei meeting salvate su SharePoint o su OneDrive

In molti conosciamo bene la possibilità di registrare i Teams meeting, per rendere disponibili registrazioni in formato .mp4 come “promemoria” della riunione (o della lezione), e come elemento di recupero per colleghi (o allievi) che non hanno potuto partecipare all’incontro in diretta.

Le registrazioni fino ad oggi sono state archiviate sulla componente Stream di Office 365, beneficiando delle caratteristiche di media streaming della piattaforma e costituendo possibili “canali” di diffusione del contenuto video.

La condivisione delle registrazioni video su Stream espone tuttavia ad alcune potenziali criticità:

  • I contenuti Stream non possono essere condivisi ad utenti esterni all’organizzazione, e quindi partecipanti Guest al meeting (e che hanno avuto l’opportunità di seguire il meeting/lezione in diretta) non potranno avere accesso alla registrazione
  • L’accesso al componente Stream richiede una specifica licenza (solitamente inclusa nella maggior parte dei piani di sottoscrizione di Microsoft 365)
  • Il servizio Stream sta trasformandosi, come annunciato all’ultimo Ignite, trasformandosi da servizio di media streaming con funzionalità di portale e archiviazione di contenuto, verso la sola funzionalità di “servizio di media streaming”, affidando lo store dei contenuti multimediali ai più flessibili componenti di content management, quali SharePoint e OneDrive.

Quindi, i video delle registrazioni delle riunioni saranno archiviati su SharePoint Online o su OneDrive, aprendo così alla possibilità di rendere disponibili i contenuti anche per eventuali utenti esterni all’organizzazione.

Utilizzare SharePoint o OneDrive come sistema per l’archiviazione offre inoltre numerosi altri vantaggi:

  • Possibilità di definire delle Retention policies
  • Governance più semplice e coerente con il resto dei contenuti gestiti su Office 365
  • Facilità di gestione di autorizzazioni ed external sharing
  • Possibilità di impostare dei flussi di approvazione per l’accesso alle risorse
  • Disponibilità di condivisione tramite “shared links” (quindi anche per utenti non censiti)
  • Possibilità di gestione del sistema BYOK (Bring Your Own Key) per la protezione e la cifratura dei contenuti
  • Gestione delle quotas di archiviazione per evitare utilizzi eccessivi dello storage
  • Disponibilità più rapida delle registrazioni al termine dei meeting (senza dover attendere il processo di encoding a carico della piattaforma Stream)
  • Supporto alle funzionalità di Multi-Geo (di cui magari tornerò a parlare a breve)
  • Disponibilità di conservazione delle Live Caption con attribuzione dello speaker

Questa funzionalità arriverà con gradualità, partendo da ottobre 2020 (Quarter 4 del 2020) con la possibilità per gli amministratori del del tenant di eseguire l’opt-in/out-out (ossia di decidere quale se utilizzare il sistema vecchio o quello nuovo per l’archiviazione delle registrazioni); a metà del Q4 2020 cambierà la collocazione di default del salvataggio dei video, passando allo storage su SharePoint e OneDrive; ed infine nel Q1 2021 il sistema “classic Stream” non sarà più disponibile.

Per approfondire ecco una sessione demo realizzata dal team di prodotto per meglio comprendere come funzioneranno le nuove registrazioni nei diversi contesti di utilizzo di Microsoft Teams:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.