Creare nuove liste SharePoint da Excel

Una delle idee di adozione di SharePoint che racconto durante i miei corsi è quella della valorizzazione delle liste come alternativa/evoluzione dei vecchi file Excel.

No, non intendo che sia sensato far fare a SharePoint il mestiere del foglio di calcolo… ma mi riferisco all’uso (smodato) di Excel come pseudo database, tanto frequente nelle aziende.

La miriade di elenchi (contatti, anagrafiche, cose da fare, liste della spesa, …) che gli utenti sono abituati a gestire su Excel spesso è un’ottima candidata per essere trasformata in liste SharePoint. In certi casi sfruttando degli opportuni content types (es. la lista Contatti per un’anagrafica, valorizzando così anche la struttura dati comune con Outlook e la possibilità di integrarsi con l’applicazione di posta elettronica) e altre volte costruendo nuove liste personalizzate.

SharePoint Online ha rilasciato la nuova funzionalità di creazione di liste, che permette -tra le altre- anche la possibilità di creare liste partendo da un file Excel (creando sia la struttura che importando i dati) e da un’altra lista già esistente (anche da altre site collections).

Lo so che anche nelle vecchie versioni di SharePoint era possibile creare liste partendo da un file Excel, ma ricorderete che era utilizzato un obsoleto ActiveX, che funzionava ovviamente solo su Internet Explorer ed in presenza di un componente client di Office Pro Plus.

La creazione di liste da Excel sfrutta la definizione in Table dei dati presenti su Excel, quindi suggerisco di partire da file con i dati già strutturati su Excel e utilizzando il comando Format as a Table di Excel per definire il perimetro della struttura dei campi e dei record.

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