Cambiamenti in arrivo nella condivisione per gli External Users su SharePoint Online e OneDrive for Business

Sono in arrivo novità per chi utilizza le funzionalità di condivisione verso gli utenti esterni all’organizzazione su SharePoint Online e OneDrive for Business, in Office 365.

Oggi uno degli automatismi più criticati dagli amministratori di Office 365 è l’impostazione di default che consente la condivisione “with Everyone”… che permette, spesso nella distrazione degli owner di siti SPO e OD4B, di condividere file o cartelle a tutti gli utenti autenticati, inclusi gli External Users in qualche forma autorizzati ad accedere al altre parti di contenuto dell’organizzazione.

Pur consapevoli che non è mai una buona pratica condividere qualsiasi cosa “con tutti quanti”, ma che è da sempre suggerita la condivisione verso i membri di security groups, dobbiamo fare i conti con la UI di Office 365, che sempre più spesso espone configurazioni di default discutibili ed estremamente permissive. Il tutto con l’intento, da parte di Microsoft, di semplificare le operazioni per l’utente finale.

Siamo tutti d’accordo sulla bontà della semplificazione per l’end user, che senza dubbio porta ad una maggiore diffusione della tecnologia e ad una più ampia adozione di Office 365, ma non possiamo ignorare gli aspetti di sicurezza e di governance.

Dal 23/03/2018 Microsoft farà un primo “cambio di rotta”, correggendo le impostazioni di default… un po’ troppe permissive (pericolose, aggiungo io), e se si sceglierà di condividere qualcosa “con tutti quanti”… non verranno autorizzati gli External Users ma solo quelli membri dell’organizzazione del Tenant.

Office 365 Compliance Manager ora disponibile in GA

Global Availability per il Compliance Manager di Office 365, il portale che aiuta i clienti di Office 365 a verificare o migliorare lo stato della conformità verso norme e regolamenti, come la tanto discussa privacy GDPR.

Proprio la corsa contro il tempo che sta spingendo le organizzazioni europee (e non solo) verso l’adeguamento al regolamento GDPR, sta accelerando l’adozione di servizi cloud come Office 365, Dynamics 365 ed Azure.

Va infatti ricordato che chi continuerà ad utilizzare servizi on-premises dovrà fare i conti con i complessi requisiti della norma, consapevoli che il 100% della responsabilità sarà nelle proprie mani.

Il portale offre sia uno “score” della compliance, e una serie di task che possono guidare ad una lettura più operativa delle norme e ad un più attento rispetto delle stesse.

Compliance Manager dashboard with Compliance Score

Detailed information page of an assessment

Connection Manager per SharePoint Online

La piattaforma Nintex for Office 365 continua a crescere, introducendo anche funzionalità che chi conosce Nintex Workflow per il mondo on-premises ben conosce ed è abituato ad utilizzare.

Il Connection Manager permette di gestire connessioni a sistemi “esterni” (Office 365, DocuSign, …), memorizzandone le credenziali, consentendo l’orchestrazione di eventi ed attività tra quanto previsto dal flusso di lavoro e quanto accade sui sistemi collegati.

nintex

Le connessioni gestite dal nuovo Connection Manager for Office 365 possono essere di due tipologie:

  • Personal Connections
  • Shared Connections

nintex

Lavorare con “credenziali gestite” (e non con password memorizzate all’interno dei workflow) è fondamentale, soprattutto pensando ai vincoli di compliance imposti dalle normative di privacy e sicurezza.

Per maggiori informazioni.

Quando siamo “Smartphone Addicted”?

In questi giorni, causa anche un po’ di influenza, mi sono dedicato a diverse letture. Tra queste ho raccolto un po’ di studi e ricerche sull’utilizzo degli smartphone e delle app per facilitare la collaborazione tra gli utenti.

Sono “cascato” su una ricerca (non freschissima a dire il vero, risale al luglio del 2013), pubblicata dal Los Angeles Times, a valle di una ricerca condotta da Harris Interactive per conto di Jumio su un significativo campione di giovani adulti americani (1.102 persone).

Tra le infografiche non non potevo non notare la seguente:

divertente (o inquietante) osservare questi numeri su dove/quando usiamo il telefonino, pensando che queste percentuali saranno senz’altro cresciute dal 2013 ad oggi.

Il dato relativo all’utilizzo dello smartphone mentre si fa sesso (9%) è ancora più forte (20%) nel segmento di popolazione tra i 18 e 34 anni.

Decisamente inquietante poi il dato relativo all’utilizzo durante la guida (55%), che lascia poco immaginare circa alle frequenti cause di incidenti stradali.