MyAnalitics su Office 365

MyAnalytics è una delle funzionalità di Office 365 collegate a Delve, ed alle funzionalità di Office Graph, a cui ho già fatto accenno anche in passato su questo blog. Lo strumento è incluso nelle sottoscrizioni E5 oppure è attivabile individualmente.
Il tool mostra all’utente una serie di indicatori statistici utili a comprendere quanto efficiente o dispersivo/distratto sia il proprio modo di lavorare.

Lo strumento, raggiungibile sia attraverso l’App Launcher di Office 365 che dall’add-in di Outlook, presenta una serie di metriche, visibili già dalla prima dashboard (nota: i dati mostrati sulle immagini sono riferiti al mio tempo):

Per ciascuno di questi elementi è possibile definire un goal/obiettivo, contribuendo a stabilire un modo migliore per impiegare il proprio impegno lavorativo (e non solo). Il tutto nell’ottica di trovare un buon “life balance“.

  • Meeting hours
    • Shows how much time you spent in meetings, and the breakdown between meetings you scheduled yourself and meetings others scheduled.
  • Email hours
    • An estimate of how much time you spent sending and reading emails. See how these compare to the company average and to your personal goals.
  • Focus hours
    • Focus hours are defined as at least two consecutive hours of time without meetings.
  • After hours
    • Shows time spent in email and meetings outside your set work hours, as defined by your settings in Outlook. For example, emails read or sent on weekends. After hours is an estimate only, and is not meant to reflect actual hours worked.

Per ciascuna metrica è disponibile un grafico di drill-down.
Qui è possibile consultare come Microsoft calcola le metriche.

Sono presenti inoltre altri elementi grafici, utili a comprendere il trend di comportamento.
Se ad esempio osservo la mia ultima settimana, posso notare un incremento del mio focus time abbia generato (seppure lievemente) una riduzione del mio tempo-lavoro speso in orario extra lavorativo:

Altro elemento interessante è quello relativo agli Insights, dove è possibile scoprire suggerimenti che nascono da delle “pillole” estratte dai nostri numeri:

Altro interessante strumento è quello relativo al Your time investments, dove viene efficacemente descritto come ho speso il mio tempo dell’ultima settimana, in relazione ai miei interlocutori (sia colleghi che clienti):

Dall’immagine si notano degli anelli di cerchio, dove via via che ci si allontana si incontrano persone con cui si è dedicato tempo in conversazioni e-mail, chat e meetings. Selezionando poi un contatto, nell’immagine il collega Riccardo, si notano i dettagli della relazione, con il tempo trascorso nelle riunioni, la percentuale di lettura delle e-mail scambiate, il tempo di risposta alle e-mail e il tempo impiegato in conversazioni 1:1 (nel caso specifico si tratta di call Skype for Business).

 

Abilitare lo SharePoint Store per l’utilizzo di App esterne

Potrebbe capitare di dover attivare (o acquistare) delle App da fornitori esterni, su Internet, arricchendo così lo SharePoint Store della propria SharePoint Farm.

Di default è infatti disabilitata la possibilità di aggiungere App da risorse esterne (dallo Store pubblico), ed è possibile scegliere di attivare questa possibilità grazie ad un’apposita web application feature chiamata Apps that require accessible internet facing endpoints.

Per fare tutto questo puoi utilizzare la SharePoint Central Admin, accedere alla sezione Web Application Management, selezionare la web application e cliccare sul pulsante Manage Features dal ribbon. Quindi attivare la feature descritta.

Il tutto è attivabile anche attraverso comandi Powershell:

Set-SPAppStoreConfiguration -Url http://office.microsoft.com -Enable $true

Per info aggiuntive

Office 365 HUB Sites in arrivo

Una delle più classiche critiche/osservazioni verso il proliferare di site collection e siti su SharePoint Online è quella dell’assenza di una vera e propria “Site Directory”, soffrendo poi delle difficoltà di rendere coerente il branding e la navigazione, di fatto separati nelle diverse site collection.

In molti caso abbiamo costruito delle pagine con delle search result, filtrando l’esecuzione della query sugli oggetti sito, creando così una bella lista… rispettosa delle autorizzazioni, ma non sempre semplice da utilizzare per un’eccessiva “piattezza”.

Office 365 sta per rilasciare i nuovi HUB Sites.
Si tratta di nuovi siti “concentratori”, pensati per aggregare siti e site collection, offrendo loro un look & feel e una navigazione comune.

SharePoint hub sites bring together related sites to roll up news and activity, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel.

Il meccanismo sfrutta anche le logiche di “classificazione” offerte dai nuovi modern sites, creando di fatto una categorizzazione per aggregare i siti associati ad un Hub site comune.

Site owners can associate an existing team site or communication site with a hub site.

Alcune delle raccomandazioni suggeriscono di evitare la gestione di site collection con livelli multipli di subsites, cercando di conservare una struttura il più possibile flat.

I nuovi Hub Sites, come tutti i nuovi modelli “modern”, garantiranno una buona responsività, adatta per fruizione da mobile, sia attraverso browser che SharePoint mobile app.

SharePoint hub sites and their associated sites are easy to access and navigate via the SharePoint mobile app.

Si prospetta quindi un’importante novità in arrivo per chi progetta architetture dell’informazione su SharePoint Online, alla quale è bene porre attenzione sin da ora.
Alcune ulteriori indicazioni sono già note:

  • un sito potrà essere associato ad un solo Hub Site (e non a più di uno)
  • il meccanismo aggregherà siti moderni (Modern Team Sites, Communication Sites), mentre per i Classic Site occorrerà fare un giro un po’ più articolato, ma sarà possibile aggregare anch’essi… a patto di create Modern Pages anche in essi (su questo scriverò sicuramente qualche suggerimento in futuro)
  • l’Hub Site determinerà una navigazione comune tra i siti, un tema e un logo unico, un solo search scope, opportunità di rollup di contenuto, …
  • un Hub site non potrà collegarsi (o essere collegato) da un altro Hub Site
  • i nuovi Hub Site saranno rilasciati solo su Office 365, e non è ancora noto se saranno introdotti come funzionalità anche su SharePoint Server 2019 (che verrà rilasciato verso la fine del 2018)

I nuovi Hub Sites sono attualmente in Preview, e si prevede il rilascio pubblico nella prima metà del 2018.

Piccoli cambiamenti per le Preview di funzionalità su Office 365

Microsoft ha annunciato la trasformazione di nome delle opzioni First Release di Office 365 in Targeted Release.

Si tratta tuttavia solo di un cambio di nome, mentre non cambia la sostanza: ossia la possibilità di scegliere di ricevere in preview alcune delle nuove funzionalità in sviluppo su Office 365. Questa opzione è attivabile per l’intero tenant o per utenti selezionati, che vogliono testare in anteprima le nuove caratteristiche, per essere più fronti a fronte del rilascio come Standard Release.

I cicli di rilascio di funzionalità su Office 365 sono schematizzati in cinque ring, dove i primi tre sono interni al mondo Microsoft (e a qualche MVP invitato):

Per modificare le impostazioni del tuo tenant, ricordando che di default la Targeted Release è disattivata, accedi al portale amministrativo di Office 365, quindi scegli Impostazioni (Settings) dal menu di sinistra, quindi fai clic su Profilo organizzazione, e personalizza le tue Preferenze di rilascio.
Le opzioni sono le seguenti:

  • Standard Release
    Ottenere gli aggiornamenti quando vengono rilasciati pubblicamente.
  • Targeted Release per tutti
    Ottenere aggiornamenti anticipati per l’intera organizzazione
  • Targeted Release per gli utenti selezionati
    Selezionare le persone che visualizzeranno in anteprima gli aggiornamenti in modo da preparare l’organizzazione

SharePoint nel Gartner Magic Quadrant anche per il 2017

Come già confermato negli ultimi anni, anche per il 2017 Gartner ha inserito SharePoint nel Magic Quadrant delle soluzioni ECM (Enterprise Content Management).

Questa la dichiarazione di Gartner, in occasione dell’assegnazione del riconoscimento:
“SharePoint delivers content services as the foundational content platform for Office 365, with capabilities for creating, sharing, protecting, and reusing information. Going far beyond merely storing documents, SharePoint hosts digital content like pages, videos, images, designs, 3D, medical scans, and markup as well as traditional documents. SharePoint embodies ease of use with ease of management—on any device, for any user, at any location.
These innovations, along with customers’ transition to the cloud and the growing imperative for secure content collaboration and sharing, are driving growth across Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive. More than 300,000 organizations now have SharePoint and OneDrive in Office 365, including 85 percent of the Fortune 500. Active users grew over 90 percent, and data stored in SharePoint Online grew over 250 percent in the last year alone.”

Image of the Gartner Magic Quadrant shows Microsoft as a Leader in Content Services for 2017.